FRG ULUSLARARASI BELGELENDİRME LTD.ŞTİ. MÜŞTERİ BAŞVURU VE BELGELENDİRME SÜRECİ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Sayfa No 1 / 4 MÜŞTERİ BAŞVURU ve

2 Sayfa No 2 / 4 1) AMAÇ : Kontrol ve sertifikasyon için başvuruda bulunan müşteriler tarafından yapılan başvuruların FRG Uluslararası Belgelendirme, Kontrol, Eğitim ve Tarımsal Üretim Hizmetleri Limited Şirketi tarafından değerlendirilmesi ve müşterilere kontrol ve aşağıdaki konular hakkında gerekli bilgilerin iletilmesi. Üretici veya Üretici grubunun belgelendirilmesinin aşamalarını tanımlamak. Kontrol ve sertifikasyon sürecinin anlaşılabilir bir dille açık olarak ifade edilmesi ve herhangi bir kişinin isteği durumunda ulaşılabilir olmasını sağlamak 2) KAPSAM : Kontrol ve sertifikasyon müracaatında bulunan tüm üreticiler ve üretici grupları 3) REFERANSLAR : TS EN ISO Madde İTU Hakkında Yönetmelik 4) TANIMLAR : Belge=sertifika Belgelendirme=sertifikasyon Denetim=Kontrol Süreç= Proses=Program GTHBakanlığı: T.C. Gıda Tarın ve Hayvancılık bakanlığı = GTHB Anlamlarında FRG KYS dokümanlarında geçmektedir. 5) PROSEDÜR : Tüm başvurular yazılı ve imzalı olmalıdır. Sözlü alınan başvurular PR 12- FR.02 veya formuna kaydedilir ve başvuranın imza etmesi istenir. Müşterinin belgelendirme talebi, FRG nin daha önceden deneyiminin olmadığı bir konuda, Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığından yetkilendirilmediği bir kapsamda geldiğinde başvuru ret edilir. Üretici veya Üretici Grubu ile Sözleşme imzalandığında eğer müşteri Tüzel Kişi ise Tüzel Kişiliğini belirten aşağıdaki dokümanlar ve üretim alanları ile ilgili olarak da ÇKS belgesi istenir. Tüzel Kişiliklerde İstenen Belgeler: Vergi Levhası İmza Sirküleri Ticaret Sicil Gazetesi

3 Sayfa No 3 / 4 Gıda Üretim İzin Belgesi Gıda Sicil Sertifikası Müşteri Gerçek Kişi ise müşteriden beyan ettiği, üretim yaptığı alanların, özellikle başvurunun yapıldığı yılın ÇKS kaydı istenir. Kontrol ve Sertifikasyon iş akışı aşağıdaki gibidir. Müşteri FRG Uluslararası Belgelendirme, Kontrol, Eğitim ve Tarımsal Üretim Hizmetleri Limited Şirketi nin Sertifikasyon birimi ile iletişime geçer. FRG web sitesine kendi olanaklarıyla ulaşamıyorsa, kendisi için geçerli olan bir yol ile ürün kapsamına uygun İTU başvuru formu gönderilir Müşteri Başvuru Formunu Doldurur ve FRG Belgelendirme e Ulaştırır Müşteri Başvuru Formu FRG tarafından değerlendirilir. Uygun ise sertifikasyon prosesi başlatılır. Uygun değilse müşteriye bildirilir ve başvuru iptal edilir. İptal edilen başvuruların kaydı alınmaz. FRG Uluslararası Belgelendirme, Kontrol, Eğitim ve Tarımsal Üretim Hizmetleri Limited Şirketi Kontrol ve Sertifikasyon fiyatlandırmasını da içeren Sözleşmesıra numarası verilen İTU Denetim/Belgelendirme Hizmet Sözleşmesini FRG imza kaşesi ile 2 nüsha olarak müşteriye kargo ile, tek nüsha olarak Faks veya Olarak iletir. Müşteri Teklifi Değerlendirir, Olumlu ise Teklifi İmzalar ve Sözleşme Halini Alır. FRG ofise iletir (bir kopyasıda kendisinde kalmalıdır). Sertifikasyon prosesi devam eder. Müşteri sözleşme koşullarını Kabul etmez ise sözleşme üzerine el ile gerekçesi yazılarak İPTAL SÖZLEŞMELER arasina dosyalanir FRG karşılıklı Kabul edilen Sözleşmeye müteakip Müşteri İle Kontrol Tarihi Kararlaştırır kontrol planı olarak denetim ataması yapar Müşteriye ait bilgileri sözleşme tarihinden itibaren en geç on beş gün içerisinde Bakanlığa bildirir. Bu bildirimleri kontrol tarihinden en az yedi gün önce tamamlar.

4 Sayfa No 4 / 4 Müşteri bilgileri kontrolden en az 3 gün önce GTHBakanlığı İTU veritabanına girilir (veritabanı faal ise) Denetimden en az 1 gün once müşteriden denetim gün teyidi kontrolör tarafından alınır, denetim atama formuna kaydı alınır ve Kontrolöre Güncel kontrol Dökümanları Gönderilir İTU hakkında yönetmelik ve TS EN ISO Standardına Göre ; Onaylı Kontrolör tarafından Bitkisel Üretimde İyi Tarım Uygulamaları ve Hayvansal Üretimde İyi Tarım Uygulamaları Kriterler ve Kontrol Noktaları soru listeleri doldurularak denetimden sonra Kontrol Raporu oluşturulur. Denetim raporu sonucu denetim bulgularının kabulune dair müşteri imzası varsa kaşesi alınır Kontrol / denetim gerçekleştirilir, bitkisel üretimde kontrolör pestisit kalıntı analizi için numune alır ve akredite FRG ile sözleşmeli laboratuvar kargo ile gönderir Kontrolör 7 (yedi) gün İçerisinde Raporlarını yazılı ve görsel denetim dokümanlarını Sertifikasyon Kuruluşuna İletir. Raporlarının Gözden Geçirilmesi, sonuçları gelen Kalıntı Analizlerinin İncelenmesi kontrolör tarafından sağlanır Kontrolör Tarafından Düzeltici Faaliyet Açıldı ise, Düzeltici Faaliyet Kapatma Delillerinin FRG Belgelendirme LTD.ŞTİ ye gönderilmesi, 28 gün içerisinde tamamlanması gerekliliğini müşteriye iletir Düzeltici faaliyetler tamamlanır ve FRG Uluslararası Belgelendirme, Kontrol, Eğitim ve Tarımsal Üretim Hizmetleri Limited Şirketi ne kapatıldığına dair kanıt (fatura, belge, oküman, fotoğraf vs.) gönderilir. Uygunsuzlukların kapatılma delilleri Kontrolör tarafından incelenerek kapatma gerçekleştirilir. Dökümanlar sertifikere zamanında teslim edilir. Müşteri 28 gün içerisinde uygunsuzlukları kapatamazsa belegelendirme askıya alınır askı süresi 6 ayda fazla olmaz. 6 ay içerisinde askıdan inmez ise sertifikasyon çalışmaları en baştan yeniden başlatılır

5 Sayfa No 5 / 4 Kontrol Raporlarının, Düzeltici Faaliyet Planlarının, Düzeltici Faaliyet Kapatma Delillerinin İncelenmesi ve Sertifiker tarafından en fazla 7 gün içinde kararın alınması sağlanır Sertifikanın Onayı ve Yayınlanması Sertifikanın, Belge ve Logo Kullanma Talimatının Müşteriye Gönderilmesi sağlanır Kontrolden Sonra 30 Gün İçerisinde Kontrol Raporlarının, Kontrolün Yapıldığı İlin Tarım İl Md. ne Gönderilmesi ve 6 ar Aylık Dönemler Halinde Sertifikasyon Kuruluşunun Bakanlığa Raporlaması sağlanır Not: FRG; sertifikasyon dan sonra öğrenilen müşterinin yasa dışı faaliyetlerin içerisinde olması, belgelendirme/ürün şartları ile ilgili tekrarlanan uygunsuzluklara sahip bir geçmişi bulunması veya müşteri ile ilgili benzer durumlar gibi esasa yönelik veya kanıtlanmış sebepler olduğunda bir başvuruyu veya belgelendirme sözleşmesinin devamını reddeder. İTU Belgelendirme programı, müşteriyi etkileyen yeni veya revize edilmiş şartlar ortaya koyduğunda, T.C. Gıda,Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı tarafından kontrol ve sertifikasyon süreçlerinde herhangi bir değişiklik yaptığında, FRG bu değişikliklerin tüm müşterilere duyurulmasını şirket müdürü aracılığıyla sözlü yada yazlılı olarak gerçekleştirir. FRG, müşteriyi ilgilendirien bu değişikliklerin müşteriler tarafından uygulandığını doğrulamak ve programın gerektirdiği önlemleri almak amacıyla müşteriden isteyeceği doküman, fotograf v.b kanıtları inceler.