Sıra No :GMKA/Yönerge/20 Revizyon No : 1 Tarih :26/09//2011 T.C. GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI RAPORLAMA HK. YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 - Bu Yönergenin amacı, Güney Marmara Kalkınma Ajansı nda uygulanacak yatay ve dikey raporlama usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2 - Güney Marmara Kalkınma Ajansı nın tüm birimlerini ve personelini kapsamaktadır. Dayanak MADDE 3 - Bu Yönerge Kalkınma Ajansları Denetim Yönetmeliği nin İkinci Bölümü (Madde 5-b) uyarınca hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4 - (1) Bu yönergede geçen; a) Ajans: Güney Marmara Kalkınma Ajansı nı b) Bakanlık: Kalkınma Bakanlığı nı c) Ajans Bölgesi: Balıkesir ve Çanakkale illerini kapsayan TR22 Bölgesi ni d) Genel Sekreter: Güney Marmara Kalkınma Ajansı Genel Sekreteri ni, e) Birim Başkanı: Güney Marmara Kalkınma Ajansı çalışma birim başkanlarını, f) Uzman: Güney Marmara Kalkınma Ajansı nda çalışan özel, mesleki ve teknik bilgi gerektiren işlerini yapmakta görevli Uzman Personeli, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Faaliyet Bilgi Raporu Temel İlkeleri MADDE 5 - (1) Ajans iç denetçisi, hukuk müşaviri, birim başkanları, Yatırım Destek Ofisi koordinatörleri ve uzmanları katılım sağladıkları konferans, kongre, seminer, çalıştay, eğitim ve benzeri faaliyetler sonrasında hazırlayacakları raporlarında aşağıdaki temel ilkelere uymak zorundadır: a) Faaliyet bilgi raporları Ek-1 de verilen formata bağlı kalarak hazırlanır. b) Raporda talep edilen detaylar ve faaliyetin fotoğrafları mümkün olduğunca sağlanır. c) Bahsi geçen faaliyete Ajans tan birden çok katılım olursa, her bir katılımcı bireysel olarak rapor hazırlar. 1
ç) Rapor dosyası tarih-faaliyet adı-katılımcının soyadı şeklinde aralarda boşluk bırakmadan ve Türkçe karakter kullanmadan isimlendirilerek kaydedilir. Tarih ay.gün.yıl şeklinde yazılır. Örnek: 06.25.2011-CanakkaleOrganikTarimCalistayi-Ozturk d) Faaliyet bilgi raporu, hazırlayan personel tarafından Ajans FTP dosya sunucusunda (FileZilla) ortak alanda oluşturulan Faaliyet_Bilgi_Raporu klasörüne kaydedilir. e) Katılımcı raporunu ayrıca Ajans Genel Sekreterine, çalıştığı birimin başkanına ve Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimine e-posta yoluyla iletir. f) Faaliyet bilgi raporlarının dosya sunucusu ortak alanında bulunması sayesinde Ajansın tüm çalışanlarının katılım sağlanan aktivitelerden haberdar olması mümkün hale gelmiş olur. g) Faaliyet bilgi raporlarının yer aldığı dosyanın bakımı/yedeklenmesi Dış İlişkiler ve Tanıtım Biriminin sorumluluğundadır. Toplantı Bilgi Notu Temel İlkeleri MADDE 6 - (1) Ajans iç denetçisi, hukuk müşaviri, birim başkanları, Yatırım Destek Ofisi koordinatörleri ve uzmanları katılım düzenledikleri veya katılım sağladıkları toplantılar sonrasında hazırlayacakları raporlarında aşağıdaki temel ilkelere uymak zorundadır: a) Toplantı bilgi notu Ek-2 de verilen formata bağlı kalarak hazırlanır. Toplantı bilgi notu beraberindeki toplantı katılımcı listesi de doldurulur. Listenin aslı Destek Hizmetleri Birimince muhafaza edilir. Destek Hizmetleri Birimi her ayın sonunda toplantı katılımcı listelerini tarayıp Toplanti_Bilgi_Notu klasörün içindeki Toplanti_Katilimci_Listesi klasörüne kaydeder. b) Toplantı bilgi notu haber oluşturmak amacıyla da kullanılacağı için resim eklenmesi özellikle önem arz etmektedir. Ajans hizmet binasında düzenlenen toplantılarda toplantıyı düzenleyen birimce haber verilecek olan Kurumsal İletişim personeli resim çekmekle sorumludur. Ajans dışında gerçekleştirilen toplantılarda katılım sağlayan personel kendisi fotoğraf çekilmesinden sorumludur. c) Bahsi geçen faaliyete Ajans tan birden çok birimden katılım olursa, her birim bilgi notu hazırlar. Aynı birimden birden fazla katılımcı olması durumunda tek bilgi notu hazırlanır. ç) Bilgi notu dosyası tarih-toplantı adı-katılımcının soyadı şeklinde aralarda boşluk bırakmadan ve Türkçe karakter kullanmadan isimlendirilerek kaydedilir. Tarih ay.gün.yıl şeklinde yazılır. Örnek: 06.25.2011-KOSGEBGirisimicilikKonusundaToplantı-Erdogan d) Bilgi notu, hazırlayan personel tarafından Ajans FTP dosya sunucusunda (FileZilla) ortak alanda oluşturulan Toplanti_Bilgi_Notu klasörüne kaydedilir. e) Katılımcı bilgi notunu çalıştığı birimin başkanına ve Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi ne e-posta yoluyla iletir. Birim başkanı gerek görmesi durumunda toplantı bilgi notunu Genel Sekretere iletir. f) Toplantı bilgi notları dosya sunucusu ortak alanında bulunması sayesinde Ajansın tüm çalışanlarının katılım sağlanan ya da düzenlenen toplantılardan haberdar olması mümkün hale gelmiş olur. g) Toplantı bilgi notlarının yer aldığı dosyanın bakımı/yedeklenmesi Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi nin sorumluluğundadır. Genel Sekreterlik Faaliyetleri Raporu Temel İlkeleri MADDE 7 - Genel Sekreterin tek başına katılım sağladığı faaliyetleri Yönetici Asistanı Ek 3 de belirtilen formata bağlı kalarak raporlar. 2
MADDE 8 - Genel Sekreter faaliyet raporu dosyası tarih-toplantı adı şeklinde aralarda boşluk bırakmadan ve Türkçe karakter kullanmadan isimlendirilerek kaydedilir. Tarih ay.gün.yıl şeklinde yazılır. Örnek: 06.25.2011-ZiraatOdasiYemekliDaveti MADDE 9 - Genel Sekreter faaliyet raporu Yönetici Asistanı tarafından Ajans FTP dosya sunucusunda (FileZilla) ortak alanda oluşturulan GS Faaliyet Raporu klasörüne kaydedilir ve Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi ne e-posta yoluyla iletilir. Vekalet Sonrası Bilgilendirme Raporu Temel İlkeleri MADDE 10 - Genel Sekretere vekalet eden birim başkanları ve birim başkanlarına ya da koordinatörlere vekalet eden uzmanlar, vekalet sonrasında vekalet döneminde gerçekleşen faaliyetler hakkında vekalet ettikleri makamı bilgilendirmek üzere rapor hazırlarlar. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME Yürürlük MADDE 11 - (1) Bu yönerge tebliği tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 12 - (1) Bu yönerge hükümlerini Genel Sekreter yürütür. 3
EK-1. Faaliyet Bilgi Raporu FAALİYET BİLGİ RAPORU KATILIMCI VE GÖREVLENDİRME İLE İLGİLİ BİLGİLER Raporlamayı Yapan, Unvanı, Birimi Raporlamanın Yapıldığı Kişi / Unvan, Birimi Faaliyetin Adı Faaliyetin Konusu Düzenleyen Kurum/Kuruluş(lar) Faaliyet Yeri (Şehir/Ülke) Faaliyetin Başlama-Bitiş Tarihleri ve Saatleri FAALİYET İLE İLGİLİ AYRINTILI BİLGİLER Faaliyetin Amacı: 4
Faaliyet Sırasında Görüşülen Konular: Faaliyetin GMKA açısından önemli çıktıları: (GMKA için işbirlikleri, bilgi edinme, yeni organizasyonlar vs açısından fırsat olarak değerlendirilebilecek unsurlar belirtilmelidir.) Faaliyet Sonrası Katılımcı /Ajans Tarafından Yapılması önerilen somut faaliyetler: 5
Faaliyet ile İlgili Fotoğraf ve Diğer Dokümanlar: 6
EK-2. Toplantı Bilgi Notu TOPLANTI BİLGİ NOTU Toplantı Yeri: Toplantı Tarihi: Toplantı Konusu: Toplantı Katılımcıları: Açıklamalar: Fotoğraflar: Hazırlayan 7
GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI TOPLANTI KATILIMCI LİSTESİ Toplantı Tarihi: Toplantı Yeri: Toplantı Konusu: Sıra No Ad- Soyad Kurum e-posta İmza
EK-3. Genel Sekreterlik Faaliyetleri Raporu Genel Sekreterlik Faaliyetleri Raporu Katılım sağlanan faaliyet Düzenleyen kuruluş Yer Tarih Faaliyetin Başlama-Bitiş Tarihleri ve Saatleri Katılım sağlayan önemli kişiler, (isimleri, kurumları, görevleri, iletişim bilgileri) Genel Sekreter konuşma yaptı ise konu başlıkları 9/3 Faaliyet Raporu Hazırlanması Hk. Yönerge
Varsa, ve topluma açıklanmasında sakınca yok ise, faaliyet sonunda alınan kararlar ve faaliyetin sonuçları Açıklamalar 10/3 Faaliyet Raporu Hazırlanması Hk. Yönerge