T.C. GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI DIŞ İLİŞKİLER ve TANITIM BİRİMİ UZMANI GÖREV VE SORUMLULUKLARI HK. YÖNERGE

Transkript

1 DIŞ İLİŞKİLER ve TANITIM BİRİMİ UZMANI GÖREV VE SORUMLULUKLARI HK. YÖNERGE Sıra No :GMKA/ Birim Yönerge/9 Revizyon No : 1 Tarih : 26 /09/2011 BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve Kapsam MADDE 1- Bu yönergenin amacı Güney Marmara Kalkınma Ajansı Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi (DİTB) Uzmanı görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Dayanak MADDE 2- Bu yönerge tarih ve 5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun ve Ajansların Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 31 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanım MADDE 3- (1)Bu yönergede yer alan tanımlardan; a) Ajans: Güney Marmara Kalkınma Ajansı nı b) Bakanlık: Kalkınma Bakanlığı nı c) Ajans Bölgesi: Balıkesir ve Çanakkale illerini kapsayan TR22 Bölgesi ni d) Genel Sekreter: Güney Marmara Kalkınma Ajansı Genel Sekreteri ni, e) Birim Başkanı: Güney Marmara Kalkınma Ajansı çalışma Birim Başkanlarını, f) Yatırım Destek Ofisi(YDO) Koordinatörü: YDO larda sorumlu olarak atanan Uzman personeli g) Uzman: Güney Marmara Kalkınma Ajansı nda çalışan özel, mesleki ve teknik bilgi gerektiren işlerini yapmakta görevli Uzman Personeli (Hukuk İşlerinden Sorumlu Uzman dahil), h) İç Denetçi: Ajans ın faaliyetlerini, hesaplarını, işlemlerini ve performansını iç denetime tabi tutmak üzere istihdam edilen personeli, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi Uzman Personelinin Görevleri MADDE 1- (1) Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi Uzmanı aşağıda belirtilen görevleri yapar ve yürütür. Birim ile İlgili Görevleri 1. Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi Görevleri Hakkında Yönerge de DİTB için tespit edilen yükümlülüklerin Ajans ın hedef ve politikalarına uygun şekilde layıkıyla ifası için azami gayret göstermek Sayfa 1/6

2 2. Genel Sekreter ve Birim Başkanı tarafından kendisine tevdi edilen birim görevlerinin, vaktinde ve beklenen kalitede yerine getirilmesi için azami önlemi almaya çalışmak Görevleri Yerine Getirme sayılı Kanun kapsamında hazırlanmış olan yönetmelik, yönerge ve diğer mevzuat gereği veya görevlendirme gereği yapması gereken iş ve işlemleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek, 2. Birimin iş ve işlemlerini içeren ve ilgilendiren kanun, yönetmelik, kılavuz, yönerge vb. mevzuatı bilmek, 3. İşlerini gereği gibi ve itina ile yapmayan veya eksik yapan zamanında yapmayan, veya bunlara sebep olan personel hakkında tüm hukuki müeyyidelerin uygulanacağını bilmek, 4. İşini ve görevlerini zamanında ve doğru yapmak, takip veya kontrol etmek, 5. Ajansın asli faaliyetlerine katılmak, itina ile çalışmak, verilen görevleri yerine getirmek, 6. Performans kriterlerini azami yerine getirmeye çalışmak, 7. Genel Sekreter, Birim Başkanı ve diğer personele azami düzeyde yardımcı olmak, Uzmanlık Alanı ve Çalışma 1. Genel Sekreterlikçe tayin edilecek olan sektör, alan, konu veya ilçe hakkında derinlemesine çalışma yapmak, sorunları ve çözümlerini raporlamak ve Ajans yayını olarak çıkarılmasını sağlamak, 2. Tayin edildikleri konu sektör vb. alanlarda bölgedeki ve bölge dışındaki tüm gelişmeleri takip etmek, 3. Lisans çıkış alanlarında ajansa azami faydalı olmak, 4. Kendisine atanmış uzmanlık alanları ile ilgili olarak Dünya, Türkiye ve Ajans Bölgesi nde meydana gelen gelişmeleri takip etmek, bilgileri güncel tutmak, 5. Bölge ile ilgili ekonomik, sosyal ve kültürel alanlarda bilgi sahibi olmak ve bunun için çalışmak, çaba göstermek, 6. Atanmış alan, konu veya ilçe hakkında detaylı bilgiye sahip olmak, 7. Kendini geliştirme ve ajansa daha çok katkı sağlamaya çalışmak, 8. Kendilerine verilmiş olan sektör, alan, il, ilçe vb. konularda ajans misyon ve vizyonunu dikkate alarak bilgi toplamak ve sürekli kendisini bu alanda yetiştirmek, alanı ve Ajansın hedefleriyle ilgili önerilerde bulunmak, 9. Bağlı olduğu birim ve uzmanlık alanları ile ilgili olarak kurum içi ve kurum dışı toplantılara katılmak ve raporlamak, 10. Ajans ın kurumsal kapasitesini artırmaya ve süreçlerin iyileştirilmesine yönelik tedbirlerin görüşüldüğü toplantılara katılmak ve katkı sağlamak, 11. Ajansın bölge içinde ve bölge dışında tanıtılması ve faaliyetleri konusunda bilgilendirme çalışmaları yapmak, 12. Bölgemizin yurtiçinde ve yurtdışında tanıtılması konusunda faaliyet ve çalışma yapmak 13. Bu kapsamda yazılı ve görsel materyalleri, internet sitesi, WebTV vb. hazırlamak veya hazırlatmak, 14. Bölgenin sanayi, tarım, turizm vb. sektörlerinin ve ürünlerinin tanıtılması ve pazarlanması ve bu konuda bölge paydaşları ile ortak çalışmaları yürütmek, Sayfa 2/6

3 15. Bölgemizin doğal, tarihi, kültürel zenginliğinin tanıtılmasına yönelik çalışmalar yapmak 16. Yurtiçi ve yurtdışındaki Kalkınma Ajansları ile işbirlikleri ve çalışmalar yapmak, 17. Bölgemizdeki Odalar, Üniversiteler, Kurum ve Kuruluşlar ile işbirlikleri ve ortak tanıtım, fuar, organizasyon vb. faaliyetler yapmak, 18. Bölgenin tanıtılmasına yönelik fuar ve organizasyonlara katılma çalışmaları yapmak, 19. Dış ticaret ile ilgili kurumlar ( Ekonomi Bakanlığı, İGEME, DENİB, Yurtdışı Temsilciliklerimiz) ile çalışmalar yapmak, 20. Bölgemiz üretici ve ihracatçıları ile dış alıcıları karşılaştırma çalışmaları yapmak, 21. Yabancı yatırımcılar için sunum ve toplantılar düzenlemek, 22. Yabancı yatırımları bölgeye çekmek için gezi, bilgilendirme vb. faaliyetlerde bulunmak, 23. Yatırım Destek ve Tanıtım Ajansı ile koordinasyon ve işbirliğini yürütmek, 24. Bölgeye destekler, hibe programları, teşvikler, Avrupa Birliği ve Dünya Bankası destekleri ve programları vb. konularda bilgilendirme yapmak, 25. Ajansın süreli yayın, dergi, bülten vb. yayınlarını hazırlamak /hazırlatmak 26. Ajansın program açılışı kapanışı, tanıtım toplantılarını düzenlemek, 27. Ajansın ödül töreni, sektörel veya onur konuklu toplantılarını düzenlemek, Çalışma ve Raporlama 8. Birim haftalık, 6 aylık ve yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasına katkı sağlamak, 9. Katıldıkları her türlü toplantı ile ilgili olarak rapor yazarak Birim Başkanına iletmek, 10. Ajans içinde veya dışındaki toplantılarda başlangıç zamanından önce bulunmak ve hazırlık yapmak, Sadakat, Etik, Gizlilik, Temsil 11. Ajansa bağlılık ve sadakat göstermek, 12. Gizliliğe özen göstermek ve sır saklamak, 13. Ajans etik kurallarına ve gizlilik ilkelerine uymak, aykırı durumları derhal birim başkanına iletmek, 14. Ajansın gizlilik içeren iş ve işlemleri hakkında konuşmamak ve bilgi vermemek, 15. Ajans itibarını ve imajını Ajans içinde ve dışında, her ortamda en iyi şekilde temsil etmek ve korumak, 28. Ajans içinde veya dışında iş gereği muhatap olunan kişilere karşı nezaket kurallarına azami derecede önem vermek, 29. Ajans personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranmak, Çalışma Ortamı 30. Tüm Ajans personeli ve Ajansla muhatap olan tüm paydaşlara karşı cinsiyet, ırk, inanç, sosyal konum, bölge vb. ayrımcılığı yapmamak, 31. Genel Sekretere ve tüm Ajans personeline karşı nazik ve saygılı olmak, 32. Tüm personel ile koordinasyon, işbirliği ve iletişime önem vermek, 33. Birimin görevleri olarak tüm mevzuatta belirlenmiş olan hususlarda Başkanına yardımcı ve bu konularda birim başkanının talimatlarını yerine getirmek, Sayfa 3/6

4 34. Birlik ve beraberliği bozucu davranışlarda bulunmamak, 35. Çalışma ortamının huzurunu bozucu davranış, tutumda bulunmamak, 36. Tüm personele karşı sözlü veya fiili taciz, saldırı vb. davranış ve tutumlarda bulunmamak, 37. Ajansı ilgilendiren konularda vakıf oldukları eksiklik veya usulsüzlüğü ivedilikle Birim Başkanına veya Genel Sekretere hem yazılı hem sözlü olarak bildirmek, Yazışma, Evrak 38. Tüm yazışmaları Birim Başkanı bilgisi dahilinde yapmak, 39. Yazışmaları kurallarına uygun olarak yapmak, yazıları Birim Başkanına sunmadan paraflamak, 40. Tüm evrakların defter ve/veya elektronik ortam kayıtlarını eksiksiz yapmak 41. Tüm evrakların gizliliğine riayet etmek, 42. Yazışmaları, dosyalamayı ve arşivlemeye mevzuatına uygun olarak yapmak, 43. Ajansın resmi evrak, dosya, doküman gibi her türlü belgesini korumak, 44. Ajans iş ve işlemleriyle ilgili hiçbir evrakı, belgeyi, dokümanı vb. izinsiz çoğaltmamak ve Ajans dışına çıkarmamak, 45. Masalarının veya çalışma alanlarında gizli ve önemli belge, evrak, dosya, vb. bulundurmamak, varsa bunların gizliliğini ve güvenliğini sağlamak, Kişisel Bilgiler, Mesai, Demirbaş 46. Kişisel bilgilerindeki değişiklikleri ivedilikle Ajansa bildirmek, 47. Acil durumlarda ulaşılmak üzere, Ajansa adres ve telefon bilgilerini bildirmek, 48. Mal beyanlarını zamanında ve tam olarak vermek, 49. Mesai saatlerine riayet etmek, 50. Mesai kayıtlarını ( kart okutma, vb.) yerine getirmek 51. İzinsiz olarak Ajanstan veya görev yerinden ayrılmamak 52. Ajans binasını, demirbaşları ve araçları itina ile kullanmak, korumak, zarar vermemek ve tahrip etmemek, 53. Demirbaşı, araçları ve tüm binayı temiz kullanmak. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Uzman Personel Sorumlulukları Sorumluluklar MADDE 5 - (1) Uzman personel; a) Sorumlu oldukları birimlerin tüm mevzuat veya görevlendirme gereği yapması gereken iş ve işlemlerin yapılmaması veya eksik yapılması, zamanında yapılmaması nedeniyle doğan zarar ve kayıplardan, b) Ajans adına yetkisiz imza atmaktan doğan her türlü cezai, maddi ve hukuki sonuçtan, c) Sorumluluğunda olan tüm Ajans evrakının gizliliğinin korunmaması, Ajans dışına çıkarılması veya çoğaltılması halinde bunun her türlü sonucundan, d) Ajans adına bağlayıcı beyan, fiil ve davranışlar nedeniyle ortaya çıkan sonuçlardan, e) Ajansın resmi evrak, dosya, doküman gibi her türlü belgesini imha etmek, zarar vermek, zarar vermeye teşebbüs etmek veya bunlara kayıtsız kalmaktan, Sayfa 4/6

5 f) Ajans binasına, demirbaşlarına veya araçlarına kasıtlı ya da kusurlu olarak zarar vermekten, g) Üstlerine kasıtlı veya kusurlu olarak yanlış bilgi vermekten veya yanlış yönlendirmelerden doğacak her türlü zarar ve sonuçtan, h) Kusurlu veya kasıtlı olarak ajansın itibar ve güvenine verdikleri zararlardan, i) Bu Yönergede belirtilmemiş olsa bile Ajansı ilgilendiren tüm mevzuattan, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve kanunlarındaki tüm sorumluluk doğuran hususlardan, sorumludur. (2) Uzman Personel, Birim Başkanı na ve Genel Sekretere karşı sorumludur. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Genel Çalışma İlkeleri ve Çalışmalarda Uyulacak Esaslar Genel Çalışma İlkeleri ve Uyulacak Esaslar MADDE 6 - (1) Ajansta çalışanların uyması gereken genel çalışma ilkeleri ve çalışmalarda uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir; a) Verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapmak, b) Ajans ın çalışma saatlerine riayet etmek, c) Görev başından ayrılmayı gerektiren durumlarda sorumlu olduğu kişileri bilgilendirmek, d) Teknik bilgi seviyesini ve iş çıktılarının kalitesini yüksek tutmak, e) Görev ve faaliyetleri öncelik sırasına koymak, çalışma motivasyonunu üst seviyede tutmak için gerekeni yapmak, f) Kurum içi ve dışı eğitimlere katılmak, g) Birlikte çalıştığı kişiler ile olumlu iş ilişkileri kurmaya ve bu ilişkileri korumaya gayret etmek, h) Ajans paydaşlarının memnuniyetini en üst seviyede tutmak için gereken özeni göstermek, i) Konusu ile ilgili her toplantıya, kendisinden bir ön hazırlık talep edilmese dahi, somut bir hazırlık çalışması yapmış olarak ve zamanında katılmak, j) Ekip çalışmalarında aktif rol almak, içinde olduğu takımların ortak olarak aldığı kararlara uymak, iş yükü el verdiği takdirde çalışma arkadaşlarına gereken desteği vermek. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Yürürlük ve Yürütme Yürürlük MADDE 7- (1)Bu yönerge tebliği tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 8- (1)Bu yönerge hükümlerini Güney Marmara Kalkınma Ajansı Genel Sekreter i yürütür.. Sayfa 5/6