ENTEGRE OFİS 1. HAFTA: WORD 2007 YE GİRİŞ İncelenecek Konular: 1.1. Giriş 1.2. Word Ortamında Çalışmak 1.3. Belge Açmak ve Kapatmak, Belgede Gezinmek 1.4. Belgenin Farklı Görünümlerini Görüntülemek 1.5. Belge Oluşturmak ve Kaydetmek 1.6. Belgenin Önizlemesini Yapmak ve Belgeyi Yazdırmak 1.1. WORD GİRİŞ Metin belgeleri oluşturmak, bu belgeler üzerinde değişlik yapmak veya düzenlemek amacıyla sözcük işlemci olarak ifade edilen bilgisayar programları kullanılır. Microsoft Office Word 2007, günümüzde kullanılan sözcük işlemci programları içersinde en gelişmişidir. Word 2007 ile en basit rapordan en karmaşık rapora varıncaya kadar çok çeşitli iş belgelerini ve kişisel belgeleri kolaylıkla oluşturabiliriz. Word 2007, belgelerin görünüşünü geliştirerek daha çekici ve kolay okunur hale getirmek için kullanabileceğimiz pek çok özellik içerir. Diğer Microsoft Word sürümleri ile Word 2007 yi karşılaştırdığımızda tamamen yeni baştan tasarlanmış olduğunu söyleyebiliriz. Bu hafta, öncelikle Word 2007 ortamıyla tanıştıktan sonra, var olan bir Word belgesini açacak, bu belgede gezinecek ve belgeyi kapatacağız. Belgeleri görüntülemenin çeşitli yollarını keşfedecek, böylece farklı işler için hangi görünümü kullanacağımızı ve program penceresini ihtiyaçlarımıza göre nasıl şekillendireceğimizi öğreneceğiz. Yeni bir Word belgesi oluşturacak ve kaydedeceğiz, sonra da var olan bir belgeyi farklı bir yere nasıl kaydedildiğini göreceğiz. Son olarak, bir belgenin baskı önizlemesini yapacak ve bu belgeyi yazdıracağız. Entegre Ofis Sayfa 1
1.2. WORD ORTAMINDA ÇALIŞMAK Microsoft Office 2007 programlarının tümünde olduğu gibi Word'ü başlatmanın da en sık kullanılan ve bilinen yolu, Microsoft Windows görev çubuğunun solundaki Başlat düğmesini tıkladığınızda açılan Başlat menüsüdür. Microsoft Office 2007 program pencerelerinin görünüşü önceki ofis sürümlerinden tamamen farklıdır. Yeni Word ortamı, kullanıcıların bu programla genel olarak çalışma şekillerini daha çok yansıtacak biçimde tasarlanmıştır. Word 2007 yi İlk başlattığımızda gördüğümüz ortam aşağıdakilerden oluşur: Word ü ve Word belgelerini (belge içeriğini değil) düzenlemekle ilgili komutlar, Microsoft Office Düğmesini tıkladığımızda görüntülenen bir menüde toplanmıştır. Komutlar, Microsoft Office Düğmesi'nin sağındaki Hızlı Erişim Araç Çubuğunda Entegre Ofis Sayfa 2
düğmeler halinde gösterilebilir. Varsayılan ayarlara göre bu araç çubuğunda Kaydet, Geri Al ve Yinele düğmeleri görünür ama biz sık kullandığımız komutları ekleyerek bu araç çubuğunu özelleştirebiliriz. Başlık çubuğu etkin olan belgenin adını gösterir. Başlık çubuğunun sağ ucunda, bütün Windows programlarında aynı göreve sahip olan üç tanıdık düğme yer alır. Simge Durumuna Küçült düğmesini tıklayarak Word penceresini geçici olarak gizleyebiliriz. Aşağı Geri Getir/Ekranı Kapla düğmesiyle pencerenin boyutunu ayarlayabiliriz. Kapat düğmesiyle etkin olan belgeyi kapatabilir ya da Word den çıkabiliriz. Başlık çubuğunun altında, programla verimli bir şekilde çalışabilmemiz için Word ün bütün özelliklerini bir alanda toplayan Şerit yer alır. Belge içeriğiyle çalışmak için olan komutlar, Şerit i oluşturan sekmelerde düğmeler halinde gösterilmiştir. Giriş sekmesi varsayılan ayar olarak etkin sekmedir. Her sekmede düğmeler gruplar halinde düzenlenmiştir. Program penceresinin boyutuna göre, bazı gruplarda daha sık kullanacağımız düğmeler diğerlerinden daha büyüktür. İlgili ancak daha az kullanılan komutlar, grup içinde düğmeler şeklinde gösterilmez. Bunlar grubun başlık çubuğunun sağ ucundaki İletişim Kutusu Başlatıcıyı tıkladığımızda açılan iletişim kutusunda görüntülenir. Bazı düğmelerin adları görüntülenirken, bazılarının ki görüntülenmez. İşaretçiyi herhangi bir düğme üzerinde birkaç saniye tuttuğumuzda, yalnızca düğmenin adını değil, işlevini de gösteren bir Ekran İpucu görünür. Bazı düğmelerin okları vardır, ancak bütün oklar aynı değildir. Bir düğmeyi işaret ettiğimizde, düğme ve ok aynı kutunun içindeyse ve aynı renkteyse, burayı tıklayarak düğmenin yapacağı işlemi belirleyecek seçenekleri görüntüleyebiliriz. Bir düğmeyi işaret ettiğimizde, düğme bir kutuda, ok başka renkte ve başka bir kutudaysa, burayı tıklayarak düğmenin o anda ayarlı olan işlemi yerine getirmesini sağlayabiliriz. Bu ayarları değiştirmek istersek, var olan seçenekleri görmek için oku tıklamamız gerekir. Microsoft Office Word Yardımı düğmesi Şerit in sağ ucunda bulunur. Belgemizi belge penceresinde oluştururuz. Birden fazla belge açık olduğunda her belgenin kendi penceresi olur. Program penceresinin alt kısmındaki durum çubuğu açık olan belge hakkında bilgi verir. Bir bilginin görüntülenmesine son vermek için, farenin sağ düğmesiyle durum Entegre Ofis Sayfa 3
çubuğunu tıklayıp görüntülenmesini istemediğimiz öğeyi tıklayabiliriz. Durum çubuğunun sağ ucunda, belge içeriğinin görünümünü ayarlayan araçların yer aldığı Görünüm araç çubuğu bulunur. Yeniden tasarlanan Word ortamının amacı, belgeler üzerinde çalışmayı daha sezgisel hale getirmektir. Sık kullandığımız komutlar artık menülerin ve iletişim kutularının içinde gizli değildir. Daha önce keşfetmemiş olabileceğimiz özellikler de şimdi kolaylıkla görebileceğimiz yerlerdedir. Örneğin, bir biçimlendirme seçeneğinde birden fazla alternatifimiz varsa, bunlar genellikle bir küçük resimler galerisi içinde gösterilir. Bu galeri bize her seçeneğin anlık resmini gösterir. Herhangi bir galerideki küçük resmi işaret ettiğimizde, çarpıcı yeni özelliklerden biri olan canlı önizleme bize tercihimizin belgeye uygulandığında nasıl görüneceğini gösterir. Entegre Ofis Sayfa 4
Word 2007 yi başlatarak, Microsoft Office Düğmesi'ni, Şerit teki sekmeleri ve grupları daha ayrıntılı inceleyelim. Bunları yaparken, galerilerden ve canlı önizlemeden nasıl yararlanacağımızı da göreceğiz. Görev çubuğundaki Başlat düğmesine tıklayalım. Sırayla, Tüm Programlar içinden Microsoft Office i, Microsoft Office içersinden de Microsoft Office Word 2007 yi tıklayalım. Word program penceresi boş bir belge görüntüleyerek açılır. Entegre Ofis Sayfa 5
Word 2007 de sol üst köşede yer alan Microsoft Office Düğmesine tıklayalım. Açılan menüde belgeleri yönetmek (oluşturmak, kaydetmek, yazdırmak vb.) ile ilgili komutlar yer alır. Office Menüsü adını kullanacağımız bu menü Word ün önceki sürümlerinde ki Dosya menüsünün yerini almıştır. Soldaki komutlar, belgenin kendisiyle ilgili görevler içindir. Bir belgeyle çalıştıktan sonra, belgenin adı, Office Menüsünün sağ tarafındaki Son Belgeler listesinde görünür ve böylece bu belgeyi kolayca tekrar açabiliriz, Menünün en altında program seçeneklerini değiştirmek ve Word'den çıkmak için düğmeler yer alır. Menüyü kapatmak için ESC tuşuna basarız. Şerit te Giriş sekmesi etkindir. Belge içeriğiyle çalışmak için olan düğmeler bu sekmede beş grup halinde düzenlenmiştir: Pano, Yazı Tipi, Paragraf, Stiller, Düzenleme. Yalnızca o anda seçili olan belge öğesine Entegre Ofis Sayfa 6
uygulanabilecek komutların düğmeleri etkindir. İşaretçiyi bu sekmedeki etkin düğmelerin üzerine getirip, düğmelerin adlarını ve işlevlerini gösteren Ekran İpuçlarını inceleyebiliriz. Ekle sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Ekleyebileceğimiz öğelerle ilgili düğmeler bu sekmede yedi grup halinde düzenlenmiştir: Sayfalar, Tablolar, Çizimler, Bağlantılar, Üstbilgi ve Altbilgi, Metin, Simgeler. Sayfa Düzeni sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Belgenizin görünüşüyle ilgili düğmeler bu sekmede beş grup halinde düzenlenmiştir: Temalar, Sayfa Yapısı, Sayfa Arka Planı, Paragraf, Yerleştir. Sayfa Düzeni içersinde yer alan Sayfa Yapısı grubundaki Kenar Boşlukları düğmesi için Ekran İpucu nu görüntüleyebiliriz. Ekran İpucu kenar boşluklarını nasıl ayarlayacağınızı açıklar. Entegre Ofis Sayfa 7
Ayrıca, Sayfa Yapısı başlık çubuğunun sağ ucundaki Sayfa Yapısı İletişim Kutusu Başlatıcıyı tıklayalım. Sayfa Yapısı iletişim kutusu açılır. İletişim kutusunda, kenar boşluklarını ve yönlendirmeyi ayarlayabilir, birden fazla sayfadan oluşan bir belgenin yapısını belirleyebiliriz. Değişikliklerimizi uygulamadan önce önizleme yapabiliriz. İletişim kutusunu kapatmak İçin İptal i tıklarız. Entegre Ofis Sayfa 8
Sayfa Düzeni içersinde yer alan Temalar grubundaki Temalar düğmesini tıklayalım. Var olan temaların küçük resimlerinden oluşan bir galeri görürüz. Seçim yapmadan galeriyi kapatmak için Esc tuşuna basabiliriz. Sayfa Düzeni içersinde yer alan Sayfa Arka Planı grubundaki Sayfa Rengi düğmesini tıklayalım. Tema Renkleri paletinin üst sırasındaki her kutuyu sırayla işaret edelim. Boş belge sayfası, işaret ettiğimiz rengi tıkladığımızda nasıl görüneceğini canlı önizlemeyle gösterir. Gerçekten uygulamamıza gerek kalmadan, seçimimizin etkisini görebiliriz. Seçim yapmadan paleti kapatmak için Esc tuşuna basabiliriz. Başvurular sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Uzun belgelere, örneğin raporlara, ekleyebileceğimiz öğelerle ilgili düğmeler, bu sekmede altı grup halinde düzenlenmiştir: İçindekiler Tablosu, Dipnotlar, Alıntılar ve Kaynakça, Resim Yazıları, Dizin, Kaynakça. Entegre Ofis Sayfa 9
Postalar sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Toplu postalar oluşturmakla ilgili düğmeler, bu sekmede beş grup halinde düzenlenmiştir: Oluştur, Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat, Alanları Yaz ve Ekle, Sonuçların Önizlemesini Görüntüle, Son. Gözden Geçir sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Yazımı denetlemek, açıklama yapmak ve belgeleri değiştirmekle ilgili düğmeler sekmede altı grup halinde düzenlenmiştir: Yazım Denetleme, Açıklamalar, İzleme, Değişiklikler, Karşılaştır, Koru. Görünüm sekmesini tıklayıp, bu sekmede yer alan düğmeleri inceleyebiliriz. Belgelerin görünümünü ya da görüntülenişini değiştirmekle ilgili düğmeler, sekmede beş grup halinde düzenlenmiştir: Belge Görünümleri, Göster/Gizle, Yakınlaştır, Pencere, Makrolar. 1.3. BELGE AÇMAK VE KAPATMAK, BELGEDE GEZİNMEK Bilgisayarımızda kayıtlı bir belgeyi açmak için Microsoft Office Düğmesi'ni tıkladıktan sonra Aç iletişim kutusunu görüntülemek için Aç düğmesine tıklamamız gerekir. Bu komutu ilk kullanışımızda, Aç iletişim kutusu Belgeler klasörümüzün içeriğini gösterir. Eğer aynı Word oturumunda iletişim kutusunu tekrar görüntülersek, en son kullandığımız klasörün içeriğini Entegre Ofis Sayfa 10
gösterir. Başka bir klasörün içeriğini görmek için standart Windows tekniklerini kullanabiliriz. Çalışmak istediğimiz belgenin yerini tespit ettikten sonra, açmak için belgeye çift tıklayabiliriz. Açık bir belgede ekleme noktasının yerini değiştirmeden gezinmek için, yatay ve dikey kaydırma çubuklarını aşağıdaki şekillerde kullanabiliriz: Belge penceresini bir satır yukarı ya da aşağı veya birkaç karakter sola ya da sağa hareket ettirmek için kaydırma oklarına tıklarız. Bir pencere yukarı ya da aşağı hareket etmek için dikey kaydırma kutusunun üstünü ya da altını, bir pencere sola ya da sağa hareket etmek için yatay kaydırma kutusunun solunu ya da sağına tıklarız. Belgede kaydırma kutusunun bulunduğu yere denk gelen kısmı görüntülemek için kaydırma kutusunu kaydırma çubuğu üzerinde sürükleriz. Örneğin; kaydırma kutusunu kaydırma çubuğunun ortasına sürüklersek, belgenin ortasını görüntüleriz. Bir belgede ekleme noktasını hareket ettirerek de gezinebiliriz. Ekleme noktasını belli bir yere götürmek için orayı tıklamamız yeterlidir. Ekleme noktasını bir sayfa geriye ya da ileriye götürmek için dikey kaydırma çubuğunun altındaki Önceki Sayfa ve Sonraki Sayfa düğmelerini de kullanabiliriz. Ayrıca ekleme noktasını hareket ettirmek için, klavyedeki bir tuşa ya da tuş birleşimine basabiliriz. Örneğin, ekleme noktasını satırın en soluna götürmek için Home tuşuna, belgenin başına götürmek için Ctrl+Home tuş birleşimine basabiliriz. Entegre Ofis Sayfa 11
Uzun bir belgede, belli türde öğeler arasında, örneğin grafikten grafiğe hızlı hareket etmek isteyebiliriz. Dikey kaydırma çubuğunun altındaki Gözatılan Nesneyi Seç düğmesini tıklayabiliriz. Açılan göz atma seçenekleri arasında tercih yapabilir, örneğin Sayfaya göre Gözat ya da Grafiğe göre Gözat seçeneği tercih edebiliriz. Birden fazla belge açıksa, başlık çubuğunun sağ ucundaki Kapat düğmesini tıklayarak belgeyi kapatabiliriz. Yalnızca bir belge açıksa, Kapat düğmesini tıklayarak belgeyi kapatır ve Word'den çıkarız. Belgeyi kapatıp Word ü açık bırakmak istiyorsak, Microsoft Office Düğmesini tıklamamız, sonra da Kapat düğmesini tıklamamız gerekir. Entegre Ofis Sayfa 12
1.4. BELGENİN FARKLI GÖRÜNÜMLERİNİ GÖRÜNTÜLEMEK Word de bir belgeyi çeşitli şekillerde görüntüleyebiliriz: Sayfa Düzeni görünümü: Bu görünüm belgeyi yazdırıldığında görüneceği şekilde görüntüler. Kenar boşlukları, sayfa sonları, üstbilgi ve altbilgi gibi öğeleri görebiliriz. Tam Ekran Okuma görünümü: Bu görünüm, ekranda kolay okunacak şekilde sığabildiğince metin görüntüler. Bu görünümde Şerit yerine ekranın en üstünde, belgeyi kaydetmek ve yazdırmak, başvuru kaynaklarına ve diğer araçlara erişmek, metin vurgulamak ve açıklamalar eklemek için düğmeleri olan bir araç çubuğu yer alır. Web Düzeni görünümü: Bu görünüm belgeyi ekranda bir Web tarayıcısında görüneceği şekilde görüntüler. Arka planları, otomatik şekilleri ve diğer efektleri görebiliriz. Ayrıca pencereye sığmaları için metnin ve grafiklerin nasıl düzenlendiğini de görebiliriz. Anahat görünümü: Bu görünüm başlık düzeyleri ve gövde metni şeklinde belgenin yapısını görüntüler, bu hiyerarşiyi görüntülemek ve değiştirmek için araçlar sağlar. Taslak görünümü: Bu görünüm belge içeriğini basitleştirilmiş bir düzende görüntüler. Böylece belgenin içeriğini hızlı bir şekilde değiştirebiliriz. Üstbilgi ve altbilgi gibi sayfa düzeni öğelerini görmeyiz. Görünümler arasında geçiş yapmak için Görünüm sekmesinde yer alan Belge Görünümleri grubundaki düğmeleri ya da pencerenin sağ alt köşesindeki Görünüm araç çubuğundaki düğmeleri kullanabiliriz. Görünüm sekmesindeki diğer düğmeleri kullanarak aşağıdakileri yapabiliriz: Öğeleri yerleştirmek ve hizalamak için cetvelleri ve kılavuz çizgilerini Entegre Ofis Sayfa 13
görüntüleyebiliriz. Belgeyi görüntülerken ve düzenlerken Belge Bağlantılarını (belgenin yapısını oluşturan başlıkların listesi) içeren ayrı bir bölme açabiliriz. Belgenin sayfalarının küçük resimlerini içeren ayrı bir bölme görüntüleyebiliriz. Pencereleri yerleştirebilir ve pencerelerle çalışabiliriz. Belgenin yakınlaştırma düzeyini değiştirebiliriz. Belgenin yakınlaştırma düzeyini durum çubuğunun en sağındaki Görünüm araç çubuğundaki araçları kullanarak da değiştirebiliriz. Yakınlaştırma düzeyi düğmesini tıklayıp bir yüzde seçebilir (ya da yazabilir); kaydırıcıyı sola ya da sağa sürükleyebilir; kaydırıcının iki yanında bulunan Küçült ve Büyüt düğmelerini tıklayabiliriz. Daha karmaşık belgeler oluştururken yazdırılmayan karakterlerin görüntülenmesine izin verirsek öğelerin kesin yerlerini belirlemek daha kolay olur. Bu karakterler iki kategoride toplanır: Belgenizin sayfa düzenini kontrol edenler ve dizin oluşturma gibi sahne arkasındaki süreçlerin yapısını hazırlayanlar. Yazdırılmayan karakterleri Giriş sekmesinde yer alan Paragraf grubundaki Göster/Gizle düğmesini tıklayarak görüntüleyebiliriz. 1.5. BELGE OLUŞTURMAK VE KAYDETMEK Bir Word belgesi oluşturmak için basitçe yeni bir boş belge açarız ve içeriği yazarız. Yanıp sönen ekleme noktası, yazacağımız bir sonraki karakterin nerede görüneceğini gösterir. Ekleme noktası sağ kenar boşluğuna ulaştığında, yazdığımız sözcük alt satıra taşınır. Sözcük işleme programlarında yaygın olan bu sözcük kaydırma özelliği sayesinde, Enter tuşuna yeni bir satıra başlamak için değil, yalnızca yeni bir paragrafa başlamak için basarız. Oluşturduğumuz her belge, onu kendine özgü bir adla kaydetmediğimiz sürece geçicidir. Bir belgeyi ilk kez kaydetmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki Kaydet düğmesine tıklayabiliriz ya da Microsoft Office Düğmesini tıklayıp buradaki Kaydet düğmesine basarız. Her iki işlem Farklı Kaydet iletişim kutusunu görüntüler. Burada belgemize bir ad ve depolama yeri belirleriz. Entegre Ofis Sayfa 14
Bir belgeyi ilk kez kaydettikten sonra yaptığımız değişiklikleri kaydetmek için Kaydet düğmesine tıklamamız yeterlidir. Belgenin yeni sürümü, eski sürümünün üzerine yazılır. Belgenin hem yeni sürümünü, hem de eski sürümünü saklamak istiyorsak, Office menüsündeki Farklı Kaydet düğmesine tıklarız, sonra da belgenin yeni sürümünü aynı yere farklı bir adla veya farklı bir yere aynı adla kaydederiz. 1.6. BELGENİN ÖNİZLEMESİNİ YAPMAK VE BELGEYİ YAZDIRMAK Bir belgeyi yazdırmaya hazır olduğumuzda, sırayla Microsoft Office Düğmesini, Yazdır'ı ve Hızlı Yazdır'ı tıklayabiliriz. Word bu durumda bilgisayarımızın varsayılan yazıcısını ve Yazdır iletişim kutusunda belirlenmiş ayarları kullanır. Farklı bir yazıcı kullanmak ya da yazdırma ayarlarını değiştirmek için, Microsoft Office Düğmesi ni tıkladıktan sonra Yazdır iletişim kutusunu açmak için Yazdır ı tıklamamız gerekir. Böylece hangi yazıcıyı kullanacağımızı, neyi yazdıracağımızı ve kaç kopya yazdıracağımızı belirleyebilir, ayarlarda başka değişiklikler yapabiliriz. Entegre Ofis Sayfa 15
Entegre Ofis Sayfa 16
Yazdırmadan önce her zaman belgenin önlemesini yaparak kâğıtta nasıl görüneceğini kontrol edebiliriz. Önizleme yapmak birden çok sayfalı belgelerde mutlaka gereklidir, tek sayfalı belgelerde bile faydalı olur. Bir belgenin önizlemesine bakmak için Microsoft Office Düğmesi'ni, Yazdır ı, sonra da Baskı Önizleme'yi tıklayarız. Bu görünüm belgenin her sayfasının yazdırıldığında tam olarak nasıl görüneceğini gösterir. Şerit teki Baskı önizleme sekmesinde her sayfayı kontrol etmek, değişiklikler yapmak için kullanabileceğimiz araçlar vardır. Entegre Ofis Sayfa 17
Baskı Önizleme sekmesindeki Sayfa Yapısı grubunu kullanarak aşağıdaki değişiklikleri yapabiliriz: Sayfaya daha çok ya da daha az bilgi sığdırmak ya da bilginin nerede görüneceğini ayarlamak için belgenin kenar boşluklarını değiştirebiliriz. Kenar boşlukları düğmesini tıklayarak ve Kenar Boşlukları galerisinden seçim yaparak ya da özel Kenar Boşlukları nı tıklayarak ve Sayfa Yapısı iletişim kutusundaki Kenar Boşlukları sekmesinde bulunan ayarları değiştirerek, üst, alt, sol ve sağ kenar boşluklarının boyutunu belirleyebiliriz. Yönlendirmeyi (sayfanın kâğıt üzerinde aldığı yönü) değiştirebiliriz. Varsayılan yönlendirme, sayfanın boyunun eninden daha uzun olduğu dikey konumdur. Yönlendirme düğmesini ve diğer seçeneği tıklayarak, yönlendirmeyi sayfanın eninin boyundan daha uzun olduğu yatay konuma getirebiliriz Boyut düğmesini tıklayıp Sayfa Boyutları galerisinden seçim yaparak, kullanmak istediğimiz kâğıt boyutunu belirleyebiliriz. Diğer gruplardaki düğmeleri tıklayarak yazıcı seçeneklerini, belgenin görünümünü ve metni değiştirebiliriz. Entegre Ofis Sayfa 18
BÖLÜM ÖZETİ Aynı anda birden fazla Word belgesi açabilir ve görüntüleyebiliriz, ancak aynı anda yalnızca bir belge etkin olabilir. Word belgelerini ekleme noktasının olduğu yere metin girerek oluştururuz. Ekleme noktasını metni tıklayarak ya da tuşlara basarak hareket ettirebiliriz. Bir Word belgesini kaydettiğimizde, adını, konumunu ve dosya biçimini Farklı Kaydet iletişim kutusunda belirtiriz. Belgeyi oluşturma nedenimize ve ihtiyaçlarımıza göre çeşitli şekillerde görüntüleyebiliriz. KULLANILAN KAYNAKLAR Joyce Cox, Curtis Frye, Steve Lambert, Joan Preppernau, Katherine Murray, Adım Adım Microsoft Office 2007, Microsoft Press (Orijinal Baskı) Çeviri: Arkadaş Yayınları, 2008 Katherine Murray, Office 2007 ye İlk Bakış, Çeviri: Arkadaş Yayınları, 2007 http://office.microsoft.com/tr-tr/default.aspx Entegre Ofis Sayfa 19
ENTEGRE OFİS 10. HAFTA: ACCESS TE FORM KULLANIMI VE ACCESS ÜZERİNDE GERÇEKLEŞTİRİLEN İŞLEMLER İncelenecek Konular: 10.1. Giriş 10.2. Form Oluşturmak 10.3. Tablodaki Bilgileri Sıralamak 10.4. Tablodaki Bilgileri Filtrelemek 10.1. GİRİŞ Bir problemin çözümüne yönelik olarak hazırlanmış bir veritabanını, veritabanı uygulamasına dönüştürme işleminin ilk adımı formlar oluşturmak ve kullanmaktır. Form bir veya birden çok tablo üzerindeki alanların düzenlenmiş ve biçimlendirilmiş görünümüdür. Formlar, veritabanındaki tablolarla etkileşimli olarak çalışır. Yeni bilgi girmek, var olan bilgileri düzenlemek ya da silmek veya bilgilere ulaşmak için form üzerinde bulunan denetimleri kullanabiliriz. Access 2007 içersinde formları elle ya da bir sihirbaz yardımıyla oluşturabiliriz. Veritabanını düzenli tutmak için kullanılan formları oluşturmanın en iyi yolu Tasarım görünümünü elle oluşturmaktır. Tabloları kullanan formları ise her zaman sihirbaz kullanarak oluşturmalı ve daha sonra bunları elle düzenlemeliyiz. Ayrıca Access 2007, bir veritabanı tablosunun görünümünün düzenlenmesi ve belirli öğelerin bulunması için çeşitli araçlar sunmaktadır. Bu araçları kullanarak, bir alana göre tabloyu sıralayabilir veya karakterlerin belirli bileşenlerini içeren bilgilerin görüntüleneceği biçimde tablodaki kayıtları filtreleyebiliriz. Bu hafta, Form Aracı ya da Form Sihirbazı kullanarak ihtiyaçlarımıza uygun nasıl bir form oluşturulabileceğini göreceğiz. Ayrıca, tablodaki bilgilerin nasıl sıralanacağını ve filtreleneceğini öğreneceğiz. Entegre Ofis Sayfa 1
10.2. FORM OLUŞTURMAK Access 2007 içersinde formların elle ya da bir sihirbaz yardımıyla oluşturulabileceğini daha belirtmiştik. Bu bölümde Form Aracını ve Form Sihirbazını kullanarak nasıl form oluşturulabileceğini göreceğiz. 10.2.1. Form Aracını Kullanarak Form Oluşturmak Access 2007 de bir form oluşturmaya başlamadan önce hangi veritabanı sorgusunu veya tablosunu temel alacağımızı bilmemiz gerekir. Ayrıca formun nasıl kullanılacağı hakkında fikrimiz olmalıdır. Bu kararları verdikten sonra, çeşitli yollarla tablo oluşturabiliriz. Form oluşturmanın en hızlı yolu, Gezinti Bölmesi'nden bir tablo ya da sorgu seçmek ve Oluştur sekmesinde yer alan Formlar grubundaki Form düğmesini tıklamaktır. Entegre Ofis Sayfa 2
Access, etkin tabloyu temel alarak basit bir form oluşturur ve görüntüler. Formu oluştururken tablodaki veya sorgudaki bütün alanlar kullanılır. Form, Düzen görünümünde açılır. Form üzerinde istediğimiz değişikliği yapabiliriz. Form aracı, form üstbilgisine otomatik olarak bir başlık (students) ve logo için bir yer tutucu ekler. Entegre Ofis Sayfa 3
Formun alt kısmında bulunan gezinti denetimlerini kullanarak tablo içersinde yer alan kayıtlar arasında gezinebiliriz. Tablolarda olduğu gibi, formlarla da birden çok görünümde çalışabiliriz. En çok kullanılan iki görünümden biri, veri görüntülemek ya da veri girmek için Form görünümü; diğeri ise, forma denetimler eklemek ya da formların özelliklerini veya düzenini değiştirmek için Tasarım görünümüdür. Form Aracı veya Form Sihirbazı kullanarak form oluşturduğumuzda formdaki her alan, bir metin kutusu denetimi ve onun etiket denetimi ile temsil edilir. Her metin kutusu, tabloda belirli bir alana bağlanmıştır. Her denetimin, yazı tipi, yazı tipi boyutu, hizalama, doldurma rengi ve kenarlık gibi belirli özellikleri vardır. Bir form oluşturulduktan sonra, bu formun görünümünü geliştirmek için bu özelliklerin varsayılan değerlerini değiştirebiliriz. Entegre Ofis Sayfa 4
Bir formun özelliklerini düzenlemek için, Gezinti Bölmesi'nde yer alan Formlar altındaki Öğrenciler'i farenin sağ düğmesiyle tıklarız. Öğrenciler formu Tasarım görünümünde açılır. Tasarım görünümünü kullanarak, etiket ve metin kutuları üzerinde yazı tipi, yazı tipi boyutu, hizalama, doldurma rengi ve kenarlık gibi belirli özellikleri değiştirebiliriz. Ayrıca Entegre Ofis Sayfa 5
ihtiyaçlarımıza uygun olarak form üzerindeki nesnelerin yerleşimini de değiştirebiliriz. Etiketler ekleyebilir ve silebilir, etiketleri ve metin kutularını form üzerinde istediğimiz yere taşıyabilir, logolar ve başka grafikler ekleyebilir, formu çekici ve kullanışlı yapmak için yerleşimi üzerinde çeşitli iyileştirmeler yapabiliriz. 10.2.2. Form Sihirbazını Kullanarak Form Oluşturmak Bir form temel aldığı tablodaki bütün alanları içermek zorunda değildir ama yeni kayıt girmek için birincil yöntem olarak tasarlanmışsa, genellikle bütün alanları içerir. Bir tablonun bütün alanlarını içeren bir form yaratmanın en hızlı yolu, Form düğmesini kullanmaktır. Formun oluşturulmasında daha fazla kontrol sağlayan diğer bir yöntem ise, form sihirbazı kullanmaktır. Her iki yöntemde de oluşturulan formları kolaylıkla özelleştirebiliriz. Form Sihirbazını kullanarak form oluşturmak için, Oluştur sekmesinde yer alan Formlar grubundaki Tüm Formlar düğmesini tıklarız ve listeden Form Sihirbazı'nı seçeriz. Entegre Ofis Sayfa 6
Form Sihirbazı açılır. Tablolar/Sorgular listesinden faculties tablosunu seçeriz. Entegre Ofis Sayfa 7
Kullanılabilir Alanlar listesindeki tablonun bütün alanlarını taşımak için Tümünü Taşı düğmesini tıklarız. Tablonun bütün alanları, Seçili Alanlar listesine taşınır. Daha sonra, İleri düğmesini tıklarız. Sihirbazın ikinci sayfasında, yeni form üzerinde yer alacak alanların yerleşim düzenini seçeriz. Sayfanın sağ tarafında yaptığımız seçim, sol taraftaki önizleme bölmesinde görüntülenir. Sütunlu seçeneğini seçip, ileri düğmesini tıklarız. Entegre Ofis Sayfa 8
Sihirbazın üçüncü sayfasında, forma uygulanacak stili seçebilir ve önizlemesini yapabiliriz. Stiller listesinden Modül ü seçip ve ileri düğmesini tıklarız. Bu form faculties tablosunu temel aldığı için Access form başlığı olarak Fakülteler sözcüğünü önerir. Görüntülenecek formu açarız veya bilgileri gir seçeneğini seçeriz. Ardından Son düğmesini tıklarız. Entegre Ofis Sayfa 9
Fakülteler formu açılır ve faculties tablosundaki ilk kategori kaydı görüntülenir. Formun altında yer alan gezinti denetimlerini kullanarak kayıtlar arasında gezinebiliriz. Entegre Ofis Sayfa 10
Birkaç değişiklik daha yapmak için Tasarım görünümüne geçip, etiket başlıklarını değiştirebiliriz. facultyid etiketini; Fakülte No, facultyname etiketini de Fakülte Adı olarak değiştirmiş olduk. Daha sonra form görünümüne geçip, yapmış olduğumuz değişiklikleri görebiliriz ve kayıtlar arasında gezinebiliriz. 10.3. TABLODAKİ BİLGİLERİ SIRALAMAK Bir tabloda yer alan bilgiler artan ya da azalan düzende sıralanabilir. Örneğin, öğrenci bilgilerini önce adına, sonra soyadına göre alfabetik olarak sıralayabiliriz. Böyle bir sıralama, aşağıdaki gibi bir sonuç verir. Öğrenciler Adı Soyadı Ahmet Dursun Ahmet Usta Ali Arslan Ali Ekrem Ali Özcan Entegre Ofis Sayfa 11
Bir tabloyu sıralamak, aynı türdeki bütün girdilerin gruplanmasını sağlar. Böylece aradığımız bir bilgi daha kolay ve hızlı bir biçimde elde etmiş oluruz. Bir Access tablosunda belirli bir alana göre artan veya azalan biçimde sıralama yapmak için, ilgili alan başlığının sağındaki oku tıklarız. İlgili alan başlığının sağındaki oku tıkladıktan sonra A dan Z ye Sırala veya Z den A ya Sırala dan birini seçerek ilgili alanı artan veya azalan biçimde sıralamış oluruz. Entegre Ofis Sayfa 12
Sıralama sonucu students tablosundaki veriler studentname alanına göre Alfabetik olarak artan biçimde sıralanmış olur. Sıralama düzenini farklı bir yöntem kullanarak tersine çevirmek için Giriş sekmesinde yer alan Sırala ve Filtre Uygula grubundaki Azalan düğmesini kullanabiliriz. Şekilde de görüldüğü üzere Azalan düğmesine tıkladığımızda, students tablosundaki veriler studentname alanına göre Alfabetik olarak azalan biçimde sıralanmış olur. Entegre Ofis Sayfa 13
10.4. TABLODAKİ BİLGİLERİ FİLTRELEMEK Bir tablodaki bilgileri artan veya azalan biçimde sıralayarak, bilgileri düzene koymuş olabiliriz. Ancak ilgilenmemiz gereken bütün bir tablo vardır. Bir ya da daha çok alanda belirli bilgileri içeren ya da içermeyen kayıtları bulmak istiyorsak, filtreleme yapmak sıralama yapmaktan daha etkilidir. Örneğin, doğum yeri Rize olan öğrencileri veya doğum tarihi 1985 den büyük öğrencileri bulmak için hızlı bir şekilde filtre oluşturabiliriz. Formdaki veya tablodaki bilgileri görüntülerken basit filtreler uygulayabiliriz. Birden fazla ölçüte göre bilgileri filtrelemek için ilkinin sonuçlarına ek olarak başka filtreler de uygulayabiliriz. Access 2007 de filtreleme yapmak için Giriş sekmesinde yer alan Sırala ve Filtre Uygula grubundaki Filtre düğmesini kullanabiliriz. Filtre düğmesini tıkladıktan sonra, filtrelemek istediğimiz bilgiyi seçeriz. Ardından Tamam düğmesine basarız. Entegre Ofis Sayfa 14
students tablosunda yer alan hometown alanı içersinden Çanakkale bilgisini filtrelemek için seçip Tamam düğmesine bastığımızda filtreleme işlemi başlar. Filtreleme sonucu students tablosunda hometown alanı Çanakkale olan iki kayıt bulunmuş olunur. Ayrıca, Giriş sekmesinde yer alan Sırala ve Filtre Uygula grubundaki Seçim düğmesini tıklarız ve Şuna Eşit: "Rize yi seçtiğimizde de filtreleme işlemi gerçekleşmiş olur. Entegre Ofis Sayfa 15
Ayrıca, veritabanı tablosu üzerinde filtrelemek istediğimiz alan üzerinde sınır değerleri girerek de filtreleme işlemini gerçekleştirebiliriz. Örneğin; students tablosunda yer alan birthdate alanını göz önünde bulundurarak, 01.01.1983 ile 31.12.1987 tarihleri arasında doğan öğrencileri kolaylıkla filtreleyebiliriz. Bunun için, Giriş sekmesinde yer alan Sırala ve Filtre Uygula grubundaki Seçim düğmesini tıklarız ve Arasında işlemini seçeriz. Arasında işlemini seçtiğimizde, Tarihler Arasında iletişim kutusu açılır. Buraya başlangıç ve bitiş değerlerini gireriz ve ardından Tamam tuşuna basarız. Entegre Ofis Sayfa 16
Belirtmiş olduğumuz tarih aralığına göre bilgiler gelir. Sıralama işlemini de gerçekleştirerek, istediğimiz sonucun doğruluğunu test etmiş oluruz. Entegre Ofis Sayfa 17
BÖLÜM ÖZETİ Form, bir veya birden fazla tablonun bazı veya tüm alanlarının düzenlenmiş ve biçimlendirilmiş görünümüdür. Formlar, veritabanındaki tablolarla etkileşim içinde çalışırlar. Yeni bilgi girmek, var olan bilgiyi düzenlemek veya silmek için formdaki denetimleri kullanırız. Bir tablonun bütün alanlarını içeren bir form oluşturmanın hızlı yollarından biri Form Aracı kullanmaktır. Tasarım görünümünde formu kolayca özelleştirebiliriz. Formun temel alacağı tabloyu bildiğimizde ve formun nasıl kullanılacağı hakkında fikrimiz olduğunda, hızlı bir şekilde form oluşturmak için Form Sihirbazı kullanabiliriz. Tasarım görünümünde formda değişiklikler yapabiliriz. Tablolarda olduğu gibi, formlarla da birden çok görünümde çalışabiliriz. En çok kullanılan iki görünümden biri, veri görüntülemek ya da veri girmek için Form görünümü; diğeri ise, forma denetimler eklemek ya da formların özelliklerini veya düzenini değiştirmek için Tasarım görünümüdür. Access 2007 içersinde bir tabloyu bir alana göre artan veya azalan şekilde sıralayabiliriz. Access 2007 içersinde bir tabloyu belirli bir karakter kombinasyonunu gösterecek şekilde filtreleyebiliriz. KULLANILAN KAYNAKLAR Joyce Cox, Curtis Frye, Steve Lambert, Joan Preppernau, Katherine Murray, Adım Adım Microsoft Office 2007, Microsoft Press (Orijinal Baskı) Çeviri: Arkadaş Yayınları, 2008 Katherine Murray, Office 2007 ye İlk Bakış, Çeviri: Arkadaş Yayınları, 2007 http://office.microsoft.com/tr-tr/default.aspx Entegre Ofis Sayfa 18