1. Genel Hükümler TÜV SÜD / Türkiye 1.1. İşbu Denetim ve Belgelendirme Yönetmelikleri, TÜV SÜD/Türkiye tarafından gerçekleştirilen belgelendirme faaliyetleri için geçerlidir. TÜV SÜD/Türkiye tarafından sunulan hizmetler ayrıca normatif gereklilikler veya onay prosedürleri hakkında bilgileri de içerir. 1.2. Müşteriler ilk sertifikanın düzenlenmesinin ardından, otomatik olarak bir TÜV SÜD/Türkiye belgelendirme sistemi ortağı olur ve en az bir sertifika geçerliliğini sürdürdüğü sürece yürürlükte kalmaya devam eder. Sertifikalar, sistem belgelendirmeyle ilgili tüm mali ve teknik gereklilikler yerine getirildikten sonra geçerlilik kazanır. Bir sertifikanın belli gerekliliklere tabi olarak verilmesi durumunda, sertifika sahibi söz konusu gereklilikleri belirtilen süreler içinde yerine getirmeyi taahhüt eder. 1.3. Müşteriler hizmet talebinde bulunmadan önce, sistemi daha önce benzer bir belgelendirmiş veya belgelendirme sürecinde olan başka kuruluşların ismini ve ilgili faaliyetlerini TÜV SÜD/Türkiye'ye bildirecektir. Müşteriler yaptıkları her bir hizmet talebiyle, sözleşme şartlarının bir parçası olarak işbu Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliklerinin mevcut sürümüne uymayı kabul eder. Mevcut akdi ilişkiler, işbu Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliklerinin geçerli sürümlerine tabidir. İşbu Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliklerinin güncel sürümlerine, TÜV SÜD/Türkiye için belirtilen web sitesi adresi kullanılarak (www.tuv-sud.com.tr) internet üzerinden erişilebilir veya talep etmeniz halinde tarafınıza gönderilebilir. 1.4. TÜV SÜD/Türkiye, denetimi gerçekleştiren kişiler tarafından ibraz edilen belgeleri değerlendirir. Sertifikanın düzenlenip düzenlenmeyeceğine karar verir ve ilgili belgelendirme işlemine ilişkin anlaşmazlıkları/itirazları uygun prosedüre göre işleme alır. İtirazlar ve Şikayetler doğrudan ilgili TÜV SÜD/Türkiye'nin Belgelendirme Bölümüne bildirilmelidir. Belgelendirme Bölümünde Şikayet ve İtiraz Yönetiminin gerçekleştirilme şekline ilişkin belgelendirilmiş prosedürler bulunmaktadır. Bu prosedürler ile ilgili açıklamalar herkesin kullanımına açıktır. Belgelendirme Bölümü, sertifika sahibi müşteriler hakkındaki şikayetleri uygun bir süre içinde ilgili müşterilere gönderecektir. Sayfa No : 1 / 9
1.5. Müşteriler, yetkili kuruluşların (örneğin, otoriteler, akreditasyon kuruluşları veya belgelendirme programı sahipleri) denetçilerinin / temsilcilerinin müşterinin / üreticinin ve / veya bunların alt yüklenicisinin/tedarikçinin iş yerinde yapılan gözetimli denetimlere katılma hakkına sahip olmasını sağlayacaklardır. 1.6. TÜV SÜD/Türkiye personeli tarafından gerçekleştirilen yerinde çalışmaların kişisel koruyucu ekipman gerektirmesi halinde, TÜV SÜD/Türkiye ve müşteriler çalışma öncesinde söz konusu ekipmanların tedarik edilmesi üzerinde anlaşmaya varacaktır. 1.7. Denetim sırasında gözlemci ve rehber kullanımı şu şekilde olmalıdır; Gözlemciler; (müşteri kuruluşunun üyeleri, danışmanları, akreditasyon kuruluşunun tanık personeli, düzenleyiciler ya da başka gerekli kişiler olabilir.) Bir tetkik faaliyeti sırasında gözlemcilerin varlığı ve gerekçesi, tetkik yapılmadan önce belgelendirme kuruluşu ve müşteri tarafından kabul edilmelidir. Tetkik ekibi, gözlemcilerin tetkik proseslerine müdahale etmemesini ya da tetkik sonuçlarını etkilememesini temin etmelidir. Rehberler; Her tetkikçi, tetkik ekibi lideri ve müşteri tarafından aksi kabul edilmedikçe, bir rehber refakatinde olmalıdır. Rehber/rehberler tetkikin kolaylaştırılması için tetkik ekibine dahil edilir. Tetkik ekibi, rehberlerin tetkik proseslerine müdahale etmemesini ya da tetkik sonuçlarını etkilememesini temin etmelidir. 1.8. Bir denetim raporunun dijital nüshasının yanı sıra basılı bir nüshasının hazırlanması halinde, denetim raporunun basılı nüshası yasal olarak bağlayıcı olacaktır. 1.9. Sertifikalar, geçerli bir belgelendirme sözleşmesinin/talebinin bulunmasına tabidir. Aşağıdaki durumlarda belgelendirme sisteminde bulunan belgelendirme sözleşmesi kısmen veya tamamen iptal edilebilir: Bireysel akdi yönetmeliklerin, ilgili kılavuzların/kuralların/prosedürlerin veya Belgelendirme Kuruluşlarının veya diğer yetkili kuruluşların (örneğin, otoriteler, akreditasyon kuruluşları veya sertifika programı sahipleri) ilgili kılavuzları/kuralları/prosedürlerinde farklı bir bildirim süresi belirtilmediyse, Sayfa No : 2 / 9
I. Haklı bir sebep olmaksızın iptal; Sistem sertifikaları için: sertifika sahibi veya TÜV SÜD/Türkiye tarafından planlanan bir sonraki denetim tarihinden (gözetim için yeniden belgelendirme denetiminden) üç (3) ay önce yapılan bir bildirimle. II. Özellikle (ancak yalnızca bununla sınırlı olmamak üzere) belgelendirme sözleşmesini/talebini esas alan sertifikanın paragraf A-2.1 - A-2.3'te yer alan hükümlere uygun olarak iptal edilmiş, kaldırılmış veya sınırlandırılmış olması halinde, haklı bir sebep uyarınca; İptallerin yazılı olarak yapılması gerekmektedir. Bir sertifikanın geçerliliğinin herhangi bir sebeple sona ermesi durumunda, söz konusu sertifikaya ilişkin belgelendirme sözleşmesi/talebi de aynı tarihte sona eder. Sertifika sahibinin geçerli son sertifikasının aktif olmaması durumunda, sertifika sahibinin TÜV SÜD/Türkiye belgelendirme sistemindeki üyeliği askıya alınır. Bu tür bir durumda, ödenmemiş ücretleri ödeme gerekliliği devam eder. Belgelendirilmiş sistem veya üründe yapılacak gözetim veya denetime ilişkin masraflar da faturalandırılacaktır. İşbu Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliklerinin gereklilikleri, belgelendirme sözleşmesinin/talebinin sona ermesinin ardından üç (3) yıl süreyle ve/veya bir sertifikanın süresinin sona ermesi, kaldırılması veya iptal edilmesi halinde, sözleşmenin/talebin kalan kısmı boyunca geçerliliğini koruyacaktır. 1.10. İşbu Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliklerinin herhangi bir hükmünün veya herhangi bir hükmün herhangi bir kısmının geçersiz veya uygulanamaz olması durumunda, işbu Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliklerinin kalan kısmı hiçbir şekilde etkilenmeyecektir. Bu tür bir durumda, geçersiz ve/veya uygulanamaz olan hükümler yerine söz konusu geçersiz ve/veya uygulanamaz olan hükme yorum ve amaç açısından en yakın olan hükümler uygulanacaktır. Sayfa No : 3 / 9
2. Sertifikaların Süresinin Sona Ermesi, İptal Edilmesi, Kaldırılması, İptali veya Askıya Alınması 2.1. Aşağıdaki durumlarda, sertifikaların süresi otomatik olarak sona erecektir veya sertifikaların iptal edilmiş olduğu kabul edilecektir: 2.1.1. Belirtilen geçerlilik süresinin sona ermesi veya sertifikanın ve/veya belgelendirme işaretinin kullanımına ilişkin akdi esasın ihlal edilmesi; 2.1.2. Sertifika sahibinin iflas kanunlarına tabi olması veya konkordato ilan etmesi ya da sertifika sahibine bir kayyumun veya tasfiye memurunun atanması ve sertifika sahibinin ilgili durumu 4 hafta içinde Belgelendirme Kuruluşuna bildirmemesi; 2.1.3. Sertifika sahibinin ilgili iş faaliyetlerine son vermesi; 2.1.4. Sertifikaya ilişkin olarak esas alınan gerekliliklerde değişiklik olması (örneğin, otoriteler, akreditasyon kuruluşları, sertifika programı sahibi tarafından talep edilenler, uygulama kurallarında vb.) ve sertifika sahibinin masrafları kendisine ait olmak üzere, belirlenen bir süre içinde TÜV SÜD/Türkiye tarafından yeniden yapılan denetimlerin sonuçlarına göre ürün veya sistemin yeni gerekliliklere uyduğunu gösterememesi; 2.1.5. Esas alınan (temel) sertifikanın geçersiz olması; 2.1.6. Sertifika sahibinin belgelendirilen hizmeti piyasadan çekmek zorunda kalması. 2.2. Aşağıdaki durumlarda, ilgili TÜV SÜD/Türkiye'nin Belgelendirme Kuruluşu bildirimde bulunarak veya bulunmadan kendi takdir yetkisine göre sertifikaları iptal etme veya kaldırma hakkına sahiptir: 2.2.1. Bir belgelendirme sertifikasının kullanılmaya devam edilmesinin meşru olmaması; başka bir ifadeyle, ilgili pazar bağlamında kullanımının bir anlam taşımaması veya kanunlar uyarınca yasaklanmış olması; bu tür durumlarda, TÜV SÜD/Türkiye mümkün olması halinde, alternatif bir marka işareti sunacaktır; 2.2.2. Özellikle belgelendirme işaretlerine veya sertifikalara ilişkin olarak yanıltıcı ya da izin verilmeyen reklamların kullanılması veya belgelendirme işaretlerinin veya sertifikaların yanlış kullanılması ya da ürünün piyasaya sürülmesi sırasında yasal gerekliliklerin yerine getirilmemesi ya da sertifika sahibinin söz konusu yanlış kullanıma izin vermesi; 2.2.3. Sertifika sahibi, kendisine yapılan hatırlatmalara rağmen, ödenmemiş faturaları 4 hafta içinde TÜV SÜD/Türkiye'ne ödememesi. Ödemelerin kısmen yapılmaması da sertifikaların iptal edilmesine neden olabilir; Sayfa No : 4 / 9
2.2.4. Sertifika sahibinin iflas başvurusunda veya benzer bir başvuruda bulunması ya da söz konusu işlemlerin varlıkların yetersiz olması nedeniyle reddedilmesi; 2.2.5. Sertifika sahibinin işbu Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliklerini ve/veya iş sözleşmesinin/talebinin ilgili kısmını ihlal etmesi (söz konusu ihlalin birbirinden ayrı, dikkatsiz veya önemsiz eylemlerden kaynaklandığı durumlar hariç olmak üzere) (TÜV SÜD/Türkiye, sertifika sahibine ilgili ihlal durumunu düzeltmesi için süre verme hakkına sahiptir; ancak bununla yükümlü olmayacaktır); 2.2.6. Belgelendirme Kuruluşunun belgelendirilen ürün veya sistemin standarda uymadığına ya da Belgelendirme Kuruluşu tarafından sistemin uygun hale getirilmesi için sertifika sahibine verilen süre içinde standardın tadil edilmiş veya yeni sürümüne uygun hale getirilmediğine ya da sertifika sahibinin sertifikada belirtilen koşulları ihlal ettiğine karar vermesi; 2.2.7. Sertifika sahibinin TÜV SÜD/Türkiye'ye yanlış beyanlarda bulunması veya belgelendirme işleminde esas alınan konularla ilgili önemli bilgileri TÜV SÜD/Türkiye'den saklaması; 2.2.8. Sertifika sahibinin yapılan değişikliklerin yürürlüğe girmesinin ardından 6 hafta içinde ya da sertifika sahibinin bunları dikkate alma imkanının bulunmasının ardından 6 hafta içinde işbu Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliklerine ve iş sözleşmesinin/emrinin ilgili kısmına (örneğin, ilgili fiyatlar ve ücretler) uymaması; 2.2.9. Sertifika sahibinin başından beri sertifika düzenleme gerekliliklerini yerine getirmemiş olduğunun öğrenilmesi. 2.3. Yukarıda (A-2.1 ve A-2.2) belirtilen nedenlere ek olarak, sertifikalar süre ve kapsam açısından da kısıtlanabilir veya askıya alınabilir. 2.4. İlgili TÜV SÜD/Türkiye'nin Belgelendirme Bölümü bir sertifikanın süresinin sona ermesine, iptal edilmesine, kaldırılmasına, sınırlandırılmasına ve süresinin askıya alınmasına ilişkin detayları yayınlama hakkına sahiptir. Söz konusu durumlarda sertifikanın ve TÜV SÜD/Türkiye'nin adının reklamının yapılmaya veya diğer kullanımlarına devam edilmesi yasaktır. Süresi sona eren, iptal edilen veya kaldırılan sertifikalar derhal Belgelendirme Bölümüne iade edilecektir ve/veya Belgelendirme Bölümünün yazılı talebi üzerine imha edilecektir. Peşin ödenen lisans ücretleri iade edilmeyecektir. 2.5. Bilerek ve ağır ihmal durumları hariç olmak üzere, müşterilerin bir sertifikanın düzenlenmemesi, süresinin sona ermesi, iptal edilmesi, kaldırılması, kısıtlanması Sayfa No : 5 / 9
veya askıya alınması nedeniyle maruz kaldıkları zararlardan TÜV SÜD/Türkiye sorumlu tutulamaz. 2.6. TÜV SÜD/Türkiye/Türkiye müşterisinin yönetim sistemi sertifikasyonunun son güncel durumunu (askı, iptal vs.) TS EN ISO/IEC 17021 standardı gereği kamuya açıkca beyan eder Sayfa No : 6 / 9
3. Reklam; sertifikaların, belgelendirme işaretlerinin ve denetim raporlarının yayınlanması; bilgilendirme 3.1. Bir yönetim sistemine ilişkin bir sertifika yalnızca ilgili sistemin tanıtımını yapmak için kullanılabilir. Yalnızca yönetim sertifikasının düzenlendiği durumlarda TÜV SÜD/Türkiye marka işaretini kullanan ürünle ilgili reklamlara izin verilmez. Düzenlemelere tabi olmayan alanda TÜV SÜD/Türkiye belgelendirme işaretleri için alternatif sertifikalar kullanılır ve bu işaretler söz konusu sertifikalara göre belirlenir. İşaretlemenin doğru yapılıp yapılmaması ve ilgili bildirimlerin yapılıp yapılmaması TÜV SÜD/Türkiye'ün sorumluluğunda değildir. Sertifika sahibi, düzenlenen sertifikaya, belgelendirme işaretine ve/veya belgelendirilen bir sistemle ilgili denetim raporuna ilişkin tüm beyanların kullanımına ve doğruluğuna ve müşterilerinin bunları doğru uygulamasına/bunların tanıtımını doğru yapmasına ilişkin sorumluluğu tam olarak üstlenir. TÜV SÜD/Türkiye tarafından hazırlanan denetim raporlarından yalnızca olduğu gibi kullanılması durumunda alıntılar yapılabilir ve alıntılarla birlikte düzenlenme tarihi de belirtilmelidir. TÜV SÜD/Türkiye tarafından hazırlanan denetim raporlarının veya TÜV SÜD/Türkiye'nin adının reklam amaçlı kullanımı, önceden yazılı onaya tabidir. 3.2. TÜV SÜD/Türkiye tüketicileri bilgilendirme ve reklam amacıyla sertifika sahiplerinin isimlerini, denetlenen yönetim sistemlerini yayınlama hakkına sahiptir. Belgelendirme Kuruluşu, bir mahkeme veya yetkili kuruluş (örneğin, otorite, akreditasyon kuruluşu veya belgelendirme programı sahibi) tarafından talimat verilmedikçe veya başka nedenlerle yasal olarak gerekli olduğu durumlar hariç olmak üzere, müşteriler ve belgelendirilen ürünler ve sistemlerle ilgili tüm diğer kayıtları gizli tutacaktır. Bu gizlilik gereklilikleri TÜV SÜD/Türkiye için bağlayıcıdır. Belgelendirme işareti, başka bir unsurla (örneğin logo, beyan veya grafik) yanıltıcı bir şekilde ilişkilendirilemez veya birlikte kullanılamaz. Belgelendirme işareti yalnızca sertifikada gösterildiği ve TÜV SÜD/Türkiye ün ilettiği şekilde kullanılabilir. Belgelendirme işaretinin içeriği ve tasarımı değiştirilemez. Boyutunun değiştirilmesi durumunda ise kullanılan oranlar aynı kalmalıdır. Özellikle belgelendirme işaretine metin eklenemez. Sayfa No : 7 / 9
Sertifika sahibi, belgelendirme işaretinin ve/veya sertifikanın sözleşmeye aykırı kullanımından doğan tüm üçüncü şahıs taleplerine karşı TÜV SÜD/Türkiye'ü tazmin etmeyi taahhüt eder. Bu hüküm ayrıca üçüncü şahıslar tarafından TÜV SÜD/Türkiye aleyhine yapılan ve müşteri tarafından yapılan reklam beyanlarından kaynaklanan tüm talepler için de geçerlidir. Belgelendirme işaretinin kullanımı, belgelendirilen şirketin veya çalışanlarının TÜV SÜD/Türkiye Grubuna ait olduğu izlenimini vermemelidir. TÜV SÜD/Türkiye'nin bağımsız bir 3. şahıs olarak üstlendiği rol, belgelendirme işaretinin kullanımı nedeniyle tehlikeye atılmamalıdır. 3.3. Müşteriler, 3.3.1. Belgelendirme durumlarının iletişim ortamlarında (örneğin, internet, broşürler, reklam materyalleri veya diğer belgeler) kullanılmasına ilişkin Belgelendirme Kuruluşunun gerekliliklerine uyacaklardır; 3.3.2. Sertifikanın askıya alınmasının, süresinin sona ermesinin, kaldırılmasının veya iptal edilmesinin ardından, Belgelendirme Kuruluşunun talimatları doğrultusunda, belgelendirme durumlarına atıfta bulunan reklam materyallerini kullanmaya son vereceklerdir; 3.3.3. Sertifika kapsamlarının kısıtlanması durumunda, tüm reklam materyallerini tadil edeceklerdir; 3.3.4. Sertifikaları hakkında yanıltıcı beyanlarda bulunmayacaklar veya bulunulmasına izin vermeyeceklerdir; 3.3.5. Sertifika belgelerini veya bunların herhangi bir kısmını yanıltıcı bir şekilde kullanmayacaklar veya kullanılmasına izin vermeyeceklerdir; 3.3.6. Sertifikanın sertifika kapsamı dışında kalan faaliyetler için de geçerli olduğunu belirten bir imada bulunmayacaklar veya bulunulmasına izin vermeyeceklerdir; 3.3.7. Sertifikalarını Belgelendirme Kuruluşunun ve/veya belgelendirme programının itibarına ya da kamu güvenine zarar verecek şekilde kullanmayacaklar veya kullanılmasına izin vermeyeceklerdir; 3.3.8. Şirket logosunu, "Choose Certainty. Add value." ifadesini veya TÜV SÜD/Türkiye'ün kurumsal tasarımını kullanmayacaklardır. Sayfa No : 8 / 9
4. Belgelerin saklanması Sistem sertifikası belgeleri, sertifikanın geçerlilik süresi boyunca ve artı en az üç (3) yıl süreyle saklanacaktır. Yukarıda belirtilen sürelerden daha uzun süreleri öngören tüm diğer yasal hükümlerin geçerliliği etkilenmeyecektir. 5. Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliklerinin İhlali Sertifika sahibinin işbu Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliklerini ihmal nedeniyle ihlal etmesi durumunda, TÜV SÜD/Türkiye azami 250.000 Euro tutarında akdi bir cezanın ödenmesini talep etme hakkına sahiptir. Bu hüküm özellikle sertifikasının veya sertifika işaretinin yanlış kullanılması durumlarında geçerlidir. Sertifika sahibi, yetkili kuruluşlar (örneğin, otoriteler, akreditasyon kuruluşlar veya belgelendirme programı sahipleri) tarafından TÜV SÜD/Türkiye'den talep edilen masraflardan veya özellikle işbu Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliklerinin ihlali olmak üzere, sertifika sahibinin ihmalinden kaynaklanan ihlallerinden ötürü Belgelendirme Bölümünün maruz kaldığı masraflardan sorumludur. Bu hüküm özellikle TÜV SÜD/Türkiye'nin faaliyetlerinin bir düzenleyici kurum tarafından verilen talimatlardan veya benzer talimatlardan kaynaklanması ve söz konusu talimatların gerekçelendirilmiş olduğunun kanıtlanması durumunda geçerlidir. 6. nin Yürürlüğe Girmesi Bu 19 Mart 2008 tarihinden başlamak üzere, yeni bir yürürlüğe girene kadar geçerlidir 7. Özel Durumlar TÜV SÜD/Türkiye / Türkiye tüm yönetim sistemleri ile ilgili belgelendirme faaliyetlerinin akreditasyon kurumunca askıya alınması veya iptali durumunda bunu müşterilerine ivedilikle bildirmek durumundadır. TÜV SÜD/Türkiye / Türkiye böyle bir durumun hasıl olması halinde, müşterilerinin mağduriyetini ortadan kaldırmak için gerekli planlamaları yapacak ve müşterilerininde onayı ile, gerekirse farklı akreditasyonla sertifikasyon süreci faaliyetlerine devam edecektir Sayfa No : 9 / 9