Sayfa No Sayfa 1 / 12 1. AMAÇ MSC ye yönetim sistem belgelendirme denetimlerinde ve asansör muayenelerinde görev alacak Başdenetçi/Denetçi/Teknik Uzman/Asansör Muayene Uzmanı seçimi, atanması ve performans değerlendirme ile MSC nin yönetim sistemleri belgelendirme ve asansör muayene hizmetlerini gerçekleştiren personelinin yetkinlik ve performans değerlendirmeleri ile ilgili yöntemlerin ve sorumlulukların açıklanmasıdır. 2. TANIMLAR Baş denetçi: Denetimde görev alan denetim ekibine liderlik yapan denetim ekibi personeli Denetçi: Denetimde, denetim görevinde bulunan denetim ekibi personeli Teknik Uzman: Denetim ekibinde, kuruluşun faaliyet gösterdiği alanda sektör, ürün, proses ve organizasyon bilgisi olan ve teknik alanda yetkin denetim ekibi personeli. Gözlemci: Denetim ekibinin dışında, denetim ekibini ve gerçekleştirilen denetimi gözlemlemek amacı ile denetim yapılan standartta başdenetçi olan görevlendirilen kişi Asansör Muayene Uzmanı: Kuruluşlarda asansör muayenelerini gerçekleştiren personel Yetkinlik: MSC ofis personeli ile denetçi/teknik uzman/asansör muayene uzmanlarının kuruluşların faaliyet gösterdiği alanlarda sahip oldukları sektör ve ürün, proses, organizasyon konusunda bilgi sahibi olmasıdır. Alandaki yetkinlik atamaları; ISO 9001/ISO 14001 denetçi/teknik uzmanlar için Türkak R.40.01 rehber dokümanı EA/NACE kodlarına göre, ISO 27001 denetçi/teknik uzmanlar için ISO 27006 standardındaki kriterlerine göre, ISO 22000 atamalarında ise ISO 22003 standardındaki kategorilere göre belirlenir. 3. İLGİLİ DOKÜMANLAR MFR.09 Başdenetçi/Denetçi/Teknik Uzman/Asansör Muayene Uzmanı/Aday Denetçi İş Sözleşmesi MFR.10 Personel İş Sözleşmesi MFR.12 Başdenetçi/Denetçi/Teknik Uzman/Asansör Muayene Uzmanı /Aday Denetçi/Personel Bilgi Formu MFR.12-Ek A Denetçi Niteliğinin Sürdürülmesi ve İyileştirilmesi Formu MFR.12-Ek B Audit Log MFR.13 Başdenetçi/Denetçi/Teknik Uzman/Asansör Muayene Uzmanı/Aday Denetçi/Personel Yeterlilik ve Atama Formu MFR.22 Rapor Değerlendirme Formu MFR.30 Denetçi Saha Gözlem Formu MFR.31Teknik Uzman Saha Gözlem Formu MFR.33 GGYS Yetkinlik Sınavı MFR.36 Belgelendirme Faaliyetleri Memnuniyet Anketi MFR.40 Gizlilik ve Tarafsızlık Taahhütnamesi(Başdenetçi/Denetçi/Teknik Uzman/Asansör Muayene Uzmanı/Aday Denetçi/Personel ) MFR.50 Dosya Kontrol Formu MFR.56 Personel Performans Değerlendirme Formu MFR.83 Asansör Muayene Uzmanı Yazılı Sınav Soruları ve Değerlendirme Formu MFR.84 Denetim Ekibi Komite Üyesi Mülakat Formu MFR.87 Asansör Muayene Uzmanı Oryantasyon Sözlü Sınav Soruları ve Değerlendirme Formu MFR.88 KYS Yetkinlik Yazılı Sınav Soruları ve Değerlendirme Formu MFR.89 ÇYS Yetkinlik Yazılı Sınav Soruları ve Değerlendirme Formu MFR.90 BGYS Yetkinlik Sınavı MFR.91 Asansör Muayene Uzmanı Yetkinlik Yazılı Sınav Soruları ve Değerlendirme Formu
Doküman Kodu MPR.03 ATAMA VE DEĞERLENDİRME Sayfa No Sayfa 2 / 12 MLS.10 Başdenetçi/Denetçi/Teknik Uzman/Aday Denetçi Listesi MLS.11 Asansör Muayene Uzmanı Listesi Türkak R40.01,Türkak R40.02, TÜRKAK R 40.06 ISO/IEC TS 17021-2, ISO/IEC 17021-3, ISO/IEC 27006, ISO/IEC 17021, ISO/IEC 22003 MFR.107_17021-2 NACE BAZLI ÇEVRE BOYUT YASAL ŞART REHBERİ MFR.108_17021-3 NACE BAZLI KRİTER REHBERİ MPR.03-Ek-1 ISO 9001 Belgelendirme Faaliyetlerinde Yer Alan Personel Bilgi ve Beceri Matrisi MPR.03-Ek-2 ISO 14001 Belgelendirme Faaliyetlerinde Yer Alan Personel Bilgi ve Beceri Matrisi MPR.03-Ek-3 ISO 22000 Belgelendirme Faaliyetlerinde Yer Alan Personel Bilgi ve Beceri Matrisi MPR.03-Ek-4 ISO 27001 Belgelendirme Faaliyetlerinde Yer Alan Personel Bilgi ve Beceri Matrisi 4. UYGULAMA 4.1. Denetim Ekibi Görevlisi ve Belgelendirmeyi Onaylayan Personel Başvurularının Alınması ve Değerlendirilmesi MSC ye yapılan kişisel başvurular aşağıdaki kriterlere göre değerlendirilerek uygun olan adaylar yüz yüze görüşmeler için MSC ofise davet edilir. ISO 19011 de verilen kriterler ve TÜRKAK R 40.02 Kalite Yönetim Sistemi ve Çevre Yönetim Sistemi Baş Denetçileri, Denetçileri ve Teknik Uzmanlar için Şartlar, Gıda güvenliği yönetim sisteminde görevlendirilecek denetçiler ve baş denetçiler ve Teknik Uzmanlar için ise TÜRKAK R 40.06 Gıda Güvenliği Sistemi ve Gıda Güvenliği Akreditasyon rehberinde belirtilen niteliklere ISO 27001 denetçileri ise ISO / IEC 27006 standardında belirtilen ek gerekliliklere Yüz yüze görüşmelerde MFR.84 Denetim Ekibi Komite Üyesi Mülakat Formu ile ön değerlendirme sonuçları kayıt altına alınır. 9001, 14001 ve 22000 denetçi ve teknik uzmanları için Belgelendirme Müdürü tarafından; 27001 denetçi ve teknik uzmanları için ise belgelendirme müdürü ve sözleşmeli veya kadrolu olarak çalışan 27001 teknik değerlendirme sorumlusu tarafından veya ataması gerçekleştirilmiş olan bir BGYS baş denetçisi tarafından; asansör muayene elemanı için ise asansör teknik düzenleme sorumlusu tarafından mülakatlar gerçekleştirilir. Tüm mülakatlara gerekli durumlarda eşlik eder. 4.2. İlk atama Belgelendirme Faaliyetlerinde yer alan personel için gerekli bilgi ve beceriler MPR.03 eklerinde tanımlanmıştır. Tüm standart atamalarında ilgili doküman dikkate alınır. Belgelendirme Müdürü tarafından, denetim ekibi görevlileri ve belgelendirme kararı alan personel için kişisel dosyalar oluşturulur, sözleşme imzalanır ve ilgili kayıtların güncelliği sağlanır. Kişisel dosyalarda bulunması gereken evraklar MFR.50 Dosya Kontrol Formu nda tanımlanmıştır. 4.2.1. Kayıtların gözden geçirilmesi Aday denetçi / teknik uzmanın özgeçmiş ya da iş deneyimini, tetkik tecrübesi, eğitim ve öğretim bilgilerini gösteren belgeler ve özgeçmişe uygun olarak hazırlanmış olan MFR.12 Başdenetçi /Denetçi /Teknik Uzman /Asansör Muayene Uzmanı /Aday Denetçi /Personel Bilgi Formu incelenir ve uygunluğu kontrol edilir. Bu inceleme sırasında ilgili denetçi ya da teknik uzmanın alabileceği EA ve NACE kodları MFR.13 Başdenetçi/Denetçi/Teknik Uzman/Asansör Muayene Uzmanı/Aday Denetçi/Personel Yeterlilik ve Atama Formu ile belirlenir. 4.2.2. Geri bildirim Müşterilerden, eski işverenlerden, kişisel referanslardan, denetçi yada teknik uzmanlardan (emsallerinden) elde edilen geri bildirimler sözlü yada yazılı olarak kayıt altına alınır. Alınan bu geri bildirimler aday denetçi yada teknik uzmanın sunduğu kayıtları doğrular nitelikte bilgi ve beceri düzeyi ile alakalı olmalıdır. Bu yöntem denetçi ya da teknik uzman adayı için mümkün olan durumlarda kullanılır. 4.2.3. Sınav İlk atama sırasında denetçi ve teknik uzmanlar atanacakları standart ve ilgili teknik alanda hazırlanan sınavlara tabi tutulurlar. Sınavlardan %70 başarı sağlanması gerekmektedir. Tanımlanmış olan başarı puanını alamayan denetçi ve teknik uzman için
Sayfa No Sayfa 3 / 12 ilgili teknik alan veya standart ataması yapılmaz. Denetçi ve teknik uzman atamalarında kullanılan formlar aşağıda standartlara özgü olarak tanımlanmıştır. ISO 9001 atamalarında; MFR.88 KYS Yetkinlik Yazılı Sınav Soruları ve Değerlendirme Formu ISO 14001 atamalarında; FR.89 ÇYS Yetkinlik Yazılı Sınav Soruları ve Değerlendirme Formu ISO 27001 atamalarında; MFR.90 BGYS Yetkinlik Sınavı ISO 22000 atamalarında; MFR.33 GGYS Yetkinlik Sınavı 4.2.4. Mülakat MSC ye denetçi ve baş denetçi olarak başvuru yapan kişiler yapılacak olan ön mülakat için davet edilir ve MFR.84 Denetim Ekibi Komite Üyesi Mülakat Formu ile yapılan mülakat sonucunun olumsuz olması durumunda adaylar ile sözleşme yapılmaz. 4.2.5. Gözlem Baş denetçi, denetçi yada teknik uzman sahada görevini icra ederken diğer bir baş denetçi tarafından gözlemlenir ve yeterliliği değerlendirilir. Denetçinin sahada gözlemlenmesi hem ilk atamada hem de sürekli performans değerlendirme sırasında gerçekleştirilir. Denetçi ya da teknik uzmanın gözlemlenmesi, istenen sonuca ulaşmak için bilgi ve becerilerin uygulanma göstergesi gibi yeterliliğin doğrudan kanıtı olarak kabul edilir. Saha gözlemi yapılmadan önce; sınav, mülakat ve kayıt inceleme aşamalarından başarılı bir şekilde geçen personel gerekli sözleşmeleri imzaladıktan sonra MSC belgelendirme süreçlerinin anlatuldığı oryantasyon eğitimine tabi tutulur. Oryantasyon eğitimleri MFR.66 Oryantasyon Eğitim Formu ile kayıt altına alınır. Tablo 1 İLK DEĞERLENDİRME METODLARI Değerlendirme Metodu Amaçlar Değerlendirilen Kayıt ve Açıklamalar Kayıtların Gözden Geçirilmesi Mülakaat Yazılı Sınav Gözlem Değerlendirilenin geçmişinin doğrulanması Bilgi ve becerilerinin uygulama kabileyitinin değerlendirilmesi Değerlendirilenin ilgili olduğu standart ve sektördeki bilgisinin değerlendirilmesi Kişisel özellikler ile bilgi ve becerilerinin uygulama kabiliyetinin değerlendirilmesi Denetçi, Baş denetçi, Teknik Uzman, Belgelendirme kurul personeli, Operasyon Sorumlusu Denetçi, Baş denetçi, Belgelendirme kararı alan personel, Belgelendirme kararı alan personel, Denetçi, Baş denetçi, teknik uzman Denetçi, Baş denetçi, Teknik Uzman, Tüm diğer ofis personeli Cv /Eğitim kayıtları sertifikalar Diploma vb MFR.84 Denetim Ekibi Komite Üyesi Mülakat Formu 9001/14001/22000 standardına gore ve EA /NACE, Kategori gruplarına gore teknik yeterlilik belirlemek için sınav İlk Performans-Yetkinlik Değerlendirilmesi Genel Performans Değerlendirmesi tanık denetim ve uygulamalı değerlendirmeler Başvuru yapan aday personel için değerlendirme metotları ve yeterlilik gereksinimleri; Tablo 1 - İlk değerlendirme metotları Tablo 2 - Cevre Yonetim Sistemleri denetim ekibi 17021-2 ye gore ek yeterlilikler MPR.03-Ek-1- ISO 9001 belgelendirme faaliyetlerinde yer alan personel (planlama, belgelendirme kararı, denetçi, baş denetçi ve teknik uzman) bilgi ve beceri matrisi MPR.03-Ek-2 - ISO 14001 belgelendirme faaliyetlerinde yer alan personel (planlama, belgelendirme kararı, denetçi, baş
Sayfa No Sayfa 4 / 12 denetçi ve teknik uzman) bilgi ve beceri matrisi MPR.03-Ek-3 - ISO 22000 belgelendirme faaliyetlerinde yer alan personel (planlama, belgelendirme kararı, denetçi, baş denetçi ) bilgi ve beceri matrisi MPR.03-Ek-4 - ISO 27001 belgelendirme faaliyetlerinde yer alan personel (planlama, belgelendirme kararı, denetçi, baş denetçi ve teknik uzman) bilgi ve beceri matrisi Tablo 2 17021-2 ye göre ek Yeterlilik gereksinimleri Görüşler Havadaki Emisyonlar (6.1) Gazlar Ve Partiküle Maddeler Operasyonel Kontrol Izleme Ve Ölçme Araziye Yayma (6.2) Sıvı Ve Katı Atıklar Operasyonel Kontrol Izleme Ve Ölçme Suya Deşarj (6.3) Yeraltı Ve Yerüstü Suları Operasyonel Kontrol Izleme Ve Ölçme Hammedde Kullanımı,Enerji Ve Doğal Kaynaklar (6.4) Kaynak Yönetimi Doğal Kaynakların Kullanımı ( Fosil Yakıtlar, Su Florası Ve Faunası) Alt Yönetim (Kaynak Azalması, Minimizasyon, Yeniden Kullanım, Geri Dönüşüm Ve Arıtma pratikleri Ve Prosesleri) Operasyonel Kontrol Izleme Ve Ölçme Enerji Teminin Kaynakları Operasyonel Kontrol Atığın Kaynağı Operasyonel Kontrol Fiziksel Özellikler BELGELENDIRME FONKSIYONLARI DENETiM GOREVLISI 4.3. Denetim Ekibi Personelinin ve belgelendirmeyi onaylayan Personelin Yetkinlik Alanında Atanması Denetim ekibi yetkinlik değerlendirmeleri sonucunda yetkin olduğu alanlarda atanırlar. Bu atamalar, Türkak R 40.01 ve 22003 standardına veya MSC tarafından belirlenmiş sektör kategorilerine göre gerçekleşir. 27001 Yetkinlik atamalarında denetim ekibi personeli ve belgelendirme kararı personelin ilgili alandaki yetkinliğini için yeterli iş tecrübesi, denetçi eğitimi ve denetçi deneyimine göre atanır. 27006 standardının Ek B 2 de veilen özel husularda bilgi sahibi olması önerilir. Yetkinlik atamalarında denetim ekibi personeli ve belgelendirme kararı alan personelin ilgili alanda yeterli iş tecrübesine sahip olmalıdır. Iş tecrubesine ek olarak ataması gerçekleştirilecek olan kategorilere uygun ilişkili bir mesleki eğitime sahip olmalıdır. Ilgili denetçi MLS.09 İlişkili Meslek Grupları Listesinde tanımlanmış olan mesleklerden herhangi birinden eğitim almamış ise iş tecrubesine bakılmaksızın atama gerçekleştirilmez. Bununla birlikte birincil ilişkili meslek grubunda yer alıyor ise iş tecrubesi 1 yıl eksik hesaplanır ve tüm ana kategoride ataması yapılır. Yetkinlik alanında yapılan atamalar, MFR.13 Denetçi Teknik Uzman Asansör Muayene Uzmanı Aday Denetçi Yeterlilik ve Atama Formu değerlendirilir, saha gozlem sonucuna bagli olarak atamasi onaylanir ve Denetçi-TU kod listesinde gösterilir. Saha gözlemleri MFR.30 Denetçi Saha Gözlem Formu ile kayıt altına alınır. Güncel atamalarda MFR.13 Denetçi Teknik Uzman Asansör Muayene Uzmanı Aday Denetçi Yeterlilik ve Atama Formu revize edilir ve onaylanır.
Sayfa No Sayfa 5 / 12 Denetim ekibinin yetkinlik alanları belirlenirken Türkak R.40.02 ve Türkak R.40.06 dokümanındaki şartlar geçerlidir. Sektör kapsamının risk düzeyinin sınıflandırılmasında, denetçilerin kod ataması, bütün risk düzeyleri için, NACE Kod Listesi uyarınca, 3 basamaklı kodlama ile belirlenir. ISO 9001 ve ISO 14001 atamalarında her kod için Gerekli ek iş tecrubesi; ISO 9001 Baş Denetçi, Denetçi, Belgelendirme Kararı Alan Personel Gerekli İş Tecrübeleri Risk Grubu İş Tecrübesi (en az ) EnYüksek Risk 4 yıl ISO 14001 Baş Denetçi, Denetçi,BelgelendirmeKararıAlan Personel Gerekli İş Tecrübeleri Risk Grubu İş Tecrübesi(en az ) EnYüksek Risk 4 yıl ISO 9001 Teknik Uzman Atamaları İçin Gerekli İş Tecrübeleri Risk Grubu İş Tecrübesi(en az) EnYüksek Risk ISO 14001 Teknik Uzman Atamaları İçin Gerekli İş Tecrübeleri Risk Grubu İş Tecrübesi (en az) 5 yıl EnYüksek Risk 5 yıl Yüksek Risk 2 yıl Yüksek Risk 2 yıl Yüksek Risk 4 yıl Yüksek Risk 4 yıl Orta Risk 1 yıl Orta Risk 1 yıl Orta Risk 2 yıl Orta Risk 3 yıl Düşük Risk 6 ay Düşük Risk 6 ay Düşük Risk 1 yıl Düşük Risk 2 yıl Eğer ilgili alanda ek mesleki öğrenim yapılmış ise yukarıdaki iş tecrübeleri 1 yıl eksik hesaplanır. Referans: R.40 02, R.40.05 ISO 9001 için iş tecrübesi; ilgili konuda fiilen üretim veya hizmetin içinde çalışmış olmak veya ürünlerin deneylerinin yapılmasında görev almış olmak, yahut ürün deneyleri, üretim veya hizmet ile ilgili danışmanlık veya kalite kontrolü yapmak olarak algılanmalıdır. ISO 22000 atamalarında ise; Her kategori için 5 yıl iş tecrubesi aranır. Bu iş tecrübesinin TURKAK R 40.06 madde 4.10 da belirtilen kapsamlarla ilgili ve prosesle ilgili alanda olması şarttır. Bunun yanı sıra iş tecrübesinin en az 2 yılı GGYS veya gıda sektöründe yönetim sistemleri üzerine içermelidir. Söz konusu kişinin sektöre uygun bir yüksekokul ve/veya üniversite eğitimini tamamlamış olması durumunda iş tecrübesi şartı 1 yıl düşürülebilir. Denetçi ve Baş denetçiler atanacakları sektörün yasal düzenlemeleri hakkında bilgi sahibi olmalı ve bunu kanıtlayabilmelidir. Sınıflandırma Kategori Kategori Tanımı Yetiştiricilik Gıda ve Yem İşleme A B C D Tablo 3; Gıda güvenliği kategori ve alt kategori kodları Hayvansal Yetiştiricilik Bitkisel Yetiştiricilik Gıda Üretimi Hayvan Besini Üretimi Yemek Üretimi E Yemek Üretimi E.1 Perakende Taşıma ve F Dağıtım (ISO/TS 22003:2013 Tablo A1) Alt Kategori Alt Kategori Tanımı Kodu A.1 Hayvan Yetiştirme (Et, süt, yumurta, bal) A.2 Balık ve Deniz Ürünleri Yetiştiriciliği B.1 Bitki Yetiştirme (Hububat ve Bakliyat Dışında) B.2 Hububat ve Bakliyat Yetiştiriciliği C.1 Bozulabilir Hayvansal Ürünlerin İşlenmesi C.2 Bozulabilir Bitkisel Ürünlerin İşlenmesi C.3 Bozulabilir Hayvansal ve Bitkisel Ürünlerin İşlenmesi (karıştırılmış ürünler) C.4 Oda Sıcaklığındaki ürünlerin işlenmesi D.1 Yem Üretimi D.2 Hayvan Gıdası Üretimi Yerinde veya Müşteri Yerinde Yemeklerin Hazırlanması, Depolanması ve Gerektiğinde Dağıtımı F.1 Perakende / Toptan F.2 Gıda Brokırlığı ( Ticaret )
Sayfa No Sayfa 6 / 12 Depolama Bozulabilir Gıda ve Yem İçin Nakliye ve Depolama Hizmetleri Taşıma ve Depolama G.1 Sağlanması G Hizmetlerinin Oda Sıcaklığındaki Ürünler İçin Nakliye ve Depolama Sağlanması G.2 Hizmetlerinin Sağlanması Su Temini, Haşere Kontrolü, Temizlik Hizmetleri, Atık Bertarafı H Hizmetler H.1 Da Dahil Olmak Üzere Güvenli Gıda Üretimi İle İlgili Hizmetlerin Sağlanması Yardımcı Gıda Ambalaj Hizmetler I Malzemelerinin Üretimi I.1 Gıda Ambalaj Malzemelerinin Üretimi ve Ambalaj Malzemeleri J Ekipman Üretimi J.1 Üretim ve Gıda İşleme Ekipmanları ve Satış Makineleri Biyokimyasal K Kimyasal Üretimi K.1 Gıda Ve Yem Katkı Maddeleri, Vitaminler, Mineraller, Biyokültürler, Tatlandırıcılar, Enzimler Ve İşleme İçin Yardımcılar Pestisitler, İlaçlar, Gübreler, Temizlik Maddeleri 27001 İlgili Yetkinlik alanı Belirlenmesi Denetçi yeterlilikler: denetim ekibi görevlisi yetkinlik matrisinde verilmiştir (MPR.03-Ek-4) denetçiler bu yeterlilik kriterlerini karşılamalı ve ISO 27001 Baş Denetçi, Denetçi, Teknik Uzman Atamaları İçin sektör grubu ve ilgili teknik kapsam belirlenmiş kriterlere gore denetçi atamaları iş tecrübelerine göre yapılmaktadır. Tablo 4 BGYS de Her Sektor İçin Teknik Sektör Tablosu Sektör Üretim Sektörü Hizmet Sektörü Bilgi Teknolojisi Özel Sektörler Sektör Grubu A B C D Risk Grubu Karmaşıklık faktörlerine göre her firma için ayrı ayrı belirlenir. (Denetim Sürelerinin Belirlenmesi Talimatı) Yüksek İlgili Teknik Kapsam İmalat (son ürün eldesi sağlanan tüm faaliyetler) Hizmet (elle tutulamayan ve saklanması mümkün olmayan, insan ihtiyaçlarının giderilmesine yönelik olarak üretilen veya organize edilen faaliyetler) Yazılım ve Programlama hizmeti, danışmanlığı ve servis hizmetleri Teknik Alt Alan A.01 B.01 C.01 Kamu Yönetimi D.01 Eğitim D.02 Finansal Hizmetler D.03 Sağlık D.04 Havacılık ve Uzay D.05 Telekominikasyon D.06 Yardım Dernekleri kar amacı D.07 gütmeyen kuruluşlar
Sayfa No Sayfa 7 / 12 Denetçi ve teknik uzmanlarda iş tecrubesi şartı aşağıdaki tabloda belirtildiği gibidir. Çalışma Tecrubesi Sektör Kategorisi Denetçi Teknik Uzman İmalat 6 ay 1 Yıl Hizmet 6 ay 1 Yıl Bilgi Teknolojileri 1 yıl 2 Yıl Özel Kategoriler 1 yıl 2 Yıl Yukarıda tanımlanmış olan BGYS kategorileri ile ilgili olarak ilişkili teknolojik alanlar aşağıda tanımlanmıştır. Denetçilerin ilk atamaları yapılırken iş tecrubesini karşıladıkları sektör kategorilerinin tabi olduğu teknolojik alanlara göre düzenlenmiş olan sınavlara tabi tutulurlar. Toplam 16 adet teknolojik alan bulunmaktadır. Ataması yapılacak olan denetçi için iş tecrübesini ve diğer gereklilikleri karşıladığı sektör kategorilerinde kullanılan muhtemel teknolojik alanların sınavları yapılır. Belirlenmiş olan teknolojik alanlar aşağıdaki gibidir. Herhangi bir teknolojik alan sınavından başarısız olan denetçiiçin ilgili sektör ataması yapılmaz. TEK.AL-1: Sunucu ve Masaüstü İşletim Sistemleri ( A, B, C, D kategorileri için geçerlidir ) TEK.AL-2: Ağ ve Ağ Sistemleri ( A, B, C, D kategorileri için geçerlidir ) TEK.AL-3: Teknik Açıklık Analizi ( A, B, C, D kategorileri için geçerlidir ) TEK.AL-4: Uygulama Platformu ( A, B, C, D kategorileri için geçerlidir ) TEK.AL-5: Veri Tabanı Sistemleri ( A, B, C, D kategorileri için geçerlidir ) TEK.AL-6: Fiziki Güvenlik Tedbirleri ( A, B, C, D kategorileri için geçerlidir ) TEK.AL-7: Mesajlaşma Güvenliği ( A, B, C, D kategorileri için geçerlidir ) TEK.AL-8: Kriptografik Kontroller ( A, B, C, D kategorileri için geçerlidir ) TEK.AL-9: Elektronik Ticaret ( A, B, C, D kategorileri için geçerlidir ) TEK.AL-10: Otomasyon Sistemleri ( A kategorisi için geçerlidir ) TEK.AL-11: Üretim aşamalarında alınan bilgi güvenliği tedbirleri ( A kategorisi için geçerlidir ) TEK.AL-12: Hizmet aşamalarında alınan bilgi güvenliği tedbirleri ( B kategorisi için geçerlidir ) TEK.AL-13: Yazılım Kodları ( C kategorisi için geçerlidir ) TEK.AL-14: E-fatura ( C, D.03 kategorisi için geçerlidir ) TEK.AL-15: E-arşiv ( C, D.03 kategorisi için geçerlidir ) TEK.AL-16: E-defter ( C, D.03 kategorisi için geçerlidir ) 4.4. Periyodik Performans Değerlendirilmesi 4.4.1. Baş denetçi ve Denetçilerin yeterliliklerini sürdürülmeleri ve değerlendirilmeleri için; Baş denetçi veya Denetçilerin denetimlere katılma durumları, Belgelendirme Müdürü tarafından yıllık olarak değelendirilir. Tüm denetçilere MFR.12-Ek A Denetçi Niteliğinin Sürdürülmesi ve İyileştirilmesi Formu gönderilerek yıl içinde katıldıkları yönetim sistemleri hakkında ilave teknik eğitimler, ilave iş tecrübesi, özel çalışma, eğitmenlik, ilgili toplantı, kongre, sempozyum, seminer, konferans ve diğer faaliyetleri hakkında bilgi alınır ve kayıtları istenir. Belgelendirme faaliyetinde yer alan tüm çalışanların dosyalarındaki bilgilerinin güncellenmesi ve kontrolü; atandıktan sonraki her yılda bir veya ilgili tarafların bilgi vermesi ile yapılır. Dosya takipleri MFR.49 Dosya Kontrol Formu ile yapılır. 4.4.1.1. Saha Değerlendirmesi;
Sayfa No Sayfa 8 / 12 Baş denetçi, Denetçi, Teknik Uzmanlar denetimi gerçekleştirecek denetim ekibi haricinde denetime katılan gözlemciler tarafından değerlendirilirler. Gözlemciler, gerçekleştirilen denetim kapsamında Baş Denetçi olan kişilerden seçilmesine özen gösterilir. KYS ve ÇYS Baş denetçileri, Denetçiler ve Teknik uzmanları, üç yılda en az bir defa gerçekleştirilen Denetim sayısına bakılmaksızın saha değerlendirmesine tabi tutulurlar. Bunun dışında yıl içinde gerçekleştirdikleri Denetim sayıları ve atandıkları risk kategorileri dikkate alınarak sahada izleme sıklığı aşağıdaki gibidir. KYS ve ÇYS; BGYS ve GGYS; - Yılda iki defa saha gözlemi yapılacak denetçiler; o o Bir yılda 40 ve üzeri denetim gerçekleştiren R.40.05 e göre çok yüksek risk kategorisinde ataması yapılan denetçiler - Yılda bir defa saha gözlemi yapılacak denetçiler; o Yılda 20-40 arası denetim gerçekleştiren ve R.40.05 e göre yüksek / orta / düşük risk kategorisinde ataması yapılan denetçiler - İki yılda bir saha gözlemi yapılacak denetçiler; o Bir yıl içinde 1-19 arası denetim gerçekleştiren ve yüksek / orta / düşük risk kategorilerinde ataması yapılan denetçiler - Iki yılda bir saha gözlemi yapılacak denetçiler; o Yılda 1-19 arası denetim gerçekleştiren denetçiler - Yılda bir defa saha gözlemi yapılacak denetçiler; o Yılda 20 ve üzeri denetim gerçekleştiren denetçiler Yukarıda tanımlanan denetim sıklıklarına bakılmaksızın her baş denetçi ve denetçi 3 yıl içinde bir defa mutlaka saha gözlemine tabi tutulmalıdır. Uygun denetim olduğu ve müşteri Kabul ettiği sürece yukarıda tanımlanan gözlem sıklıkları arttırılabilir. Saha değerlendirmesinde 5 üzerinden puanlama yapılır. Saha değerlendirmesinde 3,5 puan altına alan denetim ekibi görevlilerine eksiklikleri ile ilgili bilgilendirme yapılır. Bu görevliler ilk girdiklerinde denetim de tekrar saha değerlendirmesine tabi tutulurlar. Tekrar yapılan saha değerlendirmesinde de 3,5 puan altında puan alan denetim ekibi görevlileri denetime gönderilmez. Böyle bir durum olması halinde bu denetim ekibi görevlileri tekrar denetçi havuzuna girebilmeleri için eksikleri konusunda bilgilendirilirler tespit edilen eğitim ihtiyaçlarına göre eğitimlere tabi tutulurlar. Tekrar saha gözlemi yapılarak değerlendirmeye tabi olurlar. Saha değerlendirmesinde 3,5 puan üzeri alan denetim ekibi görevlileri başarılı olarak değerlendirilirler ve tekrar denetimlerde görevlendirilirler. Saha değerlendirmeleri baş denetçiler için MFR.30 Denetçi Saha Gözlem Formu ile teknik uzmanlar için ise MFR.31 Teknik Uzman Saha Gözlem Formu ile kayıt altına alınır. 4.4.1.2. Rapor Değerlendirmeleri 4.4.1.2.1. Görevlendirilen denetimler için rapor inceleme Baş denetçiler, raporlamaların etkin ve uygun olarak gerçekleştirilmesi, zaman periyotlarına uyum, iş disiplini konularında Belgelendirme Müdürü tarafından değerlendirmeye tabi tutulurlar. Rapor değerlendirmeleri her denetçi için yıllık olarak değerlendirilir. Rapor değerlendirmeleri 5 puan üzerinden gerçekleştirilir. Bu değerlendirme için MFR.22 Rapor Değerlendirme Formu kullanılır. Bu değerlendirmede toplam 12 kriter üzerinden değerlendirme yapılır. Değerlendirme ortalaması 3,5 ve üzeri olan denetçiler başarılı olarak değerlendirilir. Ancak ortalama puana bakılmaksızın herhangi bir kriter 3 puan altı ise ilgili konuda düzeltici faaliyet açılarak denetçinin eksikliğini gidermesi için aksiyon alınır. 4.4.1.2.2. Komite incelemesi Aynı zamanda baş denetçiler için görev aldıkları denetimlerin komite toplantılarında raporlamalar üzerinden değerlendirmeye tabi tutulur. Bu değerlendirmede; Denetim raporunun tetkikin tam, doğru, kısa ve açık bir kaydını sunma becerisi Denetim raporunda objektif kanıtları ifade etme becerisi
Doküman Kodu MPR.03 ATAMA VE DEĞERLENDİRME Sayfa No Sayfa 9 / 12 Denetim raporunun denetim planına uygunluğu Tespit edilen uygunsuzlukların etkinliği Belgelendirme kapsamı dahilinde belirlenen proseslerin uygunluğu /yeterliliğinin değerlendirme etkinliği Hariç Tutmaların haklı gerekçelerinin değerlendirme yeterliliği İç tetkik, YGG, hedef vb etkinlik değerlendirme yeterliliği Denetim planlama etkinliği Belgelendirme Kapsamı dahilinde Yasal ve Yönetmelik Şartlarının değerlendirme yeterliliği Kriterlerine göre komite üyeleri tarafından değerlendirme yapılarak 1-5 arası puanlama yapılır. 3 ün altında puan alan baş denetçi ve kriter için Düzeltici faaliyet açılır. Komite tarafından yapılan değerlendirmeler MFR.37 Belgelendirme Karar Formu ile kayıt altına alınır. 4.4.1.2.3. Geri bildirimler; Şikayet, İtiraz veya Memnuniyet, Müşteri anketlerine yazılan yada müşteri anketleri dışında gelen geri bildirimler de denetim ekibi görevlilerinin performans değerlendirmelerine katılır. Denetim ekibi görevlileri müşteri veya ilgili diğer tarafların değerlendirmelerinde gelen haklı şikayet ve itirazlar ile gelen özel teşekkürler performans sistemine dahil olur. Bu sistemde; Haklı şikayet ve itirazlar 0 puan olarak denetim ekibi görevlisinin toplam değerlendirme sistematiğine dahil olur. Bu değerlendirme yönetim temsilcisi tarafından yapılır. Gelen şikayet veya itirazlar ile ilgili şikayet ve itiraz kurulunun yaptığı değerlendirme sonucunda toplam performans değerlendirme süreci dışında da denetim görevlisi ile ilgili kararlar alınabilir. Gelen özel memnuniyet, denetim ekibi görevlisinin toplam değerlendirme sistematiğine 5 puan olarak değerlendirmeye alınır. Bu değerlendirme yönetim temsilcisi tarafından yapılır. 4.4.1.3. Denetim Ekibi Görevlileri Toplam Değerlendirmeleri Baş denetçiler için; saha değerlendirmeleri, rapor değerlendirmeleri, müşteri değerlendirmeleri ve diğer geri bildirimlerden gelen değerlendirmeler toplam değerlendirme içerisine alınır ve yıllık olarak değerlendirilir. Denetçiler için; saha değerlendirmeleri, BD gözlemleri, müşteri değerlendirmeleri ve diğer geri bildirimlerden gelen değerlendirmeler toplam değerlendirme içerisine alınır ve yıllık olarak değerlendirilir. Toplam değerlendirme sonucunda Bd ve Denetçi puanı; 5 3,5 arasında ise : Baş denetçi, Denetçi veya Teknik Uzman başarılı olarak değerlendirilir ve sözleşmesi devam eder. 3,5 2,5 arasında ise : Baş denetçi, Denetçi veya Teknik Uzman için performansını etkileyen kriterlere göre eğitim veya bilgilendirme yapılır. 2,5 den küçük ise : Uyarı verilmesi kararı alınır. İki kez bu şekilde uyarı alan Baş denetçi, Denetçi veya Teknik Uzmanın sözleşmesi feshedilir. 4.4.2. MSC Ofis Personelinin değerlendirilmesi MSC ofisinde görev alan personel yılda en az bir defa performans değerlendirmeye tabi tutulurlar. Performans değerlendirmeleri, Belgelendirme Müdürü tarafından yapılır. MFR.56 Personel Performans Degerlendirme Formu ile kayıt altına alınır. 4.4.2.1. Operasyon Sorumlusu Performansının Değerlendirilmesi Değerlendirme ve sonraki performanslarını izleme amacıyla, Belgelendirme Müdürü tarafından yılda bir Personel Değerlendirme Formunda belirtilen kriterlere göre değerlendirilir. Değerlendirme sonucu personelin nitelikleri, eğitimi ve tecrübesine göre ihtiyaç duyulan iyileştirme ve geliştirme faaliyetleri belirlenerek onayına sunulur. 4.4.2.2. Belgelendirme Kararı Alan Personel Belgelendirme komitesinde yer alan personel yılda bir belgelendirme müdürü tarafından değerlendirilir. Değerlendirme MFR.56 Personel Performans Degerlendirme Formu ile kayıt altına alınır. 4.4.3. Müşterilerin MSC Hizmetlerini Değerlendirmesi MSC Müşterilerine verdiği hizmetlerini, müşteri memnuniyet anketi ile değerlendirmeye tabi tutar ve bu kayıtlar Operasyon sorumlusu tarafından takip ve kontrol edilir.
Sayfa No Sayfa 10 / 12 Her türlü Müşteri şikayeti, itirazı vb. yönetim temsilcisine iletilir. Yönetim temsilcisi tarafından müşteri şikayetleri ve talepleri döf prosedürüne göre dikkate alınır. Söz konusu müşteri talep ve şikayeti ilgili bölümlere bildirilerek değerlendirilir. Ref: MFR.36 Belgelendirme Faaliyetleri Memnuniyet Anketi
Sayfa No Sayfa 11 / 12 MP.02 DENETÇİ TEKNİK UZMAN ATAMA VE DEĞERLENDİRME PROSESİ
Sayfa No Sayfa 12 / 12 REVİZYON BİLGİLERİ Rev No Rev tarihi Rev Açıklaması 01 17.10.2013 Genel yöntemler netleştirildi düzenleme yapıldı 02 10.03.2014 4.1 maddesine bgys ile ilgili denetçi yeterlilikleri için yöntem eklendi 03 14.04.2014 27001 ilgili denetçi atama yöntemi ilgili tanımlamalar eklendi tablo 7 tablo 9 ve ilgili açıklamalar ve planlama sorumlusu operasyon sorumlusu olarak düzeltildi gerekli tablolarda 17021-3 için eklemeler yapıldı operasyon sorumlusu performans değerlendirmesi yöntemi belirlendi,tablo 1 düzeltildi 04 06.06.2014 5.1 maddesinde kayıtlar ve ön değerlendirme olarak denetim ekibi komite üyesi mülakatın değerlendirme kriterlerine etkisi belirlendi 6.1 maddesinde saha değerlendirme kriterleri eklendi 05 15.10.2014 Logo Değişikliği, Denetçi atama kriterleri ve gözlem kriterleri revize edildi. Sektör grupları revize edildi. MP.02 DENETÇİ TEKNİK UZMAN ATAMA VE DEĞERLENDİRME PROSESİ eklendi. 06 03.09.2015 MFR.107_17021-2 NACE BAZLI ÇEVRE BOYUT YASAL ŞART REHBERİ MFR.108_17021-3 NACE BAZLI KRİTER REHBERİ NİN denetçilerin yetkinliği için belirleyici olduğu bilgisi eklendi. 07 18.01.2016 ISO/IEC 22003 gereklilikleri eklendi. 08 25.06.2016 Periyodik değerlendirme yöntemlerine komite değerlendirmesi eklendi. Yeterlilik matrisleri ek olarak oluşturuldu. 09 05.08.2016 Genel düzenelmeler yapıldı..