IŞIK SİGORTA A.Ş. SUÇ GELİRLERİNİN AKLANMASI VE TERÖRÜN FİNANSMANININ ÖNLENMESİNE DAİR KURUM POLİTİKASI 1
İÇİNDEKİLER 1. Giriş... 5 2. Dayanak... 5 3. Amaç... 5 4. Kapsam... 5 5. Tanımlar ve Kısaltmalar... 5 6. Risk Yönetimi... 8 6.1 Müşteri Kabulü... 8 6.1.1 Kimlik Tespiti... 8 6.1.1.1 Gerçek Kişilerde Kimlik Tespiti... 9 6.1.1.2 Ticaret Siciline Kayıtlı Tüzel Kişilerde Kimlik Tespiti... 9 6.1.1.3 Dernek ve Vakıflarda Kimlik Tespiti 10 6.1.1.4 Sendika ve Konfederasyonlarda Kimlik Tespiti 10 6.1.1.5 Siyasi Partilerde Kimlik Tespiti.11 6.1.1.6 Yurt Dışında Yerleşik Tüzel Kişilerde Kimlik Tespiti..11 6.1.1.7 Tüzel Kişiliği Olmayan Teşekküllerde Kimlik Tespiti.11 6.1.1.8 Kamu Kurumlarında Kimlik Tespiti..12 6.1.1.9 Başkası Adına Hareket Edenlerde Kimlik Tespiti.12 6.1.1.10 Müteakip İşlemlerde Kimlik Tespiti 13 6.1.1.11 Gerçek Faydalanıcının Tanınması ve Tüzel Kişilere Özel Dikkat Gösterilmesi.13 6.1.2 Teyide Esas Belgelerin Gerçekliğinin Kontrol Edilmesi...14 6.1.3 Özel Dikkat Gerektiren İşlemler 14 6.1.4 Müşteri Durumunun ve İşlemlerin İzlenmesi 15 6.1.5 Teknolojik Risklere Karşı Tedbir Alınması..15 6.1.6 Üçüncü Tarafa Güven 15 6.1.7 İşlemin Reddi ve İş İlişkisinin Sona Erdirilmesi...16 6.1.8 Muhabirlik İlişkisi.16 6.1.9 Elektronik Transferler 17 6.1.10 Riskli Ülkelerle İlişkiler......17 6.1.11 Basitleştirilmiş Tedbirler. 17 6.1.11.1 Basitleştirilmiş Tedbirlerin Mahiyeti ve Sınırları 17 6.1.11.2 Basitleştirilmiş Tedbirlerin Uygulanabileceği Durumlar 18 2
6.1.11.2.1 Finansal Kuruluşların Kendi Aralarında Gerçekleştirdikleri İşlemler.18 6.1.11.2.2 Müşterinin Kamu İdaresi veya Kamu Kurumu Niteliğindeki Meslek Kuruluşu Olduğu İşlemler 19 6.1.11.2.3 Müşterinin Uluslararası Kuruluş veya Türkiye de Mukim Elçilik ya da Konsolosluk Olduğu İşlemler.19 6.1.11.2.4 Müşterinin Hisseleri Borsaya Kote Edilmiş Şirket Olduğu İşlemler 20 6.2 Risk Tanımlaması ve Sınıflandırması 20 6.2.1 Hizmet Riski..20 6.2.2 Müşteri Riski.21 6.2.3 Ülke Riski/Coğrafi Risk 21 6.3 Risk Derecelendirmesi...21 6.3.1 Yüksek Risk Grubunda Değerlendirilen Müşteriler ve İşlemleri..22 6.3.2 Yüksek Risk Grubunda Değerlendirilen Müşteri ve İşlemlere Yönelik İlave Tedbirler...22 6.4 Risk Yönetimi Faaliyetleri Kapsamındaki Diğer Maddeler ve Raporlama...23 7. İzleme ve Kontrol Politikası..24 8. Eğitim Politikası..25 8.1 Eğitim Faaliyetleri.25 8.2 Eğitim Yöntemleri.25 8.3 Eğitim Konuları.26 8.4 Eğitim Dökümanları.. 26 8.5 Eğitim Sonuçlarının MASAK a Bildirimi.27 8.6 Eğiticilerin Belirlenmesi 27 9. İç Denetim Politikası...27 9.1 İç Denetim Faaliyetlerinin Raporlanması..28 9.2 İç Denetim Faaliyetleri..28 9.3 İç Denetim Sonuçlarının MASAK a Bildirimi..28 10. Şüpheli İşlem Bildirimi.29 10.1 Şüpheli İşlemleri Bildirim Zamanı..29 10.2 Şüpheli İşlem Tipleri...29 10.2.1 Müşteri Profiline İlişkin Tipler 29 3
10.2.2 İşlemlere İlişkin Tipler 30 10.2.3 Sigorta Sektörüne İlişkin Tipler...30 10.3 Şüpheli İşlem Bildirimine İlişkin Usul ve Esaslar...31 10.3.1 Bildirimde Bulunmadan Önce Yapılacak İşlemler..31 10.3.1.1 Genel Olarak...31 10.3.2 Şüpheli İşlemin Bildirimi 32 10.3.3 Şüpheli İşlem Bildirimlerinin Gizliliği 33 11. Bilgi ve Belge Verme.33 12. Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü...34 13. Cezai Yaptırımlar.34 13.1 İdari Cezalar.35 13.2 Adli Cezalar.35 14. Yürürlük 35 4
1. Giriş Kurum politikamız, suç gelirlerinin aklanmasının ve terörün finansmanının önlenmesine dair 11/10/2006 tarihli ve 5549 sayılı kanun ile, bu kanuna ilişkin yönetmelikler ve tebliğler çerçevesinde oluşturulmuştur. Kurum politikası; risk yönetimi, izleme ve kontrol, eğitim ve iç denetime politikaları ile birlikte şüpheli işlem bildirimi esaslarını içerir. Şirketimiz oluşturduğu kurum politikalarını ve Başkanlığa gönderilen kurum politikalarında sonradan yapılan değişiklikleri, değişikliğin yapıldığı tarihten itibaren en geç otuz gün içerisinde uyum görevlisi aracılığıyla Başkanlığa gönderir. Şirketimiz, kurum politikalarını, ilgili personele, imzalarını alarak tebliğ eder. 2. Dayanak İşbu kurum politikası, 16.09.2008 tarih ve 26999 sayılı Resmi Gazete de Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün Finansmanının Önlenmesine İlişkin Yükümlülüklere Uyum Programı Hakkında Yönetmelik in Kurum politika ve prosedürlerinin oluşturulması başlıklı 9. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. 3. Amaç Kurum politikasının amacı; şirketimizin, suç gelirlerinin aklanmasının ve terörün finansmanının önlenmesine ilişkin yükümlülüklere uyumunu sağlamaya ve müşterilerinin, işlemlerinin ve hizmetlerinin risk temelli bir yaklaşımla değerlendirilerek, maruz kalabileceği riskin azaltılmasına yönelik stratejilerin, kurum içi kontrol ve önlemlerin, işleyiş kurallarının ve sorumlulukların belirlenmesi ile kurum çalışanlarının bu konularda bilinçlendirilmesidir. 4. Kapsam İşbu kurum politikası, Genel Müdürlük, Bölge Müdürlükleri, Bölge Temsilcilikleri, acenteleri, acentelerin şubelerini ve sınırlı yetkili acenteleri kapsamaktadır. 5. Tanımlar ve Kısaltmalar Aklama Suçu: 12.10.2004 tarih ve 25611 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 26.09.2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu nun Suçtan Kaynaklanan Malvarlığı Değerlerini Aklama başlıklı 282. Maddesinde; 5
(1) Alt sınırı altı ay veya daha fazla hapis cezasını gerektiren bir suçtan kaynaklanan malvarlığı değerlerini, yurt dışına çıkaran veya bunların gayrimeşru kaynağını gizlemek veya meşru bir yolla elde edildiği konusunda kanaat uyandırmak maksadıyla, çeşitli işlemlere tâbi tutan kişi, üç yıldan yedi yıla kadar hapis ve yirmibin güne kadar adlî para cezası ile cezalandırılır. (2) Birinci fıkradaki suçun işlenmesine iştirak etmeksizin, bu suçun konusunu oluşturan malvarlığı değerini, bu özelliğini bilerek satın alan, kabul eden, bulunduran veya kullanan kişi iki yıldan beş yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılır. (3) Bu suçun, kamu görevlisi tarafından veya belli bir meslek sahibi kişi tarafından bu mesleğin icrası sırasında işlenmesi halinde, verilecek hapis cezası yarı oranında artırılır. (4) Bu suçun, suç işlemek için teşkil edilmiş bir örgütün faaliyeti çerçevesinde işlenmesi halinde, verilecek ceza bir kat artırılır. (5) Bu suçun işlenmesi dolayısıyla tüzel kişiler hakkında bunlara özgü güvenlik tedbirlerine hükmolunur. (6) Bu suç nedeniyle kovuşturma başlamadan önce suç konusu malvarlığı değerlerinin ele geçirilmesini sağlayan veya bulunduğu yeri yetkili makamlara haber vererek ele geçirilmesini kolaylaştıran kişi hakkında bu maddede tanımlanan suç nedeniyle cezaya hükmolunmaz. şeklinde düzenlenen suçu, Bakanlık: Maliye Bakanlığı nı Başkanlık: Mali Suçları Araştırma Kurulu Başkanlığı nı, MASAK: Mali Suçları Araştırma Kurulu nu, Denetim Elemanı: Maliye Müfettişi, Hesap Uzmanı, Gümrük Müfettişi, Gelirler Kontrolörü, Bankalar Yeminli Murakıbı, Hazine Kontrolörü, Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu Uzmanı ve Sermaye Piyasası Kurulu Uzmanını, Şirket: Işık Sigorta A.Ş. yi (Genel Müdürlük, Bölge Müdürlükleri, Bölge Temsilcilikleri, acenteleri, acentelerin şubelerini ve sınırlı yetkili acentelerini), 6
Kanun: 11.10.2006 tarih ve 5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanunu, Malvarlığı: Para, değeri para ile temsil edilebilen taşınır veya taşınmaz, maddi veya gayri maddi her türlü mal ve haklar ile bunlar üzerindeki hakları tevsik eden her türlü yasal belge veya araçlarını, Gerçek Faydalanıcı: Yükümlü nezdinde adına işlem yapılan gerçek kişi, tüzel kişi veya tüzel kişiliği olmayan teşekkülleri kontrolünde bulunduran ya da bunlara ait hesap ya da işlemin nihai faydalanıcısı durumunda olan gerçek kişi veya kişileri, Suç Geliri: Suçtan kaynaklanan malvarlığı değerini, Şüpheli İşlem: 5549 sayılı Kanunun 4 üncü maddesine göre, yükümlüler nezdinde veya bunlar aracılığıyla yapılan veya yapılmaya teşebbüs edilen işleme konu malvarlığının; yasa dışı yollardan elde edildiğine veya yasa dışı amaçlarla kullanıldığına, dair herhangi bir bilgi, şüphe veya şüpheyi gerektirecek bir hususun bulunması halini, Tedbirler Yönetmeliği: 09.01.2008 tarihli ve 26751 sayılı Resmî Gazete de Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün Finansmanının Önlenmesine Dair Tedbirler Hakkında Yönetmeliğini, Uyum Birimi: Uyum görevlisine bağlı olarak çalışan ve uyum programının yürütülmesiyle görevli çalışanlardan oluşan birimini, Uyum Görevlisi: Kanun ve Kanuna dayanılarak yürürlüğe konulan mevzuatla getirilen yükümlülüklere uyumu sağlamak amacıyla istihdam edilen ve gerekli yetkiyle donatılmış görevliyi, Uyum Programı: Suç gelirlerinin aklanmasının ve terörün finansmanının önlenmesine yönelik olarak oluşturulacak olan ve 16/09/2008 tarih ve 26999 sayılı Resmi Gazete de yayınlanan Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün Finansmanının Önlenmesine İlişkin Yükümlülüklere Uyum Programı Hakkında Yönetmelik in 5 inci maddesinde kapsamı belirlenen tedbirler bütününü, Uyum Yönetmeliği: 16.09.2008 tarihli ve 26999 sayılı Resmî Gazete de Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün Finansmanının Önlenmesine İlişkin Yükümlülere Uyum Programı Hakkında Yönetmeliğini, 7
Yönetim Kurulu: Işık Sigorta A.Ş. Yönetim Kurulu nu ifade eder. 6. Risk Yönetimi Şirketimiz, kurum politikası kapsamında, işletme büyüklüğünü, iş hacmini ve gerçekleştirdiği işlemlerin niteliğini gözeterek, risk yönetim politikası oluşturur. Risk yönetim politikasının amacı; yükümlünün maruz kalabileceği risklerin tanımlanması, derecelendirilmesi, izlenmesi, değerlendirilmesi ve azaltılmasını sağlamaktır. 6.1 Müşteri Kabulü Bu bölümde, Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün Finansmanının Önlenmesine Dair Tedbirler Hakkında Yönetmeliğin Müşterinin Tanınmasına İlişkin Esaslar adlı Üçüncü Bölüm üne uygun olarak müşteri kabulü yapılır. Müşteri kabulü esnasında; - Kimlik tespiti yapılır ve - Teyide esas belgelerin gerçekliği kontrol edilir. 6.1.1 Kimlik Tespiti Şirket, - Sigortacılık işlemlerinde, işlem tutarı ya da birbiriyle bağlantılı birden fazla işlemin toplam tutarı yirmibin TL veya üzerinde olduğunda, - Şüpheli işlem bildirimini gerektiren durumlarda tutar gözetmeksizin, - Daha önce elde edilen müşteri kimlik bilgilerinin yeterliliği ve doğruluğu konusunda şüphe olduğunda tutar gözetmeksizin, kimliğe ilişkin belgeleri almak ve bu bilgilerin doğruluğunu teyit etmek suretiyle müşterilerinin ve müşterileri adına veya hesabına hareket edenlerin kimliğini tespit etmek zorundadır. Kimlik tespiti, iş ilişkisi tesisinden veya işlem yapılmadan önce tamamlanır. Her durumda teyide esas kimlik belgelerinin asıllarının veya noterce onaylanmış suretlerinin ibrazı sonrası, okunabilir fotokopisi veya elektronik görüntüsü alınır. Acente yetkilisi, yukarıda belirtilen durumlarla ilgili müşteriden aldığı bilgilerin ve belgelerin kendi içinde tutarlı olması durumunda poliçe kesilmesine karar verir. Müşteri ile 8
ilgili belge ve bilgilerin eksiksiz temin edilmesi, güncel tutulması gibi hususlarda tüm sorumluluk acente yetkilisine aittir. Müşterilerin yasal durumuna göre, talep edilecek belgeler aşağıda belirtilmiştir. 6.1.1.1 Gerçek Kişilerde Kimlik Tespiti Gerçek kişilerin kimlik tespitinde; ilgilinin adı, soyadı, doğum yeri ve tarihi, uyruğu, kimlik belgesinin türü ve numarası, adresi ve imza örneği, varsa telefon numarası, faks numarası, elektronik posta adresi, iş ve mesleğine ilişkin bilgiler ile Türk vatandaşları için bu bilgilere ilave olarak anne, baba adı ve T.C. kimlik numarası alınır. İlgilinin adı, soyadı, doğum yeri ve tarihi, anne ve baba adı, uyruğu ve kimlik belgesinin türü ve numarasına ilişkin bilgilerin doğruluğu; a) Türk uyruklular için T.C. nüfus cüzdanı, T.C. sürücü belgesi veya pasaport, b) Türk uyruklu olmayanlar için pasaport, ikamet belgesi veya Bakanlıkça uygun görülen kimlik belgesi, üzerinden teyit edilir. Yetkililerce istenildiğinde sunulmak üzere teyide esas kimlik belgelerinin asıllarının veya noterce onaylanmış suretlerinin ibrazı sonrası okunabilir fotokopisi veya elektronik görüntüsü alınır yahut kimliğe ilişkin bilgiler kaydedilir. 6.1.1.2 Ticaret Siciline Kayıtlı Tüzel Kişilerde Kimlik Tespiti Ticaret siciline kayıtlı tüzel kişilerin kimlik tespitinde; tüzel kişinin unvanı, ticaret sicil numarası, vergi kimlik numarası, faaliyet konusu, açık adresi, telefon numarası, varsa faks numarası ve elektronik posta adresi ile tüzel kişiliği temsile yetkili kişinin adı, soyadı, doğum yeri ve tarihi, uyruğu, kimlik belgesinin türü ve numarasına ilişkin bilgiler ve imza örneği ile Türk vatandaşları için bu bilgilere ilave olarak anne, baba adı ve T.C. kimlik numarası alınır. Tüzel kişiliğin unvanı, ticaret sicil numarası, faaliyet konusu ve adresinin teyidi ticaret siciline tescile dair belgeler; vergi kimlik numarasının teyidi ise Gelir İdaresi Başkanlığının ilgili birimi tarafından düzenlenen belgeler üzerinden yapılır. Tüzel kişiyi temsile yetkili kişilerin kimlik bilgilerinin doğruluğu, 6.1.1.1 nci maddede belirtilen kimlik belgeleri; temsil yetkileri ise tescile dair belgeler üzerinden teyit edilir. Yetkililerce istenildiğinde sunulmak üzere, teyide esas belgelerin asıllarının veya noterce 9
onaylanmış suretlerinin ibrazı sonrası okunabilir fotokopisi veya elektronik görüntüsü alınır yahut kimliğe ilişkin bilgiler kaydedilir. 6.1.1.3 Dernek ve Vakıflarda Kimlik Tespiti Derneklerin kimlik tespitinde; derneğin adı, amacı, kütük numarası, açık adresi, telefon numarası, varsa faks numarası ve elektronik posta adresine ilişkin bilgiler ile derneği temsile yetkili kişinin adı, soyadı, doğum yeri ve tarihi, uyruğu, kimlik belgesinin türü ve numarasına ilişkin bilgiler ve imza örneği ile Türk vatandaşları için bu bilgilere ilave olarak anne, baba adı ve T.C. kimlik numarası alınır. Derneğin adı, amacı, kütük numarası ve adres bilgileri, dernek tüzüğü ile dernek kütüğündeki kayda ilişkin belgeler; derneği temsile yetkili kişilerin kimlik bilgilerinin doğruluğu, 6.1.1.1 nci maddede belirtilen kimlik belgeleri; temsil yetkisi ise temsile yetkili olunduğuna dair belgeler üzerinden teyit edilir. Vakıfların kimlik tespitinde; vakfın adı, amacı, merkezi sicil kayıt numarası, açık adresi, telefon numarası, varsa faks numarası ve elektronik posta adresine ilişkin bilgiler ile temsile yetkili kişinin adı, soyadı, doğum yeri ve tarihi, uyruğu, kimlik belgesinin türü ve numarasına ilişkin bilgiler ve imza örneği ile Türk vatandaşları için bu bilgilere ilave olarak anne, baba adı ve T.C. kimlik numarası alınır. Vakfın adı, amacı, merkezi sicil kayıt numarası ve adres bilgileri, vakıf senedi ile Vakıflar Genel Müdürlüğünde tutulan sicile ilişkin belgeler; vakfı temsile yetkili kişilerin kimlik bilgilerinin doğruluğu, 6.1.1.1 nci maddede belirtilen kimlik belgeleri; temsil yetkisi ise temsile yetkili olunduğuna dair belgeler üzerinden teyit edilir. Yetkililerce istenildiğinde sunulmak üzere teyide esas belgelerin asıllarının veya noterce onaylanmış suretlerinin ibrazı sonrası okunabilir fotokopisi veya elektronik görüntüsü alınır yahut kimliğe ilişkin bilgiler kaydedilir. Yabancı dernek ve vakıfların Türkiye deki şube ve temsilciliklerinin kimlik tespiti, İçişleri Bakanlığındaki kayda ilişkin belgeler esas alınmak suretiyle yapılır. 6.1.1.4 Sendika ve Konfederasyonlarda Kimlik Tespiti Sendika ve konfederasyonların kimlik tespitinde; bu kuruluşların adı, amacı, sicil numarası, açık adresi, telefon numarası, varsa faks numarası ve elektronik posta adresi ile sendika veya konfederasyonu temsile yetkili kişilerin adı, soyadı, doğum yeri ve tarihi, uyruğu, kimlik belgesinin türü ve numarasına ilişkin bilgiler ve imza örneği ile Türk vatandaşları için bu bilgilere ilave olarak anne, baba adı ve T.C. kimlik numarası alınır. 10
Alınan bilgiler, bu kuruluşların tüzükleri ile Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı bölge çalışma müdürlüklerinde tutulan sicile esas diğer belgeler; bu kuruluşları temsile yetkili kişilerin kimlikleri, 6.1.1.1 nci maddede belirtilen kimlik belgeleri; temsil yetkisi ise tescile dair belgeler veya temsile yetkili olunduğuna dair belgeler üzerinden teyit edilir. Yetkililerce istenildiğinde sunulmak üzere teyide esas belgelerin asıllarının veya noterce onaylanmış suretlerinin ibrazı sonrası okunabilir fotokopisi veya elektronik görüntüsü alınır yahut kimliğe ilişkin bilgiler kaydedilir. 6.1.1.5 Siyasi Partilerde Kimlik Tespiti Siyasi parti teşkilatının kimlik tespitinde; siyasi partinin ilgili biriminin adı, açık adresi, telefon numarası, varsa faks numarası ve elektronik posta adresi ile temsile yetkili kişinin adı, soyadı, doğum yeri ve tarihi, uyruğu, kimlik belgesinin türü ve numarasına ilişkin bilgiler ve imza örneği ile Türk vatandaşları için bu bilgilere ilave olarak anne, baba adı ve T.C. kimlik numarası alınır. Siyasi partilerin ilgili biriminin adı ve adresi, tüzükleri; temsile yetkili kişinin kimliği, 6.1.1.1 nci maddede belirtilen kimlik belgeleri; yetki durumları ise temsile yetkili olunduğuna dair belgeler üzerinden teyit edilir. Yetkililerce istenildiğinde sunulmak üzere teyide esas belgelerin asıllarının veya noterce onaylanmış suretlerinin ibrazı sonrası okunabilir fotokopisi veya elektronik görüntüsü alınır yahut kimliğe ilişkin bilgiler kaydedilir. 6.1.1.6 Yurt Dışında Yerleşik Tüzel Kişilerde Kimlik Tespiti Yurt dışında yerleşik tüzel kişilerin kimlik tespiti; Türkiye de yerleşik tüzel kişiler için aranan belgelere ilgili ülkede tekabül eden belgelerin Türkiye Cumhuriyeti konsoloslukları tarafından onaylanan veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi çerçevesinde bu Sözleşmeye taraf ülke makamı tarafından tasdik şerhi düşülen örneklerinin noter onaylı Türkçe tercümeleri üzerinden yapılır. 6.1.1.7 Tüzel Kişiliği Olmayan Teşekküllerde Kimlik Tespiti Apartman, site veya iş hanı yönetimi gibi tüzel kişiliği olmayan teşekküller adına yapılan işlemlerde; teşekkülün adı, açık adresi ile varsa telefon numarası, faks numarası ve elektronik posta adresi ile teşekkülü temsile yetkili kişinin adı, soyadı, doğum yeri ve tarihi, uyruğu, kimlik belgesinin türü ve numarasına ilişkin bilgiler ve imza örneği ile Türk vatandaşları için bu bilgilere ilave olarak anne, baba adı ve T.C. kimlik numarası alınır. Teşekkül adına hareket eden kişinin kimlik bilgilerinin doğruluğu, 6.1.1.1 nci maddede 11
belirtilen kimlik belgeleri; teşekküle ait bilgiler ile teşekkül adına hareket eden kişinin yetki durumu ise noter onaylı karar defteri üzerinden teyit edilir. Tüzel kişiliği olmayan iş ortaklıkları gibi teşekküllerin kimlik tespitinde; ortaklığın adı, amacı, faaliyet konusu, vergi kimlik numarası, açık adresi, telefon numarası, varsa faks numarası ve elektronik posta adresine ilişkin bilgiler ile ortaklığı temsile yetkili kişinin adı, soyadı, doğum yeri ve tarihi, uyruğu, kimlik belgesinin türü ve numarasına ilişkin bilgiler ve imza örneği ile Türk vatandaşları için bu bilgilere ilave olarak anne, baba adı ve T.C. kimlik numarası alınır. Ortaklığın adı, amacı, faaliyet konusu ve adresine ilişkin bilgilerin doğruluğu, noter onaylı ortaklık sözleşmesi; vergi kimlik numarası, Gelir İdaresi Başkanlığının ilgili birimi tarafından düzenlenen belgeler; ortaklık adına işlem talep eden kişilerin kimliği, 6.1.1.1 nci maddede belirtilen kimlik belgeleri; yetki durumları ise temsile yetkili olunduğuna dair belgeler üzerinden teyit edilir. Yetkililerce istenildiğinde sunulmak üzere teyide esas belgelerin asıllarının veya noterce onaylanmış suretlerinin ibrazı sonrası okunabilir fotokopisi veya elektronik görüntüsü alınır yahut kimliğe ilişkin bilgiler kaydedilir. 6.1.1.8 Kamu Kurumlarında Kimlik Tespiti 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre genel yönetim kapsamındaki kamu idareleri ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının müşteri olduğu işlemlerde, bunlar adına işlem yapan kişinin kimliği 6.1.1.1 nci maddeye göre tespit edilir. Yetki durumu ise mevzuata uygun olarak düzenlenmiş yetki belgesi üzerinden teyit edilir. 6.1.1.9 Başkası Adına Hareket Edenlerde Kimlik Tespiti Tüzel kişiler veya tüzel kişiliği olmayan teşekküller adına bunları temsile yetkili kimselerin yetkilendirdiği kişilerce işlem talep edilmesi durumunda; a) Tüzel kişiler veya tüzel kişiliği olmayan teşekküllerin kimlik tespiti, 6.1.1.2 ila 6.1.1.7 nci maddelere göre yapılır. b) Tüzel kişi veya tüzel kişiliği olmayan teşekkülü temsile yetkili kimseler ile bunların yetkilendirdiği kişinin kimlik tespiti, 6.1.1.1 nci maddedeki usule göre yapılır. Temsile yetkili kişinin kimlik tespitinin 6.1.1.1 nci maddedeki kimlik belgeleri üzerinden yapılamaması halinde tespit, kimlik belgelerinde yer alan bilgileri içermek ve noter onaylı olmak kaydıyla vekâletname veya imza sirküleri üzerinden yapılabilir. 12
c) Temsile yetkili olanlarca yetkilendirilen kişilerin yetki durumu noter onaylı vekâletname veya temsile yetkili olanlar tarafından verilmiş yazılı talimat üzerinden yapılır. Temsile yetkili kimselerin yazılı talimat üzerindeki imzaları bunlara ait noter onaylı imza sirküleri üzerindeki imzalar ile teyit edilir. İşlemlerin gerçek kişi müşteri adına başka bir kişi tarafından yapılması durumunda müşteri adına hareket eden kişinin kimlik tespiti 6.1.1.1 nci maddeye göre yapılır. Ayrıca müşteri adına hareket eden kimsenin yetki durumu noter onaylı vekâletname üzerinden teyit edilir. Adına hareket edilen müşterinin kimlik tespiti 6.1.1.1 nci maddeye göre yapılamadığı durumda noter onaylı vekâletname üzerinden yapılır. Adına hareket edilen müşterinin daha önce yapılan işlemler nedeniyle kimlik tespitinin yapılmış olması durumunda talep edilen işlem, yazılı talimat üzerinde yer alan müşteri imzasının yükümlü nezdindeki imza ile teyit edilmesi kaydıyla, adına hareket edilen müşterinin yazılı talimatı ile yapılabilir. Küçükler ve kısıtlılar adına bunların kanuni temsilcileri tarafından yapılan işlemlerde mahkeme kararıyla veli tayin edilenler ile vasi ve kayyımların yetkisi, ilgili mahkeme kararının aslı veya noter tasdikli sureti üzerinden teyit edilir. Anne ve babaların reşit olmayan çocukları adına işlem talep etmeleri durumunda adına işlem talep edilen çocuk ve işlemi talep eden velinin 6.1.1.1 nci maddeye göre kimliğinin tespiti yeterlidir. Yetkililerce istenildiğinde sunulmak üzere teyide esas belgelerin asıllarının veya noterce onaylanmış suretlerinin ibrazı sonrası okunabilir fotokopisi veya elektronik görüntüsü alınır yahut kimliğe ilişkin bilgiler kaydedilir. 6.1.1.10 Müteakip İşlemlerde Kimlik Tespiti Daha önce usulüne uygun olarak kimliği tespit edilenlerin müteakip işlemlerinde, kimliğe ilişkin bilgiler alınarak bu bilgiler Şirkette bulunan bilgilerle karşılaştırılır. Alınan bilgilerin doğruluğundan şüpheye düşülmesi halinde bu bilgilerin doğruluğu, teyide esas kimlik belgelerinin veya bunların noterce onaylanmış suretlerinin ibrazı sonrası bu belgelerde yer alan bilgilerin Şirkette bulunan bilgilerle karşılaştırılması suretiyle yapılır. 6.1.1.11 Gerçek Faydalanıcının Tanınması ve Tüzel Kişilere Özel Dikkat Gösterilmesi Şirket bir başkası hesabına hareket edilip edilmediğini ve işlemin gerçek faydalanıcısının kimliğini tespit etmek için gerekli tedbirleri alır. Bu kapsamda kendi adına ve fakat başkası 13
hesabına hareket eden kimselere sorumluluklarını hatırlatmak amacıyla Şirket, gerekli duyuruları hizmet verdikleri tüm işyerlerine müşterilerin rahatça görebileceği şekilde asar. İşlemi talep eden kimse, bir başkası hesabına hareket ettiğini beyan ettiğinde, 6.1.1.1 ila 6.1.1.9 uncu maddelere göre işlemi talep edenin kimliği ve yetki durumu ile hesabına hareket edilenin kimliği tespit edilir. Şirket ticaret siciline kayıtlı tüzel kişilerle sürekli iş ilişkisi tesisinde, tüzel kişiliğin yüzde yirmibeşi aşan hisseye sahip gerçek ve tüzel kişi ortaklarının kimliğini 6.1.1.1 ve 6.1.1.2 nci maddelere göre tespit eder. Kişinin başkası hesabına hareket etmediğini beyan etmesine rağmen kendi adına ve fakat başkası hesabına hareket ettiğinden şüphelenilmesi halinde Şirket gerçek faydalanıcıyı ortaya çıkarmak için makul araştırmayı yapar. 6.1.2 Teyide Esas Belgelerin Gerçekliğinin Kontrol Edilmesi Yükümlüler 6.1.1.1 ila 6.1.1.9 uncu maddeler kapsamında alınan bilgilerin teyidi amacıyla kullanılan belgelerin gerçekliğinden şüphe duydukları durumda imkânların elverdiği ölçüde, belgeyi düzenleyen kişi ya da kuruma veya diğer yetkili mercilere başvurmak suretiyle belgenin gerçekliğini doğrular. 6.1.3 Özel Dikkat Gerektiren İşlemler Şirket karmaşık ve olağandışı büyüklükteki işlemler ile görünürde makul hukuki ve ekonomik amacı bulunmayan işlemlere özel dikkat göstermek, talep edilen işlemin amacı hakkında yeterli bilgi edinmek için gerekli tedbirleri almak ve bu kapsamda elde edilen bilgi, belge ve kayıtları istenildiğinde yetkililere sunmak üzere muhafaza etmek zorundadır. Bu tip işlemlere ve aşağıda yazılı işlemlere özel dikkat gösterilmelidir. - Karmaşık ve olağandışı büyüklükteki işlemler ile görünürde makul hukuki ve ekonomik amacı bulunmayan işlemler; - Müşterinin zararına olacağını bilmesine rağmen poliçeyi vadesinden önce iptal ettirerek iade ödemesi talep etmesi, - Müşterinin alışılagelmiş işi ile ilgisi olmayan bir riski sigorta ettirmek için başvuruda bulunması, - İptal talebinde bulunulan bir poliçenin iade tutarının ya da hasar ödemesinin üçüncü bir tarafın hesabına yapılmasının talep edilmesi, 14
- Müşterinin şahsı, işi veya serveti ile makul bir ilgisi olmayan bir riski sigorta ettirmek için başvuruda bulunması, - Nakit işlemlerin yoğun olduğu veya nakit yoğun olmamakla birlikte, belirli işlemlerden yüksek miktarda nakit üreten müşteriler, - İzleme ve denetime tabi olmayan yardım kuruluşları ve diğer kar amacı gütmeyen, özellikle sınır ötesi faaliyetleri olan işletmeler, özel dikkat gösterilmesi gereken işlemlerdendir. 6.1.4 Müşteri Durumunun ve İşlemlerin İzlenmesi Şirket, müşterileri tarafından gerçekleştirilen işlemlerin; müşterilerinin mesleği, ticari faaliyetleri, iş geçmişi, mali durumu, risk profili ve fon kaynaklarına dair bilgiler ile uyumlu olup olmadığını risk temelli yaklaşım çerçevesinde izlemek için gerekli tedbirleri alır ve müşterileri hakkındaki bilgi, belge ve kayıtları güncel tutar. Bu amaçla uygun risk yönetim sistemi oluşturur. 6.1.5 Teknolojik Risklere Karşı Tedbir Alınması Şirket, yeni ve gelişen teknolojilerin getirdiği imkânların aklama ve terörün finansmanı amacıyla kullanılması riskine karşı özel dikkat göstermek ve bunu önlemeye yönelik uygun tedbirleri alır. Şirket, çağrı merkezi ve internet aracılığı ile veya yeni teknolojiler kullanılarak sunulacak yüzyüze yapılmayan yeni sigortacılık ürünlerini kullanarak gerçekleştirilen işlemlere özel dikkat gösterir, müşterinin mali profiline ve faaliyetlerine uygun olmayan veya faaliyetleriyle ilgisi bulunmayan işlemleri yakından izlemek için uygun ve etkili tedbirleri alır. 6.1.6 Üçüncü Tarafa Güven Şirket; müşterinin, müşteri adına hareket eden kişinin ve gerçek faydalanıcının kimliğinin tespiti ve iş ilişkisinin veya işlemin amacı hakkında bilgi elde etme konularında, müşteriyle ilgili olarak başka bir finansal kuruluşun aldığı tedbirlere güvenerek iş ilişkisi tesis edebilir veya işlem yapabilir. Bu durumda Kanun ve Kanuna ilişkin düzenlemeler kapsamında nihai sorumluluk üçüncü tarafa güvenerek işlem gerçekleştiren Şirket e aittir. Üçüncü tarafa güvenilebilmesi; 15
a) Üçüncü tarafın, kimlik tespiti, kayıtların saklanması ve müşterinin tanınması kuralının gereklerini sağlayacak diğer tedbirleri aldığından, yurt dışında yerleşik olması durumunda ise ayrıca aklama ve terörün finansmanıyla mücadele alanındaki uluslararası standartlara uygun düzenleme ve denetlemelere tabi olduğundan, b) Kimlik tespitine ilişkin belgelerin onaylı örneklerinin, talep edildiğinde üçüncü taraftan derhal temin edileceğinden, emin olunması şartıyla mümkündür. Üçüncü tarafa güvenerek iş ilişkisi tesis eden veya işlem yapan Şirket müşterinin kimlik bilgilerini üçüncü taraftan derhal alır. Finansal kuruluşların kendi aralarında müşterileri adına yaptıkları işlemler ile finansal kuruluşların acente ve benzeri birimleriyle ana hizmet birimlerinin uzantısı veya tamamlayıcısı niteliğindeki hizmetleri yaptırdıkları kişilerle olan ilişkileri, üçüncü tarafa güven ilkesi kapsamında değildir. Üçüncü tarafa güven ilkesi, üçüncü tarafın riskli ülkelerde yerleşik olması durumunda uygulanmaz. 6.1.7 İşlemin Reddi ve İş İlişkisinin Sona Erdirilmesi Şirket, kimlik tespiti yapamadıkları veya iş ilişkisinin amacı hakkında yeterli bilgi edinemedikleri durumlarda; iş ilişkisi tesis etmez ve kendilerinden talep edilen işlemi gerçekleştirmez. Bu kapsamda isimsiz veya hayali isimlere işlem yapmaz. Daha önce elde edilen müşteri kimlik bilgilerinin yeterliliği ve doğruluğu konusunda şüphe duyulması nedeniyle yapılması gereken kimlik tespit ve teyidinin yapılamadığı durumda iş ilişkisi sona erdirilir. Şirket, bu maddede belirtilen hallerin şüpheli işlem olup olmadığını da ayrıca değerlendirir. 6.1.8 Muhabirlik İlişkisi Şirketimiz bankacılık işlemlerini, ilgili kanun kapsamında aklama ve terörün finansmanı konusunda yükümlü olan, öncelikli ana sermayedarımız olan Bank Asya A.Ş. olmak üzere Türkiye deki bankalar aracılığı ile yürütür. Şirketimiz yurtdışı bankacılık işlemlerini de bu bankalar aracılığı ile yürütür. 16
6.1.9 Elektronik Transferler Şirket, iki bin TL veya üzeri yurt içi ve yurt dışı elektronik transfer mesajlarında, gönderenin; - Adı ve soyadına, ticaret siciline kayıtlı tüzel kişinin unvanına, diğer tüzel kişiler ve tüzel kişiliği olmayan teşekküllerin tam adına, - Hesap numarasına, hesap numarasının bulunmadığı durumda işlemle ilgili referans numarasına, - Adresi veya doğum yeri ve tarihi veya müşteri numarası, vatandaşlık numarası, pasaport numarası, vergi kimlik numarası gibi göndereni belirlemeye yarayan bilgilerden en az birine, yer verilmesi zorunludur. Yukarıda belirtilen bilgileri içermeyen elektronik transferi gönderen bankalar ile irtibata geçerek eksik olan bilgilerin tamamlanmasını sağlar. 6.1.10 Riskli Ülkelerle İlişkiler Şirket, riskli ülkelerde yerleşik gerçek ve tüzel kişiler, tüzel kişiliği olmayan teşekküller ve bu ülkelerin vatandaşları ile girecekleri iş ilişkilerine ve işlemlere özel dikkat gösterir. Görünürde makul hukuki ve ekonomik amacı bulunmayan işlemlerin amacı ve mahiyeti hakkında mümkün olduğu ölçüde bilgi toplar ve bunları kayda geçirmek zorundadır. 6.1.11 Basitleştirilmiş Tedbirler Şirket, Basitleştirilmiş Tedbirler uygulamasını MASAK 5 No.lu Genel Tebliği ne göre düzenler. MASAK ın 5 nolu genel tebliğinde belirtildiği üzere 1/4/2008 tarihinde yürürlüğe giren Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün Finansmanının Önlenmesine Dair Tedbirler Hakkında Yönetmeliğin üçüncü bölümünde müşterinin tanınmasına ilişkin esaslar yer almaktadır. 6.1.11.1 Basitleştirilmiş Tedbirlerin Mahiyeti ve Sınırları Bu Tebliğ ile işlem türleri bakımından aklama ve terörün finansmanı riskinin düşük olarak değerlendirilebileceği durumlarda, müşterinin tanınması ilkesiyle ilgili uyulması gereken hususların basitleştirilerek uygulanmasına imkân tanınmaktadır. Bu kapsamda basitleştirilmiş tedbirler, Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün Finansmanının Önlenmesine Dair Tedbirler Hakkında Yönetmeliğin 5 ila 14 üncü 17
maddelerinde geçen kimlik tespiti, 17 nci maddesinde geçen gerçek faydalanıcının tanınması ve tüzel kişilere özel dikkat gösterilmesi ve 19 uncu maddesinde geçen müşterinin durumunun ve işlemlerin izlenmesine ilişkin yükümlülükler ile sınırlı olup, kapsamı MASAK 5 No.lu Genel Tebliği (2.2) nci bölümünde işlem bazında ayrı ayrı gösterilmiştir. Şirket, basitleştirilmiş tedbir uygulanmasına imkân tanınan durumlarda müşterinin ve işlemin, MASAK 5 No.lu Genel Tebliğin (2.2) nci bölümünde belirtilen niteliklere sahip olup olmadığı konusunda yeterli bilgiye sahip olmalıdırlar. Bu amaçla; müşteriden alınacak bilgilerden, kamuya açık kaynaklardan, müşterinin daha önce iş ilişkisine girdiği üçüncü kişilerden ve diğer kaynaklardan faydalanır ve elde ettikleri bilgileri yazılı olarak veya elektronik ortamda kaydederler. Şirket, basitleştirilmiş tedbir uygulanabilecek her bir durum için, aklama veya terörün finansmanı bakımından kötüye kullanımın söz konusu olup olmayacağını ve dolayısıyla aklama ve terörün finansmanı riskini her bir işlem bakımından ayrı ayrı değerlendirirler. Şirket, aklama veya terörün finansmanı şüphesinin söz konusu olduğu durumlarda, basitleştirilmiş tedbir uygulamasından yararlanamaz ve konuyu şüpheli işlem bildirimi olarak Mali Suçları Araştırma Kurulu Başkanlığı na bildirir. 6.1.11.2 Basitleştirilmiş Tedbirlerin Uygulanabileceği Durumlar 6.1.11.2.1 Finansal Kuruluşların Kendi Aralarında Gerçekleştirdikleri İşlemler Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün Finansmanının Önlenmesine Dair Tedbirler Hakkında Yönetmeliğin 3 üncü maddesinin birinci fıkrasının (f) bendinde tanımlanan finansal kuruluşların kendi aralarında gerçekleştirdikleri işlemlerde, müşteri konumunda olan finansal kuruluşa ilişkin olarak Yönetmeliğin 7 nci maddesinin birinci fıkrasındaki bilgiler alınarak kaydedilir. Bu bilgilerin Yönetmeliğin anılan maddesi uyarınca teyidi zorunlu değildir. Bu kapsamdaki müşterilerle ilgili olarak Yönetmeliğin 17 nci maddesinde geçen gerçek faydalanıcının tanınması ve tüzel kişilere özel dikkat gösterilmesi ile 19 uncu maddesinde geçen müşterinin durumunun ve işlemlerin izlenmesi yükümlülüklerinin uygulanması zorunluluğu bulunmamaktadır. 18
Türkiye de yerleşik bir finansal kuruluşun müşterisinin yabancı ülkede yerleşik bir finansal kuruluş olması durumunda yukarıda bahsedilen basitleştirilmiş tedbirlerin uygulanabilmesi için, yabancı finansal kuruluşun aklama ve terörün finansmanıyla mücadele alanındaki uluslararası standartlara uygun düzenleme ve denetime tabi olan bir ülkede yerleşik olması gerekmektedir. Öte yandan Şirket, elektronik ortamda yüz yüze gerçekleştirilmeyen işlemler bakımından güvenli iletişim ağlarının kullanılması, işlem talep eden veya talimat veren kişinin kimliğini ve yetkisini tespite ve doğrulamaya yarayan şifrelerin kullanılması da dahil gerekli tedbirleri almak zorundadırlar. 6.1.11.2.2 Müşterinin Kamu İdaresi veya Kamu Kurumu Niteliğindeki Meslek Kuruluşu Olduğu İşlemler 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre genel yönetim kapsamında olan kamu idareleri ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının müşteri olması durumunda yükümlüler; bu kurum ve kuruluşlar adına işlem yapan gerçek kişilerin Yönetmeliğin 6 ncı maddesinin birinci fıkrasındaki bilgilerini alarak kaydeder ve yetki durumlarını da mevzuata uygun olarak düzenlenmiş yetki belgesi üzerinden teyit ederler. Yönetmeliğin 6 ncı maddesi uyarınca alınan bilgilerin teyidi zorunlu değildir. Bu kapsamdaki işlemlerle ilgili olarak Yönetmeliğin 17 nci maddesinde geçen gerçek faydalanıcının tanınması ve tüzel kişilere özel dikkat gösterilmesi ile 19 uncu maddesinde geçen müşterinin durumunun ve işlemlerin izlenmesi yükümlülüklerinin uygulanması zorunluluğu bulunmamaktadır. 6.1.11.2.3 Müşterinin Uluslararası Kuruluş veya Türkiye de Mukim Elçilik ya da Konsolosluk Olduğu İşlemler Müşterinin Uluslararası Para Fonu, Dünya Bankası, Avrupa Kalkınma Bankası gibi kuruluşlar veya Türkiye de mukim elçilik ya da konsolosluk olduğu durumda Şirket, bu kuruluşlar adına işlem yapan gerçek kişilerin Yönetmeliğin 6 ncı maddesinin birinci fıkrasındaki bilgilerini alarak kaydeder ve yetki durumlarını da yetkili olduklarını gösterir bir belge üzerinden teyit eder. Yönetmeliğin 6 ncı maddesi uyarınca alınan bilgilerin teyidi zorunlu değildir. 19
Bu kapsamdaki işlemlerle ilgili olarak Yönetmeliğin 17 nci maddesinde geçen gerçek faydalanıcının tanınması ve tüzel kişilere özel dikkat gösterilmesi ile 19 uncu maddesinde geçen müşterinin durumunun ve işlemlerin izlenmesi yükümlülüklerinin uygulanması zorunluluğu bulunmamaktadır. 6.1.11.2.4 Müşterinin Hisseleri Borsaya Kote Edilmiş Şirket Olduğu İşlemler Müşterinin, hisseleri İstanbul Menkul Kıymetler Borsası na kote edilmiş şirket olduğu işlemlerde, şirkete ilişkin olarak Yönetmeliğin 7 nci maddesinin birinci fıkrasındaki bilgiler alınarak kaydedilir. Bu bilgilerin, Yönetmeliğin anılan maddesi uyarınca teyidi zorunlu değildir. Bu kapsamdaki müşterilerle ilgili olarak Yönetmeliğin 17 nci maddesinde geçen gerçek faydalanıcının tanınması ve tüzel kişilere özel dikkat gösterilmesi ile 19 uncu maddesinde geçen müşterinin durumunun ve işlemlerin izlenmesi yükümlülüklerinin uygulanması zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak tüzel kişiyi temsile yetkili kimselerin kimliği ve yetki durumu, Yönetmeliğin 7 nci ve 14 üncü maddesinde belirtilen esaslara uygun olarak tespit edilir. 6.2 Risk Tanımlaması ve Sınıflandırması Şirketimizin sunduğu hizmetlerden, suç gelirlerinin aklanması veya terörün finansmanı amacıyla yararlanılması ya da şirketimizin Kanun ve Kanun uyarınca çıkarılan yönetmelik ve tebliğlerle getirilen yükümlülüklere tam olarak uymaması gibi nedenlerle şirketimizin ya da şirketimiz çalışanlarının maruz kalabilecekleri mali ya da itibari zarar ihtimali risk olarak tanımlanmaktadır. Bu tanımdan yola çıkarak riskler; hizmet riski, müşteri riski ve ülke riski olarak sınıflandırılmıştır. Bu riskler dışında belirlenebilecek başka risklerde risk sınıflandırmasına dahil edilebilir. 6.2.1 Hizmet Riski Yüz yüze yapılmayan işlemler veya gelişen teknolojiler kullanılarak sunulacak yeni ürünler kapsamında maruz kalınabilecek risk, hizmet riskidir. Çağrı merkezi ve internet aracılığı ile yapılan veya yeni teknolojiler kullanılarak sunulacak yüzyüze yapılmayan yeni sigortacılık ürünleri hizmet riski kapsamında değerlendirilir. 20
6.2.2 Müşteri Riski Müşteri riski; müşterinin faaliyet gösterdiği iş kolunun, yoğun nakit kullanımı, yüksek değerli malların alım satımı veya uluslararası fon transferlerinin kolayca gerçekleştirilmesine imkân vermesi; müşterinin ya da müşteri adına veya hesabına hareket edenlerin, suç gelirlerinin aklanması veya terörün finansmanı amacıyla hareket etmesi sebebiyle Şirketin suistimal edilmesi riskini ifade eder. 6.2.3 Ülke Riski/Coğrafi Risk Ülke riski; Şirketin, aklama ve terörün finansmanının önlenmesi konusunda yeterli düzenlemelere sahip olmayan, bu suçlarla mücadele konusunda yeterli düzeyde işbirliği yapmayan veya yetkili uluslararası kuruluşlarca riskli kabul edilen ülkelerden Maliye Bakanlığı tarafından duyurulanların vatandaşları, şirketleri ve mali kuruluşları ile girecekleri iş ilişkileri ve işlemleri sebebiyle maruz kalabilecekleri riski ifade eder. 6.3 Risk Derecelendirmesi Şirket, sağlıklı bir risk değerlendirmesi yapabilmek için müşterileri ile ilgili bilgilerin güncel kayıtlarını tutmak ve bu bilgileri analiz etmek durumundadır. Şirket, risk sınıflandırması kapsamında belirlenen riskleri dikkate alarak müşterinin risk profilini çıkarır. Risk profilinin ortaya çıkarılmasında müşteri ile ilgili; - Yerleşik olduğu ülke/adres, - Ticari faaliyeti, - İzleme listelerinde adının geçip geçmediği, - Sigortalanan mal varlığının bedeli, - Ödediği prim tutarı, - Ödeme şekli, - Hasarları, - Talep ettiği poliçe tipi gibi göstergeler dikkate alınır. Şirket, ilk defa iş ilişkisi kuracağı müşterilerine risk kabul aşamasında daha fazla dikkat gösterir. Risk kabul aşamasında müşterinin ortaya çıkacak olan risk profilini aklama ve terörün finansmanı açısından değerlendirir. İş ilişkisi kurulan müşterilerin risk profilindeki oluşabilecek değişiklikler takip edilir, bilgi, belge ve kayıtları güncel tutulur. 21
Hizmet riski, müşteri riski ve ülke riski sınıflandırmaları ile gerekli görülen diğer risk sınıflandırmaları ile çıkarılan risk profili sonucunda risk derecelendirmesi yapılır. Riskler bu derecelendirme ile düşük, orta ve yüksek risk grubuna göre sınıflandırılır ve değerlendirilmesi yapılır. Şirket riziko kabul yönetmeliğinde her yıl yeniden tanımanlanan yetki ve onay limitlerine göre risk kabulü yapılır. Sigorta bedel aralıklarına göre düzenlenen yetki ve onay limitleri tablosunda acentelerin ve personelin yetki ve onay limitleri unvan bazında belirtilir. Yüksek risk grubunda değerlendirilen iş kolları ile ilgili olarak genel müdürlükten onay alınır. 6.3.1 Yüksek Risk Grubunda Değerlendirilen Müşteriler ve İşlemleri Şirket, yaptığı risk sınıflandırması kapsamında oluşan risk profili ile ortaya çıkan derecelendirmede yüksek risk grubunda çıkan müşteriler yüksek riskli olarak değerlendirilir. Ayrıca; - İzleme ve kontrol listelerinde adı geçen müşteriler, - Riskli ülkelerde yerleşik müşterilerin talep ettiği sigortalama işlemleri, - Sahte ve şaibeli hasar talebinde bulunan müşteriler, - Faaliyet gösterdiği iş kolu yüksek nakit kullanımına imkan veren müşteriler, - Kar amacı gütmeyen dernek, vakıf gibi kuruluşların işlemleri, - Yüksek değerde servet unsurlarını sigortalatan müşteriler, - Şahsı, işi veya serveti ile makul bir ilgisi olmayan bir riski sigorta ettirmek için başvuruda bulunan müşteriler, - Karmaşık ve olağandışı büyüklükteki işlemler ile görünürde makul hukuki ve ekonomik amacı bulunmayan işlemler, - Hasar ödemesinin poliçe ile ilgili hiçbir hukuki hakkı bulunmayan 3. Bir şahsın hesabına yapılmasının istenmesi, yüksek risk grubunda değerlendirilir. 6.3.2 Yüksek Risk Grubunda Değerlendirilen Müşteri ve İşlemlere Yönelik İlave Tedbirler Şirket, risk derecelendirmesi neticesinde yüksek riskli olarak belirlediği gruplara yönelik olarak üstlenilecek riskin azaltılmasını teminen, aşağıda sayılan ilave tedbirleri alır. 22
- İşlemlerin ve müşterilerin sürekli olarak izlenmesine yönelik prosedürler geliştirir, - İş ilişkisine girilmesini, mevcut iş ilişkisinin sürdürülmesini ya da işlemin gerçekleştirilmesini bir üst seviyedeki görevlinin onayına bağlar, - İşlemin amacı ve işleme konu malvarlığının kaynağı hakkında mümkün olduğu ölçüde bilgi edinir, - Müşterinin tanınması kapsamında ilave bilgi ve belge temin etmek, sunulan bilgilerin teyidi ve tevsiki konusunda ilave önlemler alır, - Müşterinin tanınması kapsamında temin edilen belgeler muhafaza edilir, - Yüksek risk grubundaki müşterilerin işlemleri sürekli olarak izlenir, durumlarındaki anormal değişiklikler uyum görevlisine bildirilir, - Karmaşık ve olağandışı büyüklükteki işlemler ile görünürde makul hukuki ve ekonomik amacı bulunmayan işlemlere özel dikkat gösterir, - Yüksek risk grubunda değerlendirilen iş kolları ile ilgili olarak genel müdürlükten onay alınır. - Sigorta bedeli 1.000.000TL üzerindeki poliçeleri, 250.000TL üzerinde ödeme yapılan hasarları ve 20.000TL üzerinde prim tutarı olan poliçeleri tanzim ettiren müşterilerin işlemlerinin müşteri profili ile uyumlu olup olmadığı iç denetim sürecinde örnekleme yöntemi ile kontrol edilir. Kontrol edilecek işlemlerle ilgili sigorta bedeli, hasar bedeli ve prim tutarı Şirketin her yıl güncellenen riziko kabul yönetmeliğine göre gerektiğinde revize edilebilir. 6.4 Risk Yönetimi Faaliyetleri Kapsamındaki Diğer Maddeler ve Raporlama Şirketin risk yönetimi faaliyetleri kapsamında aynı zamanda, a) Risk tanımlama ve değerlendirme yöntemleri, risk derecelendirme ve sınıflandırma yöntemleri, örnek olaylar ya da gerçekleşen işlemler üzerinden geriye dönük olarak tutarlılıkları ve etkinlikleri sorgulanır, varılan sonuçlara ve gelişen koşullara göre yeniden değerlendirilir ve güncellenir. b) Risk kapsamına giren konulara ilişkin ulusal mevzuat ve uluslararası kuruluşlarca getirilen tavsiye, ilke, standart ve rehberler takip edilerek gerekli geliştirme çalışmaları yapılır. c) Risk izleme ve değerlendirme sonuçları yılda asgari 1 kez olmak üzere yönetim kuruluna raporlanır. 23
7. İzleme ve Kontrol Politikası İzleme ve kontrolün amacı; Şirketimizin risklerden korunması ve faaliyetlerinin Kanuna ve Kanun uyarınca çıkarılan yönetmelik ve tebliğlerle, kurum politika ve prosedürlerine uygun olarak yürütülüp yürütülmediğinin sürekli olarak izlenmesi ve kontrol edilmesidir. İzleme ve kontrol faaliyetleri kapsamında; Kanun uyarınca getirilen yükümlülüklere uyumun sağlanmasıyla ilgili olarak yapılan kontroller neticesinde tespit edilen eksiklikler, gerekli tedbirlerin alınması için ilgili birimlere raporlanır ve sonuçları takip edilir. İzleme ve kontrol faaliyetlerini, iç denetim bölümü gerçekleştirir. Şirket, izleme ve kontrol faaliyetini yürütecek personelin kurum içi bilgi kaynaklarına ulaşmasını temin eder. İzleme ve kontrol faaliyetleri aşağıdaki maddeleri kapsamaktadır. a) Yüksek risk grubundaki müşteri ve işlemlerin izlenmesi ve kontrolü, b) Riskli ülkelerle gerçekleştirilen işlemlerin izlenmesi ve kontrolü, c) Karmaşık ve olağandışı işlemlerin izlenmesi ve kontrolü, d) Sigorta bedeli 1.000.000TL üzerindeki poliçeleri, 250.000TL üzerinde ödeme yapılan hasarları ve 20.000TL üzerinde prim tutarı olan poliçeleri tanzim ettiren müşterilerin işlemlerinin müşteri profili ile uyumlu olup olmadığı iç denetim sürecinde örnekleme yöntemi ile kontrolü, (Kontrol edilecek işlemlerle ilgili sigorta bedeli, hasar bedeli ve prim tutarı Şirketin her yıl güncellenen riziko kabul yönetmeliğine göre gerektiğinde revize edilebilir.) e) Birlikte ele alındıklarında, kimlik tespiti yapılmasını gerektiren tutarı aşan bağlantılı işlemlerin izlenmesi ve kontrolü, f) Müşteriler hakkında elektronik ortamda yahut yazılı olarak muhafaza edilmesi gereken bilgi ve belgeler ile elektronik transfer mesajlarında yer verilmesi zorunlu bilgilerin kontrolü ve eksikliklerin tamamlatılması ve bunların güncellenmesi, g) Müşteri tarafından yürütülen işlemin; müşterinin, işine, risk profiline ve fon kaynaklarına dair bilgiler ile uyumlu olup olmadığının iş ilişkisi süresince devamlı olarak izlenmesi, h) Yüz yüze olmayan işlemler yapılmasını mümkün kılan sistemler kullanılarak gerçekleştirilen işlemlerin kontrolü, i) Yeni sunulan ürünler ve teknolojik gelişmeler nedeniyle suistimale açık hale gelebilecek hizmetlerin risk odaklı kontrolü, 24
faaliyetlerini kapsar. 8. Eğitim Politikası Eğitim politikasının amacı, Kanun ve Kanun uyarınca çıkarılan yönetmelik ve tebliğlerle getirilen yükümlülüklere uyumun sağlanması, personelin ve acentelerin kurum politikası ve prosedürleri ile risk temelli yaklaşım konularında sorumluluk bilincinin artırılarak bir kurum kültürü oluşturulması ve bilgilerinin güncellenmesidir. 8.1 Eğitim Faaliyetleri Şirket, suç gelirlerinin aklanmasının ve terörün finansmanının önlenmesi amacıyla işletme büyüklüğüne, iş hacmine ve değişen koşullara uyumlu olacak şekilde eğitim faaliyetlerini yürütür. Eğitim faaliyetleri uyum görevlisi gözetiminde ve koordinasyonunda, aşağıda belirtilen eğitim konularını içerecek şekilde ve belirli bir eğitim programı dahilinde Şirketin İnsan Kaynakları Müdürlüğü ile birlikte yürütülür. Eğitim programı uyum görevlisi ve İnsan Kaynakları Müdürlüğü nün katılımıyla hazırlanır. Eğitim programının etkin bir şekilde uygulanması uyum görevlisi tarafından gözetilir. Eğitim tüm personele ve acentelere, yılda asgari bir defa olmak üzere verilir. Şirket personelinin ve acentenin aldığı eğitim, ölçme ve değerlendirme sonuçlarına, mevzuatta olabilecek değişikliklere ve ilgili birimlerin ihtiyacına göre tekrarlanabilir. Şirket Genel Müdürlük personeline eğitim, şirket merkezinde düzenlenen eğitim programları ile verilir. Bölge personeline verilecek eğitim her bölge biriminde ayrıca gerçekleştirilir. Bölgelere bağlı faaliyet gösteren acentelere, bölge eğitimleri kapsamında bölgeler tarafından eğitim verilir. 8.2 Eğitim Yöntemleri Şirket, eğitim faaliyetlerinin kurum geneline yayılmasını temin edecek şekilde; seminer ve paneller düzenlenmesi, çalışma grupları oluşturulması, eğitim faaliyetlerinde görsel ve işitsel materyallerin kullanılması, internet, intranet veya extranet vb. üzerinden çalışan bilgisayar destekli eğitim programları gibi eğitim yöntemlerinden yararlanır. 25
Aynı zamanda, gerek duyulması halinde personele ve acentelere sınıf içi eğitimler verilebilir, personelin resmi kurumlar veya diğer kuruluşlar tarafından verilen eğitimlere katılması sağlanır. 8.3 Eğitim Konuları Personele ve acentelere verilecek eğitimler asgari düzeyde; a) Suç gelirlerinin aklanması ve terörün finansmanı kavramları, b) Suç gelirlerinin aklanmasının aşamaları, yöntemleri ve bu konuda örnek olay çalışmaları, c) Suç gelirlerinin aklanmasının ve terörün finansmanının önlenmesi ile ilgili mevzuat, ç) Risk alanları, d) Kurum politikası ve prosedürleri, e) Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde; 1) Müşterinin tanınmasına ilişkin esaslar, 2) Şüpheli işlem bildirimine ilişkin esaslar, 3) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, 4) Bilgi ve belge verme yükümlülüğü, 5) Yükümlülüklere uyulmaması halinde uygulanacak müeyyideler, f) Aklama ve terörün finansmanı ile mücadele alanında uluslararası düzenlemeler, konularını içerir. 8.4 Eğitim Dökümanları Eğitim dökümanlarının hazırlanmasında, ilgili kanundan, mevzuat çerçevesinde yayınlanan yönetmeliklerden, tebliğlerden, Şirket Kurum Politikası ndan ve MASAK ın internet sitesinde yayınlanan dökümanlardan faydalanılır. Mevzuatta olan değişikliklerin ve yeniliklerin bildirimi Uyum Görevlisi tarafından İnsan Kaynakları Müdürlüğü ne bildirilir. İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından Uyum Görevlisi nin gözetiminde eğitim dökümanlarının güncellenmesi sağlanır. 26
8.5 Eğitim Sonuçlarının MASAK a Bildirimi Uygulanan eğitim faaliyetlerine ilişkin; a) Eğitim tarihleri, b) Eğitim verilen bölge veya iller, c) Eğitim yöntemi, ç) Toplam eğitim saati, d) Eğitim verilen personelin sayısı ve toplam personel sayısına oranı, e) Eğitim verilen personelin birim ve unvanlarına göre dağılımı, f) Eğitimin içeriği, g) Eğiticilerin unvanı ve uzmanlık alanları, ile ilgili bilgi ve istatistikler, her yılın Ocak ayının sonuna kadar İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından uyum görevlisine yazılı olarak iletilir ve Mart ayının sonuna kadarda uyum görevlisi vasıtasıyla Başkanlığa bildirilir. 8.6 Eğiticilerin Belirlenmesi Eğitimler, uyum görevlisi, şirket eğitim sorumluları ve bölge müdürlüklerinde görevli bölge personeli tarafından verilebilir. Eğitim verecek personelin eğitilmesi için gerek duyulması halinde resmi kurumlar veya diğer kuruluşlar tarafından verilen eğitimlere katılması sağlanır. MASAK, yükümlüler nezdinde eğitim verecek eğitimcilerin eğitilmesine yönelik eğitim programları düzenlemeye, bu programları başarı ile tamamlayanlara eğitici sertifikası vermeye yetkilidir. Şirketimiz, eğitim faaliyetlerinde görev alacak personelin, MASAK tarafından eğitici sertifikası verilen kimselerden olmasına özen gösterir. 9. İç Denetim Politikası İç denetimin amacı, uyum programının bütününün etkinliği ve yeterliği hususunda yönetim kuruluna güvence sağlamaktır. 27