Fiziki denetim prosedürü. Sayın Laszlo Palvolgyi Macaristan Kırsal Kalkınma Bakanlığı laszlo.palvolgyi@vm.gov.hu
1. Yasal dayanak. - 884/2006 sayılı Komisyon Tüzüğü (AB), Madde 2 ve Ek I, - 140/2009 sayılı Bakanlık Tüzüğünün 5inci paragrafı. - Ödeme kurumları lisanslı depoculuk ile alakası bulunan müdahale önlemleri ile ilgili operasyonları yönetir ve kontrolünü sağlar.
2. Yönetim görevinin verilmesi. 884/2006 Tüzüğü, Madde 2(2): Müdahale kurumları: (a) belirli lisanslı depoculuk önlemlerinin yönetimi görevini müdahaleye alınmış olan tarım ürünlerini depolayan gerçek veya tüzel kişilere verebilirler, bundan böyle depocular olarak atıf yapılmaktadır. (b) gerçek veya tüzel kişileri sektörel mevzuatın getirdiği bazı özel görevlerle yetkilendirebilirler. 140/2009 Tüzüğü, Bölüm 5 (3): ARDA; müdahale depolaması şartlarını karşılayan depolarla, lisanslı depolarla, laboratuarlarla ve hububat müdahalesi bağlamındaki hizmetleri sunan diğer gerçek veya tüzel kişilerle sözleşmeler yapma hakkına sahiptir.
3. ARDA nın Yükümlülükleri I. 884/2006 sayılı Komisyon Tüzüğü, Madde 2(3): - lisanslı depoculukla ilgisi bulunan her bir ürüne ait stok hesaplarının ve finansal hesapların tutulması; - lisanslı depoculuk sözleşmeleri yapmış oldukları depocuların güncel listesinin tutulması; - lisanslı depoculuk için kullanılan tip sözleşmelerin Komisyonun kullanımına sunulması; - tüm stokların bilgisayarlı stok hesaplarını ağırlığın belirtildiği bütün depo yerleri ile birlikte tutulması; - müdahale ürünlerinin depolanması, nakliyesi veya devri ile ilgili bütün operasyonların yürütülmesi;
4. ARDA nın Yükümlülükleri II. 884/2006 sayılı Komisyon Tüzüğü, Madde 2(3) (devam): - müdahale stoklarının tutulduğu yerlerde yol boyunca kontrollerin yapılması (yılda en az bir kez) düzensiz aralıklarla ve önceden haber vermeksizin; - yıllık envanter yapılması. Ödeme kurumları; uygunsuz depolama yöntemlerinden kaynaklananlar başta olmak üzere, ürünlerin yetersiz muhafazasından dolayı oluşan finansal sonuçları karşılar. Ödeme kurumları lisanslı depoculuk hesaplarını ve bütün evrakı sürekli olarak Komisyon görevlilerinin kullanımına hazır tutar.
5. Kontroller I. 884/2006 sayılı Komisyon Tüzüğü, Ek I: - her bir depolama noktası yıldan en az bir kez özellikle aşağıdaki hususlarda denetlenecektir: - lisanslı depoculuk hakkındaki bilgilerin toplanması prosedürü, - depocu tarafından yerinde tutulan muhasebe verilerinin ödeme kurumuna gönderilen bilgilerle örtüşüp örtüşmediği, - depocunun muhasebe kayıtlarında belirtilen ve depocunun sunduğu en son aylık beyanın esasını oluşturan miktarların fiziki varlığı görsel olarak veya şüphe ya da ihtilaf halinde tartım veya ölçüm yöntemiyle değerlendirilir,
6. Kontroller II. - ARDA kontrollere ilişkin olan özellikle aşağıdakileri içeren bir rapor hazırlar: (a) depocunun adı, ziyaret edilen deponun adresi ve denetlenen partilerin tanımı, (b) denetimin başladığı ve bittiği tarih ve saat, (c) denetimin yapıldığı yer ve depolama ile erişilebilirlik koşullarının tanımı,
7. Kontroller III. (d) denetimi yapan kişilerin açık kimlik bilgileri, statüleri ve yetkilerinin süresi, (e) üstlenilen denetim önlemleri ve hacmi belirlemek üzere kullanılan prosedürler; örneğin ölçüm yöntemleri, hesaplamaları, ara ve kesin sonuçlar ve ulaşılan sonuçlar, (f) depolanan her parti veya kalite ile ilgili olarak, ödeme kurumunun defterlerindeki miktar, deponun defterlerindeki miktar ve iki defter seti arasındaki tutarsızlıklar,
8. Kontroller IV. (g) denetlenen her bir parti ile ilgili olarak, yerinde doğrulanan miktar ve varsa tutarsızlıklar, parti numarası, (h) tutarsızlık veya fark olması halinde, deposunun yaptığı açıklamalar, (i) yer, tarih ve raporu hazırlayan kişinin ve depocunun ya da temsilcinin imzası, (j) anormallikler durumunda, yerine getirilen uzun süreli denetim; uzun süreli denetimin kapsamında giren miktarları yüzdesi, bulunan tutarsızlıklar ve yapılan izahat belirtilecektir.
9. Kontroller V. Yerinde kontrollere ilişkin raporlar derhal ödeme kurumunun hesaplarının tutulmasından sorumlu olan bölümün başkanına gönderilecektir. Ödeme kurumunun hesapları raporun alınması üzerine derhal ve tespit edilen tutarsızlıklar ile farklar ışığında düzeltilecektir. Raporlar ödeme kurumunun ARDA merkez ofisinde tutulur ve Komisyon personelinin kullanımına açıktır.
10. Kontroller VI. ARDA tarafından şunların listelendiği bir özet belge hazırlanır: yapılan kontroller; hangilerinin fiziki denetim olduğu açıkça belirtilir (envanter kontrolleri), kontrol edilen miktarlar, aylık ve yıllık beyanlarla ilgili olarak tespit edilen anormallikler ve bu anormalliklerin nedenleri. Tespit edilen anormallikler ağırlık bakımından ve elde bulunan toplam miktarların yüzdesi olarak belirtilecektir. Bu özet belgesi Komisyona yıllık hesaplarla aynı anda gönderilecektir.
İlginiz için teşekkür ederim! Laszlo Palvolgyi Macaristan Kırsal Kalkınma Bakanlığı Eposta: laszlo.palvolgyi@vm.gov.hu