AĞRI İBRAHİM ÇEÇEN ÜNİVERSİTESİ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2015 Yılı Birim Faaliyet Raporu Doğudan Yükselen 1 Işık
İÇİNDEKİLER BİRİM YÖNETİCİ SUNUŞU 1 I- GENEL BİLGİLER 2 A- Misyon ve Vizyon 2 B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar 2 C- İdareye İlişkin Bilgiler 4 1- Fiziksel Yapı 4 2- Örgüt Yapısı 5 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 6 4- İnsan Kaynakları 6 5- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi 9 II- AMAÇ VE HEDEFLER 10 A- İdarenin Amaç ve Hedefleri 10 B- Temel Politika ve Öncelikler 10 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 10 A- Mali Bilgiler 10 1- Bütçe Uygulama Sonuçları (Bütçe Giderleri) 10 2. Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 11 3. Mali Denetim Sonuçları 11 2
B- Performans Bilgileri 12 IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ 14 A- Üstünlükler 14 B- Zayıflıklar 14 V- ÖNERİ VE TEDBİRLER 14 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI 15 3
BİRİM YÖNETİCİ SUNUŞU 2006 yılına kadar Mali hizmetler ile ilgili bütçe ve muhasebe işlemleri 09.06.1927 tarihli 1050 Sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu çerçevesinde Maliye Bakanlığına bağlı olarak hizmet veren Bütçe Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülmekteydi.10.12.2003 tarihli Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu resmi gazetede yayınlanmış, ancak yürürlüğe konulamamıştır. 24.12.2005 tarihli resmi gazetede yayınlanan 5436 sayılı Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde değişiklik yapan kanunun ile 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 01.01.2006 tarihinden itibaren yürürlülüğe girmiştir. Başkanlığımız 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 60 ıncı ve 5436 sayılı kanunun 15 inci maddesine dayanılarak hazırlanan Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde görev yapmaktadır. Bu kanunun amacı kamu kaynaklarının etkili, verimli ve ekonomik kullanılması, hesap verilebilirliği ve saydamlığı sağlamak üzere, kamu mali yönetiminin yapısı ve işleyişini, kamu bütçelerinin hazırlanmasını, uygulanmasını, tüm mali işlemlerin muhasebeleştirilmesi, raporlanması ve mali kontrolü düzenlemektir. Başkanlığımız da bu amaç ve doğrultuda görev, yetki ve sorumluluklarını ifa etmektedir. Ali DEMİREL Strateji Geliştirme Daire Başkanı 1
I. GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon Misyonumuz; Üniversitemizin amaç, hedef ve politikalarına uygun olarak; iyi bir mali yönetim anlayışı içerisinde Mali Hizmetler fonksiyonunu yerine getirmek, Üniversitemizin stratejik yönetim ve planlama, performans ve kalite ölçütlerini geliştirmek, mevzuatın uygulanması konusunda üst yönetime ve harcama birimlerine danışmanlık yapmaktır. Vizyonumuz; Yenilikçi, akılcı, ilkeli ve sorumlu bir yaklaşımla kamu kaynağının elde edilmesi, kullanılması ve hesap verilebilirliği bakımından işinde uzman personeli ile iyi bir mali yönetim sisteminin uygulanması ve sürekliliği sağlayan, hizmet kalitesini yükselten ve kurum performansını destekleyen bir Başkanlık olmaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı olarak görev ve sorumluluklarımız şunlardır: a) Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde idarenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak. b) İdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamada verilecek diğer görevleri yerine getirmek. c) İdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak. d) İdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak. e) Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek. f) İdarede kurulmuşsa Strateji Geliştirme Kurulu nun sekretarya hizmetlerini yürütmek. g) İdarenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek. h) İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek. 2
i) Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak. j) Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin veriler toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile malî istatistikleri hazırlamak. k) İlgili mevzuatı çerçevesinde idare gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek. l) Genel bütçe kapsamı dışında kalan idarelerde muhasebe hizmetlerini yürütmek. m) Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak. n) İdarenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek. o) İdarenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak. p) İdarenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak. r) Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak. s) Ön malî kontrol faaliyetini yürütmek. t) İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak; üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak. u) Bakan ve/veya üst yönetici tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı olarak; Harcama Yetkilisi : Ali DEMİREL (Daire Başkanı) Gerçekleştirme Görevlisi : Murat YILDIRIM ( Şube Müdürü) Muhasebe Yetkilisi : A. Kadir YILDIRM (Şube Müdürü) Şeklinde belirlenmiş ve faaliyetler sürdürülmüştür. 3
C. İdareye İlişkin Bilgiler 1-) Fiziksel Yapı İdari personelimizin hizmetlerini yürütürken kullanabilmeleri amacıyla 2O m² alana sahip 1 adet daire başkanı odası, toplamda 32 m² alana sahip 2 adet arşiv odası ve toplamda 100 m² alana sahip 6 adet çalışma odası mevcuttur. HİZMET ALANI Sayısı (Adet) Alanı (m²) Kul. Sayısı (Kişi) Daire Başkanı Odası 1 20 m 2 1 Çalışma Odası 6 100 m 2 10 Arşiv 2 32 m 2 - Toplam 8 152 m 2 11 4
2. Birim Örgüt Şeması 5
3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1. Bilgisayarlar Masaüstü Bilgisayar Adedi: 14 Adet Taşınabilir Bilgisayar Adedi: 2 Adet 3.2. Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi İdari Amaçlı Eğitim Amaçlı Araştırma Amaçlı (Adet) (Adet) Projeksiyon - - - Slayt Makinesi - - - Tepegöz - - - Episkop - - - Barkot Okuyucu - - - Baskı Makinesi - - - Fotokopi makinesi 1 - - Faks - - - Fotoğraf Makinesi - - - Kameralar - - - Televizyonlar - - - Tarayıcılar 1 - - Telefon 11 - - Mikroskoplar - - - DVD ler - - - Yazıcı 9 - - (Adet) 4. İnsan Kaynakları 2015 Yılında, daire başkanlığımız faaliyetlerini sürdüren idari personelimize ilişkin sayı ve niteliklere ait bilgiler aşağıda tablolarda detaylı olarak gösterilmiştir. 4.1. İdari Personel Sayıları Daire Başkanı : 1 Şube Müdürü : 2 Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı : 2 Memur : 6 6
4.2. İdari Personelin Eğitim Durumu İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Toplam Kişi Sayısı - - 2 9-11 Yüzde - - 18 82-100 İdari Personelin eğitim Durumu 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı Yüzde 7
4.3. İdari Personelin Hizmet Süreleri İdari Personelin Hizmet Süresi 0 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 11 15 16 20 21 ve Toplam Kişi Sayısı Yıl Yıl Yıl Üzeri 5 3 - - 2 1 11 Yüzde 46 28 18 9 100 İdari Personelin Hizmet Süresi 50 40 30 20 10 Kişi Sayısı Yüzde 0 Yıl Yıl Yıl Üzeri 0 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 11 15 16 20 21 ve 8
4.4. İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 26-30 31-35 36-40 41-50 51 ve Toplam Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş Üzeri Kişi 2 3 2 2 2-11 Sayısı Yüzde 18 28 18 18 18 100 5. Yönetim ve İç Kontrol Hizmeti Üniversitemiz idari birimlerinin Yönetim ve İç Kontrol Sistemini Daire Başkanları yürütmüştür. Üniversitemizde, Yönetim ve İç Kontrol Sistemine ilişkin olarak; Harcama Yetkilisi ve Gerçekleştirme Görevlisi aracılığıyla mal ve hizmet alımlarında, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim Kontrol Yasasına uygun olarak, 4734 sayılı İhale Yasasında belirtilen alım şekline en uygun ihaleyi yapımı sağlanarak, en kaliteli mal veya hizmeti, en ucuz şekilde satın almaya özen gösterilmektedir. Aynı zamanda yapılan malzeme alımı veya hizmet ihalelerinde harcama kalemindeki ödenekler titizlikle kontrol edilerek ödenek üstü harcama yapmamaya dikkat edilmektedir. Harcama ve satın alma yetkilileri kamu kurum ve kuruluşlarındaki tasarruf tedbirlerine en üst seviyede uyulmasının gerekliliği ve düşüncesi içinde görevlerini yerine getirmektedirler. Alınacak herhangi bir malzemenin ihtiyacının gerekliliği en iyi şekilde araştırılarak alım yoluna gidilmektedir. Harcama yetkilisi ve satın alma 9
görevlileri, kamu kurum ve kuruluşlarındaki tasarruf tedbirleri göz önüne alınarak bölümlerden gelen gereksiz ihtiyaç taleplerinde, kesinlikle alım yoluna gitmemektedir. II. AMAÇ VE HEDEFLER A. idarenin Amaç Ve Hedefleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı temel amaç ve hedef olarak; kalkınma planları ve programlarında yer alan politika ve hedefler doğrultusunda Üniversitemiz kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını, hesap verilebilirliği ve mali saydamlığı sağlamak üzere mali yönetimimizin yapısını ve işleyişini, bütçemizin hazırlanmasını, uygulamasını, tüm mali işlemlerin muhasebeleştirilmesini, raporlamasını ve mali kontrolün yapılmasını belirlemiştir. B. Temel Politikalar Ve Öncelikler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının temel politika ve önceliğine konu olan hususlar; idarenin orta ve uzun vadeli strateji, politika, amaç, bütçe ve ödenek işlemlerini koordine etmek, performans ve kalite ölçütleri geliştirmek, toplanan bilgi ve verileri analiz edip yorumlamak, gelir ve alacaklara ait takip, tahsil ve muhasebe işlemlerini yürütmek, idarenin faaliyet, yıllık yatırım değerlendirmek, kesin hesap ve diğer raporlarını hazırlamak, ön mali ve iç kontrol sistemlerinin faaliyetlerini sürdürmek, eylem planlarını hazırlamaktır. III. FAALİYETLERE İLİŞİKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A.Mali Bilgiler 1. Bütçe Uygulama Sonuçları (Bütçe Giderleri) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bütçe Giderleri Toplamı 01- Personel Giderleri 02 -Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri 03- Mal ve Hizmet Alım Giderleri 05- Cari Transferler 06- Sermaye Giderleri 2015 Bütçe Başlangıç Ödeneği Eklenen Harcanan Kalan Gerçekleşme Oranı % 619.000 8.885 501.169 114.261 535.000 0 424.293 110.707 76.000 0 63.545 0 8.000 8.885 13.331 3.554 - - - - - - - - 79,81 79,30 83,61 78,95 - - 10
700.000 600.000 500.000 Bütçe Giderleri 400.000 300.000 200.000 100.000 0 Bütçe Giderleri Toplamı 01- Personel Giderleri 02 -Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri 03- Mal ve Hizmet Alım Giderleri Başkanlığımıza 2015 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ile 619.000,00 TL başlangıç ödeneği tahsis edilmiş ve yıl içerisinde 8.885,00 TL ödenek eklenerek toplam 627.885,00 TL olmuştur. Bu ödeneğin %79,81 i olan 501.169,00 TL harcanmıştır. 2. Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar Ekonomik sınıflandırmaya göre ödenek tutarlarında en büyük kalemi personel giderleri, sonrada ise mal ve hizmet alımları izlemekte olup, harcama tutarlarındaki en büyük kalemi personel giderleri kalemi oluşturmaktadır. Fonksiyonel sınıflandırmaya ödenek ve harcama giderlerinde göre en büyük kalemi genel kamu hizmetleri oluşturmaktadır. 3. Mali Denetim Sonuçları Ön mali kontrol ve iç kontrol üniversitemiz bünyesindeki harcama birimleri ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yapılmış ve mevzuata uygun olmayan harcamalar yapılmamıştır. Üniversitemiz 2007 kurulmuş olup dış denetimleri Sayıştay Başkanlığı tarafından yapılmaktadır. 11
B. Performans bilgileri PERFORMANS HEDEFİ TABLOSU İdare Adı AĞRI İBRAHİM ÇEÇEN ÜNİVERSİTESİ Amaç: 5 Sunulan Hizmetlerin Sayısını ve Kalitesini Arttırmak Hedef:2 Kaynakların Etkin, Ekonıomik ve Verimli Kullanılmasını Sağlamak Performans Hedefi Kaynakların Etkin, Ekonomik ve Verimli Kullanılmasını Sağlamak Performans Göstergeleri : Öz Gelirlerdeki Artış Oranı Bütçe Gelirleri 2014 2015 Artış Oranı (%) 03 Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri 3.303.587 3.397.236 2,83 05 Diğer Gelirler 3.193.722 2.558.528-19,88 Genel Toplam 6.441.124,00 5.955.764-7,53 12
2015 YILI GELİR CETVELİ 38.71 - AĞRI İBRAHİM ÇEÇEN ÜNİVERSİTESİ GELİR EKONOMİK KOD Açıklama PLANLANAN GELİR GERÇEKLEŞEN DURUM 03.1.1.01 Şartname, Basılı Evrak, Form Satış Gelirleri 22.000,00 21.491,00-509,00 03.1.2.03 Avukatlık Vekâlet Ücreti Gelirleri 0,00 1.635,00 1.635,00 03.1.2.05 Danışmanlık/Bilgilendirme Gelirleri 0,00 11.614,50 11.614,50 03.1.2.10 Sportif Faaliyet Gelirleri 0,00 15.340,00 15.340,00 03.1.2.29 Örgün ve Yaygın Öğretimden Elde Edilen Gelirler 03.1.2.30 Sınav, Kayıt ve Bunlara İlişkin Diğer Hizmet Gelirleri 15.000,00 98.958,73 83.958,73 0,00 13.856,00 13.856,00 03.1.2.31 İkinci Öğretimden Elde Edilen Gelirler 1.600.000,00 2.161.271,60 561.271,60 03.1.2.34 Tezli Yüksek Lisans Gelirleri 2.000,00 11.739,00 9.739,00 03.1.2.36 Sosyal Tesis İşletme Gelirleri 0,00 84.670,00 84.670,00 03.1.2.99 Diğer Hizmet Gelirleri 55.000,00 354.520,00 299.520,00 03.6.1.01 Lojman Kira Gelirleri 35.000,00 534.406,99 499.406,99 03.6.1.03 Sosyal Tesis Kira Gelirleri 0,00 300,00 300,00 03.6.1.04 Spor Tesisi Kira Gelirleri 0,00 50,00 50,00 03.6.1.99 Diğer Taşınmaz Kira Gelirleri 5.000,00 87.382,70 82.382,70 04.2.1.01 Taşınır Kira Gelirleri 41.356.000,00 56.490.000,00 15.134.000,00 04.2.2.01 Hazine Yardımı 23.700.000,00 24.945.000,00 1.245.000,00 04.4.1.03 Hazine Yardımı 0,00 41.127,90 41.127,90 05.1.9.03 Kurumlardan alınan Şartlı Bağış ve Yardımlar 27.000,00 517.167,71 490.167,71 05.2.6.16 Mevduat Faizleri 0,00 68.748,92 68.748,92 05.3.2.99 Araştırma Projeleri Gelirleri Payı 0,00 26.429,00 26.429,00 05.9.1.06 İrat Kaydedilecek Nakdi Teminatlar 0,00 88.515,29 88.515,29 05.9.1.19 Kişilerden Alacaklar 1.550.000,00 1.743.982,00 193.982,00 05.9.1.99 Öğrenci Katkı Payı Telafi Gelirleri 22.000,00 113.684,75 91.684,75 68.389.000,00 87.431.891,09 19.042.891,09 *2014 yılına ait gelirlerimiz yukarıdaki tabloda gösterilmiştir. 13
IV. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. Üstünlükler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı olarak, 2014 yılı içerisinde, özellikle de yılın son çeyrek diliminde yetki ve sorumluluklarımızın bilincinde olarak üzerimize düşen görevleri, kendi bünyemizde yürütmeye başladık. Yeni kurulan Üniversitemiz, genç yapısını tecrübeye çevirdikçe ve Otomasyona dayalı ağını kurdukça, Başkanlığımız olarak daha başarılı hizmetler vermeye başladık. Üniversitenin parasal ve muhasebesel döngülerini, yeni personel katılımları ve bu kişilerin eğitimleri neticesinde de daha pozitife dönüştürdük. Üniversite adına raporlama, taslak ve sunum hazırlama, diğer çalışmaları yapma açısından olumlu sonuçlarımızı almayı başardık. Tüm bunların ve Şube Müdürlüklerimizin kurulması neticesinde daha çağdaş ve etkin bir hizmet anlayışına bürünmeye başladık. B. Zayıflıklar Üstünlüklerimizin yanı sıra, Birim Faaliyet Raporumuzda da yer aldığı üzere birim teşkilat şemamızda eksik olan kadrolaşmaya yönelik personel ihtiyacımız halen sürmektedir. Hizmetlerimizi daha verimli ve daha süratli sürdürebilmemiz için eksik olan kısımlara eksikliği giderecek oranda personelin getirilmesi gerekmektedir. Kurulan Şube Müdürlüklerinin iş bölümünü etkin ve istikrarlı bir biçimde gerçekleştirmesi halinde, uzmanlaşmanın da geleceği kaçınılmazdır. Bu nedenle, teşkilat yapısındaki eksikliklerin giderilmesi önem teşkil etmektedir. V. ÖNERİ VE TEDBİRLER Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı olarak, personel eksikliğinin giderilmesi ve personel eğitiminin sağlanmasının yanı sıra, Daire Başkanlığımızın esas faaliyet konularına teşkil ve aracılık eden otomasyon sistemleri üzerinde yetkili olan personellerimizin tümüne gerekli yetkilendirmenin verilmesi de yeterince önem taşımaktadır. Ayrıca Ağrı İbrahim Çeçen Üniversitesi nin geneline hitap eden rapor, faaliyet ve etkinliklerin etkili bir şekilde ve zamanında yürütülebilmesi için Stratejik Yönetim ve Raporlama şube Müdürlüğümüzün aktif hale getirilmesi ve bu alanlarda hazırlayıcı personelin de uzmanlaşmaya teşvik edilmesi önem arz etmektedir. 14
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir Şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (AĞRI- /01/2016) Ali DEMİREL Strateji Geliştirme Daire Başkanı