1. Amaç Bu prsedürün amacı, POLY CERT deki persnel belgelendirme sürecini tanımlamaktır. 2. Kapsam POLY CERT tarafından verilen tüm persnel belgelendirme hizmetlerini kapsar. 3. Srumlular Genel Müdür Persnel Belgelendirme Müdürü Kalite Yöneticisi Karar Verici İdari srumlu 4. Tanımlar Kalite El Kitabı ndaki tanımlar geçerlidir. 5. Uygulama 5.1 Belgelendirme Başvurularının Alınması ve Gözden Geçirilmesi Belgelendirme başvuruları Belgelendirme Talep Frmu ile POLY CERT e yapılır. Belgelendirme Talep Frmu internet sitesinde tüm ilgililere duyurulmuştur. Frm, başvuru sahibi tarafından dldurulmuş ve imzalı larak POLY CERT e elden, e-mail, faks ve karg gibi araçlarla ulaştırabilir. POLY CERT e ulaşan Belgelendirme Talep Frmu, idari srumlu ya iletilir. İdari srumlu belgelendirme talebini persnel belgelendirme müdürüne aktarır ve Persnel Belgelendirme Müdürü, talebi inceler ve belgelendirmenin yapılıp yapılmayacağı kararını verir. Belgelendirmenin yapılamayacağı kararı verilirse, idari srumlu tarafından karar başvuru sahibine bildirilir. Aday Belgelendirme Talep Frmu na, internet sitesinden de ulaşabilir. Başvurular, elden, e-mail, faks ve karg ile iletilebilir. E-mail ve faks ylu ile iletilen başvuru frmları, en geç ilan edilen sn başvuru tarihinden 3 (üç) gün önce ıslak imzalı larak POLY CERT e iletilmelidir. Başvuru gözden geçirilirken aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur: POLY CERT Persnel Belgelendirme bölümünün talep edilen belgeyi verebilecek yetenekte lup lmadığı, Başvurulan alanda ilgili Ulusal Yeterliliğin başvuru için ön şartları varsa adayın bu ön şartları taşıdığına dair gerekli evrakların Belgelendirme Talep Frmu ile sunulup sunulmadığı, Adayların dil ve/veya yetersizliklerinin bilincinde larak makul sınırlar çerçevesinde özel ihtiyaçlarının karşılanıp karşılanamayacağı (örneğin, bedensel engelliler vs. için gerekli lan gereksinimler) Başvuru sahipleri Belgelendirme Talep Frmu nun ekinde aşağıdaki belgeleri de POLY CERT e sunmaktadır: Öğrenim Belgesi (Diplma) Nüfus Cüzdanı Ftkpisi Ftğraf Başvurulan sınavlar için sınav ücretinin yatırıldığını gösteren belge Başvurduğu alanla ilgili ön kşul lması halinde başvuru sahibinin önkşulu sağladığına dair belgeler, Belge Kullanım Sözleşmesi ıslak imzalı hali Adaylar gerekli evraklar bilgisine web sayfası üzerinden de erişebilirler. Sayfa 1 / 5
POLY CERT tarafından verilen Mesleki Yeterlilik Sertifikalarının düzenlenmesinin ardından belgeler ayırt edici bir belge kayıt numarası ile kayıt altına alınır. Belge kayıt numarası sınav prgramının türüne göre aşağıdaki tablda belirtilen frmata uygun larak verilir. Bu numara adayın belgelendirme süreci ve snrasında verilen adayı temsil eder, adayın başvurusunda ön değerlendirme snucu lumlu ise verilir ve kullanılmadığı zaman aynı numara tekrar başka bir adaya verilmez. SPK SP AS YY Sınav Prgram Kdu Sınav Prgramı (sınav sıra numarası) İlgili sınav prgramı için düzenlenen sınava giren adayın sıra numarası Belgenin veriliş yılının sn iki rakamı Örnek SPK. SP. AS. YY örnek: 01.01.01.16 5.2 Sınavların Planlanması ve Gerçekleştirilmesi Sınavların planlanması ve rganizasynu Persnel Belgelendirme Müdürü tarafından yapılır ve naylanır. Persnel Belgelendirme Müdürü, sınav takvimini luşturur ve idari srumlu internet sitesinde ilgililere ilan edilmesini sağlar. İlan edilen tarihlerdeki sınavlara başvuruların değerlendirilerek kabul edilmesi durumunda başvuru sahibi aday larak idari srumlu tarafından Sınava Katılacak Aday Listesi ne kaydedilir. Sınav yapıcılar PR.009 Sınav Görevlileri Seçme Prsedürü ne uygun larak Persnel Belgelendirme Müdürü tarafından belirlenir. Sınavlar, PR.008 Sınav Prsedürü ne uygun larak belirlenmiş sınav görevlileri tarafından gerçekleştirilir ve değerlendirilir. Sınavların gerçekleştirilmesi ve değerlendirilmesi ile ilgili ayrıntı Sınav Prsedürü nde belirtilmiştir. 5.3 Belgelendirme Kararının Verilmesi Sınav Snuçları ve sınavlarla ilgili dkümanlar Sınav Yapıcılar tarafından Persnel Belgelendirme Müdürü ne sunulur. Persnel Belgelendirme Müdürü sunulan dsyayı gözden geçirerek uygun lması durumunda dsyayı, Karar Verici ye iletir. Karar Verici, ilgili Ulusal Yeterliliğin gerekliliklerine göre değerlendirir ve aldığı kararı Persnel Belgelendirme Karar Snuç Listesi ne kaydeder ve listeyi Persnel Belgelendirme Müdürü ne iletir. Karar Verici tarafından alınan karara uygun larak işlemler yapılır. Belge almaya hak kazanan kişiler, idari srumlu tarafından Belge Takip Listesi ne kaydedilir. 5.4 Belgelendirme Kararına İtiraz Sınava katılan her aday belgelendirme kararına itiraz edebilir. İtirazlar, kararın adaya bildirilmesinden itibaren 15 (n beş) gün içerisinde yapılabilir. POLY CERT e ulaşan itirazlar Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prsedürü ne uygun larak işlem görür. 5.5 Belgelerin Hazırlanması Sayfa 2 / 5
Adaylar, belgelendirme kararı ile ilgili idari srumlu tarafından bilgilendirilir. Belge almaya hak kazananların bilgileri, Mesleki Yeterlilik Kurumu prtalına Persnel idari srumlu tarafından belgelerin hazırlanması için kaydedilir. Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından bastırılarak gönderilen Mesleki Yeterlilik Belgeleri, POLY CERT Genel Müdürü tarafından imzalanır ve idari srumlu tarafından belge sahiplerine elden veya karg ylu ile teslim edilir. Belgenin geçerliliği internet adresinden srgulanabilir. Belge sahipleri, sınava başlamadan önce imzalamış ldukları Belge Kullanım Sözleşmesi şartlarını yerine getirmekle yükümlüdürler. Ayrıca Ulusal Yeterlilikte bulunan şartlara da uymakla yükümlüdürler. Belge sahibi, belge üzerindeki bilgilerde bir değişiklik lduğunda POLY CERT e haber vermek zrundadır. 5.6 Belgelerin Geçerlilik Süresi Belgelerin geçerlilik süresi, belgelendirme kararının alındığı tarihte başlar ve 5 yıldır. 5.7 Belge Üzerinde Değişiklik Talebi Geçerlilik süresi dlmamış belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik lması ile birlikte belge sahibi değişiklikleri gerekli dkümanlarla POLY CERT e bildirmesi durumunda, belge ücreti alınarak belge üzerinde değişiklikler yapılarak belge yeniden düzenlenir. Yeniden düzenlenen belgede, belge numarası değişmez, belgeye revizyn numarası verilir. Yenilenen belge, belge sahibi eski belgeyi POLY CERT e iade ettikten snra teslim edilir. 5.8 Başarısız Olan Adaylar Sınav snuçları başarısız lan adaylar, 12 ay içinde sadece başarısız ldukları birimlerden, ücretsiz larak tekrar sınava girebilirler. 5.9 Gözetim POLY CERT, belgelendirdiği kişiden, belgenin geçerlilik süresi içinde, ilgili Ulusal Yeterlilikte belirtilen kntrl sayısı kadar, meslek alanı ile ilgili larak çalıştığı kuruluştan ve/veya işvereninden işe devam ettiğine dair yazı veya bağımsız larak çalışmaya devam ettiğine dair kanıt sunmasını ister. POLY CERT, gözetime yönelik yaptığı genel duyuruların yanı sıra, Persnel Belgelendirme Müdürü veya idari srumlu tarafından gözetim zamanı gelen belge sahiplerini tespit ederek gözetim kanıtlarının sunulmasıyla ilgili uyarıda bulunur. Belgeli persnel, gözetim ile ilgili POLY CERT in talep ettiği kanıtları uygun bir şekilde ve zamanında POLY CERT e sunmakla yükümlüdür. Zamanında ve istenen şekilde kanıt sunulmaması durumunda, belge askıya alınır. Belgeli persnel, gözetim kanıtlarını eksik larak sunması durumunda, eksiklikleri tamamlaması için POLY CERT tarafından 1 ay süre verilir. Bu süre içinde eksiklikleri tamamlamayan belgeli persnelin Sayfa 3 / 5
belgesi süre snunda askıya alınır. Belgenin askıda kalma süresi 6 aydır. Bu süre içerisinde herhangi bir düzeltici faaliyet gerçekleştirmeyen belge sahibinin belgesi iptal edilir. 5.10 Yeniden Belgelendirme Belge sahibi, belge süresi bitmeden, POLY CERT e yeniden belgelendirme talebinde bulunabilir. POLY CERT, Ulusal Yeterliliklerin gerekliliklerine uygun larak yeniden belgelendirme talebini değerlendirir ve yeniden belgelendirme yapabilir. Yeniden belgelendirme talepleri, belge süresinin sna ermesinden bir ay önce ile bir ay snrası arasında kalan süre içinde değerlendirilerek snuçlandırılır. Belge süresi sna erecek belge sahipleri, süre dlmadan 1 ay önce e-psta yluyla idari srumlu tarafından bilgilendirilerek, yeniden belgelendirme hakkında bilgi verilir. Yeniden belgelendirme işlemleri, ilk belgelendirme işlemlerinde lduğu gibi aynı şekilde uygulanır. 5.11 Belgenin Askıya Alınması ve Belge İptali 5.11.1 Belgenin Askıya Alınması Belgenin askıya alınması aşağıdaki nedenlerle labilir: Belgelendirilmiş persnelin Belge Kullanım Sözleşmesi ndeki yükümlülükleri yerine getirmemesi, Belgelendirilmiş persnelin gözetim şartlarını yerine getirmemesi, Belgelendirilmiş persnelin belge kullanım şartlarına uymaması, TÜRKAK, Mesleki Yeterlilik Kurumu Lgları ve/veya POLY CERT belgesinin yanlış kullanılması POLY CERT, belgenin askıya alınması kararı ile belgenin kötüye kullanımını engellemek adına belgelendirme öncesinde aday ile karşılıklı larak Belge Kullanım Sözleşmesi ni imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin askıya alınması kararı ile lg kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 (n beş) gün içerisinde POLY CERT e iade eder. İade edilmemesi durumunda, öncelikle yazılı larak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir. Belgelendirilmiş kişi, belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan etmesi durumunda kayıp ilanını bir dilekçe ile POLY CERT e bildirmesi istenir. Askıya alma süresince, belge sahibi belgeye ait haklardan faydalanamaz. Belgenin askıda kalma süresi byunca POLY CERT in her türlü hakkı saklıdır. POLY CERT, belgenin askıya alınması ile ilgili kararları, web sitesinde gerekçesiyle birlikte yayınlama hakkına sahiptir. Belgenin askıya alma nedeninin giderildiği kanıtlandığında, Karar Verici kararı ile belge askıdan kaldırılır. 5.11.2 Belgenin İptali Belgenin iptali aşağıdaki nedenlerle labilir: Belgelendirilen persnelin belgesinin askıya alınması snucunda yapması gereken düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmemesi, Belgenin yanıltıcı veya haksız maksatla kullanılması, Belgelendirilen persnelin sınav öncesi veya snrasında kasıtlı larak POLY CERT i eksik veya yanlış bilgilendirdiğinin tespit edilmesi, Belgelendirilen persnelin belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması veya yapılmasına izin vermesi, Sayfa 4 / 5
Belgenin geçerlilik süresi içinde yapılan gözetim faaliyetleri esnasında mevcut prgramın ilgili mevzuat, standart ve/veya standart yerine geçen dküman şartlarına uygunluğunu tamamen yitirdiğinin tespit edilmesi, Mesleki Yeterlilik Kurumu Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği usulündeki esasların gerçekleştirilmemesi, Belge sahibi hakkında gelen şikayetlerin değerlendirilmesine bağlı larak belgenin kullandırılmamasına karar verilmesi. Karar verici tarafından alınan belgenin iptali ile ilgili karar, Persnel Belgelendirme Karar Snuç Listesi ne kaydedilir ve söz knusu kişi, İdari Srumlu tarafından bilgilendirilir. Durum, belge takip listesine kaydedilir. POLY CERT, belgenin geri çekilmesi kararı ile belgenin kötüye kullanımını engellemek adına belgelendirme öncesinde aday ile karşılıklı larak Belge Kullanım Sözleşmesi ni imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin geri çekilmesi kararı ile belge kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 (n beş) gün içerisinde POLY CERT e iade eder. İade edilmemesi durumunda, öncelikle yazılı larak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir. Belgelendirilmiş kişi, belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan etmesi durumunda kayıp ilanını bir dilekçe ile POLY CERT e bildirmesi istenir. Belgesi iptal edilen kişi, yeniden başvurduğunda ilk başvuru prsesi uygulanır. 5.12 Ulusal Yeterlilikte Değişiklikler Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından farklı bir uygulamaya karar verilmemesi kaydıyla, Ulusal Yeterliliklerde revizyn lması halinde, mevcut belgelere geçerlilik süresi içinde bir değişiklik yapılmaz. Yeniden belgelendirmeler, yeterliliğin güncel revizynuna göre gerçekleştirilir. 6. Referanslar PR.008 Sınav Prsedürü PR.009 Sınav Görevlileri Seçme Prsedürü Belgelendirme Talep Frmu Belge Kullanım Sözleşmesi 7. Revizyn Tarihçesi Revizyn N. Revizyn Tarihi Revizyn Sebebi 00 09.05.2016 Yeni Yayın 01 05.04.2017 İdari srumlu görev tanımı Sayfa 5 / 5