T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU 21 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU KOCAELİ 211 1
Çalışmadan, yorulmadan, üretmeden, rahat yaşamak isteyen toplumlar, önce haysiyetlerini, sonra hürriyetlerini ve daha sonrada istiklal ve istikballerini kaybederler Gazi Mustafa Kemal ATATÜRK 2
İÇİNDEKİLER SUNUŞ... I- GENEL BİLGİLER... A. Misyon ve Vizyon... B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar... C. İdareye İlişkin Bilgiler... 1- Fiziksel Yapı.. 2- Örgüt Yapısı... 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar... 4- İnsan Kaynakları... 5- Sunulan Hizmetler... 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi... D. Diğer Hususlar... II- AMAÇ VE HEDEFLER... A. Amaç ve Hedefler... B. Temel Politikalar ve Öncelikler... C. Diğer Hususlar.... III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER... A. Mali Bilgiler... 1- Bütçe Uygulama Sonuçları... 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar... 3- Mali Denetim Sonuçları... 4- Diğer Hususlar.... B. Performans Bilgileri... 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri.. 2- Performans Sonuçları Tablosu... 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi 5- Diğer Hususlar... IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ... A. Üstünlükler...... B. Zayıflıklar... C. Değerlendirme...... V- ÖNERİ VE TEDBİRLER... 3
BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU Stratejik planlama, bugün hızla değişen ve gelişen ülkemizde tüm kurumlar için vazgeçilmez bir planlama haline gelmiştir. Bu gerekçe ile hazırladığımız 21 yılı stratejik planında, ilk olarak birimimizin genel ve maddi bilgilerine, işleyişine, amaç ve hedeflerine yer verilmiştir. Yabancı Diller Yüksekokulu, Temel İngilizce ve Modern Diller Bölümleri olarak, Üniversitemize bağlı 11 Fakülte, 1 Devlet Konservatuarı, 6 Yüksekokul ve 19 adet Meslek Yüksekokulundaki yaklaşık 1568 öğrenciye 99 öğretim elemanı ile yabancı dil eğitimi vermektedir. Prof.Dr.Ufuk YILDIZ Yabancı Diller Yüksekokulu Müdürü 4
I- GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon Misyonumuz : Yüksekokulumuz, öğrencilerimize üniversite eğitimleri boyunca ve sonrasında da mesleki alanlarında kendilerini ifade edebilmeleri, bilgi alışverişinde bulunabilmeleri, yazılı ve görsel materyalleri takip etmeleri için gerekli olan yabancı dil bilgi ve becerilerini edinebilecekleri nitelikli bir eğitim sunmaktır. Vizyonumuz : Üniversitemizin genel vizyonuna ve çağdaş uluslararası niteliklere uygun biçimde öğrencileri gerek devam edecekleri bölümlerde, gerek yaşamın farklı alanlarında kullanacakları yabancı dil bilgisini daha kolay ve kalıcı şekilde öğrenmeleri için yeni yöntem ve teknolojik ekipmanları kullanarak interaktif öğretme metodları geliştirmek ve nitelikleri ile ayırt edilen bir eğitim kurumu olmaktır.. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Kocaeli Üniversitesi Yabancı Diller Yüksekokulu 22 Yüksek Öğretim Yürütme Kurulu kararı ile kurulmuştur. Yüksekokulu nun yönetim ve organizasyonu 2547 sayılı yasanın 2.maddesi hükümlerine göre belirlenmiştir. Yönetim organları Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokulu Yönetim Kuruludur. Yüksekokul müdürü, üç yıl için rektör tarafından atanır. Süresi biten müdür tekrar atanabilir. Müdürün okulda görevli aylıklı öğretim elemanları arasından üç yıl için atayacağı en çok iki yardımcısı bulunur. İdarenin kuruluş kanunu veya ilgili mevzuatında sayılan yetki, görev ve sorumlulukları; 1) Yüksekokul kurullarına başkanlık etmek, Yüksekokul kurullarının kararlarını uygulamak ve Yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak, 2) Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde yüksekokulun genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek, 3) Yüksekokulun ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, yüksekokul bütçesi ile ilgili öneriyi yüksekokul yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan 5
sonra rektörlüğe sunmak, 4) Yüksekokulun birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini üstlenmek, 5) Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yerine getirmektir. Müdür: Müdür, Yüksekokul un 518 Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu na göre birimin en üst yöneticisi ve harcama yetkilisidir. Müdür Yardımcısı: Müdür Yardımcıları, Yüksekokul Müdürü nün teklifi ve Rektörlük Makamının onayları ile görevlendirilmişlerdir. Akademik faaliyetlerin organizasyonunu yerine getirirler. Okul Müdürü nün vereceği görevleri yaparlar. Yüksekokul Sekreteri: Yüksekokul un yazışmalarının, personel işlerinin, öğrenci işlemlerinin, mali işlemlerin yapılmasından sorumludur. Yüksekokul Sekreteri, yüksekokul idari teşkilatının amiridir ve bu teşkilatın çalışmasından okul müdürüne karşı sorumludur. İdari birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu çalışmasından sorumludur. Harcama yetkilisi tarafından görevlendirilen gerçekleştirme görevlisidir. Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütür. Yüksekokulun ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerinin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında Rektöre karşı birinci derecede sorumludur. Bütçe çağrısı na istinaden Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce hazırlanan Bütçe Hazırlama Rehberi esasları dahilinde Yüksekokulumuz bütçesini hazırlamak ve Bütçe Uygulama Talimatları ve Ayrıntılı Harcama Cetveli dahilinde 6
harcamaların yapılması ile ilgili ödenek takibi yapmakla sorumludur. Çalışmalarımızda maaş, ek ders, akademik ve idari personelin yurtiçi-yurtdışı geçici görev yollukları ile yurtiçi sürekli yolluk tahakkuklarını yapmak, satın alma ve ayniyat işlemlerini yapmak görevlerimiz arasındadır. İdareye İlişkin Bilgiler Fiziksel Yapı 1.1- Eğitim Alanları ve Derslikler 1.1.1. Eğitim Alanları Derslikler Eğitim Alanı Anfi Sınıf Bilgisayar Lab. Diğer Lab. Toplam -5 Kişilik 32 3 9 44 51-75 Kişilik 76-1 Kişilik 11-15 Kişilik 151-25 Kişilik 251-Üzeri Kişilik Toplam 32 3 9 44 Dersliklerin payı (%) 7
1.2- Hizmet Alanları 1.3.1. Akademik Personel Hizmet Alanı Sayısı/Adet Alanı/ m 2 Kullanan Sayısı( Kişi) Çalışma Odası 16 2 63 Toplam 16 2 63 1.3.2. İdari Personel Hizmet Alanı Sayısı/Adet Alanı/ m 2 Kullanan Sayısı( Kişi) Servis Çalışma Odası 4 2 6 Toplam 4 2 6 1.3- Arşiv Alanları Arşiv Sayısı: 1 Adet Arşiv Alanı: 15 m 2 Hesap Kodu I.Düzey Kodu II. Düzey Kodu Dayanıklı Taşınırlar Adeti 8
253 TESİS, MAKİNE VE CİHAZLAR HESABI 1 253 1 Tesisler Grubu 253 2 Makineler ve Aletler Grubu 253 2 1 Tarım ve Ormancılık Makineleri ve Aletleri 253 2 2 İnşaat Makineleri ve Aletleri 253 2 3 Atölye Makineleri ve Aletleri 253 2 4 İş Makineleri ve Aletleri 253 2 5 Güç Elektroniği ve Basınçlı Makineler ile Aletleri 253 2 6 Posta Makineleri 253 2 7 Paketleme Makineleri 253 2 8 253 2 9 253 2 1 Etiketleme ve Numaralandırma Makineleri Ayırma, Sınıflandırma Makineleri Matbaacılıkta Kullanılan Makine ve Aletler 253 3 Cihazlar ve Aletler Grubu 1 253 3 1 253 3 2 253 3 3 253 3 4 253 3 5 253 3 6 Yıkama, Temizleme ve Ütüleme Cihaz ve Araçları Beslenme/Gıda ve Mutfak Cihaz ve Aletleri Kurtarma Amaçlı Cihaz ve Aletler Ölçüm, Tartı, Çizim Cihazları ve Aletleri Tıbbi ve Biyolojik Amaçlı Kullanılan Cihazlar ve Aletler Araştırma ve Üretim Amaçlı Cihazları ve Aletleri 1 253 3 7 Müzik Aletleri ve Aksesuarları 253 3 8 Spor Amaçlı Kullanılan Cihaz ve Aletler 255 Demirbaşlar Grubu 174 255 1 Döşeme ve Mefruşat Grubu 31 255 1 1 Döşeme Demirbaşları 255 1 2 Temsil ve Tören Demirbaşları 2 9
255 1 3 Koruyucu Giysi ve Malzemeler 255 1 4 255 1 5 Seyahat, Muhafaza ve Taşıma Amaçlı Demirbaş Niteliğindeki Taşınırlar Hastanede Kullanılan Demirbaş Niteliğindeki Taşınırlar 255 2 Büro Makineleri Grubu 16 255 2 1 Bilgisayarlar ve Sunucular 78 255 2 2 Bilgisayar Çevre Birimleri 21 255 2 3 Teksir ve Çoğaltma Makineleri 8 255 2 4 Haberleşme Cihazları 23 255 2 5 Ses, Görüntü ve Sunum Cihazları 168 255 2 6 Aydınlatma Cihazları 255 2 99 Diğer Büro Makineleri ve Aletleri Grubu 4 255 3 Mobilyalar Grubu 1513 255 3 1 Büro Mobilyaları 1425 255 3 2 255 3 3 255 3 4 255 3 5 255 4 Misafirhane, Konaklama ve Barınma Amaçlı Mobilyalar Kafeterya ve Yemekhane Mobilyaları Bebek ve Çocuk Mobilyası ve Aksesuarları Seminer ve Sunum Amaçlı Ürünler Beslenme/Gıda ve Mutfak Demirbaşları Grubu 7 81 255 4 1 Yemek Hazırlama Ekipmanları 255 5 Canlı Demirbaşlar Grubu 255 5 1 Çiftlik Hayvanları 255 5 2 Hizmet Amaçlı Hayvanlar 255 5 3 Gösteri Amaçlı Hayvanlar 255 5 4 Koruma Altına Alınan Hayvanlar 255 6 Tarihi veya Sanat Değeri Olan Demirbaşlar Grubu 255 6 1 Etnografik Eserler 255 6 2 Arkeolojik Eserler 1
255 6 3 Geleneksel Türk Süslemeleri 255 6 4 Güzel Sanat Eserleri 255 6 5 Kitap, Belge, El Yazmaları ve Nadir Eserler 255 6 6 Para, Pul, Sikke ve Madalyonlar 255 6 7 Tabletler 255 6 8 Mühür ve Mühür Baskıları 255 6 9 Arşiv Vesikaları 255 6 1 Fosiller 255 7 Kütüphane Demirbaşları Grubu 255 7 1 Kütüphane Mobilyaları 255 7 2 Basılı Yayınlar 255 7 3 Görsel ve İşitsel Kaynaklar 255 7 4 Bilgi Saklama Üniteleri 255 8 Eğitim Demirbaşları Grubu 255 8 1 255 8 2 Eğitim Mobilyaları ve Donanımları Öğrenmeyi Kolaylaştırıcı Ekipmanlar 255 8 3 Derslik Süslemeleri 255 8 4 255 9 255 9 1 255 9 2 255 9 3 255 9 99 255 1 255 1 1 Okul Bahçesi ve Oyun Demirbaşları Spor Amaçlı Kullanılan Demirbaşlar Grubu Doğa Sporlarında Kullanılan Demirbaşlar Salon Sporlarında Kullanılan Demirbaşlar Saha Sporlarında Kullanılan Demirbaşlar Diğer Spor Amaçlı Kullanılan Demirbaşlar Güvenlik, Kontrol ve Tedbir Amaçlı Demirbaşlar Grubu Güvenlik ve Korunma Amaçlı Araçlar 11 255 1 2 Kontrol ve Güvenlik Sistemleri 4 255 1 3 Yangın Söndürme ve Tedbir Cihaz ve Araçları 7 11
255 11 Demirbaş Niteliğindeki Süs Eşyaları 255 11 1 Vitrinde Sergilenen Eşyaları 255 11 2 Duvarda Sergilenen Süs Eşyaları 255 11 3 255 12 255 12 1 Masa, Sehpa ve Zeminde Sergilenen Süs Eşyaları Kullanımda Olan Demirbaş Niteliğindeki Değerli Eşyalar Yemek, Servis ve Çatal-Bıçak Takımları 255 12 2 Büro Malzemeleri 255 99 Diğer Demirbaşlar Grubu 255 99 1 Seyyar Kulübe, Kabin, Büfe, Sandık ve Kafesler 255 99 2 Seyyar Tanklar ve Tüpler 255 99 3 Sergileme ve Tanıtım Amaçlı Taşınırlar 2- Örgüt Yapısı Yüksekokulumuzun organizasyon yapısı etkin, gelişime açık ve güvenilir bir şekilde çalışmaktadır. Birimimizde eğitim ile ilgili işleyiş Müdür ve Müdür Yardımcıları koordinatörlüğünde devam etmektedir. İdari personel ile ilgili işleyiş Müdür, Müdür Yardımcısı ve Yüksekokul Sekreterliğinin sorumluluğunda etkin ve güvenilir bir şekilde yapılmaktadır. 12
13
YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ Prof. Dr. Ufuk YILDIZ YÜKSEKOKUL KURULU Prof. Dr. Ufuk YILDIZ Okutman Güler ÖVEÇ Okutman Derya AKI Okutman Tülin YILDIRIM Okutman Ayça ÖZGÜVEN YÖNETİM KURULU Prof. Dr. Ufuk YILDIZ Prof. Dr. Cavit UYANIK Doç.Dr.Erdoğan TARCAN Okutman Güler ÖVEÇ Okutman Derya AKI YÜKSEKOKUL MÜDÜR YARDIMCILARI Okutman Güler ÖVEÇ Okutman Derya AKI AKADEMİK BİRİMLER İDARİ BİRİMLER TEMEL İNGİLİZCE BÖLÜM BAŞKANLIĞI Okutman Derya AKI MODERN DİLLER BÖLÜM BAŞKANLIĞI Okutman Güler ÖVEÇ YÜKSEKOKUL SEKRETERLİĞİ Sevdanur DOĞAN 14
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Yüksekokulumuz akademik, idari personel ve öğrencilerin kullanımında olan toplam 22 adet masaüstü ve 5 adet taşınabilir bilgisayar üniversitemizden data hattı ile sağlanan internet ağı tüm ofislerde ve öğrencilerin kullanabilmesi sağlanmaktadır. Akademik ve idari çalışmalar internet ağı ile gerçekleştirilmektedir. Ağ bağlantımız E Bütçe tahakkuk programını (mevcut personel giderleri, maaş ek ders mesai programları gibi) kullanmaya uygundur. 3.1- Yazılımlar ve Bilgisayarlar Cinsi 3.1.1. Yazılım ve Bilgisayarlar İdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) Toplam Yazılım Masa Üstü Bilgisayarlar Taşınabilir Bilgisayarlar Diğer Bilgisayar ve Sunucular 8 212 1 4 15
3.2- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar. Cinsi 3.3.1. Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Adet) Projeksiyon 9 Slayt Makinesi Tepegöz 2 Episkop Barkod Okuyucu Baskı Makinesi 4 Fotokopi Makinesi 1 2 Faks 1 Fotoğraf Makinesi Kameralar 1 Televizyonlar 1 Tarayıcılar 1 Müzik Setleri Mikroskoplar DVD ler 2 TOPLAM Araştırma Amaçlı (Adet) Toplam (Adet) 4- İnsan Kaynakları Yüksekokulumuzda; akademik kadroda toplam 1 okutman, idari kadroda, kadrosu üniversitemizin başka birimlerde olan ve 13/b-4 ile görevlendirilen 4 personel bulunmaktadır. Mevcut sınıf kapasitemizin tümünün kullanılabilmesi için akademik kadromuzun en kısa zamanda genişletilmesi gerekmektedir. 16
4.1- Akademik Personel 4.1.1. Akademik Personel Kadro Durumları Kadroların İstihdam Şekline Göre Unvan Profesör Doçent Yardımcı Doçent Öğretim Görevlisi Dolu Boş Toplam Oranı %Doluluk ZamanlıTam Okutman 29 29 29 Araştırma Görevlisi Eğitim ve Öğretim Planlamacısı Sahne Uygulatıcısı Sanat Uygulatıcısı Sanatçı Öğretim Elemanı Uzman Çevirici ZamanlıYarı Toplam 29 29 29 17
4.5- Sözleşmeli Akademik Personel Profesör 4.5.1. Sözleşmeli Akademik Personel Unvan Kişi Sayısı Doçent Yrd. Doçent Öğretim Görevlisi Uzman Okutman 1 Sanatçı Öğrt. Elemanı Sahne Uygulatıcısı Toplam 1 4.6- Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 4.6.1. Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 23 yaş ve altı 23-3 yaş 31-35 yaş 36-4 yaş 41-5 yaş 51 yaş ve üzeri Kişi Sayısı 7 25 17 2 28 2 Yüzde (%) 6 24 18 21 29 2 18
4.7- İdari Personel 4.7.1. İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Dolu Boş Toplam Doluluk Oranı % Genel İdari Hizmetler Sınıfı 2 2 Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetler Sınıfı Toplam 2 2 4.8- İdari Personelin Eğitim Durumu 4.8.1. İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Kişi Sayısı 1 1 4 Yüzde (%) 16 66 Yüksek.L. ve Doktora 4.9- İdari Personelin Hizmet Süreleri 4.9.1. İdari Personelin Hizmet Süresine Göre Dağılımı 1-3 yıl 4-6 yıl 7-1 yıl 11-15 yıl 16-2 yıl 21 yıl üzeri Kişi Sayısı 2 4 Yüzde (%) 33 66 4.1- İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 19
4.1.1. İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 23 yaş ve altı 23-3 yaş 31-35 yaş 36-4 yaş 41-5 yaş Kişi Sayısı 1 4 Yüzde (%) 33 66 51 yaş üzeri 5- Sunulan Hizmetler 5.1- Eğitim Hizmetleri Modern Diller Bölümü 27 İngilizce, 3 Almanca, 1 Fransızca ve 1 Rusça okutmanı ile zorunlu hazırlık eğitimi almayan öğrencilere başlangıç ve orta düzeyde yabancı dil dersleri (İngilizce, Almanca, Fransızca ve Rusça) verilmektedir. Modern Diller Bölümü tarafından 29-21 akademik yılında eğitim verilen öğrenci sayıları; Hazırlık olmayan Fakülte/Meslek Yüksekokulu I.Öğretim öğrenci sayısı II.Öğretim öğrenci sayısı Fakülteler 1181 1139 Meslek Y.O. 6148 487 Toplam 7329 69 Temel İngilizce Bölümü Mühendislik Fakültesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, İletişim Fakültesi, Fen-Edebiyat Fakültesi, Mimarlık ve Tasarım Fakültesi ve Barbaros Denizcilik Yüksekokulu ile Sivil Havacılık Yüksekokulunun akademik yıl başında yapılan 2
İngilizce muafiyet sınavında başarılı olamayan öğrencilerine yabancı dil eğitimi vermektedir. Öğrenciler yapılan seviye tespit sınavı sonuçlarına göre başlangıç, orta ve ileri seviye İngilizce sınıflarına yerleştirilerek, hafta 2, 25 ve 3 saat olarak seviyelerine uygun kitaplarla yabancı dil eğitimine başlarlar. Amacımız yabancı dilin standart bir ihtiyaç olduğu günümüzde, öğrencilere sosyal ve mesleki yaşamlarında gereksinim duyacakları konuşma, dinleme, okuma-anlama ve yazma becerilerini en azından orta seviyede kazandırmaktır. Yabancı Dil hazırlık programını başarı ile tamamlayan öğrenciler bölümlerine geçme hakkı kazanırlar. Başarılı olamayan öğrenciler ile derslere devam zorunluluğunu yerine getiremeyen öğrenciler takip eden akademik yıl başında muafiyet sınavına girmekle yükümlüdürler. Temel İngilizce Bölümü 29-21 akademik yılında 63 İngilizce okutmanı ile I. öğretimde 157, II. Öğretimde 72 olmak üzere toplam 227 öğrenciye orta ve ileri düzeyde yabancı dil eğitimi vermektedir. Öğrenciler 36 başlangıç 2 orta ve 6 ileri kur sınıf olmak üzere toplam 62 şubede sabahçı, öğlenci ve II.öğretim sınıflarında eğitimlerine devam etmektedirler. 5.1.2. Yabancı Dil Eğitimi Gören Hazırlık Sınıfı Öğrenci Sayıları Birimin Adı I. Öğretim II. Öğretim Toplam E. K. Top. E. K. Top. Sayı Fakülteler Yüksekokullar Meslek Yüksekokulları Toplam 155 72 227 5.3- İdari Hizmetler Yüksekokulun bünyesinde 1 Yüksekokul Sekreteri, 2547 Sayılı Kanunun 13/b-4 maddesi uyarınca 1 Şef, 1 Bilgisayar İşletmeni, 2 Memur ve 2 Hizmetli görevlendirilmiştir. 21
Ayrıca Yüksekokul kadrosunda olup anılan madde uyarınca başka biriminde görevlendirilmiş 1 Bilgisayar İşletmeni bulunmaktadır. Yüksekokulun idari işleri Yüksekokul Müdürün kontrolünde Yüksekokul Sekreteri tarafından yürütülmektedir. Yüksekokulun genel idari hizmetlerinde, 1 Muhasebe memuru, 1 Öğrenci İşleri 1 Genel Evrak memuru, 1 Ayniyat ve Satınalma memuru, 1 Hazırlık Bölümü sekreteri bulunmaktadır. Yüksekokul evrak işlemleri genel giriş işlemleri yapıldıktan sonra Yüksekokul Sekreterliği tarafından ilgili memurlara aktarılmakta, yazışmaların devlet yazışma kurallarına uygun şekilde sürdürülmesi kontrol edilmektedir. Muhasebe işlemleri Ön Mali Kontrol Yönetmeliği çerçevesinde yürütülmektedir. Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun olarak taşınır işlemleri takip edilmektedir. 22
6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi (Mali Yönetim ve Harcama Öncesi Kontrol Sistemi) Meslek Yüksekokulu Yönetimi: Yüksekokul un yönetimi 2547 sayılı yasanın 2. maddesi hükümlerine göre belirlenmiştir. Yönetim organları Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokulu Yönetim Kuruludur. Yüksekokul müdürüne çalışmalarında yardımcı olmak amacıyla bir müdür yardımcılığı oluşturulmuştur. İç Kontrol Sistemi: İç Kontrol 518 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 55 nci maddesinde düzenlenmiştir. Buna göre İç kontrol kamu idarelerinin malî işlem ve faaliyetlerine ilişkin tüm gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin amacına ve mevzuatına uygun bir şekilde gerçekleştirilmesi için uygulanan malî yönetim, harcama öncesi kontrol ile harcama sonrası iç denetim faaliyetleridir şeklinde tanımlanmıştır. Yüksekokulda Harcama Yetkilisi, Gerçekleştirme görevlisi ve taşınır kayıt kontrol yetkilisi dâhilinde harcama öncesi kontrol sistemi oluşturulur. Kontrolü Yüksekokul Sekreteri Harcama Yetkilisi adına yapar. Ancak Harcama Yetkilisi, idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolun işleyişinden sorumludur. Okulun ihtiyacı olan mal ve hizmetlerin satın alınmasında karar alma süreci, harcama yetkilisinin onay verme işlemi ile başlamaktadır. Fiyat teklifi toplama, piyasa araştırma tutanağı hazırlanması, yaklaşık maliyet hesap cetvellerinin düzenlenmesi gibi süreçler tamamlanır. Malzemenin alımına karar verildikten sonra mal ve hizmetin kabulüne ilişkin işlemler kontrol edildikten sonra muayene raporu düzenlenmektedir. Mal ve malzemelerin Taşınır İşlem Fişleri tanzim edildikten sonra taşınır kayıtları ve ödeme işlemi ile satın alma süreci tamamlanmaktadır. 23
II- AMAÇ ve HEDEFLER A. İdarenin Amaç ve Hedefleri Evrensel düzeyde eğitim-öğretim faaliyetlerini sürdürerek bilimsel ve teknolojik alandaki gelişmeleri takip edebilecek yabancı dil yetilerini kazanmış, insan haklarına saygılı, hür düşünceli, etik değerlere bağlı, yaratıcı, yapıcı ve uygulayıcı bireyler yetiştirmeyi amaç edinmiştir. Kuruluşundan itibaren genel değerler itibarıyla ulusal üniversitelerin aynı alanda eğitim veren yüksekokulları arasında lider olmak, yüksekokulumuzun temel vizyonunu oluşturmaktadır. B. Temel Politikalar ve Öncelikler Yüksekokulumuzun temel politikası ve önceliği, öğrencilerimize temel dil becerilerini kazandırarak, mesleki alanları ile ilgili yayınları okuyup anlamalarını sağlayacak eğitimi vermektir. Akademik personelimizin mesleki gelişimlerine katkıda bulunacak yüksek lisans ve doktora programlarına katılmalarını teşvik etmek diğer bir politikamızdır. 24
III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A. Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 1.1. Bütçe Giderleri 21 Bütçesi Başlangıç Ödeneği 21 Bütçesi Gerçekleşme Durumu Gerçekleşme Oranı (%) Bütçe giderleri Toplamı 818.75 89.825 98,91 1 Personel Giderleri 662. 656.175 99,12 2 Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri 132.65 131.19 98,84 3 Mal ve Hizmet Alım Giderleri 25.5 22.541 88,4 5 Cari Transferler 6 - Sermaye Giderleri Toplam 818.75 89.825 98,91 2- Mali Denetim Sonuçları Birimin kırtasiye ve temizlik ihtiyaçları karşılanmış, yurtiçinde konferansa katılan bildiri sunan öğretim elemanlarına yolluk-yevmiye ödenmiştir. Telefon faturaları, bilgisayar, fotokopi makinesi, baskı makinesi ile bilgisayarların bakım ve onarımları için yedek parçalar alınmıştır. Binanın bakım ve onarımı yaptırılarak eğitim ve öğretim hizmetlerinin daha verimli ve modern bir ortamda yürütülebilmesi için gerekli tadilatlar yapılmış, Yüksekokulumuz yetkili kurumları ve Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından kontrol edilerek ödemeler yapılmakta olup, Sayıştay tarafından yapılan denetim ve kontroller sonucunda herhangi bir usulsüz ve haksız ödeme tespit edilmemiştir. 25
B. Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri Üniversitemiz öğrencilerinin yurtdışı eğitim programlarına katılmalarını sağlayan ERASMUS değişim programı yabancı dil sınavı birimimizce yapılmaktadır. Ayrıca her eğitim öğretim yılı sonunda hazırlık sınıfları öğrencileri tiyatro, dans ve bilgi yarışması gibi aktivitelerden oluşan bir sene sonu şenliği düzenlemektedirler. 26
2- Performans Hedef ve Gösterge Tablosu Birimimize ait 21 yılı performans hedeflerimize ait gerçekleşmeler ile aşağıdaki tabloda belirtilen ilgili sütunlar doldurulmuştur. PERFORMANS HEDEF ve GÖSTERGE TABLOSU İdare Adı 38.39 - KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ Tüm Akademik Birimler SORUMLU BİRİM Amaç Eğitim ve öğretimin kalite ve altyapısının geliştirilmesi. Hedef Üniversitemizin şu anda sahip olduğu 28 öğrenci/öğretim elemanı oranının 2 öğrenci/öğretim elemanı oranına düşürülmesi hedeflenmiştir. Performans Hedefi 21 yılı için mevcut kadro korunup yeni Akademik kadro alımı yapılacaktır. 21 Yılı 1 2 Performans Göstergeleri Hedeflenen Gerçekleşen Mevcut Akademik personel Sayısı 22 29 Alınacak Akademik personel sayısı 15 1 3 Mevcut Öğrenci sayısı 6 1568 4 Öğrenci Oranı/Öğretim elemanı 27,24 53,82 1 Faaliyetler Akademik personele ödenen maaş ve sosyal güvenlik giderleri faaliyeti Kaynak İhtiyacı Bütçe Bütçe Dışı Toplam 1.1 787.284 Genel Toplam 787.284 27
PERFORMANS HEDEF ve GÖSTERGE TABLOSU İdare Adı 38.39 - KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ SORUMLU BİRİM Tüm Akademik Birimler Tüm İdari Birimler Amaç Hedef İnsan kaynaklarını geliştirmek, çalışanların kurum içi memnuniyetini yükselterek motivasyonlarını artırmak. Akademik ve idari insan kaynakları birimi oluşturularak, akademik çalışan seçiminde aday havuzlarının oluşturulması, tüm idari ve akademik birimlerde yapılacak iş analizleri, oluşturulacak görev tanımları ve iş gerekleri doğrultusunda gereksinim duyulan idari norm kadro sayılarının belirlenmesi hedeflenmiştir. Performans Hedefi İdari personel sayısının dengede tutulup ihtiyacı olan yerlere yeni personel alınacak ve bunların maaş ve sosyal güvenlik ödemeleri yapılacaktır. 21 Yılı Performans Göstergeleri Hedeflenen Gerçekleşen 1 Mevcut İdari Personel Sayısı 186 6 2 Alınacak İdari Personel Sayısı 5 2 1 Faaliyetler İdari personellerin maaş ve sosyal güvenlik ödeme faaliyeti Kaynak İhtiyacı Bütçe Bütçe Dışı Toplam 1.1 787.284 Genel Toplam 787.284 28
PERFORMANS HEDEF ve GÖSTERGE TABLOSU İdare Adı 38.39 - KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ SORUMLU BİRİM Tüm Akademik Birimler Amaç Eğitim ve öğretimin kalite ve altyapısının geliştirilmesi. Hedef Tüm öğretim elemanlarının ve idari personelin eğitim ve iletişim tekniklerinin geliştirilmesi için profesyonel anlamda eğitim alması hedeflenmiştir. Performans Hedefi Öğretim Elemanlarının bir kısmına eğitim ve iletişim teknikleri verilmesi hedeflenmiştir. 21 Yılı 1 Performans Göstergeleri Hedeflenen Gerçekleşen İletişim ve eğitim teknikleri eğitimi verilme oranı 3 14 Kaynak İhtiyacı Faaliyetler Bütçe Bütçe Dışı Toplam Akademik personelin geçici 1 3.3 3.85 görevlendirme faaliyeti Genel Toplam 3.85 29
3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi Birimimize ait Stratejik hedef ile ilişkilendirilen 21 yılı performans hedeflerimize ait gerçekleşmeler ile aşağıdaki tabloda belirtilen ilgili sütunlar doldurulmuştur. Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler Hedeflenen Gerçekleşme Durumu (%) Açıklama Amaç 1: Eğitim ve öğretimin kalite ve altyapısının geliştirilmesi. Hedef 1.1: Eğitim kapsamındaki derslere ait kitap, belge ve ders notu gibi kaynakların, öğrencilerimizin gereksinimlerine yetecek sayıda sağlanarak kütüphanemizde bulundurulması hedeflenmiştir. Hedef 1.2: Eğitim, öğretim ve sağlık hizmetleri için gerekli laboratuar, sınıf, amfilerinin oluşturulması teknolojik donanımlarının sağlanması hedeflenmiştir. Hedef 1.3: Yürütülen eğitim programlarının içerik ve kapsamının ve tüm öğretim elemanlarının eğitimle ilgili işlevlerinin geliştirilmesi hedeflenmiştir. Hedef 1.4: Mezunlarımızın iş bulmasını kolaylaştırıcı ve ülkemizin gereksinimlerine karşılık verecek nitelikte yeni önlisans ve lisans programlarının planlanması hedeflenmiştir. Hedef 1.5: Disiplinler arası ve Yörede üretim %1 %8 %1 %9 %1 %8 Birimimiz kütüphanesine bağışlar ve satınalma yoluyla gerçekleşme durumu yüzde 8 i bulmuştur. Öğrencilerin kullanımına açık olan 3 dil laboratuarının sayısının arttırılması hedeflenmektedir. Konuyla ilgili eğitim ve seminer sayısının arttırılması planlanmaktadır. yapan sektörün gereksinimlerine yanıt verecek nitelikte yeni lisansüstü programların açılması hedeflenmiştir. Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler Hedeflenen Gerçekleşme Durumu (%) Açıklama 3
Hedef 1.7: Bölge ve ülkemiz genelindeki orta eğitim kurumları için özel tanıtım programlarının oluşturulması hedeflenmiştir. Amaç 1: Eğitim ve öğretimin kalite ve altyapısının geliştirilmesi Hedef 1.8: Üniversitemizin şu anda sahip olduğu 28 öğrenci/öğretim elemanı oranının 2 öğrenci/öğretim elemanı oranına düşürülmesi hedeflenmiştir. Hedef 1.9: Öğrenci ilişkilerinin, mevcut sosyal yapının her alanda düzenlenecek sosyal ve kültürel programlar ile zenginleştirilerek geliştirilmesi hedeflenmiştir. Hedef 1.1: Tüm öğretim elemanlarının ve idari personelin eğitim ve iletişim tekniklerinin geliştirilmesi için profesyonel anlamda eğitim alması hedeflenmiştir. Hedef 1.11: Ulusal ve uluslararası yeni değişim programlarının oluşturulması mevcut değişim programlarındaki değişim sayılarının artırılması için planlamalar yapılması hedeflenmiştir. Hedef 1.12: Sürekli ve uzaktan eğitim %1 %8 %1 %9 %1 %9 29-21 akademik yılında 26 öğrenci/okutman oranının düşürülmesi planlanmaktadır. Öğrencilere yönelik tiyatro oyunları ve bahar şenlikleri gösterileri düzenlenmektedir. 29-21 akademik yılında 12 Okutmanın yurtdışına eğitime gönderilmesi sağlanacaktır. merkezinin (SEM) bölge gereksinimleri doğrultusunda yeniden yapılandırılması ve eğitim programlarının geliştirilmesi %1 %6 İngilizce, Almanca ve Fransızca kursları verilmesi planlanmaktadır. hedeflenmiştir. Hedef 1.13: Uzaktan eğitim hizmeti verecek yeni bir meslek yüksekokulunun açılması hedeflenmiştir. 31
IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. Üstünlükler Haftalık yüklü ders programları, kalabalık sınıf mevcutları ve değerlendirmekle yükümlü oldukları haftalık bilgi yoklama sınavlarına rağmen öğretim kadromuz özveri ve gayret içinde çalışmalarını sürdürmektedir. Bu çalışmalar sene ortası ve sonunda öğrencilerimizden aldığımız geri bildirimlere olumlu sonuçlarla yansımaktadır. Hazırlık programının vazgeçilmez parçası olan bilgi yoklama sınavları, ara sınavlar ve final sınavları her kur için ayrı ayrı hazırlanmakta ve bu sınavların itina ile hazırlanması büyük bir uğraş gerektirmektedir. Bu görev aynı zamanda muafiyet ve seviye tespit sınavının hazırlanması ve uygulanmasından da sorumlu olan Soru Hazırlama grubuna aittir. Bünyemizde çalışan Soru Hazırlama Grubunun bazı sınavları Türkiye genelinde Testing and Assessment konulu seminerlerde örnek sınav olarak sunulmuştur. B. Zayıflıklar Modern Diller kadromuz üniversitemiz ihtiyacı olan ders isteklerini karşılayacak sayıda olmakla birlikte, özellikle meslek yüksekokullarının çok fazla ve dağınık olması nedeni ile bölümümüz ile yeterli iletişim içinde bulunmamaktadırlar. Servis derslerinde görev alan öğretim elemanlarından ders yükümlülüklerinin dışında yararlanılamamaktadır. Meslek Yüksekokullarında görev yapan öğretim elemanlarımızın en büyük sorunu bu okullardaki öğrenci seviyelerinin ve motivasyonlarının çok düşük olması ve bunun da başarıyı düşürmesidir. Kurum elemanları arasındaki görev ve sorumluluğun eşit paylaşımının başka bir yolu da özellikle meslek yüksekokullarında görev yapan öğretim elemanlarının ilgili kurumlara geçici olarak görevlendirilmesidir. Bu şekilde ilgili kurumlara hem program yapabilme esnekliği verilirken hem de buralarda görev yapan elemanların denetimi, düzenli olarak mesailerine iştirakleri ve diğer eğitim öğretim faaliyetlerine katılmaları sağlanmış olacaktır. Mevcut 32 dersliğimizi sabah ve öğlen olarak kullanılmakta, sınıf sayısı azlığı temel etken, sınıflar kalabalık ve öğretim elemanı sayısı arttırılırsa ideal yabancı dil eğitimi verilebilir. Bütçe imkanlarının yeterli düzeyde olmaması. 32
C. Değerlendirme Yüksekokulumuzda 21-211 Eğitim-Öğretim yılında görme engelli öğrencilere yabancı dil dersleri verilmesi için Okulumuz Okutmanlarına görme engelli eğitmen tarafından seminerler verilmiştir. V- ÖNERİ VE TEDBİRLER - Dil öğretiminin en temel koşulu olan 15 kişilik sınıflar oluşturmak, - Verilen teorik bilgilerin multimedya desteği ile pekiştirilmesi için yeni yazılım ve donanımları temin etmek, - Öğretimin daha verimli hale getirilmesi için öğretim elemanı sayısını en az 115 e yükseltmek, - Öğretim elemanlarının kendilerini geliştirmelerine yardımcı olacak yurtdışı bilimsel faaliyetlere katılmalarını teşvik etmek ve desteklemek için kaynak sağlamaktır. Yabancı Diller Yüksekokulunun eğitim, öğretim ve yönetim faaliyetleri değişik açılardan incelenerek üniversitenin kuvvetli yönleri, zayıf yönleri, öneri ve tedbirler değerlendirilmiştir. Değerlendirme; Eğitim-öğretim, Ders yükleri, Akademisyenlerin değerlendirilmesi, Öğrenci/akademisyen iletişimi, Destek birimleri kapsamında yapılmıştır. 4.1. Güçlü Yanlar Kocaeli Üniversitesi tarafından Yabancı Diller Yüksekokulu eğitim programlarının desteklenmesi Ders programlarının güncel gelişmeler doğrultusunda uygulanması Ulaşımdaki kolaylıklar İkili Öğretim Alanında gerekli yetkinliğe sahip akademik kadronun varlığı, 33
4.2. Zayıf Yanlar Modern Diller kadromuz üniversitemiz ihtiyacı olan ders isteklerini karşılayacak sayıda olmakla birlikte, özellikle meslek yüksekokullarının çok fazla ve dağınık olması nedeni ile bölümümüz ile yeterli iletişim içinde bulunmamaktadırlar. Servis derslerinde görev alan öğretim elemanlarından ders yükümlülüklerinin dışında yararlanılamamaktadır. Meslek Yüksekokullarında görev yapan öğretim elemanlarımızın en büyük sorunu bu okullardaki öğrenci seviyelerinin ve motivasyonlarının çok düşük olması ve bunun da başarıyı düşürmesidir. Mevcut 32 dersliğimizi sabah ve öğlen olarak kullanılmakta, sınıf sayısı azlığı temel etken, sınıflar kalabalık ve öğretim elemanı sayısı arttırılırsa ideal yabancı dil eğitimi verilebilir. 4.3. Fırsatlar Üniversitemiz ve Yüksekokulumuz yönetiminin tüm gelişme ve fırsatlarda destek vermesi Yüksekokul ve diğer üniversite öğretim üyeleri arasındaki ilişkinin yeterli olması Yüksekokul öğretim elemanlarının tecrübe ve yeteneğinin yeterli olması Üniversitemizin Strateji Planının getireceği ileriye dönük misyon ve vizyonumuz. 4.4. Öneri ve Tedbirler - Dil öğretiminin en temel koşulu olan 15 kişilik sınıflar oluşturmak, - Verilen teorik bilgilerin multimedya desteği ile pekiştirilmesi için yeni yazılım ve donanımları temin etmek, - Öğretimin daha verimli hale getirilmesi için öğretim elemanı sayısını en az 115 e yükseltmek, - Öğretim elemanlarının kendilerini geliştirmelerine yardımcı olacak yurtdışı bilimsel faaliyetlere katılmalarını teşvik etmek ve desteklemek için kaynak sağlamaktır. 34
Ek 3: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI [6] Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mail kararla ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır. [7] Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. [8] (Yer-Tarih) Prof.Dr.Ufuk YILDIZ Yabancı Diller Yüksekokul Müdürü [6] Harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanı birim faaliyet raporlarına eklenir. [7] Yıl içinde harcama yetkilisi değişmişse benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum bilgiler ibaresi de eklenir. [8] Harcama yetkilisinin herhangi bir çekincesi varsa bunlar liste olarak bu beyana eklenir ve beyanın bu çekincelerle birlikte dikkate alınması gerektiği belirtilir. 35