ELEKTRONİK TEBLİGAT SİSTEMİ 1. GİRİŞ: Son yıllarda bilişim teknolojilerinde meydana gelen gelişmeler ekonomik ve ticari alanı ve bu alanları düzenleyen hukuki yapıyı da büyük ölçüde etkilemiş, hukuki işlemlerin büyük bölümünün elektronik ortamda yapılmasına yol açmıştır. Söz konusu gelişmelere paralel olarak, kazaî merciler, genel ve katma bütçeli daireler, belediyeler, köy hükmi şahsiyetleri, barolar ve noterler tarafından yapılacak bilcümle tebligat işlemlerini düzenleyen 11/2/1959 tarihli 7201 sayılı Tebligat Kanununa 6099 sayılı Kanunla eklenen 7/a maddesi ile, tebligata elverişli bir elektronik adres vererek bu adrese tebligat yapılmasını isteyen kişiye, elektronik yolla tebligat yapılabileceği imkanı getirmiştir. Ayrıca yasa maddesinde anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik yolla tebligat yapılmasının zorunlu olduğu hükmü getirilmiştir. Maddenin üçüncü fıkrasında ise, birinci ve ikinci fıkra hükümlerine göre elektronik yolla tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde bu Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligatın yapılacağı hükmüne yer verilmiştir. Kanunun 7/a maddesinin son fıkrasında bu maddenin uygulanmasına ilişkin usul ve esasların yönetmelikle tespit edileceği hüküm altına alınmıştır. Görülmektedir ki 7201 sayılı Tebligat Kanununa eklenen 7/a maddesi hükmü ile anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik yolla tebligat yapılmasının zorunlu olduğu ve gerçek kişiler ile diğer tüzel kişilere de istemeleri durumunda bu yolla tebligatın yapılabileceği hüküm altına alınmış olup, bu hüküm 19 Ocak 2013 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Kanunda sözü edilen, uygulamaya yönelik usul ve esasları belirleyen yönetmelik de Adalet Bakanlığınca hazırlanarak 19 Ocak 2013 tarih ve 28533 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmak suretiyle yürürlüğe girmiştir. Böylelikle Kanun maddesinin yürürlüğe girmiş olduğu 19 Ocak 2013 tarihinde aynı zamanda uygulamaya ilişkin Yönetmelik de Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlük kazanmıştır. Ayrıca elektronik fatura ve elektronik defter uygulamaları gibi kayıtlı elektronik posta sisteminin de, bilişim teknolojilerinin ekonomik yaşamda daha yoğun kullanıldığı sisteme geçişin güzel örneklerini oluşturduğunu ifade etmek gerekir. 2. YÖNETMELİKTE YER ALAN UYGULAMAYA YÖNELİK HUSUSLAR: Elektronik tebligat sistemi esas itibariyle, Tebligat Kanununun 1 nci maddesi hükmüne uygun olarak ve yönetmeliğin de 1 nci maddesinde yer alan; kazaî merciler ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I), (II), (III) ve(iv) sayılı cetvellerde yer 1
alan genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, özel bütçeli idareler, düzenleyici ve denetleyici kurumlar, sosyal güvenlik kurumları ile il özel idareleri, belediyeler, köy hükmî şahsiyetleri, barolar ve noterler tarafından Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü vasıtasıyla yapılacak elektronik tebligatları kapsamaktadır. Dolayısıyla sayılan kurum ve kuruluşlar dışındaki kurum ve kuruluşlarca yapılacak tebligatlarda bu kanun uyarınca elektronik ortamda tebligat yapılması söz konusu değildir. Diğer yandan yasa hükmünde de belirtildiği üzere elektronik tebligat yapılması zorunluluğu getirilen kuruluşlar da anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler olarak belirtilmiş olup bu kuruluşlar dışındaki gerçek ve tüzel kişilere elektronik ortamda tebligat yapılması zorunlu değildir. Ancak bu kişilere de istedikleri takdirde kendilerine elektronik ortamda tebligat yapılması imkânı bulunmaktadır. Elektronik tebligat hizmetini yerine getirmeye yetkili bulunan idare Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğüdür. Esasen 7201 sayılı Kanun gereğince tebligat hizmeti ancak Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilebilir. O nedenle elektronik ortamda tebligat hizmeti verecek temel kuruluş olarak da Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü belirlenmiştir. Yönetmeliğin 7 nci maddesinde, kanun hükmüne paralel olarak anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılmasının zorunlu olduğu; gerçek kişiler ve diğer tüzel kişilerin elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanacağı ifade edilmiştir. Görüldüğü üzere Tebligat Kanununun 7/a maddesi hükmü uyarınca sermaye şirketlerine elektronik tebligat zorunlu olmakla birlikte, kanun ve yönetmelik diğer tüzel kişi ve gerçek kişilere de istemeleri durumunda elektronik tebligat yapılmasına cevaz vermektedir. Yine Yönetmeliğin 7 nci maddesinde; kendilerine yalnızca elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu olan muhatapların, tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adreslerini bildirmelerinin zorunlu olduğu, kendilerine elektronik yolla tebligat yapılması isteğe bağlı olan muhatapların, elektronik yolla tebligat almak istemeleri halinde, tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adresini bildirmeleri gerektiği, bu muhatapların, tebliğ çıkaran merciye bildirdiği adresin elektronik tebligata elverişli olmaması halinde, bunlara, Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılacağı ve bu durumda gönderilecek tebligata, muhatabın bildirmiş olduğu adresin, elektronik tebligata elverişli olmadığına ilişkin şerh düşüleceği açıklanmıştır. Elektronik tebligat, Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü aracılığı ile tebligatı çıkaran kuruluşun elektronik tebligat adresinden muhatabın kayıtlı elektronik posta adresine yapılacaktır. Dolayısıyla hem tebligatı yapan merciin ve hem de tebligatı alacak kişinin bir adrese sahip olmaları gerekir. 3. TEBLİGATI ÇIKARACAK KURULUŞLARIN ALACAKLARI ELEKTRONİK TEBLİGAT ADRESİ: 2
Tebligatı çıkaracak olan ve Kanun ile yönetmeliğin 1 nci maddelerinde yer alan mercilerce, elektronik tebligat yapabilmelerini teminen öncelikle Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğünden elektronik tebligat adresi almaları gerekmektedir. Bu nedenle de merkezî yapıda bir bilişim sistemine sahip olmaları, işlemlerini elektronik ortamda yapmaları ve merci bünyesinde bulunan tüm birimler için tek bir elektronik tebligat adresi kullanması gerekir. Bu kuruluşlar elektronik tebliğ adresi almak üzere yapmış oldukları başvuru belgesinde ayrıca bu adresin hangi birim ve personel tarafından kullanılacağının da belli edilmesi gerekir. Elektronik tebligat gönderme işlemi, tebligatı çıkaran merciin sistemi ile idarenin sistemi arasında yapılacak entegrasyonla sağlanır. 4. TEBLİGATIN MUHATABI KİŞİLERİN ALACAKLARI ELEKTRONİK POSTA ADRESİ: Yönetmeliğin 6 ncı madde hükmü uyarınca elektronik tebligat hizmetinden yararlanacak muhatapların da, elektronik tebligata elverişli bir kayıtlı elektronik posta adresi edinmeleri gerekmektedir. Gerçek kişilerin güvenli elektronik imzaları vasıtasıyla elektronik tebligat adresi almak için hizmet sağlayıcılara başvuru yapabilecekleri maddede belirtilmiştir. Bilindiği üzere kayıtlı elektronik posta (KEP), elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklidir. KEP sistemine ilişkin hizmetler Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları tarafından verilmektedir. Söz konusu hizmet sağlayıcıları 6102 sayılı Kanunun 1525 nci maddesinin ikinci fıkra hükümleri gereğince Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu nca yetkilendirilmiş kuruluşlardır. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu nca yetkilendirilmiş olmayan kuruluşlar bu hizmeti ifa edemezler. Dolayısıyla elektronik tebligat hizmetini sağlayacak kuruluşlar Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü ile birlikte Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunun listesinde yer alan hizmet sağlayıcılarını ifade etmektedir. Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü yetkisini doğrudan 7201 sayılı Tebligat Kanunundan almaktadır. Diğer hizmet sağlayıcıları ise 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1525 nci maddesinin ikinci fıkrası hükmüne dayanarak Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu nca yapılan yetkilendirmeye göre bu hizmeti sağlamaktadırlar. Yapılacak başvurular tüzel kişiler ve gerçek kişiler için ayrı ayrı hazırlanmış Kayıtlı Elektronik Posta Başvuru Formu ile gerçekleştirilecektir. Tüzel kişiler form 5-1, gerçek kişiler form 1-1 başvuru belgelerini kullanarak başvurularını yapacaklardır. Tüzel kişi başvurularında MERSİS numarası gerekli bulunmaktadır. 3
Muhataplara ait elektronik tebligat adresleri ve bu adreslere ilişkin değişiklikler, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası veya MERSİS numarasıyla eşleştirilmiş şekilde hizmet sağlayıcılar arasında gerçekleştirilecek entegrasyon kapsamında, tebligat çıkarmaya yetkili mercilerin ve tüm hizmet sağlayıcıların erişimine açık bir şekilde elektronik tebligat hizmeti alanlar listesinde (Elektronik Posta Rehberi) tutulur. Elektronik tebligat hizmetinden isteğe bağlı olarak yararlananların, bu listede yer almaları da muvafakatlerine bağlı bulunmaktadır. Kendisine zorunlu olarak elektronik yolla tebligat yapılması gereken ancak elektronik tebligat adresi edinmeyen muhatapların MERSİS te kayıtlı olan tebligat adreslerine, elektronik tebligat adresi edinmeleri için başvuruda bulunmaları konusunda MERSİS ten sorumlu kurum tarafından bildirim yapılır. 5. ELEKTRONİK TEBLİGAT HİZMETİNİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ: Kendilerine elektronik ortamda tebligat yapılması zorunlu bulunan anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin, 7201 sayılı yasaya göre tebligat yapmakla yükümlü bulunan kuruluşlar ile yapmış oldukları işlemlerinde elektronik posta adreslerini bildirmek zorundadırlar. Yine isteğe bağlı olarak kendilerine elektronik ortamda tebligat yapılmasını isteyen gerçek kişi ve diğer tüzel kişilerin de, 7201 sayılı kanun ve ilgili yönetmeliğin 1 nci maddesinde belirtilen tebligat yapmakla yükümlü kuruşlar nezdindeki işlemlerinde elektronik adreslerini bildirmeleri gerekmektedir. Bu muhatapların, tebliğ çıkaran merci e bildirdikleri adresin elektronik tebligata elverişli olması gerekmektedir. Bu nedenle de yetkili kuruluşlardan alınan elektronik adres olmalıdır. Aksi halde, bunlara kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır. Tebligatı çıkaran merci, elektronik tebligat mesajını idare tarafından verilen elektronik tebligat adresi aracılığıyla idareye (Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü) iletir. Burada esas olan husus, tebliğ evrakını hazırlayan merciin her durumda idare ile muhatap olmasıdır. Bir başka ifadeyle tebliği hazırlayan merciin İdare dışında diğer hizmet sağlayıcılarına doğrudan evrakı göndermesi mümkün değildir. Kendisine elektronik tebligat mesajı ulaşan idare, bu mesajı zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine; muhatap diğer bir hizmet sağlayıcıdan elektronik tebligat adresi almış ise, bu hizmet sağlayıcının sunucusuna iletir. Kendisine elektronik tebligat mesajı ulaşan diğer hizmet sağlayıcıları da bu mesajı zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine iletir. Muhatap elektronik tebligat adresini idare dışında diğer bir hizmet sağlayıcıdan almış ise idarenin sorumluluğu, kendine ulaşan elektronik tebligat mesajını zaman damgasıyla ilişkilendirerek ilgili hizmet sağlayıcının sunucusuna ilettiği anda sona erer. Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. 4
Hizmet sağlayıcılar, muhatabın adresine elektronik tebligatın iletilip iletilmediğine ve gecikme oluşmuşsa bu gecikmeye ilişkin kayıtlar da dâhil tüm süreçlerin olay kayıtlarını tutar, bu bilgileri idarenin sistemi vasıtasıyla tebligatı çıkaran merci e derhal bildirir. Muhatap elektronik tebligat hesabına, güvenli elektronik imzasını kullanarak veya hizmet sağlayıcı tarafından verilen parola ve şifre ile birlikte telefonuna kısa mesajla gelen tek kullanımlık şifre vasıtasıyla erişir. Hizmet sağlayıcı, elektronik tebligatı sadece bu tebliği almaya yetkili olan kişiye ulaştırmayı garanti eder. Tebliği almaya yetkili kişinin, kimlik doğrulaması hizmet sağlayıcı tarafından yapılır. Vekile veya kanuni temsilciye yapılacak elektronik tebligatlarda da, Kanun hükümlerine uygun olarak hizmet sağlayıcı tarafından gerekli işlemler yapılır. Kayıtlı elektronik posta sistemi kullanılarak yapılan tebligatların muhatabının eline ulaşmaması halinde ortaya çıkabilecek hukuki sorunları en aza indirmek için geri bildirim sistemini çalıştırmak önerilmektedir. Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü ve diğer hizmet sağlayıcılar, elektronik tebligat mesajını, tebligatı çıkaran merci tarafından iletilmesi tarihini takip eden günden başlamak üzere iki ay süresince erişime hazır tutar. Muhatap ile hizmet sağlayıcı arasında aksine bir sözleşme yok ise bu sürenin sonunda elektronik tebligata konu içerik silinir. 6. ELEKTRONİK TEBLİGAT HİZMETİNİN KAPATILMASI: Elektronik tebligat yapılması zorunlu olan muhataplar bakımından elektronik tebligat hizmetinin kullanıma kapatılması söz konusu olamaz. Ancak bu kişiler hizmet sağlayıcılarını değiştirebilirler. Tüzel kişiliğin sona ermesi ve benzeri sebeplerle elektronik tebligat hizmetinden yararlanma imkânı ortadan kalkmış olması durumunda, tüzel kişi muhatabın elektronik tebligat adresinin kullanıma kapatılması veya askıya alınması işlemi, ilgili kurumlar ile idarenin sistemi arasında sağlanacak entegrasyon çerçevesinde otomatik olarak yapılabilir. Aynı şekilde ölüm, ceza infaz kurumuna girme, askerlik hizmeti gibi sebeplerle elektronik tebligat hizmetinden yararlanma imkanı ortadan kalkmış ancak tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adresini bildirmiş olan gerçek kişi muhatabın elektronik tebligat adreslerinin kullanıma kapatılması veya askıya alınması işlemi ise yine ilgili kurumlar ile idarenin sistemi arasında sağlanacak entegrasyon çerçevesinde otomatik olarak yapılabilir. Elektronik tebligat yapılması isteğe bağlı olan muhatapların elektronik tebligat hizmetlerinin kapatılması, Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikte yer alan kayıtlı elektronik posta hesabının kullanıma kapatılmasına ilişkin hükümleri çerçevesinde yapılabilir. 5
7. SON SÖZ: Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere 7201 sayılı Tebligat Kanunu çerçevesinde sözü edilen kurum ve kuruluşlarca yapılacak tebligat işlemleri 19 Ocak 2013 tarihinden itibaren zorunlu olarak elektronik ortamda, elektronik tebligat biçiminde yapılacaktır. Diğer taraftan uygulamada birtakım güçlüklerin var olduğu ve tam olarak sistemin çalışmadığı gözlemlenmektedir. Esasen gerekçede de elektronik tebligatın ancak uygun hukukî ve teknik alt yapının varlığı halinde uygulanabileceği ifade edilerek teknik alt yapının hazırlanmasındaki güçlükler ve uygulamanın henüz yerleşmemiş olması gibi hususların dikkate alınarak, Kanunda, sermaye şirketleri dışında zorunlu olmaması esası kabul edildiği belirtilmektedir. Bununla birlikte yasa hükmü yürürlüktedir. Bu nedenle kendilerine elektronik tebligat zorunluluğu getirilen şirketlerin biran önce Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğünden veya Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu nca yetkilendirilmiş diğer hizmet sağlayıcılarından elektronik posta adreslerinin alınmak suretiyle elektronik posta listesinde yayınlatmaları ve 7201 sayılı Kanuna göre tebligat işlemini gerçekleştirecek kuruluşlarla olan işlemlerinde elektronik posta adreslerini bildirmelerinin gerekliliği ifade edilmektedir. 6