BE3A37FM R l Ü A / T.C. ÇUKUROVA ÜNÎVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Elektronik Bilgi ve Belge Yönetim Sistemi Sayı : 39012416-805.99/ 3 6 8 3 Konu : Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi 2 6 Şubat 2013 DAĞITIM YERLERİNE Üniversitemizin Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemine (EBYS) geçişi için ihale süreci tamamlanmış olup, CBKSoft Yazılım A.Ş firmasından EBYS hizmeti satın alınmıştır. EBYS geçiş ile alakalı anılan firma tarafından Eğiticilerin Eğitimi düzenlenmiş ayrıca üniversitemiz EBYS tarafından gerekli alt yapı çalışmaları tamamlanmıştır. Ancak sistemin çalışması için biriminizdeki bilgisayarlara JAVA programının yüklenmesi gerekmektedir. 13.04.2015 Pazartesi gününden itibaren üniversitemizde Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemine (EBYS) geçilecek olup, 10.04.2015 Cuma günü itibariyle tüm gelen-giden evrak işlemleri sistem üzerinden yürütülerek, gelen-giden evrak defterleri tutanak ile kapatılacak ve bu tarihten itibaren sistem tarafından verilen kurum içi (üniversitemiz tüm birimleri arası) giden evrak, kurum dışı (üniversitemiz dışı) giden evrak ve kurum dışı (üniversitemiz dışı) gelen evrak numaratörleri kullanılacaktır. 27.03.2015 Cuma gününe kadar birimlerimizin kurum dışı gelen evrak rolü verilecek personellerinin isimlerini EBYS birimine yazılı olarak bildirmesi gerekmektedir. 13.04.2015 Pazartesi gününden itibaren Üniversitemiz birimleri arası yapılan yazışmalar yalnızca elektronik ortamda yapılacaktır. Üniversitemiz dışına yapılan yazışmalar en son imza makamı tarafından sistem üzerinde imzalandıktan sonra çıktısı alınarak posta işlemi gerçekleştirilecektir. Üniversitemiz tüm birimlerinin kendi arasında ve Rektörlüğümüz arasındaki yazışmaları tamamen elektronik ortamda yapılacak olup ıslak imzalı üst yazı gönderilmeyecektir. Üniversitemizin Elektronik Bilgi ve Belge Yönetim Sisteminin web adresi ebvs.cu.edu.tr olup sistem açık vaziyettedir. Sistemde yer alan kullanıcı adı ve şifresi herkesin T.C Kimlik numarası olarak tanımlanmış olup, ilk kullanımda şifrelerin değişmesi gerekmektedir. EBYS Sistemine adaptasyon sağlanması için 13.04.2015 tarihine kadar tüm birimler sanki EBYS Sitemine seçmiş gibi tüm yazışmalarını (gelen-giden evrak) hem ıslak imzalı, hem de EBYS Sistemi üzerinden yürütecektir. Bu durumun iş yükü sibi algılanmaması serekmekte olun, 13.04.2015 tarihinde sisteme sorunsuz seçilmesi için bu uygulama çok büyük önem arz etmektedir. Geçiş sürecinde biriminiz adına EBYS Eğiticilerin Eğitimine katılan personelin ve ekli listede biriminizden sorumlu olarak bildirilen Rektörlüğümüz EBYS Birim personelinin biriminizdeki her düzeydeki personele yoğun bir pratik uygulama eğitimi vermesi ayrıca büyük önem taşımaktadır. Geçiş sürecinin tamamlanacağı 10.04.2015 Cuma gününe kadar yapılacak tüm işlemler deneme ve esas kullanıma hazırlık olup, eğitim amaçlıdır. Deneme ve Çukurova Üniversitesi Rektörlüğü 01330 Balcalı, Sarıçam /Adana T e l:: 0 (322) 338 70 14 Faks: 0 (322) 338 69 45 E-Posta:: ebys@cu.edu.tr Elektronik ağ:www.cu.edu.tr Ayrıntılı bilgi için irtibat: Esra İŞCAN
BE3A37FM c D s T.C. ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Elektronik Bilgi ve Belge Yönetim Sistemi eğitim amaçlı yapılan işlemlerin hukuki hiçbir geçerliliği olmayıp 11.04.2015 Cumartesi günü sistemde kayıtlı veriler silinecek olup, sisteme sıfırdan 13.04.2015 Pazartesi günü başlanacaktır. Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemine geçiş sürecinde üniversitemiz EBYS sürekli olarak, sistemin açıldığı ilk haftada ise sistemin yüklenici firması CBKSoft Yazılım A.Ş firması gerekli desteği sağlayacaktır. Hangi birimden, hangi EBYS personelinin sorumlu olduğuna ilişkin liste ve iletişim bilgileri yazımız ekindedir. 13.04.2015 tarihine kadar üniversitemizin tüm personelinin sisteme kayıtlı olup olmadığını, sistemdeki bilgilerinin doğru olup olmadığını sisteme giriş yaparak kontrol etmesi ve tespit edilen hataları ekte sorumlu gösterilen EBYS Birim personeline iletmesi gerekmektedir. Bilgilerinizi ve 13.04.2015 Pazartesi günü Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemine (EBYS) geçiş sürecinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için her türlü tedbirin birim amirleri tarafından alınması hususunda gereğini rica ederim. r Prof.Dr. EK : Görevli EBYS Personeli ve İletişim Bilgileri Listesi (3 Sayfa) DAĞITIM Tüm Birimlere Rektör I Çukurova Üniversitesi Rektörlüğü 01330 Balcalı, Sarıçam / Adana T e l:: 0 (322) 338 70 14 Faks: 0 (322) 338 69 45 E-Posta:: ebys@cu.edu.tr Elektronik ağ:www.cu.edu.tr Ayrıntılı bilgi için irtibat: Esra İŞCAN
BİRİM BİRİM EĞİTİCİSİ GÖREVLİ EBYS PERSONELİ VE İLETİŞİM BİLGİLERİ 1 Çukurova Üniversitesi Rektörlüğü Lütfıye ÇAKIR 1lavva AKÇA 2 Rektörlük Ofisi (Özel Kaleni) 1 inliye ÇAKIR Havva AKÇA 3 Rektör Yardımcılığı Lütliye ÇAKIR 1lavva AKÇA 4 Rektör Yardımcılığı Lütfıye ÇAKIR Havva AKÇA 5 Rektör Yardımcılığı Lütfıye ÇAKIR ' Havva AKÇA 6 Senato Liitfiye ÇAKIR Havva AKÇA 7 Üniversite Yönetim Kurulu Lütfıye ÇAKIR. Havva AKÇA 8 Üniversite Disiplin Kurulu Liitfiye ÇAKIR /' Havva AKÇA ' J Etik Kurulu Lütfıye ÇAKIR Havva AKÇA İÜ Klinik Araştırma Etik Kurulu Lütfıye ÇAK 1R 1lavva AKÇA 11 Yayın Komisyon Lütfıye ÇAKIR Havva AKÇA 12 Bilimsel Araştıma Projeleri Koordinatörlüğü Zeynep KÜTÜK 13 Farabi Değişim Programı Koordinatörlüğü Nezihe KUBİLAY 14 Öğretim Üyesi Yetiştirme Programı Zeynep KILIÇ 15 Rektör İletişim Koordinatörlüğü Esra İŞCAN esraiscan@cu.edu.tr Dahili Tel:4034 16 Meviana Değişim Programı Kurum Koordinasyon Ofisi 17 Proje Geliştirme ve Koordinasyon % re Enerji Yönetimi Koordinatörlüğü 19 20 Atatürk İlkeleri ve inkılap Tarihi Bölüm Beden Eğitimi ve Spor Bölümü Nuri YILDIZ 21 Enformatik Bölümü Erkan KAYNAK 22 Güzel Sanatlar Bölümü 23 Türk Dili Bölümü Talıir TAHİROĞLU 24 Yabancı Diller Bölümü 25 İç Denetim Ahmet SAYAR 26 Genel Sekreterlik l.ütfiye ÇAKIR Havva AKÇA 27 Strateji Geliştirme Daire Ayhan ERÇEL
28 Personel Daire Hilmi EĞİLMEZ / Bektaş KOCA / Mehmet SEÇEN 29 Öğrenci İşleri Daire İbrahim Nazım ALTAN 30 îdari ve Mali İşler Daire Ömer DİKBAŞ / Merdan YILMAZ 31 Bilgi İşlem Daire Cemal Azim ÖRNEKSOY 32 33 34 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Sağlık Kültür ve Spor Daire Yapı İşleri ve Teknik Daire Nihat NACAR Erkan TİYEKLİ / Neva URAL Habip KURT 35 Hukuk Müşavirliği Mustafa AKILLIOĞLU 36 Basın Yayın ve Halkla İlişkiler 37 Bilgi Edinme Birgül ŞABAHAT 38 Güvenlik Müdürlüğü Sultan PEHLİVAN 39 Yazı İşleri Şube Müdürlüğü Meryem CANYURDU Esra İŞCAN esraiscan@cu.edu.tr Dahili Tel:4034 40 Dış İlişkiler Şube Müdürlüğü Emin ERSÖZ 41 Erasmus 42 Uluslararası Öğrenci Ofisi İsmail TELLİOĞLU 43 Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Uğur ÖZDAŞ 44 Basımevi Müdürlüğü 45 Merkezi Döner Sermaye İşletme Yusuf Ziya HALEFOĞLU 46 TUM UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZ MÜDÜRLÜKLERİ Nazife ÇİVİ Şebnem TABAKOGLU Hüseyin GÜLER 47 Devlet Konservatuvarı Gülşah ZEYREKGÜNDÜZ / Şenay KURT EKER
BİRİM BİRİM EĞİTİCİSİ GÖREVLİ EBYS PERSONELİ VE İLETİŞİM BİLGİLERİ I Tıp Fakültesi Ersin NAZLICAN, Mustafa YILDIRIM 2 Diş Hekimliği Fakültesi Muhammet AVAN 3 Eczacılık Fakültesi Muhittin KİRİK -t Ceyhan Veteriner Fakültesi Seda SÖNMEZ 5 Balcalı Hastanesi Başhekimliği Oğuzhan TİMUR OTAMIŞ 6 Adana Sağlık Pınar YEŞİL Bülent YILMAZAY / Yüksel Burak YILDIZ byildiz@cu.edu.tr Dahili Tel:3796 7 Beden Eğitimi ve Spor Mustafa AÇIKKAR Sağlık Hizmetleri Meslek 8 Selyuk DUMAN <3 E nrv i'k k û l O R.D U 1 Eğitim Fakültesi Ayşe 1EK DAL 2 İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Hatice DANACIOĞLU 3 Hukuk Fakültesi Talu KALPAK 9 İletişim Fakültesi Fırat BERKSUN / Alev GÖZÜ BÜYÜKLER 5 İlahiyat Fakültesi Ceren ARUSOĞLU 6 Güzel Sanatlar Fakültesi Erdal KAPCAMİ Halefoğlu 7 Kozan İşletme Fakültesi Cüneyt SORGUN 8 Karataş Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Serkan HAZIR Pervin BULUT/ Yusuf Ziya Yılmaz MÜJDE ymujde@cu.edu.tr Dahili Tel:3795 9 Yabancı Diller Giilsun ÖZ DEM İR /Nuraıı YAVUZ 10 Adana Meslek Ahmet HATİPOĞLU 11 Kozan Meslek Haşan Beytullah DÖNMEZ 12 Tufanbeyli Meslek Haşan Beytullah DÖNMEZ Pozantı Meslek Dilek SAY m SaSNfaı; BıÜmU/- "İ a k. u p D'lMCı I Fen-Edebiyat Fakültesi Ulus SIĞIRCI 2 Mühendislik-Mimarlık Fakültesi Şıhmus ÇUHATUTAR 3 Ziraat Fakültesi Yakup ALTAŞ 4 Su Ürünleri Fakültesi Şefik Surhan TABAKOGLU 5 Ceyhan Mühendislik Fakültesi Adem DİNÇ 6 Sivil Havacılık Sinan KEİYINCİ 7 Ceyhan Meslek Murat İNCE 8 Feke Meslek Mustafa ÇALKAMIŞ 9 İmamoğlu Meslek Mahir ATMACA Hüseyin DAYAN hdayan@cu.edu.tr Dahili Tel: 3797 10 Karaisalı Meslek Hakan KAVUR 11 Aladag Meslek Ercüment BİLGER 12 Teknik Bilimler Meslek Haınza FARSAK 13 Yumurtalık Meslek Mustafa TOPÇU 1FeA B'ıWien ÇoSrVr^tSu