OFİS PROGRAMLARI Sunum 1 MEHMET YURDAYAN
BİLGİSAYARA GİRİŞ Bilgisayarların tarihçesi 1943 senesinde ENIAC adlı bilgisayar ile başlamıştır. ENIAC (Electronic Numerical Integrator And Computer-Elektronik sayısal birleştirici ve hesaplayıcı), elektrikle çalışan ve elektronik veri işleme kapasitesine sahip ilk bilgisayardır. 2. Dünya Savaşı sırasında ABD li bilim adamları tarafından yapılmıştır. Pensilvanya Üniversitesinde John Mauchly ve Presper Eckert tarafından tasarlanmış ve 4 yılda bitirilmiştir. Yaklaşık maliyeti 500.000 dolardır. 167 m 2 alanı kaplayan bu bilgisayar 30 ton ağırlığındadır. Resim 1: ENİAC
ENIAC bir sayının görüntüsünü ayırabiliyor, çarpabiliyor, bölebiliyor, toplayabiliyor, çıkartabiliyor, karekökleri hesaplayabiliyor ve eşitlikleri karşılaştırabiliyordu. O yıllarda 60 saniye giden bir topun rotasının hesaplanması için, yaklaşık olarak 20 saat çalışılması gerekiyordu. ENIAC bu hesaplama işlemini15 saniyede yapabiliyordu. Bilgisayarların gelişimi 4 döneme ayrılarak incelenebilir: 1. Kuşak (1950-1958): Lambalı teknolojiye dayanan Eniac benzeri çok büyük aygıtlar. 2. Kuşak (1958-1964): Transistör kullanan bilgisayarlar. 3. Kuşak (1965-1971): Transistör yerine yüzlerce transistörün birleşimi olan bütünleşmiş (entegre) bilgisayarlar. 4. Kuşak (1972-Günümüz): Günümüz bilgisayarları.
Bilgisayarların çalışma prensibi; matematiksel işlem temeline dayanır. Çeşitli programlama dilleri ile hazırlanmış olan yazılımlar sayesinde birçok alanda kullanılır. Günümüzde internet kullanımının yaygınlaşmasıyla birlikte bilgisayarın önemi daha da artmıştır. Bilgisayarlar, cebe sığacak kadar küçülmüş ve hızları büyük oranda artmıştır. Buna rağmen gelişen teknolojiyle birlikte eskiye göre bilgisayar fiyatları oldukça düşmüştür. Türkiye'ye ilk bilgisayar, yol yapımında gereken hesaplamaların daha hızlı yapılabilmesi için 1960 yılında Karayolları Genel Müdürlüğü'ne alınmıştır. IBM-650 Veri İşleme Makinesi (Data Processing Machine) adlı bu bilgisayar 12 yıl kullanılmıştır. İkinci bilgisayar akademik amaçlı İstanbul Teknik Üniversitesi'ne daha sonra da Orta Doğu Teknik Üniversitesi ne alınmıştır. Türkiye'ye alınan dördüncü bilgisayar ise Devlet Planlama Teşkilatına verilmiştir. Resim 2: IBM-650 Veri İşleme Makinesi
Günümüzde bilgisayarlar veya bilgisayar yeteneklerine sahip ürünler sadece masaüstlerinde değil, günlük yaşantımızda farkında olduğumuz ya da olmadığımız birçok alanda kendini göstermektedir. Kullandığımız arabalarda birçok bilgisayar ve mikroişlemci farklı işlevleri gerçekleştirmekte, evimizdeki mutfak araçları, televizyon gibi ürünlerde yine bilgisayar ve mikroişlemci gömülü olarak çalışmaktadır. Bilgisayarların temelini teşkil ettiği bilişim sistemleri, günlük hayatımızın her alanında yer almakta, bankacılık, sağlık, ulaştırma, savunma, eğitim sistemleri bunlar üzerine kurulmaktadır. Bu yapıların içinde barındırdığı veriler, veri tabanı yönetim sistemlerinde saklanmakta, sorgulanmakta, işlenmekte ve yine tüm bu farklı bileşenler birbirleri ile veri ağları üzerinden paylaşım yapabilmektedir.
BİLİŞİM SİSTEMLERİ Donanım, yazılım, bunları kullanan, girdi sağlayan veya çıktılarını alan insanlar ve tüm bunların bir arada işlem görmesini sağlayan faaliyetlerden oluşmaktadır. Günümüzde bilişim sistemleri, iş dünyasında ve kamu kurumlarında temel unsurları oluşturmaktadır. Resim3: Bilişim Sistemi
Bilişim sistemlerini 6 ana başlık halinde incelemek mümkündür: 1. İşlem süreç sistemleri, 2. Ofis sistemleri, 3. Bilgi temelli iş sistemleri, 4. İşletme bilgi sistemleri, 5. Karar destek sistemleri, 6. Üst düzey yönetici destek sistemleri,
İşlem süreç sistemleri; kurumların bilgisayar kullanım seviyesinde en te mel işlemlerini üstlenen yapılardır. Öğrenci kayıt, müşteri giriş, otel rezervasyon, muhasebe, personel sistemleri bu kategoriye girmektedir. Ofis sistemleri; ofis ortamında çalışanların verimliliğini arttıran, yazışma, hesap işlemleri, sunum hazırlama, masaüstü yayıncılık gibi işler için kullanılan uygulamalardır. Örneğin, Microsoft Office programı bunun için hazırlanmış bir yazılımdır. Bilgi temelli iş sistemleri; AutoCAD gibi tasarım amaçlı programlar bilgi temelli iş sistemleri olarak adlan dırılmaktadırlar. İşletme bilgi sistemleri; işletme yöneticilerine şirketin durumu ile ilgili raporları, şirket içi verileri sağlayan yöneticilere destek amaçlı sistemlerdir Karar destek sistemleri; yine yöneticiler için hem şirket içi hem de şirket dışı veri kaynaklarını kullanarak analitik karar vermeyi sağlarlar. Üst düzey yönetici destek sistemleri; kurumun önemli düzeyde alacağı kararlarda yardımcı olurlar.
İŞLETİM SİSTEMİ Bir bilgisayar sistemi genel olarak dört temel bileşenden oluşur. Bunlar : 1. Kullanıcılar, 2. Uygulamalar/programlar (Word, Excel, hesap makinası vb.), 3. İşletim sistemi, 4. Donanım aygıtlarıdır (Anakart, işlemci, fare, yazıcı vb.). İşletim sistemi; kullanıcı ile bilgisayar arasında iletişimi sağlayan ve donanıma en yakın sistem yazılımıdır. Donanımla çift yönlü iletişim kurarak donanımdan veri alır ve donanıma veri gönderir. Bilgisayar kullanıcısı ile donanım arasındaki bağlantıyı kurar. Ayrıca işletim sistemi, bilgisayarda çalışan programlar ile donanım arasındaki iletişimi sağlar.
Bir program kayıtlı bir dosyayı nasıl bulacağını ya da bir program için bellekte ne kadar yer ayrılacağını bilemez. Tüm bunları yapan işletim sistemidir. Bilgisayarda uygulamalar sayesinde kullanıcı istekleri işletim sistemine iletilir ve kullanıcıya bu işlemleri yapabilme kolaylığını işletim sisteminin ara yüzü sağlar. Resim 4: Uygulamalar
İşletim sistemi bilgisayarın sorunsuz çalışması için gerekli işlemleri yaparken kullanıcılar arka planda olup bitenleri bilmez. Bilgisayara yaptırılmak istenen işlemler fare, klavye gibi çevre birimlerinin yardımıyla işletim sistemine, işletim sistemi de bu istekleri donanıma aktarır. Örneğin, yazdırılmak istenen bir yazı, yazıcıya işletim sistemi vasıtasıyla gönderilir. Kullanıcı ile donanım arasında iletişim kurmak işletim sisteminin yaptığı işlemlerden sadece biridir. Bundan başka işletim sistemi arka planda birçok işle meşguldür. Örneğin, bellek kontrolü ve yönetimi, üzerine kurulu uygulamaların/programların yönetimi, dosyaların (müzik, resim dosyaları) depolanması, çevre birimlerinin (yazıcı, hoparlör, mikrofon) yönetimi, ağ ve güvenlik ayarları, sistem kaynaklarının etkili bir şekilde kullanılması ve görevlerin zamanlanması gibi birçok işlevi de yerine getirir.
İşletim Sistemi Türleri Piyasada çok sayıda işletim sistemi yazılımı mevcuttur. Yaygın olarak kullanılan işletim sistemleri, Microsoft firması tarafından geliştirilen Windows, Apple firması tarafından geliştirilen Mac OS, Türkiye'de TÜBİTAK tarafından geliştirilen PARDUS ve gönüllü bireyler ya da firmalar tarafından geliştirilen ücretsiz ve açık kaynak kodlu Linux tur. Ayrıca, mobil cihazlarda (tablet, cep telefonu vb.) kullanılan farklı işletim sistemleri de vardır. Şekil 5: İşletim Sistemleri
Mobil İşletim Sistemleri: Mobil işletim sistemleri; taşınabilir cihazlarda kullanılan uygulamaların çalışması için hazırlanmış, normal işletim sistemlerine benzer temel programlardır. Ancak, mobil işletim sistemleri normal işletim sistemlerine göre çok daha basit yapıdadır. Tablet bilgisayarlar, akıllı cep telefonları vb. taşınabilir araçlardır ve mobil işletim sistemlerini kullanırlar. Mobil işletim sistemleri çok çeşitlilik gösterse de en çok kullanılan yazılımları Android, IOS (İPhone), Symbian, Bada, Windows Mobile olarak sıralanabilir. Şekil 6: Mobil İşletim Sistemleri
OFİS PROGRAMLARI Ofis programları, genel olarak kelime işlemci, hesap tablosu, sunu, veritabanı, yayın ve e-posta programlarını içermektedir. Ofis program paketlerinin en bilinen ve en yaygın olarak kullanılanları, Microsoft firmasının ticari ürünü olan Microsoft Office ve Sun Microsystems firmasının açık ürünü olan Open Office paketleridir. Microsoft Office,1989 yılında Microsoft firması tarafından hazırlanan, Microsoft Windows ve Mac OS X işletim sistemlerinde birbiriyle ilişkili masaüstü uygulamaları, sunucular ve hizmetler sunan ticari ofis yazılım paketidir. Yapılan araştırmalara göre, Haziran 2009 itibariyle işletmelerin %80'i Microsoft Office'in herhangi bir sürümünü kullanmaktadır. Microsoft Office en son olarak, Windows için Office 2013 ü, Mac OS X içinse Office 2011 i piyasaya sürmüştür.
Ofis programlarının tamamında menüler, komutlar ve araç çubukları gibi program öğeleri ortak özelliklere sahiptir. Buna bağlı olarak da dosya açma, dosya kaydetme, dosya adlandırma gibi temel dosya işlemleri, metinler üzerinde gerçekleştirilen kopyalama, yapıştırma, kesme işlemleri ve metni kalın, italik, altı çizili hale getirme gibi metin biçimlendirme işlemleri tüm uygulamalarda aynıdır. Ofis programlarından herhangi bir uygulama başlatıldığında, ilk olarak ilgili uygulamanın penceresi açılır. Bu program penceresinde, başlık çubuğu, menü çubuğu, durum çubuğu ve araç çubukları bulunur.
Şekil 7: Uygulama Penceresi Uygulama penceresinin en üstünde, başlık çubuğu bulunur. Başlık çubuğunda, program ve dosya adı olur. Başlık çubuğunun sağında ise program penceresinin ekranı kaplamasını, simge durumuna getirilmesini ve kapatılmasını sağlayan düğmeler yer alır. Şekil 8: Başlık Çubuğu Simgeleri
Başlık çubuğunun altında menü çubuğu vardır. Tüm ofis programlarında işlemler, menüler ve menüler içindeki komutlar yardımıyla gerçekleştirilir. Menü çubuğunda bulunan menüler, programın türüne göre değişir. Ancak, Dosya, Ekle, Sayfa Düzeni, Başvurular, Postalar, Gözden Geçir, Görünüm, Eklentiler ve Acrobat menüleri, genellikle tüm ofis uygulamalarında mevcuttur. Menü adlarına tıklandığında açılan araç çubuğuna şerit adı verilir. Açılan menü üzerinde farenin sol tuşu çift tıklandığında şerit kaybolur. Tekrar çift tıklandığında şerit açılır. Klavyeden CTRL + F1 tuşlarıyla da şerit açılıp kapatılabilir.
Ofis Belgelerinde Kısa yollar: Kısa yol, bir komutun klavyedeki tuşlarla gerçekleştirilmesini sağlayan tuş bileşimleridir. Bu tuş bileşimleri, bazı ofis programlarında, açılır menülerdeki komutların yanında gösterilir. Bu tuş bileşimlerinin anlamı, iki tuşa da aynı anda basılması gerektiğidir. Örneğin, Kaydet komutunun yanındaki Ctrl + S, Ctrl tuşu ile S tuşuna aynı anda basılması gerektiğini anlatır. Ofis programlarında sık kullanılan bazı komutların kısa yolları, aşağıdaki gibidir: İŞLEM KLAVYE KISA YOLU Kaydet Aç Kopyala Yapıştır Kes Bul Ctrl + S Ctrl + O Ctrl + C Ctrl + V Ctrl + X Ctrl + F Geri Al Ctrl + 2 Tümünü Seç Kalın İtalik Altı Çizili Şeridi Gizle/Göster Ctrl + A Ctrl + B Ctrl + I Ctrl + U Ctrl + F1