Resim 7.20: Yeni bir ileti oluşturma

Transkript

1 F İLETİLER Konuya Hazırlık 1. E-posta adresinden yeni bir ileti nasıl oluşturulur? 1. İLETI GÖNDERME a. Yeni bir ileti oluşturma: Yeni bir ileti oluşturmak için Dosya/Yeni/E-posta iletisi seçilebileceği gibi, araç çubuğunda bulunan Yeni/E-posta iletisi seçilebilir veya klavyeden Ctrl+N kısayol da kullanılabilir. Bu seçeneklerden herhangi biri seçildiğinde ekrana yeni e-posta penceresi gelir (Resim 7.20). Resim 7.20: Yeni bir ileti oluşturma b. Gönderilecek kişi alanına bir e-posta adresi yazma: E-postanın kime gönderileceği yeni e-posta penceresinde Kime bölümünde belirlenmektedir. Kime bölümünün solunda ki bulunan kutucuğa doğrudan kişi veya kişilerin e-posta adresleri yazılır. c. Konu kısmına başlık girme: E-posta gönderilmeden önce alıcının postayı açmadan hangi konuyla ilgili olduğunu anlaması amacıyla postanın konusu yazılmalıdır. Yeni e-posta penceresinde Konu kısmına konuyla ilgili başlık girilmelidir. E-posta konusuyla ilgili başlık Konu kutucuğuna klavyeden doğrudan girilir. ç. Otomatik imza ekleme: Gönderilen her e-postada kişiyle ilgili birtakım bilgilerin yer alması istenebilir. E-postalara kişisel bilgilerin otomatik olarak tanımlanması imza ekleme yöntemiyle yapılır. Outlook 2007 de imza eklemek için Araçlar/Seçenekler komutu seçilir. Seçenekler penceresinden Posta Biçimi sekmesinden İmzalar düğmesi tıklanır. Ekrana İmzalar ve İleti örneği penceresi gelir (Resim 7.21). Resim 7.21: Otomatik imza ekleme İmzalar ve İleti örneği penceresinde E-posta İmzası sekmesinde Yeni düğmesine tıklandığında imza için bir isim belirlenir ve İmzayı düzenle bölmesine imza içeriği girilir. Kişiye ait birden çok imza olabilir, gönderilecek iletilerde yer alacak imzayı belirlemek için Varsayılan imzayı seç bölümünde yer alan Yeni iletiler açılır kutusu kullanılır. 195

2 d. Yazım denetimi kontrol aracını kullanma: Outlook ta yazım denetimi yapmak için İleti sekmesi Yazım grubunda Yazım Denetimi düğmesi kullanılır. Yazım denetimini açmak için F7 tuşu da kullanılabilir. Outlook ta yazım denetimi diğer ofis uygulamalarıyla aynıdır. e. İletiye dosya ekleme: Gönderilecek postaya dosya eklemek için İleti sekmesi Ekle grubundan Dosya Ekle düğmesi kullanılır. Dosya Ekle penceresinden ilgili dosya seçilip Ekle düğmesine tıklandığında dosya ekleme işlemi tamamlanır (Resim 7.22). Resim 7.22: İletiye dosya ekleme ek bilgi Dosya ekleme işlemi yeni posta penceresinde Ekle sekmesiyle de yapılabilir. f. Yüksek ve düşük öncelikte ileti gönderme: İletilerimizi gönderirken önem derecesini ifade eden belirteçler koymak mümkündür. Outlook 2007 de iki tür belirteç vardır. Bunlar İleti sekmesi altında Seçenekler grubunda bulunmaktadır. Yüksek önem düzeyi Düşük önem düzeyi 2. KOPYALAMA, TAŞIMA, SILME a. Kopyala ve yapıştır araçlarını kullanma: Yeni posta penceresinde metin düzenlenirken kopyalama ve yapıştırma araçları kullanılabilir. Kopyalama ve yapıştır araçlarının kullanımı diğer ofis uygulamalarında olduğu gibidir. İşlemleri hızlı bir şekilde yapmak için kopyalama aracı için Ctrl + C, yapıştırma aracı için Ctrl + V kısayolu kullanılabilir. b. Kes ve yapıştır araçlarını kullanma: Kes ve yapıştır araçlarının kullanımı da yine diğer ofis uygulamalarında olduğu gibidir. İşlemleri hızlı bir şekilde yapmak için kes aracı için Ctrl + X, yapıştırma aracı için Ctrl + V kısayolu kullanılabilir. c. Metni Silme: Yeni posta düzenlenirken hatalı metinleri silmek için klavyeden Delete veya Backsapace tuşları kullanılır. Birden çok kelime silinecekse ilgili kelimeler seçildikten sonra yine aynı tuşlar kullanılarak silinir. ç. İletinin dosya ekini silme: İletilerin dosya ekini silmek için Eklenen bölmesindeki dosya ekinin üzerine sağ tıklayıp açılan menüden Kaldır komutu seçilebileceği gibi Eklenen bölümüne bir kez tıklayıp klavyeden Delete veya Backspace tuşları da kullanılabilir (Resim 7.23). Resim 7.23: İletinin dosya ekini silme 196

3 3. İLETIYI OKUMA a. İletiyi alma ve açma: Diğer kişilerden gelen e-postalar Gelen kutusunda tutulur. Gelen kutusunda bulunan iletileri görüntülemek için ileti üzerine bir defa tıklanır (Resim 7.24). Resim 7.24: İletiyi alma ve açma b. Posta klasöründeki iletiyi işaretleme: Gelen kutusunda bulunan e-postaları daha kolay bulabilmek için işaretlemeler yapılabilmektedir. İşaretlemek istenen iletinin üzerine tıklayıp açılan menüden İzle seçeneği altındaki bayrak renklerinden biri seçilir (Resim 7.25). Resim 7.25: Posta klasöründeki iletiyi işaretleme 197

4 c. Posta çöp kutusunu kullanma: Gelen kutusunda bulunan iletileri silmek için Araç Çubuğundaki Sil düğmesi, Düzen menüsünden Sil komutu, iletinin üzerinde sağ tıklayıp Sil komutu veya ileti seçiliyken klavyeden Delete tuşu kullanılabilir. Silinen iletiler Silinmiş Öğeler klasörüne kaydedilir. İstenildiği zaman silinen ileti bu klasörden geri alınabileceği gibi ileti buradan tamamen de silinebilir (Resim 7.26). Resim 7.26: Posta çöp kutusunu kullanma ç. Dosya ekini açma ve kaydetme: E-postada yer alan ekli dosyalar simgesiyle temsil edilir. Ekli dosya üzerine sağ tıklanıp açılan menüden ekli dosyayı açmak için Aç seçeneği, kaydetmek için ise Farklı Kaydet seçeneği seçilir (Resim 7.27). Resim 7.27: Dosya ekini açma ve kaydetme 198

5 4. İLETIYE CEVAP VERME a. Gönderene cevap ver fonksiyonunu kullanma: Gelen postaya cevap vermek için posta açıkken araç çubuğunda bulunan düğmesi kullanılır. Yanıtla düğmesine tıklandığına ekrana Yeni İleti penceresi gelir. İleti yazıldıktan sonra Gönder düğmesi tıklanarak iletiye cevap verilmiş olur. b. Herkese cevap fonksiyonunu kullanma: Gelen ileti aynı zamanda başka kişilere de gönderilmiş olabilir. Yanıtlanacak olan iletinin listede yer alan o kişilere de gönderilmesi istenirse araç çubuğunda bulunan düğmesi kullanılır. c. Orijinal iletiyi tutarak cevaplama: Gelen iletiye cevap yazılırken karşı tarafın yolladığı ileti de birlikte yollanmak istenebilir. Gelen iletiyi yanıtlamak için Yanıtla ya da Tümünü yanıtla düğmesi tıklandıktan sonra gelen pencerenin ileti bölümünde gönderenin orijinal iletisi de yer alır. Buraya yeni metin yazılıp gönder tuşuna tıklanarak ileti orijinal iletisiyle beraber gönderilir. ç. Orijinal iletiyi tutmadan cevaplama: Orijinal iletiyi ileti metninde tutmamak için Yanıtla düğmesine tıklandıktan sonra ileti metninde yer alan orijinal ileti silinir. Değerlendirme Soruları Aşağıdaki tümcelerin noktalı yerlerini doğru sözcüklerle doldurunuz. 1. gönderilen her e-posta nın sonunda otomatik olarak bulunması istenen ve önceden girilen bilgilerdir. 2. İletilerin dosya ekini silmek için Eklenen bölmesindeki dosya ekinin üzerine sağ tıklayıp açılan menüden.seçeneği seçilir. Aşağıdaki soruları yanıtlayınız. 3. Elektronik postada gönderilen iletilerin toplandığı kutu aşağıdakilerden hangisidir? A) Gönderilmiş B) Silinmiş C) Gelen kutusu D) Önemsiz E) Takvim 4. Aşağıdakilerden hangisi gelen kutusunda bulunan iletileri silme yollarından biri değildir? A) Dosya menüsü-sil B) Standart Araç Çubuğu-Sil C) Düzen menüsü-sil D) İletinin üzerinde sağ tık- Sil E) İletiyi seç-delete 5. Otomatik imza eklemek için gerekli adımlar nelerdir? 6. Yeni bir ileti göndermenin işlem basamakları nelerdir? 199