TÜM YÖNLERİYLE E-DEFTER UYGULAMASI

Mustafa ŞİMŞEK Yeminli Mali Müşavir antalya@ankaymm.com TÜM YÖNLERİYLE E-DEFTER UYGULAMASI E-fatura ve E-defter kullanma mecburiyeti ile ilgili 397 ve 421 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği ile 58 No.lu ve 67 No.lu VUK Sirkülerinde açıklamalar yapılmıştır. Buna göre; 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanların ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları mal, inşa veya ithal edenlerin zorunluluk kapsamına girdiği açık şekilde ifade dilmiştir. 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükellef listesi www.gib.gov.tr ve www.efatura.gov.tr internet adreslerinde yayımlanmıştır. Söz konusu listelerde yer alan mükelleflerden 2011 yılında mal alan ve aşağıda belirtilen brüt satış hasılatına sahip olan mükellefler zorunluluk kapsamındadır. 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 25 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Lisans sahibi mükelleflerden alış yapanların, madeni yağ sektöründe veya başka bir sektörde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir. 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 10 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Bu kapsamda alış yapanların tütün, alkol, kolalı gazozlar sektörlerinde veya başka sektörlerde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir. Madeni yağ lisansına sahip olan ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden sadece mal alışları bulunan mükellefler elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Sonuç olarak bu mükellefler 2013 yılında e-faturaya 2014 yılı içinde de e-deftere geçeceklerdir. E-fatura kapsamında olan bütün mükellefler e-defter kapsamına da girmektedir. Ancak son yayımlanan 67 No.lu VUK Sirkülerine göre; Elektronik defter tutma zorunluluğu bulunan mükelleflerden; a) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1/1/2015 tarihinden itibaren, b) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere, elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir. 1

Görüleceği üzere 2014 Aralık ayında başvurulması halinde otomatikman 01.01.2015 tarihinde e-defter tutmaya başlanacaktır. Ancak 2014 Aralık öncesi, örneğin 2014 Kasım da başvurulursa, 01.01.2014 tarihinden itibaren bütün kayıtlarımızı e-deftere şekline dönüştürmek zorunda kalacağız. Rasyonel olan 2014 Aralıkta e-deftere başvurup 01.01.2015 te e-defter tutmaya başlamak bu sayede e-defter sistemi de oturmuş, işlerlik kazanmış olacaktır. Çalışmanın ilerleyen bölümlerinde detayları ile anlatılacağı üzere, e-defter Uygulaması kapsamında şu an itibari ile yevmiye defteri ve defter-i kebirin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına izin verilmiş ve bu iki deftere ilişkin format ve standartlar XBRL-GL taksonomisi esas alınarak belirlenmiştir. Bu nedenle yevmiye defteri ile defter-i kebir dışında kalan herhangi bir defterin (örneğin envanter defteri, damga vergisi defteri), söz konusu defterlere ilişkin format ve standartlar http://www.edefter.gov.tr internet sitesinde yayımlanana kadar elektronik defter şeklinde oluşturulması mümkün değildir. Aşağıda Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan e-defter Paketinde yer alan örnek yevmiye defterinin, Internet Explorer tarayıcısı ile açılması sonucu oluşan ekran görüntüsü ile bu görüntüyü sağlayan XML söz dizilimi (XBRL-GL taksonomisine uygun) yer almaktadır. Başvuru Örnek bir yevmiye defteri görüntüsü ve bu görüntüyü sağlayan XML söz dizilimi Elektronik defter tutma zorunluluğu kapsamına giren veya böyle bir zorunluluk olmamakla birlikte kendi isteği ile elektronik defter tutmak isteyen tüzel kişilerin aşağıda yer alan şartları taşımaları gerekmektedir. a) Tüzel kişi mükelleflerin 397 Sıra No lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması, b) Hem gerçek hem de tüzel kişiler için geçerli olmak üzere elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak uyumlu bir yazılıma sahip olunması. İfade edilen şartları taşıyan gerçek veya tüzel kişilerin, uygulamadan yararlanmak için aşağıda yer alan bilgi ve belgeler ile birlikte yazılı olarak başvuruda bulunmaları gerekmektedir. a) www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi nin imzalı aslı, b) Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter tasdikli örneği (397 Sıra No lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine göre e-fatura uygulamasından yararlanmaya başlayan ve imza sirkülerinde herhangi bir değişiklik bulunmayan mükellefler için bu şart aranmayacaktır.) c) Elektronik defterlerin oluşturulması sırasında, bu konuda uyumluluk onayı alınmış bir yazılımın kullanılması durumunda söz konusu yazılım hakkında yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgiler, Her ne kadar başvuru sürecinde istenen bilgi ve belgeler, yukarıdaki şekilde sıralanmışsa da, gerek görülen durumlarda ilave teknik bilgi ve belge istenebileceği, söz konusu tebliğde açık şekilde belirtilmiştir. 2

Elektronik Defter Oluşturma Adımları Elektronik defter oluşturma konusunda gerekli şartları taşıyan ve idareden konu ile ilgili izin alan mükellefler, http://www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibari ile elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlamak zorundadırlar. Bu mükelleflerin, yevmiye defteri ile defter-i kebirini sadece elektronik ortamda oluşturması ve yine elektronik ortamda muhafaza etmesi gerekmektedir. Elektronik defter izni alan mükelleflerin yevmiye defteri ile defter-i kebirini herhangi bir şekilde kâğıt ortamında oluşturması durumunda söz konusu defterlerin Vergi Usul Kanunu ile Türk Ticaret Kanunu karşısında yasal defter niteliğini haiz olması mümkün değildir. Elektronik defter oluşturmak isteyen mükelleflerin temin ettiği veya geliştirdiği uyumlu bir yazılım kullanarak elektronik defter oluşturma ile ilgili olarak takip edeceği adımlar genel hatları ile aşağıda yer almaktadır. e-defter Oluşturma Adımları Söz konusu iş adımlarına genel olarak bakıldığında, mükelleflerin aylık dönemler itibari ile elektronik defterlerini hazırladığı ve hazırlamış olduğu e-defter dosyalarını kendilerine ait mali mühür ile imzaladığı görülmektedir. İmzalama süreci sonucu oluşan imza değeri ise Elektronik Defter Beratı adı verilen bir belge ile Gelir İdaresi Başkanlığına bildirilmekte, Gelir İdaresi Başkanlığı da söz konusu berat dosyalarını imzalayarak bir nevi sanal tasdik işlemi gerçekleştirmektedir. Burada Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından imzalanan dokümanda (Elektronik Defter Beratı), oluşturulan defterlere ilişkin olarak sadece imza değeri bilgisi bulunmaktadır. Diğer bir ifade ile Gelir İdaresi Başkanlığı, süreç içerisinde elektronik defter oluşturan mükelleflere ait herhangi bir muhasebe kaydına veya defter içeriğine sahip olmamaktadır. Özetlenen iş adımlarında önem taşıyan bazı unsurlara ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır. Aylık Dönemlerde e-defterin Oluşturulması Yukarıda yer alan iş adımlarında dikkat çeken önemli hususlardan bir tanesi, elektronik defterlerin aylık dönemler itibari ile oluşturulmasıdır. Burada ifade edilen oluşturma süreci, söz konusu elektronik defterler ile ilgili berat dosyalarının alınmasına kadar olan işlemleri ifade etmektedir. Gerçek ve tüzel kişiler açısından elektronik defterlerin oluşturulmasında temel kural, defterlerin ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar oluşturulması ve beratlarının alınması şeklindedir. Örneğin elektronik defter izni alan bir mükellefin Şubat 2013 dönemi ilgili olarak, elektronik defterlerin oluşturulması, imzalanması, defterlere ilişkin berat dosyalarının hazırlaması ve Gelir İdaresi Başkanlığına onaylatılması işlemlerini Mart 2013 sonuna kadar tamamlanmış olması gerekmektedir. Aylık dönemler itibari ile oluşturulan defterlerde, önceki aylara ait kayıtlar hariç olmak üzere sadece ilgili olduğu ayın kayıtlarının yer alması gerekmektedir. Önceki aya ait defter kayıtları, ilgili olduğu aya ait defter kayıtları arasında yer alacağı için sonraki aylar için oluşturulacak elektronik defterde tekrarlanmasına gerek bulunmamaktadır. 3

Bunun tek istisnası, hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde defterlerini elektronik ortamda oluşturmaya başlayanlar ile ilgilidir. Bu durumda olan mükellefler, izleyen ilk ayda oluşturacakları elektronik defterlerde, ilgili hesap döneminin başından içinde bulundukları döneme kadar gerçekleştirdikleri tüm kayıtlara yer vereceklerdir. Bu mükellefler ayrıca, elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibariyle eski defterlerine (kâğıt) kapanış tasdiki yaptıracaklardır.(1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği 3.3.4 No lu paragrafı uyarınca) Elektronik defterlerin oluşturulması ile ilgili dönemlerin aylık belirlenmesi, sistemin katma değer vergisi uygulaması ve indirim mekanizması ile paralel bir şekilde kurgulanmak istendiğini göstermektedir. Nitekim herhangi bir aya ilişkin elektronik defterlerin oluşturma süresinde, söz konusu aya ilişkin katma değer vergisi beyannamesi verilmiş diğer bir ifade ile indirim konusu yapılacak katma değer vergisi kesinleşmiş olduğundan elektronik defterlerin oluşturulmasında herhangi bir engel kalmamaktadır. Burada üzerinde önemle durulması gereken bir husus da, herhangi bir aya ait elektronik defterlerin oluşturulması ve berat alınmak sureti ile kapatılması durumunun, söz konusu dönem ile ilgili olarak muhasebe ilkelerine uygun düzeltme kayıtlarının sonraki aylarda yapılmasına ilişkin bir engel teşkil etmeyeceğidir. Elektronik defterlerin aylık oluşturulmasına ilişkin prensip, gelir vergisi ve kurumlar vergisi uygulamaları açısından biraz esnetilmiş ve gerçek kişiler için aralık ayına ilişkin elektronik defter oluşturma süresi yıllık gelir vergisi; tüzel kişiler için ise hesap döneminin son ayına ilişkin elektronik defter oluşturma süresi kurumlar vergisi beyanname verme süresine bağlanmıştır. Elektronik Defter Beratı 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliğinin 2. Tanım ve Kısaltmalar bölümünde, Elektronik Defter Beratı ile ilgili olarak yer alan tanım aşağıda yer almaktadır. Elektronik Defter Beratı: Bu Tebliğde yer alan esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyayı,. ifade eder. Elektronik Defter Beratı, mükellefler tarafından aylık periyotta oluşturulan elektronik defter dosyalarının mali mühür ile imzalanması sonucu oluşan imza değerinin Gelir İdaresi Başkanlığına bildirilmesi için kullanılmaktadır. e-defter Uygulaması aracılığı ile yapılan bu bildirim sonrasında Başkanlık, berat dosyalarını kendisine ait Mali Mühür ile imzalamakta ve tekrar ilgili mükellefin erişimine sunmaktadır. Bu aşamadan sonra ise mükellefin, söz konusu berat dosyasını, istendiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu defter dosyası ile birlikte muhafaza etmesi gerekmektedir. 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde belirtildiği üzere, hesap döneminin ilk ayını ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı Açılış Onayı; hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı ise Kapanış Onayı yerine geçmektedir. Arada kalan aylar için berat dosyası oluşturulması ise, Elektronik Defter Uygulaması kapsamında oluşturulan bir güvenlik tedbiri olarak karşımıza çıkmakta ve mükelleflerin aylık dönemler itibari ile yasal defterlerini fiilen oluşturmalarını ve sonrasında değiştirememelerini sağlamaktadır. Berat dosyasının oluşturulmasından sonra, beratın ilgili olduğu defter dosyasında yapılacak herhangi bir değişiklik, ilgili defter dosyası ile beratta bildirilen imza değeri arasındaki bağın kopmasına neden olacaktır. Bu durum ise söz konusu deftere ait imza değerinin doğrulanamaması netice de ise geçersiz olmasına yol açmaktadır. Bahsedilen doğrulama işleminin sadece elektronik ortamda yapılabilmesi nedeni iledir ki berat veya elektronik defter dosyalarının kâğıt ortamında saklanması kesinlikle mümkün değildir. Yukarıda özetlenen kontrol mekanizmasının eksiksiz çalışması içindir ki 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği, aylık dönemlerde oluşturulan defterler için yine aylık dönemler itibari ile beratı dosyası oluşturulmasını ve söz konusu dosyanın ilgili olduğu defter dosyası ile birlikte saklanmasını öngörmüştür. Herhangi bir deftere ilişkin beratın saklanmaması durumunda, söz konusu dosyanın Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu karşısında yasal defter olarak kabulü mümkün değildir. 4

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan e-defter Paketi içerisinde yer alan örnek bir berat dosyasının görüntüsü ve bu görüntüyü sağlayan XML dizilimi aşağıdaki yer almaktadır. Örnek bir Elektronik Defter Berat Dosyası ve bu görüntüyü sağlayan XML söz dizilimi Yukarıda ekran görüntüsü ve XML söz dizilimi yer alan Berat Dosyası, aşağıda yer alan imza değerinin Gelir İdaresi Başkanlığına bildirilmesi amacı ile kullanılmaktadır. vfvmathhjlkxtpzf00qy420h6zmkw0lro6ehcsjp3jpfujupnfwyez/qivi/dodh58sxfiotqfbuhiwirstxfnx IR9DLzua2VO2da+c64RorVP1w0S5U1yQ/YAvzQw/oWWChJc6FO6C1Z7WSsQSNRqzqEx8URRf1JFmj4BN OYRtDLo/c8j60AgKq9wvEkMmY2hEXlEb6M5BP1OKP9iv8qYUU0NqWo2KRRSZZDZueMwGXj8QOCAIO ILuKTIOy1eRmDlmNHTquVetUjUFAx7NXMgCrakS+qI1tTra4WfPOw/djKtAmVJpEWFQK7r0SlxfOs82RYf OqoCSx1NLJV9FDRQ== Söz konusu imza değeri, oluşturulan elektronik defterlerin, mükelleflere ait mali mühür ile imzalanması sırasında oluşmakta olup, oluşturulma anından sonra defter dosyalarında herhangi bir değişiklik yapılması durumunda geçerliliğini kaybetmektedir. Berat dosyasının, Gelir İdaresi Başkanlığına bildirilmesi ile söz konusu değer, idare tarafından imzalanacağı ve kayıtlarına gireceği için oluşan elektronik defterlerde yapılacak herhangi bir değişiklik kolayca tespit edilecektir. Ancak yapılan değişikliğin geri alınması ve elektronik defterlerin imza değeri oluşturulduğu andaki haline getirilmesi durumunda elektronik defter ile imza değeri arasındaki ilişki tekrar doğrulanabilir hale geleceği için elektronik defterlerin tekrar geçerli olması sağlanabilmektedir. Burada önemli olan elektronik defter dosyalarının, mali mühür ile imzalandığı andaki gibi olmasıdır. Konu ile ilgili önemli hususlardan birisi de, herhangi bir elektronik defterin, imzalandıktan ve beratı alındıktan sonra değiştirilmesi durumunda, söz konusu dosyada sadece değişiklik yapılan yerin tespit edilmesinin mümkün olmadığı, herhangi bir değişiklik durumunda tüm dosyanın diğer bir ifade ile tüm defterin geçersiz sayılacağıdır. Bu nedenle, elektronik defterlerin, imzalandıktan sonra mutlak bir şekilde değişmezliğinin sağlanması (salt okunur saklama ortamlarının kullanılması gibi), uygulamadan yararlanan mükelleflerin, sehven yapacakları değişiklikler nedeni ile mağdur olmalarını engelleyecektir. Elektronik Defter Oluşturma Sürecinde Gelir İdaresi Başkanlığı nın Rolü 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği kapsamında, aylık dönemler itibari ile mükellefler tarafından oluşturulan elektronik defterlerin gerek Vergi Usul Kanunu gerekse Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli yasal defter olarak kabul edilmesi için iki önemli koşul bulunmaktadır. a) Elektronik defterler, www.edefter.gov.tr internet sitesinde duyurulan format ve standartlara uygun olmalıdır. b) Aylık dönemler itibari ile oluşturulan elektronik defterlere ait berat dosyasının oluşturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu defterler ile birlikte muhafaza edilmesi gerekmektedir. 5

Elektronik defter beratı ile ilgili açıklamaların yer aldığı bölümde de ifade edildiği üzere mükellefler, oluşturdukları elektronik defterleri mali mühür ile imzalamaları sonucu oluşan imza değerini Gelir İdaresine bildirmek amacı ile berat dosyasını oluşturmaktadırlar. Diğer bir ifade ile berat dosyası, ilgili olduğu deftere ait herhangi bir muhasebe kaydı veya işlem bilgisini içermemektedir. Bu nedenden dolayı Başkanlık, e-defter Uygulaması kapsamında herhangi bir mükellefe ait muhasebe kaydı veya defterlerde yer alan işlemler ile ilgili bir bilgiye sahip olmamaktadır. Berat dosyasının onaylanması işlemi, sadece mükellefler tarafından oluşturulan elektronik defter dosyalarının değişmezliğinin garanti altına alınması amacı ile yapılmaktadır. Başkanlığın, e-defter Uygulaması kapsamında defterlerde yer alan kayıtlar ile ilgili herhangi bir bilgiye sahip olmaması nedeni iledir ki 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde aşağıdaki belirlemeler yer almaktadır. 3.3.6. Başkanlık tarafından gerçekleştirilen berat verme işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer incelemeleri ifade etmemektedir. 6.3. Elektronik defter tutanlar bu Tebliğ çerçevesinde oluşturdukları elektronik defterlerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma uygunluğunu sağlamaktan sorumlu olup, bu kapsamda Başkanlığın herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır. Elektronik defter beratı, elektronik defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup, elektronik defterlerin içeriğine yönelik bir onayı ifade etmemektedir. Yazılım Uyumluluğu Mali mühür temin işlemleri, belirli bir süreç içerisinde sertifika satın alınması şeklinde gerçekleştirildiği için, uyumlu bir yazılımın temin edilmesi veya geliştirilmesi işlemi, e-defter Uygulamasından yararlanma koşulları arasında en önemlisi şeklinde karşımıza çıkmaktadır. Nitekim daha önce de ifade edildiği üzere, herhangi bir dosyanın elektronik defter olarak kabul edilebilmesi için onun 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile belirlenen standartlara uygun olması gerekmektedir. Söz konusu standartlara uygun çıktıların üretilebilmesi, mükelleflere ait muhasebe bilgi sistemi veya kurumsal kaynak planlama sistemi üzerinde çalışacak bir yazılım veya modül tarafından gerçekleştirilir. Bu nedenle elektronik defterleri üretecek yazılımların, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlar ile uyumlu olması, uygulama kapsamında özellikle önem taşımaktadır. 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliğ kapsamında belirlenen standartlara uygun yazılımların oluşturulması çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığı, aşağıda yer alan 2 farklı yöntemi öngörmüştür. a) Belirlenen esaslara uygun yazılımların, yazılım üreticileri tarafından ticari bir ürün olarak üretilmesi, Başkanlık tarafından onaylanması ve http://www.edefter.gov.tr internet sitesinden duyurulması, b) Belirlenen esaslara uygun yazılımların, elektronik defter oluşturma konusunda izin alacak mükelleflerin kendileri tarafından geliştirilmesi ve Başkanlık tarafından onaylanması. Elektronik defter uygulamasından yararlanacak mükelleflerin, uyumlu yazılım temini aşamasında tercih ettikleri yöntem (ticari ürün temini veya kendi bünyelerinde geliştirme) ne olursa olsun söz konusu yazılımın Başkanlık tarafından onaylanmış olması gerekmektedir. Çalışmanın yayına hazırlandığı sırada 17 adet ticari yazılım, e-defter Uygulaması kapsamında uyumluluk onayı almıştır. Yapılan duyurular içinde uyumlu yazılımı kendisi geliştiren ve kendisi onaylatan mükellefler yer almamaktadır. Elektronik Defterlerin Muhafazası ve İbrazı 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde, gerek Vergi Usul Kanunu gerekse Türk Ticaret Kanunu açısından hüküm ifade eden elektronik defterlerin muhafazası ve ibrazı ile ilgili önem taşıyan bazı hususlar aşağıda yer almaktadır. a) Elektronik defterlerin, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmesi zorunludur. Beratı olmaksızın ibraz edilen herhangi bir elektronik defter dosyasının, Vergi Usul Kanunu ile Türk Ticaret Kanunu karşısında herhangi bir geçerliliği bulunmamaktadır. 6

b) Elektronik defterler ve bu defterlere ilişkin beratların veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağın inkâr edilmezliğinin mali mühür ile garanti altına alınması nedeni ile kâğıt ortamında saklanması mümkün değildir. c) Elektronik defterler ile bu defterlere ilişkin muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamaktadır. Mükellefler söz konusu yükümlülüğü, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. d) Elektronik defter ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur. Elektronik defterin muhafazası ile ilgili olarak ortaya çıkan özellikli durumlardan bir tanesi de, mükelleflerin elektronik defterleri ile bu defterlere ilişkin berat dosyalarını kopyalamak sureti ile çoğaltabilmeleridir. Kâğıt ortamında tutulan defterlerden farklı olarak elektronik defterler ile beratları, ihtiyaç ölçüsünde çoğaltılabilmekte veya yedeklenebilmektedir. Bu süreç içerisinde elektronik defterler ile ilgili olarak oluşturulan kopya dosyalar da Vergi Usul Kanunu ile Türk Ticaret Kanunu uygulamasında geçerli yasal defter sayılmaktadır. SONUÇ: Yukarıda yapılan açıklamalara göre kapsama alınan mükellefler, 2013 yılında e-faturaya 2014 yılı içinde de e-deftere geçeceklerdir. E-fatura kapsamında olan bütün mükellefler e-defter kapsamına da girmektedir. -Kapsama alınan mükelleflerin, e-defter uygulaması kapsamında şu an itibari ile yevmiye defteri ve defter-i kebirin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına izin verilmiştir. -Bu iki deftere ilişkin format ve standartlar XBRL-GL taksonomisi esas alınarak belirlenmiştir. Bu nedenle yevmiye defteri ile defter-i kebir dışında kalan herhangi bir defterin (örneğin envanter defteri, damga vergisi defteri gibi), söz konusu defterlere ilişkin format ve standartlar http://www.edefter.gov.tr internet sitesinde yayımlanana kadar elektronik defter şeklinde oluşturulması mümkün değildir. -Elektronik defter oluşturma konusunda gerekli şartları taşıyan ve idareden konu ile ilgili izin alan mükellefler, http://www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibari ile elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlamak zorundadırlar. Bu mükelleflerin, yevmiye defteri ile defter-i kebirini sadece elektronik ortamda oluşturması ve yine elektronik ortamda muhafaza etmesi gerekmektedir. Elektronik defter izni alan mükelleflerin yevmiye defteri ile defter-i kebirini herhangi bir şekilde kâğıt ortamında oluşturması durumunda söz konusu defterlerin Vergi Usul Kanunu ile Türk Ticaret Kanunu karşısında yasal defter niteliğini haiz olması mümkün değildir. -26.11.2013 tarih ve VUK 67/2013-12 No.lu Sirkülere göre; a) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1.1.2015 tarihinden itibaren, b) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere, elektronik defter tutmaya başlamaları gerektiği belirlenmiştir. Buna göre, 2014 Aralık ayında başvurulması halinde otomatikman 01.01.2015 tarihinde e-defter tutmaya başlanılacak, 2014 Aralık öncesi, örneğin 2014 Kasım da başvurulursa, 01.01.2014 tarihinden itibaren bütün kayıtlarımızı e-defter şekline dönüştürmek zorunda kalacağımız açıkça anlaşılmaktadır. İsteğe bağlı olarak e-defter uygulamasına erken geçmek isteyenler hariç, rasyonel olan 2014 Aralıkta e-deftere başvurup 01.01.2015 te e-defter tutmaya başlamaktır. Bu sayede geçen süre içerisinde e-defter sistemi de oturmuş, işlerlik kazanmış olacaktır. Mustafa ŞİMŞEK Yeminli Mali Müşavir 7