SİRKÜLER RAPOR Sirküler Tarihi: 10.12.2014 Sirküler No: 2014 / 44 2015 YILINDA TUTULACAK DEFTERLER VE TASDİK ZAMANI Bilindiği üzere 01.07.2012 tarihinde yürürlüğe giren 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu nun getirmiş olduğu yeniliklerden birisi de ticari defterlerle ilgili hükümlerdir. Hesap dönemi sonuna yaklaştığımız bu günlerde 2015 yılında tutulacak ve tasdik ettirilecek defterlerle ilgili açıklamalarımıza, Vergi Usul Kanunu ile Türk Ticaret Kanunu hükümleri birlikte göz önünde bulundurularak aşağıda yer verilmiştir ; A) VERGİ USUL KANUNU NA GÖRE TUTULACAK VE TASDİK ETTİRİLECEK DEFTERLER ; Vergi Usul Kanunu nun 182 nci maddesi bilanço esasında tutulacak defterleri hüküm altına almış olup, bu defterler şunlardır; 1 Yevmiye Defteri, 2 Defter-i Kebir, 3 Envanter Defteri, (Mevcudat ve muvazene defteri,) Diğer taraftan aynı Kanun un 197 nci maddesi hükmüne göre, I nci sınıf tüccarlardan devamlı olarak imalat ile uğraşanlar yukarıda yazılı defterlerden ayrı olarak bir imalat defteri tutacaklardır. Ancak, VUK 246 No.lu Genel Tebliğ ile 01.01.1996 tarihinden itibaren, sınai muhasebelerini 7/A seçeneğine göre işleyenlerin imalat defteri tutma mecburiyetleri kaldırılmıştır. 1
Ayrıca, Vergi Usul Kanunu nun mükerrer 257 ve Damga Vergisi Kanunu nun 29 ncu maddelerinin Maliye Bakanlığı na verdiği yetkiye dayanılarak, düzenledikleri kağıtlara ait damga vergisini makbuz karşılığı ve istihkaktan kesinti şekliyle ödeyen mükelleflerin, bu ödemelerini kaydetmek için Damga Vergisi Defteri tutmaları zorunlu hale gelmiştir. (Damga Vergisi Kanunu GT Seri No:20) Vergi Usul Kanunu nun 219 ncu maddesinin (a) bendi hükmüne göre, muamelelerin işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Bu gibi kayıtların on günden fazla geciktirilmemesi Kanunun amir hükmüdür. Maddenin (b) bendi hükmüne göre ise, kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten müesseselerde, muamelelerin bunlara işlenmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar, muamelelerin esas defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilmesine cevaz vermez. B) TÜRK TİCARET KANUNU NA GÖRE TUTULACAK VE TASDİK ETTİRİLECEK DEFTERLER ; 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu nun 64 ncü maddesi; defter tutma ve tasdik hükümlerini düzenlemektedir. Madde hükmüne göre kullanılacak defterler aşağıda yer almaktadır. a) Yevmiye Defteri, b) Defter-i Kebir, c) Envanter Defteri, d) Pay Defteri, e) A.Ş. için Yönetim Kurulu Karar Defteri / Ltd. Şirketler için Müdürler Kurulu Karar Defteri, f) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri, 2
C) DEFTERLERİN TASDİK ZAMANI ; Gerek Vergi Usul Kanunu nun 221 nci maddesi ve gerekse Türk Ticaret Kanunu nun 64 ncü maddesi hükümlerine göre ; ayı) 1 Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, (Aralık 2 Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanacağı hesap döneminden önce gelen son ayda, 3 Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler, işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde, 4 Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce, kullanacakları defterleri tasdik ettirmek zorundadırlar. İstenildiği takdirde yevmiye defteri ve tutulması zorunlu diğer defterlerin müteharrik yapraklı olarak tutulması mümkündür. (VUK Md. 183). Ancak bu defterlerin de, diğer defterler gibi her sayfasının sıra numarası ile mühürlenmesi, tasdikli yapraklar bittiği takdirde yeni yaprakların da aynı şekilde kullanılmaya başlanmadan önce tasdik ettirilmesi zorunludur. Defterler işyerinin, işyeri olmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile görevli olanlar, menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acentelerin kullanacağı defterler ise borsa komiserliği tarafından tasdik edilecektir. (VUK Md. 223) Tasdik makamı, bu Kanuna göre tasdike getirilen defterleri sosyal güvenlikle ilgili kuruluşların mevzuat hükümlerine bağlı kalmaksızın tasdik eder. (VUK Md. 223) Defterler anonim ve limited şirketlerin kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili memuru veya noter tarafından tasdik edilir. (VUK Md. 223) Diğer taraftan Pay Defteri ile Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (TTK Mad. 64) 3
D) TASDİK YENİLEME (ARA TASDİK) ; Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar. (VUK Md. 222) Diğer taraftan Türk Ticaret Kanunu nun 64 ncü maddesinin 3 ncü fıkrasında ; Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı onay yenileme ve açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenir. hükmü bulunmaktadır. Söz konusu hüküm gereğince çıkarılan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 19.12.2012 tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazete de yayımlanmıştır. E ) KAPANIŞ TASDİKİ (TTK MAD. 64/3) ; Yevmiye Defteri nin kapanış tasdiki, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna (Normal hesap dönemleri için 30 Haziran) kadar, Anonim Şirket Yönetim Kurulu Karar Defteri nin kapanış tasdiki ise, izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna (Normal hesap dönemleri için 31 Ocak) kadar notere yaptırılır. F) E - DEFTER UYGULAMASI : Öncelikle belirtmeliyiz ki e- defter tutan mükellefler; Yevmiye ve Defter-i Kebir dışında, tutmak zorunda oldukları defterleri kağıt ortamında tasdik ettirmek ve tutmak zorundadırlar. Diğer taraftan, e-deftere geçiş başvuru ve başlangıç tarihlerinin belirlenmesine ve uygulamaya geçişin 2014/Aralık ayına kadar ertelenmesine ilişkin olarak 26.11.2013 tarihinde 67 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Sirküleri yayımlanmıştır. Buna göre; -Özel hesap dönemine tabi mükelleflerin e-deftere geçiş başvurularını 01.12.2014 tarihinden önce yapmaları ve en geç 2014/Aralık ayı içinde e-defter tutmaya başlamaları, - Normal hesap dönemine tabi mükelleflerden; - 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014/Aralık ayından başlamak üzere; 4
- 2014/Aralık ayı içinde başvuranların ise 01.01.2015 tarihinden itibaren, e-defter tutmaya başlamaları gerektiği bildirilmiştir. Elektronik Defter uygulamasına geçmek zorunda olan mükelleflerin aynı zamanda e-fatura uygulamasına da 01.04.2014 tarihi itibariyle geçmeleri nedeniyle, e-fatura işlemleri için kullanmakta oldukları Mali Mühür veya Nitelikli Elektronik İmza araçlarını e-defter başvurularında da kullanabilmeleri imkanı bulunmakta, dolayısı ile yeni bir mali mühür veya nitelikli elektronik imza aracı temin etmelerine gerek bulunmamaktadır. e-defter uygulamasına başvuru için vergi dairesine gidilmesine veya herhangi bir birime dilekçeyle başvurulmasına gerek bulunmamakta; www.edefter.gov.tr internet adresinden mükellefiyete ilişkin temel bilgilerin girilmesi ve Uyumluluk Onayı Verilen yazılımlardan herhangi birinin seçilmesi ve mali mühür ya da elektronik imza ile söz konusu başvuruların imzalanması yeterli olmaktadır. Ayrıca 2 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği nde belirtildiği üzere; mükelleflerin bir aylık döneme ilişkin defter kayıtlarının elektronik defter formatına dönüştürülmesi, mali mühürle onaylanması ve beratlarının GİB Bilgi İşlem Sistemine yüklenmesi için izleyen üçüncü ayın sonuna kadar süreleri bulunmaktadır. Bilgilerinize sunarız. Saygılarımla, Osman OKUR Yeminli Mali Müşavir 5