Sirküler Tarihi: Sirküler No : 2015 / 033

Transkript

1 Sirküler Tarihi: Sirküler No : 2015 / YILI YASAL DEFTER ONAYLARI Bilindiği üzere, hesap dönemi takvim yılı olan vergi mükelleflerinin 2016 yılında tutacakları yasal defterlerinin açılış onaylarının ay sonuna kadar yapılması gerekmektedir. Ayrıca, söz konusu mükellefler, 2015 yılı yasal defterlerini kullanmaya devam edeceklerse ara onayları ile 2015 yılı yasal defterlerinin kapanış onaylarının yapılacağı tarihler yaklaşmıştır. Yasal defter onaylarına ilişkin bilgiler özet olarak sirkülerimizin aşağıdaki bölümlerinde yer almaktadır. 1. TÜRK TİCARET KANUNUNA GÖRE TUTULMASI ZORUNLU DEFTERLER Türk Ticaret Kanunu'nun (TTK) 64/1. maddesine göre her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, Türk Ticaret Kanunu'na göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir. TTK'nın "Defter tutma yükümlülüğü" başlıklı 64. maddesinin 3.fıkrası aşağıdaki gibidir. Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile dördüncü fıkrada sayılan defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla

2 izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılır. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır. Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmaz. Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenir. TTK'nın 64. maddesinin 4. fıkrasına göre ise TTK'ya tabi gerçek ve tüzel kişiler, 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun defter tutma ve kayıt zamanıyla ilgili hükümleri ile aynı Kanunun 175 inci ve mükerrer 257 nci maddelerinde yer alan yetkiye istinaden yapılan düzenlemelere uymak zorundadır. Bu Kanunun defter tutma, envanter, mali tabloların düzenlenmesi, aktifleştirme, karşılıklar, hesaplar, değerleme, saklama ve ibraz hükümleri 213 sayılı Kanun ile diğer vergi kanunlarının aynı hususları düzenleyen hükümlerinin uygulanmasına, vergi kanunlarına uygun olarak vergi matrahının tespit edilmesine ve buna yönelik mali tabloların hazırlanmasına engel teşkil etmez. Yukarıdaki yeni TTK hükümlerinden görüleceği üzere, Vergi Usul Kanunun defterlere ilişkin hükümleri ile uyum görülmektedir sayılı Türk Ticaret Kanununun 64 üncü maddesinin üçüncü fıkrasına dayanılarak "Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ"(Tebliğ) yayımlanmıştır. TTK nın 64.maddesinin 3 ve 4 numaralı fıkralarına göre tacirler tarafından tutulmak zorunda olunan ticari defterler aşağıdaki gibidir: - Yevmiye Defteri - Defter-i Kebir - Envanter Defteri

3 - Pay Defteri (Limited şirketler dahil) - Yönetim Kurulu Karar Defteri (Limited Şirketlerde Müdürler Kurulu Karar Defteri) - Genel Kurulu Toplantı ve Müzakere Defteri (Limited şirketler dahil) Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dâhil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde Ticari Defterlere İlişkin Tebliğin 10 uncu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez. Özel hukuk hükümlerine göre idare edilmek veya ticari şekilde işletilmek üzere Devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan ve tüzel kişiliği bulunmayan ticari işletmeler ile kamu yararına çalışan dernekler ve gelirinin yarıdan fazlasını kamu görevi niteliğindeki işlere harcayan vakıflar tarafından kurulan ticari işletmeler ve bunlara benzeyen ve tüzel kişiliği bulunmayan diğer ticari teşekküller yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebiri tutmakla yükümlüdürler. TTK nın 64 üncü maddesi ile Ticari Defterlere İlişkin Tebliğin 5'inci maddesine göre tacir ve şirketlerce tutulacak ticari defterler aşağıdaki gibidir: Gerçek Kişi Tacirlerce Tutulacak Defteler 1) Yevmiye Defteri, 2) Envanter Defteri, 3) Defteri Kebir

4 Kollektif ve Komandit Şirketlerce Tutulacak Defteler 1) Yevmiye Defteri, 2) Envanter Defteri, 3) Defteri Kebir, 4) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketlerce Tutulacak Defteler 1) Yevmiye Defteri, 2) Envanter Defteri, 3) Defteri Kebir, 4) Pay Defteri, 5)Yönetim Kurulu Karar Defteri, 6) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri Anonim Şirketlerce Tutulacak Defteler 1) Yevmiye Defteri, 2) Envanter Defteri, 3) Defteri Kebir, 4) Pay Defteri, 5)Yönetim Kurulu Karar Defteri, 6) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri Limited Şirketlerce Tutulacak Defteler 1) Yevmiye Defteri, 2) Envanter Defteri, 3) Defteri Kebir, 4) Pay Defteri 5)Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri, 6) Müdürler Kurulu Karar Defteri

5 Kooperatiflerce Tutulacak Defteler Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ'in 1'inci maddesinin 2'nci fıkrası uyarınac kooperatiflerin tutacağı defterlere de anılan Tebliğ hükümleri uygulanmaktadır sayılı Kooperatifler Kanununun 98'inci maddesine göre, Kooperatifler Kanununda aksine açıklama olmayan konularda Türk Ticaret Kanunu'ndaki anonim şirketlere ait hükümler uygulanacağından kooperatiflerin de anonim şirketlerin tutacağı defterleri tutmaları gerekmektedir. 2. VERGİ USUL KANUNU NA GÖRE TUTULMASI ZORUNLU DEFTERLER Vergi Usul Kanunu nun 172, 176 ve 182 nci maddelerine göre, bütün kurumlar vergisi mükellefleri ve birinci sınıf tüccarlar tarafından tutulmak zorunda olan defterler şunlardır: - Yevmiye Defteri - Envanter defteri (Mevcudat ve muvazene defteri) - Defter-i Kebir VUK nun 197 nci maddesine göre, devamlı olarak imalâtla uğraşan birinci sınıf tacirlerin ve kurumların tutmak zorunda olduğu defterlerden birisi de imalât defteridir. Ancak Maliye Bakanlığı yayımladığı 246 sıra no.lu VUK Genel Tebliği ile, muhasebe işlemlerini 7/A seçeneğine göre izleyen mükelleflerin imalât defteri tutma zorunluluğunu dan itibaren kaldırmıştır. VUK nun 193, 200, 204, 207, 209, 210, 212 ve 213 üncü maddelerinde, tutulması zorunlu olan İşletme Hesabı Defteri (İşletme hesabını ihtiva eden), Bitim İşleri Defteri, Banka ve Sigorta Muameleleri Vergisi Defteri, Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri, Ambar Defteri, Serbest Meslek Kazanç Defteri, Özel Defterler, Çiftçi İşletme Defteri de yer almaktadır. Bunlar bilânço esasına göre defter tutanlar dışında kalan mükellefleri ilgilendiren veya yaptığı işin özelliği olan bazı mükellefler tarafından tutulması zorunlu bulunan defterlerdir.

6 20 seri no.lu Damga Vergisi Kanunu (DVK) Genel Tebliği ile Vergi Usul Kanununun mükerrer 257 nci ve Damga Vergisi Kanununun 29 uncu maddelerinin Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye dayanılarak düzenledikleri kâğıtlara ait damga vergisini makbuz karşılığı ve istihkaktan kesinti şekliyle ödeyen mükellefler ödemeleri kaydetmek için "Damga Vergisi Defteri" adı altında özel bir defter tutma zorunluluğu getirilmiştir. Bu defterin tutulmasında, Vergi Usul Kanununun kayıt nizamı ve tasdik zamanına ilişkin uncu ve 221 inci maddelerindeki hükümlere uyulacaktır. Bu zorunluluk, sadece makbuz karşılığı ve istihkaktan kesinti suretiyle damga vergisi ödeyen anonim şirketleri (ve 32, 43 ve 44 serî no.lu DVK Genel Tebliğlerine göre bu uygulamadan ihtiyari olarak yararlanmak isteyen anonim şirket dışındaki kurumları, kollektif ve adi komandit şirketleri, bilanço ve işletme hesabı esasına göre defter tutan Gelir Vergisi mükelleflerini ve serbest meslek erbabını) ilgilendirmektedir. 3. TUTULMASI ZORUNLU DEFTERLERİN TASDİKİ TTK ya göre tutulması zorunlu olan ve yukarıda belirtilen ticari defterlerin tamamı için tasdik zorunluluğu vardır. (TTK Md.64/3) VUK na göre ise tutulması zorunlu olan defterlerin, defter-i kebir hariç tamamı tasdike tabidir(vuk m. 220, mükerrer m. 257 ve 20 seri no.lu Damga Vergisi Kanunu Genel Tebliği). Tasdiki zorunlu olan defterler, şirket kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili memurluğunca veya noterlerce onaylanır. Sonraki yıllarda ise tasdik makamı noterlerdir. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır. (TTK Md. 64/3) Ticari Defterlere İlişkin Tebliğde de ticaret sicili tasdiknamelerinin asıllarının onay sırasında notere ibraz edilmek zorunda olduğu, aslı ibraz edilmek kaydıyla bir örneğinin noterlerce saklanacağı belirtilmiştir.

7 Sicil tasdiknamesi, tasdiknamede yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmadığı veya yenisi düzenlenmediği sürece geçerlidir(ticaret Sicil Yönetmeliği m.16/6). Bu çerçevede, tasdiknamelerde yer alan bilgilerde herhangi bir değişikliğin bulunmaması halinde mevcut belgeler geçerliğini korumakta olup, bu tasdiknameler esas alınmak suretiyle açılış onaylarının yapılması gerekir. Tebliğ'in 13'üncü maddesinde, açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranmasının zorunlu olduğu belirtilmiştir. Türkiye Noterler Birliğinin tarih ve 80 numaralı genel yazısına göre, onay yenilemenin (defter ara tasdikinin) de hesap döneminin açılışına dair defter onaylaması olması nedeniyle, Tebliğ'de açılış tasdikinde aranılması gerektiği belirtilen ticaret sicil tasdiknamesinin onay yenileme (defter ara tasdiki) sırasında da aranılması gerekmektedir. VUK'un 223. maddesine göre; defterler, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar, menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acentalar için borsa komiserliği tarafından tasdik olunur. Tasdik makamı, bu Kanuna göre tasdike getirilen defterleri sosyal güvenlik ile ilgili kuruluşların mevzuat hükümlerine bağlı kalmaksızın tasdik eder. Defterler anonim ve limited şirketlerin kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili memuru veya noter tarafından tasdik edilir. Noterlerin yapacağı tasdik şerhleri ile anonim ve limited şirketlerin kuruluşu aşamasında ticaret sicili memurlarınca da yapılacak tasdik şerhleri defterin ilk sayfasına yazılır ve aşağıdaki malûmatı ihtiva eder(vuk m.224).

8 1. Defter sahibinin; a) Gerçek kişilerde başta soyadı sonra öz adı (Müessesenin varsa maruf unvanı da ayrıca ilave olunur); b) Tüzel kişilerde unvanı; 2. İş adresi; 3. İş veya meslekin nev'i; 4. Defterin nev'i; 5. Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu; 6. Defterin kullanılacağı hesap dönemi; 7. Defter sahibinin bağlı olduğu vergi dairesi; 8. Tasdik tarihi; 9. Tasdik numarası; 10. Tasdiki yapan makamın resmi mühür ve imzası. Tasdik makamları tasdik ettikleri defterlere ait aşağıda yazılı malumatı tarih sırasıyla, üçer aylık bordrolara derç ve bunları en geç bir ay içinde bulundukları yerin en büyük mal memuruna tevdi ederler(vuk m. 226): 1. Tasdik numarası ve tarihi; 2. Defter sahibinin soyadı, adı (Veya unvanı); 3. İşi veya mesleki; 4. Defterin nev'i; 5. Defterin hangi yıl için tasdik edildiği; 6. Defter sahibinin bağlı olduğu vergi dairesi. Tasdik makamları yukarıdaki bilgileri münferit fişlerle de bildirebilirler.

9 Vergi Usul Kanununda açılış tasdiki ve ara tasdik olmak üzere iki tür tasdik öngörülmüştür. TTK na göre, kapanış onayı olarak adlandırılan üçüncü bir tasdik türü söz konusudur. Açılış Tasdiki VUK'a göre, defter açılış tasdikinin; 1. Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda; 2. Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda; 3. Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde; 4. Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce. yaptırılması zorunludur.(vuk m. 221) Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ de de VUK na paralel düzenlemeler yer almaktadır. Buna göre, tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır (Tebliğ m.13/1) Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir(ttk m.63/3). Bilindiği üzere, bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu

10 yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır (TTK m. 82/7). Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni defterin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine, yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıyı belirterek şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz(tebliğ m. 13/6). Yangın nedeniyle defterleri zayi olan mükelleflerin kullanacakları yeni defterlerin, kullanılmaya başlamadan önce onaylatılması gerekmektedir. Yeni defterlerin eski tarih ve yevmiye numarası ile onaylatılması mümkün değildir. (Noterler Birliği nin tarih ve 32 sayılı Genelgesi) Ara Tasdik VUK'a göre ara tasdikinin; * Defterlerini ertesi yılda kullanmak isteyenlerce Ocak ayı içinde, * Hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenlerce bu dönemin ilk ayı içinde yaptırılması zorunludur. (VUK Md:222) Bu husus Tebliğde onay yenileme olarak belirtilmiştir. Tebliğin 16'ncı maddesine göre, yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir. Onay yenilemede defterlerin türü değiştirilemez.

11 Kapanış onayına tabi olan yevmiye ve yönetim kurulu karar defterlerinde son kaydın altına yazılacak Görülmüştür ibaresinin yanında onay yenileme kısmında aşağıdaki bilgilerin yer alması zorunludur: a) Tebliğin 14 üncü maddesinde açılış onayında bulunması gerektiği hüküm altına alınan hususlarda bir değişiklik olmuşsa bu değişiklikler, b) Defterin kalan sayfa adedi, c) Kullanılmaya devam edileceği hesap dönemi, ç) Onay tarihi, d) Onay makamının resmi mühür ve imzası. Onay yenileme işleminde defterlerin kalan sayfalarının tekrar mühürlenmesine ve sıra numarası verilmesine gerek yoktur (Tebliğ m.17). Kapanış onayına tabi olmayan defteri kebir ve envanter defterinde onay yenileme son kaydın yer aldığı sayfadan sonraki sayfaya yapılır. Bu sayfada yer alacak bilgilere ve onay yenilemenin şekline ilişkin Tebliğin 17 nci maddesinin birinci fıkrasının (a) ilâ (d) bentleri ile aynı maddenin ikinci fıkrası hükümleri uygulanır.(tebliğ m.18) TTK'ya göre kapanış tasdiki Kapanış tasdikine yevmiye defteri ve yönetim kurulu (limited şirketlerde müdürler kurulu) karar defterleri tabidir(ttk m.64/3). Diğer ticari defterler ise kapanış tasdikine tâbi değildir. Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılır(ttk m.64/3). Özel hesap dönemi uygulayan tacirlerinde de yukarıda belirtilen esaslar dâhilinde kapanış tasdiklerini yaptırmaları gerekir.

12 Vergi Usul Kanununun 13 ve 15 inci maddeleri uyarınca Maliye Bakanlığı tarafından mücbir sebep halinin ilan edildiği yerlerde, defterlerin kapanış onayları, mücbir sebebin sona erdiği tarihi takip eden ayın sonuna kadar yapılabilir. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (TTK Md. 64/3) Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmaz.(ttk m.63/3) 4.TASDİKLE İLGİLİ ÖZELLİKLİ DURUMLARA İLİŞKİN NOTERLER BİRLİĞİ GENELGELERİ A) Noterler Birliğince, bir mükellefin farklı adreste bulunan işyerlerinin şube olarak tescilinin bulunmaması, faaliyet konularının farklı olması halinde ayrı ayrı defter tasdikinin yapılmasında sakınca olup olmadığının bildirilmesinin istenildiği bir yazıya Maliye Bakanlığının tarih ve sayılı cevabi yazısında; "Bilindiği üzere, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 223 üncü maddesinde,...defterler, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar, menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acentalar için borsa komiserliği tarafından tasdik olunur... hükmü bulunmaktadır. Defterlerin, esas itibariyle mükelleflerin işyeri merkezinin veya kanuni merkezinin bulunduğu yer noterliğince veya noterlik görevini yapanlarca tasdiklerinin yapılması esastır. Ancak, şubeleri bulunan mükelleflerin şubelerinde tutmak zorunda oldukları defterlerini şube faaliyetlerini yürüttükleri noterliklerde de tasdik ettirmeleri mümkün bulunmaktadır. Ancak, söz konusu yazınızda bir mükellefe ait farklı adreslerde bulunan iş yerlerinin faaliyet konularının da farklı olması ve şube iş yeri olarak tescilinin de yapılmadığı göz önüne alındığında her iş yeri için ayrı ayrı defter tasdik ettirilmesi mümkün bulunmamaktadır.

13 Mükellefin, farklı adreslerde farklı faaliyet kollarının da tek bir mükellefiyetle ilgili olması nedeniyle bütün iş yerleri için tek defter tasdik ettirmesi ve her faaliyetin bu defterlerin ayrı ayrı bölünmelerinde izlenmesi gerekmektedir..." şeklinde görüş bildirilmiştir. Bu durumda, farklı adreslerde, farklı konularda faaliyette bulunan mükelleflerin, farklı faaliyet kollarının da tek bir mükellefiyetle ilgili olması nedeniyle bu iş yerlerinin her biri için ayrı ayrı defter tasdik ettirilmesinin mümkün olmadığı anlaşılmaktadır.(noterler Birliğinin tarih ve 52 sayılı Genelgesi) B) Vergi mevzuatı açısından geçmiş dönemlere ait olup da tasdik ettirilmemiş olan defterlerin tasdikinin yapılması mümkün bulunmamakta olup, geçmiş dönemlere ilişkin olarak tasdik yapılmış olması halinde de bu tasdiklerin hiçbir yasal geçerliliği bulunmamaktadır. (Noterler Birliğinin tarih ve 11 sayılı Genelgesi) C) Bakanlık görüşü çerçevesinde 5216 sayılı Kanun ile Büyükşehir Belediye sınırlarının yeniden tayini üzerine; a) Büyükşehir belediye sınırları içerisine alınan ve büyükşehir ilçe belediyesi olarak adlandırılan ilçelerde faaliyette bulunan vergi mükelleflerine ait defterlerin büyükşehir belediyesi sınırları içerisinde evvelden beri görev yapmakta olan noterler tarafından, b) Büyükşehir belediye sınırları içerisinde faaliyette bulunan vergi mükelleflerine ait defterlerin de kapsama yeni alınan ilçelerde görev yapmakta olan noterler tarafından, tasdik edilmesi mümkün bulunmaktadır. Buna göre, İstanbul ve Kocaeli İllerinde büyükşehir belediye sınırları il mülki sınırı olarak kabul edildiğinden bu illere mahsus olmak üzere, Büyükşehir Belediye sınırı yani mülki sınırları içerisindeki tüm noterler bu yerde faaliyette bulunan bütün mükelleflerin defterlerinin tasdikine yetkili konumuna gelmiştir.

14 Diğer büyükşehir belediyelerinde ise her ilin nüfusuna göre, mevcut valilik binası merkez kabul edilerek yarıçapı 20, 30 ve 50 kilometre olan dairenin sınırı büyükşehir belediyesinin sınırı olarak kabul edildiğinden, bu sınırlar içerisinde kalan tüm büyükşehir ilçe belediyelerinde görev yapmakta olan noterler o il büyükşehir belediye sınırları içerisinde faaliyette bulunan vergi mükelleflerine ait defterleri tasdik yetkisine sahip bulunmaktadırlar. (Noterler Birliğinin tarih ve 54 sayılı Genelgesi) Ç) 213 sayılı Vergi Usul Kanununa göre mükelleflerce tutulması mecburi olan defterlerin A4 (210 x 297 mm) ebadında ve müteharrik sayfalar şeklinde noterlerce tasdik edilmesinde herhangi bir sakınca bulunmamaktadır.(noterler Birliğinin tarih ve 23 sayılı Genelgesi) D) Defter ara tasdiklerinde gerekli şerhler de verilmek kaydıyla bir evvelki yıl açılış tasdikine konu olan sayfaların bir miktarının boş bırakılarak müteakip yıla ait yenileme tasdiki yapılamaz. (Noterler Birliğinin tarih ve 36 sayılı Genelgesi) E) Defter tasdikine ilişkin olarak Noterler Birliği'nin 11/11/2015 tarih ve 80 sayılı " Ticari Defterlerin Onaylanmaları Sırasında Yaşanan Duraksamalar Hk." konulu Genel Yazısının özellikli durumlara ilişkin kısımları olduğu gibi aşağıya alınmıştır. Hukuki/Mali Danışmanlık

15 Ankara, 11/11/2015 Özü: Ticari Defterlerin Onaylanmaları Sırasında Yaşanan Duraksamalar Hk.... NOTER ODASI BAŞKANLIĞINA... NOTERLİĞİNE İlgi: a) tarihli ve Hukuk (129) sayılı genel yazı b) tarihli ve Hukuki/Mali Danışmanlık (105) sayılı genel yazı. İlgi (a) genel yazıyla duyurulan ve tacirler tarafından tutulan ticari defterler ile kooperatiflerin tutacağı defterleri kapsayan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ ile gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlerin kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları belirlemiş ise de, uygulamada bu Tebliğ'de öngörülmeyen hususlar ve bundan dolayı noterliklerimizde yaşanan tereddütler bulunduğu anlaşılmakla, bunlara ilişkin açıklamalar ilgi (b) genel yazımızla duyurulmuştu. Yönetim Kurulu'nun ve tarihli toplantılarında konu tekrar görüşülmüş ve ilgi (b) genel yazının güncellenmesi uygun görülmüştür

16 03) TİCARİ DEFTERLERİN ŞEKLİ VE KAYIT USULLERİ YEVMİYE DEFTERİ, DEFTERİ KEBİR VE ENVANTER DEFTERİ: Ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olması gerekir; ancak vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik yapraklı defterler de kullanılabilir. (Tebliğ'in 6, 7 ve 8'inci maddelerinde açıklandığı şekilde tutulmaları gerekmektedir.) PAY DEFTERİ Ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olmalıdır. (Tebliğ'in 9'uncu maddesinde açıklandığı şekilde tutulması gerekmektedir.) YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ Ciltli olmalı ve sayfa numaraları teselsül etmelidir. (Tebliğ'in 10'uncu maddesinde açıklandığı şekilde tutulması gerekmektedir.) GENEL KURUL TOPLANTI VE MÜZAKERE DEFTERİ Ciltli olmalı ve sayfa numaraları teselsül etmelidir. Şirket genel kurul toplantısı yapılırken genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar işlenerek düzenlenebileceği gibi hazırlanan toplantı tutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabilir. (Müdürler kurulu kararlarının genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde Tebliğ'in 10 uncu maddesinin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur.) MÜDÜRLER KURULU KARAR DEFTERİ Ciltli olmalı ve sayfa numaraları teselsül etmelidir. (Tebliğ'in 10'uncu maddesinde açıklandığı şekilde tutulması gerekmektedir.)

17 04) YETERLİ YAPRAK BULUNMASI HALİNDE KULLANILMAYA DEVAM EDİLEBİLECEK DEFTERLER a) Yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı (onay yenileme) yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecek defterler. (Tebliğ Md. 13) PAY DEFTERİ GENEL KURUL TOPLANTI VE MÜZAKERE DEFTERİ b) Yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilecek defterler. (Tebliğ Madde 16) YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ, MÜDÜRLER KURULU KARAR DEFTERİ, YEVMİYE DEFTERİ, ENVANTER DEFTERİ DEFTERİ KEBİR 05) TİCARET SİCİLİ TASDİKNAMESİ a) Kuruluşlarda ve daha sonraki izleyen faaliyet dönemlerinde hangi gerçek ve tüzel kişilerden aranacağı: Tebliğ'in 13'üncü maddesi uyarınca; a.1- Kuruluş sırasında sadece ticaret şirketlerinin yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranacak, ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ise ticaret sicili tasdiknamesi aranmayacaktır. a.2- Kuruluştan sonra izleyen faaliyet dönemlerinde ise, hem ticaret şirketlerinin hem de gerçek ve tüzel kişi tacirlerin ticari defterlerinin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur.

18 b) Eski ticaret sicil tasdiknamelerinin de geçerli olduğu: Yürürlükten kaldırılan Ticaret Sicili Tüzüğü'nün 104'üncü maddesinde, ticaret sicili tasdiknamesinin süresinin bir yıl olduğunun belirtilmesine karşılık, tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Ticaret Sicil Yönetmeliğinin 16'ncı maddesinde bu süreye yer verilmemiş ve sicil tasdiknamesinin, tasdiknamede yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmadığı veya yenisi düzenlenmediği sürece geçerli olacağı hükmü getirilmiştir. Bu hüküm nedeniyle Yönetim Kurulunun günlü toplantısında, tarihinden önce verilmiş ticaret sicil tasdiknamelerinin de, tasdiknamelerde yer alan bilgilerde herhangi bir değişikliğin bulunmaması halinde geçerli olduğuna ve bu tasdiknamelerin de esas alınmak suretiyle defter açılış onaylarının yapılabileceğine karar verilmiştir. (2013/121 sayılı Genel Yazı) c) Esnaf ve sanatkârlardan istenmeyeceği: Esnaf ve sanatkâr siciline kayıtlı esnaf ve sanatkârların, ticari defterlerinin tasdikinde ticaret sicil tasdiknamesi ibraz etmeleri yasal olarak mümkün bulunmamaktadır. (2012/141 sayılı Genel Yazı) d) Herhangi bir sicile kayıtlı olmadıklarını beyan edenlere ait defterlerin açılış onaylarının yapılıp yapılamayacağı: Konuya ilişkin olarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığından istenen görüşe verilen 10 Nisan 2014 tarihli 2167 sayılı cevapta;... esnaf siciline yahut ticaret siciline kayıtlı olması gerekirken, söz konusu yükümlülüğü yerine getirmeyen kişilerin defter tasdiklerinin yapılmasının uygun olmayacağı, bu bağlamda, ticaret siciline kayıtlı olması gerekenlerden tarihli ve sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ'in 13'üncü maddesi uyarınca, ticari defterlerin açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması gerektiği değerlendirilmektedir. denilmiştir.

19 Tacir ve esnafa ilişkin tanımlara TTK nun 12 ve 15'inci maddelerinde yer verilmiş ve 40'ıncı maddede de her tacirin, ticari işletmenin açıldığı günden itibaren onbeş gün içinde, ticari işletmesini ve seçtiği ticaret unvanını, işletme merkezinin bulunduğu yer ticaret siciline tescil ve ilan ettireceği; 5362 sayılı Esnaf ve Sanatkâr Meslek Kuruluşları Kanununun 68'inci maddesinde de, esnaf ve sanatkârların, çalışmaya başladıkları tarihten itibaren otuz gün içinde durumlarını aynı Kanunun 67'nci maddesine göre kurulan Esnaf ve Sanatkâr Siciline tescil ve Esnaf ve Sanatkâr Sicil Gazetesinde ilan ettirecekleri belirtilmiştir sayılı Esnaf ve Sanatkâr Meslek Kuruluşları Kanununun 68'inci maddesine göre, esnaf ve sanatkârların meslekî faaliyette bulunabilmeleri ve ilgili odaya kaydedilmeleri için sicile kayıtları şarttır. Dolayısıyla, ticaretle uğraşan gerçek kişilerin yukarıda açıklanan mevzuat hükümleri gereğince ya ticaret siciline ya da esnaf ve sanatkâr siciline kayıt yaptırmaları zorunludur. Bu zorunluluk dikkate alınarak, bilanço esasına göre defter tutan ve esnaf yahut ticaret sicilinden birisine kayıtlı olmadıklarını beyan eden gerçek kişilerin, tacir konumunda olup olmadıklarının ve dolayısıyla ticaret sicili tasdiknamesi ibraz etmeleri gerekip gerekmediğinin anlaşılamaması nedeniyle Gümrük ve Ticaret Bakanlığının 10 Nisan 2014 tarihli 2167 sayılı görüşünde belirtildiği üzere defter onaylamaları yapılmayacaktır. e) Onay yenilemede istenip istenmeyeceği: Tebliğ'in 13'üncü maddesinde, açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranmasının zorunlu olduğu belirtilmiştir. Onay yenilemenin (defter ara tasdikinin) de hesap döneminin açılışına dair defter onaylaması olması nedeniyle, Tebliğ'de açılış tasdikinde aranılması gerektiği belirtilen ticaret sicil tasdiknamesinin onay yenileme (defter ara tasdiki) sırasında da aranılması gerekmektedir.

20 06) YENİLENMEYİ GEREKTİREN DURUMLAR VE UYGULANACAK USUL: a) Pay ve yönetim kurulu karar defterlerinde: PAY VE YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERLERİNİN; 1) Sayfalarının bitmiş olması, 2) Zayi olması, 3) Defterlerin fiziksel olarak mevcut olmasına rağmen herhangi bir nedenle kullanılamaz hale gelmesi, bu defterlerin yenilenmesini gerektiren hallerdir. PAY VE YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERLERİNİN yenilenmesinin gerektiği durumlarda, Tebliğ'in değişik 13'üncü maddesinin altıncı fıkrası uyarınca, açılış onayı yapılacak yeni defter kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilecek ve noter, eski deftere veya zayi belgesine yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayısını da belirtmek suretiyle yazacaktır. (2013/19 ve 121 sayılı Genel Yazılar) b) Pay ve yönetim kurulu karar defterleri dışında kalan diğer defterlerde: Tebliğ'in 13'üncü maddesinin 6'ncı fıkrası uyarınca, pay ve yönetim kurulu karar defterlerinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda (Defterin sayfalarının bitmesi, zayi olması veya defterin fiziksel olarak mevcut olmasına rağmen herhangi bir nedenle kullanılamaz hale gelmesi durumlarında) uygulanacak usulün açıklanmasına rağmen, bu defterler dışında kalan onayı yapılacak ciltli yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinde de yukarıda (a) bendinde yer alan usulün uygulanacağına dair bir hükme yer verilmemiştir.

21 İlgi (b) genel yazıda Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğünün görüşüne dayanılarak bu defterlerde de aynı usulün uygulanacağı belirtilmiş ise de, bu durumun Tebliğ'de yer almaması ve yasal dayanağının bulunmadığının anlaşılması nedeniyle yukarıda (a) bendinde yer alan usul ciltli yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinde uygulanmayacaktır. 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 225 inci maddesinde yer alan: Defterler aşağıdaki şekilde tasdik olunur: a) Ciltli defterlerin tasdik esnasında sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettiğine bakılarak, bu sayfalar teker teker tasdik makamının resmi mühürü ile mühürlenir. b) Müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanmalarına Maliye Bakanlığınca müsaade edilen müesseseler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı yukardaki esaslara göre tasdik ettirirler. Tasdikli yapraklar bittiği takdirde, yeni yapraklar kullanılmadan evvel tasdike arz olunur. Bunların sayfa numaraları tasdikli yaprakların sayfa numaralarını takiben teselsül ettirilir. Tasdik makamı, ilave yaprakların sayısını ilk tasdik şerhinin altına kaydeder ve bu kaydı usulüne göre tasdik eder. hükmü gereğince, müteharrik yapraklı yevmiye defteri dışında kalan ciltli yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin dönem içinde bitmesi halinde ek defter (sayfa) onayında, önceki tasdikin altına şerh verileceğine dair 213 sayılı Kanun'da ve Tebliğ'de bir açıklamaya yer verilmemiştir. Bu sebeple; ciltli yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin dönem içinde bitmesi halinde ek defter (sayfa) onayında yukarıda (a) bendinde yer alan usul uygulanmayacak, önceki yıllarda yapılan uygulama doğrultusunda (sayfa numaraları teselsül ettirilmek suretiyle) onaylama işlemi yapılacaktır

22 c- Müteharrik yapraklı YEVMİYE DEFTERLERİNİN bitiminden sonra eklenecek yapraklarda uygulanacak usul: 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 225 inci maddesi ile Tebliğ'in 14'üncü maddesinin 2'nci fıkrasının (b) bendi uyarınca, müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanmalarına Maliye Bakanlığınca izin verilen tacirler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı yukarıdaki esaslara göre onaylattırırlar. Yapraklar bittiği takdirde, yeni yapraklar da kullanılmaya başlamadan önce onaylatılır. Bunların sayfa numaralarının onaylı yaprakların sayfa numaralarını takiben teselsül etmesi ve ek yaprak onayını yapan noterin de ilave yaprakların sayısını ilk onay şerhinin altına kaydetmesi ve bu kaydı da usulüne göre onaylaması icap etmektedir. 07) ZAYİ BELGESİNİN NEREDEN ALINACAĞI Ticari Defterlere ilişkin Tebliğ'in; 5'inci maddesi hükmü uyarınca her gerçek veya tüzel kişi tacirler, şirketler, maddede belirtilen ticari işletmeler ve bunlara benzeyen ve tüzel kişiliği bulunmayan diğer ticari teşekküller, bu maddede gösterilen defterleri tutmakla yükümlüdürler. 12'nci madde hükümleri gereğince de; Her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamakla yükümlüdür. Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine zayi belgesi verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır.

23 08) KAPANIŞ, YENİLEME VE AÇILIŞ ONAYLARININ SÜRELERİ DIŞINDA YAPILIP YAPILAMAYACAĞI Tebliğ'in; 15'inci maddesinde. kapanış onayına tabi yevmiye defterinin, izleyen hesap döneminin altıncı ayının, yönetim kurulu karar defterinin ise, izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce Görülmüştür ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanmasının zorunlu olduğu, 16'ncı maddesinde de, yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebirin yeterli yapraklarının bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmasına devam edilebileceği belirtilmiştir. Kapanış onayı Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğünün tarihli ve 3560, tarihli ve 782 sayılı yazıları ile 2000/14 sayılı genelge içinde yer alan Maliye Bakanlığının günlü ve sayılı görüşlerinde açıklandığı üzere kapanış onayının; - Yönetim kurulu karar defteri için, defterin ilgili olduğu yılı izleyen yılın Ocak ayı sonuna kadar, -Yevmiye defteri için, defterin ilgili olduğu yılı izleyen yılın Haziran ayı sonuna kadar yaptırılması icap etmektedir. Yukarıda belirtilen kanuni süreler içinde yaptırılamayan kapanış onayı, yine aynı yılın sonuna kadar da yaptırılabilir. Bu şekilde kapanış onayını yapan noterin herhangi bir sorumluluğu yoktur.

24 Kapanış onayı zorunlu olan yönetim kurulu karar ve yevmiye defterlerinin bu onaylarının hangi yer noterliğince yapılacağı 2015/49 sayılı genel yazımız içinde yer alan Gümrük ve Ticaret Bakanlığının günlü ve / sayılı cevabi yazısında belirtildiği üzere; Defterler için genel hüküm niteliği taşıyan 213 sayılı Kanun'un 223 üncü maddesinde açılış ve yenileme tasdiki için yer alan kuralın kıyasen defterlerin kapanış tasdikleri yönünden de uygulanarak, kapanış tasdiklerinin de iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgâhın bulunduğu noter tarafından yapılması gerekmektedir. Kapanış onayının onaylı sayfalara ilaveten kullanılan onaysız sayfalara yazılan kayıtların sonuna değil, onaylı en son sayfanın altına yapılması gerektiği 2015/49 sayılı genel yazımızda açıklandığı üzere; kullanıldığı yıl içinde yeni defter onayı yaptırılmadan, onaysız sayfalara kayıt yapılmasına devam edilmesi halinde, onaysız bu sayfalara yapılan kayıtların kanuni deftere yapılmış kayıt olarak kabul edilmemesi nedeniyle, kapanış onayının tasdiksiz son sayfaya değil, onaylı olan en son sayfanın altına yapılması icap etmektedir. Yenileme onayı Yenileme onayına tabi defterlerin (yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir) süresinde yaptırılamayan yenileme onayları, bu defterlerin içinde bulunulan yıla ait olması kaydıyla o yılın sonuna kadar yaptırılabilir. Bu şekilde yenileme onayını yapan noterin herhangi bir sorumluluğu yoktur. Açılış onayı Aynı prensipler, kanuni süresinde yaptırılamayan açılış onayları için de geçerlidir.

25 Geçmiş yıllara ait defterlerin onayı 1999/27 ve 2000/14 sayılı genelgelerimiz esasları çerçevesinde geçmiş yıllara ait defter tasdik taleplerinin karşılanması mümkün değildir. Örnek vermek gerekirse, 2016 yılı içerisinde 2015 yılı ve daha eski yıllar için defter onayı yapılamaz. Ancak, bir evvelki yıl faaliyete başlama tarihi veya ek defter son tasdik gününün üzerinden ek bir aylık sürenin geçmediği hallere münhasır olmak üzere sadece bir önceki yıl için defter tasdiki yapılabilir. Örneğin, bir mükellefin ilk defa faaliyete başladığı tarihin 2015 Yılı aralık Ayının 20 si olduğunu ve bu tarihten önce tasdik ettirmesi gereken defterleri tasdik ettiremediğini varsaydığımızda, Bu mükellefin 213 sayılı Kanunun 352 nci maddesinin I/8 fıkrasına göre ek bir aylık süre içerisinde defterini tasdik ettirmesi mümkün bulunmaktadır. Bu konudaki mali yükümlülük mükellefin kendisine aittir. Buna göre sözü edilen mükellefin 2016 yılının Ocak Ayının 19 u akşamına kadar defter tasdik talebinin yerine getirilmesi icap eder. Bu süre de geçtikten sonra söz konusu talep yerine getirilemez. Aynı prensip ek defter tasdik talepleri açısından da geçerli bulunmaktadır. Bu anlamdaki tasdik işlemleri geçmiş yıl defter tasdiki olarak değerlendirilemez. Zira mükellef kanun ile tanınan ek kanuni süreyi talep etmektedir. Evvelki yılda usulüne uygun olarak açılış ve yenilemesi yaptırılmamış olan defterlere yenileme onayı 1988/13 sayılı genelgede yer alan Maliye Bakanlığının görüşünde Bilindiği üzere, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 222. maddesinde, (Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.) hükmü yer almıştır.

26 Buna göre, 1986 yılında kullanılan defterin ertesi yıl için ara tasdiki yaptırılmamış olması halinde, aynı defterin 1988 yılında kullanılmak üzere ara tasdikinin yapılması mümkün bulunmamaktadır. denildiğinden yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir için bir sonraki yıl ara onayı yapılması ise mümkün bulunmamaktadır. Örneği güncel olarak vermek gerekirse; 2015 Yılında kullanılan, ancak bu yıl için açılış veya (ara) yenileme tasdiki hiç yaptırılmayan veya kanuni süreden sonra yaptırılmış olan ve 2016 yılında kullanılmak istenilen deftere 2016 yılı için yenileme tasdiki yapılamaz. 09) BİR ÖNCEKİ YIL ONAY YENİLEMESİ YAPILMAYAN, ŞİRKET TARAFINDAN KULLANILMAYA DEVAM EDİLDİĞİ ANLAŞILAN YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİNİN BİR SONRAKİ YILDA YENİ FAALİYET YILINI KAPSAYAN ONAY YENİLEMESİNİN YAPILIP YAPILMAYACAĞI Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğünün 03 Mayıs 2013 tarihli ve 3560 sayılı yazısında, Kanunda onay usulünün izlenmemesi yaptırıma da bağlanmış ve maddenin uygulanmasının sağlanması bakımından güvence getirilmiştir. Yaptırım ise 6102 sayılı Kanunun 562 nci maddesinde düzenlenmiştir. Maddenin birinci fıkrasının (c) bendine göre, Kanunun 64 üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekli onaylan yaptırmayanların dört bin Türk Lirası idari para cezası ile cezalandırılacaktır. Onaya ilişkin getirilen bu düzenlemelerin, çift defter kullanımını engellemeye yönelik olduğu 64 üncü maddenin gerekçesinde ifade edilmiştir. Bu doğrultuda zamanında yaptırılmayan onaylarının da daha sonra yaptırılabilmesi, Kanunun 562 nci maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi saklı olmakla birlikte, belirtilen tarihlerden sonra da açılış veya kapanış onayı yaptırılabileceği değerlendirilmektedir. denilmiştir. Bu itibarla, gerek Tebliğ'de yer alan hükümler ve gerekse Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğünün yukarıda yazılı görüşü dikkate alındığında; Bir önceki yıl onay yenilemesi yapılmayan, şirket tarafından kullanılmaya devam edildiği anlaşılan yönetim kurulu karar defterinin bir sonraki yıl onay yenilemesinin yapılmasını

27 engelleyen bir kanun hükmü bulunmadığı, Süresinde yönetim kurulu defter tasdik işlemlerini yaptırmayan mükelleflere uygulanacak yaptırım 6102 sayılı Kanunun 562 nci maddesinde düzenlenmiş bulunduğundan, bu gerekliliğe uymayanlar hakkında idari para cezası uygulanacağı, Bir önceki yıl onay yenilemesi yapılmayan, şirket tarafından kullanılmaya devam edildiği anlaşılan yönetim kurulu karar defterinin bir sonraki yıl, defterde önceki yıla ait onay yenilemesinin bulunmadığı yönünde şerh verilmek suretiyle ara onayının yapılabileceği, düşünülmektedir. 10) YEVMİYE VE YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERLERİNDE KAPANIŞ (GÖRÜLDÜ) VE ONAY YENİLEME İŞLEMİNİN TEK YEVMİYE ALTINDA YAPILACAĞI Kapanış onayına tabi yevmiye ve yönetim kurulu karar defterlerinde yenileme onayının, Tebliğ'in 17'nci maddesinde açıklandığı şekilde, son kaydın altına konulacak GÖRÜLMÜŞTÜR ibaresinin yanında yenileme onay bilgilerinin yazılması suretiyle yapılması nedeniyle bu işlem tek yevmiye numarası altında yapılacaktır. (2013/11, 20 ve 22 sayılı Genel Yazılar) 11) PAY DEFTERİNİN DAHA ÖNCE HİÇ TUTULMAMIŞ OLMASI DURUMUNDA UYGULANACAK USUL: Pay defterinin daha önce hiç tutulmamış olması halinde, ilgililerin yazılı beyanı alınarak yeni bir pay defteri oluşturmak suretiyle defter yeni tasdik ediliyormuş gibi açılış onayı yapılması gerekmektedir. (2013/19 sayılı Genel Yazı)

28 12) TAAHHÜT EDİLEN VE ÖDENEN SERMAYE MİKTARININ NEYE İSTİNADEN YAZILACAĞI Açılış onayı yapılacak defterin ilk sayfasına yazılacak Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı bilgisi, buna ilişkin bir belge aranmadan, ilgilinin beyanına göre yazılacaktır. (2013/19 sayılı Genel Yazı) 13) KAPANIŞ ONAYI YAPILMIŞ, ONAY YENİLEMESİ YAPILMAMIŞ DEFTERLERE YAZILAN KARARLARIN ÖRNEKLERİNİN ÇIKARILIP ÇIKARILMAYACAĞI Yeterli yaprakları bulunmasına karşılık; - İzleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı (onay yenileme) yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilen pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin kapatılmasından sonra, - Yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilecek yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defterinin onay yenilemesi yapılmadan, kullanılmasına devam edildiği ve bu defterlerde bulunan kayıtların örneklerinin çıkarılmasının talep edildiği uygulamada sık görülmektedir. Noterlik Kanununun 96'ncı maddesi gereğince ilgilinin getirdiği her çeşit kağıdın örneğinin çıkarılmasının mümkün bulunması, Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 95'inci maddesi gereğince de aslında bozukluk olan belgelerin örneklerinde bu bozukluğun açıklanmasının icap etmesi ve ayrıca tescil edilecek olguların, gerek şirket ana sözleşmesine gerekse kanunun emredici hükümlerine uygun olup olmadığını inceleme görev ve yetkisinin 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 32'nci maddesi ile Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 34'üncü maddesi hükümleri uyarınca ticaret sicili müdür ve müdür yardımcılarına ait olması nedeniyle, defterin durumunu (kapatılmış olduğunu, onay yenilemesinin bulunmadığını) açıklayacak şekilde bir şerh konulmak suretiyle yukarıda belirtilen durumdaki defterlere yazılan kararların örneklerinin çıkarılması mümkün bulunmaktadır.

29 Bu şekilde açıklama yapılmış örneklerde yer alan kararların yasal şekle uygun olup olmadığının, tescil işlemlerinde kullanılıp kullanılamayacağının kontrolünün ticaret sicili müdürlüklerince yapılması gerekmektedir. İlgi (b) genel yazı yürürlükten kaldırılmıştır. Bilgi edinilmesini rica ederim. Saygılarımla, Yunus TUTAR Başkan (GENEL YAZI:80 ) F) Defter tasdikine ilişkin olarak Noterler Birliği'nin 09/06/2015 tarih ve 49 sayılı " Ticari Defterlerde Kapanış / Görüldü Tasdikine Dair Prensipler Hk." konulu Genel Yazısının özellikli durumlara ilişkin kısımlarda içermesi nedeniyle olduğu gibi aşağıya alınmıştır. Mali Danışmanlık Ankara: Özü: Ticari Defterlerde Kapanış / Görüldü Tasdikine Dair Prensipler Hk.

30 ... NOTER ODASI BAŞKANLIĞINA... NOTERLİĞİNE İLGİ: günlü ve Hukuk/Mali Danışmanlık (105) sayılı Genel Yazımız. İlgi Genel Yazımızla ticari defterlerle ilgili olarak yapılan tasdik işlemlerine dair prensipler açıklanmıştır. Diğer taraftan, Gümrük ve Ticaret Bakanlığına gönderilen günlü ve Mali Danışmanlık sayılı yazımızda, Ticari defterlerin görüldü (kapanış) tasdikleri yönünden uygulamada ortaya çıkan ve aşağıda belirtilen tereddütler yönünden ne şekilde işlem yapılması gerektiği hususunda Bakanlığınız görüşüne ihtiyaç bulunmaktadır. Bilindiği üzere, görüldü (kapanış) tasdikine konu olan karar defterlerinin hesap dönemini izleyen Ocak ayı sonuna kadar, yevmiye defterinin ise Haziran ayı sonuna kadar yapılması gerekmektedir. Diğer taraftan ticari defterlerden 213 sayılı Vergi Usul Kanunu kapsamında olan defterlerin, yine bu Kanuna göre yapılacak açılış ve yenileme (ara) tasdiklerinin aynı Kanunun 223' üncü maddesi hükmüne göre, bu defterlerin, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlarca yapılması mecburi kılınmıştır. Ancak görüldü (kapanış) tasdikini öngören Türk Ticaret Kanunu ve ilgili Tebliğde görüldü (kapanış) tasdiki mecburi tutulan karar ve yevmiye defterlerinin görüldü (kapanış) tasdikinin hangi yer noterliğince yapılacağı konusunda bir düzenlemeye yer verilmemiştir. Bu durum ise noterlerle birlikte, defter sahiplerini ve dolayısı ile defter sahibi adına hareket eden muhasebeci ve mali müşavirler yönünden ihtilaf ve tartışmalara vesile olmaktadır. Örneğin kendi faaliyet yeri Ankara olmakla birlikte, İstanbul ve İzmir'den de mükellefleri bulunan muhasebeci ve mali müşavirler defterlerini tuttukları tüm mükelleflere ait defterlerin görüldü (kapanış) tasdikinin Ankara' daki noterliklerce yapılmasını talep edebilmektedir. Bu talebin gerekçesini ise yukarıda belirtildiği gibi görüldü (kapanış) tasdiklerinin hangi yer

31 noterliği tarafından yapılacağı hususunda bir belirleme bulunmamasıdır. Buna göre örneğin Kanuni İş Merkezi İstanbul olan bir şirketin karar ve yevmiye defterlerinin görüldü(kapanış) tasdikinin Ankara'da yapılması mümkün müdür? Bir başka önemli problem yevmiye defterlerinin görüldü/kapanış tasdiklerinde yaşanmaktadır. Defter sahipleri örneğin 300 sayfa olarak tasdik ettirdikleri yevmiye defterinin yetmemesi üzerine, bugün, 2013 yılı için ek defter/sayfa tasdik ettirmeleri de mümkün olmadığından, genellikle defterin tasdiksiz arka yüzündeki 100 sayfaya da döküm yaparak görüldü/kapanış tasdiki talep etmektedirler. Bu şekilde tutulan defterler Gelir İdaresi Başkanlığınca muteber olarak kabul edilmemektedir. Hal böyle olunca, yukarıda belirtildiği şekilde tutulan defterlere görüldü/kapanış tasdiki yapılabilecek midir? Görüldü/kapanış tasdiki yapılmasının Bakanlığınızca uygun görülmesi durumunda bu tasdikin noter tasdikli 300. sayfanın altına mı yoksa tasdiksiz 100 sayfa da dikkate alınarak en son kaydın altına mı yapılacaktır? denilerek konu hakkındaki Bakanlıkları görüşü talep edilmiştir. Gümrük ve Ticaret Bakanlığından alınan ve Yönetim Kurulumuzun günlü toplantısında görüşülen günlü ve / sayılı cevabi yazıda ise, İlgide kayıtlı yazınızda, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nda açık hüküm olmaması karşısında, karar ve yevmiye defterlerinin kapanış tasdikierinin hangi yer noterliğince gerçekleştirileceği ile tasdik ettirilmiş sayfa sayısının yetmemesi ve süresi içinde de yeni defter/sayfa tasdiki yaptırılmaması halinde, tasdiksiz olan arka sayfalara döküm yapılması suretiyle kapanış tasdikinin yapılıp yapılamayacağı hususlarında Bakanlığımız görüşü talep edilmektedir sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 64 üncü maddesinin üçüncü fıkrasında yevmiye defterinin kapanış onayının, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar 'notere' yaptınlacağı hüküm altına alınmış olup, aynı maddeye dayanılarak çıkarılan Ticari Defterlere ilişkin Tebliğ' in 15 inci maddesinde de, yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin, izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar 'notere' ibraz edilip, son kaydın altına

32 noterce "Görülmüştür" ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanmasının zorunlu olduğu belirtilmektedir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun onuncu bölümünde defterlerin tasdikine ilişkin esaslar düzenlenmekte olup, 221 ve 222 nci maddelerinde açılış tasdikine ilişkin süreler yer almaktadır. Aynı Kanun'un 'Tasdik makamı' başlıklı 223 üncü maddesinde ise, defter tasdiklerinin iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter tarafından yapılacağı hükme bağlanmıştır. Anılan mevzuat hükümlerinin birlikte değerlendirilmesi sonucunda, defterler için genel hüküm niteliği taşıyan 213 sayılı Kanun'un 223 üncü maddesinde açılış tasdiki için yer alan kuralın kıyasen defterlerin kapanış tasdikieri yönünden de uygulanarak, kapanış tasdiklerinin de iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgahın bulunduğu noter tarafından yapılması gerektiği mütalaa edilmektedir. Öte yandan, 213 sayılı Kanun'un 219 uncu maddesi uyarınca, kural olarak muamelelerin işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şart olup, bu gibi kayıtların on günden fazla geciktirilmesi caiz görülmemekle birlikte, aynı Kanun'un 221 inci maddesinin dördüncü fıkrası ile anılan Tebliğ'in 13 üncü maddesi uyarınca tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce tasdik ettirmekle mükelleftirler. Bu hususa ilişkin olarak, Bakanlığımızca oluşturulacak görüşe esas olması amacıyla Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan tarihli ve sayılı yazımızla görüş talebinde bulunulmuş olup, bir örneği ilişikte de gönderilen tarihli ve sayılı Gelir İdaresi Başkanlığı yazısında; "... onaylı müteharrik yapraklı yevmiye defterinin tasdiksiz olan arka sayfalarına yapılan kayıtların kanuni deftere yapılmış kayıt olarak kabul edilmesi mümkün değildir. " ifadesi yer almaktadır. Bu itibarla, defter kaydının kanuni süresi içinde yapılmaması sebebiyle tasdikli sayfaların bittiğinin fark edilmemesi, dolayısıyla kullanıldığı yıl içerisinde yeni defter tasdiki yaptırılamamasının, tasdik edilmiş sayfaların arkalarındaki tasdik edilmemiş sayfalara döküm yapılarak bunun tasdikinin istenmesi için haklı sebep oluşturmayacağı sebebiyle, Gelir İdaresi