Randstad Grubu ilkesi Başlık Geçerlilik tarihi Birim Belge no Uygunsuz Davranış Bildirim ilkesi Temmuz 2009, revizyon Grup Hukuk/Merkezi Dürüstlük Sorumlusu Misconduct_version 1_04012010 1. Amaç Uygunsuz Davranış Bildirimİlkesi, Randstad Grubu bünyesinde veya Randstad Grubu ile ilgili olarak herhangi bir uygunsuz davranıştan şüphelendiğinizde veya buna dair kanıtlarınız olduğunda izlemeniz gereken adımları açıklar. 2. Uygulanabilirlik Bu ilke, Randstad Grubunun faaliyet halindeki bütün şirketleri için geçerlidir. 3. Durum Bu ilke, 1 Kasım 2005 tarihli "Randstad Dürüstlük Yasası" belgesinin yerine geçer. Yeni prosedürün daha kolay okunabilmesi için gereksiz içerik ve tekrarlar çıkarılmış ve başlık dahil olmak üzere genel düzen ve dilde iyileştirme yapılmıştır. 4. Tanımlar (geçerliyse) Randstad Grubu Randstad Holding nv ve/veya iştiraklerinden herhangi biri Şikayetçi Randstad Grubu bünyesindeki veya Randstad Grubu ile ilgili bir uygunsuz davranış hakkındaki şikayetini, bildirimini veya endişesini iyi niyetle dile getiren, Randstad Grubu içinden veya dışından herhangi bir kişi İş İlkeleri Bkz. https://www.randstadatwork.com/corporate-information/values-policies.html http://www.ir.randstad.com/governance.cfm
Yerel Dürüstlük Sorumlusu Randstad Holding nv'nin kendisi de dahil olmak üzere, Randstad Grubun faaliyet gösterdiği her ülkede/her Şirketinde bir Yerel Dürüstlük Sorumlusu vardır. Yerel Dürüstlük Sorumlusunun görev ve sorumlulukları, ilgili yönetim müdürü tarafından uygun görüldüğü şekilde ya bir Randstad çalışanı ya da dışarıdan bir tarafça yerine getirilir. Basılı kopyalar kontrolsüzdür - Kullanmadan önce geçerlilik tarihini doğrulayın
Merkezi Dürüstlük Sorumlusu Merkezi Dürüstlük Sorumlusu, Randstad Holding Yönetim Kurulu tarafından atanır ve bir ülkenin ve/veya faal Şirketin yönetim ekibinin karıştığı uygunsuz davranışlara ilişkin iddiaları değerlendirir ve soruşturur. Bu Sorumlu, Yerel Dürüstlük Sorumlularından düzenli aralıklarla raporlar alır ve Yönetim Kuruluna üç ayda bir ve Teftiş Kurulu'nun Denetim Komitesine yılda bir rapor sunar. 5. İlke ve ilgili dokümanlar Uygunsuz Davranış Bildirim Prosedürü 1 TEMEL DEĞERLERİMİZİN DESTEKLENMESİ Küresel olarak mükemmeliyet üzerinde önemle duran uluslararası bir kuruluş olan Randstad Grubu, tüm şirketlerin ve çalışanlarının her zaman İş İlkelerine uygun şekilde davranmasını beklemektedir. İş İlkeleri, ahlak ve dürüstlük kurallarına ve Randstad politikaları ve prosedürleri ile tüm geçerli kanun ve düzenlemelere uygun şekilde davranılmasını gerektirir. Çalışanlarımızın temel değerlerimizde yansıtılan yüksek standartlara bağlı kalarak Randstad'ın mükemmel itibarını devam ettirmede yardımcı olmasını beklemekteyiz. Bu değerler: bilmek, hizmet etmek ve güvenmek, tüm menfaatlerin eşzamanlı olarak desteklenmesi ve mükemmellik çabası şeklinde özetlenebilir. Açıklık ve hesap verme sorumluluğu kültürümüzün bir parçası olarak, bütün paydaşlarımızdan davranışların bu değerlere uygun olmadığı aşikar olan olaylar, durumlar ve endişeleri bildirmelerini teşvik ediyoruz. Randstad Grubu bünyesindeki ciddi uygunsuz davranışlarla ilgili endişelerin bildirilmesinde yardımcı olmak üzere, paydaşların endişelerini dile getirebileceği şirket düzeyindeki yerel bildirim mekanizmaları ya da Randstad Grubu bildirim prosedürü gibi bazı kanallar oluşturulmuştur (bkz. Paragraf 2, Uygunsuz Davranışın Bildirilmesi). Resmi prosedürlerimize uygun olarak bildirilen tüm endişeler kesinlikle gizli tutulacaktır (yeterli soruşturmanın yapılması ve gerekli adımların atılması için zorunlu haller haricinde) ve iyi niyetle şikayetini dile getiren bir çalışana karşı misilleme olmayacağına dair garanti verilecektir. Uygunsuz Davranış Bildirme Prosedürü, Randstad Grubu bünyesinde veya Randstad Grubu ile ilgili olarak herhangi bir ciddi uygunsuz davranıştan şüphelendiğinizde veya buna dair kanıtlarınız olduğunda izlemeniz gereken adımları açıklar. Buna, bunlarla sınırlı olmamak üzere aşağıdaki ciddi olaylar dahildir: insan hakları ilkelerinin ihlal edilmesi Randstad İş İlkelerinin ihlal edilmesi Randstad politikaları veya prosedürlerinin ihlal edilmesi cezayı gerektiren suçlar kanun veya yönetmelikle belirlenen yükümlülüklere uyulmaması
kişisel uygunsuz hareket veya saygısız davranışlar sağlık ve güvenlik ihlalleri Randstad Holding Yönetim Kurulu, Uygunsuz Davranış Bildirim Prosedürü ve uygulaması konusunda topyekün sorumluluğa sahiptir. Randstad Grubu bünyesindeki tüm yöneticiler, faaliyetleri kapsamında kurallara uygunluğu kolaylaştırma görevine sahiptir. 2 UYGUNSUZ DAVRANIŞIN BİLDİRİLMESİ Makul gerekçelerle uygunsuz davranıştan şüphelenen veya buna tanıklık eden herkes bunu bildirmek zorundadır. Paydaşlardan endişelerini öncelikli olarak belirlenen görevliler, şikayet masaları, vb. gibi yerel yönetim hatları veya yerel sorumlular aracılığıyla normal (yerel) ihbar kanalları ile bildirmeleri teşvik edilmektedir Yönetime bildirim genellikle en hızlı ve en tercih edilen yoldur ve Randstad Grubu bünyesinde açık ve şeffaf bir çalışma ortamı oluşturulmasında en iyi yoldur Uygunsuz Davranış Bildirim Prosedürü, normal bildirim prosedürlerini göz ardı edecek şekilde kullanılmamalıdır. Bu Prosedür sadece yerel bildirim imkanlarının uygun veya etkili olmadığı durumlarda son çare olarak düşünülmelidir. İhbarlar, ücretsiz yerel erişim numaraları ile 24 saat ulaşılabilen bir telefon yardım hattı ve güvenli bir web sayfasından oluşan Randstad Grubu bildirim kanalları yoluyla iletilebilir. Her iki kanal da dışarıdan bağımsız sağlayıcı tarafından işletilmektedir. Tam irtibat bilgileri ve kullanım talimatları için, Ek'e bakınız. İhbarlar isim belirtmeden de yapılabilmesine karşın, Randstad olayın soruşturulmasında büyük oranda katkıda bulunduğu için ihbar sırasında kimliğinizi belirtmenizi tavsiye etmektedir. Güvenilmez ve yanlış ihbarları en aza indirmek ve kişisel gizliliği korumak bakımından, Randstad Holding Yönetim Kurulu başka kanallar vasıtasıyla alınan isimsiz ihbarları soruşturmayacaktır. Ayrıca, harici bildirimin gerekli olması veya başka şekilde geçerli kanunla buna yetki verilmiş olması halleri dışında, uygunsuz davranışların öncelikle dahili prosedürlere başvurulmadan harici kanallara bildirilmesi çalışanlarımızın Randstad Grubuna borçlu olduğu sözleşme veya başka gizlilik yükümlülüklerini ihlal edebilir. Bu yükümlülüklerin ihlal edilmesi disiplin işlemlerinin başlatılmasına yol açabilir. 3 BİLDİRİMİN ELE ALINMASI Randstad Grubu bildirim kanalları yoluyla alınan ihbarlar, söz konusu ülke veya Şirket bünyesindeki Yerel Dürüstlük Sorumlusuna aktarılır. Standart bir uygulama olarak, ihbarın bir kopyası Randstad Holding Merkezi Dürüstlük Sorumlusuna gönderilir.
Yerel Dürüstlük Sorumlusu, bildirilen bütün olayların yasalara uygun olarak ve olaya karışan bütün kişilerin haklarına saygılı bir şekilde zamanında ele alınması ve soruşturulmasını sağlar. Bazı durumlarda, bildirilen olaylar bir yerel yönetim temsilcisine havale edilerek bu yetkili tarafından değerlendirilebilir. Böyle durumlarda, isim vermeme ve misilleme yapılmaması ile ilgili aynı kurallar geçerlidir. Yerel Dürüstlük Sorumlusu, aşağıdaki durumlarda ihbarın soruşturulmasına gerek olmadığına karar verebilir: adil bir soruşturma için yeterli bilgi yoktur ve daha fazla bilgi elde etme olasılığı yoktur ihbarın kötü niyetli olarak yapıldığına dair belirti vardır. Yerel Dürüstlük Sorumlusu, ihbarın alındığını beş iş günü içinde Şikayetçi kişiye teyit edecektir. Gerekli ve mümkün olan hallerde, soruşturmanın gidişatı hakkında Şikayetçiye bilgi verilecektir. Ancak, gizlilik gerekçeleri ile soruşturmanın bazı detayları veya yapılan işlemler hakkında bilgi verilmesi mümkün olmayabilir. Bir ihbarın Randstad Grubu bildirim prosedürü yerine normal (yerel) bildirim prosedürleri yoluyla yapılmış olması gerekiyorsa, Yerel Dürüstlük Sorumlusu Şikayetçiyi uygun (yere) bildirim prosedürlerine yönlendirecektir. Bildirilen uygunsuz davranış ülke ve/veya Şirketin yerel yönetim ekibini ilgilendiriyorsa, Yerel Dürüstlük Sorumlusu şikayeti Merkezi Dürüstlük Sorumlusuna yönlendirecektir. Merkezi Dürüstlük Sorumlusu, Randstad Holding Yönetim Kurulu ve/veya Teftiş Kurulu'nun ilgili üyesine ve duruma göre yerel yönetime bilgi verecektir. Alternatif olarak, Merkezi Dürüstlük Sorumlusu, Randstad Holding Teftiş Kurulu'nun Denetim Komitesini göreve çağırma yetkisine sahiptir. Randstad Holding Yönetim Kurulu veya Teftiş Kurulu'nun bir üyesi veya üyeleri ile ilgili şikayetler, Randstad Holding Yerel Dürüstlük Sorumlusu tarafından ele alınacaktır. Soruşturmayı yürüten ilgili kişi veya makamın kararı doğrultusunda gerekli düzeltici önlemler vakit geçirilmeden alınacaktır. Randstad, Randstad Grubu bünyesindeki tüm yönetim seviyelerinin iddia edilen uygunsuz davranışlarla ilgili her türlü ihbarı ciddiyetle, gizlilik içinde ve hızlı bir şekilde ele almasını ve Şikayetçiye karşı misilleme yapmamasını beklemektedir. Yönetim, iddia edilen uygunsuz davranışla ilgili soruşturmada tüm imkanlarıyla işbirliği yapmak zorundadır. 4 KÖTÜ NİYETLİ BİLDİRİM Randstad Grubu, iddiaların kötü niyetli olarak bildirilmesini çok ciddi olarak değerlendirmektedir. Bir çalışan tarafından kötü niyetle ihbarda bulunulması, İş İlkelerinin
ciddi bir ihlali olarak kabul edilecektir. Randstad Grubu, kasıtlı olarak yanlış suçlamada bulunan veya kötü niyetle hareket eden Şikayetçilere karşı gerekli işlemleri başlatabilir. Bu işlemler arasında, işe son verilmesine kadar gidebilecek disiplin işlemleri de vardır. 5 ŞİKAYETÇİNİN KORUNMASI, HAKLARI VE GÖREVLERİ Tüm Şikayetçilerin kimliği mümkün olduğunca korunacaktır ve iyi niyetli Şikayetçilere karşı misilleme yapılmasına izin verilmeyecektir. Özellikle Randstad Grubu, çalışanın doğru olduğuna inandığı veya başka şekilde geçerli kanunla korunan uygunsuz davranışın bildirilmesine yönelik iyi niyetli ve yasal işlemlerden dolayı hiçbir çalışanı işten çıkarmayacak, çalışanı daha düşük bir göreve vermeyecek, görevini askıya almayacak, çalışanı tehdit etmeyecek, taciz etmeyecek veya herhangi bir şekilde ayrımcılık yapmayacaktır. Misilleme yapıldığı fark edilirse en kısa sürede Merkezi Dürüstlük Sorumlusuna bu durum bildirilmelidir. Bildirilen uygunsuz davranışa şahsen katılmış olan Şikayetçiler, bu durumu ihbar ederek uygunsuz davranışa katılımla ilgili disiplin işleminden otomatik olarak kurtulmuş sayılmaz. Şikayetçi, bir şikayetin ele alınması ve/veya soruşturmanın sonucundan memnun kalmazsa, uygun bildirim kanallarını kullanarak başka bir şikayette bulunabilir. Şikayetçi, uygunsuz davranışın bildirilmesi sırasında tüm gizlilik yükümlülüklerine uymaya devam etmelidir. Dolayısıyla, Şikayetçi, ilgili makama doğrudan bildirime yetki veren veya bunu gerektiren yerel kanunun ihlaline neden olmadığı sürece, harici veya dahili her türlü ifşaattan kaçınmalıdır. 6 SUÇLANAN KİŞİNİN HAKLARI VE KORUNMASI Bu prosedür uyarınca yapılan bir ihbar sonucunda bir kişiye karşı soruşturma başlatıldığında, normal koşullarda bu kişiye konu hakkında bilgi verilecektir. Randstad genel olarak soruşturmaya konu kişiye bilgi vermek için en fazla beş iş günü bekleyecektir. Delillerin imha edilmesi ve/veya soruşturmanın engellenmesi riski bulunması halinde, bu süre daha da uzatılabilir. Soruşturma altındaki kişi, iddialara cevap verme hakkına sahiptir ve aleyhte bulgular veya kararlara itiraz edebilir. 7 VERİ KORUMASI, MAHREMİYET VE GİZLİLİK Bir şikayet veya müteakip soruşturma durumunda, verilere erişim ve verileri düzeltme veya silme hakkı dahil olmak üzere kişisel verilerin ele alınması ile ilgili tüm veri koruma kanunları ve düzenlemelerine uyulmalıdır. Kanunlarla izin verildiği ve yeterli soruşturma gerçekleştirme ve gerekirse işlem yapma
ihtiyacı ile tutarlı olduğu sürece, alınan şikayetlerle ilgili bütün kişisel veriler kesinlikle gizli tutulacak ve hem Şikayetçi hem de soruşturma altındaki kişinin mahremiyeti korunacaktır. 8 DEĞİŞİKLİKLER Randstad Holding Yönetim Kurulu, Denetim Komitesi ile istişare ettikten sonra, bu ilkeyi herhangi bir zamanda geçerli kanun ve düzenlemelerin hükümlerine uygun olarak değiştirebilir ve duruma göre Randstad Avrupa Platformu ve ilgili Çalışma Konseylerini bu sürece katabilir. Diemen, Temmuz 2009 Hollanda
EK Yardım hattı kullanım talimatları Ücretsiz telefon hattı - Şikayetçi, ücretsiz telefon numarasını arar; telefon çağrısı bir sesli yanıt sistemi tarafından alınır. İhbar alındıktan sonra Şikayetçiye benzersiz bir dosya numarası verilir. Daha sonra harici hizmet sağlayıcı ses kaydının kelimesi kelimesine aktarılmış bir yazılı kopyasını ilgili ülke/şirketin Yerel Dürüstlük Sorumlusuna gönderir. - Arayan kişinin kimliğinin gizliliğini korumak için, ses kaydı harici hizmet sağlayıcıda kalır ve Yerel Dürüstlük Sorumlusu yazılı kopyanın alındığını teyit ettikten hemen sonra imha edilir. - Yerel Dürüstlük Sorumlusu benzersiz dosya numarasını kullanarak şikayetin alındığını teyit etmek üzere Şikayetçiye bir cevap iletisi bırakabilir ve gerektiğinde sorular sorabilir veya sonucu bildirebilir. İlk şikayetten sonra, Yerel Dürüstlük Sorumlusu azami beş iş günü içinde bir cevap vermeye çalışacaktır. - Şikayetçi, dosya numarasını kullanarak tekrar arayabilir ve Yerel Dürüstlük Sorumlusunun bıraktığı cevabı duyabilir. Şikayetçi, soruları hemen yanıtlayabilir ya da daha sonraki bir zamana bırakabilir. Çevrimiçi şikayet formu - Şikayetçi, ilgili web sayfasına gider, bir metin girerek mesajını bırakır ve benzersiz bir dosya numarası alır. Harici hizmet sağlayıcı mesajı tercüme eder ve tercüme ile birlikte web mesajının bir kopyasını ilgili ülke/şirketin Yerel Dürüstlük Sorumlusuna gönderir. - Yerel Dürüstlük Sorumlusu benzersiz dosya numarasını kullanarak şikayetin alındığını teyit etmek üzere Şikayetçiye bir cevap iletisi bırakabilir ve gerektiğinde sorular sorabilir veya sonucu bildirebilir. İlk şikayetten sonra, Yerel Dürüstlük Sorumlusu azami beş iş günü içinde bir cevap vermeye çalışacaktır. - Şikayetçi dosya numarasını kullanarak tekrar oturum açabilir ve Yerel Dürüstlük Sorumlusunun bıraktığı cevabı görebilir. Şikayetçi, soruları hemen yanıtlayabilir ya da daha sonraki bir zamana bırakabilir.