ODTÜ DE ARAŞTIRMA PROJELERİNİN YÖNETİMİ A RAŞTIRMALAR KOORDİNATÖR LÜĞÜ M A RT, 2 012
KAPSAM BÖLÜM 1: ODTÜ DEKİ ARAŞTIRMA YÖNETİM SİSTEMİ VE İLGİLİ İDARİ BİRİMLER BÖLÜM 2: PROJE YÖNETİMİ VE SIKÇA SORULAN SORULAR BÖLÜM 3: FİNANSAL KONULAR BÜTÇE YAZIM ÇALIŞTAYI BÖLÜM 4: FİKRİ MÜLKİYET HAKLARININ KORUNMASI 02.04.2012
ARAŞTIRMA YÖNETİM SİSTEMİ KURUMSAL YAPI: Öğretim üyelerinin araştırmalarını kolaylaştırıcı destek ofisleri Araştırma yönetim etkinliğini artıracak bir idari yapılanma Araştırma ile ilgili süreçlerin analizi, BBS nin tamamlanması Sanayi ile işbirliği, fikri mülkiyet hakları ve sözleşme yönetimi ile ilgili yeni idari birimler kurulması
ODTÜ DE ARAŞTIRMA PROJELERİNİN YÖNETİMİNDE YER ALAN BİRİMLER ARAŞTIRMALAR KOORDİNATÖRLÜĞÜ PROJE DESTEK OFİSİ (PDO) STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI MUHASEBE BİRİMİ İDARİ ve MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI BAP KOORDİNATÖRLÜĞÜ TÜBİTAK ve AB PROJELERİ OFİSİ (TAB) TEKNOPARK PROJE OFİSİ (TPO) 02.04.2012
Araştırmalar Koordinatörlüğü ODTÜ de yürütülmekte olan ulusal ve uluslararası Ar-Ge projelerinin koordinasyonu: Rektörlüğün yürütücü olduğu programlar (ÖYP, DOSAP, Toplum ve Bilim, vb.) Araştırmacılarımızın yer aldığı projeler (AB 7. ÇP, TÜBİTAK, vb.) Rektörlüğe bağlı Araştırma Merkezleri nin koordinasyonu Araştırma projesi/programı geliştirme faaliyetlerinin yürütülmesi 02.04.2012
1 ODTÜ DE ARAŞTIRMA PROJELERİNİN YÖNETİMİNDE YER ALAN BİRİMLER PROJE DESTEK OFİSİ PDO http://www.pdo.metu.edu.tr 02.04.2012
PROJE DESTEK OFİSİ 2000 yılında Rektörlük bünyesinde kurulan Avrupa Birliği Ofisi nin 2009 yılı itibariyle görevleri yeniden tanımlanmış ve ismi Proje Destek Ofisi olarak değiştirilmiştir. Araştırmalar Koordinatörlüğü altında faaliyet gösterir. Ulusal ve uluslararası projelerle ilgilenen iki birimden oluşmaktadır. Özellikle Avrupa Birliği Çerçeve Programları olmak üzere tüm uluslararası projelerin başvuru, yürütme ve denetim aşamalarında araştırmacılara danışmanlık ve destek hizmeti vermektedir. Araştırma destekleri ve Üniversitemizdeki araştırma yönetim süreçleri ile ilgili bilgilendirme yapmaktadır (Research Highlights, Başvuru Klavuzu vb.). www.pdo.metu.edu.tr
PDO Temel Görevler Bilgilendirme Faaliyetleri: Açık proje çağrılarının Üniversite içinde duyurulması Proje destek imkanlarının tanıtılması Research Highlights (www.research-highligths.metu.edu.tr) Research@metu web sitesi (www.research.metu.edu.tr) Araştırma Bilgi Günleri (her yılın Mart ayında) Proje Başvuru ve Yürütme Süreçleri Destek Faaliyetleri: Proje önerisinin hazırlanması sırasında kurumsal ve finansal bilgileri sağlamak ve destekleyici belgeleri temin etmek Başvuru formlarının ve sözleşmelerin teknik kontrolü Bilgilerin araştırma projeleri veritabanına aktarılması ve Üniversite istatistiklerinin tutulması Kurumsal İletişim Noktası olarak resmi belgelerin ilgili yöneticinin imzasına sunulması ve sonrasında ilgili araştırmacıya bildirilmesi 02.04.2012
KLAVUZ VE BİLGİ NOTLARI ODTÜ de TÜBİTAK Projelerinin Başvuru ve Yürütme Süreci ile ilgili Bilgi Notları http://www.pdo.metu.edu.tr/tubitak/basvuru ODTÜ de 7. Çerçeve Programı Projelerinin Başvuru ve Yürütme Süreci ile ilgili Bilgi Notları http://www.pdo.metu.edu.tr/7cp/basvuru Tersine Beyin Göçü (CIG) Programı için Başvuru ve Yürütme Süreci ile ilgili Bilgi Notları http://www.pdo.metu.edu.tr/cig Avrupa Birliği ve TÜBİTAK Destekli Araştırma Projeleri Başvuru ve Yürütme Klavuzu http://www.pdo.metu.edu.tr/node/28
02.04.2012
2 ODTÜ DE ARAŞTIRMA PROJELERİNİN YÖNETİMİNDE YER ALAN BİRİMLER BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ BAP KOORDİNATÖRLÜĞÜ http://imidb.metu.edu.tr/bap.php 02.04.2012
ODTÜ Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik uyarınca, ODTÜ bilimsel araştırma proje tekliflerinin değerlendirilmesi, kabulü ve desteklenmesi ile bunlara ilişkin hizmetlerin yürütülmesi, izlenmesi ve sonuçlandırılması amacıyla kurulmuştur. BAP Koordinatörlüğünde Yürütülen Proje Grupları BAP 1 Araştırma Projeleri BAP 2 Yatırım Projeleri - Devlet Planlama Teşkilatı (Kalkınma Bakanlığı) TÜBİTAK Projeleri SANTEZ Projeleri - Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı 02.04.2012
3 ODTÜ DE ARAŞTIRMA PROJELERİNİN YÖNETİMİNDE YER ALAN BİRİMLER TÜBİTAK ve AB PROJELERİ OFİSİ TAB http://www.tab.metu.edu.tr 02.04.2012
Görev ve Tanımlar TÜBİTAK ve Avrupa Birliği Projeleri Destek Ofisi, eşgüdüm içinde çalışan iki ayrı birimden oluşmaktadır: TÜBİTAK ve AB Projeleri Personel Birimi: TÜBİTAK ve AB projelerinin personel işleriyle ilgilenir. AB Projeleri Finans Birimi: AB projelerinin harcamalarıyla ilgilenir. www.tab.metu.edu.tr 02.04.2012
TAB Temel Görevler Finansal ve personel işlemlerinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile iletişimi sağlar. TAB Finansal Birimi, uluslararası projelerin yürütme aşamasında mal ve hizmet alımlarını gerçekleştirmektedir. TAB Personel Birimi, ulusal ve uluslararası projelerde başvuru aşamasında personel ile ilgili konularda danışmanlık vermekte, yürütme aşamasında ise çalışan personelin özlük ve maaş tahakkuk işlemleri ile SSK primleri işlemlerini gerçekleştirmektedir. 02.04.2012
TAB Ofisi - Personel Birimi BAŞLICA GÖREV VE SORUMLULUKLARI Proje teklif aşamasında çalıştırılması düşünülen personelin ücretleri ve yasal pozisyonu konusunda proje yürütücülerine destek vermek Yürürlüğe girmiş projelerde çalıştırılması planlanan personelin her türlü özlük ve maaş tahakkuk işlemlerinin yapılması 02.04.2012
TAB Ofisi - Finansal Birim Başlıca görev ve sorumluluklar: AB kaynaklarıyla yürütülen projelerin finansmanla ilgili işlemleriyle ilgilenmek AB projeleri kapsamında yapılan işlemler için muhasebe işlem fişi hazırlamak, bu fişleri imzaya sunmak ve imzaları tamamlanan fişleri muhasebe birimine ileterek gereğinin yapılmasını sağlamak; sonrasında da bu fişlere ilişkin belge/fatura vb. evrakların birer kopyasını dosyalayarak muhasebeleştirip, işlem görmüş ve muhasebeleştirilmiş muhasebe işlem fişlerine ait belgelerin asıllarını proje yürütücülerine teslim etmek 02.04.2012
SGDB Muhasebe Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı altında faaliyet gösterir. Projelerin mali işlemlerinde bankalar ile gerekli iletişimi sağlar. Sorumlulukları: Maliye Bakanlığı SAY2000 Veri Tabanı aracılığı ile Üniversitenin muhasebe kayıtlarının tutulması Belgelerin dosyalanması www.sgdb.metu.edu.tr
4 ODTÜ DE ARAŞTIRMA PROJELERİNİN YÖNETİMİNDE YER ALAN BİRİMLER TEKNOPARK PROJE OFİSİ TPO 02.04.2012
Görev ve Sorumluluklar 2010 yılında Ortadoğu Teknopark A.Ş. bünyesinde, Avrupa Birliği (AB) destekli projelerin yazma ve yürütme süreçlerinde öğretim üyelerine destek vermek üzere kurulmuştur. Desteklenen projelerin performans, maliyet ve zaman hedeflerine ulaşabilmesi için eldeki kaynakların (özellikle bütçe ve personel) en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak ve proje aktivitelerini kontrol etmek. 02.04.2012
Sunulan Hizmetler Başvuru Süreci Çağrıların paylaşılması Bütçe hazırlanması Yönetim yapısının oluşturulması Genel uygunluk Yürütme Süreci Sözleşmelerin kontrolü Mali işlemlerin gerçekleştirilmesi Harcamaların planlanması ve kayıtlarının AB, TC ve ODTÜ ye göre tutulması Personel zaman çizelgeleri Dönemsel mali raporların hazırlanması Denetim Süreci Pre-audit Denetim süreçlerinde gerekli tüm bilgi ve belgelerin hazırlanması 02.04.2012
Sayılarla TPO nun Başvuru Aşamasında Destek Verdiği Projeler 29 Şubat 2012 itibariyle 02.04.2012
Sayılarla TPO nun Yürütme Aşamasında Destek Verdiği Projeler Çağrı Alanı Cooperation-NMP (Nanosciences, Nanotechnologies, Materials & New Production Technologies) Proje Sayısı Cooperation-SSH (Socio-economic Sciences and the Humanities) 6 Cooperation-SEC (Security) 1 Cooperation-ICT (Information & Communication Technologies) 1 Marie Curie-ITN (Initial Training Networks) 1 Cooperation-ENV (Environment -including Climate Change) 4 Erasmus Yoğun Programlar 1 Capacities-INFRA (Infrastructures) 1 TOPLAM 16 1 29 Şubat 2012 itibariyle 02.04.2012
KAPSAM BÖLÜM 1: ODTÜ DEKİ ARAŞTIRMA YÖNETİM SİSTEMİ VE İLGİLİ İDARİ BİRİMLER BÖLÜM 2: PROJE YÖNETİMİ VE SIKÇA SORULAN SORULAR BÖLÜM 3: FİNANSAL KONULAR BÜTÇE YAZIM ÇALIŞTAYI BÖLÜM 4: FİKRİ MÜLKİYET HAKLARININ KORUNMASI 02.04.2012
7.ÇP Projelerinin Yönetim Süreçlerinde Sıkça Sorulan Sorular BAŞVURU SÜRECİ YÜRÜTME SÜRECİ DENETİM SÜRECİ
Başvuru Süreci AB 7. Çerçeve Programı çağrılarına nereden ulaşılabilir? CORDIS : http://cordis.europa.eu/home_en.html Research Highlights: http://research-highlights.metu.edu.tr/ Araştırmacılar projeye başvururken kimle iletişime geçmelidir? ODTÜ adına proje başvurusu yapacak araştırmacıların, Proje Destek Ofisi ile iletişime geçmesi tavsiye edilmektedir. Özellikle, kurum araştırmacı arasında özel bir sözleşmeye gereksinim duyulan Marie Curie projelerinde kurum ile araştırmacının başvuruyu birlikte yapması gerekmektedir. Proje başvurusu kim adına yapılmaktadır? ODTÜ den ÇP ye başvurular, öğretim üyesi adına bireysel değil kurum adına yapılmaktadır. Bu nedenle, başvurularda bölüm, merkez ya da birim adı belirtilse bile tüzel kişilik olarak ODTÜ yasal temsilcidir.
Başvuru Süreci PIC (Participant Idendification Code) nedir? Proje önerileri, doğrudan Avrupa Komisyonu na elektronik ortamda, Elektronik Proje Teklifi Sunma Sistemi (Electronic Proposal Submission Service-EPSS) aracılığı ile yapılmaktadır. Başvuru sırasında sisteme giriş yaparken, araştırmacılarımız ODTÜ adına başvuru yapmaktadırlar. Bu doğrultuda, sisteme girişte kurum kimlik numarasının belirtilmesi gerekmektedir. PIC kurum kimlik numarasıdır. Başvuru sırasında Proje Destek Ofisi nden edinebilirsiniz. Legal Entity Authorised Representative (Yetkili Yasal Temsilci) kimdir? İmza Yetkilisi: Prof. Dr. Mehmet Volkan Atalay - Rektör Yardımcısı LEAR (Legal Entity Appointed Representative-Görevlendirilmiş Kurum Yetkilisi) kimdir? Üniversitenin araştırma ve finansal konularda kurum tarafından görevlendirilmiş irtibat noktası: Prof. Dr. İrem Dikmen Toker - Rektör Danışmanı Proje başvuru sürecinde A formunda yer alan kurumsal bilgileri nasıl edinebilirsiniz? A formunda yer alan tüm bilgileri Proje Destek Ofisi nden edinebilirsiniz.
Başvuru Süreci Kurum destek mektubu nedir, nereden alınır? Projeye özgü destekleyici doküman olan kurum destek mektubu (Letter of Intent) yetkili yasal temsilcinin imzasına Proje Destek Ofisi aracılığı ile sunulur. Diğer destekleyici belgeler: Kurum bilgilerine dair resmi belgeler (Görev değişikliği, LEAR atanması, vb.) Kurumun statüsüne dair belge (Public Entity Form) Taahhüt Mektubu (Commitment of Host Organization) ODTÜ Kuruluş Kanunu (Law on the Establishment of METU) Yemin Mektubu (Sworn Statement) Kurum finansal ve personel bilgileri (Financial and Personnel Information) Finansal Kimlik Formu (Financial Identification Form) Etik konularda ne yapılmalıdır? Etik kurul kararı gerektiren proje önerilerinde, Fen Bilimleri Enstitüsüne bağlı Etik Kurul dan belge alabilirsiniz (http://www.ueam.metu.edu.tr/).
Başvuru Süreci Bütçe hazırlarken nelere dikkat etmelidir? Personnel Costs (Personel Masrafları): Personelin kuruma maliyeti Other Direct Costs (Diğer Doğrudan Masraflar): Seyahat, mal ve hizmet alımları Subcontract (Alt Yüklenici): Alt yüklenici masrafları Indirect Costs (Dolaylı masraflar): Araştırma ile doğrudan ilişkili olmayan masraflardır Dolaylı masraflar (overhead) nelerdir, nasıl hesaplanır? Dolaylı masraflar, kira, bina ve teçhizatın amortismanı, su, gaz, elektrik, bakım,sigorta, ofis ekipmanları, iletişim masrafları, posta ücreti gibi ortağın altyapı ve genel operasyonel masrafları ile idari ve finansal yönetim, insan kaynakları, eğitim, dokümantasyon, hukuki görüş gibi yatay hizmetlerle bağlantılı masrafları kapsamaktadır. Dolaylı masraflar, personel ve diğer doğrudan masrafların toplamının (alt yüklenici masrafları dahil edilmez), kurum için belirlenen dolaylı masraflar oranı ile çarpılması sonucunda elde edilir. Proje tiplerine göre dolaylı masraflar oranı değişmektedir.
Başvuru Süreci Öğretim üyeleri, projelerden maaş alabilir mi? Kapsamlı bir konu olması nedeniyle TAB Personel Birimi nden bilgi alınabilir. Sub-contracting (Alt Yüklenici) ya da Third Parties (Üçüncü Partiler) nedir? Alt yüklenici proje ortağı olmayan tüzel kişiliktir. Araştırmaya zemin hazırlamak için gerekli olan işler / aktiviteler alt yüklenici tarafından üstlenilebilinir. Üçüncü partiler ise proje işlerinin bir kısmını yürütülebilmesi için kaynaklarını ortakların kullanımına sunan veya işin bir kısmını yürüten tüzel kişiliklerdir. Maksimum desteklenme oranı nedir? 7. Çerçeve Programı projelerinde, gerçekleştirilen faaliyetlere göre komisyonun destek oranları değişmektedir. ODTÜ kamu kurumu olarak özel bir desteklenme oranından yararlanmaktadır. Bu oran...
Başvuru Süreci Proje sözleşmesini kim imzalamaktadır? Kabul edilen projelerin Proje Sözleşmeleri (Grant Agreement) Proje Destek Ofisi tarafından incelenmekte ve ODTÜ nün yasal temsilcisi (Legal Entity Authorised Representative) Rektör Yardımcısı nın imzasına sunulmaktadır. Proje çok ortaklı ise, ortaklar arasında imzalanacak olan Konsorsiyum Anlaşması (Consortium Agreements) da Proje Destek Ofisi tarafından incelenmekte ve ODTÜ nün yasal temsilcisi (Legal Entity Authorised Representative) Rektör Yardımcısı nın imzasına sunulmaktadır. Konsorsiyum Anlaşması imzalamadan önce nelere dikkat edilmelidir? Proje Destek Ofisi aracılığıyla Hukuk Müşavirliği ile iletişime geçebilirsiniz. Fikri mülkiyet hakları konusunda kime danışılmalıdır? ODTÜ Teknokent Teknoloji Transfer Ofisi (TTO) Devam eden ve tamamlanan proje listelerine nereden ulaşılabilir? Proje Destek Ofisi: www.pdo.metu.edu.tr research@metu : www. research.metu.edu.tr
7.ÇP Projelerinin Yönetim Süreçlerinde Sıkça Sorulan Sorular BAŞVURU SÜRECİ YÜRÜTME SÜRECİ DENETİM SÜRECİ
Yürütme Süreci Uluslararası projelerin yürütülmesi aşamasında finansal konuları düzenleyen yasal düzenlemeler nelerdir? 6. Çerçeve Programı Finansal Kurallar 7. Çerçeve Programı Finansal Kurallar Avrupa Birliği ve Uluslararası Kuruluşların Kaynaklarından Kamu İdarelerine Proje Karşılığında Aktarılan Hibe Tutarlarının Harcanması ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Yönetmelik (Yönetmelik) Türkiye - Avrupa Birliği Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) Genel Tebliği (Sıra no 1) Orta Doğu Teknik Üniversitesi Avrupa Birliği ve Uluslararası Projelerde Proje Sonu İdari İşlemlere ve Emanet Hesabın Kullanımına İlişkin Yönerge (Yönerge) 6245 Sayılı Harcırah Kanunu 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
Yürütme Süreci Proje banka hesabı nasıl açılmaktadır? Proje Destek Ofisi nden edinebileceğiniz Hesap Açım Formu nu doldurup yine Ofis e iletmeniz yeterlidir. Proje hesabına hibenin aktarılıp aktarılmadığını nasıl öğrenebilirim? Proje hesabında gerçekleşen hareketler TAB Ofisi Finansal Birim den öğrenilebilir Proje hesabında kalan tutarları nasıl, nereden öğrenebilirim? Proje hesabında gerçekleşen hareketler TAB Ofisi Finansal Birim den öğrenilebilir.
Yürütme Süreci Hangi projeler Katma Değer Vergisi nden (KDV) muaftır? Avrupa Birliği bütçesinden desteklenen Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) projeleri (7.ÇP dahil) Katma Değer Vergisinden muaftır. Bu muafiyet, Maliye Bakanlığı ndan alınacak Katma Değer Vergisi İstisna Sertifikası ile kullanılmaktadır. KDV İstisna Sertifikası başvurusu için en uygun zaman hangisidir? Proje sözleşmesi imzalandıktan sonra bir ay içerisinde İstisna Sertifikası başvurusunun yapılması tavsiye edilmektedir. KDV İstisna Sertifikası başvurusu için gerekli belgeler nelerdir? Nereden ulaşılabilir? KDV İstisna Sertifikasına başvuru için gerekli belgeler, Proje Destek Ofisi nden (www.pdo.metu.edu.tr) edinilebilir. Başvuru, Proje Destek Ofisi aracılığı ile yapılmaktadır.
Yürütme Süreci Proje sürecinde KDV İstisna Sertifikasından yararlanılarak alınan mal ve hizmet alımlarının bildirilmesi gerekli midir? KDV İstisna Sertifikası kapsamında yapılan mal ve hizmet alımları, yılın üçer aylık dönemleri baz alınarak Maliye Bakanlığı na bildirilmelidir. Bildirimler, Proje Destek Ofisi aracılığı ile yapılmaktadır. Tedarik sözleşmesi nedir? 2000 TL nin altındaki alımlarda, KDV İstisna Sertifikası ibra edilmek suretiyle KDV istisnasından yararlanabilmekte iken, 2000 TL nin üzerindeki mal ve hizmet alımlarında firma ile Tedarik Sözleşmesi imzalanması gerekmektedir. Tedarik sözleşmeleri, proje yürütücüleri tarafından gerektiğinde sunulmak üzere dosyalanmaktadır.
Yürütme Süreci Proje kapsamında mal ve hizmet alımı sırasında yapılması gerekenler nelerdir? Proje kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımları, proje sözleşmesinde yer alan belirlemeler ve varsa projenin uygulama sürecini gösteren program kuralları çerçevesinde yapılır. Bu harcamalar konusunda alınacak mal veya hizmet 150.000 Euro ya kadar ise, Doğrudan Temin ile alımı yapılabilir. Bu durumda 3 fiyat teklifi ile Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı, Taşınır İşlem Fişi ve Onay Belgesi, Fatura, Muayene Kabul Komisyon Tutanağı doldurularak (SGDB: http://sgdb.metu.edu.tr/muhasebe.php) AB Projeleri Ofisine teslim edilir. Malın alındığı firmaya gerekli olan ödemesi ilgili firmanın banka hesabına gönderilir. 150.000 Euro yu aşan harcamalarda 4734 sayılı Kamu İhale Kanunun 3. maddesinin (f) bendi kapsamında yapılacak ihalelere ilişkin 1/12/2003 tarihi ve 2003/6554 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenen esaslar uygulanır. Satın alımı yapılan mal veya hizmetin bedeli ilgili firmanın banka hesabına yapılır. Projede görevli kişiye veya mal müdürüne kesinlikle ödeme yapılmaz.
Yürütme Süreci Proje kapsamında yapılan seyahatlerde görevlendirme süreci nasıl işler? Akademik personel görevlendirilmesi için Bölüm Başkanlıkları na başvurulmalıdır. Görevlendirme, Bölüm Başkanlığı, Dekanlık, Rektörlük ve Personel Daire Başkanlığı ndan geçerek TAB Ofisi ne ulaşmaktadır. Sözleşmeli personel görevlendirmeleri için doğrudan TAB Ofisi Personel Birimi ne başvurulabilir. Projenin ihtiyaçları doğrultusunda bütçe kalemleri arasında aktarım yapılabilmesi mümkün müdür? Proje koordinatörü ya da komisyonun onayıyla mümkündür.
Yürütme Süreci Geçerli (eligible) ve geçersiz masraflar nelerdir? 7. ÇP Finansal Kılavuz da geçerli ve geçersiz masraflar tanımları yapılmıştır (Article II.14.1). Bu kapsamda, bir masrafın geçerli olabilmesi için; proje süresi içerisinde ve proje ile ilgili, gerçek, proje yürütücüsü tarafından gerçekleştirilmiş, hesaplanabilir, bütçede yer alan, vb. olması gereklidir. Geçersiz masraflar ise, KDV gibi hesaplanamayan vergiler, proje ile ilgili olmayan masraflar, kredi masrafları, vb. dir. İstisnalar için Finansal Klavuz a bakınız. Proje bütçesi dolaylı masraflar (indirect cost) kaleminden hangi harcamalar karşılanabilir? Dolaylı masraflar kalemi doğrudan proje ile ilgili masraflar için kullanılamamaktadır. Örneğin, araştırmacı maaşları dolaylı masraflar kaleminden karşılanamamaktadır. Bunun dışında, projeye doğrudan bağlı bir takım masraflar için kullanılabilmektedir: seyahat, sarf malzemesi, vb. Proje bütçesi dolaylı masraflar kaleminden kurum kesintisi yapılır mı? ODTÜ de Senato Kararı ile uluslararası projelerin toplam bütçesinin %2,5 u kesilmektedir.
Yürütme Süreci Taşınır ya da taşınmaz mal alımlarında amortisman hesaplanır mı? Taşınır ya da taşınmaz mal alımlarında amortisman hesaplanmalıdır. Mal ve hizmet alımlarında hangi kur temel alınmalıdır? Mal ve hizmet alımlarında Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası günlük döviz satış kuru temel alınmaktadır. Proje ne zaman tamamlanmış olarak kabul edilir? Proje sözleşme tarihi bitmiş olmasına rağmen, projelerin muhasebe anlamında tamamlanması için proje hesaplarının kapatılması gereklidir. Ancak, proje son ödemeleri sözleşme tarihinden sonra gelmektedir. Bu doğrultuda, projelerin tamamlanmasına ilişkin konular, Üniversite Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen Yönerge kapsamında düzenlenmiştir. Yönerge ye PDO web sitesinden ulaşılabilir. (www.pdo.metu.edu.tr). Projenin tamamlanması aşamasında yapılması gerekenler nelerdir? Projenin son ödemesi (final payment) yapıldıktan sonra bir ay içerisinde proje dönemi içerisinde yapılan harcamaların ödemelerinin gerçekleştirilmesi gereklidir. Tüm ödemelerin yapılmasından sonra projelere özel Hesap Özet Cetvelleri hazırlanarak Maliye Bakanlığı na iletilmektedir. Hesap Özet Cetvelleri Maliye Bakanlığı na iletilen proje hesapları kapatılmakta ve kalan tutarlar Emanet Hesabı na aktarılmaktadır.
Yürütme Süreci Emanet Hesap nedir? Yönetmelik in 10. maddesi doğrultusunda, proje hesaplarında kalan tutarların 333 -Emanet Hesabı na aktarılması gerekmektedir. Bu doğrultuda, 2010 yılında ODTÜ de Emanet Hesabı açılmıştır. Emanet Hesap, devam eden projelere borç vermek ve bu kapsamda geliştirilecek yeni projelere destek amacıyla kullanılmaktadır. Emanet Hesap kullanımına ilişkin kurallar nelerdir? Emanet Hesabın kullanılmasına ilişkin kurallar, Üniversite Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen Yönerge ile düzenlenmiştir. Yönerge ye Proje Destek Ofisi web sitesinden ulaşılabilir (www.pdo.metu.edu.tr).
Yürütme Süreci Projelerde yabancı uyruklu araştırmacı çalışabilir mi? Projelerde yabancı uyruklu araştırmacı SSK lı olarak çalışabilir. Yabancı uyruklu akademik personel ücret karşılığı çalıştırılamaz. Proje kapsamında çalışacak personelin görevlendirilmesi nasıl yapılmaktadır? Kapsamlı bir konu olması nedeniyle TAB Personel Birimi nden bilgi alınabilir. Proje kapsamında çalışacak personel ile sözleşme yapılması gerekli midir? Evet gereklidir.
Yürütme Süreci Proje kapsamında çalışacak personel ile yapılacak olan sözleşmenin içeriği nasıl düzenlenmelidir? Belirli süreli hizmet sözleşmesi yapılır. Kanuna aykırı olmamak kaydıyla özel hükümler konulabilir. Proje kapsamında personel ödemeleri nasıl gerçekleşir? Kapsamlı bir konu olması nedeniyle TAB Personel Birimi nden bilgi alınabilir. Zaman çizelgesi nasıl tutulmalıdır? Proje kapsamında çalışan tüm personel için (sözleşmeli ve akademik) aylık olarak kaç gün ya da kaç saat çalıştığı proje yürütücüsü tarafından kayıt altına alınmalıdır. Zaman çizelgesi örneği..
Denetim Süreci Avrupa Birliği projeleri hangi kurumlarca denetlenmektedir? 1. Mali Müşavirlik 2. Sayıştay Denetimi 3. AB Denetimi Gerekli görülen durumlarda Maliye Bakanlığı da denetim yapma yetkisine sahiptir.
İletişim Bilgilerimiz Proje Destek Ofisi www.pdo.metu.edu.tr pdo@metu.edu.tr Tel: 210 38 34 TÜBİTAK ve AB Projeleri Ofisi http://www.tab.metu.edu.tr Finans Birimi Tel: 210 38 60 210 71 52 Personel Birimi Tel: 210 35 95 210 71 34 02.04.2012
KAPSAM BÖLÜM 1: ODTÜ DEKİ ARAŞTIRMA YÖNETİM SİSTEMİ VE İLGİLİ İDARİ BİRİMLER BÖLÜM 2: PROJE YÖNETİMİ VE SIKÇA SORULAN SORULAR BÖLÜM 3: FİNANSAL KONULAR BÜTÇE ÇALIŞTAYI BÖLÜM 4: FİKRİ MÜLKİYET HAKLARININ KORUNMASI 02.04.2012
FİNANSAL KONULAR Proje Başvuru Süreci: Bütçe Hazırlama Proje Yönetim Süreci: Form C Doldurulması
Bütçe Hazırlama Bütçe hazırlaması= Maliyet tahmini Personel Seyahat Sarf Malzemesi Makina-Ekipman Diğer Dolaylı Maaliyetler
Personel Maliyeti Adam ay Brüt maaş 1 PM = 1 ay tam süreli projede çalışan 1 kişi 66 PM * 1875 = 123.750 (Personel-RTD) 1 PM * 1875= 1875 (Personel-OTH) 2PM * 1875= 3750 (Personel-MGT)
Seyahat Maliyeti Seyahat sayısına Nereye ve kaç kişi seyahat edeceğine göre tahmini maaliyet hesaplanır. 3 yıllık projede; * 1, 6, 12, 18, 24, 30 and 36 aylarda 7 seyahat = tahmini 1,500/seyahat * 5 seyahat RTD (6,12,18,24 ve 30. ayda yapılan seyahatler) * 2 seyahat-mgt (1 ve 36. ayda yapılan seyahatler)
Diğer Doğrudan Masraflar Sarf Malzemesi: araştırma malzemesi, görünürlük malzemesi, konferans maaliyeti vb. Makina/Ekipman: Sadece Amortisman Oranı
Fonlama Tipleri İşbirliği Projesi Yeni fikirler ve teknolojiler geliştirme aktiviteleri Demostrasyon aktiviteleri Bilimsel Koordinasyon Eğitim ve Ağ kurma aktiviteleri 50%, 75% ve 100% Aktivite çeşidine ve kurum tipine göre değişiklik göstermektedir. Koordinasyon ve Destek Projesi Uluslararası koordinasyon Uzman grubu oluşturma Araştırmanın koordinasyonu Araştırma Eğitimler Personel Değişimi Çalışmalar ve Analizler 100% fonlanma
%75 %100 %100
Proje Öneri Aşamasında: Maaliyet tahmini Raporlama Aşamasında: Kanıtlarla beraber gerçek harcamalar
FİNANSAL KONULAR Proje Başvuru Süreci: Bütçe Hazırlama Proje Yönetim Süreci: Form C Doldurulması
Form C Doldurulması Periyodik teknik raporlara ilaveten, her raporlama periyodunun sonunda Finansal harcama talebi (Form C) sunulması gerekmektedir. Proje tipine göre Form C nin taslağı değişiklik göstermektedir. İş birliği projesi için -Form C Koordinasyon ve Destek Faaliyeti için -Form C İşbirliği ve Koordinasyon/Destek Faaliyetlerinin kombinasyonu için -Form C Marie Curie Actions: Tek faydalanıcı- Form C Marie Curie Actions: Çok faydalanıcı- Form C
İşbirliği Projesi: Form C Örneği
Form C Legal Name Middle East Technical University Participant Identity Code 999643492 Organisation short Name METU Beneficiary nr 5 Funding % for RTD activities (A) 75 If flat rate for indirect costs, specify % 60 1 - Declaration of eligible costs/lump sum/flate-rate/scale of unit (in ) Type of Activity RTD (A) Demonstration (B) Management (C) Other (D) Total (A+B+C+D) Personnel costs 54.000,00 3.000,00 0,00 0,00 57.000,00 Subcontracting 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Other direct costs 60.000,00 0,00 0,00 0,00 60.000,00 Indirect costs 68.400,00 1.800,00 0,00 0,00 70.200,00 Lump sums/flat rate/scale of unit declared 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total 182.400,00 4.800,00 0,00 0,00 187.200,00 Maximum EC contribution 136.800,00 2.400,00 0,00 0,00 139.200,00 Requested EC contribution 136.800,00 2.400,00 0,00 0,00 139.200,00
Personel Maliyeti Sözleşmeli Personel ve Akademik Personel arasında bir fark bulunmamaktadır. Maaşla ilgili bütün giderler projeye yansıtılabilir (net maaş, kurumun ve personelin ödediği bütün vergiler) Fakat, zaman çizelgeleri ile kişinin projeye ayırdığı vakit kayıt altında tutulmuş olmalı Üretken saatler (all productive hours), izinli olduğu zamanlar ve tatiller kayıt altına alınmalı
Personel Maliyeti Örneğin; 1 Ekim 2009-30 Eylül 2010 dönemi için Form C doldurulması Zaman Çizelgesine göre: Ekim ayı - toplam üretken saat: 160 Ekim ayı - çalışanın projeye ayırdığı saat: 120 Aylık brüt maaş (kurumun ödediği vergiler dahil): 3500 TL * PM= 120/160=0,75 Projeye yansıtılabilecek maaş: 0,75*3500=2.625 TL Raporlama kuru olarak Euro kullanılır (ECB kur oranları). http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html!! Fatura/bordro tarihinin kuru vey tüm raporlama dönemi için raporlama periyodu takip eden ayın ilk iş gününün kuru 1 Ekim 2010 ECB kuru: 1,9856 2.625/1,9856= 1322,02
Form C Legal Name Middle East Technical University Participant Identity Code 999643492 Organisation short Name METU Beneficiary nr 5 Funding % for RTD activities (A) 75 If flat rate for indirect costs, specify % 60 1 - Declaration of eligible costs/lump sum/flate-rate/scale of unit (in ) Type of Activity RTD (A) Demonstration (B) Management (C) Other (D) Total (A+B+C+D) Personnel costs 54.000,00 3.000,00 0,00 0,00 57.000,00 Subcontracting 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Other direct costs 60.000,00 0,00 0,00 0,00 60.000,00 Indirect costs 68.400,00 1.800,00 0,00 0,00 70.200,00 Lump sums/flat rate/scale of unit declared 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total 182.400,00 4.800,00 0,00 0,00 187.200,00 Maximum EC contribution 136.800,00 2.400,00 0,00 0,00 139.200,00 Requested EC contribution 136.800,00 2.400,00 0,00 0,00 139.200,00
Seyahat Maliyeti Diğer Dolaylı Giderler (Other Direct) altında raporlanır. Projede çalışan personellerin seyahatleri için; Seyahat masraflarını Yemek Transfer Yerel Ulaşım Harcırah Faturalardaki belirlenebilir KDV tutarları uygun maaliyet değildir.
Diğer Doğrudan Masraflar Sarf Malzemesi Diğer Direk Giderler (Other Direct) altında raporlanır. Direk olarak proje ile ilgili ise sarf malzemesi olarak raporlanır, yoksa dolaylı maaliyetler altında. Makina/Ekipman Sadece amortisman oranları projeye yansıtılabilir. Örneğin, Ekipman alım tarihi 1 Ekim 2009. Maaliyeti: 30,000, Amortisman süresi 3 yıl. 1 Ekim 2009-30 Eylül 2010 raporlama dönemi için Form C ye yansıtalacak tutar 10,000.
Form C Legal Name Middle East Technical University Participant Identity Code 999643492 Organisation short Name METU Beneficiary nr 5 Funding % for RTD activities (A) 75 If flat rate for indirect costs, specify % 60 1 - Declaration of eligible costs/lump sum/flate-rate/scale of unit (in ) Type of Activity RTD (A) Demonstration (B) Management (C) Other (D) Total (A+B+C+D) Personnel costs 54.000,00 3.000,00 0,00 0,00 57.000,00 Subcontracting 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Other direct costs 60.000,00 0,00 0,00 0,00 60.000,00 Indirect costs 68.400,00 1.800,00 0,00 0,00 70.200,00 Lump sums/flat rate/scale of unit declared 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total 182.400,00 4.800,00 0,00 0,00 187.200,00 Maximum EC contribution 136.800,00 2.400,00 0,00 0,00 139.200,00 Requested EC contribution 136.800,00 2.400,00 0,00 0,00 139.200,00
Dolaylı Maliyetler AR-Ge Projeleri için (Genellikle): 60%- Kar amacı gütmeyen kamu kurumları, öğretim kurumları, araştırma yapan organizasyonlar ve KOBİ ler. 20 %- Büyük şirketler ------------------------------------ 7%- Bütün Koordinasyon ve Destek Faaliyetlerinde
Form C Legal Name Middle East Technical University Participant Identity Code 999643492 Organisation short Name METU Beneficiary nr 5 Funding % for RTD activities (A) 75 If flat rate for indirect costs, specify % 60 1 - Declaration of eligible costs/lump sum/flate-rate/scale of unit (in ) Type of Activity RTD (A) Demonstration (B) Management (C) Other (D) Total (A+B+C+D) Personnel costs 54.000,00 3.000,00 0,00 0,00 57.000,00 Subcontracting 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Other direct costs 60.000,00 0,00 0,00 0,00 60.000,00 Indirect costs 68.400,00 1.800,00 0,00 0,00 70.200,00 Lump sums/flat rate/scale of unit declared 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total 182.400,00 4.800,00 0,00 0,00 187.200,00 Maximum EC contribution 136.800,00 2.400,00 0,00 0,00 139.200,00 Requested EC contribution 136.800,00 2.400,00 0,00 0,00 139.200,00
AB Maksimum Fonlama Limitleri Uygun Maaliyetler için Maksimum Fonlama Oranı AR-GE (RTD) Gösterim (Demostration) Yönetim (Management) Eğitim/Görünürlük/Ağ oluşturma/destek/ Koordinasyon NoE (Mükemmelliyet Ağları) Mevcut Değil 100% 100% İş Birliği Projesi (Büyük ve Küçük)- Colloborative Project 50*% veya 75% 50% 100% 100% KOBİ yararına araştırma (Specific research for SMEs Koordinasyon ve Destek Faaliyetleri (Coordination & Suppor Action) 50*% veya 75% 50% 100% 100% Mevcut Değil 100% 100% * Güvenlikle ilgili araştırma ve teknoloji geliştirme faaliyetlerinde, sınırlı Pazar payının olduğu ve piyasa başarızlığı riski olan yerlerde kabiliyetlerini geliştirmeleri ve yeni tehlikelere karşı ekipman geliştirmeleri halinde 75% e kadar ulaşabilmektedir.