TÜRKİYE TOHUMCULAR BİRLİĞİ DENETİM YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Amaç MADDE 1 Bu yönetmeliğin amacı, Tohumculuk Kanununun 31 inci maddesinde tanımlanan Türkiye Tohumcular Birliği, Denetim Kurulunun çalışma ilke ve esaslarını belirlemektir. Kapsam MADDE 2 Türkiye Tohumcular Birliği, Denetim Kurulunun görevleri ve denetim ile ilgili çalışma usul ve esasları kapsar. Hukuki Dayanak MADDE 3 Bu Yönetmelik, Tohumculuk Kanunun 31 inci maddesi ile Tüzüğün 15 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4 Bu yönetmelikte geçen; (1) BİRLİK: Türkiye Tohumcular Birliğini, (2) Yönetim Kurulu: Türkiye Tohumcular Birliği Yönetim Kurulunu, (3) Kurul: Denetim Kurulunu, (4) Bakanlık: Tarım ve Köyişleri Bakanlığını ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Denetim Kurulu Çalışma usul ve esasları MADDE 5 (1) Kurul, Genel Kurulca seçilen 2 (iki) asıl ve 2 (iki) yedek üye ile Tarım ve Köyişleri Bakanlığı (Bakanlık) tarafından bildirilecek 1 (bir) asıl, 1 (bir) yedek üyeden müteşekkil olmak üzere toplam 3 asıl ve 3 yedek üyeden oluşur. Kurul, BİRLİK Genel Kurulu tamamlanıp seçim sonuçlarının açıklandığı günden sonraki 30 gün içerisinde toplanır, kendi aralarından bir üyeyi başkan seçer ve dönem içinde yürütülecek çalışmalara ilişkin iş planı yaparlar. Bu durum Yönetim Kuruluna bir yazı ile bildirilir. (2) Kurulu, Kurul başkanı temsil eder. (3) Kurulda herhangi bir nedenle üyeliğin boşalması halinde sıradaki yedek üye (genel kurulca seçilen veya Bakanlıktan boşalan üyeliklere göre) Yönetim Kurulunca davet edilir. (4) Nedeni ne olursa olsun üst üste üç (3) toplantıya ve/veya denetime katılmayan veya katılmayacağını bildiren Kurul Üyesi kendiliğinden çekilmiş sayılır ve yerine sıradaki yedek üye Yönetim Kurulunca davet edilir. (5) Şayet Yönetim Kurulu yedek üye çağırma konusunda bu görevi aksatır ve/veya imtina ederse yedek üye ataması 15 gün sonunda gerçekleşmemiş ise bu görevi Kurul yerine getirerek sıradaki yedek üyeyi yazılı olarak göreve çağırır. (6) Görevden ayrılan veya çekilmiş sayılan Kurul üyeleri yerine gelecek yedek üye kalmaz ve Kurul üye sayısı salt çoğunluğun altına düşerse, yalnızca Kurul asıl ve yedek üyelerini seçmek üzere Olağanüstü Genel Kurul toplantısı yapılarak yeniden seçilir. Yeniden seçilen Denetim Kurulu yenileri seçilinceye kadar görev yapar. (7) Kurul, yılda en az 4 defa olmak üzere 3 ayda bir toplanır ve yaptıkları denetimler hakkında rapor tanzim edip bir örneğini gereği yapılmak üzere Yönetim Kuruluna gönderirler. Kararlar oy çokluğu ile alınır. Karara katılmayan üye muhalefet şerhini ilgili rapora gerekçeleriyle birlikte derc eder. (8) Kurulun yapacağı 2 denetim arasında 3 aydan daha uzun zaman aralığı olamaz. Bu raporlara ilk toplantıdan başlamak üzere sıra numarası verilir. (9) Kurul üyelerinin yapacağı denetimler için, mutad 3 er aylık denetimler hariç, Kurul üye çoğunluğunun kararı gerekir.
(10) Herhangi bir ihbar, şikâyet ya da tespit nedeniyle, Yönetim Kurulu, Kurul toplantıya çağırıp, konunun denetlenmesini isteyebilir. Kurul, Yönetim Kurulundan gelecek böylesi talepleri öncelikle yerine getirir. Yerine getirilmeyen denetimler nedeniyle doğan zararlardan Kurul üyeleri de mesuldür. (11) Denetim plan ya da programı, Kurul başkanı tarafından hazırlanır ve üyelere toplantıdan en geç bir hafta önce Genel Sekreter vasıtasıyla bildirilir. (12) Denetimi yapılacak konular, Genel Sekretere bildirilir ve hazırlık yapması istenir. Denetim ile ilgili bilgi ve belgeler Genel Sekreter veya Yönetim Kurulu başkanlığınca hazırlanır. Denetim süresince ilave belgeler yine Genel Sekreter veya Yönetim Kurulu başkanlığı aracılığıyla temin edilir. (13) Kurulun yaptığı iş ve işlemler süresince gizlilik esası geçerlidir. Kurul, denetim neticelendikten sonra Yönetim Kurulundan izin almak kaydı ile bilgilendirme yapabilir ya da bilgilendirmenin Yönetim Kurulunca yapılmasını isteyebilir. Kurulun bu şekilde bilgilendirme istemesi durumunda Yönetim Kurulu uygun göreceği yöntemler bilgilendirmeyi yapar. (14) Kurul üyeleri, BİRLİK ile ilgili ve/veya yaptıkları iş, işlem ve denetimlerle ilgili olarak, Yönetim Kurulunun yazılı izni olmadan hiçbir şekilde basına açıklama yapamaz, üçüncü kişilere bilgi, belge ve herhangi bir doküman veremez. Aksi davranışlar gösterenler Yönetim Kurulunca Disiplin Kuruluna sevk edilir. Disiplin Kurulunun alacağı kararı uygulamakla Yönetim Kurulu yetkilidir. Ayrıca verilen bilgi ve/veya belgelerin ticari sır ya da kişisel bilgi olmasına bağlı olarak ilgili Kurul üyesi aleyhine Yönetim Kurulunca gerekli yasal işlem başlatılır. (15) Kurul üyelerinin BİRLİK mevzuatlarına aykırı davranış, birlik aleyhine faaliyet, ya da birlik çalışmalarını engelleyici iş ve işlemleri olması halinde, Yönetim Kurulu tarafından Disiplin Kuruluna sevk edilir ve Disiplin Kurulu kararı Yönetim Kurulu tarafından uygulanır. Disiplin Kurulu bu tür fiili gerçekleştiren üye ya da üyelerle ilgili ihraç kararı verebilir. (16) Kurul üyelerinin yaptıkları denetimlerde kasıtlı olarak yanlış yaptıkları, görevlerini kötüye kullandıklarının Disiplin Kurulu kararı ile tespit edilmesi durumunda, Yönetim Kurulu adli işlem başlatma yetkisine sahiptir. Böyle durumlarda, Yönetim Kurulu, Kurula Bakanlığı temsilen görevlendirilen üye ile ilgili işlemlerin yapılmasını Bakanlıktan yazılı olarak talep etmekle yükümlüdür. (17) BİRLİK merkezinde Kurulun çalışmalarına yardımcı olmak için gerekli tedbirler Genel Sekreter tarafından alınır. Görevleri MADDE 6 (1) BİRLİK in tüm hesap ve işlemlerini incelemek, (2) Hesap işlemlerde gördüğü aksaklıkları denetimin bitiş tarihinden itibaren en geç onbeş gün içinde Yönetim Kuruluna yazılı olarak sunmak, (3) İki yıllık denetim sonuçlarını bir rapor halinde genel kurula sunmak, (4) Hesap ve işlemlerin incelenmesi sonucuna göre gerektiğinde Genel Kurulu olağanüstü toplantıya çağırmak, (5) BİRLİK Yönetim Kurulunun talep etmesi halinde gerekli denetimleri yaparak sonucu Yönetim Kuruluna bildirmek, Yetkileri MADDE 7 (1) Mali ve idari işlemlerde mevzuata, usul ve yönetmeliklere göre saptamış olduğu eksiklikleri düzeltilmek üzere Yönetim Kurulu'na yazılı olarak bildirmek ve önerilerde bulunmak, (2) Denetimlerde, mali işlerle ilgili hesapların mevzuata, BİRLİK tüzük veya yönetmeliklerine, ya da BİRLİK Genel Kurul kararlarına aykırı olduğu veya görevi kötüye kullanma, zimmet ya da yolsuzluk belirlenmesi halinde, sorumlular hakkında Disiplin Kurulu veya Adli Makamlarca yapılacak işlemleri teminen gereğini yapmak üzere BİRLİK Yönetim Kuruluna bildirmek, (3) İdari işlemlerle ilgili olarak yapılan denetimler sonucunda ortaya çıkacak hususlarla ilgili disiplin uygulamalarının yapılabilmesi için Yönetim Kuruluna bildirmek, (4) BİRLİK hesap ve idari işlemleriyle ilgili olarak alacağı kararla veya Yönetim Kurulunun, yedekler de dâhil, çoğunluğunu kaybetmesi durumunda BİRLİK Genel Kurulunu seçimli veya seçimsiz Olağanüstü Toplantıya çağırmak,
(5) Kurul, denetim süresince ihtiyaç duyduğu bilgi ve belgeleri almak üzere davet edeceği BİRLİK çalışanlarının görevlendirilmesini Yönetim Kurulundan talep eder. Denetimlerle ilgili bilgi ve belgeleri yalnızca bu kişilerden alabilir. (6) Kurul gerekli gördüğü hallerde, Yönetim Kurulu Başkan ve üyeleri dâhil BİRLİK üyesi ya da denetim konusu ile ilgili BİRLİK üyesi olmayanlarda dâhil herkesi Yönetim Kurulu aracılığıyla davet etmeye yetkilidir. Yönetim Kurulu, Kurulun davet taleplerini en geç 15 onbeş gün içinde inceleyip karar vermek zorundadır. (7) Yönetim Kurulu kararı ile bilgi vermek üzere davet edilenler, Kurulun istediği bilgileri vermekle yükümlüdür. (8) Kurula yanıltıcı bilgi verenler ve/veya yalan beyanlarda bulunanlarla ilgili disiplin veya adli işlem başlatılmak üzere Yönetim Kuruluna istekte bulunabilir. BİRLİK üyesi olmayanlarla ilgili olarak doğrudan adli işlem başlatılır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Denetim Denetim konuları MADDE 8 (1) Denetimlerde yasalarda öngörülen ve Tüzükte belirtilen defterlerin tümü, mevzuata uygunluğu açısından denetlenir. Defterlerin bütçe fasıllarına ve muhasebe usullerine uygunluğu, personel çalışma esasları incelenir. Denetim devresine ait mizan, Kurul tarafından imzalanır ve denetim raporuna eklenir. (2) Denetimlerde ayrıca Yönetim Kurulu karar defteri incelenir. Toplantıların sıklığı, toplantılarda çoğunluğun sağlanıp sağlanmadığı, alınan kararların ve bu kararlara ilişkin uygulamaların Tüzüğe ve Genel Kurul kararlarına uygunluğu denetlenir. Denetim çeşitleri ve devreleri MADDE 9 (1) İlk denetim, Devir Denetimi olup mali işlemler ve hesaplarda yeni Yönetim Kurulu'na devredilen işlemleri kapsar. Devir denetiminin, Genel Kurulu izleyen en geç 15 gün içinde yapılması zorunludur. (2) Mali yıl kapanışında Bilanço Denetimi yapılır. Bilanço denetimi mali yıl kapanışı ile yeni yıl bilanço ve envanterinin düzenlenmesini içerir. (3) Çalışma Dönemi Denetimi, Genel Kurul öncesinde Yönetim Kurulu çalışma raporunun ve bilançonun denetimini kapsar. Çalışma dönemi denetim raporu, Genel Kurul öncesinde üyelere iletilir ve Genel Kurulda, Kurul sözcüsü tarafından okunur. Gerekli görülen açıklamalar yapılır. BİRLİĞİN resmi web sitesinde üyelerin ulaşabileceği şifreli bölümde bu raporun yayınlanması Genel Kurul öncesinde üyelere iletilir hükmünün yerine getirildiği varsayılır ve Kurul üyeleri tarafından bir tutanakla imza altına alınır. (4) Bunlar dışındaki 3 aylık dönemlerde yapılacak denetimler, ara denetimlerdir. Ara denetimler, 3 aylık dönemlere ilişkin hesapların kapatılmasını izleyen on gün içinde yapılır. (5) Yukarıda belirtilen denetimler dışında Yönetim Kurulunun lüzum göstermesi veya üyeler tarafından belgeye dayalı olarak bir ihbar yapıldığı ve ihbar Yönetim Kurulunca, Kurula sevk edildiği takdirde lüzum denetimi yapılır. Bu denetimler, lüzum görülen, gösterilen veya ihbar edilen mali konuları kapsar. Lüzum denetimi, lüzum gösterildiği tarihi izleyen en geç 15 gün içinde yapılır. Ayrıca, BİRLİK idari uygulamaları ve hesaplarına ilişkin üyelerden yazılı olarak istenen bilgilere en geç 30 gün içinde yazılı olarak cevap verilir. Denetim raporları MADDE 10 (1) Her denetimin bulguları, denetim konularının mevzuata uygun olup olmadığı sonucunu içeren bir raporla saptanır. Denetim Kurulunca yapılan denetimlerde, Kurul üyeleri arasında görüş ve kanaat farkı olması halinde bunlar da rapora ayrıntılarıyla muhalefet şerhi olarak yazılır. (2) Denetim Kurulu raporunda, aşağıda belirtilen hususlar yer alır. Ancak Kurul gerekli gördüğünde eklemeler yapabilir. a) Denetim başlangıç ve bitiş tarihi ve denetimin dayanağı, Denetimde hazır bulunanların isimleri,
İdari Denetim: Yönetim Kurulu karar defterinin usule uygunluğu, Mali İnceleme, b) Personel Yönetmeliğine aykırılık olup olmadığı c) İlgili bilgi, belge ve ifadeler rapor ekinde yer alır d) Sonuç ve Öneriler, (3) Denetim kurulu üyelerine Genel kurula sunulan bütçede yer almak üzere huzur hakkı (toplantı başı ücret), görevi gereği bir yere gitmesi gerekiyorsa yolluk ve harcırah verilir. Bu tutarlar yönetim kurulu üyelerininkinden fazla ya da 2/3 ünden az olmaz. Başkaca bir ad altında ödeme yapılamaz. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Yürürlük ve Geçici Maddeler Yürürlük MADDE 11 Bu yönetmelik BİRLİK Genel Kurulunun onayı ile yürürlüğe girer, bu yönetmelikte değişiklikler Genel Kurul tarafından yapılır. MADDE 12 Bu yönetmelik hükümlerini BİRLİK Yönetim Kurulu yürütür. Geçici maddeler GEÇİCİ MADDE 1 Bu yönetmeliğin 5 inci maddesinde belirtilen seçim, bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihi takip eden 30 gün içinde yapılır. GEÇİCİ MADDE 2 Bu yönetmeliğin 5 inci maddesinde belirtilen yılda en az 2 defa olmak üzere ibaresi, 2008 yılı için yılda en az 1 defa olmak üzere şeklinde uygulanır. GEÇİCİ MADDE 3 Bu yönetmeliğin 9 uncu maddesinin 4 üncü fıkrasında belirtilen ara denetim, Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihi takip eden 30 gün içinde yapılır. Ancak bu denetim kesinlikle 28.12.2008 tarihini geçemez.
(ÖRNEK) TÜRKİYE TOHUMCULAR BİRLİĞİ DENETİM KURULU RAPORU Denetimin Başlama - Bitiş Tarihi: Kapsadığı Dönem : Denetimde Hazır Bulunanlar : Denetim Rapor Tarihi : Sayı : Konu : Denetimin Çeşidi (7 nci Madde) : 6 ncı Madde Denetimi Raporu : (7 nci maddenin 3 üncü ve 4 üncü fıkralarına göre yapılan denetimde söz konusu olur) İNCELEME - DEĞERLENDİRME - SONUÇ Yorum (9 ncu Madde) : Sonuç ve Öneriler (9 ncu Madde) : Denetim kurulu üye görüşleri (lehte) Denetim kurulu üye görüşleri Muhalefet Şerhi (aleyhte) SONUÇ ve ÖNERİLER Üye Üye Üye