KALİTE ÇEMBERLERİ Üyeler Kimlerden Oluşur? İdeal olan durum, bir çemberin üyelerinin ya aynı çalışma alanından olmaları ya da benzer işler yapmalarıdır. Böylece, seçilen sorunlar hepsi için ortak olacaktır. Bir Çemberde Kaç Üye Bulunur? İdeal sayı yedi ya da sekiz kişidir. Üye sayısı üçten en fazla onbeşe kadar değişebilir. Üye sayısı, her üyenin her toplantıda görüşmelere katılmasına ve katkıda bulunmasına olanak bırakmayacak kadar fazla olmamalıdır. Kimlerin Katılabileceğine Nasıl Karar Verilir? Üyelik kesinlikle gönüllüdür. Hiç kimse katılmaya zorlanamaz ve katılmak isteyen hiçbir kimse dışarıda bırakılamaz. Kalite Çemberi Etkinliklerini Uygulayan Batılı Kuruluşlardan Bazıları: ABD Donanması Uniroyal General Electric Ford Xerox General Motors ve Boeing Kalite Çemberlerinin Diğer Benzer Etkinliklerden Farkı Nedir? Projeleri/sorunları üyeler seçer Sorunu üyeler inceler Kendi Yürütme Kurulu vardır İletişim için yönetime sunuş yapar Eğitilmiş bir Rehber çembere yardımcı olur Lider ve üyeler eğitilir Gönüllüdür Toplantılar için ücret ödenir Kalite Çemberleri nin Amaçları Hataları azaltmak ve kaliteyi geliştirmek Daha etkin ekip çalışması yaratmak İşe karşı ilgiyi artırmak Çalışanların motivasyonunu artırmak Sorun çözme yeteneği yaratmak Sorun önleme yaklaşımını yaratmak Şirket içi iletişimi geliştirmek Uyumlu yönetici/çalışan ilişkisini geliştirmek Kişileri ve liderlik yeteneklerini geliştirmek Daha büyük bir iş güvenliği bilincini yaratmak Kalite Çemberleri Yalnız Üretimde Çalışanlar İçin mi Düşünülmüştür? Hayır. Her ne kadar Kalite Çemberleri önce üretim yapılan alanlarda başlamış ve yıllarca buralar en önemli gelişmelerin görüldüğü yerler olmuşsa da kavram, üretim dışında mühendislik, ambar, büro ve bilimsel çalışma yapılan alanlara da yayılmıştır. Hangi Tür Kuruluşlar Kullanabilir? Ürün ve hizmet sunan her kuruluş çalışanlarına bir kalite bilinci vermek için kalite çemberlerine gereksinim duyar. Ürün ya da amacı ne olursa olsun, her iş, her endüstri ve kuruluş, bütün çalışanlarının yönetime katılmasından kazançlı çıkar. 1
ORGANİZASYON VE UYGULAMA Bir Kalite Çemberi Programı Nasıl Organize Edilir? Bir Kalite Çemberi programı şu parçalardan oluşan bütünleşik bir sistemdir: Üyeler Çember Lideri Rehber (Program Koordinatörü) Yürütme Kurulu Belli Bir Yerde Kaç Adet Çember Kurulabilir? Aynı işleri yapan 25 kişilik bir büroda, eğer 25 kişinin hepsi üye olmak istiyorsa üç çember oluşturulur. Çember Toplantıları Normal Olarak Ne Kadar Sürer ve Ne Kadar Sıklıkta Yapılır? Alışılmış bir kural olarak, toplantılar haftada bir yapılır ve her toplantı yaklaşık bir saat sürer. Ancak bazı şirketler değişik uygulamalar getirmiştir. Toplantılar, haftada bir ve yarım saatlik; iki haftada bir, bir veya iki saatlik olabilir. Kalite Çemberi Etkinlikleri Aynı Anda Birden Çok Bölümde Başlatılabilir mi? En iyi yöntemin, her bölümde bir ya da iki öncü çemberler işe başlaması olduğu kabul edilmektedir. Bir başka yaklaşım ise, öncü programı 4 ya da 5 çemberle tek bir bölümde sınırlı tutmaktır. Önemli olan, etkinlikler fabrika çapında başlatılmadan önce, varolan tüm aksaklıkların giderilmiş olmasıdır. Sistem Nasıl Çalışır? Sorun Saptama Sorun Seçimi Sorun İnceleme Yönetime Öneriler Sorun saptama: Çember Üyeleri Yönetim İdari personel ya da teknik uzmanlar tarafından yapılır. Genellikle çok sayıda sorun saptanır. Sorun seçimi öncelikle Çember Üyelerinin yetkisindedir. Bir Çember Toplantısında Neler Yapılır? Bir toplantıda aşağıdaki etkinliklerden herhangi biri gerçekleştirilir: Üzerinde çalışılacak bir konu ya da sorun saptamak Sorunların incelenmesinde çember üyelerinin becerilerini artırmak için eğitim yapmak Bir sorunu incelemek Bir çözümün uygulanması için öneriler hazırlamak Yönetime yapılan bir sunuşa katılmak Bir Çember Sorunlara Nasıl Yaklaşmalı? Üyeler sorunlara olumlu bir tavırla yapabiliriz! diyerek yaklaşmalıdır. Sorunlara, uğraşmaya değmez, nasıl olsa yönetim dinlemez tutumuyla yaklaşılmamalıdır. Önerilerin %80 inden fazlası yönetim tarafından onaylanmaktadır. Katılan herkesin olumlu ve yapıcı bir biçimde yürüteceği açık tartışma ve beyin fırtınası her türlü soruna ışık tutacaktır. 2
Bir Çember Projesi Başka Bölümlerin Alanlarına Taşarsa Ne Olur? Bundan kaçınılmalıdır. Genellikle, bir çemberin kendi alanında çok sayıda sorun bulunur. Ancak yine de bir taşma durumu olursa, işi söz konusu alandaki çemberle çalışarak yürütmek için çaba göstermelidir. Ayrıca, bu durumla ilgili bütün yöneticilere de çember etkinlikleri hakkında bilgi verilmelidir. Kalite Çemberi Toplantıları Çalışma Saatleri İçinde mi Yapılır? Toplantılar çoğunlukla normal çalışma süreleri içinde yapılır. Ancak işin aksamaması için toplantılar normal çalışma saatlerinden sonra da yapılabilir. Bu durumda, işçilere fazla mesai ücreti ödenir ve buradan doğan maliyetin artan verimlilik ve kalite ile karşılanabileceği düşünülür. Üyeler Uzmanların Hizmetlerinden Nasıl Yararlanır? Çember üyeleri büyük ölçüde kendi işlerini kendileri gören kişiler olmakla birlikte, kuruluşun kalite, mühendislik, iş güvenliği, bakım vb. alanlardaki uzmanlarıyla sık sık ilişki kurmaları gerekir. Üyeler sorunları çözme sorumluluğunu ellerinde tutarken, uzmanlar da bu şekilde danışman olarak hizmet verirler. YÜRÜTME KURULU Yürütme Kurulu Ne Demektir? Yürütme Kurulu esas olarak, grup çalışmaları için hedefleri hazırlar, çalışma esaslarını oluşturur ve etkinliğin yayılma hızını saptar. Kurulun bir başkanı bulunmalı ve kararlar demokratik bir işlem sonucu her üyenin bir oyu olduğu kabul edilerek alınmalıdır. Yürütme Kurulu Ne Zaman Kurulmalıdır? Kalite Çemberlerinin uygulanmasına karar verilir verilmez Yürütme Kurulu kurulmalıdır. Yürütme Kurulunda Kimler Bulunmalıdır? Şirketteki bölümlerin temsilcileri Yürütme Kurulu üyeleri olmalıdır. Bir fabrikada, üretim, kalite kontrol, personel, eğitim, mühendislik, finansman, pazarlama ve sendika gibi çok çeşitli bölümlerden temsilcilerin olması çok yaygın bir uygulamadır. Rehber de Yürütme Kuruluna üye olmalıdır. Yürütme Kurulu nda Hangi Düzeyde Çalışanlar Bulunmalıdır? Müdürler veya üst düzey idari personel bulunmalıdır. Yürütme Kurulu nda Kaç Kişi Olmalıdır? Yedi veya sekiz kişi olması en uygun durumdur. En fazla 15 kişi bulunmalıdır. Kurul daha kalabalık oluğunda her üyeye her toplantıda söz sırası gelmeyebilir. Kalite Çemberlerinde olduğu gibi burada da katılım ve katkı çok önemlidir. Bir Şirkette Birden Fazla Yürütme Kurulu Olabilir mi? Evet. Özellikle fabrikalar coğrafi olarak birbirinden ayrı konumlardaysa, birden fazla Yürütme Kurulu kurulabilir. Bu durumda genel politikaları belirlemek üzere şirket çapında bir Yürütme Kurulu ile Kalite Çemberi etkinlikleriyle daha yakından ilgilenen alt düzeyde Yürütme Kurulları kurulur. REHBER Rehber Kimdir? Rehber, bir organizasyonda Kalite Çemberleri etkinliklerinin koordinasyonundan ve yönetminden sorumlu olan kimsedir. 3
Rehberin Görevi Nedir? Rehber, Çember liderlerinin eğitiminden sorumludur. Rehberler üyelerin eğitiminde liderlere destek verirler. Rehber, Çemberler ile organizasyonun geri kalan bölümleri arasında bağlantıyı kurar ve Yürütme Kurulu ile yakın ilişki içinde çalışır. Rehber, özellikle Kalite Çemberlerinin yeni kurulduğu zamanlarda, Çember toplantılarının çoğuna katılır ve sürekli çember liderine destek verir. Rehber Ne Gibi Özelliklere Sahip Olmalıdır? Rehber, koordinasyon sağlayan, eğiten, yenilikler getiren, geliştiren ve öğreten kişi olarak tanımlanmıştır. Buradaki önemli nokta, bu işi tam anlamıyla yerine getirecek olanın özel bir kişi olmasıdır. Rehber, Şirket Genel Müdürü ile konuşurken, alt düzeydeki memurlar veya işçilerle konuşur gibi rahat olabilmelidir. Rehber Ne Zaman Şeçilmelidir? Rehber, Kalite Çemberlerinin uygulanmasına kesin karar verildiği zaman seçilmelidir. Yürütme Kurulu da aynı zamanda kurulur. Bazen, Yürütme Kurulu nun ilk görevi rehber seçimi olur. Rehber Kime Karşı Sorumludur? En yaygın uygulama Rehber in Yürütme Kurulu na karşı sorumlu olmasıdır. Bazı durumlarda Rehber, Şirket Genel Müdürü ne karşı sorumlu olabileceği gibi Üretim Müdürü ne, Kalite Müdürü ne veya Endüstriyel İlişkiler Müdürü ne karşı sorumlu olması da rastlanabilen bir uygulamadır. Rehber Kime Karşı Sorumludur? En yaygın uygulama Rehber in Yürütme Kurulu na karşı sorumlu olmasıdır. Bazı durumlarda Rehber, Şirket Genel Müdürü ne karşı sorumlu olabileceği gibi Üretim Müdürü ne, Kalite Müdürü ne veya Endüstriyel İlişkiler Müdürü ne karşı sorumlu olması da rastlanabilen bir uygulamadır. Rehber Tam Gün mü Çalışmalıdır? Tam gün ya da yarım gün çalışabilir. İkinci seçenek uygulandığında, çember sayısıyla orantılı olarak fazla sayıda rehbere gereksinim doğar. Eğer Tek Bir Rehberiniz Varsa İkili Vardiya Düzeninde Ne Yaparsınız? Kalite Çemberleri faaliyetlerine başlayan çeşitli kuruluşlarda bu problemle karşılaşılmıştır. Genel kural olarak, ikinci vardiya çalışması birinciden daha azdır. Dolayısıyla rehber, zamanın çoğunu birinci vardiyada harcayacaktır. Rehberler, kendilerinden her iki vardiyada da zaman harcamalarının isteneceğini anlayışla karşılamalıdırlar. Rehber, esnek süreler ile çalışmaya hazır olmalıdır. LİDER Lider Kimdir? Başlangıçta ilk amir (ustabaşı, şef memur vb.) lider olursa, çember etkinliklerinin başarı şansı daha yüksektir. Kalite Çemberi kavramı varolan organizasyon yapısına uyduğu taktirde daha çabuk kabul görmektedir. Bu yapı içinde amir zaten liderlik rolünü üstlenmiştir. Eğer Kalite Çemberleri mevcut organizasyon düzeni içinde çalışmasaydı, kimileri tarafından rakip bir organizasyon olarak algılanabilirdi. Amir Dışında Herhangi Bir Kişi Lider Olabilir mi? Olabilir. İlk amir lider olur. Daha sonra lider, liderlik özellikleri olan başka bir kişiyi yardımcı lider olarak yönlendirir ve sonuçta liderliği bu kişiye bırakabilir. 4
Lider, Seçim Yoluyla Belirlenebilir mi? Zamanla, Çemberin çalışması düzgün ve verimli bir şekle gelir ve amir kişisel olarak yönetimde bulunmamaktan dolayı bir sorunla karşılaşmaz. İşte bu noktada Çember kendi liderini seçmeyi düşünebilir. Çember bu aşamaya bir ya da iki yıl içinde gelebilir. Lider Ya da Rehberin Bir Çemberde Sorumluluğu Var mıdır? Lider, çemberin düzgün ve etkin bir şekilde işleyişinden sorumludur. Belli bir çemberin liderliği, Rehber in işi değildir. Liderler, Rehberlerden gereksindikleri destek miktarı bakımından değişiklik gösterebilir, ancak bu yardım zaman içinde giderek azalmalıdır. Bir Çember Liderinin Görevinin En Zor Tarafı Nedir? Lider, her üyenin her toplantıya mümkün olduğu kadar sık katılımını sağlamalıdır. Lider, sessiz kalan çember üyelerinin sorular sorarak, fikirler arayarak, beyin fırtınası vb. yöntemlerle faaliyetlere katılmasını sağlar. Çember Bir Projeyi Nasıl Seçer? Aralarında tartışarak. Seçilen proje konusunda Lider, yönetimi haberdar eder. Proje seçimi hususunda Çember özgürce davranabilir. Ne tür engel ve zorluklar bulunduğunu herkesten çok üyeler bilir ve kendi seçimlerini kendileri yaptıkları için işlerini ustaca yürütebilirler. Yapılan İş İle Çember Arasında Bir Bağlantı Var mıdır? Bir çemberin üyeleri normalde birbirleriyle çalışan kişilerdir. Çözüm bulabilmek için seçtikleri projeler daima yaptıkları iş ile ilgili olacaktır. Çember Projeleri Nasıl Belirlenir? Projelerin üretildiği kaynaklardan bazıları aşaıda sıralanmıştır: Çember üyelerinin önerileri Üyelerin yöneticilerinden gelen öneriler Kıdemli personelden gelebilecek öneriler Diğer çemberlerden gelen öneriler Üye olmayanlardan gelebilecek öneriler Her Proje Kalite İle mi İlgili Olmalıdır? Çemberler kalite kavramına bağlı kalmalıdır, zira üretilen mamul veya hizmetin kalitesinin artırılmasına her zaman ihtiyaç vardır. Atıkların ve reddedilen ürünlerin azalmasının maliyetleri düşürüp, firmayı maliyet ve program açısından daha verimli kılacağı unutulmamalıdır. Bir Çemberin Üzerinde çalışacak Sorun Bulamaması Mümkün müdür? Hayır. Zaman zaman böyle düşündükleri olabilir, ancak yapılacak bir beyin fırtınası, acilen ilgilenilmesi gereken birçok sorunu açığa çıkaracaktır. Sorunları Önleme Uygun Bir Konu mudur? Çok yerinde ve uygun bir kavramdır ve uygulanması içtenlikle desteklenmelidir. Bir çember yangın söndürme noktasını aşıp, daha ileriye, yangını önlemeye doğru yönelirse, önemli bir aşamayı geçmiş demektir. Bu durum kalitenin ürün üstünde kontrol edilmesinin geçilip, ürünün içine katıldığını belli eden kalite anlayışı nın bir göstergesidir. İş Güvenliği Konuları da Sorun Alanı Kabul Edilebilir mi? Kesinlikle EVET. Çoğunlukla güvenlik konusu aynı zamanda kalite ile de ilgilidir. İlişkili olsa da olmasa da güvenlik konularının ele alınması desteklenmelidir. 5
Belli Bir Zaman Dilimi İçinde Tipik Bir Kalite Çemberi Kaç Sorun Çözebilir? Bir çemberin bir yıllık bir zaman dilimi içinde ortalama 4-6 sorunu çözümü kavuşturduğu belirtilmektedir. Deneyimler, çemberlerin zamanla daha uzmanlaştığını ve sorunları çözmek için gittikçe daha az süre harcadıklarını göstermektedir. Çember Önerilerinin Uygulanması Masraflı Olmuyor mu? Nadiren. Çember önerilerinin %90 ının hiçbir maliyeti olmamkata ya da normal bölüm bütçelerinden kolaylıkla karşılanabilmektedir. Çemberler, uzman oldukları alanlarla ilgili projeler seçmeye özendirilmektedir. Önerilen değişiklikleri doğrudan etkileyecek kişiler kendileridir ve bunu genellikle en bilinçli biçimde yaparlar. Kalite Çemberleri Kendi Maliyetlerini Çıkartabilir mi? Kalite Çemberlerini organize etmek ve toplantılar düzenlemenin bir maliyeti vardır. Ancak kalite, verimlilik, iş güvenliği ve moral durumundaki gelişmelerin yararları bu maliyeti fazlasıyla karşılar. Kalite Çemberleri işi yürütmenin diğer bir maliyeti yerine, bir yatırım olarak düşünülmelidir. Çember Yöneticiler Tarafından Nasıl Tanınır ve Takdir Edilir? Çemberin yöneticilere tanınması ve takdiri çeşitli şekillerde olabilir: Yönetime sunuşlar Şirketin faaliyet raporlarına dahil edilme Kalite Çemberleri dergisi gibi yayınlarda söz edilme Şirketin yayımladığı dergi, gazete, vb. yayınlarda söz edilme Duyuru panolarına asılan fotoğraflar Sertifika verilmesi Kupa, şilt, yaka iğnesi, vb. dağıtılması Yönetime Sunuş Nedir? Yönetime sunuş, bir çember liderinin ve üyelerinin, üzerinde çalıştıkları projenin ne olduğunu ve ne tür öneriler getirmek istediklerini yöneticilerine anlatmalarıdır. Yönetime Sunuşa Kimler Katılır? Çemberin tüm üyeleri ve onların yöneticisinin yanısıra, bir veya birden fazla Rehber, Yürütme Kurulu Üyeleri, Orta ve Üst Düzey Yöneticileri ya da Teknik Uzmanlar gibi, çemberin yürüttüğü projeye de yardım etmiş kişiler olabilir. Yönetime Sunuş Ne Zaman Yapılır? Bir sunuş şu zamanlarda yapılmalıdır: Bitirilmiş projeyi göstermek için Öneriler yapmak için Uzun süren projelerde durumu açıklamak için. Ne Tür Eğtim Sağlanır? Lider eğitimi, 5 günlük yoğun bir eğitimle sağlanır. Daha sonra lider her toplantıda üyeleri eğitir. Bu tür eğitimi 8-10 hafta sürebilir. Bütün bunlardan sonra ek eğitim, gerektiğinde veya yeni üye katılımında yapılır. 6