Adım Adım Adım Microsoft Adım Office Microsoft Access 2007 Office PowerPoint 2007 Steve Lambert, M. Dow Lambert III ve Joan Preppernau Joyce Cox ve Joan Preppernau Çeviri: Mete Savaşer Çeviri: Selim Göksu
arkadaþ YAYINEVÝ Mithatpaþa Cad. 28/C Ankara Tel: +90 312 434 46 24 (4 hat) Faks: +90 312 435 60 57 e-posta: info@arkadas.com.tr www.arkadas.com.tr Orijinal Ýngilizce Baský: Microsoft Office Access TM 2007 Step by Step, Steve Lambert M. Dow Lambert III, Joan Preppernau Copyright 2007, Steve Lambert, M. Dow Lambert III ve Joan Preppernau ORÝJÝNAL YAYINCI Microsoft Press A Division of Microsoft Corporation One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 ile yapýlan anlaþma sonucu tüm haklarýyla yayýmlanmýþtýr. Türkçe yayým haklarý arkadaþ yayýnevinindir. Yayýncýnýn yazýlý izni olmadan, hiçbir biçimde ve hiçbir yolla, bu kitabýn içeriðinin bir kýsmý ya da tümü yeniden üretilemez, çoðaltýlamaz ve daðýtýlamaz. ISBN 978-975-509-564-6 ANKARA, 2008 Çeviri : Mete Savaşer Proje Editörü : Selen Y. Kölay Yayına Hazırlık : Zeynep Kopuzlu Sayfa Düzeni : Özlem Çiçek Öksüz Baský : Sözkesen Matbaacılık Microsoft, Excel, Microsoft Press, Internet Explorer, Visual Basic, Visual Studio, Outlook, SharePoint, SQL Server, Windows, Windows Vista Amerika Birleþik Devletleri ve/veya diðer ülkelerde Microsoft Corporation ýn kayýtlý ticari markalarý ya da ticari markalarýdýr. Kitapta geçen diðer ürün ve þirket adlarý sahiplerinin ticari markalarý olabilir. Kitapta geçen örnek þirketler, kuruluþlar, ürünler, etki alaný adlarý, e-posta adresleri, logolar, kiþiler, yerler ve olaylar tümüyle gerçekdýþýdýr. Herhangi bir gerçek þirket, kuruluþ, ürün, etki alaný adý, e-posta adresi, logo, kiþi, yer ve olayla bir iliþki kurulmamýþtýr ya da bu biçimde anlaþýlmamalýdýr.
İçindekiler Yazarlar Hakkında...ix Access 2007 ye Giriş....xi Yeni Özellikler.... xi Artık Başlayabiliriz!... xiv Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler... xv Uygulama Dosyalarını Kullanmak... xv Başlat Menüsü nü Kullanmak.... xvi İletişim Kutularında Gezinmek.... xvii Microsoft İş Sertifikası Programı...xix Bir Sertifika Yolunun Seçilmesi... xx Microsoft Sertifikalı Microsoft Office Access 2007 Uygulama Uzmanı Olmak... xx Microsoft İş Sertifikası Sınavına Giriş... xxi Daha Fazla Bilgi...xxii Kitabın Özellikleri ve Standartları...xxiii Kitabın CD sini Kullanmak.... xxv CD de Neler Var?... xxv Minimum Sistem Gereksinimleri... xxviii Uygulama Dosyalarını Yüklemek.... xxix Uygulama Dosyası Klasörünü Güvenilen Konumlar Listesine Eklemek.... xxx Uygulama Dosyalarını Kullanmak... xxxi Uygulama Dosyalarını Kaldırmak...xxxii iii
iv İçindekiler Yardım Almak...xxxiii Bu Kitap ve Uygulama CD si Hakkında Yardım Almak.... xxxiii Access 2007 Hakkında Yardım Almak... xxxiii Daha Fazla Bilgi... xxxvii Hızlı Başvuru... xxxix 1 Access 2007 yi Keşfetmek 1 Access 2007 de Çalışmak... 2 Veritabanı Kavramlarına Giriş... 9 Var Olan Bir Veritabanını Açmak.... 11 Açıklama Kutusu: Makroları ve Diğer Veritabanı İçeriğini Etkinleştirmek.... 12 Tablolarla Çalışmak... 14 Sorgularla Çalışmak.... 20 Formlarla Çalışmak... 23 Raporlarla Çalışmak.... 27 Diğer Access Nesneleri ile Çalışmak... 30 Access Nesnelerine Önizleme Yapmak ve Nesneleri Yazdırmak... 31 Önemli Noktalar... 35 2 Bir Veritabanı Oluşturmak 37 Bir Şablondan Veritabanı Oluşturmak.... 38 Tablo Oluşturmak... 41 Bir Şablondan Tablo Oluşturmak... 46 Tablo Sütunlarını ve Satırlarını Düzenlemek... 48 Önemli Noktalar... 51 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak 53 Başka Bir Access Veritabanından Bilgi Almak.................................54 Açıklama Kutusu: Bir Veritabanını Access in Önceki Sürümlerinden Dönüştürmek... 57 Bir Excel Çalışma Sayfasından Bilgi Almak.... 57 Açıklama Kutusu: Bilgilere Bağlanmak... 60 Bir SharePoint Listesi Almak veya Bir SharePoint Listesine Bağlanmak... 60 Verileri E-Posta Yoluyla Toplamak.... 64
İçindekiler v Bir Metin Dosyasından Bilgi Almak.... 65 Açıklama Kutusu: Diğer Kaynaklardan Bilgi Almak.... 68 Bir XML Dosyasından Bilgi Almak... 68 Bir HTML Dosyasından Bilgi Almak.... 71 Bir Outlook Klasöründen Bilgi Almak.... 74 Bir dbase Dosyasından Bilgi Almak... 76 Önemli Noktalar... 77 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak 79 Başka Bir Access Veritabanına Bilgi Vermek... 80 Excel e Bilgi Vermek.... 82 SharePoint Listesine Bilgi Vermek.... 84 Word e Bilgi Vermek... 87 Açıklama Kutusu: PDF ve XPS Dosyalarına Bilgi Vermek... 89 Metin Dosyasına Bilgi Vermek.... 90 XML Dosyasına Bilgi Vermek... 93 HTML Dosyasına Bilgi Vermek.... 94 Diğer Office Programlarına Bilgi Kopyalamak... 97 Önemli Noktalar... 101 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak 103 Form Aracını Kullanarak Form Oluşturmak... 104 Açıklama Kutusu: İlişkiler.... 107 Form Özelliklerini Düzenlemek... 108 Formun Düzenini Değiştirmek.... 114 Forma Denetimler Eklemek... 119 VBA Kullanarak Forma Veri Girmek... 124 Otomatik Form Kullanarak Form Oluşturmak.... 129 Açıklama Kutusu: Formları ve Alt Formları Birlikte Oluşturmak... 132 Forma Alt Form Eklemek... 133 Önemli Noktalar... 140
vi İçindekiler 6 Belirli Bilgileri Bulmak 143 Bir Tablodaki Bilgileri Sıralamak... 144 Açıklama Kutusu: Access Nasıl Sıralar?... 145 Bir Tablodaki Bilgilere Filtre Uygulamak... 148 Açıklama Kutusu: Jokerler.... 148 Açıklama Kutusu: İfadeler... 152 Form Kullanarak Bilgilere Filtre Uygulamak... 153 Birden Çok Ölçütle Eşleşen Bilgileri Bulmak... 156 Sorgu Oluşturmak... 160 Açıklama Kutusu: Filtre ve Sıralama ile Sorgu Arasındaki Fark... 162 Açıklama Kutusu: İfade Oluşturucusu... 170 Sihirbaz Kullanarak Sorgu Oluşturmak.... 170 Sorgu Kullanarak Hesaplama Yapmak...................................... 174 Önemli Noktalar... 177 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak 179 Bir Alandaki Veri Türünü Sınırlamak... 180 Bir Alandaki Verilerin Boyutunu Sınırlamak.... 184 Bir Alandaki Verinin Biçimini Belirlemek... 186 Geçerlilik Kurallarını Kullanarak Verileri Sınırlamak... 191 Basit Bir Arama Listesi Oluşturmak... 194 Birden Çok Sütunlu Arama Listesi Oluşturmak... 198 Bir Tablodaki Bilgileri Güncelleştirmek.... 202 Bir Tablodan Bilgileri Silmek.... 206 Veritabanı Sorunlarını Çözmek... 210 Önemli Noktalar... 217 8 Raporlarla Çalışmak 219 Açıklama Kutusu: Formlar ve Raporlar... 220 Sihirbaz Kullanarak Rapor Oluşturmak... 221 Rapor Tasarımını Değiştirmek... 227 Sihirbaz Kullanmadan Rapor Oluşturmak... 233 Raporun İçeriğini Değiştirmek.... 237 Bir Rapora Alt Rapor Eklemek... 239 Bir Raporun Önizlemesini Yapmak ve Raporu Yazdırmak.... 247 Önemli Noktalar... 249
İçindekiler vii 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek 251 Bir Geçiş Panosu Oluşturmak.... 252 Özel Kategoriler Oluşturmak... 259 Veritabanı Kullanıcılarının Kullanabileceği Özellikleri Denetlemek... 262 Sık Kullanılan Access Komutlarını Kolay Ulaşılabilir Yapmak.... 267 Önemli Noktalar... 271 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı 273 Veritabanına Parola Atamak... 274 Açıklama Kutusu: Güvenli Bir Parolanın Oluşturulması... 274 Açıklama Kutusu: Veritabanı Şifrelemesi... 275 Veritabanı Kodlarının Değiştirilmesini Engellemek... 277 Dağıtım İçin Veritabanının Güvenliğini Sağlamak... 281 Açıklama Kutusu: SharePoint Aracılığıyla İşbirliği Yapmak... 283 Önemli Noktalar... 284 Sözlük.... 285 Dizin... 291
viii İçindekiler
Yazarlar Hakkında Steve Lambert Steve çoğunluğu Microsoft uygulamalarıyla ilgili 18 kitap yazmıştır. Online Publishing and Programming Solutions Inc. (OP 2 S) başkanı olarak eğitim gereçlerinin yaratılması ve izlenmesi için birçok aracın geliştirilmesinde başarı sağlamıştır. Olympic Peninsula da kırk dönümlük bir at çiftliği evinden çalışmak için İnternet ve bilgisayar teknolojisinin avantajını kullanmıştır. Teknoloji ürünleriyle ilgili çalışmadığında, zamanını eşi Gale ile birlikte evle uğraşarak, at eğiterek, ata binerek ve at dışkısı toplayarak geçirmektedir. M. Dow Lambert III Dow akademi dünyasındaki 20 yılı boyunca sosyal bilimler alanında 19 araştırma yayınının yazarlığını ve ortak yazarlığını yapmış, sosyal hizmetler alanında çalışan profesyoneller için eğitim müfredatları ve programları geliştirmiş, insan davranışları hakkında uzun süreli çalışmalar yapmıştır. 1955 te seyahat endüstrisi için rezervasyon sistemleri geliştiren ve bunların bakımını yapan küçük bir şirkette çalışmak üzere akademi dünyasından ayrılıp özel sektöre geçmiştir. Burada bilim dergileri için araştırma raporları yazmakla programcılar için teknik özellikler yazmak ve çalıştığı şirketin ürettiği yazılımı gerçekten anlamak ve kullanılmak isteyen insanlar için kullanıcı kılavuzları yazmak arasındaki farkı öğrenmiştir. Boş zamanlarında Dow ve eşi Marlene, kuş gözlemciliği ve kuş fotoğraflarıyla uğraşmaktadır. Joan Lambert Preppernau Joan, Adım Adım Microsoft Windows XP dahil Windows ve Office hakkında on ikiden fazla kitabın yazarıdır. Office 2007 sistemiyle Windows Vista için Microsoft sertifikasyon sınavlarının geliştirilmesine katkıda bulunmuştur. Bilgisayarları kelimenin tam anlamıyla babasının dizleri üzerindeyken öğrenen Joan ın bilgisayar endüstrisinin çeşitli yönleriyle ilgili olan engin deneyimleri, ilginç, yararlı ve okuyucu dostu olan eğitim gereçlerini üretmesindeki gayretine büyük katkıda bulunmuştur. Joan Online Training Solutions,Inc. (OTS) başkanı ve hırslı bir ev ofisi çalışanıdır. İnternetin gücü ve teknolojiye olan tutkusu Joan ın son on beş yılda Yeni Zelanda, İsveç, Danimarka, ve ABD nin çeşitli yerlerinde yaşamasına ve çalışmasına olanak tanımıştır. Güneş ışığının günlük dozunun keyfini keşfeden Joan, eşi Barry ve kızı Trinity ile birlikte San Diego, Kaliforniya ya yerleşmiştir. ix
x Yazarlar Hakkında Ekip OTSI yayın ekibinin çalışkan üyelerinin desteği olmadan bu kitap olmazdı. Susie Bayers ve Marlene Lambert yazı işleriyle ilgili süreci, Robert (RJ) Cadranell üretim sürecini yönetti. Lisa Van Every Adobe InDesign kullanarak kitabın sayfa düzenini, Jeanne Craver de grafikleri hazırlandı. Jaime Odell kitabın redaksiyonunu yaptı, Jan Bednarczuk dizini oluşturdu. Ekibimizin bir başka önemli üyesi olan Microsoft Press Seri Editörü Sandra Hayes yazma ve üretim süreci boyunca sonsuz desteğini bizden esirgemedi. Online Training Solutions, Inc. (OTSI) OTSI, bilişim çalışanları ve ev bilgisayarı kullanıcıları için Office ve Windows eğitim ürünlerinin tasarımı, oluşturulması ve üretiminde uzmanlaşmıştır. OTSI hakkında daha fazla bilgi edinmek için www.otsi.com sitesini ziyaret edebilirsiniz.
Access 2007 ye Giriş Microsoft Office Access 2007 veritabanı geliştirmede yeni olsanız bile bilgileri hızlı bir şekilde izlemenize, paylaşmanıza ve raporlamanıza olanak tanıyan yüzlerce aracın sağlandığı güçlü bir ilişkisel veritabanıdır. Kullanıcılar profesyonelce tasarlanmış uygulama şablonlarından; tablo, form, sorgu ve rapor oluşturma işlemini kolaylaştıran sihirbazlardan; geniş yerel ve çevrimiçi yardım kaynaklarından oluşmuş büyük bir kitaplığa erişebilir. Access, Microsoft Office 2007 sistemi, Microsoft SQL Server, Microsoft SharePoint Services taki programlar ve XML, HTML, XPS ve PDF biçimlerindeki belgeler gibi diğer kaynaklarla veri paylaşımını desteklemektedir. Gelişmiş özellikler sayesinde veritabanı tasarımı ve geliştirmesi hakkında hiçbir şey bilmeseniz bile verileri bir araya getirmek ve izlemek üzere kullanmak için gelişmiş ve karmaşık veritabanı uygulamaları oluşturmanızı sağlar. Bu kitapta, Access i kullanarak veritabanı oluşturmak için yapmanız gerekenler kolay ve anlaşılır bir şekilde anlatılmıştır. Access, dolayısıyla da veritabanı hakkında hiçbir şey bilmeseniz de bu kitabı tamamladığınızda başkaları tarafından kullanılmak üzere karmaşık veritabanları oluşturabileceğiniz bir uzmanlık düzeyi kazanacaksınız. Yeni Özellikler Microsoft Office Access in bu sürümü kapsamlı değişiklikler yapılarak geliştirilmiştir. Gerek duyduğunuz özellikleri gerektiğinde kolayca bulabilmeniz için tasarlanmış yeni kullanıcı arabirimi bunun açık bir göstergesidir. Ancak görüntüsünün ve gezinti yapısının yanı sıra Access 2007 yi kendinden önce gelen programlardan gerçekten daha üstün yapan birçok yeni ve geliştirilmiş özellik vardır. Bu sürümde birçok değişiklik olduğundan yeni özellikleri bu kitabın önceki sürümlerinde olduğu gibi sayfa kenarlarında özel bir simgeyle göstermiyor, burada listeliyoruz. Bu kitapta Access 2007 de yeni olan özellikler, özelliğin yararları, nasıl kullanıldığı ve karşılaşacağınız olası sorunlarla ilgili tüm bilgileri bulacaksınız. xi
xii Access 2007 ye Giriş Access 2007 ye önceki sürümlerden geçiyorsanız Access in temel işlevlerini eski ve yeni sürümleri arasındaki farkları ve bunların sizi nasıl etkileyeceğini merak ediyorsunuzdur. Alışık olduğunuz Access sürümünde yapılan değişikliklerin tamamını aktarmak üzere Access 2007 ile birlikte Access 2002 ve Access 2003 te yapılan değişiklikleri de veriyoruz. Access 2003 ten Yükseltiyorsanız Access 2007 de bilgilerin izlenmesi, paylaşılması ve denetlenmesi için veritabanını oluşturmayı hiç bu kadar kolay hale getirmemiş olan yeni ve geliştirilmiş özelliklerin uzun bir listesi vardır. Belirli bir özelliği bulmak için bu kitabın arkasındaki dizine bakın: l Şerit. Yeni kullanıcı arabirimi herhangi bir veritabanı nesnesi için en çok kullanılan komutları düzenler ve böylece geçerli nesne için uygun komutlara hemen erişilebilir. l Hızlı Erişim Araç Çubuğu. Veritabanı penceresinde o an hangi sekme veya nesnenin etkin olursa olsun komutları gerek genel olarak gerekse belirli bir veritabanı içinde kullanmak için bu araç çubuğunu özelleştirebilirsiniz. l Gezinti Bölmesi. Özelleştirilebilen Gezinti Bölmesi Access 2003 teki Veritabanı penceresinin yerini almıştır. Tabloların, sorguların, formların, raporların, makroların ve modüllerin hepsini gösterebilir veya gizleyebilir, yalnızca o an kullanacağınız nesneleri gösteren özel bir grup oluşturabilirsiniz. Veritabanı nesnesine ekranda daha fazla yer açmak için Gezinti Bölmesini de gizleyebilirsiniz. l Görünüm araç çubuğu. İçeriğe duyarlı olan bu araç çubuğu geçerli veritabanı nesnelerinin desteklenen görünümleri arasında tek tıklamayla geçiş sağlar. Veri Sayfası görünümü, Tasarım görünümü, Özet Tablo görünümü, Özet Grafik görünümü, Form görünümü, Düzen görünümü, Rapor görünümü ve geçerli nesne için uygun olan görünümler arasında çabucak geçiş yapabilirsiniz. l Sekmeli belgeler. Birden fazla veritabanı nesnesini açabilir ve veritabanı penceresinin üst kısmındaki sekmeleri tıklayarak bu nesneler arasında geçiş yapabilirsiniz. l Şablon kitaplığı. Sık kullanılan veritabanı nesneleri için profesyonelce tasarlanmış şablonları bulup indirebilirsiniz. l Geliştirilmiş sıralama ve süzme. Bir tablodaki bütün kayıtları bir veya birden fazla alana göre kolayca sıralayabilir, bir tabloyu veya formu birden fazla ölçüte uyan kayıtları görüntülemek veya göstermemek üzere süzebilirsiniz. l Düzen görünümü. Bir form veya raporu yeniden tasarlayabilirsiniz. l Yığın veya Sekme düzeni. Bir form veya rapor düzeninde grup denetimi sayesinde grubun tamamıyla bir birimmiş gibi kolayca çalışabilirsiniz.
Access 2007 ye Giriş xiii l Otomatik takvim. Tarih/saat türü verilerde isteğe bağlı bir takvim denetimi vardır. Takvimi tıklayıp istediğiniz tarihi seçebilirsiniz. l Zengin metin. Not ve açıklama alanları yazı tipi, renk ve karakter biçimlendirme gibi en çok kullanılan biçimlendirme seçeneklerini desteklemektedir. l Oluştur sekmesi. Yeni bir tabloyu, formu, sorguyu, raporu, makroyu, SharePoint listesini ve diğer Access nesnelerini kolayca oluşturabilirsiniz. l Toplamlar işlevi. Bir sorguya toplamlar sütunu ekleyebilir, formlar ve raporlar için otomatik olarak toplam değerler hesaplamak üzere formül listesinden seçim yapabilirsiniz. l Alan Listesi bölmesi. Bir veya birden fazla tablodan etkin olan tablonuza alanlar sürükleyip bırakabilirsiniz. l Ek veri türü. Bir veritabanı kaydına fotoğraflar ve başka dosyalar ekleyebilirsiniz. l Katıştırılmış makrolar. Bir form veya rapordaki katıştırılmış makrolar veritabanı uygulamalarında yüksek düzeyde güvenlik sağlar. l Microsoft Access Yardımı. Access içinde son kullanıcı ve geliştirici yardımı içeriğini kolayca araştırabilirsiniz. l Bilgi paylaşımı. Access ve diğer Microsoft Office uygulamaları veya XML, HTML, PDF ve dbase dosyaları arasında veri alışverişi yapabilir; Microsoft Office Outlook ta e-posta anketleriyle bilgi toplayabilir ve veritabanınızı yanıtlarla güncelleştirebilir; bir SharePoint listesiyle veritabanı oluşturup bağlantı kurabilir; veritabanınızı bir SharePoint kitaplığında yayımlayarak kullanıcıların bilgileri güncellemesine ve almasına izin verebilirsiniz. l Geliştirilmiş rapor tasarımı. Logo, üstbilgi ve altbilgisiyle profesyonel görünüşlü tam bir raporu hemen oluşturabilir; raporda yalnızca seçili kayıtlara göz atmak için Rapor görünümünü süzgeçlerle birlikte kullanabilirsiniz. l Gruplama, Sıralama ve Toplam bölmesi. Bu özellik sayesinde raporlardaki veriler daha kolay gruplandırıp sıralanabilir ve bir açılan kutu listesinden alınan toplamlar kolayca eklenebilir. l Artırılmış güvenlik. Bir veritabanına parola koruması ekleyerek Access in veritabanını kapatıldığında şifrelenmesini, açıldığında şifresini çözülmesini sağlayabilirsiniz. Access 2002 den Yükseltiyorsanız Access 2002 den (Microsoft Office XP program paketinden) yükseltme yapıyorsanız önceki bölümde listelenen özelliklere ek olarak aşağıdakileri bulacaksınız: l Akıllı Etiketler. Çeşitli şekillerde kullanılabilen tarih, ad ve adres gibi veri türlerinin izini sürebilirsiniz.
xiv Access 2007 ye Giriş l Dönüştürme. Komut dosyalarını dışarıdan alırken veya dışarıya verirken veriye dönüştürebilirsiniz. l Windows Teması İçin Destek. Görüntü temasını değiştirebilirsiniz. l Özellik Güncelleştirme Seçenekleri. Giriş maskesi seçeneklerini hemen güncelleştirebilirsiniz. l Otomatik Hata Denetimi. Formlardaki veya raporlardaki hataları belirler ve düzeltebilirsiniz. l Veritabanı Yedekleme. Veritabanını bir düğmeyi tıklayarak hemen yedekleyebilirsiniz. Access 2000 den Yükseltiyorsanız l Konuşma tanıma. Komutlar verip metni yazdırabilirsiniz. l Veri Erişim Sayfa Tasarımcısı. Veri erişim sayfalarını etkili şekilde tasarlayabilirsiniz. l Veri erişim sayfası olarak kaydetme. Var olan formları ve raporları Web üzerinde görüntülenebilen sayfalar halinde kaydedebilirsiniz. l Dönüşüm hatası günlüğü. Access 95, Access 97 ve Access 2000 yi Access 2002 biçimine dönüştürürken hataları günlüğe ekleyebilirsiniz. l Birden fazla geri alma ve yineleme. En son eylem yerine birkaç eylemi geri alıp yineleyebilirsiniz. l Özet Tablolar veya Özet Grafikler. Verilerin dinamik görünümlerini oluşturarak verileri analiz edebilirsiniz. l XML giriş ve çıkış. Dışarıdan XML verileri alabilir ve Access verilerini, XML biçiminde dışarıya vererek Web e yayımlayabilirsiniz. l Saklı Yordam Tasarımcısı. SQL Server da depolanan basit yordamlar oluşturabilirsiniz. l Toplu Komut güncelleştirme. Yerel bir bilgisayardaki güncelleştirmeleri kaydedip bunları sunucuya tek seferde gönderebilirsiniz. l Komut dosyası dili desteği. Karmaşık komut dosyası dilleri için okuma yönü gibi tercihleri belirleyebilirsiniz. Artık Başlayabiliriz! Özellik bakımından zaten zengin olan bu programa o kadar çok yeni ve geliştirilmiş özellik eklenmiştir ki en ileri düzeyde olan kullanıcılar bile programda mutlaka ilginç şeyler keşfedeceklerdir. Access te yeniyseniz verinizi izlemek ve paylaşmak için veritabanları oluşturmanıza, sorgu, form ve profesyonel görünüşlü raporlar eklemenize olanak tanıyan birçok otomatikleştirilmiş özellik bulacaksınız. Sizi Microsoft Access 2007 ile tanıştırmak için sabırsızlanıyoruz.
Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler Bu kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri yönergeler Windows Vista içindir ama kitabı okumak ve alıştırmaları uygulamak için Windows Vista yerine Microsoft Windows XP yüklü bir bilgisayar da kullanabilirsiniz. Alıştırmaları Windows XP yüklü bir bilgisayarda yaparken karşılaşacağınız farkların çoğu işlevsellikten çok görünüşle ilgili olacaktır. Örneğin Windows Vista Başlat düğmesi dikdörtgen değil yuvarlaktır ve üzerinde Başlat yazmaz, pencere çerçeveleri ve pencere yönetimi farklıdır. Sisteminiz Windows Aero yu destekliyorsa pencere çerçeveleri şeffaf olabilir. Bu bölümde, Windows XP de kitaptaki alıştırmalarda verilenlerden farklı olan menü ve iletişim kutularındaki işlemler için gereken adımlar anlatılmıştır. Farklar alıştırmaları tamamlarken hiçbir güçlük çekmeyeceğiniz kadar azdır. Uygulama Dosyalarını Kullanmak Kitabın CD sini Kullanmak bölümünde verilen yönergeler Windows Vista içindir. Kitabın ekindeki CD de yer alan uygulama dosyalarını yüklerken, kullanırken, kaldırırken ve silerken Windows XP de yalnızca varsayılan yükleme konumu ve kaldırma işlemi farklıdır. Windows Vista yüklü bir bilgisayarda uygulama dosyasının varsayılan yükleme konumu Belgeler\MSP\AA_Access2007 dir. Bilgisayarınızda Windows XP yüklüyse ve bir alıştırmada Belgeler klasörüne gitmeniz istendiğinde Belgelerim klasörüne gitmeniz gerekir. Windows XP yüklü bir bilgisayardan uygulama dosyalarını kaldırmak için: 1. Windows görev çubuğunda Başlat düğmesini sonra da Denetim Masası nı 2. Denetim Masası nda Program Ekle veya Kaldır ı tıklayın (Klasik görünümde çift tıklayın). xv
xvi Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler 3. Program Ekle veya Kaldır penceresinde Adım Adım Microsoft Office Access 2007 yi sonra da Kaldır ı 4. Silmeyi onaylayıp onaylamadığınızı soran Program Ekle veya Kaldır ileti kutusunda Evet i Önemli Uygulama dosyalarını yüklemede veya kaldırmada yardıma ihtiyacınız olursa bu kitapta daha ilerde yer alan Yardım Almak bölümüne bakın. Microsoft Ürün Destek Hizmetleri bu kitap ve CD si için destek vermemektedir. Başlat Menüsü nü Kullanmak Windows XP yüklü bir bilgisayarda Access 2007 yi başlatmak için: Ü Başlat düğmesini tıklayın, Tüm Programlar ı işaret edin ve Microsoft Office i, sonra da Microsoft Office Access 2007 yi Windows Vista Başlat menüsündeki klasörler dikey, Windows XP Başlat menüsündeki klasörler yatay olarak genişler. Bu farkı kitaptaki ekran görüntüleriyle Başlat menünüzü karşılaştırdığınızda göreceksiniz.
Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler xvii İletişim Kutularında Gezinmek Windows XP yüklü bir bilgisayarda, bazı alıştırmalarda kullanacağınız iletişim kutuları bu kitapta gösterilenlerden hem görsel hem de işlevsel olarak farklıdır. Bu iletişim kutuları, belirli bir konuma gitmek için kullandığınız iletişim kutuları gibi, Access ve işletim sistemi arasında arabirim olarak çalışan iletişim kutularıdır. Örneğin aşağıda Windows Vista ve Windows XP de çalışan Access 2007 deki Aç iletişim kutuları gösterilmiştir. Windows XP sürümü Windows Vista sürümü Windows Vista da Bölüm01 klasörüne gitmek için: Ü Sık Kullanılan Bağlantılar bölmesinde Belgeler i Sağdaki klasör içeriği bölmesinde sırayla MSP, AA_Access2007 ve Bölüm01 i çift Windows Vista da AA_Access2007 klasörüne geri dönmek için: Geri Ü İletişim kutusunun sol üst köşesindeki Geri düğmesini Windows XP de Bölüm01 klasörüne gitmek için: Ü Yerler çubuğunda Belgelerim i Sağdaki klasör içeriği bölmesinde sırasıyla MSP, AA_Access2007 ve Bölüm01 i çift Windows XP de AA_Access2007 klasörüne geri dönmek için: Bir Düzey Yurakı Ü Araç çubuğunda Bir Düzey Yukarı düğmesini
Microsoft İş Sertifikası Programı Günümüz iş dünyasında masaüstü bilgisayar kullanımında yeterli olabilmek gittikçe önemli hale gelmektedir. Bunun sonucu olarak personeli sınarken, işe alırken ve eğitirken iş güçlerindeki rekabeti sağlamaları açısından teknoloji sertifikalarının tarafsızlığına ve tutarlılığına güvenen işveren sayısı artmaktadır. Personel veya iş arayan birisi olarak teknoloji sertifikasını başarılı olmanız için gereken becerilere zaten sahip olduğunuzu kanıtlamak için kullanabilir, şimdiki ve gelecekteki işverenlerinizi sizi eğitecek yükten ve masraftan kurtarmış olursunuz. Microsoft İş Sertifikası programı personelin Windows Vista ve Microsoft Office 2007 becerilerinin doğrulanmasına yardım etmek üzere tasarlanmıştır. Sertifika almak için iki yol vardır: l Bir Microsoft Certified Application Specialist (MCAS) (Microsoft Sertifikalı Uygulama Uzmanı) Windows Vista veya Microsoft Office 2007 paketiyle ilgili becerileri Windows Vista veya Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft PowerPoint 2007, Microsoft Office Outlook 2007 ve Microsoft Access 2007 yi de içine alacak şekilde bir veya birden fazla Microsoft Office 2007 programında sertifika sınavı vererek uluslararası standartta göstermiş olan kişidir. l Bir Microsoft Certified Application Professional (MCAP) (Microsoft Sertifikalı Uygulama Profesyoneli) Microsoft Office 2007 ve Microsoft SharePoint ürünleri ve teknolojileri bilgisini bir sonraki düzeye çıkarmış, Bütçe Analizi ve Öngörüsü veya İçerik Yönetimi ve İşbirliği gibi işle ilgili işlevlerin yerine getirilmesinde Office paketinin katılımcı gücünü kullanabildiğini bir sertifika sınavıyla göstermiş kişidir. Sertifikaya hak kazandıktan sonra kartvizitinizde ve diğer kişisel tanıtım belgelerinizde MCAS veya MCAP logosunu uygun sertifika ismiyle birlikte kullanabilirsiniz. Bu logo sertifika almak için gerekli olan uygulama ve çapraz uygulama becerilerine sahip olduğunuzu gösterir. xix
xx Microsoft İş Sertifikası Programı Bir Sertifika Yolunun Seçilmesi İzlemek istediğiniz bir Microsoft İş Sertifikası yolunu seçerken aşağıdakileri değerlendirmeniz gerekmektedir: l Aşina olduğunuz program ve program sürümü veya sürümleri l Program için harcadığınız zaman l Söz konusu programın kullanımında resmi veya resmi olmayan eğitim alıp almadığınız MCAS düzeyi sertifika almak isteyen adaylardan bir belgenin veya elektronik tablonun biçimlendirilmesi gibi geniş kapsamlı standart iş görevlerini başarıyla tamamlaması beklenmektedir. Başarılı olan adaylar Windows Vista veya belirli Office programında resmi olan, okutman rehberliğinde alınan eğitim veya MCAP onaylı gereçler kullanarak kendi kendine yapılan çalışma dahil genelde altı ayla bir veya bir yıldan fazla deneyim sahibi olurlar. Microsoft Sertifikalı Microsoft Office Access 2007 Uygulama Uzmanı Olmak Her bir MCAS ve MCAP sertifika sınavı Windows Vista ve Office 2007 programlarının işyerinde nasıl kullanıldığı üzerine yapılan çalışmalardan türetilen bir sınav beceri standardı kümesi kullanılarak geliştirilmiştir. Bu beceri standartları her bir sınavın kapsamını belirlediğinden size sertifika için yapacağınız hazırlıklar hakkında önemli bilgiler verir. Microsoft Access 2007 Microsoft Sertifikalı Uzmanı olmak için aşağıdaki altı alanda yeterlilik göstermeniz gerekmektedir: l Veritabanının yapılandırılması. Bir veritabanı için uygun olan tablo, alan ve veri türlerini tanımlayabilmeli; tablo ilişkilerini oluşturabilmeli, değiştirebilmeli ve yazdırabilmeli; birincil anahtarları kaldırabilmeli ve bir veritabanını bölebilmelisiniz. l Veritabanı öğelerinin oluşturulması ve biçimlendirilmesi. Sıfırdan ve bir şablondan veritabanı oluşturma becerisini gösterebilmeli; tabloları oluşturabilmeli; değiştirebilmeli, yeniden adlandırabilmeli, özetleyebilmeli ve çeşitli, form ve raporları oluşturabilmeli ve değiştirebilmelisiniz.
Microsoft İş Sertifikası Programı xxi l Verilerin girilmesi ve değiştirilmesi. Kayıtları girme, düzenleme, silme ve kayıtlar arasında geçiş yapma; verileri bulma ve değiştirme; kayıtlara belge iliştirme; dışarıdan veri alma veya dış verilerle bağlantı kurma becerisini göstermelisiniz. l Sorguların oluşturulması ve değiştirilmesi. Bir veya birden çok tabloya dayanan çeşitli sorgular oluşturma; sorgulara tablo ekleme veya sorgulardan tablo kaldırma; ölçüt, birleşim, hesaplanmış alanlar, diğer adlar ekleme; toplam, ortalama, en az, en fazla ve sayma sorgusu oluşturma becerisini göstermelisiniz. l Verilerin sunulması ve paylaşılması. Tablo, sorgu, rapor ve formlardaki verileri sıralama ve süzme; grafik oluşturma ve değiştirme; tablo ve sorgulardan veri alma; veritabanı nesnelerini başka dosya türü olarak kaydetme ve veritabanı nesnelerini yazdırma becerisini göstermelisiniz. l Veritabanı yönetimi ve bakımı. Bir veritabanını yedekleme, sıkıştırma ve onarma, parola kullanarak şifreleme; veritabanı seçeneklerini ve özelliklerini ayarlama; nesne bağımlılığını tanımlama; veritabanı bilgilerini yazdırma ve tablo bağlantılarını sıfırlama veya yenileme becerilerini göstermelisiniz. Microsoft İş Sertifikası Sınavına Giriş Windows Vista ve Office 2007 programları için MCAS ve MCAP sertifika sınavları performansa dayalı sınavlardır ve Windows Vista işletim sistemi veya Office sistem paketi içindeki bir veya birden fazla programa ait etkileşimli simülasyon (sayısal bir model) kullanarak işle ilgili görevleri tamamlamanızı gerektirmektedir. Testle İlgili İpuçları l Her soruda verilen yönergeleri tamamıyla ve doğru olarak izleyin. l İstenen bilgileri yönergelerde gösterildiği şekilde ama aksi özellikle belirtilmediği sürece biçimlendirmeyi yapmadan girin. Örneğin, girmeniz istenen metin ve değerler yönergelerde koyu ve altı çizili (örneğin metin) gösterilebilir ama sizin bilgileri bu biçimleri uygulamadan girmeniz gerekmektedir. l Aksi belirtilmediği sürece, bir sonraki sınav sorusuna geçmeden önce bütün iletişim kutularını kapatın. l Aksi belirtilmediği sürece bir sonraki soruya geçmeden önce görev bölmelerini kapatmayın. l Bir belgeyi, elektronik tabloyu, grafiği, raporu veya slaytı yazdırmanız istenirse görevi yerine getirin ama gerçekte hiçbir şeyin yazdırılmayacağını bilin.
xxii Microsoft İş Sertifikası Programı l Fazladan tuş vuruşları ve fare tıklamaları için endişe etmeyin. İşiniz sonuçlarına göre puanlanacaktır, o sonuca ulaşmak için kullandığınız yönteme (yönergelerde belirli bir yöntem belirtilmediği sürece) ve soruyu tamamlama sürenize göre değil. l Sınav sırasında bilgisayarınızda bir sorun olursa (örneğin sınav yanıt vermezse ve fare işlevini görmezse) veya bir elektrik kesintisi olursa hemen bir test merkezi yöneticisine başvurun. Yönetici bilgisayarı yeniden başlatacak ve sınavı kesintinin olduğu yere puanınıza dokunmadan geri döndürecektir. Sertifika Sınav sonunda test merkezi yöneticisi aracılığıyla yazdırabileceğiniz bir sonuç raporu alacaksınız. Puanınız geçme notuyla (gereken en az puan) aynıysa veya bu notun üzerindeyse size yaklaşık 14 gün içerisinde bir sertifika postalanacaktır. Daha Fazla Bilgi Microsoft Sertifikalı Uygulama Uzmanı sınavları ve eğitim yazılımı hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki adresi ziyaret edin: www.microsoft.com/learning/mcp/mcas/ Microsoft Sertifikalı Uygulama Profesyoneli sınavları ve eğitim yazılımı hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki adresi ziyaret edin: www.microsoft.com/learning/mcp/mcap/