MAKİNA VE KİMYA ENDÜSTRİSİ KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TANITIM FAALİYETLERİ ve ORGANİZASYONLARI YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, İlkeler ve Esaslar Amaç Madde 1- Bu Yönergenin amacı, Teşekkül merkez ve taşra teşkilatları ile üretimlerinin tanıtılarak ürünlerin satış imkanlarının arttırılması için yurtiçi/yurtdışında düzenlenen tanıtım organizasyonlarına katılım sağlanmasında veya Kurum tarafından gerçekleştirilen faaliyetlerde uyulacak esas, usul ve işlemleri belirlemek, ayrıca ilgili birim ve personelin görev, yetki ve sorumluluklarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge hükümleri Kurumun katılacağı yurtiçi/yurtdışı tanıtım organizasyonları ile Kurum tarafından gerçekleştirilecek faaliyetlerde merkez ve taşra teşkilatları ile üretimlerinin tanıtım çalışmalarını ve ilgili birim ile personelin görev yetki ve sorumluluklarını kapsar. Dayanak Madde 3- Bu Yönerge, 233 Sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ile 399 Sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Personel Rejiminin Düzenlenmesi ve 233 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin Bazı Maddelerinin Yürürlükten Kaldırılmasına Dair Kanun Hükmünde Kararname ve Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Ana Statüsüne dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4 - Bu Yönergede geçen kavramlardan; a) MKE/Kurum/Teşekkül: Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatlarını, b) Yönetim Kurulu: Teşekkül Yönetim Kurulunu, c) Genel Müdür: Teşekkül Genel Müdürünü, d) Merkez Teşkilatı: Teşekkül merkezindeki birimleri, e) Taşra Teşkilatı: Teşekkül merkezi dışındaki işletme/fabrika müdürlükleri ile Bölge Müdürlüğünü, f) Birim: Belirli hizmetleri bünyesinde toplayıp yürüten ve/veya uygulayan teknik ve idari ihtisas bölümlerini, g) Genel Müdür Yardımcısı: Pazarlama ve İhracat Dairesi Başkanlığının bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısını, h) Başkanlık : Pazarlama ve İhracat Dairesi Başkanlığını, ı) Tanıtım Organizasyonu : Tanıtım amacıyla düzenlenen fuar, sergi ve diğer organizasyonları, i) Fuar : Kurumun ürettiği, ticaretini yaptığı ürün ve hizmetlerin, ortaya koyabileceği işbirliği imkanlarının, gerçekleştirdiği teknolojik gelişmelerin ve yeniliklerin sergilendiği, ulusal / uluslararası düzeyde bilgi alışverişi, teknik işbirliği ve geleceğe yönelik ticari ilişki kurulması ve geliştirilmesi olanaklarının sağlandığı, belirli bir kuruluş tarafından düzenlenen, tarihi ve süresi önceden duyurulan, yurtiçi / yurtdışında gerçekleştirilen organizasyonları, j) Sergi : Yurtiçi / yurtdışında, belirli bir kuruluş tarafından veya özel/tüzel kişilerin teşhir ve ticari amaçlı olarak düzenledikleri açık veya kapalı mekanları, 1
k) Diğer Organizasyonlar: Teşekkül ve birimlerinin tanıtılması amacıyla katılım sağlanacak, fuar ve sergi dışındaki yurtiçi/yurtdışında düzenlenen her türlü organizasyon ile Kurum tarafından gerçekleştirilecek diğer faaliyetleri, l) Daimi Teşhir Vitrini : Kurum birimlerinin üretim ve hizmetlerini tanıtmak amacıyla Genelkurmay Başkanlığı, Milli Savunma Bakanlığı, Kuvvet Komutanlıkları, askeri okullar, kuruluşlar ile üniversite, yüksekokul ve akademilerin ilgili bölüm ve binalarında, Başkanlık tarafından düzenlenen kapalı mekanları, m) Pavyon : Fuar veya sergi alanı içerisinde çeşitli ülkelere veya ülkelerin kuruluşlarına ayrılmış sergileme ve stand kurma için elverişli kapalı ve açık mekanları, n) Stand : Teşhir edilecek ürünlerin pavyonlarda, reyon veya pano üzerinde sabit olarak sergilenmesini, o) Reklam : Kurum birimlerinin kamuoyunda olumlu imaj oluşturmaları ve sürdürmeleri, satışların artırılması, mevcut ve muhtemel alıcıların üretilen mal ve hizmetler konusunda bilgi sahibi olmaları, alıcıların ürünleri satın alma, Kurum ile ticaret yapma ihtiyacı duymalarını sağlamak amaçlarıyla birimlerin faaliyet konuları ile ürettikleri mal ve hizmetlerin sürekli veya devresel olarak yazılı, işitsel ve görsel medya ile diğer ortamlarda duyurulmasını, ö) Tanıtım Malzemesi : Üretilen ürünlerin ve hizmetlerin, sahip oldukları teknik ve ticari özelliklerinin tanıtılmasına yönelik her türlü basılı, görsel/işitsel ve promosyon malzemelerini, p) Ofis: Yurtdışında, müşterilerle görüşmeler yapabilmek ve satışa yönelik hertürlü faaliyeti gerçekleştirmek amacıyla kiralanan, büro malzemeleri, gerekli ekipman ve donanıma sahip yeri, ifade eder. İlkeler Madde 5- Kurum birimlerinin ve üretimlerinin tanıtılması amacıyla yürütülecek tüm faaliyetlerin en etkin ve ekonomik yöntemlerle yapılmasını sağlamaktır. Sorumluluk, kontrol ve rapor verme esasları Madde 6- Bu Yönerge hükümlerinin uygulanmasından tüm birim amirleri, uygulamanın izlenmesinden ise Pazarlama ve İhracat Dairesi Başkanlığı sorumludur. Yönerge hükümlerinin gereğince uygulanıp uygulanmadığı, Teftiş Kurulu Başkanlığınca denetlenir ve gerektiğinde Genel Müdüre sunulmak üzere rapor düzenlenir. Değişiklik esasları Madde 7- Bu Yönergede, mevzuattaki değişiklikler, teknik gelişmeler, uygulamada ortaya çıkan noksanlıklar ve ihtiyaçlar gözönüne alınarak, Müfettişler ile uygulamadan sorumlu Daire Başkanlığının Yönergenin geliştirilmesine yönelik raporlandırılmış teklifleri üzerine, Personel ve Organizasyon Dairesi Başkanlığı tarafından gerekli değişiklik işlemleri yerine getirilir. Dağıtım ve kullanma esasları Madde 8- Bu Yönerge gizli olmayıp, Teşekkül birimlerine dağıtılır. 2
İKİNCİ BÖLÜM Özel Hükümler Tanıtım Organizasyonları Tanıtım organizasyonlarına katılma kararı Madde 9- Başkanlığın inceleme ve araştırmaları ile işletme/fabrikalarımızın talepleri değerlendirilerek, varılacak sonuca göre katılım sağlanmasında yarar görülen organizasyonlardan; a) Yurtdışında düzenlenecek tanıtım organizasyonları ile yurtiçinde iki yılda bir düzenlenen IDEF-Uluslararası Savunma Sanayi Havacılık ve Denizcilik Fuarına Yönetim Kurulunun Kararı ile katılım sağlanır. b) Yurtiçinde düzenlenecek tanıtım organizasyonlarına; Genel Müdür ve/veya ilgili Genel Müdür Yardımcısı nın onayı ile katılınır.yönetim Kuruluna bilgi arz edilir. c) Gerekli görülen yerlerde Daimi Teşhir Vitrini kurulması ve kaldırılması için Genel Müdür onayı alınır. d) Daha önceden kurulmuş olan Daimi Teşhir Vitrin lerinin bakım, revize ve yenilenmesi işlemlerinin yapılması için Başkanlık onayı alınır. e) Yönetim Kurulu Kararı ve Genel Müdür Olur larına ilişkin işlemler, Başkanlık tarafından yerine getirilir. Tanıtım organizasyonları öncesi hazırlıklar Madde 10- Katılma kararı veya onayı alındıktan sonra yurtiçi/yurtdışında iştirak edilecek tanıtım organizasyonlarının açılmasından önce Başkanlık tarafından; a) Sergilenecek ürünler ve duyurulacak hizmetler belirlenir. b) Sergilenecek ürünlerin nasıl tedarik edileceği, hazırlanacağı, ambalajlanacağı, tanıtım organizasyonu alanına ne şekilde ulaştırılacağı, uygun bir süre verilerek ilgili birimlere bildirilir. c) Sergilenecek ürünler, duyurulacak hizmetler ve bunların tanıtımına ilişkin basılı ve görsel/işitsel malzeme, promosyon ve diğer dokümanlar belirlenir ve yaptırılır. d) Düzenlenecek tanıtım organizasyonlarına katılım için gerekli başvuru işlemleri ile katılım ücreti, pavyon veya stand düzenleme, nakliye ve diğer masrafların ödemesi yapılır. e) Tanıtım organizasyonlarının düzenlenmesi ve yönetiminde görevlendirilecek personel saptanır. f) Personelin görevlendirilmesi ve seyahati ile ilgili işlemler gerçekleştirilir. g) İhracat ve işbirliği imkanlarının araştırılması amacıyla, potansiyel müşterilere ulaşmak, Kurum temsilcileri ve müşterilerle gerekli görüşmelerin yapılmasını sağlamak için geçici süreyle ofis kiralama işlemine başlanır. h) Yukarıda sıralanan işlemlerin yanı sıra, tanıtım organizasyonunun özelliğine göre gerekli görülecek diğer işlemler yapılır veya yaptırılır. ı) Teşekkül veya birimlerin katılacakları yurtiçi/yurtdışında düzenlenecek tanıtım organizasyonları için yapılacak harcamalar ile ilgili olarak, Bakanlar Kurulunca ihracatı teşvik tedbirleri kapsamında alınmış Kararlar ve diğer mevzuat çerçevesinde Devletçe sağlanan yardım ve desteklerden yararlanılabilmesi için, dış mevzuat yakından izlenir. Bu doğrultuda, iç mevzuatta yapılması gerekli görülen değişiklikler teklif edilir. Yardım ve desteklerden yararlanılabilmesi için gerekli tüm işlemler yerine getirilir. Tanıtım organizasyonlarına katılım ve stand düzenlenmesi Madde 11- Katılınacak tanıtım organizasyonlarında pavyon veya stand düzenlenmesi ve dekorasyonu ile ilgili bütün işlemler ve kontroller Başkanlıkça yürütülür. 3
Tanıtım organizasyonlarında görevlendirilecek personel ve sorumlulukları Madde 12- Tanıtım organizasyonlarında görevlendirilecek personel ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir. a) Yurtdışı tanıtım organizasyonlarında, Kurum birimlerinin faaliyet konularını, ürettikleri mal ve hizmetler ile teknik ve ticari imkanlarını her yönüyle iyi bilen ve bunları uluslararası dillerden biri ve /veya tanıtım organizasyonunun düzenlendiği ülkenin lisanı ile en iyi şekilde ifade edebilecek, ulusal ve uluslararası pazarlama ve satış teknikleri konularında deneyimli ve sunum yeteneği bulunan Merkez ve/veya Taşra Teşkilatından elemanlar görevlendirilir. b) Görevlendirilen elemanlar, düzenlenecek yurtdışı tanıtım organizasyonlarında Başkanlıktan alacakları talimat doğrultusunda gerekeni yaparlar ve görevlendirildikleri tanıtım organizasyonunun sona ermesini izleyen bir ay içerisinde, organizasyona ilişkin görgü, bilgi ve daha sonra düzenlenecek tanıtım organizasyonlarında gözönünde tutulmasında yarar gördükleri konuları raporlandırırlar. Tanıtım organizasyonu harcamaları Madde 13- Tanıtım organizasyonu harcamaları aşağıda belirtildiği gibi yapılır. a) Yurtiçi/yurtdışında katılınacak olan tanıtım organizasyonlarının hazırlık aşamasında, devamında ve sona erdikten sonra ortaya çıkacak, düzenleme, montaj-demontaj, tahmil, tahliye, nakliye, geçici ofis kiralanması, araç kiralanması, vip araç kiralama, personel taşıması, temizlik hizmeti gibi diğer ihtiyaçlar için gerekli masraflar ile tanıtım organizasyonlarını ziyarete gelen askeri ve sivil erkana yapılacak izaz ve ikramlar, ayrıca temsilci firma yetkilileri ve misafirlerin yurtiçi konaklama harcamalarının karşılanabilmesi amacı ile Genel Müdür, ilgili Genel Müdür Yardımcıları, Pazarlama ve İhracat Dairesi Başkanı, ilgili Başkan Yardımcısı ve Pazar Araştırma ve Tanıtım Şube Müdürlüğünün yababilecekleri harcamalar, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununda belirlenen yetki limitleri çerçevesinde Olur'lanır, gerçekleştirilir, denetlenir ve görevin bitiminde belgeleri ile birlikte Mali İşler Dairesi Başkanlığına iletilerek alınan avansların varsa bakiyeleri iade edilir. Ürünlerin ve tanıtım malzemelerinin hazırlanması Madde 14- Tanıtım organizasyonlarında teşhir edilmesi kararlaştırılan ürünler ve tanıtım malzemelerinin cinsleri, miktarları, boyutları ve nitelikleri, ne şekilde hazırlanıp etiketlenecekleri, ambalajlamanın şekli ve özelliği, ambalajlanmış malzemelere ait koli listelerinin ne şekilde hazırlanıp, nerede bulundurulacağı Başkanlık tarafından, üretici işletme/fabrikalara bildirilir. Ürünlerin ve tanıtım malzemelerinin ihraç ve ithali Madde 15- Kamu kuruluşlarının koordinasyonunda veya Kurum olarak katılınacak, yurtdışı tanıtım organizasyonlarında sergilenecek olan ürünlerin ve tanıtım malzemelerinin bedelli veya bedelsiz şekilde yurtdışına gönderilmesi ve geri getirilmesi işlemleri, dış ticaret mevzuatındaki ilgili hükümler çerçevesinde Başkanlık tarafından gerçekleştirilir. Ürünlerin ve tanıtım malzemelerinin nakli Madde 16- Sergilenecek ürünlerin ve tanıtım malzemelerinin nakli aşağıda belirtildiği gibi yapılır. a) Yurtiçinde düzenlenecek tanıtım organizasyonlarında sergilenecek ürünleri ve tanıtım malzemelerinin tanıtım organizasyonu alanına gönderilmesini Başkanlık koordine eder. Bu bağlamda üretici birimlere sergilenmesini istedikleri ürünlerin ve tanıtım malzemelerinin, hangi tarihte, tanıtım organizasyonu alanında bulundurulacağı, uygun bir zamanda bildirilir. b) Tanıtım koşullarına göre aşağıda belirtilen uygulamalardan biri gerçekleştirilir: 4
1) Sergilenmesi istenilen ürünler ve tanıtım malzemeleri, üretici işletme/fabrikalar tarafından doğrudan tanıtım organizasyonu alanına gönderilir. 2) Sergilenmesi istenen ürünler ve tanıtım malzemeleri Genel Müdürlük merkezinde toplanarak tanıtım organizasyonu alanına gönderilir. Bu durumda, sergilenecek mal ve tanıtım malzemelerin Genel Müdürlüğe nakli üretici fabrika/işletme sorumluluğundadır. c) Yurtiçi tanıtım organizasyonlarında teşhir edilecek ürünlerin ve tanıtım malzemelerinin tanıtım organizasyonu alanına nakledilmesinde öncelikle teşekkül imkanlarından yararlanılır. Bunun mümkün olamadığı durumlarda nakliye hizmeti satın alınır. d) Yurtdışı tanıtım organizasyonlarında teşhir edilecek ürünlerin ve tanıtım malzemelerinin tanıtım organizasyonunun düzenlendiği ülkeye nakliyesi, tanıtım organizasyonunu düzenleyen kuruluş tarafından yapılacaksa bu firmaya veya bunun Türkiye deki temsilcisine yaptırılır, aksi takdirde nakliye hizmeti satın alınır. Ürünlerin ve tanıtım malzemelerinin sigorta ettirilmesi Madde 17- Sergilenecek ürünlerin ve tanıtım malzemelerinin sigorta ettirilmesi işlemleri aşağıda belirtilmiştir. a) Tanıtım organizasyonu alanına gidiş ve dönüş tarihleri itibariyle, teşhir edilecek ürünlerin, satış fiyatları, tanıtım malzemelerinin yerine koyma bedelleri üzerinden olası tüm riskleri kapsayacak şekilde sigorta ettirilmesi esastır. b) Sergilenecek ürünlerin ve tanıtım malzemelerinin tanıtım organizasyonu mahalline gidiş ve dönüş nakliyesi üretici işletme/fabrikalar tarafından yapılacak ise, sigorta işlemlerinin yukarıdaki fıkrada belirtilen çerçevede Başkanlık tarafından yaptırılır. c) Sigorta işlemlerinin zamanında ve aksaksız yürütülebilmesi için sergilenecek ürünlerın satış fiyatlarını, tanıtım malzemelerinin yerine koyma bedellerini gösteren listeler, ürünler ve malzemeler tanıtım organizasyonu alanına gönderilmeden önce Başkanlıkça ilgili işletme/fabrikalardan talep ve temin edilir. Yurtdışı tanıtım organizasyonlarında Türk Standı oluşturulması Madde 18- Genelkurmay Başkanlığı, Milli Savunma Bakanlığı, Savunma Sanayi Müsteşarlığı, Savunma Sanayii İmalatçılar Derneği ve benzeri kuruluşların koordinasyonunda iştirak edilmesi ve katılımcı firma veya kuruluşlarla birlikte Türk Standı oluşturulmasına karar verilen tanıtım organizasyonlarında, sergilenecek ürünlerin ve stand malzemelerinin temini, düzenlenmesi, nakliyesi, sigortası ihraç veya ithali ile yapılacak diğer çalışmalarda katılımcı kuruluşlarla birlikte hareket edilebilir. Tanıtım organizasyonu sonrası işlemler Madde 19- Tanıtım organizasyonunun sona ermesinden sonra pavyon veya standın toplanması ve kapatılması ve ürünlerin yurda ve/veya Kuruma, işletme/fabrikalara geri gönderilmesi ile ilgili işlemler Başkanlıkça yürütülür. Daimi teşhir vitrini Madde 20- Daimi teşhir vitrinlerinin oluşturulması, bakımı, revizyonu, güncellenmesi ile ilgili bütün işlemler, kontroller ve bunlara ait harcamalar Başkanlıkça yürütülür. 5
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Son Hükümler Yürürlükten Kaldırılan Mevzuat, Yürürlük, Yürütme Yürürlükten kaldırılan mevzuat Madde 21- Yönetim Kurulunun 30/11/2004 tarih ve 336 sayılı Kararı ile kabul edilerek yürürlüğe konulan Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Genel Müdürlüğü Tanıtım Faaliyetleri ve Organizasyonları Yönetmeliği 07/03/2005 tarih ve 60 sayılı Yönetim Kurulu Kararı ile yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlük Madde 22- Bu Yönerge, 08/03/2005 tarihli Makam Olur u ile yürürlüğe girer. Yürütme Madde 23- Bu Yönerge hükümlerini Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Genel Müdürü yürütür. 6