ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI EL KİTABI

Transkript

1 ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI EL KİTABI Erzurum Ticaret ve Sanayi Odası, Anadolu da kurulan en eski meslek kuruluşlarındandır. Resmi kuruluş tarihi 1919 olarak belirlenmesine rağmen, ilk kuruluş çalışmaları 1838 yılında yayınlanan kanuna dayanmaktadır. Tanzimat döneminde, 2. Abdülhamit in emri ile tarım, sanayi ve ticaretin geliştirilmesi amacıyla ilk olarak idari ve hukuksal düzenlemelere girişildi. Meclis-i ziraat ve sanayi(1838), ıslah-ı sanayi komisyonu(1865), meclis-i ticaret ve ziraat ülkenin tarım, sanayi ve ticari alanlarda güçlendirilmesi için gerekli olan önerileri üretmek gibi işlevlerle yükümlüydüler yılında çıkarılan bir emirnamede İstanbul, Konya, Selanik, İzmir, Beyrut, Trabzon, Erzurum, Adana, Ankara, Edirne, Bursa, Rodos, Midilli, Sakız, Limni. Yanya, şehirlerinde meclis-i ticaret ve ziraat kurulmasına karar verilmiştir. Çıkan emirnameye istinaden ilk olarak 1880 yılında Dersaadet Ticaret Odası ismi ile İstanbul ticaret odası, 1882 yılında ise Konya ve İzmir ticaret odaları kurulmuştur. 31 Mayıs 1910 yılında çıkan nizammane ile meclis i ticaret ve ziraat yerine ziraat çıkarılarak ticaret ve sanayi odalarının kurulmasına karar verildi. Böylelikle kurulan dersaadet ticaret odası, İstanbul ticaret ve sanayi odası olarak işlevine devam etmiştir. Erzurum ticaret ve sanayi odası kuruluş çalışmaları 1910 yılında ki nizannameye göre başlamış, resmi kuruluş ise 1919 olarak belirlenmiştir. Bilinen ilk Erzurum Ticaret ve Sanayi Odası başkanı Tevfik Alyanak tır. Odamız tarafından hazırlanan bu el kitabında Odamız Meclis, Yönetim Kurulu, Komiteleri ve Personelinin görev ve sorumlulukları, personelin yapmış olduğu işlemler ve bu işlemlere ait detaylı bilgiler yer almaktadır. Faydalı olması dileğiyle Lütfü YÜCELİK ETSO Yönetim Kurulu Başkanı ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI 1

2 2 ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI Düzenleyen: Hakan İNANLI

3 E.T.S.O. ORGANİZASYON ŞEMASI MECLİS YÖNETİM KURULU DANIŞMALAR GENEL SEKRETERLİK ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ GENEL SEKRETER YRD. KALİTE GELİŞTİRME SİCİL MEMURLUĞU YARDIMCI HİZMETLER BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER MUHASEBE VEZNE BİLGİ İŞLEM SANAYİ VE TİCARET ŞEFLİĞİ MUAMELAT AB VE DIŞ İLİŞKİLER İŞ VE ENDÜSTRİ İLİŞKİLERİ ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI 3

4 SİCİL SIRA HİZMETİN ADI İSTENİLEN BELGELER HİZMET BİRİMİ 1 TEK KAYIT KURULUŞ Dilekçe İkametgah adet İmza Sirküsü adet Tescil (unvan) Talepnamesi 3 adet İşyeri tapu fotokopisi veya kira sözleşmesi adet Esnaf Siciline kayıltlı olmadığına dair yazı Fotoğraf adet (2 Adet) Vergi Levhası Fotokopisi adet Harç ve İlan Makbuzu TİCARET SİCİLİ ŞİRKET KURULUŞU Dilekçe Ana Sözleşme 4 adet Ortakların Kimlik Fot. 4 adet Ortakların İkam. 4 adet 29. Mad. Taah. 2 adet Çıraklık Taah. adet İşyeri tapu-kira Söz.Fot. 3 adet Şirket Kur.Bild. Formu 3 adet Ortak. 2' şer Fotoğrafları TİCARET SİCİLİ 4 ŞUBE SİCİLİ Dilekçe Ana Sözleşme 4 adet Ortakların Kimlik Fot. 4 adet Ortakların İkam. 4 adet 29. Mad. Taah. 2 adet Çıraklık Taah. 2 adet İşyeri Tapu-Kira Söz.Fot. 3 adet Şirket Kur.Bild. Formu 3 adet Ortak. 2' şer Fotoğrafları TİCARET SİCİLİ 4 ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI

5 SİCİL SIRA HİZMETİN ADI İSTENİLEN BELGELER HİZMET BİRİMİ 4 KOOPERATİF Dilekçe Ana Sözleşme 3 adet Ana Sözleşme Özeti (T.Kalk.Koop.) 3 adet Ort. Nüfus Cüzdan Fot. 4 adet Ort. İkâmetgahları 4 adet Tescil Talepnamesi 3 adet Taahhütname 29. Maddeye göre 2 adet Kuruluş Bilg. Formu 3 adet Harç ve İlan Makbuzu TİCARET SİCİLİ ANONİM ŞİRKET 5 ÜNVAN DEĞİŞİKLİĞİ Dilekçe Genel Kurul Takımı Genel Kurul Top. Tutanakları Noter Onaylı Tadil Tasarısı Taahhütname 25. Madde Yön.Kur.Karar Sureti Harç ve İlan Makbuzu TİCARET SİCİLİ LİMİTED ŞİRKET ŞİRKET 6 ÜNVAN DEĞİŞİKLİĞİ Dilekçe Ortaklar Kurulu Karar Sureti Tadil Tasarısı Taahhütname 29. Maddeye Göre Harç ve İlan Makbuzu TİCARET SİCİLİ LİMİTED ŞİRKET ADRES DEĞİŞİKLİĞİ Dilekçe Ortaklar Kurulu Karar Sureti Tadil Tasarısı 29. Maddeye Göre Taahhütname Harç ve İlan Makbuzu TİCARET SİCİLİ ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI 5

6 SİCİL SIRA HİZMETİN ADI İSTENİLEN BELGELER HİZMET BİRİMİ ANONİM ŞİRKET 9 YETKİ DEĞİŞİKLİĞİ Dilekçe Genel Kurul Takımı Genel Kurul Top. Tutanakları Noter Onaylı İmza Tescil Talepnamesi İmza Sirküsü Nüfus Cüzdan Fotokopisi İkâmetgah Yön.Kurulu Karar Sureti Harç ve İlan Makbuzları TİCARET SİCİLİ LİMİTED ŞİRKET 9 YETKİ DEĞİŞİKLİĞİ Dilekçe Ortaklar Kurulu Karar Sureti Tescil Talepnamesi İmza Sirküsü Nüfus Cüzdan Fotokopisi Harç ve İlan Makbuzu İkâmetgah TİCARET SİCİLİ ANONİM ŞİRKET 12 ŞUBE KAPANIŞI Yönetim Kurulu Sureti Dilekçe Makbuzlar TİCARET SİCİLİ LİMİTED ŞİRKET 13 ŞUBE KAPANIŞI Ortaklar Kurulu Karar Sureti Noter Onaylı Dilekçe Makbuzlar TİCARET SİCİLİ 6 ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI

7 SİCİL SIRA HİZMETİN ADI İSTENİLEN BELGELER HİZMET BİRİMİ 14 HİSSE DURUM BELGSİ Oda Üyesi Olmak Yeterli TİCARET SİCİLİ GAZETE MH. BELGE FAALİYET BELGESİ İHALE DURUM BELGESİ Maliye Harç Makbuzu TİCARET SİCİLİ 16 RESMİ YAZIŞMALAR Resmi Yazı TİCARET SİCİLİ 17 SİCİL TASDİKNAMESİ TİCARET SİCİLİ 18 KALFALIK USTALIK BELGESİ TİCARET SİCİLİ Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmması veya yukarıdaki tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda ilk müracat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz. HİZMETİN ADI İLK MÜRACAT YERİ İKİNCİ MÜRACAT YERİ Sicil Bölümünce Sunulan Hizmetler Ticaret Sicili Memuru Hakan İNANLI Tlf: Fax: e-posta: Erzurum Ticaret ve Sanayi Odası Cemal Gürsel Cd. No: 1 Havuzbaşı / Erzurum Genel Sekreter Abdulkadir UNGAN Tlf: Fax: e-posta: abdulkadir.ungan@erzurumtsd.tobb.org.tr Erzurum Ticaret ve Sanayi Odası Cemal Gürsel Cd. No: 1 Havuzbaşı / Erzurum ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI 7

8 MUHASEBE / BİLGİ İŞLEM SIRA HİZMETİN ADI İSTENİLEN BELGELER HİZMET BİRİMİ 1 FATURA ÖDEME Fatura Kaşe Kimlik Fotokopisi Banka Hesap Numarası MUHASEBE İş Makinesinin Tescili İçin Odaya Yazılan Dilekçe İş Makinesi Sahiplik Belgesi a- Sıfır Araçlar İçin - Fatura - Gümrük Giriş Beyannamesi - Gümrük Vergisinin Ödendiğine Dair Makbuz - Makineye Ait Teknik Belge 2 İŞ MAKİNASI TESCİLİ b- İkinci El Araçlar İçin - Noter Satış Senedi - Eski Ruhsat MUHASEBE Veraset İlanı İş makinesi üzerinde tadilat yapılmış ise bu tadilatı yapan firmanın faturası ile firmaca hazırlanmış ve onaylanmış tadilat projesi Yukarıdaki belgelerin ibraz edilmemesi durumunda mahkemeden alınacak sahiplik belgesi imza sirküleri veya vekaletname Firmalar için kaşe 3 TİCARİ İKAMETGAH BELGESİ YERLİ MALI BELGESİ 1 Adet Ticaret İkâmetgah Belgesi 1 Adet Yerli Malı Belgesi MUHASEBE 8 ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI

9 MUHASEBE / BİLGİ İŞLEM SIRA HİZMETİN ADI İSTENİLEN BELGELER HİZMET BİRİMİ 3 ÇIRAKLIK KAYIT 3 Adet Çıraklık Belgesi MUHASEBE YERLİ İSTEKLİ BELGESİ 1 Adet Yerli Malı Belgesi 4 İHALE DURUM BELGESİ (G BENDİ) 1 Adet Yerli İstekli Belgesi 1 Adet İhale Durum Belgesi BİLGİ İŞLEM ODA KAYIT SURETİ 1 Adet Oda Kayıt Sureti 5 GAZETE TASDİKİ ÜYE KİMLİĞİ 1 Adet Gazete Fot. Tasdiki 1 Adet Kimlik BİLGİ İŞLEM 6 İŞYERİ AÇILIŞ BELGESİ 1 Adet İşyeri Açılış Belgesi BİLGİ İŞLEM ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI 9

10 Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmması veya yukarıdaki tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda ilk müracat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz. HİZMETİN ADI İLK MÜRACAT YERİ İKİNCİ MÜRACAT YERİ Muhasebe Bölümünce Sunulan Hizmetler Genel Sekreter Yardımcısı Kürşat KARAGÖL Tlf: Fax: e-posta: Erzurum Ticaret ve Sanayi Odası Cemal Gürsel Cd. No: 1 Havuzbaşı / Erzurum Genel Sekreter Abdulkadir UNGAN Tlf: Fax: e-posta: abdulkadir.ungan@erzurumtsd.tobb.org.tr Erzurum Ticaret ve Sanayi Odası Cemal Gürsel Cd. No: 1 Havuzbaşı / Erzurum 10 ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI

11 MUAMELAT SIRA HİZMETİN ADI İSTENİLEN BELGELER HİZMET BİRİMİ 1 RAYİÇ TESPİT Taşınmaz İçin İstenen Belgeler Kroki İmar Durumu Bulunduğu Semti Gösteren Belge Tapu Bilgileri MUAMELAT Taşınır İçin İstenen Belgeler Taşınırın Teknik Detaylarını Gösterebilecek Belgeler 2 TAPDK Gerçek Kişiler; Firma Yetkilisi İmza Sirküsü ve Vekilin Noter Onaylı Vekaletnamesi Başvuru Formu Nüfus Cüzdan Fotokopisi Vergi Levhası Fotokopibsi Adli Sicil Kaydının Aslı Faaliyet Yetki Belgesi Aslı (1 adet) Ziraat Bankası'na TAPDK Saış Bedelinin Ödendiğine Dair Dekont Dilekçe Belediyeden Alınmış İşyeri Açma Ruhsatı Taşınır İçin İstenen Belgeler Yetkili İmza Sirküsü veya Noter Onaylı Yetkili Belgesi Başvuru Formu Yetkilinin Nüfus Cüzdan Fotokopisi Vergi Levhası Fotokopisi Yetkilinin Adli Sicil Kaydı Faaliyet Yetki Belgesi Aslı Ünvanın Yayımlandığı Ticaret Sicil Gazetesi Ziraat Bankası'na TAPDK Satış Bedelinin Ödendiğine Dair Dekont Dilekçe Belediyeden Alınmış İşyeri Açma Ruhsatı MUAMELAT ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI 11

12 MUAMELAT SIRA HİZMETİN ADI İSTENİLEN BELGELER HİZMET BİRİMİ Tüzel Kişi İstenen Belgeler Ticaret Sicili Gazetesi Ticaret Sicili Tesdiknamesi Şirket Ana Sözleşmesi Vergi Levhası Sureti İflas Konkordato Belgesi Taahhütname (Ek 1 ve Ek 2) Bilgi Formu (Ek 3) Tanzim Edilmiş ise Mesleki Sorumluluk Sigortası Sureti Acentelik Sözleşmesi Yapılmış ise Sureti Telefon/e-posta vb. Bilgiler için Beyan 2 SİGORTA ACENTELİĞİ Tüzel Kişi Yetkili; İkâmetgah Belgesi Vukuatlı Nüfus Cüzdan Sureti Arşiv Kayıtlı Adli Sicil Belgesi İflas/Konkordato Beyanı En Son Mezun Olunan Okul Diploma Fot. Taahhütname (Ek 1) Bilgi Formu (Ek 3) İki Adet Vesikalık Fotoğraf SSK Kaydı MUAMELAT Acente Müdürü; Vukuatlı Nüfus Cüzdan Sureti İkâmetgah Belgesi Arşiv Kayıtlı Adli Sicil Belgesi İflas Konkordato Beyanı En Son Mezun Olunan Okul Diploma Fotokopisi İki Adet Vesikalık Fotoğraf SSK Kaydı Taahhütname (Ek 1) Bilgi Formu (Ek 3) Yabancı Dil Var İse Gösterir Belge GSM Bilgileri 12 ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI

13 MUAMELAT SIRA HİZMETİN ADI İSTENİLEN BELGELER HİZMET BİRİMİ Personel İçin Vukuatlı Nüfus Cüzdan Sureti İkâmetgah Belgesi Arşiv Kayıtlı Adli Sicil Beyanı İflas Konkordato Beyanı En Son Mezun Olunan Okul Diploma Fotokopisi İki Adet Vesikalık Fotoğraf SSK Kaydı 2 SİGORTA ACENTELİĞİ Şubeler; Ticaret Sicili Gazetesi Gerçek Kişi; Vukuatlı Nüfus Cüzdan Sureti Arşiv Kayıtlı Adli Sicil Belgesi İflas / Konkordato Beyanı En Son Mezun Olunan Okul Diploma Fotokopisi Taahhütname (Ek 1) Bilgi Formu (Ek 3) Ortaklar; İflas / Konkordato Beyanı Taahhütname (Ek 1) Bilgi Formu (Ek 3) MUAMELAT ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI 13

14 MUAMELAT SIRA HİZMETİN ADI İSTENİLEN BELGELER HİZMET BİRİMİ Sigorta Eksperleri; Vukuatlı Nüfus Cüzdan Sureti İkâmetgah Belgesi Arşiv Kayıtlı Adli Sicil Belgesi İflas/Konkordato Belgesi Vesikalık Fotoğraf (Jpg 94*128) Vesikalık Fotoğraf 10 Adet Yabancı Dil Biliniyorsa Belgesi Hazine Müsteşarlığı Tarafından Verilen Ruhsatname Sureti Telefon/e-posta vb. Beyan 4 SİGORTA EXPERLİĞİ Gerçek Kişi; Vergi Levhası Sureti Adres,Telefon,e-posta Beyanı MUAMELAT Tüzel Kişi; Ticaret Sicili Gazetesi Şirket Ana Sözleşme Sureti Vergi Levhası Sureti İflas Konkondato Belgesi Taahhütname (Ek 2) Bilgi Formu (Ek 3) Telefon/e-posta vb. Beyan Şube; Ticaret Sicil Gazetesi Telefon/e-posta vb. Beyan 14 ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI

15 MUAMELAT SIRA HİZMETİN ADI İSTENİLEN BELGELER HİZMET BİRİMİ Eksper Olmayan Ortaklar; Vukuatlı Nüfus Cüzdan Sureti Arşiv Kayıtlı Adli Sicil Belgesi İflas/Konkordato Belgesi Ticaret Sicili Gazetesi (Ortaklık, Başlama Tarihini İçerir) Taahhütname (Ek 2) Bilgi Formu (Ek 3) 4 SİGORTA EXPERLİĞİ Tüzel Ortaklar; Ticaret Sicili Gazetesi (Ortaklık Oranı, Ortaklığı Başlama Tarihi) İflas Konkordato Belgesi Taahhütname (Ek 2) Bilgi Formu (Ek 3) MUAMELAT Bütün Eksperler İçin; Görevi ve Görev Yerini İçerir Beyan Çalışan ise Başlangıç Tarih Beyanı Ortak ise Ticaret Sicili Gazetesi (Ortaklık Oranı, Ortaklığa Başlama Tarihi) ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI 15

16 SIRA 5 HİZMETİN ADI KAPASİTE RAPORU MUAMELAT İSTENİLEN BELGELER Dilekçe Kapasite İstek Formu Makine-Teçnizatın Noter Onaylı Demirbaş Kaydı İşyeri Açma Ruhsat Fotokopisi Arazi/Bina Kendine Ait İse Tapu Fotokopisi Arazi/Bina Kiralık Ait İse Kira Kontratı Fotokopisi Çalışan İşçilerin Son Aya Ait SSK Bildirgeleri, Ödeme Makbuzları Vergi Levhası Fotokopisi Tobb Hesabına Yatırılan TL'lik Harç Makbuzu HİZMET BİRİMİ MUAMELAT 6 EKSPERTİZ RAPORU Aylık Sigorta Prim Bildirgesi Makine ve Tesisat Listesi Oda Sicil Kayıt Sureti MUAMELAT 7 DIŞ TİCARET SERVİSİ BELGE TALEBİ Gümrük Müşaviri Adına Satın Alınıyor İse Ünvanı İhracatçı Firma Adına Satın Alınıyorsa Ünvanı Satın Alınan Firmanın Ticaret Sicil Numarası Kayıtlı Olduğu Oda İsmi Belgeleri Teslim Alacak Kişinin Adı, Soyadı ve T.C. Kimlik Numarası Alınan Belgeye İlişkin İrtibat Telefonu MUAMELAT 8 BELGE HİZMETLERİ 1- A.TR Dolaşım Belgesi 2- EUR.1 Dolaşım Sertifikası 3- Menşe Şahadetnamesi MUAMELAT 16 ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI

17 Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmması veya yukarıdaki tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda ilk müracat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz. HİZMETİN ADI İLK MÜRACAT YERİ İKİNCİ MÜRACAT YERİ Muhasebe Bölümünce Sunulan Hizmetler Genel Sekreter Yardımcısı Kürşat KARAGÖL Tlf: Fax: e-posta: Erzurum Ticaret ve Sanayi Odası Cemal Gürsel Cd. No: 1 Havuzbaşı / Erzurum Genel Sekreter Abdulkadir UNGAN Tlf: Fax: e-posta: abdulkadir.ungan@erzurumtsd.tobb.org.tr Erzurum Ticaret ve Sanayi Odası Cemal Gürsel Cd. No: 1 Havuzbaşı / Erzurum ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI 17

18 Odanın idari işlerini, iç çalışmalarını ve yazı işlerini düzenlemek ve yönetmek. Odalarca verilecek belgeleri düzenlemek ve bu belgelerin düzenlenmesine esas olacak bilgilerin toplanmasını sağlamak. Organ toplantılarının gündemine ilişkin hazırlık yapmak, toplantı davetiyelerinin ve gündeminin üyelere zamanında gönderilmesini sağlamak, bu toplantılara ait tutanakları düzenlemek, karar özetlerini tutmak ve imzalamak, organ toplantılarına ilişkin hazirun cetveli ve devam çizelgelerini tutmak ve karar defterlerini, karar özetlerini ve toplantılar için elektronik cihazlarla yapılan kayıtları muhafaza etmek. Oy kullanmamak şartıyla meclis ve yönetim kurulu toplantılarına iştirak etmek. Organlarca alınan kararları takip etmek ve sonuçlandırmak ve kararların zamanında gereğinin yerine getirilmesini sağlamak. Oda personelinin işe alınması, yükselmesi, ödüllendirilmesi, cezalandırılması ve işine son verilmesi konusunda yönetim kuruluna öneride bulunmak. Oda personelinin çalışmalarını denetlemek ve personele gerekli emir ve talimatları vermek. Resen yaptığı harcamaları yönetim kurulunun onayına sunmak ve haftalık harcamalar hakkında yönetim kurulunu bilgilendirmek. Aylık mizanı ve aktarma taleplerini hazırlamak, hazırlık bütçesini, gelir tablosunu, kesin mizanı ve kesin hesabı yapmak ve bunları yönetim kuruluna sunmak. Demirbaş ve ayniyat kayıtlarının düzenlenmesini ve saklanmasını sağlamak, arşiv malzemelerini muhafaza etmek. Yayın işlerini yönetmek. Oda iç yönergesi taslağını hazırlamak ve yönetim kuruluna sunmak. Meclise sunulmak üzere yönetim kurulu tarafından hazırlanacak odanın bir yıl içindeki faaliyeti ve bölgesinin iktisadi ve sınai durumu hakkındaki yıllık raporun tanzimi hususunda gerekli hazırlıkları yapmak. Üye kayıtlarının tutulması, güncelleştirilmesi ve silinmesine ilişkin işlemleri mevzuat ve ilgili organ kararları çerçevesinde yürütmek. Yönetim kurulunca devredilen yetkileri kullanmak. Bu Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde meclis, yönetim kurulu veya yönetim kurulu başkanı tarafından verilecek görevleri yapmak. Genel sekreter, odaya yükümlülük getirmeyen, resmi makamlarla veya gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalarda, oda organları tarafından alınan kararların yürütülmesine ilişkin hususlarda imzaya yetkilidir. Genel sekreter, oda personelinin disiplin ve sicil amiridir. Genel sekreter, yönetim kurulunun kararıyla harcama yetkisi dahil görev ve yetkilerinden bir bölümünü her mali yılın ilk ayında yeniden tespit edilmek üzere yardımcılarına devredebilir. Genel sekreterin görevli veya izinli olduğu sürelerde yardımcılarından biri, yardımcılarının da yokluğunda birim amirlerinden biri yönetim kurulu başkanının onayıyla genel sekreterliğe vekalet eder. 18 ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI GENEL SEKRETER

19 Herhangi bir nedenle genel sekreter kadrosunun boşalması durumunda yenisi atanıncaya kadar bu kadroya varsa genel sekreter yardımcısı, yoksa bu görevi yürütebilecek nitelikleri haiz oda personelinden biri yönetim kurulu kararıyla vekaleten atanır. Ancak vekalet süresi altı ayı geçemez. Şubelerde, genel sekreterin görevleri, şube yönetim kurulunun tekliş üzerine bağlı bulunulan odanın yönetim kurulunca atanan şube müdürü tarafından yerine getirilir. Şube müdürü, bu görevlerin yürütülmesinde genel sekreterin sahip olduğu yetkileri haizdir. GENEL SEKRETER VEKİLİ Üretim konusuyla ilgili olmak şartıyla, talep doğrultusunda şirketlere ait imalat yerinde inceleme yaparak yıllık kapasiteyi hesaplar. Odanın genel ve özel işlevleri kapsamında yürütülen ekip çalışmaları dahilinde diğer çalışma arkadaşlarıyla Oda iç Yönetmeliğine göre katkıda bulunur. Oda İç Yönetmeliğine uygun olarak hizmet ve faaliyetlerinin yürütür. Çalışma saatlerine ve disiplinine uygun olarak hareket eder. Bilgisi ve birikimi çerçevesinde ihtiyaç duyulduğunda Oda Yönetimine bilgi ve rapor sunar, gerekli görülen hallerde Ar-Ge çalışmalarına katkıda bulunur. Oda faaliyetlerinde yürütülen anket ve araştırma çalışmalarında analiz ve istatistiki sonuçlar elde etmede diğer uzman ve danışmanlarla koordineli hareket eder. Gerek tacirler ve gerekse ilgili kurumlar tarafından gönderilen her türlü yazışmalara cevap verilmesinden sorumludur. Genel sekretere vekalet eder. ÖZEL KALEM MÜDÜRÜ Başkanlık tarafından verilen görevleri yapmak. Başkanın görüşmelerini sağlamak,randevu ve toplantılarını düzenlemek. Başkanlık makamı ile diğer birimler arasında iş ve bilgi akışını ve koordinasyonunu sağlamak. Başkanlık tarafından verilen hediyelerin özel kalemde muhafaza edilerek, verilen hediyelerden kaç tanesinin, kim tarafından, kime verildiğinin kayıt altında tutulmasına Başkanlık makamınca verilen benzer nitelikli diğer görevleri yapmak. TİCARET SİCİL MEMURU 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 5174 sayılı Odalar Kanunu ile ilgili tüzük ve yönetmelik hükümleri gereğince gerçek ve tüzel kişi tacirlerin Ticaret Siciline tescil, ilan, unvan sorgulama, bilgisayar ortamına aktarma, 1479 sayılı Bağ-Kur Kanunu nun yüklediği görevleri yerine getirmek, mevzuat uyarınca istenen belge ve bilgileri sicil kayıtlarına göre vermekle mükelleftir. ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI 19

20 Yönetim Kurulu ve Genel Sekreterlikçe bilgi istenen konularda hukuki sonuçları sözlü ve yazılı olarak vermekten, Oda alacakları ve usule uygun çıkarları için adli ve icra takiplerini yürütmek, sonuçlandırmaktan, Her türlü hukuki toplantılara görevlendirildiği müddetçe katılmaktan, sorumludur. Müşterilerle kurulan iletişimde Odayı temsil eder nitelikte; seviyeli, nazik ve format dışına çıkmadan görevini ifa eder. Dış görünüm itibariyle Oda yı temsil eder nitelikte olmalıdır. (Oda İç Yönetmeliğine göre) Odamız personeline verilmekte olan çeşitli eğitim programlarına katılım sağlaması gerekmektedir. Görevi ile ilgili her türlü işlemleri tanımlanan ve beklenilen kalitede yapar. Kurumu temsil edebilecek nitelikte dürüstlük, sorumluluk ve güvenirliğe sahip olmalıdır. ISO Kalite Yönetim Sistemi, İç Tetkik ve sistemin takibinden sorumludur. Tescil işlemlerinin her hafta düzenli ve sürekli şekilde mesai bitmeden önce, bilgisayardan verilerin girilerek ilanların posta yoluyla gönderilmesi. Bu birimde çalışan tüm personel Ticaret Sicili Memurunun koordinesinde; 5174 Sayılı yasa ve Ticaret Sicil Tüzüğü gereği; Odaya ve sicile kayıt olmakla mükellef tacirlerin yeni kayıt, durum değişikliği, terkin işlemlerini yapmak, Yapılan bu tescillere ait yetki belgesi, faaliyet belgesi, hisse durumu belgesi, sicil gazete sureti, Tapu yetki belgesi vb. belgelerin talep halinde ilgililere verilmesi, Yeni Kayıt Şirket ve Kooperatiflerin; yasal süresi içerisinde, Vergi Dairesi ve S.G.K. İl Müdürlüğü ne bildirimlerinin yapılmasından, Tescil ve ilana havi işlemlerin; Ticaret Sicili Esas Defteri ve Oda sicil defterine işlenmesi, kayıt ve tescillere ilişkin ilan metinlerinin yazılması, ilana havi gazetelerin tasnif edilerek ilgililerin dosyalarına işlenmesi, dosyalara ait dizi pusularının hazırlanması, sicil dosyalarının tanzimi, arşivlenmesi, sicil dosyalarının yenileme işlemlerini vb. tescile ait tüm işlemlerin yapılamasından, Gerek tacirler ve gerekse ilgili kurumlar tarafından gönderilen her türlü yazışmalara cevap verilmesinden sorumludur. Bu birimde çalışan tüm personel Ticaret Sicili Memurunun koordinesinde; 5174 Sayılı yasa ve Ticaret Sicil Tüzüğü gereği; Odaya ve sicile kayıt olmakla mükellef tacirlerin yeni kayıt, durum değişikliği, terkin işlemlerini yapmak, Yapılan bu tescillere ait yetki belgesi, faaliyet belgesi, hisse durumu belgesi, sicil gazete sureti, Tapu yetki belgesi vb. belgelerin talep halinde ilgililere verilmesine, Yeni Kayıt Şirket ve Kooperatiflerin; yasal süresi içerisinde, Vergi Dairesi ve S.G.K. İl Müdürlüğü ne bildirimlerinin yapılmasından, Tescil ve ilana havi işlemlerin; Ticaret Sicili Esas Defteri ve Oda sicil defterine işlenmesi, kayıt ve tescillere ilişkin ilan metinlerinin yazılması, ilana havi gazetelerin tasnif edilerek 20 ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI TESCİL MEMURU SİCİL MEMURU

21 ilgililerin dosyalarına işlenmesi, dosyalara ait dizi pusularının hazırlanması, sicil dosyalarının tanzimi, arşivlenmesi, sicil dosyalarının yenileme işlemlerini vb. tescile ait tüm işlemlerin yapılamasından, Gerek tacirler ve gerekse ilgili kurumlar tarafından gönderilen her türlü yazışmalara cevap verilmesinden sorumludur. TİCARET SANAYİ ŞEFİ Bu birimde çalışan tüm personel Ticaret Sicili Memurunun koordinesinde; 5174 Sayılı yasa ve Ticaret Sicil Tüzüğü gereği; Odaya ve sicile kayıt olmakla mükellef tacirlerin yeni kayıt, durum değişikliği, terkin işlemlerinin Ticaret Sicili Esas Defteri ve Oda sicil defterine işlenmesi, kayıt ve tescillere ilişkin ilan metinlerinin yazılması, ilana havi gazetelerin tasnif edilerek ilgililerin dosyalarına işlenmesi, dosyalara ait dizi pusularının hazırlanması, sicil dosyalarının tanzimi, arşivlenmesi, sicil dosyalarının yenileme işlemlerini vb. tescile ait tüm işlemlerin yapılamasından, Gerek tacirler ve gerekse ilgili kurumlar tarafından gönderilen her türlü yazışmalara cevap verilmesinden sorumludur. Sicil memurluğu tarafından düzenlenen matbu evrakların, talep eden birim veya şahıslara verilmesi, Odamız Meslek Komitelerinin aylık olağan toplantılarını koordine etmek, toplantı sonrası alınan karar kayıtlarını tutmak, toplantı sonrası alınan kararları ilgililerin oluruna sunmak. Komite toplantılarının davetiye metinlerini, hazirun cetvellerini, davetiye çizelgelerini hazırlamak, Komite üyelerinin istekleri doğrultusunda işleriyle ilgili kurumumuzla ilgili konularda yönlendirmek bilgi ve doküman temin etmek, Odamız bünyesinde bulunan kurulların aylık olağan toplantılarını koordine etmek, toplantı sonrası alınan karar kayıtlarını tutmak Sektör toplantılarının raporlarını hazırlamak ve arşivlemek, Ar-Ge faaliyetlerimize yardımcı olmak, TOBB Dış Ekonomik ilişkiler Kurulu (DEİK) Erzurum temsilciliğini yürütmek. Bu kapsamda üyelerimizin ihracatını destekleyici, yönlendirici, bilgilendirici faaliyetlerde bulunmak, odamız iletişim araçları sayesinde gerekli duyuruları yapmak, DEİK e dönemsel raporlar sunmakla sorumludur. Ayrıca mesleki beceri ve bilgi birikimi çerçevesinde kurum amiri ve yönetiminin isteyeceği işlere yardımcı olmalıdır. İŞ VE ENDÜSTRİ İLİŞKİLER UZMANI - DEİK ERZURUM TEMSİLCİSİ ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI 21

22 ETSO'nun yazılı, görsel ve sözlü basın arasındaki iletişimi sağlamaktan, Birliği ilgilendiren yayınlanmış haber, yorum, makale ve ekonomik haberleri derlemek ve arşivlemekten, Abone olunan tüm yayınları tarayarak "Günlük Basın Özeti" hazırlamaktan, ETSO nun faaliyetlerinin hazırlanarak başkanın kontrolünden geçtikten sonra basın bültenleriyle kamuoyuna, basın aracılığı ile duyurmaktan, ETSO yayınlarının büyük şehirler ile Anadolu gazetelerine gönderilmesini sağlamaktan, ETSO'nun düzenli toplantılarına, ajans, gazete ve TV muhabirlerinin katılmasını sağlamaktan, Başkanın konuşmaları ve önemli bildirilerini günü gününe gazetelere ulaştırmaktan, Yerli ve yabancı konuklarla olan temasları haber şekline dönüştürerek basına vermekten, ETSO'nun düzenlediği toplantı ve seminer gibi faaliyetlere ilişkin haberlerin aksamadan basın kuruluşlarına ulaştırılması için gerekli önlemleri almak, ETSO nun yıllık ekonomik raporun hazırlanması için gerekli verilerin toplanması, bilgisayar ortamına aktarımı, idarece karar verilen matbaada basımının yaptırılması ve dağıtımını sağlamaktan, Diğer birimlerce hazırlanan çeşitli raporlar ve yayınların basım ve yayını ile ilgili tüm işleri yürütmek, ETSO nun bünyesindeki toplantıların organizasyonunu yapmak, davetiyelerini hazırlamak düzeninin sağlamaktan, ETSO tarafından organize edilen toplantı, panel, seminer vb. faaliyetlerde fotoğraf çekimi, ses düzeni, video kayıtlarının yapılmasını yapmak ve arşivlemekten, Oda ile ilgili görsel ve yazılı yayınları hazırlar ve güncelleştirir. Oda nın kültürel ve sanatsal faaliyetlerini diğer servislere işbirliği içerisinde organize eder. Odanın dergi, gazete, haber bülteni gibi yayın organlarında neşredilecek yazı, haber ve reklamları toplar, servislerle işbirliği yaparak üyelere duyurulması gerekli konuları yayın organlarında neşreder. ETSO' ya gelen heyetlerle ilgili toplantıları organize etmek, toplantıyla ilgili dökümanların basına dağıtımını sağlamaktan, ETSO nun abone olduğu dergi, gazete, mecmua vb. dökümanların düzenli gelip gelmediğinin kontrol edilmesi ve Oda ya iletilen yayınların tasnif ve kütüphanede muhafazası ile ilgilenenlerin kaynaklardan yararlanmasını sağlar. Edinilen tüm bilgileri Yönetim Kurulu Başkanına ve Genel Sekretere bildirmekten, Toplantılara katılacak basın mensupları için gerekli tüm organizasyonları yapmaktan, Basında çıkacak ilanları hazırlamak, ajanslara vermek ve takip etmekten, Oda Gazetesi ve yayınlarının yazı ve teknik işleri ile uğraşır ve yayınların abone, ilan ve dağıtım işlerini yapar. Oda ve resmi kuruluşlar arasında iyi ilişkiler kurarak ticaret ve sanayinin tüm yönleriyle tanıtılmasını ve ekonomik problemlerin hallinde kamuoyunun desteğinin sağlanmasına 22 ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜŞAVİRİ

23 çalışır. ETSO Meclis Toplantılarına katılmak, toplantı konuşmalarını kayıt altına almak ve meclis konuşmalarının çözümünü yapmaktan, sorumludur. Odaca hazırlanan veya hazırlatılan etüt ve araştırmaları, Oda faaliyetlerini Oda dergisi ve gazetesinde yayınlar, gerektiği hallerde bunları ayrı baskılar halinde neşrederek, araştırma ve geliştirme faaliyetleri ile ilgili önerileri ve teklifleri getirir ve bunun için diğer servislerle işbirliği yapar. MUHASEBECİ Oda muhasebe işlemlerinin yasa ve tüzük hükümlerine uygun olarak yapılmasından, Oda muhasebesiyle ilgili gerekli defterlerin işlenmesi ve veriler TOBB veri tabanına aktarılmasından, Ödemelerin yapılabilmesi için ilgili yerlerle yazışmaların yapılmasından, Üyelerden alınan çeklerin tahsilinin yapılmasından, Meclis kararının bilgisayar ortamına aktarılmasından, Meclis ve yönetim kurulu toplantı davetiyelerinin hazırlanmasından, Meclis kararlarının meclis toplantılarında meclis üyelerine imzalattırılmasından, Aylık mizanların tanziminden, Yıllık bütçenin hazırlanmasından, Meclis, yönetim kararlarının arşivlenmesinden, Oda personelinin özlük işlemlerinin takibinden, Kadrolu personelin terfi, derece ve kademelerinin yapılmasından, Personelin aylık maaş bordrolarının tanziminden, Gün sonunda yapılan tahsilatın veya yapılacak ödemelere ilişkin irsaliyenin talimat veya muhasebeye uygun olup olmadığının kontrol edilmesinden, Satın alınacak hizmet ve ürünler için ilgili yerlerden teklif alımı yapmak ve en uygun hizmet ve ürün alımını gerçekleştirmek İş makinelerinin tescil işlemlerinin yapılmasından, VEZNEDAR Veznedarın görevi; tarafımdan kesilen makbuzların karşılığının tahsili, ödemeye ilişkin fatura karşılıklarının ilgililere imza karşılığı ödenmesinden, Aidat tahsilatı yapılan üyenin kartekslerden aidatlarının düşülmesi, Üyelere ait tahakkuk ve tahsil kartekslerini muhafaza ederek, günü güne takibine sağlamak. Üyelerin yıllık aidat ve munzam aidatlarını muntazam şekilde tahsil etmek. Kasa makbuzlarını günü gününe tahsilat irsaliyesine aktararak Muhasebe ve Personel Şefine teslim etmek. Gün sonunda yapılan tahsilatın veya yapılacak ödemenin fatura karşılığı ilgililere imza karşılığı ödenmesi tahsilatın verilen talimat doğrultusunda ilgili bankaya veya banka personeline makbuz mukabili yatırılmasından, Gelir gidere ilişkin irsaliyenin çıkarılarak muhasebe yetkilisine teslim edilmesinden, Kasada yönetim kurulunca tespit edilen miktardan fazla para tutmamak. Fazla parayı amirin uygun göreceği bankaya yatırmak. Odanın üyelerine vermekle yükümlü olduğu belge ve yazıların mühürlenmesinden ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI 23

24 sorumludur. Bilgisayar ortamında üye kayıtlarını tutmak, Üyelere ait tahakkuk ve tahsil kartekslerini tanzim etmek. Borçları kartekslerden düşmek. Üyelerin kaydiye ve aidatlarını tahakkuk ettirip ve tahsilini sağlamak. Tarafından tanzim edilen tahsil makbuzlarını, vezne hesaplarını her gün akşam karşılıklı olarak karşılaştırmak. KAYIT MEMURU/BİLGİ İŞLEM Kayıt Memuru bilgi işlem memuru ile birlikte koordineli olarak; Ticaret Sicili tarafından yapılan yeni kayıt, durum değişikliği, terkin işlemlerinin Oda veri taba nına (Ticaret Sicili Esas Defteri, Oda Kayıt Defteri) aktarılması, Sicil memurluğu tarafından veya Oda üyelerine verilmekte olan belgelerin tanzimi, Yapılan yeni kayıt, durum değişikliği, terkin işlemlerinin Sanayi ve Ticaret Bakanlığı ve TOBB veri tabanına aktarılması, Bilgisayar ortamında üye kayıtlarını tutmak. Üyelerin kaydiye ve aidatlarını tahakkuk ettirip ve tahsilini sağlamak. Tarafından tanzim edilen tahsil makbuzlarını, vezne hesaplarını her gün akşam karşılıklı olarak karşılaştırmak. Üyelere verilmekte olan Oda Kayıt Sureti, Sicil Tasdiknamesi, Üye Kimlik kartı, Men Yazısı, Yerli İstekli Belgesi, Yurt Dışı Çıkış Belgesi vb. tüm belgelerin tanzim edilmesi, Üyelerin yatırmakla mükellef oldukları yıllık aidat ve munzam aidatların gerek kullanılmakta olan Odamız veri tabanına ve gerekse TOBB veri tabanına tahakkuklarının zamanında ve eksiksiz yapılması, Aidatların ödenmesi süre sonu Haziran ve Ekim ayları sonu olması nedeniyle bu ayların başında veya gerektiğinde ita amirinin talimatları doğrultusunda asgari yılda iki kez borç bildirim tebligatlarının hazırlanması ve ilgililere gönderilmesi, İstek halinde üyelere ait bilgilerin dökümünü vermek. Odamızdan talep edilen üyelerimizin adres, telefon ve faks bilgilerini disket veya sürekli formlara aktararak isteyenlere verir. Aynı zamanda Yönetim Kurulu kararlarının takibi de bu birim sorumluluğundadır. Odamız Web sitesi düzenlemesi, duyuruların ve haberlerin güncellenmesini yapmak, E-posta hesabı takibini yapmak, Odada kullanılan tüm yazıcı, bilgisayar vb. donanımların kurulumu, bakımı ve oluşabilecek aksaklıkların giderilmesini sağlamak, Firmaların sicil kayıtlarında yapılan değişiklerin bilgisayar ortamında sicil defteri ve TOBB veri tabanına işlemek, Kurumumuz Web mail aracılığı ile Odamıza gelen mailleri ilgili kişilere iletmek, 24 ERZURUM TİCARET VE SANAYİ ODASI