TOBB MEDOS. TOBB Menşe ve Dolaşım Belgeleri Otomasyon Sistemi (MEDOS) Oda Kullanıcısı Kullanım Kılavuzu REV.1.2.3

Transkript

1 TOBB MEDOS TOBB Menşe ve Dolaşım Belgeleri Otomasyon Sistemi (MEDOS) Oda Kullanıcısı Kullanım Kılavuzu REV Mayıs 2018

2 İÇİNDEKİLER 1. DOKÜMANIN AMACI PROGRAM ALTYAPISI IP KONTROLÜ ELEKTRONİK İMZA EKLENTİSİ PROGRAMA GİRİŞ PROGRAM ARA YÜZÜ ÜST MENÜ İŞLEMLERİ ANA SAYFA ODA KULLANICI EKLEME ÖN TANIMLAR BELGE İŞLEMLERİ BELGENİN KULLANIMINDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR ELEKTRONİK BELGE İŞ AKIŞI BELGE ÖRNEĞİ

3 1. DOKÜMANIN AMACI TOBB tarafından hazırlanan MEDOS sistemini kullanacak odalardaki kullanıcıları programın temel özellikleri ve ana işleyişi hakkında bilgilendirmektir. 2. PROGRAM ALTYAPISI MEDOS programı web adresi üzerinden çalışan işletim sistemi ve tarayıcı bağımsız bir programdır. Programa giriş için bir web tarayıcısı yeterlidir. 3. IP KONTROLÜ MEDOS programına giriş TOBB İzinli IP bloğunda tanımlı bir IP adresi üzerinden mümkündür. İzinli IP adresi veri tabanında kayıtlı olmayan bir IP adresi üzerinden gelindiğinde sistem bu kısıtlamaya ilişkin uyarı verecek ve kullanıcının sisteme girişine izin vermeyecektir. 2

4 4. ELEKTRONİK İMZA EKLENTİSİ MEDOS programına giriş elektronik imza doğrulaması ile yapılmaktadır. Programa girebilmek için geçerli bir elektronik imza aracınız (genellikle USB stick şeklindedir.) ve TC Kimlik No bilginizin MEDOS altyapısına tanıtılmış olması ve Elektronik imza eklentisinin bilgisayarınıza kurulmuş olması gerekmektedir. Elektronik imza eklentisinin bir sefer kurulması yeterlidir. Elektronik imza eklentisini bilgisayarınıza kurarken bilgisayarınızda yüklü işletim sistemi ile uyumlu olan sürümü yüklemeniz gereklidir. Elektronik imza eklentisini indirip bilgisayarınıza kurmak için adresine girdiğinizde sizi karşılayan ana giriş sayfasındaki 3. seçenek olan E-İMZA EKLENTİSİ linki ile yükleme sayfasına ulaşabilirsiniz. Elektronik imza eklentisi; Windows, MacOS (Macintosh) ve Linux işletim sistemleri uyumludur. Windows işletim sistemi için yükleme adresi MacOS (Macintosh) işletim sistemi için yükleme adresi Ubuntu işletim sistemi için yükleme adresi Pardus işletim sistemi için yükleme adresi 3

5 5. PROGRAMA GİRİŞ web adresine gidilir. Karşılama sayfasında 1. Seçenek olan ODA GİRİŞİ linki seçilerek elektronik imza ile login sayfasına yönlendirme sağlanır. Elektronik imza ile giriş sayfasına girmeden önce Elektronik imza eklentisinin yüklü olduğundan ve elektronik imza aracınızın bilgisayara takılı olduğunuzdan emin olunuz. Bir hata oluşursa sayfayı tazeleyerek tekrar deneyiniz. Yukarıdaki ekran görüntüsündeki ilk 2 kutu elektronik imza aracınızdan bilgileri okuyacak ve elektronik imzanızın pin kodunu girerek sisteme giriş yapabilirsiniz. 4

6 6. PROGRAM ARA YÜZÜ MEDOS programı 3 ana bileşenden oluşmaktadır. Üst Menü, Bildirim ekranı ve durum çubuğu. Program işlevlerinin tamamına üst menüler üzerinden ulaşılır. Ekranın ortasındaki gri alan programa ilk girişte kullanıcıyı bilgilendirme amaçlı uyarıları göstermek içindir. Menüler üzerinden işlem seçildiğinde seçilen işlemin süreci bu gri alanda yürütülür. Durum çubuğu üzerinde çalışılan oda bilgisi görüntülenir. Üst menü üzerinde bu kılavuzda bahsi geçen menülerin tamamını ya da bir kısmını görüp görmemeniz size açılan hak ve yetkilerle sınırlıdır. Kılavuzda anlatılan tüm menüleri kendi ekranınızda göremeyebilirsiniz. Üst hak ve yetkiler her odada bir yöneticiye verilecektir. Oda yöneticisi rolüne sahip kullanıcı kendisine verilen hak ve yetkileri yeni alt kullanıcılar tanımlayarak onlara dağıtabilir. Görmeniz gerektiğine inandığınız ama göremediğiniz bir menü seçeneği olduğunu düşünüyorsanız oda yöneticisine başvurarak eğer bu menüye erişim yetkisi oda yöneticinize verilmişse kendisinden talep edebilirsiniz. 5

7 7. ÜST MENÜ İŞLEMLERİ 7.1. Ana Sayfa Uyarı ve bildirimlerin görüntülendiği ana giriş ekranına ulaşmanızı sağlar. SİSTEM Genellikle TOBB tarafından yürütülen temel işlemlerin düzenlenmesini sağlar. Yönetim Logları: Program tüm işlem ve aşamalarda yapılan işlemleri, IP, Zaman ve kullanıcı bazında kayıt altına almaktadır. Bu menü altından bu log kayıtlarına ulaşılır. Üye Logları: Programın gümrük müşavirleri veya yetkilendirilmiş ihracatçı firmalar tarafından kullanılan ara yüzü üzerinde yapılan işlemlere ait log kayıtlarına erişimi sağlar. Parametreler: Programın temel işleyişinde başvurulan parametrelerin (Web servis adresleri, mail sunucu bilgileri vb.) yönetildiği ekrandır. Roller: Programdaki kullanıcıların hangi hak ve yetkilere sahip olduğu rol bazlı bir sistemle kontrol edilmektedir. Bu menü altında rollerin yönetimi, hangi rolün hangi yetkilere sahip olacağı belirlenmektedir. Kullanıcılar: Programa giriş yapacak kullanıcıların yönetildiği menüdür. Oda Kullanıcıları: Kullanıcılar menüsü içinden tanımlanan oda yöneticilerinin kendi alt kullanıcılarını yönettikleri ekrandır. Ekrana açılan tabloda kayıtlı olan oda kullanıcıları görüntülenir. Listenin üst satırındaki ile yeni bir oda kullanıcısı eklenir. Listedeki bir kaydın en sağındaki işlemler menüsü ile bulunulan kayda ilişkin işlemler yapılır. simgesi üzerinde Ekrana açılan tablonun başlık satırlarında tıklama ile sıralama işlemleri yapılır. Tablonun başlık satırı altındaki arama kutuları istediğiniz kriterlerde arama yapmanızı sağlar. Tablo her seferde 10 kayıt gösterir. Kayıt sayısının 10 dan büyük olması durumunda tablo altında sayfalama seçenekleri açılır. 6

8 7.2. Oda Kullanıcı Ekleme Programa giriş yapacak bir oda kullanıcısı ekleme işlemi oda yöneticisi tarafından yapılır. Oda kullanıcısı ekleme ekranı 2 temel bileşenden oluşur. Ekranın sol tarafındaki kullanıcı bilgileri ve sağ tarafındaki yetkiler sekmesi. Kullanıcı bilgilerinde * ile işaretlenen alanlar doldurulması zorunlu alanlardır. Oda kullanıcı bilgileri ekranında şifre girilen alanın en sağındaki anahtar simgesi rastgele şifre üretmeyi sağlar. Aktif bilgisinin seçili olmaması durumunda bu kullanıcı sisteme giriş yapamaz. Ayrılan personelleri silmek yerine Aktif seçimini kaldırarak kullanıcıyı işlevsiz kılmak daha sağlıklı ve tercih edilmesi gereken bir yöntemdir. Yetkiler 3 ana başlıkta toplanmıştır; Roller: Oda yöneticisinin TOBB tarafından oda kendisine verilen rollerden bir ya da birkaçını oda kullanıcısına devretmesini sağlayan sekmedir. Odalar: Bu sekmede oda yöneticisi için yönettiği odanın seçili olarak geldiği tek bir oda görüntülenir. TOBB kullanıcıları için birden fazla odanın yönetimi yapılabildiği için kılavuzdaki ekranda birden fazla oda görüntülenmektedir. Belgeler: Özellikle büyük odalarda MEDOS projesi için birden fazla kullanıcının eklenmesi durumunda hangi kullanıcının hangi belgeyi verip veremeyeceği konusunda bir seçim yapmayı sağlayan sekmedir. 7

9 7.3. Ön Tanımlar Programın bütünü üzerinde kullanılan temel coğrafi tanımların yönetildiği menülerdir. Bu ekranların tamamının yönetimi TOBB kullanıcısındadır. Coğrafi Tanımlar: Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafında tanımlı Ülke Grupları ve ülkeler, NVİ tarafından doğrulanan Şehir ve İlçe tanımları bu menü altında yönetilmektedir. Genel Tanımlar: Dolaşım belgeleri, Mesnet evraklarının türleri, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafında tanımlı Döviz ve ölçü birimleri bu menüler altında yönetilmektedir. Birlik Tanımları: TOBB tarafında tanımlı Ticaret Sicil müdürlükleri ve Odalar, hangi odanın hangi belgeyi verebileceği, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafında tanımlı gümrük müdürlükleri bu menüler altında yönetilmektedir. ALICILAR Odalardan belge alabilecek gümrük müşavirleri, yetkilendirilmiş ihracatçılar ve bu firmalar adına sisteme giriş yapabilecek üyelerin yönetilebildiği menüdür. 8

10 8. BELGE İŞLEMLERİ Bir belgenin yaşam döngüsü içinde yapılabilecek tüm işlemlerin ve süreçlerin yapıldığı menüdür. Oda kullanıcılarının işlemlerinin tümü bu menü üzerinden yönetilmektedir. Basım İşlemleri: Bir belgenin matbaadan basılarak TOBB stokuna girişinin yapıldığı menüdür. Satın alma Zayi: Matbaadan baskı sırası ve sevkiyat aşamasında olası belge kayıplarının (Hatalı basım, yırtılma vb.) yönetildiği menüdür. Odaya Transfer: TOBB Satın alma biriminden odalardan gelen talebe istinaden odaya belgenin elektronik transferi sürecini yönetildiği menüdür. Transferin elektronik olarak girilmesini takiben belge TOBB stoklarından düşer. Belge oda tarafında kargonun gelişini takiben Belge Kabul işlemi ile Oda stokuna girer. Belge Kabul: TOBB tarafından elektronik transferi yapılan belgelerin, oda tarafında kargonun odaya ulaşması ile belgelerin oda stokuna girişinin sağlandığı menüdür. Bu bilgi ana ekranda uyarı olarak ta verilmektedir. Belge kabul işlemi 2 aşamada yapılmaktadır. Liste üzerinden seçim ve kabul onayı. 9

11 Odaya TOBB tarafından elektronik transferi gerçekleştirilen ve odanın kabulünü bekleyen belgeler üstteki şekilde bir tabloda görüntülenir. Listenin her satırının en sağındaki simgesi ile üzerinde bulunulan satırdaki belgelerin kabulü için bilgilendirme ekranı açılır. Açılan bu bilgilendirme ekranında kabulü yapılacak belgeler listelenir. Bu listenin altındaki Kabul Et düğmesi ile kabul işlemi gerçekleştirilir ve belgeler oda stokuna girer. Belge Satış: Oda stokundaki belgenin Gümrük müşavirine, yetkilendirilmiş ihracatçı firmaya veya doğrudan ihracatçı firmaya satışının yapıldığı menüdür. Belge satış işlemi 2 aşamada yapılır. 1. Aşamada satılacak belgenin seçimi yapılır. Belgenin satışa uygunluğunun kontrolü sonrasında satışın kime yapılacağı bilgisi tamamlanarak belgenin satışı tamamlanır. Satışın 1. Aşamasında açılan ekranda hangi belgenin satılacağı, belgenin seri numarası ve belgenin başlama ve bitiş seri numaraları girilir. Belge seçimi kutusunda listelenen belgeler, TOBB tarafından MEDOS sistemi üzerinden satışına izin verilen ve/veya sisteme giriş yapan kullanıcının satışına izin verilen belgelerdir. Bu listede tüm belgelerin görüntülenmemesinin gerekçesi budur. A A arasındaki belgelerin satışı için Seri için A, Sıra başlangıç no için 1, Sıra bitiş no için 20 girebilirsiniz. Tek bir belge satışı için başlama ve bitiş no kutularına aynı rakamı yazmanız yeterlidir. Bütün alanlar doldurulduktan sonra Gümrük Müşaviri Bilgileri düğmesi ile 2. Aşamaya geçilir. 10

12 Gümrük müşaviri seçimi ekranında bilgilerin girişi yapılan belgenin veya belgelerin satışa uygunluğu kontrolü sonucunda uygun belgeler yeşil, uygun olmayan belgeler kırmızı kutular içinde görüntülenir. Takip eden kutularda satışı yapılan yere göre Gümrük Müşaviri ve ihracatçı firma seçimi yapılır. Firmanın hızlı arama seçenekli açılan kutudan seçimi ile firmanın Vergi No bilgisi ve kayıt numarası otomatikman ilgili kutulara yazdırılır. Son kutularda belgeyi firma adına teslim alan kişi bilgileri doldurularak satış işlemi tamamlanarak belgeler oda stokundan düşer. Odadan Zayi: Oda stokuna giren belgenin oda stoklarından bir şekilde zarar görmesi durumunda belgenin oda stokundan zayi ye alınması işlemini yürüten menüdür. Bu ekranda zayi ye ayrılacak belgenin seçimi, belgenin seri ve sıra numaralarının girişi, belgenin neden zayi olduğu bilgileri girildikten sonra belge oda stokundan düşerek zayi ye çıkarılır. Ekrandaki kutular doldurulduktan sonra Kaydet tuşu ile işlem tamamlanır. İşlem bitiminde zayi ye ayrılan belgelerin bir listesi gösterilir. Belge Onay: Gümrük müşaviri veya firma tarafından bilgileri doldurulan belge bakanlığa gönderilmeden önce oda onayına sunulur. Firmalar tarafından odanın onayına sunulan belgeler bu ekranda bir liste içinde gösterilir. Bu bilgi aynı zamanda ana ekran bir uyarı penceresi olarak ta verilmektedir. Bu listede belgenin hangi gümrük müşaviri veya firma tarafından onaya gönderildiği, onaya sunulan belge no, onaya sunuş zamanı gibi bilgiler yanında listenin en sonundaki göz düğmesi ile seçili belgenin içerik bilgileri ekranına ulaşılır. MEDOS projesindeki oda onay süreci haricindeki tüm süreçler online yürütülmektedir. Sürecin kesintiye uğramaması için odalarımızın onay bekleyen belgeleri ivedilikle onaylaması beklenmektedir. Onaylama sürecinde özellikle firma tarafından yüklenen mesnet belgelerinin incelenmesi ve onayın ondan sonra verilmesi beklenmektedir. 11

13 9.BELGENİN KULLANIMINDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Bilgileri doldurulan, e-imza ile imzalanan, odaya onaya gönderilen, oda tarafından onaylanan ve Bakanlıktan vize onayı alan belge, yükümlünün yazıcısından yeşil meneviş zeminli belgenin çıktısının alınmasından sonra mutlaka 13 nolu kutuda firmanın veya kanuni temsilcisinin kaşesinin basımı ve imzalanması suretiyle tamamlanacaktır. Yükümlü tarafından muhafaza edilmek üzere belgenin bir fotokopisi alınması ve dosyasında muhafaza edilmesi gerekmektedir. Belge bilgilerinde değişiklik olması durumunda; eğer Odaya onay için belge elektronik ortamda gönderilmemiş ise değişiklik yapılabilmektedir. Oda onayı verilen belgede değişiklik olması durumunda belge bilgilerinde gerekli düzeltmeler yapılarak tekrar Odaya onay için gönderilmelidir. Gümrük vizesi alınan belgede değişiklik yapılamamaktadır. Böyle durumlarda mevcut belge zayi edilerek, yeni belge girişi yapılmalı Oda onayı ve gümrük vizesi alınmalıdır. Onay ve vize işlemleri gerçekleştirilmiş belgenin doğruluğu, QR Kod ve/veya Guid No su ile yabancı gümrük idareleri tarafından yapılabilmektedir. Belgenin elektronik ortamda düzenlenmesi ve onaylanması ancak belgenin satın alındığı Oda tarafından gerçekleştirilmektedir. 12

14 10. ELEKTRONİK BELGE İŞ AKIŞI 1. Yükümlü, Odadan fiziki belgeyi satın alır. 2. Satın alınan belgenin elektronik ortamda düzenlenmesi için adresine girer. 3. Firma ya da gümrük müşavirleri, MEDOS programı ile Gümrük Beyannamesi yazılım programları aracılığı ile de doğrudan belge işlemlerini gerçekleştirebilmektedir. Bunun için yükümlülerin yazılım firmalarının TOBB ile irtibata geçmesi ve belge yazılımlarını tamamlaması gerekmektedir. 4. Elektronik belge düzenlenmesi için elektronik imza sertifikası gereklidir. 5. Elektronik belge bilgileri yukarıda belirtilen kılavuza uygun şekilde doldurulmalıdır. 6. Belge bilgileri girildikten sonra taahhütname sekmesi açılarak ilgili seçeneğin işaretlenmesi zorunludur. 7. Belgeyi tevsik edici belgeler sisteme yüklendikten sonra yükümlü tarafından elektronik imza ile imzalanarak Odaya onay için gönderilir. 8. Oda personeli tarafından incelenen belge bilgilerinde herhangi bir eksiklik veya hata olmaması durumunda belge onaylanır. 9. Oda personeli bilgilerde eksiklik ya da hata tespit etmesi durumunda açıklaması ile birlikte yükümlüye elektronik ortamda geri gönderir. 10. Yükümlü eksikleri tamamlayıp hataları düzelttikten sonra tekrar Odaya onay için gönderir. 11. Oda personeli tarafından e-belge onaylandıktan sonra aynı bilgiler Bakanlık sistemine gönderilir ve akabinde bir referans numarası alınarak yükümlü ile paylaşılır. 12. Yükümlü, BİLGE sisteminden gümrük beyannamesinin giriş işlemlerini yapmalıdır. 13. Yükümlü Bakanlıktan temin edilen referans numarasını Gümrük beyannamesinin (Örn: A.TR için 321 No lu Belge referansına) belgeler alanına yazmalıdır. 14. Gümrük beyannamesi tescil edildikten sonra MEDOS a girilerek A.TR vize onayı kısmına gümrük beyannamesi tescil numarası girilerek vize alınması için Bakanlığa gönderilmelidir. 15. Gümrük beyannamesi ve belge bilgileri Bakanlık sisteminde çakıştığı takdirde Gümrük vizesi tamamlanmış olur. 16. Yükümlü, Oda tarafından onaylanmış, Gümrük tarafından vizelenmiş belgenin yeşil meneviş zeminli nüshasını yazıcısına yerleştirerek belgenin çıktısını alır. 17. Çıktısı alınan belgenin 13 nolu kutusu, firma veya kanuni temsilcisi tarafından kaşelenerek imzalanır. 18. Yükümlü tarafından muhafaza edilmek üzere belgenin bir fotokopisi alınarak arşivlenir. 19. Sonradan verilmiştir ve ikinci Nüsha talepleri yukarıda kılavuzda anlatıldığı biçimde düzenlenir. 13

15 11. BELGE ÖRNEĞİ Elektronik ortamda düzenlenmiş, Oda tarafından onaylanmış, gümrük vizesi alınmış A.TR Dolaşım Belgesi örneği aşağıda sunulmaktadır. QR Kodu 10. ya da 12. Kutuya basılacak Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğünün Adı ve Adresi Address for post-verification inquiry: *QR Code Eşyanın Ticari Tanımı (Arial 11 punto) *QR Code *Use QR code or the website link for the verification of the document Kaşe 14