BİRİM KURULU ve BİRİM YÖNETİM KURULU EVRAKI

Transkript

1 GİRİŞ Bu doküman Akademik Birimleri tarafından Elektronik Belge Yönetim Sistemi kapsamında kullanılabilir olan Kurul Karar Evrakları için yardım dokümanı niteliğinde hazırlanmıştır. Karar Evrakları, Akademik Birimler bünyesinde düzenlenen 3 adet Kurulu kapsar: 1. Meslek Yüksekokul-Yüksekokul-Fakülte-Enstitü Kurulu (Birim Kurulu) 2. Meslek Yüksekokul-Yüksekokul-Fakülte-Enstitü Yönetim Kurulu (Birim Yönetim Kurulu) 3. Bölüm Kurulu BİRİM KURULU ve BİRİM YÖNETİM KURULU EVRAKI Akademik Birimlerde; Birim Kurulu ve Birim Yönetim Kurulu evraklarını ekleme işlemi, yetki verilmiş kullanıcı tarafından EBYS içerisinde işlem menüsünden gerçekleştirilir. Karar evrakları nitelik olarak Harici Evrak gibi işlem görmektedir. Bilgisayarda word, pdf vb. formatında kayıtlı olan bir dosyanın EBYS içerisine yüklenmesi ile oluşturulur. Yani; EBYS ye eklenecek olan evrakın öncesinde oluşturulup, bilgisayarda Word ya da pdf olarak kayıtlı olması gerekmektedir. 1. İşlem Menüsü EBYS ye giriş yapıldıktan sonra: Ana Menü > Evrak > Karar Evrakları > Birim Kurul Evrakı > Ekle (Erişim kolaylığı açısından bu sayfa kısayol olarak anasayfaya eklenebilir. Adımlar için tıklayınız.) Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi [1]

2 2. Birim Kurulu, Karar Evrakı Ekleme İşlemi Birim Kurul Evrakı ekleme sayfasında bilgisayarda kayıtlı olan dosya sisteme yüklendikten sonra evrak ile ilgili istenen bilgiler doldurulmalıdır. NOT: Üstveri alanları 1 kere doldurulduktan sonra Şablon olarak kaydedilebilir. Böylece her kurul evrakı oluşumunda hazır şablon seçilir ve sadece gerekli alanlarda değişiklik yapılır. (Şablon ekleme ile ilgili bilgilendirme için tıklayınız.) ile gösterilen Ekranın sol tarafında; bilgisayarda kayıtlı olan Word ya da pdf formatlı karar evrakı sisteme yüklendikten sonra görüntülenecektir. Yüklenen evrakın görüntülenmesi işlemi E-imza ile Onaya Sun butonuna basıldıktan sonra gerçekleşir. 2 ile gösterilen alanda evrak yükleme işlemi yapılmalı ve evrakla ilgili bilgilerin tanımlanması gerekmektedir. Evrak Yükleme İşlemi Bilgisayarda kayıtlı olan Word ya da pdf formatlı karar evrakının düzenlenmiş son halinin sisteme yüklenmesi işlemidir. Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi [2]

3 Dosya Seç butonu kullanılarak bilgisayardan dosya seçim işlemi gerçekleştirilir. Seçilen evrak için önizleme işlemi evrakın onaya sunulmasından sonra gerçekleşir. Diğer bir deyişle önizleme için E-imza ile onaya sun butonuna basılması gerekmektedir. Evrak yükleme işlemi tamamlandıktan sonra Kurul Evrakı için belirlenen üstverilerin tanımlanması gerekmektedir. Üstveri alanları 1. Evrakın Gittiği Yer: Kendi Birimim olarak seçili gelmektedir. Evrak onaylandıktan sonra hazırlayan kullanıcıya geri gelecektir. 2. Kurul Adı: Düzenlenen kurul adı neyse onun yazılması gerekmektedir. Örneğin Mühendislik Fakültesi Fakülte Kurulu, Fen Edebiyat Fakültesi Fakülte Yönetim Kurulu vb. 3. Dosya kodu: (Yönetim Kurulları, Belediye Encümenleri > Kararlar) otomatik olarak gelmektedir. İstenirse değiştirilebilir. 4. Konu: (Yönetim) Kurul Kararları (2018/...) olarak otomatik olarak gelmektedir. İstenirse değiştirilebilir. 5. Oturum Tarihi: Kurul toplantısının düzenlendiği tarihtir. 6. Oturum Saati: Kurul toplantısının düzenlendiği saattir. 7. Oturum Sayısı: Düzenlenen oturumun yıl içindeki kaçıncı oturum olduğunu belirten sayıdır. 8. Toplantı No: Yıl ve oturum sayısının birleşiminden oluşur. Örneğin 2018/5 9. Toplantıda Alınan Karar Sayısı: Düzenlenen toplantıda alınan karar sayısını belirtir. 10. Kurul Üyeleri: Düzenlenen Kurul bünyesinde bulunan üyelerin isim ve soyisimlerinin belirtildiği alandır Paraflayacak Kullanıcılar: Evrakı oluşturan kullanıcı ilk parafçıdır. İstenen durumlarda evrakı görüp onay vermesi gereken başka parafçılar da eklenebilir Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi [3]

4 İmzalayacak Kullanıcılar Raportör: İlk imzacıdır. Düzenlenen Kurul bünyesinde Raportör olarak görev alan kişidir. Çoğu zaman Raportör Okul Sekreteri olarak tanımlanır. (Fakülte Sekreteri, Enstitü Sekreteri vb.) Kurul Üyeleri: İkinci imza adımıdır. Burada tanımlanan kişilere evrak sırayla değil; aynı anda düşer. Tüm üyelerin imzaları tamamlandığı anda sıra son imzacıya geçer. Kurul Başkanı: Evraka imza atacak son kişidir. Kurula başkanlık yapan kişi bu alanda belirtilir. (Dekan, Okul Müdürü vb.) NOT: Kurul Evrakı, bilgisayarda kayıtlı olan bir dosya yüklenerek oluşturulabileceği gibi, Tara ve Ekle yöntemi kullanılarak da oluşturulabilir. 3. Kurul Evrakı Arama İşlemi Kurul evrakları için geçmişe dönük arama işlemi Hızlı Evrak Arama ve Detaylı Evrak Arama sayfalarından yapılabileceği gibi, işlem menüsünden de gerçekleştirilebilir. Hızlı Evrak Arama Sayfası Evrak Arama > Hızlı Evrak Arama Açılan hızlı evrak arama sayfasında Tüm Evrak Tanımları alanından evrak türü olarak Birim Kurul Evrakı seçilirse arama sonuçları filtrelenmiş olacaktır. Birim Kurul Evrakı seçildikten sonra Sorgula butonuna basılmalıdır. Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi [4]

5 Detaylı Evrak Arama Sayfası Evrak Arama > Hızlı Evrak Arama Açılan detaylı evrak arama sayfasında Tüm Evrak Tanımları alanından evrak türü olarak Birim Kurul Evrakı seçilirse arama sonuçları filtrelenmiş olacaktır. Bunun dışında istenen kriterler seçilerek arama sonuçları daraltılabilir. Seçilen kriterler sonrasında sonuçları görebilmek için Sorgula butonuna basılmalıdır. İşlem Menüsünden Arama İşlemi Ana Menü > Evrak > Karar Evrakları > Birim Kurul Evrakı > Arama Açılan arama sayfasında türü sadece Birim Kurul Evrakı olan evraklar listelenmektedir. Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi [5]

6 BÖLÜM/ENSTİTÜ ANABİLİM DALI KURULU EVRAKI Akademik Birimlerdeki Bölüm Kurulu, Enstitülerdeki Anabilim Dalı Kurulu evraklarını ekleme işlemi, yetki verilmiş kullanıcı tarafından EBYS içerisinde işlem menüsünden gerçekleştirilir. Karar evrakları nitelik olarak Harici Evrak gibi işlem görmektedir. Bilgisayarda word, pdf vb. formatında kayıtlı olan bir dosyanın EBYS içerisine yüklenmesi ile oluşturulur. Yani; EBYS ye eklenecek olan evrakın öncesinde oluşturulup, bilgisayarda Word ya da pdf olarak kayıtlı olması gerekmektedir. NOT: Bölüm/Enstitü AD Kurulu evrakı ile Birim Kurulu evrakı tanımlanan üstveri alanları ve imzacı bilgileri açısından farklılık göstermektedir. 1. İşlem Menüsü EBYS ye giriş yapıldıktan sonra: Ana Menü > Evrak > Karar Evrakları > Bölüm/Enstitü AD Kurul Evrakı > Ekle (Erişim kolaylığı açısından bu sayfa kısayol olarak anasayfaya eklenebilir. Adımlar için tıklayınız.) 2. Bölüm/Enstitü AD Kurulu, Karar Evrakı Ekleme İşlemi Bölüm/Enstitü AD Kurul Evrakı ekleme sayfasında bilgisayarda kayıtlı olan dosya (Word ya da pdf formatlı) sisteme yüklendikten sonra evrak ile ilgili istenen bilgiler doldurulmalıdır. NOT: Üstveri alanları 1 kere doldurulduktan sonra Şablon olarak kaydedilebilir. Böylece her kurul evrakı oluşumunda hazır şablon seçilir ve sadece gerekli alanlarda değişiklik yapılır. (Şablon ekleme ile ilgili bilgilendirme için tıklayınız.) Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi [6]

7 2 1 1 ile gösterilen Ekranın sol tarafında; bilgisayarda kayıtlı olan Word ya da pdf formatlı karar evrakı sisteme yüklendikten sonra görüntülenecektir. Yüklenen evrakın görüntülenmesi işlemi E-imza ile Onaya Sun butonuna basıldıktan sonra gerçekleşir. 2 ile gösterilen alanda evrak yükleme işlemi yapılmalı ve evrakla ilgili bilgilerin tanımlanması gerekmektedir. Evrak Yükleme İşlemi Bilgisayarda kayıtlı olan Word ya da pdf formatlı karar evrakının düzenlenmiş son halinin sisteme yüklenmesi işlemidir. Dosya Seç butonu kullanılarak bilgisayardan dosya seçim işlemi gerçekleştirilir. Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi [7]

8 Seçilen evrak için önizleme işlemi evrakın onaya sunulmasından sonra gerçekleşir. Diğer bir deyişle önizleme için E-imza ile onaya sun butonuna basılması gerekmektedir. Evrak yükleme işlemi tamamlandıktan sonra Bölüm/Enstitü AD Kurul Evrakı için belirlenen üstverilerin tanımlanması gerekmektedir. Üstveri alanları 11. Evrakın Gittiği Yer: Kendi Birimim olarak seçili gelmektedir. Evrak onaylandıktan sonra hazırlayan kullanıcıya geri gelecektir. 12. Kurul Adı: Düzenlenen kurul hangi Bölüm ya da Anabilim Dalına aitse onun adının yazılması gerekmektedir. Örneğin Bilgisayar Mühendisliği Bölüm Kurulu, Matematik Bölüm Kurulu vb. 13. Dosya kodu: (Yönetim Kurulları, Belediye Encümenleri > Kararlar) otomatik olarak gelmektedir. İstenirse değiştirilebilir. 14. Konu: Bölüm/Enstitü AD Kurulu Kararları (2018/...) olarak otomatik olarak gelmektedir. İstenirse değiştirilebilir. 15. Oturum Tarihi: Kurul toplantısının düzenlendiği tarihtir. 16. Oturum Saati: Kurul toplantısının düzenlendiği saattir. 17. Oturum Sayısı: Düzenlenen oturumun yıl içindeki kaçıncı oturum olduğunu belirten sayıdır. 18. Toplantı No: Yıl ve oturum sayısının birleşiminden oluşur. Örneğin 2018/5 19. Toplantıda Alınan Karar Sayısı: Düzenlenen toplantıda alınan karar sayısını belirtir. 20. Bölüm/Enstitü AD Kurulu Üyeleri: Düzenlenen Bölüm/Enstitü AD Kurulu bünyesinde bulunan üyelerin isim ve soyisimlerinin belirtildiği alandır Paraflayacak Kullanıcılar: Evrakı oluşturan kullanıcı ilk parafçıdır. İstenen durumlarda evrakı görüp onay vermesi gereken başka parafçılar da eklenebilir İmzalayacak Kullanıcılar Bölüm Başkan Yardımcısı: İlk imzacıdır, doldurulması zorunlu alandır. Bölüm Başkan Yardımcısı: İkinci imzacıdır, doldurulması zorunlu değildir. Bu üstveri; iki Bölüm Başkanı bulunan Bölümler için eklenmiştir. NOT: Bölüm Başkan Yardımcısı alanlarının doldurulması Enstitülerde bulunan Anabilim Dalı Kurulları için zorunlu değildir. Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi [8]

9 Bölüm/Enstitü AD Kurulu Üyeleri: Üçüncü imza adımıdır. Burada tanımlanan kişiler Bölüm Kurulu Üyeleridir ve bu kişilere evrak sırayla değil; aynı anda düşer. Tüm üyelerin imzaları tamamlandığı anda sıra son imzacıya geçer. Bölüm/Enstitü AD Başkanı: Evraka imza atacak son kişidir. Kurula başkanlık yapan Bölüm Başkanı bu alanda belirtilir. NOT: Bölüm Kurulu Evrakı, bilgisayarda kayıtlı olan bir dosya yüklenerek oluşturulabileceği gibi, Tara ve Ekle yöntemi kullanılarak da oluşturulabilir. 3. Bölüm Kurulu/Enstitü AD Evrakı Arama İşlemi Bölüm Kurulu/Enstitü AD evrakları için geçmişe dönük arama işlemi Hızlı Evrak Arama ve Detaylı Evrak Arama sayfalarından yapılabileceği gibi, işlem menüsünden de gerçekleştirilebilir. Hızlı Evrak Arama Sayfası Evrak Arama > Hızlı Evrak Arama Açılan hızlı evrak arama sayfasında Tüm Evrak Tanımları alanından evrak türü olarak Bölüm/Enstitü AD Kurulu Evrakı seçilirse arama sonuçları filtrelenmiş olacaktır. Bölüm/Enstitü AD Kurul Evrakı seçildikten sonra Sorgula butonuna basılmalıdır. Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi [9]

10 Detaylı Evrak Arama Sayfası Evrak Arama > Hızlı Evrak Arama Açılan detaylı evrak arama sayfasında Tüm Evrak Tanımları alanından evrak türü olarak Bölüm/Enstitü AD Kurul Evrakı seçilirse arama sonuçları filtrelenmiş olacaktır. Bunun dışında istenen kriterler seçilerek arama sonuçları daraltılabilir. Seçilen kriterler sonrasında sonuçları görebilmek için Sorgula butonuna basılmalıdır. İşlem Menüsünden Arama İşlemi Ana Menü > Evrak > Karar Evrakları > Bölüm/Enstitü AD Kurul Evrakı > Arama Açılan arama sayfasında türü sadece Bölüm/Enstitü AD Kurul Evrakı olan evraklar listelenmektedir. Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi [10]

11 ÖNEMLİ NOTLAR 1. Elektronik Belge Yönetim Sistemi nde bulunan Karar Evrakları nın kullanılması zorunlu değildir; kullanım açısından kolaylık sağlayacağı için geliştirilmiştir. 2. Karar evraklarını sadece sistem üzerinden yetki verilmiş kişiler oluşturabilir. EBYS kullanan her kişide bu seçenek bulunmamaktadır. 3. Karar evraklarında bulunan Üyeler alanında seçilen kişilere sistem üzerinden giden evrak AYNI ANDA düşer ve son imzacıya geçmesi için Üyelerin imzalarını tamamlaması gerekir. 4. EBYS üzerinden yürütülen Karar evraklarında imzacı olarak seçilen kişilerin elektronik imza sahibi olması gerekmektedir. KISAYOL EKLEME İŞLEMİ EBYS içerisinde sürekli tekrar edilen işlemler için kısayol oluşturulabilir. Kısayol olarak eklenen işlemler anasayfada Kısayollarım menüsünde yer alır. Bu sayede yapılacak olan işlemin her seferinde işlem menüsünden açılmasına gerek kalmayacaktır. 1. Adım: Kısayol olarak eklenmek istenen sayfa açıkken sol üst köşede bulunan Yıldız butonuna basılır. 2. Adım: Kısayol için isim belirlenir. İsim belirlendikten sonra Kaydet butonuna basılır. Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi [11]

12 Kaydedilen kısayol anasayfada Kısayollarım menüsünde görünecektir. Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi [12]

13 ÜSTVERİ ŞABLONU EKLEME Üstveri şablonu tanımlama işlemi sadece karar evrakları için değil, tüm evrak tipleri için geçerlidir. Rutin olarak hazırlanan her evrak için şablon eklenebilir. Şablonlar kişiseldir. Kaydedilen üstveri şablonu sonradan benzer evrak hazırlama aşamasında seçilerek doldurulan alanlar için veri girişini pratik bir hale getirir. 1. Şablon Kaydetme İşlemi Yeni evrak ekranında dosya kodu, konu, parafçılar, imzacılar gibi bilgileri belirlenmiş hazırlama aşamasında olan bir evrak için ekranın sol alt köşesinde bulunan Şablonlar tıklanır. Girilen üstveriler şablon olarak kaydedilir: Kaydedilmek istenen şablona bir isim verilir ve Tamam butonuna basılır: Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi [13]

14 2. Kayıtlı Şablonu Seçme İşlemi Daha önce kaydedilen bir şablonu seçmek için; yeni evrak ekleme sayfasında iken sayfanın sol alk köşesinde bulunan Şablonlar tıklanır. Üstveri Şablonları listesinden daha önce kaydedilen şablonlar görüntülenir ve istenen şablon seçilir. Seçilen şablon için Şablonu Yükle butonuna basılması gerekmektedir. Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi [14]

15 3. Kayıtlı Şablonun Düzeltilmesi İşlemi Kaydedilmiş şablonun düzeltilmesi için ilgili üstveri şablonu seçilir, istenen değişiklikler yapılır ve tekrar Şablon olarak Kaydet butonuna basılır. Güncellenmek istenen şablon için uyarı mesajında Evet butonuna basılmalıdır: Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi [15]