KAHRAMANMARAŞ SÜTÇÜ İMAM ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ DEĞERLENDİRME RAPORU 2017 YILI

Transkript

1 KAHRAMANMARAŞ SÜTÇÜ İMAM ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL SİSTEMİ DEĞERLENDİRME RAPORU 2017 YILI 1

2 İÇİNDEKİLER SAYFA NUMARALARI I GİRİŞ 1 4 A. Misyon ve Vizyon 3 B. Organizasyon Yapısı 4 II İÇ KONTROL SİSTEMİ SORU FORMU SONUÇLARI 5 22 İç Kontrol Sistemi Soru Formları 5 8 İç Kontrol Sistemi Soru Formları Genel Sonuçları 9 13 II.1.Kontrol Ortamı Standardı II.2.Risk Değerlendirme Standardı 17 II.3.Kontrol Faaliyetleri Standardı II.4.Bilgi ve İletişim Standardı II.5.İzleme Standardı 22 III. DİĞER BİLĞİLER III.1.İç Denetim Sonuçları 23 III.2.Dış Denetim Sonuçları 23 III.3.Diğer Bilgi Kaynakları 23 Ön Mali Kontrole İlişkin Veriler 24 Kişi ve/veya İdarelerin Talep ve Şikâyetleri 25 Diğer Bilgiler 25 IV. İÇ KONTORL SİSTEMİNİN GELİŞİMİ 25 V. SONUÇ VE ÖNERİLER 26 V.1. Güçlü Yönler 26 V.2. İyileşmeye Açık Alanlar 26 V.3. Eylem İçin Öneriler 26

3 I GİRİŞ: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nda, mali saydamlık, hesap verme sorumluluğu, stratejik planlama, performans esaslı ve çok yıllı bütçeleme ile iç kontrol ve iç denetim konuları, yeni mali yönetim ve kontrol sistemini oluşturan temel unsurlar olarak düzenlenmiştir. İç kontrol; kamu kaynaklarının etkili, ekonomik, verimli ve idarenin amaçlarına uygun bir şekilde kullanılması, iş ve işlemlerin mevzuata uygunluğu, faaliyetler hakkında düzenli, zamanında ve güvenilir bilgi üretilmesi, idarenin varlıklarının korunması, yolsuzluk ve usulsüzlüklerin önlenmesi konularında yeterli ve makul güvence sağlayan bir yönetim aracı olarak tanımlanmaktadır. İç kontrol sistemi, sadece kontrol faaliyetlerini değil, idarenin organizasyon yapısını, işleyişini, görev, yetki ve sorumlulukları ve karar alma süreçlerini kapsayan ve idarenin tüm yöneticilerinin ve çalışanlarının tamamının rol alması gereken dinamik bir süreçtir. Bu nedenle, İç Kontrol Sisteminin kurulması, işletilmesi, izlenmesi, değerlendirilmesi ve gerekli önlemlerin zamanında alınması konularında üst yöneticilerin liderliği çok önemlidir. İç kontrol sistemi bir DENETİM FAALİYETİ değildir. İç denetim mekanizması, Kurum da iç kontrol sisteminin süreçlerinden birisidir ve İç Kontrol Sisteminin İzleme Bileşenine hizmet etmek ve sistemin sağlıklı bir biçimde uygulanmasını değerlendirmek üzere çalıştırılan bir mekanizmadır. Başarılı bir yönetim için iç kontrol doğru anlaşılmalı, sağlıklı kurulmalı ve etkin uygulanmalıdır. Bir organizasyonun karşı karşıya kaldığı değişimlere sürekli bir biçimde uyum gösteren dinamik ve tamamlayıcı bir süreç olarak iç kontrol, örgütsel amaçların gerçekleştirilmesinde önemli bir rol oynamaktadır. Bu yüzden iç kontrolün doğru tanımlanması, sağlıklı kurulması ve etkin uygulanması süreçleri birbirilerini tamamlamalıdır. Türk kamu yönetiminde reform çalışmaları çerçevesinde, iç kontrol sistemi kamu mali yönetimi sistemine dâhil edilmiştir. Kamu yönetiminde iç kontrolün doğru tanımlanması, sağlıklı kurulması ve etkin uygulanması süreçlerinin birbirilerini tamamlamaları gerektiği gerçeği ışığında iç kontrol sistemi sürekli gözden geçirilmelidir. Üniversitemiz birimlerinin denetime hazır, etkili ve güvenilir bir kontrol ortamının oluşturulması, sistemin kontrol ve denetimine imkân verecek performans göstergelerinin belirlenmesi, faaliyetlerde uygunluk ve sistem denetimlerinin yapılmasını sağlayacak bir sistemin oluşturulması büyük önem arz etmektedir. Bu amaç doğrultusunda, üst yönetimin de desteğiyle bütün birimlerimizin öncelikli hedefi uygun bir kontrol ortamının oluşturulması için gerekli çalışmaları yürütmeleri gerekmektedir. İç Kontrolün Tanımı, Özellikleri ve Genel Esasları İç kontrol, kurum kaynaklarının etkili, ekonomik, verimli ve kurumun amaçlarına uygun bir şekilde kullanılması, iş ve işlemlerin mevzuata uygunluğu, faaliyetler hakkında düzenli, zamanında ve güvenilir bilgi üretilmesi, kurumun varlıklarının korunması, yolsuzluk ve usulsüzlüklerin önlenmesi konularında yeterli ve makul güvence sağlayan bir yönetim aracıdır. İç kontrol aynı zamanda yönetim kontrolü olarak da adlandırılmaktadır. İç kontrol, yöneticilerin kurumu çalıştırmalarına ve amaçlarını süreklilik temelinde gerçekleştirmelerine yardımcı olmak üzere alt yapının bir parçası olarak inşa edilen bir yönetim kontrolüdür. İç kontrol; bir kurumun yönetimi ve personeli tarafından hayata geçirilen tamamlayıcı bir süreç olup, belirli amaçları gerçekleştirmek suretiyle; kurumun misyonunu başarması için riskleri göğüslemek ve makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmıştır. İç Kontrolün Amaçları İç kontrolün amaçları; faaliyetleri düzenli, etik kurallara uygun, ekonomik, verimli ve etkin biçimde gerçekleştirmek; hesap verme sorumluluğunun gerektirdiği yükümlülükleri yerine getirmek; yürürlükteki yasalara ve yönetmeliklere uymak; kayıplara, kötü kullanıma ve hasarlara karşı kaynakları korumak olarak sıralanmaktadır. İç Kontrolün Nitelikleri İç kontrol sistemi bir zorunluluktur: İç kontrol süreçleri uygulamanın amacı, insanlara riski yönetmeleri konusunda yardımcı olmak, dolayısıyla da kurumun hedeflerine ulaşmasını sağlamaktır. İyi yönetilen hiçbir kurum belirli iç kontroller olmadan olamaz. İç kontrol sistemi kurumun tüm faaliyetlerini kapsar: İç kontrollerin adedi, niteliği ve tarzı, kurumun tipine ve karşılaştığı risklere göre farklılık gösterir. İç kontrol çerçevesi, kurumun operasyonel, teknik, finansal ve idari bütün faaliyetlerini kapsar. İç kontrollerin sadece muhasebe ya da finansal raporlamaya ilişkin kontrollerle sınırlı olmadığının farkında olmak kurumda iç kontrol algısının yerleşmesi açısından önemlidir. [1]

4 İç kontrol sistemi tamamlayıcı bir süreçtir: İç kontrol tek bir olay ya da tek bir durum olmayıp, bir kurumun faaliyetlerinin içine nüfuz eden bir dizi eylemdir. Bu eylemler bir kurumun faaliyetleri boyunca süreklilik temelinde meydana gelirler. Yönetimin kurumu çalıştırma tarzına sinmiş olup bünyeseldir. İç kontrol sistemi kurumun faaliyetlerine sıkıca bağlanmış olup kurumun alt yapısı içine yerleştirildiğinde çok fazla etkilidir ve kurumun temelinin ayrılmaz bir parçasıdır. İç kontrol sistemi hedeflere ulaşmayı kolaylaştırır: Etkin bir iç kontrol sürecinin ön şartı hedeflerin açık bir biçimde belirlenmesidir. İç kontrol genel hedeflerin ayrı ayrı değil, birbirlerine bağlı bir dizi olarak başarılmasına elverişli biçimde düzenlenir. Bu genel hedefler çok sayıda spesifik alt hedefler, fonksiyonlar, süreçler ve faaliyetler aracılığıyla gerçekleştirilir. İç kontrol sisteminde hedefler ile iç kontrol bileşenlerinin ilişkisi çok yoğundur: Bir kurumun neyi başarmaya çalıştığını gösteren asıl hedefler ile bu hedefleri gerçekleştirmesi için nelere ihtiyaç duyulduğunu gösteren iç kontrol sistemi unsurları arasında doğrudan bir bağlantı vardır. İç kontrol sistemi riskleri karşılamak için makul güvence sağlar: Misyon ne olursa olsun, bunun başarılmasında çok sayıda riskle karşı karşıya kalınacaktır. Yönetimin görevi, kurumun misyonunu gerçekleştirme imkânını maksimize etmek üzere bu riskleri belirlemek ve bunlara çözüm bulmaktır. İç kontrol bu risklerin ortadan kaldırılmasına yardımcı olabilirse de, misyonun yerine getirilmesi ve genel hedeflerin gerçekleştirilmesi konusunda sadece makul güvence oluşturur. İç kontrol ne kadar iyi tasarlanırsa tasarlansın ve ne kadar iyi işlerse işlesin, genel hedeflerin gerçekleştirilmesi hususunda yönetime mutlak güvence veremez. İç kontrolün etkinliği ile ilgili sınırlar vardır: Etkin bir iç kontrol sistemi, ne kadar iyi tasarlanırsa tasarlansın ve ne kadar iyi işlerse işlesin, kurum hedeflerini gerçekleştirmesi veya kurumun varlığını sürdürmesi konusunda, yönetime sadece makul güvence sağlayabilir, mutlak güvence sağlayamaz. Hükümet politikası ve programlarındaki, demografik veya ekonomik koşullardaki yön değiştirmeler belirgin biçimde yönetim kontrolünün sınırları dışında olup, yöneticilerin kontrolleri yeniden tasarlamasını veya kabul edilebilir risk düzeyini bu duruma göre ayarlamasını gerektirebilir. (INTOSAI GOV 9100, 2004: 11). İç kontrol sistemi yönetim ve diğer personel tarafından hayata geçirilir: Örgütsel amaçların gerçekleştirilmesine makul güvence sağlamak için yönetim tarafından kurulan bir süreç olarak tanımlanan iç kontrolde yönetimin ve diğer personelin rol alması beklenir. Yönetim ve her düzeydeki personel kurumun misyonunu ve genel hedeflerini başarması için riskleri karşılayan ve makul güvence sağlayan iç kontrol sürecine müdahil olmak durumundadır. Bir örgüt yöneticilerinin sorumlu olduğu faaliyetlerin yürütülmesi ile ilgili düzenlemeler ve kurallar dizisi olarak bilinen iç kontrolde ve bu kural ve düzenlemelerin gerçekte uygulanmasında yönetimin ve personelin yer alması bir zorunluluktur. [2]

5 A. ÜNİVERSİTEMİZ VİZYON ve MİSYONU: ÜNİVERSİTEMİZ VİZYONU İnsana hizmet yolunda, çağın ihtiyaçlarına cevap veren, eğitim, araştırma ve buluşlarıyla güçlü ve saygın üniversitelerden biri olmak. ÜNİVERSİTEMİZ MİSYONU Yüksek kalite düzeyini esas alarak yararlı buluşlar gerçekleştirmek, üstün, etik ve bilimsel değerlerle donanımlı bireyler yetiştirmek, Üniversite-Sanayi-Kamu İşbirliğini güçlendirmek ve böylece şehrimiz, bölgemiz ve ülkemiz geleceğinde önemli bir rol üstlenmek ve bu etki alanını genişletmek; yurtdışı ilişkilerini artırarak uluslararası üniversite olmak. [3]

6 B. ORGANİZASYON YAPISI: KAHRAMANMARAŞ SÜTÇÜ İMAM ÜNİVERSİTESİ ORGANİZASYON ŞEMASI SENATO REKTÖR YARDIMCILARI REKTÖR İÇ DENETÇİLER YÖNETİM KURULU FAKÜLTELER ENSTİTÜLER YÜKSEKOKULLAR MESLEK Y.O. BÖLÜMLER BAĞLI BİRİMLER ARŞ. ve UYG. MERKEZLERİ SAĞLIK ARŞ. Ve UYG. HASTANESİ GENEL SEKRETER Tıp Fakültesi Diş Hekimliği Fak. Eğitim Fakültesi Fen Edebiyat Fak. Güzel Sanatlar Fak. İktisadi ve İdari Bil. Fak. İlahiyat Fakültesi Müh. ve Mim. Fak. Orman Fakültesi Ziraat Fakültesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Fen Bilimler Enstitüsü Sağlık Bilimler Enstitüsü Kahramanmaraş Sağlık Yüksekokulu Afşin Sağlık Yüksekokulu Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Yabancı Diller Yüksekokulu Göksun Uygulamalı Bil. Yüksekokulu Afşin MYO Andırın MYO Elbistan MYO Göksun MYO Sağ. Hiz. MYO Pazarcık MYO Türkoğlu MYO Teknik Bil. MYO Sosyal Bil. MYO Türk Dili Güzel Sanatlar Atatürk İlkeleri ve İnkılap Tarihi Enformatik Beden Eğitimi ve Spor Bilimsel Arş. Prj. Yön. Birimi Döner Sermaye İşletme Müd. -Atatürk İlk.İnk.Tarihi UAM -Doğu Akdeniz Arkeoloji UAM -Türkçe Öğretim UAM -SEM -Çevre Sorunları UAM -K.Maraş Yöresi Kültür Değerleri UAM - Ekolojik Tarım UAM -Stratejik UAM -Prof. Dr. Nurettin Kaşka Sert Kabuklu Meyveler UAM -Tarımsal Yayım UAM -Kadını Çalışmaları UAM Sağlık, Araştırma ve Uygulama Hastanesi Hastane Başhekimliği İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Personel Daire Başkanlığı Kütüphane ve Dok. Daire Başkanlığı Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Hukuk Müşavirliği Elbistan Teknoloji Fak. - ÜSKİM - Hayvansal Üretim UAM -Avrupa Biriliği UAM Basın Halkla İlişkiler Müdürlüğü Sivil Savunma Uzmanlığı - Deprem Araştırma ve Risk Yönetim Merkezi -Kariyer ve Girişimcilik Uyg. Ve Arş. Merkezi -Bilgisayar Arş.ve Uyg. Mer. [4]

7 2017 YILI İÇ KONTROL DEĞERLENDİRME ANKETİ SORULARI Üniversitemizde uygulanacak olan İç Kontrol Standartları Anketinin amacı, Üniversitemizin süre gelen faaliyetlerinin, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğindeki Beş Temel ana başlık altındaki On sekiz alt başlıkta belirtilen genel nitelikteki standartlara ve Uyum Eylem Planın da belirtilen 110 öngörülen eyleme ne kadar uyum sağlayıp, sağlamadığını tespit etmek ve değerlendirme raporu hazırlamaktır. İç Kontrol Sisteminin değişen hedeflere, koşullara, kaynaklara ve risklere uyum sağlayıp sağlayamadığının değerlendirilebilmesi için aşağıda yer alan 81 soruyu cevaplamanız gerekmektedir. Her soru için Evet, Hayır ve Gelişme Sürecinde olmak üzere üç seçenekli cevap bulunmaktadır. Her Evet yanıtı 4 puan, Hayır yanıtı 0 puan, Gelişme Sürecinde yanıtı 2 puan değerindedir. Anketi Birimin İdari iş ve işlemlerinden sorumlu Amir doldurmalıdır. KONTROL ORTAMI STANDARDI NO S O R U L A R EVET HAYIR 1 İç kontrol sistemi, yönetici ve personel tarafından sahiplendi mi? 2 İç kontrol sistemi uygulamasında yöneticiler örnek teşkil oluyor mu? 3 Etik kurallarla ilgili uygulama çalışması yapıldı mı? 4 Dürüstlük, saydamlık ve hesap verilebilirlikle ilgili uygulama ve düzenleme yapıldı mı? 5 Çalışan ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmasıyla ilgili bir düzenleme yapıldı mı? 6 Faaliyetlere ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenli Olması için uygulama ve düzenleme yapıldı mı? 7 Biriminizin Misyon ve Vizyonu belirlendi ve personele duyuruldu mu? 8 Misyonun gerçekleştirilmesi için uygulamalar ve çalışmalar yapıldı mı? 9 Biriminizin görev dağılım çizelgesi düzenlendi ve personele duyuruldu mu? 10 Biriminizin teşkilat şeması düzenlendi mi? 11 Organizasyon yapınız yetki, sorumluluk ve hesap verebilirlik şeklinde düzenlendi mi? 12 Hassas görevler ve göreve ilişkin kıstaslar belirlendi ve personele duyuruldu mu? 13 Yöneticiler verilen görevlerin sonucunu takip ediyor mu? 14 Personel, birimin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesine ilişkin çalışmalara katkı veriyor mu? 15 Personel görevleriyle ilgili bilgi deneyim ve yeteneğe sahip mi? 16 Personelin mesleki yeterliliğine önem veriliyor mu? 17 Personelin bireysel performansına önem veriliyor mu? 18 Biriminizin hizmet içi eğitime ihtiyacı var mı? 19 Personelin yeterliliği değerlendiriliyor ve değerlendirme sonucu personelle görüşülüyor mu? 20 Yeterlilik değerlendirmesi sonucunda yetersiz bulunan personelle ilgili çalışma yapılıyor mu? 21 Yeterliliği yüksek olan personelle ilgili çalışma yapılıyor mu? Özlük hakları, üst göreve atama, eğitim, performans 22 değerlendirmesi, yer değiştirme gibi konular yazılı olarak belirlendi mi? 23 Birim iş akış şeması oluşturuldu ve personele duyuruldu mu? 24 Yetki devri ile ilgili kıstaslar belirlendi mi? 25 Yetki devrinde, yetkinin önemine ve pozisyonuna uygun Personel seçiliyor mu? 26 Yetki devredilen personelin, deneyim ve yeteneğine dikkat ediliyor mu? 27 Yetki devredilen personelden, yazılı ve sözlü bilgi isteniyor mu? GELİŞME SÜRECİNDE [5]

8 RİSK STANDARTLARI NO S O R U L AR EVET HAYIR 1 Birimin stratejik planı katılımcı yöntemle hazırlandı mı? 2 Birim performans programı hazırlandı mı? Birim bütçesi stratejik plana ve performans programına uygun 3 hazırlandı mı? Faaliyetlerin mevzuata, stratejik plana ve performans programına 4 uygunluğu sağlanıyor mu? 5 Birimin görev alanı ile ilgili özel alanlar belirlendi mi? 6 Birimin hedefleri süreli, ölçülebilir ve ulaşılabilir mi? 7 Birimin amaç ve hedeflerine yönelik riskler belirlendi mi? Birimin risk gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri 8 belirlendi mi? 9 Birim risk eylem planı düzenlendi mi? GELİŞME SÜRECİNDE KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI NO S O R U L A R EVET HAYIR Her bir faaliyet ve riskler için uygun kontrol stratejisi ve 1 yöntemleri belirlendi mi? 2 Her bir faaliyet için süreç kontrolü yapılıyor mu? Kontrol faaliyetleri, güvenliği sağlamak üzere dönemsel 3 olarak yapılıyor mu? 4 Kontrol faaliyetlerinin maliyet hesabı yapıldı mı? 5 Birimin faaliyetleriyle ilgili yöntemler belirlendi mi? Birim işlemleri süreç kontrolü çerçevesinde, başlama uygulama 6 sonuçlandırma aşamalarını kapsıyor mu? Birim İşlemleri ve dokümanları, güncel, kapsamlı, anlaşılabilir ve 7 ulaşılabilir mi? Birimin her faaliyet ve mali işlemlerinin onaylanması, 8 uygulanması kaydedilmesi ve kontrolü görevini farklı personel yapıyor mu? Birimde personel yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesi 9 uygulanmadığı durumlarında oluşacak riskler için önlem alındı mı? Birimde işlemlerin etkili ve sürekli olarak uygulanması için gerekli 10 kontroller yapılıyor mu? Birim yöneticileri hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli 11 talimatları veriyor mu? Faaliyetlerin sürekliliğini etkileyecek nedenlere karşı gerekli 12 önlemler alınıyor mu? Geçici ve sürekli olarak görevden ayrılan personel yerine vekil 13 personel görevlendiriliyor mu? Görevden ayrılan personelin yönetime ve vekâleten 14 görevlendirilecek personele, işiyle ilgili rapor vermesi sağlanıyor mu? Birim bilgi sisteminin sürekliliği ve güvenliği için kontrol kuralları 15 oluşturuldu mu? Birimin bilgi sistemine veri ve bilgi girişini sağlayacak personel 16 görevlendirildi mi? Birimin bilgi sistemindeki hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi için 17 çalışmalar yapıldı mı? 18 Birimde yönetim bilgi sistemi oluşturuldu mu? GELİŞME SÜRECİNDE [6]

9 BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI NO S O R U L A R EVET HAYIR 1 Birimde yatay ve dikey bilgi iletişim sistemi oluşturuldu mu? Birimde yönetici ve personelin görevleriyle ilgili bilgiye zamanında 2 ulaşması sağlanıyor mu? 3 Birimin ürettiği bilgiler doğru, güvenilir, tam ve anlaşılır mı? Yönetici ve personel bütçenin uygulanması ile kaynakların 4 kullanılmasına ilişkin bilgilere zamanında ulaşabiliyor mu? Birim yönetim bilgi sistemi gerekli bilgileri, raporları üretebilecek 5 ve analiz yapabilecek şekilde düzenlendi mi? Birim yöneticileri misyon ve vizyon çerçevesinde beklentilerini 6 görevleri kapsamında personele duyurdu mu? Birim yatay ve dikey iletişim sistemi, öneri ve sorunları iletebilecek 7 şekilde düzenlendi mi? Birimin mali ve mali olmayan faaliyetleri, hedefleri, amaçları, 8 performans programları her yıl personele duyuruluyor mu? Birimlerin bütçelerinin ilk altı aylık, ikinci altı aylık uygulamaları ve 9 hedefleri personele duyuruluyor mu? Birimin faaliyet sonuçları ve değerlendirmeleri faaliyet raporunda 10 gösteriliyor mu? Birim faaliyetlerinin gözetimi amacıyla yatay ve dikey raporlama 11 yapılıyor mu? Birimde görev yapan personel, görevini ve faaliyetlerini kapsayan 12 rapor hazırlaması konusunda bilgilendirildi mi? 13 Birim kayıt ve dosyalama sistemi oluşturuldu mu? Birim Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı, güncel, ulaşılabilir ve 14 izlenebilir mi? Birim kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini 15 sağlayabiliyor mu? Birim kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun 16 düzenleniyor mu? Birimde gelen ve giden evraklar zamanında kayıt altına alınıyor 17 mu? Birimde gelen ve giden evraklar sınıflandırılıyor ve arşiv sistemine 18 uygun muhafaza ediliyor mu? Birimin belirlenen standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon 19 sistemi oluşturuldu mu? Birimde hata, usulsüzlük ve yolsuzluk bildirim yöntemleri 20 oluşturuldu ve personele duyuruldu mu? Birim yöneticileri hata, usulsüzlük ve yolsuzluk konusunda 21 inceleme ve denetim yapıyorlar mı? Hata, usulsüzlük ve yolsuzluk konusunda bilgi veren personele 22 ayrımcı muamelesi yapılıyor mu? GELİŞME SÜRECİNDE [7]

10 İZLEME STANDATLARI NO S O R U L A R EVET HAYIR 1 Birim iç kontrol sisteminin değerlendirilmesi yapılıyor mu? İç kontrol sistemi değerlendirilmesi sonucunda gerekli önlemler 2 alınıyor mu? İç Kontrol sisteminin değerlendirilmesinde birimlerden destek 3 alınıyor mu? İç kontrol değerlendirmesi sonucunda birimlerin ve kişilerin 4 önerileri dikkate alınıyor mu? İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi sonucunda gerekli 5 önlemlerin alınması için eylem planı hazırlanıyor mu? GELİŞME SÜRECİNDE Cevapladığınız için Teşekkür ederiz. [8]

11 S.NO 2017 YILI İZLEME VE DEĞERLENDİRME ANKETİ EVRAK İZLEME FORMU BİRİMLER GÖNDERMESİ GEREKEN TARİH GELİŞ TARİHİ GEÇ GELEN GÖNDERMEYEN 1 Genel Sekreterlik Göndermedi 2 Bilgi İşlem Daire Başkanlığı İdari Mali İşl. Daire Başkanlığı Kütüphane ve Dok. Daire Bşk Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Personel Daire Başkanlığı Sağlık Kül. ve Spor Dar. Bşk Strateji Geliştirme Daire Bşk Yapı İşleri ve Teknik Dar. Bşk Eğitim Fakültesi Elbistan Teknoloji Fakültesi Fen Edebiyat Fakültesi Güzel Sanatlar Fakültesi İktisadi ve İdari Bilimler Fak İlahiyat Fakültesi Mühendislik ve Mimarlık Fak Orman Fakültesi Tıp Fakültesi Ziraat Fakültesi Diş Hekimliği Fakültesi Beden Eğitimi ve Spor Y.Ok K. Maraş Sağlık Yüksekokulu Yabancı Diller Yüksekokulu Göksun Uygulamalı Bil.Y.Ok Afşin Sağlık Yüksekokulu Afşin Meslek Yüksekokulu Andırın Meslek Yüksekokulu Elbistan Meslek Yüksekokulu Göksun Meslek Yüksekokulu Pazarcık Meslek Yüksekokulu Türkoğlu Meslek Yüksekokulu Teknik Bilimler Meslek Y.Ok Sosyal Bilimler Meslek Y.Ok Sağlık Hizmetleri Meslek Y.Ok Sosyal Bilimler Enstitüsü Fen Bilimleri Enstitüsü Sağlık Bilimleri Enstitüsü Sağlık Uyg.Arş.Hast.Baş.Hek Döner Sermaye İşletme Md [9]

12 II İÇ KONTROL SİSTEMİ DEĞERLENDİRME ANKETİ SORULARI SONUÇLARI: TÜM AKADEMİK VE İDARİ BİRİMLER GENEL DEĞERLENDİRME TABLOSU S.NO BİRİM 1 Genel Sekreterlik Bilgi İşlem Daire Başkanlığı İdari ve Mali İşl. Daire Başkanlığı Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Personel İşleri Daire Başkanlığı Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı 10 Eğitim Fakültesi 11 Elbistan Teknoloji Fakültesi SORU CEVAPLARI KONTROL RİSK KONTROL BİLGİ VE ORTAMI DEĞERLENDİRME FAALİYETLERİ İLETİŞİM İZLEME EVET HAYIR G Ö N D E R M E D İ GELİŞME SÜRECİNDE EVET 22 % 81 8 % % % % 80 HAYIR 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 5 % 19 1 % 11 3 % 17 0 % 0 1 % 20 EVET 20 % 74 8 % % % 72 5 % 100 HAYIR 2 % 7 1 % 11 1 % 6 1 % 5 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 5 % 19 0 % 0 4 % 22 5 % 23 0 % 0 EVET 27 % % % % 96 5 % 100 HAYIR 0 % 0 0 % 0 0 % 0 1 % 4 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 EVET 26 % 96 9 % % % % 100 HAYIR 1 % 4 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 EVET 17 % 63 1 % % % 59 3 % 60 HAYIR 0 % 0 4 % 44 0 % 0 2 % 9 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 10 % 37 4 % 45 6 % 33 7 % 32 2 % 40 EVET 13 % 48 5 % % % 64 2 % 40 HAYIR 4 % 15 0 % 0 0 % 0 1 % 4 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 10 % 37 4 % 45 6 % 33 7 % 32 3 % 60 EVET 22 % 83 9 % % % 91 5 % 100 HAYIR 1 % 2 0 % 0 0 % 0 1 % 4 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 4 % 15 0 % 0 2 % 11 1 % 5 0 % 0 EVET 22 % 81 5 % % % 82 3 % 60 HAYIR 2 % 8 1 % 11 0 % 0 1 % 4 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 3 % 11 3 % 33 6 % 33 3 % 14 2 % 40 EVET 25 % 93 9 % % % 96 4 % 80 HAYIR 0 % 0 0 % 0 0 % 0 1 % 4 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 2 % 7 0 % 0 2 % 11 0 % 0 1 % 20 EVET 21 % 78 7 % % % 82 5 % 100 HAYIR 4 % 15 0 % 0 1 % 5 1 % 4 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 2 % 7 2 % 22 0 % 0 3 % 14 0 % 0 [10]

13 Fen Edebiyat Fakültesi Güzel Sanatlar Fakültesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi 15 İlahiyat Fakültesi 16 Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi 17 Orman Fakültesi 18 Tıp Fakültesi 19 Ziraat Fakültesi Diş Hekimliği Fakültesi Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Kahramanmaraş Sağlık Yüksekokulu Yabancı Diller Yüksekokulu Göksun Uygulamalı Bilimler YO. Afşin Sağlık Yüksekokulu EVET 19 % 70 9 % % % 59 5 % 100 HAYIR 0 % 0 0 % 0 0 % 0 1 % 5 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 8 % 30 0 % 0 3 % 17 8 % 36 0 % 0 EVET 19 % 70 8 % % % 91 4 % 80 HAYIR 0 % 0 % 0 0 % 0 1 % 4 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 8 % 30 1 % 11 6 % 33 1 % 5 1 % 20 EVET 17 % 63 8 % % % 68 4 % 80 HAYIR 10 % 37 1 % 11 5 % 28 7 % 32 1 % 20 GELİŞME SÜRECİNDE 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 EVET 25 % 93 8 % % % 95 4 % 80 HAYIR 2 % 7 1 % 11 0 % 0 1 % 5 1 % 20 GELİŞME SÜRECİNDE 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 EVET 12 % 44 5 % 56 7 % % 60 0 % 0 HAYIR 4 % 15 0 % 0 2 % 11 0 % 0 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 11 % 41 4 % 44 9 % 50 7 % 32 5 % 100 EVET 25 % 93 6 % % % 95 4 % 80 HAYIR 1 % 4 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 1 % 3 3 % 33 6 % 33 1 % 5 1 % 20 EVET 25 % 93 8 % % % 91 5 % 100 HAYIR 1 % 4 0 % 0 0 % 0 1 % 4 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 1 % 3 1 % 11 0 % 0 1 % 5 0 % 0 EVET 19 % 70 3 % 33 7 % % 77 4 % 80 HAYIR 0 % 0 0 % 0 0 % 0 1 % 5 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 8 % 30 6 % % 61 4 % 18 1 % 20 EVET 26 % 96 4 % % % 82 5 % 100 HAYIR 0 % 0 0 % 0 0 % 0 1 % 4 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 1 % 4 5 % 56 5 % 28 3 % 14 0 % 0 EVET 21 % 78 9 % % % 77 2 % 40 HAYIR 6 % 22 0 % 0 5 % 28 3 % 14 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 0 % 0 0 % 0 0 % 0 2 % 9 3 % 60 EVET 22 % 81 4 % % % 82 4 % 80 HAYIR 0 % 0 0 % 0 0 % 0 1 % 4 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 5 % 19 5 % 56 8 % 44 3 % 14 1 % 20 EVET 20 % 74 7 % % % 73 5 % 100 HAYIR 0 % 0 0 % 0 3 % 17 1 % 4 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 7 % 26 2 % 22 5 % 28 5 % 23 0 % 0 EVET 24 % 89 8 % % % 77 5 % 100 HAYIR 0 % 0 0 % 0 0 % 0 1 % 5 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 3 % 11 1 % 11 6 % 33 4 % 18 0 % 0 EVET 19 % 70 4 % 44 9 % % 68 1 % 4 HAYIR 4 % 15 0 % 0 0 % 0 1 % 5 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 4 % 15 5 % 56 9 % 50 6 % 27 4 % 80 [11]

14 Afşin Meslek Yüksekokulu Andırın Meslek Yüksekokulu Elbistan Meslek Yüksekokulu Göksun Meslek Yüksekokulu Pazarcık Meslek Yüksekokulu Türkoğlu Meslek Yüksekokulu Teknik Bilimler Meslek Yüksekokulu Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Sosyal Bilimler Enstitüsü Fen Bilimleri Enstitüsü Sağlık Bilimleri Enstitüsü Sağlık Uygulama ve Araştırma Hst. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü EVET 27 % % % % 96 5 % 100 HAYIR 0 % 0 0 % 0 0 % 0 1 % 4 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 EVET 21 % 78 5 % % % 77 5 % 100 HAYIR 0 % 0 0 % 0 1 % 5 1 % 5 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 6 % 22 4 % 44 3 % 17 4 % 18 0 % 0 EVET 23 % 85 8 % % % 77 4 % 80 HAYIR 1 % 4 0 % 0 0 % 0 4 % 18 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 3 % 11 1 % 11 1 % 6 1 % 5 1 % 20 EVET 24 % 89 7 % % % 77 5 % 100 HAYIR 0 % 0 0 % 0 0 % 0 1 % 5 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 3 % 11 2 % 22 6 % 33 4 % 18 0 % 0 EVET 25 % 93 9 % % % 86 5 % 100 HAYIR 0 % 0 0 % 0 0 % 0 1 % 5 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 2 % 7 0 % 0 3 % 17 2 % 9 0 % 0 EVET 26 % 96 9 % % % % 100 HAYIR 1 % 4 0 % 0 1 % 6 0 % 0 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 0 % 0 EVET 25 % 93 8 % % % 91 4 % 80 HAYIR 2 % 7 0 % 0 2 % 11 1 % 4 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 0 % 0 1 % 11 1 % 6 1 % 5 1 % 20 EVET 23 % 85 7 % % % 86 4 % 80 HAYIR 1 % 4 0 % 0 3 % 17 1 % 5 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 3 % 11 2 % 22 0 % 0 2 % 9 1 % 20 EVET 20 % 74 6 % % % 64 3 % 60 HAYIR 0 % 0 0 % 0 0 % 0 1 % 4 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 7 % 26 3 % 33 4 % 22 7 % 32 2 % 40 EVET 18 % 67 4 % 44 9 % % 64 3 % 60 HAYIR 2 % 7 0 % 0 0 % 0 3 % 14 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 7 % 26 5 % 56 9 % 50 5 % 22 2 % 40 EVET 18 % 67 2 % 22 7 % % 50 5 % 100 HAYIR 6 % 22 0 % 0 9 % 50 6 % 27 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 3 % 11 7 % 78 2 % 11 5 % 23 0 % 0 EVET 18 % 67 3 % % % 68 3 % 60 HAYIR 0 % 0 0 % 0 0 % 0 1 % 5 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 9 % 33 6 % 67 5 % 28 6 % 27 2 % 40 EVET 15 % 56 9 % % % 95 5 % 100 HAYIR 3 % 11 0 % 0 0 % 0 1 % 5 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 9 % 33 0 % 0 4 % 22 0 % 0 0 % 0 EVET 16 % 59 1 % 11 9 % % 59 1 % 20 HAYIR 7 % 26 2 % 22 6 % 33 6 % 27 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 4 % 15 6 % 67 3 % 17 3 % 14 4 % 80 [12]

15 TÜM AKADEMİK VE İDARİ BİRİMLER TOPLAM GENEL DEĞERLENDİRME TABLOSU BİRİM SORU CEVAPLARI KONTROL ORTAMI RİSK DEĞERLENDİRME KONTROL FAALİYETLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM İZLEME EVET / % / % / % / % / % 79 Tüm Akademik ve İdari Birimler HAYIR 66-66/ % / % / % / % 7 2-2/ %1 GELİŞME SÜRECİNDE / % / % / % / % / % 20 Üniversitemiz 39 Akademik ve İdari birimlerinden, 1 İdari Birim (Genel Sekreterlik) sorulara cevap vermemiştir. Yüzdelik hesaplamaları 39 1 = 38 Birim üzerinden yapılmıştır. Tüm Akademik ve İdari Birimlere, 5 ana başlık altıda, Kontrol Ortamı Standardına 27 soru, Risk Değerlendirme Standardına 9 soru, Kontrol Faaliyetleri Standardına 18 soru, Bilgi ve İletişim Standardına 22 soru, İzleme Standardına 5 soru, olmak üzere toplam 81 adet soru yöneltilmiştir. Yöneltilen bu sorulara verilen cevapların ( Evet 4 Puan, Hayır 0 Puan, Gelişme sürecinde 2 Puan) Birimlerin bu sorularına vermiş oldukları cevaplara her bir soru bazında, Birim toplam bazda ve Genel toplam bazda yüzdelikleri bulunmuştur. 5 standardın Genel yüzdelik ortalamaları Evet % 76,8 - Hayır % 4,6 Gelişme Sürecinde % 18,6 olduğu gözlemlenmiştir. [13]

16 II.1.KONTROL ORTAMI STANDARDI: HER BİR SORU BAZINDA BİRİMLERİN TOPLAM YÜZDELİK DEĞERLENDİRMESİ S.NO KONTROL ORTAMI STANDARDI SORULARI CEVAPLAR TOPLAM YÜZDE 1 İç kontrol sistemi, yönetici ve personel tarafından sahiplendi mi? 2 İç kontrol sistemi uygulamasında yöneticiler örnek teşkil oluyor mu? 3 Etik kurallarla ilgili uygulama çalışması yapıldı mı? 4 Dürüstlük, saydamlık ve hesap verilebilirlikle ilgili uygulama ve düzenleme yapıldı mı? 5 Çalışan ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmasıyla ilgili bir düzenleme yapıldı mı? 6 Faaliyetlere ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenli olması için uygulama ve düzenleme yapıldı mı? 7 Biriminizin Misyon ve Vizyonu belirlendi ve personele duyuruldu mu? 8 Misyonun gerçekleştirilmesi için uygulamalar ve çalışmalar yapıldı mı? 9 Biriminizin görev dağılım çizelgesi düzenlendi ve personele duyuruldu mu? 10 Biriminizin teşkilat şeması düzenlendi mi? E G E H G E H G E H G E H G E H G E H G E H G E H G E H G [14]

17 11 Organizasyon yapınız yetki, sorumluluk ve hesap verebilirlik şeklinde düzenlendi mi? 12 Hassas görevler ve göreve ilişkin kıstaslar belirlendi ve personele duyuruldu mu? 13 Yöneticiler verilen görevlerin sonucunu takip ediyor mu? 14 Personel, birimin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesine ilişkin çalışmalara katkı veriyor mu? 15 Personel görevleriyle ilgili bilgi deneyim ve yeteneğe sahip mi? 16 Personelin mesleki yeterliliğine önem veriliyor mu? 17 Personelin bireysel performansına önem veriliyor mu? 18 Biriminizin hizmet içi eğitime ihtiyacı var mı? 19 Personelin yeterliliği değerlendiriliyor ve değerlendirme sonucu personelle görüşülüyor mu? 20 Yeterlilik değerlendirmesi sonucunda yetersiz bulunan personelle ilgili çalışma yapılıyor mu? 21 Yeterliliği yüksek olan personelle ilgili çalışma yapılıyor mu? 22 Özlük hakları, üst göreve atama, eğitim, performans değerlendirmesi, yer değiştirme gibi konular yazılı olarak belirlendi mi? [15] E H G E H G E H G E G E H G E H G E H G E H G E H G E H G E H G E H G

18 23 Birim iş akış şeması oluşturuldu ve personele duyuruldu mu? 24 Yetki devri ile ilgili kıstaslar belirlendi mi? 25 Yetki devrinde, yetkinin önemine ve pozisyonuna uygun Personel seçiliyor mu? 26 Yetki devredilen personelin, deneyim ve yeteneğine dikkat ediliyor mu? 27 Yetki devredilen personelden, yazılı ve sözlü bilgi isteniyor mu? Genel yüzdelik ortalamalarına bakıldığında, Kontrol Ortamı Standardı uygulamalarında başarılı bir görüntü ortaya çıkmıştır.3. Soruya % 60 Evet cevabı, 20. soruya % 47 Evet cevabı, 21. soruya %39 Evet cevabı ve 22. soruya %53 Evet cevaplarının bu konuların öncelikli olarak iyileştirilmesi gerektiğini göstermektedir. Özellikle Birimlerin 18. Birimlerin Hizmet İçi Eğitime İhtiyacı var mı? sorusuna vermiş oldukları %61 Evet ile %10 Gelişme sürecinde cevaplarının dikkate alınarak, tüm birimlerin yetersiz buldukları Mevzuat ve diğer konularda Hizmet İçi Eğitime tabi tutulmaları gerekmektedir. E H G E H G E H G E H G E H G E H G [16]

19 II.2.RİSK DEĞERLENDİRME STANDARDI: HER BİR SORU BAZINDA BİRİMLERİN TOPLAM YÜZDELİK DEĞERLENDİRMESİ S.NO RİSK STANDARDI SORULARI CEVAPLAR TOPLAM YÜZDE 1 Birimin stratejik planı katılımcı yöntemle hazırlandı mı? 2 Birim performans programı hazırlandı mı? 3 Birim bütçesi stratejik plana ve performans programına uygun hazırlandı mı? 4 Faaliyetlerin mevzuata, stratejik plana ve performans programına uygunluğu sağlanıyor mu? 5 Birimin görev alanı ile ilgili özel alanlar belirlendi mi? 6 Birimin hedefleri süreli, ölçülebilir ve ulaşılabilir mi? 7 Birimin amaç ve hedeflerine yönelik riskler belirlendi mi? 8 Birimin risk gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri belirlendi mi? 9 Birim risk eylem planı düzenlendi mi? Yüzdelik ortalamalarına bakıldığında, Risk Standardı uygulamalarında başarı sağlanmış gözükmektedir.5. soruya % 55 Evet cevabı ile 9. Soruya % 58 Evet cevaplarının bu standartlarda iyileştirmenin gerektiği anlaşılmıştır. Özellikle 9.Birim risk eylem planı düzenlendi mi? Maddesinin acilen iyileştirilmesi gerekmektedir. E G E H G E H G E G E H G E H G E G E H G E H G E H G [17]

20 II.3.KONTROL FAALİYETİ STANDARDI: HER BİR SORU BAZINDA BİRİMLERİN TOPLAM YÜZDELİK DEĞERLENDİRMESİ S.NO KONTROL FAALİYETLERİ STANDARDI SORULARI CEVAPLAR TOPLAM YÜZDE 1 Her bir faaliyet ve riskler için uygun kontrol stratejisi ve yöntemleri belirlendi mi? 2 Her bir faaliyet ve riskler için uygun kontrol stratejisi ve yöntemleri belirlendi mi? 3 Kontrol faaliyetleri, güvenliği sağlamak üzere dönemsel olarak yapılıyor mu? 4 Kontrol faaliyetlerinin maliyet hesabı yapıldı mı? 5 Birimin faaliyetleriyle ilgili yöntemler belirlendi mi? 6 Birim işlemleri süreç kontrolü çerçevesinde, başlama uygulama sonuçlandırma aşamalarını kapsıyor mu? 7 Birim İşlemleri ve dokümanları, güncel, kapsamlı, anlaşılabilir ve ulaşılabilir mi? 8 9 Birimin her faaliyet ve mali işlemlerinin onaylanması, uygulanması kaydedilmesi ve kontrolü görevini farklı personel yapıyor mu? Birimde personel yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesi uygulanmadığı durumlarında oluşacak riskler için önlem alındı mı? 10 Birimde işlemlerin etkili ve sürekli olarak uygulanması için gerekli kontroller yapılıyor mu? [18] E H G E H G E H G E H G E H G E G E H G E H G E H G E G 3-6 8

21 11 Birim yöneticileri hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları veriyor mu? 12 Faaliyetlerin sürekliliğini etkileyecek nedenlere karşı gerekli önlemler alınıyor mu? 13 Geçici ve sürekli olarak görevden ayrılan personel yerine vekil personel görevlendiriliyor mu? 14 Görevden ayrılan personelin yönetime ve vekâleten görevlendirilecek personele, işiyle ilgili rapor vermesi sağlanıyor mu? 15 Birim bilgi sisteminin sürekliliği ve güvenliği için kontrol kuralları oluşturuldu mu? 16 Birimin bilgi sistemine veri ve bilgi girişini sağlayacak personel görevlendirildi mi? 17 Birimin bilgi sistemindeki hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi için çalışmalar yapıldı mı? 18 Birimde yönetim bilgi sistemi oluşturuldu mu? Genel Yüzdelik oranlarına bakıldığında, Kontrol Faaliyetleri Standardına uyum sağlandığı anlaşılmaktadır. Fakat 1.Soruya %50 Evet Cevabı,4. soruya % 42 Evet Cevabı, 9. Soruya % 60 Evet cevabı ile 18. soruya % 50 Evet cevapların sonucunda mutlaka bu maddelerin iyileştirmeleri gerektiği. Öncelikli olarak 4. Kontrol faaliyetlerinin maliyet hesabı yapıldı mı? sorusunun evet oranının yükseltilmesi gerektiği yine 18. Birimde yönetim bilgi sistemi oluşturuldu mu? sorusunun birim üst yönetiminin Mevzuat ve faaliyetler konularında bilgilendirilmesi acısından büyük önem arz etmesi nedeniyle Bilgi Sisteminin acilen oluşturulması gerektiği belirlenmiştir. E G E H G E H G E H G E H G E H G E H G E H G E H G [19]

22 II.4.BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARDI: HER BİR SORU BAZINDA BİRİMLERİN TOPLAM YÜZDELİK DEĞERLENDİRMESİ S.NO BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARDI SORULARI CEVAPLAR TOPLAM YÜZDE 1 Birimde yatay ve dikey bilgi iletişim sistemi oluşturuldu mu? 2 Birimde yönetici ve personelin görevleriyle ilgili bilgiye zamanında ulaşması sağlanıyor mu? 3 Birimin ürettiği bilgiler doğru, güvenilir, tam ve anlaşılır mı? 4 Yönetici ve personel bütçenin uygulanması ile kaynakların kullanılmasına ilişkin bilgilere zamanında ulaşabiliyor mu? 5 Birim yönetim bilgi sistemi gerekli bilgileri, raporları üretebilecek ve analiz yapabilecek şekilde düzenlendi mi? 6 Birim yöneticileri amaç ve vizyon çerçevesinde beklentilerini görevleri kapsamında personele duyurdu mu? 7 Birim yatay ve dikey iletişim sistemi, öneri ve sorunları iletebilecek şekilde düzenlendi mi? 8 Birimin mali ve mali olmayan faaliyetleri, hedefleri, amaçları, performans programları her yıl personele duyuruluyor mu? 9 Birimlerin bütçelerinin ilk altı aylık, ikinci altı aylık uygulamaları ve hedefleri personele duyuruluyor mu? 10 Birimin faaliyet sonuçları ve değerlendirmeleri faaliyet raporunda gösteriliyor mu? 11 Birim faaliyetlerinin gözetimi amacıyla yatay ve dikey raporlama yapılıyor mu? E H G E G E G E G E G E G E H G E H G E H G E G E H G [20]

23 12 Birimde görev yapan personel, görevini ve faaliyetlerini kapsayan rapor hazırlaması konusunda bilgilendirildi mi? 13 Birim kayıt ve dosyalama sistemi oluşturuldu mu? 14 Birim Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı, güncel, ulaşılabilir ve izlenebilir mi? 15 Birim kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini sağlayabiliyor mu? 16 Birim kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun düzenleniyor mu? 17 Birimde gelen ve giden evraklar zamanında kayıt altına alınıyor mu? 18 Birimde gelen ve giden evraklar sınıflandırılıyor ve arşiv sistemine uygun muhafaza ediliyor mu? 19 Birimin belirlenen standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturuldu mu? 20 Birimde hata, usulsüzlük ve yolsuzluk bildirim yöntemleri oluşturuldu ve personele duyuruldu mu? 21 Birim yöneticileri hata, usulsüzlük ve yolsuzluk konusunda inceleme ve denetim yapıyorlar mı? 22 Hata, usulsüzlük ve yolsuzluk konusunda bilgi veren personele ayrımcı muamelesi yapılıyor mu? Genel yüzdelik ortalamalarına bakıldığında %80 gibi Evet cevabıyla Bilgi ve İletişim Standardına uyum sağlandığı anlaşılmaktadır. Her bir soru bazında bakıldığında 11.Soruya %60 Evet cevabının, 20. soruya %58 Evet cevabının düşük olduğu gözükmektedir. Bu Sorulardan özellikle 20. Birimde hata, usulsüzlük ve yolsuzluk bildirim yöntemleri oluşturuldu ve personele duyuruldu mu? sorusunun öneminden dolayı iyileştirilmesi gerekmektedir. Yine 22. Hata, usulsüzlük ve yolsuzluk konusunda bilgi veren personele ayrımcı muamelesi yapılıyor mu? sorusuna %10 Evet ve %3 Gelişme sürecinde cevaplarının birimlerin bu konuda bilgi sahibi olmadıklarının veya sorulara verilen cevaplarda yeterli dikkatin gösterilmediği anlaşılmaktadır. E H G E G E H G E G E G E G E G E H G E H G E G E H G E H G [21]

24 II.5.İZLEME STANDARDI: HER BİR SORU BAZINDA BİRİMLERİN TOPLAM YÜZDELİK DEĞERLENDİRMESİ S.NO İZLEME STANDARDI SORULARI CEVAPLAR TOPLAM YÜZDE 1 Birim iç kontrol sisteminin değerlendirilmesi yapılıyor mu? 2 İç kontrol sistemi değerlendirilmesi sonucunda gerekli önlemler alınıyor mu? 3 İç Kontrol sisteminin değerlendirilmesinde birimlerden destek alınıyor mu? 4 İç kontrol değerlendirmesi sonucunda birimlerin ve kişilerin önerileri dikkate alınıyor mu? 5 İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi sonucunda gerekli önlemlerin alınması için eylem planı hazırlanıyor mu? Sorulara verilen cevapların genel yüzdelik ortalamaları sonucunun %79 Evet olarak gerçekleşmesi İzleme Standartlarına uyumun oluştuğu ve makul güvence sağlandığı anlaşılmıştır. E G E G E H G E G E H G E H G [22]

25 III. DİĞER BİLGİLER: III.1. İç Denetim Sonuçları: Üniversitemiz İç Denetim Birimi tarafından 2013 yılından yapılan denetim sonucunda. Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planının hazırlandığı. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu ile İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun oluşturulduğu. Fakat hiç toplantı yapmadıkları, faaliyette bulunmadıkları, İç Kontrol Standartları Kod No: RD 6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi ile ilgili olarak; Harcama Birimlerinde Risklerin belirlenmediği, risklere karşı alınacak önlemlerin oluşturulmadığı ve yılda en az bir kez analiz edilmediği konularında rapor düzenlenmiştir. Bu rapora karşı Dairemiz ilk iki madde için Maliye Bakanlığı, Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünün hazırlamakta olduğu Kamu İç Kontrol Rehberi nin uygulamaya konulmasını beklendiği. Üçüncü madde için ise Risk tespitlerinin Birimlerin kendileri tarafından yapılacağını belirtmiştir yılı İç Kontrol Sisteminin İç Denetim Birimi tarafından denetimine başlanmış, denetim bitmediğinden rapor oluşturulmamıştır. Bu nedenle 2017 yılı İç denetim raporuyla ilgili bilgi bulunmamaktadır. III.2. Dış Denetim Sonuçları: Sayıştay ın 2017 yılı Üniversitemiz denetimi sonucunda düzenlenen, Denetim Raporunda Bulgu 1: İç Kontrol Sistemine Yönelik Çalışmaların Tamamlanmaması başlığı altında Kurumda, iç kontrol sisteminin yapılandırılmasına yönelik çalışmaların tamamlanmadığı tespit edilmiştir sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve bu Kanuna dayanılarak Maliye Bakanlığınca düzenlene İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar da; üst yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkilileri, görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden sorumludur. Kurum, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlayarak üst yöneticin onayı ile uygulamaya koymuştur. Eylem planı kapsamında, Üniversitenin hangi risklere karşı hangi önlemleri alacağı aşamasında kontrol faaliyetleri için maliyet-etkinlik analizi tamamlanmamış ve risk haritası oluşturulmamıştır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından birimlere standart formlar ve kontrol formları bildirilmiştir. Birimler tarafından iç kontrole ilişkin formlar değerlendirilmeli ve güncellenmelidir ancak bu yönde bir çalışma görülmemiştir. Ayrıca çalışmaları değerlendirmek üzere kontrol faaliyeti de yürütülmediği görülmüştür. Hazırlanmış olan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının Kamu İç Kontrol Rehberinde yer alan hususlar dikkate alınarak uygulanması ve yukarıda ayrıntısı belirtilen hususların tamamlanması gerekmektedir. denildiğinden; Üniversitemiz bu konuda Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi Kurumsal Risk Yönetimi Yönergesi Üniversitemiz Senatosu tarafından tarih ve 2018/08 toplantı sayısının 2 numaralı kararıyla kabul edilmiş ve yürürlüğe girmiştir. Bu Yönerge kapsamında yukarıdaki bulguda sayılan hususların düzeltilmesi için çalışmalara başlanacaktır. Ayrıca, Tarihinde yayınlanan Dünya Bankası tarafından finansa edilen Kamu Mali Reformu Uygulamalarının Desteklenmesi Projesi kapsamında yayınlanan Kamu Kurumsal Risk Yönetimi Rehberi göz önüne alınarak İç Kontrol Faaliyetlerinin düzenlenmesi ve uygulanması sağlanacaktır. III.3.Diğer Bilgi Kaynakları: Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı olarak yukarıda belirtilen kaynaklar dışında başka bir kaynak veya kişilerden bilgi ve talep alınmamıştır. [23]

26 SIRA NO K İ K NO BİRİMİ MAL ALIMI HİZMET ALIMI YAPIM İŞİ KONUSU Yaklaşık Maliyet ihale şekli Şartname Alan Teklif Veren Yüklenici Sözleşme Bedeli Damga Vergisi Karar Pulu Ön Mali Kontrol Geliş Tarihi SGDB Çıkış Tarihi Kontrol süresi Gün [İç Kontrol Değerlendirme Raporu ] ÖN MALİ KONTROL VERİLERİ 2017 YILI ÖN MALİ KONTROL DOSYA LİSTESİ / Y.İ.T.D.B. 1 Yarı Olimpik Kapalı yüzme havuzu ve çevre düzenlemesi Y.İ.T.D.B. 1 Avşar kampüsü, Kongre merkezi ve kütüphane binası ikmal inşaatı Üniversitemiz Avşar merkezi, Elbistan, Y.İ.T.D.B. 1 Göksun, Afşin MYO ulaşılabilirlik yapım işi İ.M.İ.D.B. 1 Elektrik enerjisinin alımı Y.İ.T.D.B. 1 Sağlık uygulama ve araştırma hastanesi onarım ve tadilat Öğrenci ve personel beslenmesi için S.K.S.D.B. 1 malzeme alımı( ile tarihleri arası) 1 adet anjiografi sistemi 1 adet thin S.U.A.H.B.H. 1 client PC donanım ve masaüstü sanallaştırma sistemi Y.İ.T.D.B. 1 DOĞAKA Kahramanmaraş tasarım ve 3d modelleme merkezi Avşar kampüsü peyzaj-trafik Y.İ.T.D.B. 1 levhaları,engellilere yönelik düzenleme otopark Türkoğlu myo çevresi çit işi Y.İ.T.D.B. 1 Türkoğlu MYO elektrik tesisatı,çevre aydınlatma ve bina ince işleri yapımı S.U.A.H.B.H. 1 Y.İ.T.D.B. 1 İ.M.İ.D.B. 1 İ.M.İ.D.B. 1 İ.M.İ.D.B. 1 İ.M.İ.D.B. 1 İ.M.İ.D.B Kalem Tıbbi Cihaz ve Malzeme Alm ,41 Açık İhl ,11 21-B paz. 7 7 Açık ,72 İhl ,00 Açık İhl ,08 Açık İhl. 9 1 Açık ,55 İhl , ,50 Açık İhl. 7 3 Açık İhl ,22 Açık İhl ,05 Açık İhl ,00 Açık İhl. Üniversitemiz Tıp Fakültesi Amfi ve Derslik Binası inşaatı yapımı Üniversitemizin 2018 yılı özel Güvenlik Personeli alımı ,70 Üniversitemizin 2018 yılı 12 ay temizlik hizmeti alımı Üniversitemiz yeni yapılan kütüphane binasına bilgisayar ağ yapım işi Hizmet araçları, jenatör ve çim biçme makinalarına Benzin ve Motorin alımı personel taşınması için Avşar, Karacasu ve Elbistan MYO yerleşkelerine Servis aracı kiralanması Açık İhl ,63 Açık İhl ,96 Açık İhl ,85 Açık İhl. 2 1 Açık ,00 İhl. 5 3 Tefirom İnşaat enerji San.taş. Özge İnşaat Tic.Ltd.Şti Merta yapı Taahhut nakliyat Tic.Aş. Avem elektrik enerji A.Ş. Aker inşaat Tiç.Aş. 4 Firma, , , , , , , , , , , , , , , , , , kalem ge medikal seystem Ltd.Şti, 2 kalem forte bilgi ve iletişim Tic.Aş , , , Sayılı kanunun göre 5018 sayılı kanunun girmediğinden iade Aker inşaat Tiç.Aş. Polatoğlu inşaat tic.aş. 11 Firma Özge İnşaat Tic.Ltd.Şti 375 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin kapsamında sözleşmeler iptal edilmiştir. 375 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname sözleşmeler iptal edilmiştir. Sibera İletişim Teknolojileri Tic.Ltd.Şti Sermet Çuhadar , , , , , , , , , , , , , , , , , , Kısım Mehteroğlu Taş.San.T.c.Ltd.Şti, 2 Kısım Tanış Makine San.Tic.Ltd.Şti , , , , , , ,63 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca 2017 Mali Yılında 6 Adet Mal Alımı, 3 Adet Hizmet Alımı, 8 Adet Yapım İşi Toplam 17 İhale dosyası incelenmiş bunların Yaklaşık Maliyet tutarı ,78 TL. TL. Sözleşme bedeli ,59 TL. Olmuş, Kesilen Damga Vergisi ,92 TL. Karar Pulu ,63 TL. Tutmuştur. Yapılan ön Mali Kontrol sonucunda bir dosya kanun kapsamında olmadığından iade edilmiş, 2 adet dosya 375 sayılı kanun kapsamında iptal edilmiş 14 adet dosyaya UYGUN GÖRÜŞ verilmiştir. [24]

27 Kişi ve/veya İdarelerin Talep ve Şikâyetleri: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Kişi ve/veya İdarelerden herhangi bir talep ve şikâyet gelmemiştir. Diğer Bilgiler: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı olarak yukarıda belirtilen bilgilerden başka bilgi kullanılmamıştır. IV. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN GELİŞİMİ: BİRİM Akademik ve İdari Birimler Akademik ve İdari Birimler SORU CEVAPLARI EVET 2016 Yılı İç Kontrol Anketi Sonucu Verileri KONTROL ORTAMI 640 % 68 (1 soru eksik) RİSK DEĞERLENDİRME 217 % 57 KONTROL FAALİYETLERİ 622 % 82 (1 soru eksik) BİLGİ VE İLETİŞİM İZLEME 511 % % 73 HAYIR 69 % 7 9 % 2 14 % 2 10 % 2 0 % 0 GELİŞME SÜRECİNDE 240 % % % % % 27 GENEL YÜZDELİK ORANLARI EVET % 71,80 ( 2 Soru Eksik) HAYIR 102 % 2,6 GELİŞME SÜRECİNDE 704 % 25,60 BİRİM SORU CEVAPLARI KONTROL ORTAMI 2017 Yılı İç Kontrol Anketi Sonucu Verileri RİSK DEĞERLENDİRME KONTROL FAALİYETLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM İZLEME EVET / % / % / % / % / % 79 Akademik ve İdari Birimler HAYIR 66-66/ % / % / % / % 7 2-2/ %1 GELİŞME SÜRECİNDE / % / % / % / % / % 20 GENEL YÜZDELİK ORANLARI EVET % 76,8 HAYIR % 4,6 GELİŞME SÜRECİNDE % 18, yılında yapılan İç Kontrol Değerlendirme yüzdelik oranlarıyla, 2017 yılında yapılan İç Kontrol Değerlendirme Yüzdelik oranlarının karşılaştırılması sonucunda; 2017 yılında Kontrol Ortamı Standartları Evet oranında % 11 lık ve Hayır oranında % 1 lik, Gelişme Sürecinde oranında % 10 lık oranda iyileşme olduğu görülmüştür. Risk Değerlendirme Standartları Evet oranında % 15 lık iyileşme olduğu, Hayır oranında % 1 lik geriye gidiş olduğu ve Gelişme Sürecinde % 16 lik iyileşmeler olduğu görülmüştür. Kontrol Faaliyetleri Standartları Evet oranında % 8 lık geriye gidiş olduğu, Hayır oranında % 4 lık geriye gidiş olduğu ve Gelişme Sürecinde % 4 lük geriye gidiş olduğu görülmüştür. Kontrol Faaliyetleri Standartlarına 2017 yılında birimlerin özen göstermedikleri anlaşılmıştır. Bilgi ve İletişim Standartları Evet oranında % 1 lik, Hayır oranında % 5 lik geriye gidiş olduğu, Gelişme Sürecinde % 6 lik iyileşmeler olduğu görülmüştür. İzleme Standartları Evet oranında % 6 lik, Gelişme Sürecinde oranında % 7 lük iyileşmeler olduğu fakat Hayır Süreci oranınca % 1 lik oranda geriye gidildiği anlaşılmıştır. Beş Standardın Genel Yüzdelik Oranlarına bakıldığında ise Evet Oranında % 5 lık iyileşme olduğu, Hayır oranında % 5 lik geriye gidiş olduğu, Gelişme Sürecinde ise % 7 lük iyileşme olduğu görülmüştür. Bu bilgiler göz önüne alınarak Üniversitemiz İç Kontrol Sisteminin iyileşme sürecine girdiği ve Makul Güvence sağlanması açısından özellikle Kontrol Faaliyetleri Standartlarına daha çok önem verilerek yüzdelik oranlarının yükseltilmesi gerektiği anlaşılmaktadır. [25]