T.C. Kalite Koordinatörlüğü İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE. Personel Daire Başkanlığı

Transkript

1 Tarih ve Sayı: 04/09/ *BEL90ADS4* T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kalite Koordinatörlüğü Sayı : Konu :KALİTEPANEL Dokümantasyon Sistemi hk. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE (Personel Daire Başkanlığı) KALSİS Dokümantasyon Sistemi'nde yer alan tüm dokümanlar KALİTEPANEL Dokümantasyon Sistemine aktarıldığından, biriminize ait dokümanların ekte yer alan Kalite Yönetim Sistemi Kullanım Kılavuzu'na göre incelenerek Koordinatörlüğmüze bilgi verilmesi gerekmektedir. Bilgilerinizi ve sisteme giriş sürecinde sorun yaşandığı taktirde Bilgi İşlem İşlem Daire Başkanlığı ile irtibata geçilmesi hususunda gereğini rica ederim. e-imzalı Doç. Dr. Çiğdem Börke TUNALI Kalite Koordinatörü V. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı İrtibat Numarası : Emine GÜNGÖR EK : 1-Kalite Yönetim Sistemi Kullanım Kılavuzu DAĞITIM İç Denetim Birimi Başkanlığı Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Güvenlik Amirliği Hukuk Müşavirliği İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Merkez Garaj Amirliği Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Personel Daire Başkanlığı Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Yazı İşleri ve Genel Evrak Müdürlüğü Doğrulamak İçin: Ayrıntılı bilgi için irtibat : Gülcan ÇAKIR Dahili : İstanbul Üniversitesi Merkez Kampüsü, Beyazıt/Eminönü-İSTANBUL Tel : Faks : (212) e-posta : iubilgi@istanbul.edu.tr Elektronik Ağ : Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

2 2018 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Kalite Yönetim Sistemi Kullanım Kılavuzu Pc

3 1. GİRİŞ AMAÇ SİSTEME GİRİŞ DOKÜMAN YÖNETİMİ DOKÜMANLAR DOF UYGUNSUZLUK BİLDİRİM UYGUNSUZLUK LİSTESİ DÖF FORM LİSTESİ DÖF OLUŞTURMA İSTEK DEĞERLENDİRME EKRANI

4 1. GİRİŞ 1.1 AMAÇ Bu doküman Kalite Yönetim Sisteminin Doküman Sorumlusu ve Kalite Temsilcisi yetkisi olan kullanıcılar tarafından verimli ve başarılı bir biçimde kullanılabilmesi için hazırlanmıştır. 2. SİSTEME GİRİŞ Kullanıcıların Kalite Yönetim Sisteminden sağlıklı verim alabilmeleri için öncelikle Chrome İnternet tarayıcısı kullanılarak kalitepanel.istanbul.edu.tr sayfası açılır. Açılan sayfada Kullanıcı adı ve Parola girebileceği alanlar yer almaktadır. Sisteme giriş yapabilmek için Şekil-1 de gösterildiği üzere Kullanıcı adı alanına, TC kimlik Numarası ve Parola alanına parola girilerek Giriş butonuna tıklanır. Şekil 1 2

5 Eğer Parola unutulmuş ise Parolamı Unuttum linkine tıklanır. Bu link tıklandığında karşımıza Şekil 3 de gösterildiği gibi Parola Yenileme Ekranı gelir. Şekil 2 İlgili alana veya TC Kimlik No ile Güvenlik Kodu girilip Parolayı Gönder butonu tıklandığında sistem tarafından Parola, hesabınızda tanımlı bulunan E-posta adresinize gönderilir. Giriş yapıldıktan sonra açılan kullanıcı girişi sekmesinde TC Kimlik No ve E-Postanızda size gönderilen parola ilgili alanlara girilir. Giriş butonu tıklanarak sisteme giriş yapılır. 3

6 3. DOKÜMAN YÖNETİMİ Kalite Yönetim Sistemi kapsamında oluşturulan dokümanların görülmesi, kontrol edilmesi, onaylanması, kullanım alanına dağıtımı, güncellenmesi, kayıt ve işlemleri bu ekranda yapılmaktadır. 3.1 DOKÜMANLAR Dokümanların görüntülenmesi kullanılacak olan ekrandır. Klasör şeklinde dokümanlar sınıflandırılmıştır. Tıklandıkça bir diğer klasöre geçilebilir. Ekran İşleyişi Şekil - 3 de gösterildiği üzere ekrandaki klasörlerden istenen tıklanır. Şekil 3 Şekil 4 de gösterildiği üzere açılan klasörlerin içinde bulunan dosyalar görüntülenir. 4

7 Şekil 4 Şekil-5 de gösterildiği üzere Dosya üzerine tıklandığında her bir dosya için Aç ve Tarihçe işlemleri görünür. Aç işlemi ile dosya görüntülenebilir ve çıktısı alınabilir. Tarihçe alanı ile evrakın kim tarafından yüklendiği ve oluşturulduğu tarih görülür. Şekil 5 5

8 4. DÖF Şekil-6 da gösterildiği üzere DÖF Menüsü Uygunsuzluk Bildirimi, Uygunsuzluk Listesi, DÖF Formu listesi ve İstek Değerlendirme ekranlarını içermektedir. 4.1 UYGUNSUZLUK BİLDİRİM Şekil 6 Birim İçi uygunsuzlukların bildirildiği ekrandır. Uygunsuzluk bildirimi yapılabilmesi için sisteme giriş yapılması gerekmektedir. Her kullanıcı sadece kendi birimi için uygunsuzluk oluşturabilmektedir. İlgili birim uygunsuzlukları gidermek ya da uygunsuzlukların çözümü için Düzeltici Önleyici Faaliyet Formu oluşturmakla yükümlüdür. Ekran İşleyişi Şekil 7 Kalite Temsilcisi ve Dokümantasyon Sorumlusu yetkisinde kalan personeller için ilgili Birim alanı görev birimi olarak otomatik gelmektedir. Şekil-7 de gösterildiği üzere kullanıcı TC Kimlik No ve Ad-Soyad bilgileri otomatik gelmektedir. Tespit Tarihi, Tespit Edilen Yer ve Uygunsuzluğu anlatın alanları doldurulur ve Kaydet butonu tıklanır. 6

9 4.2 UYGUNSUZLUK LİSTESİ Birim içinde oluşturulan Uygunsuzluk Bildirimlerinin görüntülendiği ve çözümlendiği ekrandır. Şekil 8 Ekran İşleyişi Ekranda Şekil -8 de gösterildiği üzere tüm Uygunsuzluk bildirimleri görüntülenir. Yorum Yaz butonu ile uygunsuzluk ile ilgili not eklenebilir. Şekil-8 de gösterildiği üzere içerikte arama yaptırabilir, Dışa Aktar butonu ile excel listesini alabilirsiniz. Şekil 9 7

10 Şekil 10 Yönlendir butonu tıklandığında Şekil-9 da gösterildiği üzere Gizli Açıklama yazılabilir. (Gizli açıklama yorum gibi iletişim için kullanılan alandır. Bildirim ileten kişiye mail gitmez) Personel alanında ikonuna tıklandığında Şekil-10 da gösterildiği üzere biriminizde bulunan personelleri aratabileceğiniz ekran görünür. İlgili kişiyi seçip Tamam butonu tıklandığında ilgili uygunsuzluk atama yaptığınız kişinin ekranına düşer. İlgili Uygunsuzluğu Kapatma yetkisi sadece Kalite Temsilcisinde bulunmaktadır. Uygunsuzluk çözümlendiğinde birimin Kalite Temsilcisine yönlendirilir. Şekil 11 Şekil-11 de gösterildiği Kalite Temsilcisi Kapat butonunu kullanarak ilgili uygunsuzluğu sonlandırır. 8

11 4.3 DÖF FORM LİSTESİ Sistemde Şekil-12 de gösterildiği üzere oluşturulan Düzeltici Önleyici Faaliyet Formlarının görüntülendiği ve yeni DÖF Formlarının oluşturulduğu ekrandır. Şekil 12 Ekran İşleyişi Ekranda Şekil -12 de gösterildiği üzere biriminiz tarafından oluşturulan ya da Kalite Koordinatörlüğü tarafından oluşturulmuş ancak biriminize yönlendirilmiş olan DÖF formları görüntülenir. Şekil-12 de gösterildiği üzere içerikte arama yaptırabilir, Dışa Aktar butonu ile excel listesini alabilirsiniz. Yeni butonunu tıkladığınızda boş bir DÖF formu oluşur. Oluşan DÖF formu turuncu olarak listeye eklenir. İkinci olarak yeni bir DÖF formu oluşturmamaya dikkat etmeniz gerekmektedir. Sistem DÖF no alanını otomatik dolduracaktır. Şekil-13 de gösterildiği üzere ikonunu tıklayarak ilgili DÖF Formu güncellenebilir. 9

12 Şekil 13 10

13 4.3.1 DÖF OLUŞTURMA DÖF ekranında güncellemeler Dokümantasyon Sorumlusu, Kalite Temsilcisi ve Kalite Koordinatörlüğü yetkisinde oluşturulmaktadır. Şekil 14 Şekil 15 11

14 Ekran İşleyişi Ekranda Şekil -14 ve Şekil-15 gösterildiği üzeredöf için gerekli alanlar bulunmaktadır. İlgili alanların açıklama ve güncelleme bilgisi aşağıdaki gibidir. Form No: Sistem tarafından otomatik doldurulan alandır. Sorumlu Birim: Sistem tarafından DÖF sahibinin birimi olarak yansıtılan alandır. Faaliyeti İsteyen Birim/Kişi:Sistem tarafından kullanıcı hesabı sahibinin adı ve soyadının yansıdığı alandır. Faaliyet Tipi: Önleyici ve Düzeltici olarak seçilebilen alandır. Faaliyet Başlangıç Tarihi: İlgili tarih bilgisinin girildiği alandır. Faaliyet Bitiş Tarihi: İlgili tarih bilgisinin girildiği alandır. Faaliyet Nedenleri: İç Tetkik, Şikayet, Hizmet /Süreç Uygunsuzlukları, İstek ve Diğer seçeneklerinden oluşan alandır. Uygunsuzluğun Kök Nedeni: Açıklama alanıdır. Yapılacak Düzeltici/Önleyici Faaliyet: Açıklama alanıdır. İlişkili Talepler: DÖF herhangi bir İç tetkik Formu, Uygunsuzluk Bildirimi ya da İstek/Şikayet Bildirimi sonucu oluşmuş ise ilgili formların seçildiği, eşleştirme yapılan landır. Şelik-16 da gösterildiği üzere istenilen formun kodunun girilmesi ve listelenen formların seçilmesi gerekmektedir. Şekil 16 Belge Adı: Şekil-17 de gösterildiği üzere Belge Adı alanı doldurulur. ikonu tıklanır ve bilgisayarınızdan istenilen dosya eklenir. ikonu ile dosyanın eklenme işlemi tamamlanır. 12

15 Değerlendirme: Değerlendirme işlemi DÖF oluşturan kişi ya da Kalite Temsilcisi tarafından yapılmaktadır. Yetersiz seçimi yapıldığında Ek Takip tarihi girilebilmektedir. Değerlendirme işlemi Yeterli seçildiğinde yapılabilir. 4.4 İSTEK DEĞERLENDİRME EKRANI Kalite Koordinatörlüğü web sayfasında bulunan Talep Formu alanından doldurulan istek ve şikayetlerin listelendiği, Kapatma, Reddetme ve Geri Yönlendirme işlemlerinin yapıldığı ekrandır. Şekil 17 Talep oluşturan kişiye takip açısından talebin alındığına dair sistem tarafından Şekil- 18 de gösterildiği üzere otomatik olarak E-Posta gönderilir. Yönlendirme ve sonuç işlemlerinde talep sahibi bilgilendirilir. 13

16 Şekil 18 Talep formundan doldurulan talepler ilk olarak Kalite Koordinatörlüğü biriminin ekranında görüntülenir. Kalite Koordinatörlüğü personeli ilgili talebi inceleyip ilgili birime yönlendirir. Ekranda Şekil -17 de gösterildiği üzere Kalite Koordinatörlüğü tarafından biriminize yönlendirilmiş İstek veya Şikâyetlerin listesi görüntülenir. Reddet ve Kapat butonu tıklandığında Şekil-19 da gösterildiği üzere Gizli Açıklama ve Talep oluşturulan kişiye mail içeriğinin girilebileceği alanlar görüntülenmektedir. Talebi Yapan Kişiye Ek Bilgi Gönderilsin mi? alanı HAYIR olarak görünmektedir. EVET olarak değiştirildiğinde talep sahibine girilebilecek mail içeriği alanı görüntülenir. Gizli açıklama sadece İstek ve Şikayette sistem üzerimde yapılan yorumların tutulduğu alandır. Şekil 19 14

17 Geri Yönlendir butonu ile sizinle alakası olmadığını düşündüğünüz talepleri ekrar Kalite Koordinatörlüğüne yönlendirebilirsiniz. İşlem Hareketleri butonu tıklandığında Şekil-20 de gösterildiği üzere ilgili talep için yazılan tüm yorum ve mail içeriklerine ulaşılabilir. Şekil 20 15