T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Yabancı Uyruklu Öğrenci Ofisi STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA

Transkript

1 T.C. UŞAK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Yabancı Uyruklu Öğrenci Ofisi *BE6P3CB5H* Sayı : Konu : İç Kontrol Eylem Planı Öngörülen Eylemler STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA İlgi : 20/12/2017 tarihli, sayılı yazınız. İlgi yazınıza istinaden; güncellenmiş olan 2017 Haziran-I. Dönem Sonu Eylem Planına göre Ofisimiz tarafından öngörülen eylem veya eylemler düzenlenmiş olarak ekte sunulmuştur. Bilgilerinizi ve gereğini arz ederim. EK : İç Kontrol Uyum Eylem Planı (11 sayfa) e-imzalıdır Yrd.Doç.Dr. Önder SEZER Ofis Başkanı Mevcut Elektronik İmzalar ÖNDER SEZER (Yabancı Uyruklu Öğrenci Ofisi - Ofis Başkanı) 09/01/ :53 1 Eylül Kampusü İzmir Yolu 8.Km 64100/Uşak Ayrıntılı bilgi için irtibat: Özcan YÜCE Tel: Faks: E-Posta: yos@usak.edu.tr Elektronik ağ: Sayfa 1 / 1

2 UŞAK ÜNİVERSİTESİ YABANCI UYRUKLU ÖĞRENCİ OFİSİ BAŞKANLIĞI İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI 1

3 İÇİNDEKİLER A- Ofis Başkanlığına İlişkin Genel Bilgiler 3 Misyon ve Vizyon 3 Ofisin Yetki, Görev ve Sorumlulukları 3 Organizasyon Şeması 4 Personel Görevlendirilmesi 4 Ofisin Gelirleri 5 Ofisin Giderleri 5 B- Ofis Personelinin Görev, Yetki, Vekalet ve Sorumlulukları 5 Başkan ve Görevleri 5 Başkan Yardımcısı ve Görevleri 6 Memurlar 6 Uzmanlar 6 Sekreter 6 Personelin İzin ve Vekalet Durumları 7 Hassas Görevler 7 C- Ofisin İş Akış Sürecine İlişkin Bilgiler 7 Evrak Kayıt 7 Elektronik Belge Yönetim Sistemi Kullanımı 8 İmza ve Paraf Düzeni Bilgileri 9 Yabancı Uyruklu Öğrenci Başvuru ve Kayıt Süreci 9 D- Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi 9 E- Personelin Şikayet ve Müracaat Durumları 10 F- Risk Belirleme ve Çalışma Grubu 10 G- Risk ve Önlemlerin Belirlenmesi 11 2

4 A- OFİS BAŞKANLIĞINA İLİŞKİN GENEL BİLGİLER Uşak Üniversitesi Yabancı Uyruklu Öğrenci Ofisi, Üniversitenin uluslararası öğrencilerle ilişkilerini sağlamak, yürütmek, geliştirmek ve bu kapsamda yapılacak faaliyetleri koordine etmek amacıyla 2013 yılında oluşturulmuş bir birimdir. Birimde bir başkan ve memurlar görev yapmaktadır. Misyon Üniversite'nin yabancı uyruklu öğrencilerle ilişkilerini geniş bir alanda sürdürülebilmesi ve tanımlanmasını esas alır. Üniversitenin yabancı uyruklu öğrencilerle ilişkilerinin eğitimsel, kültürel, sosyal ve sanatsal boyutlarının geliştirilmesini ve faaliyetlerin yürütülmesi ile ilgili kurumsal düzenlemeleri kapsar. Vizyon Rektörlüğe bağlı olarak görev yapan ve Rektör Yardımcısı'nın yetki ve sorumluluğu altında Üniversite'nin yabancı uyruklu öğrencileri ile ilişkilerini sağlamak, yürütmek ve geliştirmek üzere faaliyet gösteren Yabancı Uyruklu Öğrenci Ofisi nin kuruluş ve çalışma esaslarını düzenlemektir. Ofisin Yetki, Görev ve Sorumlulukları a) Üniversitemizde öğrenim görmek için başvuran ve/ veya kayıt olacak öğrenciler ile öğrenimini sürdüren öğrencilere yardımcı olmak. b) Üniversitemiz Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile işbirliği yaparak yabancı uyruklu öğrencilerin başvuruları, kayıtları ve sağlık sigortaları ile ilgili tedbirleri almak ve rehberlik hizmetlerini yürütmek. c) Üniversitemiz Protokol Basın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü ile işbirliği yaparak yurtdışından gelecek öğrencilerin Üniversitemizi tercih etmesine imkân sağlamak üzere üniversitemizi tanıtıcı yazılı ve görsel materyaller (CD, broşür ve katalog) hazırlamak; Üniversitenin imkânları ile bu materyalleri basmak ve yaymak için çalışmalarda bulunmak. d) Üniversitemizi tanıtmak amacıyla yurtiçi ve yurtdışında düzenlenen toplantılara ve eğitim fuarlarına katılmak ve organizasyonlar düzenlemek. d) Avrupa Birliği Programları da dâhil olmak üzere, yurtdışındaki üniversiteler üniversitelere bağlı birimler, araştırma merkezleri ve benzeri kurumlarla ikili ve çok taraflı işbirliği kurmak; bu birimlerle değişim programları ve ortak projeler gerçekleştirmek ve eğitimle ilgili faaliyetler düzenlemek; 3

5 e) Üniversitenin faaliyetlerinin yurtdışında daha iyi tanınması ve Üniversitede öğrenim gören yabancı uyruklu öğrenci sayısının artırılması için gerekli stratejileri belirlemek, bu amaçla faaliyet programları planlamak ve bu programları yürütmek, f) Üniversitede öğrenim gören yabancı uyruklu öğrencilerin ihtiyaçlarını tespit etmek ve bunların karşılanması için gerekli eşgüdüm çalışmalarını yapmak; bu öğrencilerin Üniversiteye ve çevreye uyumunu sağlamak için tanıtım programları da dâhil olmak üzere programlar yapıp yürütmek ve faaliyetler düzenlemek; bu öğrencilerin Üniversitedeki çalışmalarını kolaylaştırmak için gerekli stratejiyi saptayıp uygulanmasını sağlamak; g) Web sayfası ve e- posta, sosyal medya gibi yeni teknolojileri de kullanarak, Üniversitedeki eğitim ve öğrenimle ilgili fırsatların yabancı uyruklu öğrencilere duyurulmasını ve tanıtılmasını sağlamak; h) Üniversitemiz ile yurtdışından eğitim kurumlarıyla ortak yürütülecek projelerin planlanmasını ve koordinasyonunu sağlamaktır. i) Üniversitemizde öğrenim gören veya görmek isteyen öğrenciler yönelik yurtiçinde ve yurtdışında çeşitli kurslar ve etkinlikler düzenlemek. ORGANİZASYON ŞEMASI Rektörlüğe bağlı olarak görev yapan ve Rektör Yardımcısının yetki ve sorumluluğu altında işleyişini sürdüren Ofisin organları Başkan, Başkan Yardımcıları, Uzmanlar, Memurlar ve Sekreterden oluşur. OFİS BAŞKANI BAŞKAN YARDIMCISI BAŞKAN YARDIMCISI UZMANLAR MEMURLAR SEKRETER Personel Görevlendirilmesi Üniversite kadrosunda bulunan öğretim elemanları ve idari personel Rektör tarafından 2547 sayılı Kanun'un 13/b-4 maddesine göre Ofis te görevlendirilir. Ofis in eleman ihtiyacı için Başkan'ın Rektör Yardımcısı'na önerisi ve Rektör onayı ile kadro ataması yapılabilir. 4

6 Ofis'in Gelirleri a) Üniversite bütçesinden verilen ödenekler; b) Üniversiteye bağlı birimlerden sağlanan destekler; c) Döner Sermaye gelirleri; d) Ulusal Ajans gibi resmi kurumlardan sağlanan destekler; e) Avrupa Birliği veya diğer kurumlar tarafından verilen hibeler; f) Basın-yayım gibi Ofis faaliyetlerinden elde edilen gelirlerden oluşur. Ofis'in Giderleri 1- Madde 5'te tanımlanan faaliyet alanlarıyla ilgili giderler. 2- Temsil, karşılama ve ağırlama giderleri 3- Kırtasiye giderleri 4- Tanıtım ve basın-yayım giderleri 5- Diğer giderler. Harcama yetkisi Rektör'e aittir. Rektör, gerektiğinde bu yetkisini Başkan a devredebilir. Yönergede Hüküm Bulunmaması Halinde halinde 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, Üniversite mevzuatı ile ilgili proje sözleşmesindeki esaslar uygulanır. B- OFİS PERSONELİNİN GÖREV, YETKİ, VEKALET VE SORUMLULUKLARI Başkan Türk lehçeleri eğitimi ve/veya deneyimi olan akademik personel arasından Rektör tarafından 3 (üç) yıllığına atanır. Başkan yeniden atanabilir. Başkanın görevleri şunlardır: a) Ofis i yönetmek ve temsil etmek; b) Başkan Yardımcısı, Memurlar, Uzmanlar ve sekreterle yapılan toplantıların gündemini hazırlamak ve toplantılara başkanlık etmek; c) Rektör gerekli gördüğü takdirde Senato toplantılarına katılmak ve birim çalışmaları hakkında bilgi vermek; d) Başkan Yardımcısı'nın ataması için Rektör'e akademik personel önerisinde bulunmak; e) Ofis in programları, çalışmaları ve etkinlikleri hakkında yıllık rapor hazırlayıp Rektör Yardımcısı'na sunmak; f) Ofis çalışanları arasında eşgüdümü sağlamak; g) Üniversite'nin yabancı uyruklu öğrencilerini ilgilendiren konularda Üniversite birimleri arasında Rektör'ün önerileri doğrultusunda eşgüdüm sağlamak; 5

7 h) Ofis te görev yapan personelin görev ve sorumluluklarını belirlemek; i) Personelin, sorumlulukları ve Ofis in amaçları ve/veya programları doğrultusunda çalışmalarını sağlamaktır. Başkan Yardımcısı Akademik personel arasından Başkan'ın önerisiyle Rektör tarafından 3 (üç) yıllığına atanır. Başkan Yardımcısı Başkanın önerisiyle tekrar atanabilir. Başkan'ın hangi nedenle olursa olsun görevinden ayrılmasıyla, Başkan Yardımcısı'nın da görev süresi sona erer. Başkan Yardımcısının görevleri şunlardır: a) Ofis in çalışmalarında Başkan'a yardımcı olmak; b) Başkan'ın katılmadığı durumlarda toplantılara başkanlık yapmak ve başkanı temsil etmek; c) Başkan'ın vereceği Ofis'in faaliyetleriyle ilgili diğer görevleri yapmak. Memurlar: Ofis in günlük çalışmalarını yürütmek; Başkan, Başkan Yardımcısı ile Ofis in çalışmaları ve faaliyetlerinde yardımcı olmak; gerekli yazışmaları yapmak ve takip etmek; yabancı uyruklu öğrencilerin başvurularını almak, kayırlarını yapmak, sağlık sigortalarının ve harç işlemlerinin takibini yapmak üzere Rektörlük tarafından görevlendirilir. Uzmanlar : Uzman, Ofis in görevleriyle ilgili konularda gerekli ön araştırmaları yapmak, yurtiçi ve yurtdışı bağlantıların kurulup geliştirilmesinde, Ofis in faaliyet planlarının geliştirilmesinde ve uygulanmasında başkana yardımcı olmak; başkanın tavsiyeleri doğrultusunda üniversitelerdeki yabancı uyruklu öğrencilerle ilgili gelişmeleri takip ederek ar ge çalışmaları yapmak ve başkanın vereceği diğer görevleri yerine getirmek üzere en az bir yabancı dili bilen akademik personel arasından Rektör tarafından 1 (bir) yıllığına görevlendirilir. Sekreter: Ofis in günlük çalışmalarını yürütmek ve Başkan, Başkan Yardımcısı ile Ofis in çalışmaları ve faaliyetlerinde yardımcı olmak, yurtdışındaki ve yurtiçindeki kurumlarla iletişim kurmak ve gerekli yazışmaları yapmak ve takip etmek, Başkan ve Başkan Yardımcısı nın vereceği diğer görevleri yapmak üzere Rektörlük tarafından idari personel arasından görevlendirilir. 6

8 Personel İzin ve Vekalet Durumları - Ofis Başkanının görevli ve ya izinli olduğu zaman içerisinde yerine Başkan Yardımcılarından birisi vekalet eder. - Ofis personellerinden herhangi birisi görevli ve ya izinli olduğu dönemde ise onun yerine ofiste kalan diğer personel işlerin yürütülmesinde yetkili ve sorumludur. Hassas Görevler - Üniversitemizde öğrenim görmek için başvuran ve/veya kayıt olacak öğrenciler ile öğrenimini sürdüren öğrencilere yardımcı olmak. - Yabancı uyruklu öğrencilerin kayıtları ile ilgili gerekli tedbirleri almak ve rehberlik hizmetlerini yürütmek. - Üniversitemiz Protokol Basın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü ile işbirliği yaparak yurtdışından gelecek öğrencilerin Üniversitemizi tercih etmesine imkân sağlamak üzere Üniversitemizi tanıtıcı doküman, broşür, katalog, vb. hazırlamak. - Üniversitemizi tanıtmak amacıyla yurt içi ve yurtdışında düzenlenen eğitim fuarlarına katılmak ve organizasyonlar düzenlemek. C- OFİSİN İŞ AKIŞ SÜRECİNE İLİŞKİN BİLGİLER Evrak Kayıt 1- Rektörlük evrak kayıt ve diğer birimlerden/ kurumlardan gelen evrak üzerinde geçerli bir tarih ve sayı olup olmadığı, amiri veya yetkilisi tarafından geçerli bir elektronik veya ıslak imza olup olmadığına bakılarak teslim alınır. 2- Evrakın ekleri varsa kontrol edilir. 3- Evrak zimmet defterine o günün tarihi yazılarak imzalanmak sureti ile teslim alınır. 4- Ofis Başkanı veya vekâletini bıraktığı Başkan Yardımcısına götürülerek verilen doğrultusunda cevap yazma, ilgili kişiye teslim etme, dosyaya kaldırma işlemleri yapılır. 5- Rektörlük Evrak Kayıt biriminden dış kurumdan gelen tüm evraklar taranmış halde önce EBYS ye düştüğünden evrakların asılları arkalarındaki numaralara bakılarak zimmet defterine günün tarihi ve imza atarak teslim alınır. 6- İadeli taahhütlü olarak gönderilen evraklar, evrakların posta alındıları üzerindeki numara EBYS üzerinden kontrol edilerek ilgili personele teslim edilir. 7

9 Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) 1. Gelen evrak kontrol edilir.(içerik, ek, ilgi) 2. İçeriğe göre cevap yazılması gerekli durumda ilgi tutularak cevap verilir, işlem yapılması gerekli durumda işlem yapılır. 3. Sorumlu kişiye sevk olunan belgeler yine mevzuata uygun şekilde veya Ofis Başkanının ekrana düştüğü nota göre değerlendirilerek cevap yazma, sonlandırma, başkasına sevk ve iade işlemleri yapılır. 4. Belgede ilgili evrak veya ek olup olmadığına, eklerin ve ilgili evrakın düzenine de ayrıca bakılır. 5. Ofis Başkanı herhangi bir nedenle vekâletini bir başkasına verdiğinde Başkan Yardımcısı vekâlet işlemi EBYS üzerinden ilgili kişiye verilir. Başkanın herhangi bir nedenle görevine erken dönmesi hâlinde ise vekâlet EBYS sistem yöneticileri aracılığı ile kaldırtılır. 6. EBYS sisteminde herhangi bir sorun yaşanması hâlinde duruma imkânlar ve yetkiler dâhilinde müdahale edilir ve sorun düzeltilemezse EBYS sistem yöneticileri ile irtibat kurularak sorunun bir an önce çözülmesi sağlanır. İmza ve Paraf Düzeni Bilgileri Birim/ Kurum Memur Ofis Başkanı Rektör Yardımcısı Rektör Kurum içi Paraf İmza - - Kurum içi Paraf Paraf İmza - Kurum dışı Paraf Paraf İmza - Kurum dışı Paraf Paraf Paraf İmza 8

10 Yabancı Uyruklu Öğrenci Başvuru ve Kayıt Süreci 1. Senato kararıyla kontenjanların tespiti. 2. Kontenjanların YÖK- SİS yoluyla YÖK e bildirilmesi. 3. Senato tarafından yabancı uyruklu öğrenci alınmasına karar verilir ise başvuru tarihleri ile kontenjan ve istenen belgeler ilan edilir. 4. Başvuru dosyaları incelenerek başvurusu kabul edilen adayların bölüm kontenjanlarını aşmamak şartıyla tercih sırasına göre yerleştirme işlemleri yapılır. 5. Kayıt hakkı kazanan öğrenciler ile kayıt tarihleri ve kayıt için istenen belgeler ilan edilir ve ilgililere kabul mektupları gönderilir. 6. Kayıt İşleminin Başlaması 7. Öğrenciden kesin kayıt için istenen belgelerde eksiklik olup olmadığı - kontrol edilir. 8. Kayıt işlemi için aday öğrenciden eksik belgelerin tamamlanması istenilir. 9. Öğrenci bilgi sistemine ilgili öğrenciye ait bilgiler girilir ve onaylanır. 10. İkametgâh Tezkeresi Başvurusu yapılması ve alındıktan sonra Üniversiteye bir örneğinin ibrazı edilmesi. 11. Kesin kayıt işlemi tamamlanan öğrencilerin kaldıkları adres kayıtlarını ilçe Nüfus Müdürlüğüne kaydettirip, Yabancı Öğrenci Ofisine İkametgah Belgesi ibraz etmeleri. D- HATA, USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BİLDİRİLMESİ Kurumlar ve onun içerinde yar alan birimler bazında; hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Bu yöntemler şu şekilde olabilir: 1. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. 2. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. 3. Belirlenen hata ve usulsüzlüğü yapan personel kanunlar ve yönetmeliklerde belirlenen derecede cezalandırılmalıdır. 4. Cezai uygulamalarda personel arasında ayrım gözetilmemeli ve haksızlığa meyil verilmemelidir. 5. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. 9

11 E- PERSONELİN ŞİKAYET VE MÜRACAAT DURUMLARI 1- Daire Başkanlığımız personeli, görevleri sırasında karşılaşmış oldukları problemler, iş ve mesai arkadaşlarıyla ilgili şikayetleri söz veya yazı ile en yakın amirden başlayarak silsile yolu ile bildirmeleri gerekmektedir. 2- Ayrıca; devlet memurları amirleri veya kurumları tarafından kendilerine uygulanan idari eylem ve işlemlerden dolayı şikâyetlerini ve kurumları ile ilgili resmi ve şahsi işlerinden dolayı müracaatlarını Devlet Memurlarının Şikâyet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelikte belirlenen esas ve usullere göre yapmaları gerekmektedir. 3- Yazılı şikâyetler maksadı en iyi ifade edecek şekilde ve mevzuat hükümlerine uygun olarak yazılan bir dilekçe ile yapılır. Dilekçede tespit edilen eksiklikler ile suç teşkil etmeyen usulsüzlüklerin giderilmesi şikâyeti kabul eden amirlerce sağlanır. Sözlü şikâyetlerde de bu esaslara uyulur. 4- Sözlü olarak yapılan şikâyetler, şikâyeti yapanın istemi halinde yapıldıkları anda şikâyetçi ile şikâyeti kabul eden amir tarafından birlikte imzalanan bir tutanakla tespit olunur ve iki tarafa verilir. Amir de şikâyetin tutanağa geçirilmesini isteyebilir. Şikâyetçi tutanak düzenlenmesinden kaçınırsa şikâyet yapılmamış sayılır. 5- Yönetmeliğin 12. maddesi gereğince; müracaatlar hakkında karar verme yetkisi müracaat konusunu çözümlemeye yetkili kılınan mercilere aittir. Müracaatı kabul eden ancak sorunu çözümleme yetkisi bulunmayan amirler bunların silsile yolu ile müracaat konusunu çözümlemeye yetkili kılınan mercilere 3 gün içinde intikal ettirir. F- RİSK BELİRLEME GRUBU /RİSK ÇALIŞMA GRUBU Ofisimiz iç kontrol sistemiyle ilgili olarak yapılması gereken çalışmaları yürütmek, hazırlamak üzere Ofisimiz bünyesinde çalışma grubu oluşturulmuş ve bu grup her zaman revize edilecektir. Buna göre 1 Başkan ve 2 üyeden oluşan grupta görevli personel aşağıdaki tabloda belirtilmiştir. 10

12 Adı Soyadı Çalışmalardaki Görevi Unvanı Yrd.Doç.Dr. Önder SEZER Birim Risk Koordinatörü Ofis Başkanı Özcan YÜCE Üye Bilgisayar İşletmeni Ayşe KOÇKAN Üye Memur G- RİSK VE ÖNLEMLERİN BELİRLENMESİ 1- Yabancı Uyruklu Öğrenci kontenjanına başvuru şartlarının tam olarak bilinmemesi nedeniyle karşılaşılacak durumlar. 2- Yabancı Uyruklu Öğrenci kontenjanına başvuran adayların bilgi ve belgelerinin incelenmesi sırasında eksik, yanlış ve sahte evrakla karşılaşılması. 3- Başvurusu kabul edilen öğrenci adaylarının kayıtları esnasında geldikleri ülkelerdeki Türkiye Cumhuriyeti dış temsilciliklerinden gerekli izin ve vize alıp almamaları. 4- Kesin kaydı yapılan adayların önlisans/ lisans/ yükseklisans/ doktora eğitimine başlayabilmek için Türkçe dil düzeylerinin belirlenmesi. 5- Öğrencilerin yurt içi ve ya yurt dışı bağlantılı suç ve terör örgütleri ile bağlantılı olma ihtimalleri. 6- Eğitime devam eden öğrencilerin Ülkemizin ve Üniversitemizin kanun, yönetmelik ve yönergelerine uygun davranmamaları. 7- İlk 6 maddede yar alan risklerin önlenmesi adına Öğrencilerin durumlarının dikkatle incelenmesi ve devamlı takip halinde tutulmaları gerekmektedir. 11