KTO KARATAY SATIN ALMA VE İHALE YÖNETMELİĞİ

Transkript

1 Sayfa No 1 / 5 BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 (1) Bu Yönetmeliğin amacı; KTO Karatay Üniversitesi tarafından yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile kiralama ve yapım işlerinin usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2 (1) Bu Yönetmelik; KTO Karatay Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı birimlerinin ihtiyaç duyduğu her türlü alım-satım, yapım, hizmet, kiralama, taşıma ve benzeri işlerin belirlenen ilkelere uygun olarak en iyi şartlarda yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar. Dayanak MADDE 3 (1) Bu Yönetmelik; 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 113 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4 (1) Bu Yönetmelikte geçen; a) Başkan: KTO Karatay Üniversitesi Mütevelli Heyet Başkanını, b) Genel Sekreter: KTO Karatay Üniversitesi Genel Sekreterini, c) Kurucu Vakıf: Konya Ticaret Odası Eğitim ve Sağlık Vakfını, ç) Üniversite: KTO Karatay Üniversitesini, d) Yüklenici: İşin üzerine ihale edildiği gerçek ve tüzel kişiyi ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Satın Alma Komisyonları ve Satın Alma İlkeleri Satın alma komisyonları MADDE 5 (1) Üniversitede, satın alma ve ihalelerle ilgili olarak, her bütçe yılı başında Genel Sekreterin önerisi, Başkanın onayı alınmak suretiyle aşağıdaki sürekli veya geçici komisyonlar kurulabilir: a) Satın Alma ve İhale Komisyonu: Biri mali işlerden sorumlu personel olmak üzere en az üç üyeden oluşur. İşin konusu itibarıyla teknik görüş gerektiren hallerde, ilgili satın alma olurunda belirtilmek kaydıyla Üniversite içinden veya dışından bir veya daha fazla sayıda teknik temsilci komisyon üyelerine ilave edilebilir. b) Onay Komisyonu: En az üç üyeden oluşur ve Satın Alma ve İhale Komisyonu tarafından satın alma işlerinin tamamlanmasını müteakip, bu Komisyonun uygunluk içeren kararı imzalanıp onaylandıktan sonra ihale bedeli Üniversitenin imza sirkülerindeki harcama limitleri dahilinde ödenir. Kabul edilmeyen işler yenilettirilir. (2) Birinci fıkrada belirtilen komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır, kararlar toplantıya katılanların oy çokluğuyla alınır. Oyların eşit olması halinde Başkanın oyu yönünde çoğunluk sağlanmış sayılır. Muhalif kalan üye muhalefet sebebini gerekçeli olarak karara yazmak zorundadır. Aynı üye her iki komisyonda birden görev alamaz. (3) Mali yetki limitleri her bütçe yılı başında Başkan tarafından belirlenir. Satın alma ilkeleri MADDE 6 (1) Her satın alma işleminde Üniversite menfaatleri göz önünde bulundurulmak suretiyle, en az üç firmadan teklif alınır. (2) Satın almanın mümkün olan en uygun şartlarda yapılması gerekir. (3) Satın almalarda; istenilen kaliteyi verme yeteneği, en uygun fiyat ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim, servis ve bakım şartlarını taşıyan en uygun teklifte bulunma gibi koşullar tercihte göz önünde tutulur. (4) Satın alınması kararlaştırılan her türlü mal, hizmet, proje ve inşaat işlerinin belirlenen usullerle gerçekleştirilmesini müteakip, aynı işin devamı, ilave benzeri işler için gereken satın alma, inşaat işlerinin projeye bağlı olarak sonuçlandırılması bakımından, azami üç ay içerisinde aynı fiyattan, yeni

2 Sayfa No 2 / 5 bir teklif alınmadan, ihaleye çıkılmadan devam ettirilebilir. Bu ilave işler ve satın almalar için yeni teklif ve karar almaya gerek duyulmaz, satın alma aynı kararla ilişkilendirilerek gerçekleştirilir. (5) Her türlü mal ve hizmet alımları ile ilgili işler Genel Sekreterin yetki ve sorumluluğunda yürütülür. Birimler firmalarla doğrudan mal ve hizmet alımları konusunda ilişkide bulunamaz. (6) Mütevelli Heyet kararı ile bütçede olmayan taleplerin alımı gerçekleştirilebilir. (7) (Değişik:RG-15/4/ ) Doğrudan temin usulüyle yapılan satın almalarda komisyon kararı aranmaz. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Satın Alma ve İhale Usulleri, Uygulama Şekli Satın alma ve ihale usulleri MADDE 7 (1) Bu Yönetmelik kapsamında yapılan satın alma ve ihalelerde; kapalı teklif, açık teklif, doğrudan temin ve teklif alma usullerinden birisi uygulanır. Kapalı teklif usulü MADDE 8 (1) Bu usulde, teklifler yazılı olarak kapalı zarf ile alınır. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra, zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi, verilen teklifin konusu açıkça yazılıp zarf kapatılır. Zarfın kapanan kısmı teklif veren tarafından imzalanır. Teklif mektubunun şartnameye uygun olarak hazırlanması, şartnamede teklif mektubu ile birlikte verilmesi istenen belge ve ek bilgiler varsa bunların mutlaka verilmesi gerekir. Zarflar Satın Alma ve İhale Komisyonu huzurunda açılır. Teklifler tutanakla kayıt altına alınır ve bu Yönetmeliğin 5 inci maddesine göre karar verilir. (2) Açıklanan hususlara uygun olmayan ve şartnamede belirtilen gün ve saatten sonra verilen tekliflerin değerlendirmeye tabi tutulup tutulmayacağına Satın Alma ve İhale Komisyonu karar verir. Açık teklif usulü MADDE 9 (1) Açık teklif usulü; açık teklif alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif istenilmesinin gereksiz zaman kaybına neden olacağı hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak, faks ya da ile alınması suretiyle gerçekleştirilen satın alma usulüdür. Doğrudan temin usulü MADDE 10 (1) Doğrudan temin usulünde; toplu alımlar dışında acil ihtiyaç duyulan her türlü mal ve hizmetlerin bir firmadan doğrudan temin edilir. Onay süreci tamamlanan satın alma talep formuna istinaden satın alma işi doğrudan Genel Sekreterlikçe/İdari ve Mali İşler Müdürlüğünce gerçekleştirilir. (2) Bir mal veya hizmet alımı ile onarım işlerinin kısa bir sürede yerine getirilmesinin zorunlu olduğu hallerde veya fiyatın sabit olduğu alımlarda veya distribütör kanalıyla satıldığı hallerde de doğrudan temin usulü uygulanır. Teklif isteme usulü MADDE 11 (1) Teklif isteme usulünde; mal/hizmetin fiyat, nitelik ve zaman hakkında yüklenici tarafından teklifte bulunulması suretiyle eksiltme yapılır. Hangi hususlarda teklif istenildiği, teklifin şart veya şartlara tabi olup olmadığı eksiltme şartnamesinde belirtilir. Teslim alma ve ödeme MADDE 12 (1) Satın alma talep formunda yer alan işin tamamlanmasını müteakip Onay Komisyonu toplanarak, işin Satın Alma ve İhale Komisyonunun kararı doğrultusunda tamamlandığına kanaat getirdiği takdirde kararı onaylar. Ödemeye esas olmak üzere İdari ve Mali İşler Müdürlüğüne iletilir. Acil durumlar veya tutarı itibarıyla Satın Alma ve İhale Komisyonuna sevk edilmemiş işlerde ödeme yapılabilmesi için talep sahibinin, alınan malın/hizmetin uygunluğunu kontrol edip mal ve hizmet teslim belgesini onaylaması gerekir. (2) Gerekli onayları tamamlanmış olan fatura, İdari ve Mali İşler Müdürlüğü tarafından, yüklenici ile anlaşılmış ödeme koşulları çerçevesinde ödenir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Şartnameler, Sözleşmeler, Teminat ve Avanslar, İhaleye Katılamayacak Olanlar Teknik şartname MADDE 13 (1) Talebi yapılan mal ve hizmetler için talep edilen birim tarafından teknik şartname hazırlanır. Şartnameyle birlikte tahmini tutar belirtilir. Teknik şartname, mal ve hizmeti tedarik

3 Sayfa No 3 / 5 edecek yüklenicilerin aynı vasfı sağlayacak şekilde teklif vermelerini ve tekliflerin birbirleriyle kolayca mukayesesini sağlayacak şekilde hazırlanır. (2) Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile pazarlık yapılabilir. Mutabakata varılması halinde Satın Alma ve İhale Komisyonu kararının Onay Komisyonunca onaylanıp kesinleşmesini takiben yedi gün içinde sonuç yükleniciye bildirilir ve yüklenici sözleşmeyi imzalamaya ve sözleşmede öngörülmüş ise kesin teminatı yatırmaya davet edilir. Kendisine ihale yapılmayan isteklilerin varsa geçici teminatları iade edilir. (3) Taahhüdünü yerine getiremeyen yüklenicilerin teminatı irat kaydedilir. Yüklenicinin Üniversiteye maddi zarar vermesi durumunda bu zarar, kesin teminat tutarından az olsa da kesin teminat tutarından artan fark iade edilmez. (4) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya dönemsel fiyat artışları dışında fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla yeni bir satın alma isteği yapılmasına gerek duyulmaksızın sözleşme yenilenir. (5) Bu Yönetmelik kapsamında yapılacak satın alma ve ihalelerde; kapalı veya açık teklif usulleri, doğrudan temin usulü, teklif isteme usulü ve diğer usullerden herhangi birisi uygulanır. İdari şartname MADDE 14 (1) Yapılacak işin idari prosedürünün yüklenicilere duyurulması amacıyla İdari ve Mali İşler Müdürlüğü talep sahibi birimler ile birlikte işin niteliğine göre aşağıdaki hususların tamamını veya bir kısmını kapsayan idari şartname düzenler. Söz konusu hususlar şunlardır: a) Yaptırılacak işin konusu, b) Teklifin şekli ve son gönderme tarihi, c) Teminat alınıp alınmayacağı, ç) İşin süresi, d) Ödeme şartları, e) Teslim tarihi, yeri, şekli ve uygulanacak usuller, f) Vergi, resim harç ve diğer giderlerin kim tarafından ödeneceği, g) Üniversitenin alımı yapıp yapmamakta ve işi dilediğine vermekte serbest olduğu, işin ve siparişin durdurulması veya iptali, ğ) Gecikme ve diğer hususlarla ilgili cezai müeyyideler, h) Yükleniciden istenen şartlar ve belgeler, ı) Gümrük işleri. Sözleşmeler MADDE 15 (1) Onay Komisyonunca kabul gören yüklenici ile sözleşme yapılır. Sözleşmeye ait her türlü resim, harç, damga vergisi, noter masrafları yükleniciye aittir. (2) Sözleşmeye bağlanan iş, Üniversitenin harcama limitleri dahilinde Başkanın görüşü alınmadan başkasına ihale edilmez ve devredilmez. Sözleşmenin devrine muvafakat edilmesi durumunda, devralacaklarda tercihen ilk ihale şartları aranır. Teminat ve avanslar MADDE 16 (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre tahmini bedeli üzerinden Üniversitece belirlenen oranda geçici teminat alınabilir. Geçici teminat olarak; tedavüldeki Türk parası, döviz, Devlet tahvili, banka teminat mektupları, çek ve senet kabul edilir. (2) İhalenin kesinleşmesinden sonra yükleniciden alınacak kesin teminatın oran ve miktarı ile türü ve verilecek avanslar şartnamede belirtilen koşullara göre belirlenir. İhaleye katılamayacak olanlar MADDE 17 (1) Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına, ihale işlemlerine katılamazlar: a) Mütevelli Heyeti Başkan ve üyeleri, Rektör, Kurucu Vakıf üst düzey yöneticileri, Üniversiteden aylık ve ücret alan kurum mensupları ile bu kişilerin eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları, evlatlıkları, evlat edinenleri,

4 Sayfa No 4 / 5 b) İhale kapsamına giren işleri hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve denetlemekle görevli olanlar ve bu görevlilerin eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan (bu derece dahil) ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri, c) Kurucu Vakıf Yönetim Kurulu üyeleri ile bu kişilerin eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri, ortakları, yöneticisi veya temsilcisi bulundukları şirketler. BEŞİNCİ BÖLÜM Satın Alma Talepleri ve Taleplere İlişkin Yapılacak İşlemler Satın alma talepleri MADDE 18 (1) İdari birimler, satın alınmasını talep ettikleri mal ve hizmetin konusunu ve ihtiyacın bütün özelliklerini açıklayan satın alma talep formunu doldurup Genel Sekreterliğe onaylattıktan sonra İdari ve Mali İşler Müdürlüğüne gönderirler. Akademik birimler ise bu formları, dekan/enstitü müdürü/yüksekokul müdürü/merkez müdürü onayını müteakip Rektörlüğe iletirler. Rektörlük uygun bulduğu talepleri Genel Sekreterliğe gönderir. Toplanan tüm satın alma taleplerinin ayrı ayrı veya birleştirilerek değerlendirilmesi sürecinde stok seviyeleri, bütçeye uygunluk ve ödenek kontrolü de yapılır. Gerek duyulduğunda talep sahibi birimlerin yetkililerinden talebin yeniden incelenmesi ve varsa eksikliklerin giderilmesi istenebilir. Tamamlanan taleplerle ilgili olarak; İdari ve Mali İşler Müdürlüğünce Başkanın belirlediği yetki limitleri dahilinde satın alma işlemi başlatılır. Acil durumlarda satın alma işlemleri MADDE 19 (1) Üniversitede meydana gelebilecek ve anında müdahale edilemediğinde maddimanevi zarar doğurabilecek veya öğretimi aksatabileceği için satın alma usullerinin uygulanmasının beklenemeyeceği acil durumlarda satın alma işlemleri, Genel Sekreterliğin yetki ve sorumluluğunda doğrudan yürütülür. Toplu satın alma işlemleri MADDE 20 (1) Alınan her türlü sarf malzemesi, gerektiğinde haftalık, aylık veya yıllık olarak toplu satın alma kararlarına da bağlanabilir. Bu işlemler Genel Sekreterliğin yetkisi dahilinde gerçekleştirilir. Satın alma talep formunda bulunması gereken bilgiler MADDE 21 (1) Satın alma talep formunda aşağıda belirtilen bilgiler bulunur: a) İhtiyaç bildiren birimin adı ve idari birimlerde Genel Sekreterin, akademik birimlerde ise birim sorumlusu olarak fakültelerde dekan, enstitülerde enstitü müdürü, yüksekokullarda yüksekokul müdürü, meslek yüksekokullarında meslek yüksekokulu müdürünün ve merkezlerde merkez müdürünün imzası, b) Belgenin tarihi, c) Satın alınacak malın/hizmetin tanımı, özelliği, cinsi, ölçüsü ve miktarı, ç) Satın alma talebinin gerekçesi, gerekli görülecek diğer açıklamalar, d) Tahmini tutarı, e) İdari birimlerde Genel Sekreterlik; akademik birimlerde dekan/enstitü müdürü/yüksekokul müdürü/merkez müdürünün imzası, f) Rektörün imzası. Satın alma ve ihale komisyonu kararını gerektirmeyen işler MADDE 22 (1) Akademik ve idari personel hizmetleri, günlük ihtiyaç, gıda ve her türlü sarf malzemeleri, yedek parçalar, temizlik işleri gibi olağan hizmetler, küçük donanım ve yazılımların satın alınması satın alma kararı olmadan ihtiyaç sahibi birimlerin talebi ve Genel Sekreterliğin onayı ile doğrudan satın alınabilir. (2) Özellikle pazarlık imkanı bulunmayan alışveriş merkezlerinden yapılacak satın almalarda Satın Alma ve İhale Komisyonu kararı aranmaz. (3) Bedeli ne olursa olsun elektrik, su, posta, ulaşım, iletişim, doğalgaz ve benzeri giderler gibi abonelik sözleşmelerine, akaryakıt gibi ücretleri tarifeye bağlanmış işler ile maaş ödemeleri, her türlü kanuni ödemeler ve yapılması acil zorunlu işler için ödemeler Genel Sekreter/İdari ve Mali işler Müdürlüğü tarafından doğrudan yapılır. ALTINCI BÖLÜM

5 Sayfa No 5 / 5 Çeşitli ve Son Hükümler Yüklenicinin ölümü MADDE 23 (1) Yüklenicinin ölümü halinde sözleşme feshedilerek, teminatı ve varsa diğer alacakları varislerine verilir. Gerekli teminatı vererek işe veya sözleşmeye devam etmek isteyen varise, Satın Alma ve İhale Komisyonunun kararı, Onay Komisyonunun onayı ile iş veya sözleşme devredilebilir. Yüklenicinin iflası veya mahkum olması MADDE 24 (1) Yüklenicinin iflası halinde sözleşme feshedilir ve Üniversitenin zarar ve ziyanı talep edilir. (2) Yüklenicinin tutuklanması veya mahkum olması hallerinde sözleşme feshedilebileceği gibi, vekil tayin ederek işi sürdürme isteği de kabul edilebilir. Tarafların ve görevlilerin sorumlulukları MADDE 25 (1) İhalenin tarafları ile ihalede görev alacak personel, ilgili mevzuatta belirtilen yasak fiil veya davranışlarda bulunamazlar. Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller MADDE 26 (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde, ilgili diğer mevzuat hükümleri ile Yükseköğretim Kurulu ve Mütevelli Heyeti kararları uygulanır. Yürürlük MADDE 27 (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 28 (1) Bu Yönetmelik hükümlerini KTO Karatay Üniversitesi Rektörü yürütür.