2018 YILI İSTANBUL MEDENİYET ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI FAALİYET RAPORU

Transkript

1 2018 YILI İSTANBUL MEDENİYET ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI FAALİYET RAPORU ii

2 İÇİNDEKİLER TAKDİM 5 I- GENEL BİLGİLER 6 Misyon ve Vizyon 6 Misyon 6 Vizyon 6 Yetki, Görev ve Sorumluluklar 7 Yetki 7 Görev 7 Sorumluluk 7 İdareye İlişkin Bilgiler 8 Fiziksel Yapı 8 Örgüt Yapısı 9 Yazılımlar 10 Yordam Kütüphane Otomasyonu 10 EndNote 10 ithenticate 10 Turnitin 10 DeepKnowledge 10 Son Altı Ayda Kampüs Dışı Erişimden Yapılan Giriş Sayısı 10 Son Altı Ayda DeepKnowledge Kampüs Dışı Erişimden Yapılan Görüntüleme Sayısı 11 Son Altı Ayda Kampüs Dışı Erişimden En çok Kullanılan Veri Tabanlarımız 11 Ebsco Discover Service 11 Bilgisayarlar 11 Basılı Yayınlar 12 Basılı Yayınların Yıllara Göre Artışı 12 Konularına Göre Basılı Yayınların Dağılımı 12 Basılı Yayınlardan Yararlanma 13 Elektronik Yayınlar 13 Satın Alınan Elektronik Kitap Sayısı 13 Abone Olunan Elektronik Kitap Sayısı 14 Abone Olunan Elektronik Dergi ve Elektronik Tez Sayısı 14 Konularına Göre Abone Elektronik Dergi Sayısı 15 Kullanıcı Sayısı 16 Cinsiyetine Göre Kullanıcı Sayısı 16 Kullanıcı Gruplarına Göre Kullanıcı Sayısı 17 Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 17 İnsan Kaynakları 17 İdari Personel 17 İdari Personelin Eğitim Durumu 18 İdari Personelin Hizmet Süreleri 18 İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 18 Sunulan Hizmetler 19 Eğitim Hizmetleri 19 Bilimsel ve Sanatsal Faaliyetler Yılında Gerçekleştirdiğimiz Eğitim ve Tanıtım Faaliyetleri 19 Ödünç Verme 20 Danışma Hizmetleri 20 Elektronik Kaynak Sağlama 20 Basılı Kaynak Sağlama 20 TÜBESS Hizmeti 20 iii

3 Kurumsal Açık Erişim Hizmeti 20 II. AMAÇ VE HEDEFLER 21 Yönetim ve İç Kontrol Sistemi 21 İdarenin Amaç ve Hedefleri 21 Temel Politikalar ve Öncelikler 21 III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 22 Mali Bilgiler 22 Bütçe Giderleri 22 Performans Bilgileri 23 Faaliyet ve Proje Bilgileri 23 Performans Sonuçları Tablosu 25 Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi 25 IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ 26 Üstünlükler 26 Zayıflıklar 26 Değerlendirme 26 V- TEKLİF VE TEDBİRLER 26 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI 27 iv

4 TAKDİM Bu faaliyet raporu Kütüphanemizin 2017 yılındaki faaliyetlerini içermektedir. Kütüphanelerin beş temel unsuru olan bina, personel, derme, bütçe ve kullanıcı bilgileri ve kütüphanemizde gerçekleşen diğer hizmetleri de kapsayan bu rapor çeşitli tablo ve grafiklerle daha anlaşılır kılınmıştır. 27 Temmuz 2011 yılında hizmetlerine başlayan kütüphanemiz belirlediği vizyon ve misyonunu gerçekleştirebilmek ve hedeflerine ulaşabilmek için hızlı adımlarla ilerlemektedir. Kullanıcılarımızın elektronik kaynaklarımıza daha hızlı, daha kolay bir şekilde her ortamdan ve her yerden erişim sağlamaları için 2017 yılında çeşitli yazılım ve veri tabanına abone olundu. Kütüphane kaynaklarından etkili yararlanmayı sağlamak, intihal raporlama ve makale yazımını kolaylaştırmak için 14 farklı eğitim düzenledi. Basılı yayın ödünç ve iade iş ve işlemlerimizin yanında TÜBESS ve ILL aracılığıyla kullanıcılarımızın başka kurumlardan istediği basılı tez ve kitaplar sağlandı yılı içinde kullanıcılarımızdan gelen Türkçe kitapların % 92 si yabancı dilli kitaplarınsa % 61 sağlanarak kullanıcılarımızın hizmetine sunuldu. Çağdaş bir yönetim felsefesini İstanbul Medeniyet Üniversitesine yerleştirmek için büyük uğraş veren ve kütüphanemize büyük katkılar sunan Rektörümüz Prof. Dr. M. İhsan Karaman başta olmak üzere tüm akademik ve idari birim yönetici ve çalışanlarına, kütüphanemiz alt yapısının oluşumuna büyük bir hevesle katkı sağlayan çalışma arkadaşlarıma teşekkürlerimi sunarım. Bu faaliyetlerin gerçekleşmesinde emeği geçen bütün çalışama arkadaşlarıma teşekkür ederim. 5

5 I- GENEL BİLGİLER Misyon ve Vizyon Misyon Araştırma geliştirme ve eğitim için gerekli olan bilgi, belge ve teknolojik gelişmeleri takip ederek en iyi bir şekilde araştırıcıların hizmetine sunmaktır. Bu misyonu gerçekleşmek için; Kullanıcıların talep ettiği kaynakları hızlı bir şekilde sağlamak, Kullanıcıları bilgi kaynaklarından haberdar etmek, Bilgi teknolojileri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve yenilikleri kullanıcıların hizmetine hızlı bir şekilde sunmak, Kütüphanenin fiziki şartlarını sürekli geliştirmek, Koleksiyonların güncelliğini sağlamak ve koleksiyonu her türlü tehlikeden korumak, Her türlü kütüphane kaynağını kolay erişilebilir kılmak, Diğer üniversite ve araştırma merkezleriyle iş birliğine giderek kaynak paylaşımını sağlamak, Kullanıcılara teknik destek noktasında yardımcı olmak, Vizyon Gelişen teknolojinin imkânlarından istifade etmek suretiyle, yurtta ve dünyada aranan bilgi ve belgelere hızlı bir şekilde ulaşmayı hedefleyen modern bir kütüphane sistemi oluşturmaktır. Bu vizyonu gerçekleştirirken; Zengin ve güncel koleksiyonlara sahip olmak, Kullanıcıların, her türlü bilgi kaynağına kolay, hızlı ve etkili bir şekilde erişmelerini sağlamak, Kütüphanenin teknolojik donanımını tamamlamak ve teknolojik yenilikleri zaman geçirmeden hayata geçirmek, Kullanıcıların her türlü duyusuna hitap ederek kullanıcıların ihtiyaçlarını gözetlemek, Kullanıcıların kendini rahat his ettiği fiziksel mekânlar oluşturmak, 6

6 Yetki, Görev ve Sorumluluklar Yetki Görev tarih ve 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname nin yedinci bölümünde Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı ve Görevleri başlığı altında sıralan 26. Maddenin g bendinde yer alan Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlının görevlerinin sıralandığı 33 maddenin hükümlerinden kaynaklanan yetki, 21 Haziran 2012 tarih ve 2012/13 oturumunda Karar ile kabul edilen İstanbul Medeniyet Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Merkez Kütüphane Yönergesinden kaynaklanan yetki, Kullanıcı talepleri doğrultusunda üniversitemizin eğitim ve öğretim planlamasına uygun kaynakları sağlamak, Her tür ve ortamda sağlanan bilgi taşıyıcılarını kataloglamak, sınıflamak ve hizmete sunmak, Kütüphane hizmetleri için gerekli olan uygun insan kaynağını oluşturmak, Yurtiçi ve yurt dışında düzenlenen mesleki toplantılara katılım sağlanarak personelin mesleki bilgisini günceliğini, kendini geliştirmesini sağlamak Kütüphaneyi günün kullanıcı ihtiyaçlarına göre teknolojik olarak donatmak, Kullanıcı ihtiyaçlarına ve yaklaşımlarına uygun uluslararası standartlarda fiziki mekanlar oluşturmak. Sorumluluk Başkanlığımızın başlıca sorumluluğu yukardaki görevlerden de anlaşılacağı gibi her türlü bilgi kaynağını sağlamak, düzenlemek ve uygun ortamlarda kullanıcıların hizmetine sunmaktır. 7

7 İdareye İlişkin Bilgiler Fiziksel Yapı Alan İsimleri Kuzey Kampüs Güney Kampüs Cevizli Kampüs Orhanlı Kampüs Kütüphanesi Kütüphanesi Kütüphanesi Kütüphanesi Adet m2 Adet m2 Adet m2 Adet m2 Daire Başkanı Odası Şube Müdürü Odası Personel Ofisi Kullanıcı Salonu Koleksiyon Salonu Depo Toplam m Güney Kampüs Kütüphanesinden Bir Görüntü Kuzey Kampüs Kütüphanesinden Bir Görüntü Cevizli Kampüs Kütüphanesinden Bir Görüntü 8

8 Örgüt Yapısı 9

9 Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Yazılımlar Yordam Kütüphane Otomasyonu YORDAM: Kütüphane Bilgi Belge Otomasyon Programı, uluslararası MARC formatı özelliği ile Anglo-Amerika Kataloglama Kuralları II çerçevesinde her türden kütüphane için sınırsız alanda basit, orta, ileri düzeyde veri girişi yapma imkânı sağlayan çok kullanıcılı ve internet uyumlu bir kütüphane programıdır. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığının başta üyelik, ödünç, iade, yayın girişi ve takibi, basılı yayın taşınır işlemleri, kitap talepleri, kütüphane istatistikleri ve daha birçok işlemi YORDAM üzerinden yapılmaktadır. EndNote EndNote, akademisyen ve öğrencilerimizin makale yazımları sırasında kişisel bilgi veritabanı oluşturmalarına; yayınların bibliyografik künyelerini (kitap, dergi, makale v.b.) saklama, düzenleme ve paylaşma; çalışmalarını nerde yayınlayacaklarına öneride bulunma ve dergilerin bibliyografik sitilleri (APA, MLA gibi) ile atıfların şekil ve referanslarını düzenlemeye yardımcı olan bibliyografik bir yazılımdır. ithenticate ithenticate, akademik düzeyde intihalleri tespit etmek amacıyla TUBİTAK EKUAL tarafından alınarak Türkiye deki bütün üniversitelerin hizmetine sunulan bir intihal raporlama yazılımıdır. Turnitin Öğrencilerin tez ve ödevlerindeki intihalleri tespit etmek için kullanılan bir intihal raporlama yazılımıdır. DeepKnowledge DeepKnowlwdge, kütüphane kullanıcılarının kampüs dışı erişimlerinde proxy ayarlarını gerek duyulmadan sadece kullanıcı adı ve şifreyle bütün elektronik kaynaklara erişimini sağlayan bir yazılımdır. Son Altı Ayda Kampüs Dışı Erişimden Yapılan Giriş Sayısı 10

10 Son Altı Ayda DeepKnowledge Kampüs Dışı Erişimden Yapılan Görüntüleme Sayısı Son Altı Ayda Kampüs Dışı Erişimden En çok Kullanılan Veri Tabanlarımız Ebsco Discover Service Yüzlerce veri tabanını tek arama motoru aracılığıyla taramaya olanak veren kütüphane kullanıcılarının taramalarını kolaylaştıran bir yazılımdır. Bilgisayarlar Masaüstü Bilgisayar Sayısı Taşınabilir Bilgisayar Sayısı 2 2 TOPLAM

11 Kütüphane Kaynakları Basılı Yayınlar Basılı Yayınların Yıllara Göre Artışı Basılı Kitap Sayısı (adet) Basılı Süreli Yayın Sayısı TOPLAM Konularına Göre Basılı Yayınların Dağılımı 12

12 Basılı Yayınlardan Yararlanma Ödünç Verilen Basılı Kitap Sayısı Ödünç Verilen Basılı Kitap Sayısı Elektronik Yayınlar Ödünç Verilen Basıl Satın Alınan Elektronik 5600 Kitap Sayısı Satın Alınan Elektronik Kitap Sayısı (adet) TOPLAM

13 Abone Olunan Elektronik Kitap Sayısı Abone Olunan Elektronik Kitap Sayısı (adet) Abone Olunan Elektronik Dergi ve Elektronik Tez Sayısı Abone Elektronik Dergi Sayısı (adet) Abone Elektronik Tez Sayısı

14 Konularına Göre Abone Elektronik Dergi Sayısı Abone Olunan Veritabanları ve Veri Tabanlarından Yapılan İndirme Sayısı Veritabanı Adı 2017 Kullanma Sayısı 2018 Kullanma Sayısı WEL JSTOR Proquest UpToDate ACS Hiper Kitap İdeal Online Ogel PsycARTİCLES Cinahl Sage Jurix Toplam Jurix, Sage, PsycARTICLES ve Cinahl veri tabanlarına ilk kez 2018 yılında abone olduğumuz için 2017 yılı verisi bulunmamaktadır. 15

15 Kütüphane Kullanıcıları Kullanıcı Sayısı Kütüphaneye Üye Olan Kullanıcı Sayısı Cinsiyetine Göre Kullanıcı Sayısı Kullanıcıların Cinsiyetine Göre Dağılımı Erkek 2118 Kadın

16 Kullanıcı Gruplarına Göre Kullanıcı Sayısı Kullanıcı Grupları Akadmik Personel 343 İdari Personel 76 Lisans Öğrencisi 4112 Lisansüstü Öğrenciler 401 Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar CİNSİ İDARİ AMAÇLI (Adet) EĞİTİM AMAÇLI (Adet) ARAŞTIRMA AMAÇLI (Adet) Barkot Okuyucu 2 2 Fotokopi makinesi 1 1 Faks 1 1 Yazıcı 5 5 İnsan Kaynakları İdari Personel DOLU BOŞ TOPLAM Genel İdari Hizmetler Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hizmetleri sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetli TOPLAM

17 İdari Personelin Eğitim Durumu İLKÖĞRETİM LİSE ÖN LİSANS LİSANS Y.L. VE DOKT Kişi Sayısı Yüzde % %0 %0 ½10 %20 ½10 ½20 ½50 %30 ½30 %30 İdari Personelin Hizmet Süreleri 0 1 Yıl 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl Yıl Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı Yüzde % %10 %0 %10 %10 %50 %60 %10 %20 %10 %10 %0 %0 %10 %0 İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı Yüzde % %10 %0 %20 %0 %30 %40 %30 %20 %20 %20 %0 %0 %10 %0 18

18 Sunulan Hizmetler Eğitim Hizmetleri Bilimsel ve Sanatsal Faaliyetler FAALİYET TÜRÜ SAYISI Seminer 2 7 Eğitim Semineri 6 6 TOPLAM Yılında Gerçekleştirdiğimiz Eğitim ve Tanıtım Faaliyetleri 2018 Yılında Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığ Tarafından Gerçekleştirilen Eğitimler Sıra No Tarih Eğitim Adı Eğitimi veren Kütüphaneden Etkili Yararlanma ve Web Of Science Kullanıcı Eğitimi Menduh DİNÇ ve Bora KARAYEL Uptodate ve Clinical Key Bülent KARACAN Kütüphaneden Etkili Yararlanma ve Cinahl Platformu Uğur Can ÖZKAN Bilimsel Yayın Sürecinde İzlenmesi Gereken Yollar ve Araştırmanın Yayınlanması Selin ŞENCANLI ve Şahin GİRAY " Proquest Dissertations &Theses Global ve Proquest Central Veri Tabanlarından Etkili Yararlanma" Eğitimi Hazal YILMAZ Endnote Kullanıcı Eğitimi Kadir DİREN APA PsycARTICLES Kullanıcı Eğitimi Bülent KARACAN Oryantasyon Eğitimi Cevizli Menduh DİNÇ Oryantasyon Eğitimi Tuzla Menduh DİNÇ Oryantasyon Eğitimi Göztepe Menduh DİNÇ Bilgi Belge Yönetimi Bölümü Nadir Eser Tanıtma Menduh DİNÇ Bilgi ve Belge Yönetimi Bütçe ve İhale Konuları Menduh DİNÇ Dahili Tıp Bilimleri Kütüphane Oryantasyon Eğitimi Menduh DİNÇ Hukuk Fakültesi Kütüphane Kullanımı Menduh DİNÇ Medeniyet Haftası çerçevesinde Kütüphane ve Dökümantasyon Dairesi Başkanlığı tarafından 3 gün stand açılmış ve bu stantta aşağıdaki tanıtım broşürü dağıtılmıştır. İdari Hizmetler Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, üniversitemizin araştırma, eğitim ve öğretim amaçları doğrultusunda kütüphane koleksiyonunu oluşturmayı ve aynı zamanda kütüphane koleksiyonunu modern teknolojilerle hızlı ve doğru bir şekilde kullanıcıların hizmetine sunmayı amaçlar. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, araştırma alanlarının çeşitliliğine göre kütüphane koleksiyonunu geliştirmeyi ve hizmet çeşitliliğini sağlamayı; yeni teknolojiler ve dokümantasyon araçlarını kullanarak kullanıcıya farklı hizmetler sunabilmeyi hedefler. Bütün bunları gerçekleştirmek ve hizmet kalitesini yükseltmek için personel eğitimi yapar. Başkanlığımız tarafından verilen başlıca hizmetler aşağıda sıralanmıştır. 19

19 Ödünç Verme Akademik ve idari personelimiz ile öğrencilerimize, bulundukları kategoriye gore çeşitli miktarda ve farklı zaman aralıklarıyla ihtiyaç duydukları yayınlar ödünç verilir yılında kullanıcılarımıza 6825 adet kitap ödünç verilmiştir. Ödünç verilen yayınlar kullanıcı kategorilerine göre çeşitli sürelerde kullanıcıda kaldıktan sonra iade alınarak raflara yerleştirilmektedir. Danışma Hizmetleri Talep edilmesi durumunda; kullanıcılara yayın tarama ve veri tabanlarının kullanımı hakkında danışma hizmeti verilmektedir. Özellikle elektronik kaynakların kullanımıyla ilgili çok sık verilen bir hizmettir. Kütüphanelerarası İşbirliği (ILL) Hizmeti Kütüphanemizde bulunmayan yayınlar, ILL (Kütüphanelerarası Ödünç) sistemiyle diğer araştırma kütüphanelerinden sağlanır yılında 55 adet kitap ve 12 adet makale başka kurumlardan sağlanarak kullanıcılarımızın kullanımına sunulmuştur. Ayrıca 12 adet kitap kütüphanemizden diğer üniversitelere gönderilmiştir. Elektronik Kaynak Sağlama Kütüphanemiz 2018 yılında 12 si satınalma 21 adedi de TUBİTAK / EKUAL tarafından sağlanan toplam 34 adet veritabanını ve satınalma 4 yazılım okuyucularımızın hizmetine sunmuştur. Bir çok veri tabanı firmasıyla yapılan görüşmeler sonucunda süreleri 1 ile 3 ay arasında değişen çok sayıda veritabanı deneme erişimine açılmıştır. Kullanıma sunulan başlıca Veritabaları ProQuest Central Sage ithenticate Jstor Cinahl Mendeley Jurix PsycARTICLE BMJ Online Journals Hiper Kitap EBSCOHOST OVID-LWW İdeal Online Academic Search Complete ScienceDirect UpToDate Business Source Complete Scopus Ogel DynaMed SpringerLink World ebook Library Applied Science & Business Periodicals Taylor & Francis ACS Retrospective Index Web of Science Ebsco Discover Service Education Index Retrospective Turnitin Clasification Web Online Humanities & Social Sciences Index Retrospective IEEE EndNote DeepKnowlwdge Applied Science & Technology Index Retrospective CAB Basılı Kaynak Sağlama Kullanıcılarımızın talep ettiği kitaplar, kamu ihale kanunu çerçevesinde satın alınarak sağlamaktadır. Bir diğer sağlama yöntemi de bağıştır. Yıl içinde birçok şahıs ve kurumdan bağış kitap kabulü gerçekleştirilmektedir yılında 1600 adet basılı kitap alınarak kullanıma sunulmuştur. TÜBESS Hizmeti Türkiye Belge Sağlama Sistemi aracılığıyla kullanıcılarımızın elektronik ve basılı yayın talepleri sağlanır yılında 21 adet tez ve diğer kaynak sağlanarak kullanıcılarımıza teslim edilmiştir. Kurumsal Açık Erişim Hizmeti Üniversitemizin ürettiği her türlü bilimsel çıktı, üreticileri tarafından kütüphaneye ulaştırıldığında kurumsal açık erişim sistemine aktarılarak yayınların görünürlüğü sağlanır yılında 51 adet yayın açık erişime açılmıştır. 20

20 II. AMAÇ VE HEDEFLER Yönetim ve İç Kontrol Sistemi 5018 Sayılı Kanunun ilgili maddeleri gereğince 2017 yılında birimimizle ilgili mal ve malzeme alımlarında gerçekleştirme görevliliği ve harcama yetkililiği Başkanlığımızca yürütülmüştür. Satın alma, bağış, taşınır kayıt ve kontrol işlemleri birimimiz bünyesindeki görevliler vasıtasıyla gerçekleştirilmiştir. İdarenin Amaç ve Hedefleri Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler Stratejik Amaç-1 Modern teknolojiye Hedef yılı sonuna kadar dayalı, öğrenci merkezli, medeniyet odaklı, kütüphane bünyesindeki basılı eser sayısı lisans ve lisansüstü dengesine dayalı araştırma , e - kitap sayısı da âdete üniversitesi anlayışa uygun eğitim vermek. çıkarılacaktır. Temel Politikalar ve Öncelikler Yükseköğretim Kurulu 2023 e doğru Türkiye de Üniversite Kütüphaneleri: Mevcut Durum, Sorunlar, Standartlar ve Çözüm Önerileri adlı rapor, Onuncu Kalkınma Planı, Orta Vadeli Program, Stratejik Plan vb. referans belgelerindeki temel politika ve öncelikler dikkate alınmıştır. Üniversitemiz temel politika ve önceliklerinde yer alan Merkez Kütüphane eğitim ve öğretim hizmetine destek vermesi dolayısıyla yüksek önceliklidir. 21

21 III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER Mali Bilgiler Bütçe Giderleri Toplam Ödenek Harcanan Kalan Gerçekleşme Oranı (%) Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları ,67 606,33 Yolluklar ,81 703,19 Hizmet Alımları Menkul Mal, Gayri Maddi Hak Alım, Bakım Onarım , Mamul Mal Alımları , ,73 98,48 82,42 94,40 93,96 22

22 Mali Denetim Sonuçları 2017 yılına ait herhangi bir denetim raporu bulunmamaktadır. Performans Bilgileri Faaliyet ve Proje Bilgileri Performans Hedefi 5 Kütüphane bünyesine 2000 basılı eser ve e-kitap temin edilmesi 1. Faaliyet 9 Her yıl 2000 basılı kitabın sisteme aktarılması, 2018 yılında 3189 adet kitap siteme girilerek hedef aşılmıştır. 2. Faaliyet 10 Her yıl mevcut e-kitap sayısına e-kitap eklenmesi, 2017 yılında var olan adet abone e-kitap sayısına 2018 yılında adet e-kitap eklenerek toplam adet e-kitaba ulaşılarak hedef aşılmıştır. 3. Faaliyet 11 ULAKBİM den sağlanan veri tabanı erişim sayısının artırılması, 2018 yılında ULAKBİM / EKUAL veri tabanlarına Turnitin VE JSTOR veri tabanları eklenerek veri tabanı sayısı 2 adet artmıştır. Ayrıca kütüphanemiz var olan veri tabanlarına 2018 yılında 4 adet daha ekleyerek abone olduğu veri tabanı sayısını 13 e çıkarmıştır. Performans Hedefi 56 Üniversite kurumsal performans yönetim sistemi kurularak, her yıl belirli peryotlarla üniversite düzeyinde kurumsal performans değerlendirmesi yapılmasının sağlanması. 1. Faaliyet 82 AVES ve E-Bütçe'nin etkin kullanımının sağlanması. Üniversitemiz bilgi yönetimi kapsamında bütçe ve performans programlarının hazırlanması ve SGB Net aktif olarak kullanılmaktadır. 2. Faaliyet 83 Performansa dayalı bütçeler hazırlanması dönemi bütçesi ve 2018 yılı performans programı hazırlanmıştır. 3. Faaliyet 84 Üniversite düzeyinde kurumsal performans değerlendirmesi toplantılarının yapılması. Personelin performansını arttırmaya yönelik çeşitli toplantılar yapılmıştır. 4. Faaliyet 85 Performans değerlendirme raporlarının altı aylık hazırlanması. Kütüphanemizin yayın kullanımını arttırmaya yönelik olarak 6 ayda bir kullanım istatistikleri değerlendirilerek kullanım performansını arttırmaya yönelik çeşitli faaliyetler düzenlenmiştir. 23

23 Performans Hedefi 58 Personel nitelik ve ihtiyaç analizleri yapılmak suretiyle personel için eğitim ihtiyaçları saptanarak, her personelin yılda en az 10 saat eğitim alması sağlanacaktır. 1. Faaliyet 87: Akademik ve idari personelin nitelik ve ihtiyaç analizlerinin yapılması. Kütüphane personelinin ihtiyaç analizleri yapılarak ergonomik çalışma şartları oluşturulmaya çalışılmaktadır. 2. Faaliyet 88: Personel eğitim çalışmalarının yapılması. Alınan geri bildirimler çerçevesinde akademik ve idari personelin performansını arttırmaya yönelik genel ve özel eğitim seminerleri düzenlenmiştir. Akademik ve idari personele yönelik olarak düzenlenen faaliyetler şunlardır: Eğitim Adı Kütüphaneden Etkili Yararlanma ve Web Of Science Kullanıcı Eğitimi Uptodate ve Clinical Key Eğitimi Kütüphaneden Etkili Yararlanma ve Cinahl Platformu Bilimsel Yayın Sürecinde İzlenmesi Gereken Yollar ve Araştırmanın Yayınlanması Proquest Dissertations &Theses Global ve Proquest Central Veri Tabanlarından Etkili Yararlanma Eğitimi Endnote Kullanıcı Eğitimi APA PsycARTICLES Kullanıcı Eğitimi Medeniyet Haftası Oryantasyon Eğitimi Bilgi Belge Yönetimi Bölümü Nadir Eser Tanıtma Bilgi ve Belge Yönetimi Bütçe ve İhale Konuları Dahili Tıp Bilimleri Kütüphane Oryantasyon Eğitimi Hukuk Fakültesi Kütüphane Kullanımı Performans Hedefi 59 Üniversitemizin tüm idari ve akademik hizmetleri, Kamu Hizmet Standartları nda belirtilen nitelik ve sürelerde verilmesi. 1. Faaliyet 89 Kamu Hizmet Standartlarının belirlenmesi. Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik esaslarına uygun işlemler gerçekleştirilmiştir. Performans Hedefi yılı sonuna kadar tüm birimlerinin çalışma usul ve esaslarına ilişkin yönergeleri ile iç kontrol standartlarının belirlenmesi. 1. Faaliyet 90 Üniversitemiz iç kontrol standartlarının belirlenmesi. 2. Faaliyet 91 Görev tanımları, iş akış süreçleri, çalışma usul ve esaslarının hazırlanması. Kalite Yönetim Sistemi ve İç Kontrol çerçevesinde görev tanımları iş akış süreçleri tamamlanarak Kalite Birimine teslim edilmiştir. 24

24 Performans Hedefi 62 Üniversitemizin stratejik öncelikleri ve gelişim politikaları dikkate alınarak insan kaynakları planlamasının tamamlanması. 1. Faaliyet 96 İdari personelin istihdamına yönelik komisyon kurulması. Başkanlığımız idari personel ihtiyacını Genel Sekreterlik ve Personel Daire Başkanlığı üzerinden gerçekleştirmektedir. Performans Sonuçları Tablosu Performans göstergesi Ölçü birimi/adet/yüzde Gerçekleşen Öngörülen Alınan Kitap Sayısı Adet Giriş Yapılan Kitap Sayısı Adet Üye Yapılan Kullanıcı Sayısı Adet Düzenlenen Eğitim Semineri Sayısı Adet 14 4 Ödünç Verilen Kitap Sayısı Adet Düzenlenen Anket Sayısı Adet 1 2 Hazırlanan Rapor Sayısı Adet 4 2 Yapılan ILL Sayısı Adet Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi Tablo ve grafikten anlaşılacağı üzere Başkanlığımızın 2018 yılı için belirlediği performans hedeflerinden Alınan Kitap Sayısı, Giriş Yapılan Kitap Sayısı ve Düzenlenen Anket Sayısı haricindeki bütün alanlarda öngörülen hedefler aşmıştır. Öngörülen hedeflere ulaşılamama nedenleri: Yer sıkıntı nedeniyle istenen miktarda kitap alınmaması Kitap girişi yapan personelin görevleri dışındaki işlerde çalıştırılmak zorunda kalınması Anket sonuçlarını değerlendirme sürecinin ve etkilerinin ölçülmesi iş ve işlemlerinin uzun sürmesi 25

25 IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ Üstünlükler İstanbul gibi metropol bir şehirde yer alması. İstanbul un merkezinde ve ulaşım bakımından elverişli bir konumda bulunması Merkez Kütüphane fiziki mekânını vizyona göre tasarlayabilme imkânına sahip olması. Yeni kurulmuş bir üniversite olmanın avantajı olarak kurumsallaşma ve standart uygulamalara başlangıcın daha kolay olması. Tüm Kütüphane ve Taşınır işlemleri otomasyon üzerinden yapılarak hizmetlerin kesintisiz ve hızlı verilebilmesi. Birim çalışanlarının çoğunluğunun 4 yıllık üniversite mezunu olması. Elektronik kitap ve dergi kaynaklarının çevrimiçi hizmete sunulmuş olması. Zayıflıklar Kütüphane binasının yetersiz olması Personel sayısının yetersiz olması Bütçeden ayrılan kütüphane ödeneğinin yetersiz olması. Kurumsallaşma düzeyinin çok yüksek olmaması. Personel çalışma mekânlarının yetersizliği. Uzaktan erişim vb. bilişim altyapısının yeterli düzeyde bulunmaması. Değerlendirme Mevcut şartlar altında çok kısa bir zaman içerisinde sınırlı ödenekle önemli mesafeler alınmaya çalışılmıştır. Yeni kurulan bir üniversite olmasına rağmen, kısa bir zaman diliminde kütüphanenin teknik ve idari alt yapısı kurulmuş, veri girişleri sağlam temeller üzerine inşa edilmiştir. Modern kütüphane binamızın olmayışı, geçici kütüphane binamızın yetersiz olması, hem hizmet üretimini, hem de sunumunu ciddi biçimde etkilemektedir. Önümüzdeki dönemlerde kütüphane hizmetlerinin verilmesinde kalitenin yakalanması için kütüphane binasının planlanması ve inşası aşamasında planlayıcı ve uygulayıcı mimar ve mühendislerin daire başkanlığımızla fikir alışverişinde bulunması yararlı olacaktır. V- TEKLİF VE TEDBİRLER Kampus alanında projelendirilen merkez kütüphane binasının ilk inşa edilecek binalar arasında yer alması, kalite ve verimli kütüphanecilik hizmetinin sunumu açısından önceliğimizdir. Yeni tahsis edilen binaya geçildiğinde, personel ve diğer kaynaklara oldukça ihtiyaç duyulacaktır. Bu bakımdan 2016 yılı içerisinde personel takviyesinin yapılması, yıllarında Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığına ihdas edilen kadroların tamamen doldurulması, verilen hizmetin kalitesini artırıcı bir faktör olacaktır yılı ödeneğimizin Kurum içi bütçe imkânları çerçevesinde arttırılması neticesinde daha faydalı 26

26 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim