T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Bilgi Đşlem Daire Başkanlığı GENELGE 2007/82

Transkript

1 Konu: Bilgi Sistemi Đhaleleri ) GENELGE 2007/82 Bilindiği üzere tarihinden itibaren kamu alımlarında 4734 sayılı Kamu Đhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu Đhale Sözleşmeleri Kanunu hükümlerine göre hareket edilmektedir sayılı Kamu Đhale Kanunu nun 2. maddesinin (a) bendi ile, döner sermayeli kuruluşlar da Kanun kapsamına alınmıştır. Bu nedenle öncelikle kurumlarımızın döner sermaye kaynaklarından yapacakları alımlarda, anılan Kanunlarla birlikte Kamu Đhale Kurumunca çıkartılan ikincil mevzuat hükümlerine göre hareket etmeleri gerekmektedir. Her ne kadar ihalelerde uygulamayı yönlendirme görevi Kamu Đhale Kurumuna verilmiş olsa da, Bakanlığımıza bağlı kurum ve kuruluşların döner sermaye kaynaklarından yapmış oldukları ihalelerde uygulamada karşılaşılan sorunların giderilmesi ve Hastane Bilgi Sistemi tedarik sürecinde kurumlarımız arasındaki uygulama birliğinin sağlanması amacıyla aşağıda belirtilen hususların açıklanmasında fayda görülmüştür. I GENEL ESASLAR a) Bilgi Sistemleri tedarikinde ihtiyaçlar tamamen hizmet alımı yoluyla alınabileceği gibi satın alma metodu da kullanılabilir. b) Hastane Bilgi Sistemi tedarik süreci başlatılmadan önce kurum yapısına uygun bir ihtiyaç tespiti yapılmalıdır. c) Tespit edilen ihtiyaçların her geçen gün fiziksel ve fonksiyonel bakımdan büyümesi ihtimali göz önüne alınmalı ve gelecekte ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların tedariki hakkında şartnamelerde yeterli ve gerekli hükümlere yer verilmelidir. d) Bilgi sistemleri, kurumsal hafızanın önemli bir bölümünü oluşturduğundan tedarik edilen bilgi sisteminin bütünlük ve sürekliliğini sağlamaya yönelik tedbirler başlangıçta alınmalıdır. Sonraki ihale dönemlerinde bu hizmetlerin başka bir yüklenici tarafından yürütülmesi söz konusu olduğunda veri/bilgi kaybı önlenmelidir. e) Birimlerde yeteri kadar idari, mali, teknik ve Sağlık Bilgi Sistemleri konularında bilgi ve deneyim sahibi personelin görevlendirilmesine azami özen gösterilmelidir. f) Đhale öncesi mevcut yazılım, donanım ve insan kaynaklarının nitelik ve nicelik bakımından 1

2 dokümante edilmeli ve bunlardan kullanılabilir durumda olanları, proje kapsamında değerlendirilmelidir. II - EKONOMĐK AÇIDAN EN AVANTAJLI TEKLĐF VE FĐYAT DIŞI UNSURLAR Son zamanlarda, Bakanlığımıza bağlı bazı kurumların yapmış oldukları bilgi sistemlerine yönelik alımlarda, fiyat dışı unsurlara yer verildiği gözlenmektedir. Fiyat dışı unsurlar belirlenirken isteklilerin Kamu Đhale Mevzuatının aşağıda yer alan hükümlerine uygun hareket etmeleri gerekmektedir. a) Kamu Đhale Kanunu nun 40. maddesinde; 37 ve 38 inci maddelere göre yapılan değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır. Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin sadece en düşük fiyat esasına göre belirlenmesinin mümkün olmadığı durumlarda; işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar dikkate alınarak ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenir. Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde, ihale dokümanında bu unsurların parasal değerler olarak ifade edilmesi zorunludur. Parasal değerler olarak ifade edilmesi mümkün olmayan unsurlar için ihale dokümanında nispi ağırlıklar belirlenir, hükmü mevcuttur. b) Kamu Đhale Kanunu nun 69 uncu maddesinde (Ekonomik açıdan en avantajlı teklif); Hizmet alımı ihalelerinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde en düşük fiyatın uygulanması esastır. Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin sadece en düşük fiyat esasına göre belirlenmesinin mümkün olmadığı durumlarda idareler, ihale konusu hizmetin özelliklerini de dikkate alarak işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışı unsurları dikkate alarak ekonomik açıdan en avantajlı teklifi belirler. Đdareler ihale konusu hizmetin gereklerini de dikkate alarak yukarıda belirtilen unsurlardan başka unsurları da ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde dikkate alabilirler. Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde, idari şartnamede fiyat dışı unsurların öncelikle parasal değerleri, bu mümkün değil ise nispi ağırlıkları belirlenir., düzenlemesi mevcuttur. c) Hizmet Alımı Đhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 70. maddesinde (Fiyat dışı 2

3 unsurlar); Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde dikkate alınacak fiyat dışı unsurların ağırlık katsayısı ihale konusu hizmetin niteliği dikkate alınarak idarelerce belirlenir ve idari şartnamede gösterilir. Ayrıca her bir fiyat dışı unsurun, toplam ağırlık oranı içindeki dağılımının idari şartnamede gösterilmesi zorunludur. Yeterlik değerlendirmesinde öngörülen kriterler tekliflerin değerlendirmesinde fiyat dışı unsur olarak öngörülemez ve bu kriterler fiyat dışı unsur olarak kullanılamaz. düzenlemelerine yer verilmiştir. d) Hizmet Alımı Đhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesinde; Hizmet alımı ihalelerinde idarece çalıştırılması öngörülen personelin nitelik ve sayısı ihale dokümanında belirtilir. Anahtar teknik personele ilişkin düzenleme dışında mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesine ilişkin olarak ihale dokümanında isteklinin personel çalıştırdığına dair belge veya personel çalıştıracağına dair taahhütname istenemez. hükmü yer almaktadır. III - DĐĞER HUSUSLAR a) Đş tanımı: Sağlık Bilgi Sistemlerinin, ana bileşenleri Donanım, Yerel ağ, Yazılım, Bakım- Đşletim ve Veri Kayıt Đşlemi (Kullanıcılar)dir. Bilgi Sistemlerinin özellikle yazılım ve donanım bileşenleri mal alımı ya da hizmet alımı şeklinde tedarik edilebilir. Her bir ana bileşenin başkaca alt bileşenleri de olduğundan birbirinden ayrılması oldukça zor olan karmaşık bir yapıya sahip sağlık bilgi sistemlerinin alımı için hazırlanacak ihale dokümanlarında, ihtiyaç olan mal ya da hizmetin tanımının doğru yapılması son derece önemlidir. b) Đhale zamanı: Bilgi Sistemleri gibi süreklilik arz eden ve işin kesintiye uğramasına neden olma ihtimali olan işleri kapsayan ihalelerin önceden yapılması gerekmektedir. Kamu Đhale Kanunu nun 21/b maddesinde söz edilen idarece öngörülemeyen haller ancak acil ve kısa süreli çözümler için kullanılabilir. c) Referans istenmesi ve referansa ilişkin kriterlerin konulması: Bilgi sistemi alımlarında isteklilerden çözümlerine ait referanslar istenmeyecektir. Bunun yerine rekabeti engelleyici nitelikte olmayan, kurumun gerçek ihtiyaçlarına ve mevzuata uygun Đş Deneyim Belgesi istenebilir. d) Demonstrasyon istenmesi: Bilgi sistemi ihalelerinde şartnamelerde yer alan idare demo (demonstrasyon) isteyebilir gibi kesinlik ifade etmeyen maddelere yer verilmeyecektir. Şayet demonstrasyon isteniyorsa ne ile, nerede, nasıl, ne zaman yapılacağına, demonstrasyon sırasında bakılacak parametrelerin ana hatlarının neler olacağına ve demonstrasyon sonrasında nelere karar 3

4 verileceğine dair açık, anlaşılır hükümler yer almalıdır. Demo neticesindeki nihai karar ihale komisyonuna aittir. e) BIL-KOD No istenmesi: Sağlık Bilgi Sistemlerinin işletilmesi esnasında karşılaşılan problemlerin en önemlileri uygulama yazılımlarından kaynaklanmaktadır. Bu nedenle problemlerin çözümünde ve sistemin işletilmesindeki ekinlik ve performansın yüksek olması için, ana iştigal konusu yazılım üretmek olan gerçek ya da tüzel kişilerle birlikte çalışabilirlik temin edilmelidir. Bu sebeple alınacak mal ya da hizmet kapsamında uygulama yazılımı var ise isteklinin BĐL-KOD numarasına sahip olması, ortak girişimlerde ise pilot ortağın BĐLKOD numarasına sahip ortak olması zarureti mevcuttur. Bunun dışındaki sadece donanım ve sadece veri kayıt hizmeti alımlarında veya uygulama yazılımı hariç sadece bu iki bileşenin birlikte alındığı durumlarda BĐL-KOD numarası istenmesi zorunluluk değildir. f) Marka ve model belirtilerek düzenleme yapılması: Bilgi Sistemi ihaleleri kapsamında sadece belli bir marka veya modele yönelik rekabeti engelleyici şartlara yer verilemeyeceği gibi, açıkça belli bir marka ya da model yazılamaz. Đlgili Yönetmelik ve Tebliğde bu gibi problemlerin çözümüne dair (örneğin; veya dengi gibi) hakkında hükümler bulunmaktadır. g) Anahtar Personel: Bilgi sistemi kapsamında alınacak mal ya da hizmetin kalitesinin yüksek olması önemlidir. Ancak şartnamelerde yer verilen anahtar teknik personelin niteliklerinin ihtiyacı karşılayacak düzeyde tutulması ve niteliklerin belgelenebilir olmasına dikkat edilmesi, (örneğin; eğitimci tıbbi sekreter tanımında elemanın tıbbi sekreterlik diploması ile bu vasfı belgelenir, ancak eğitimcilik vasfına dair resmi olmayan bir belge geçersizdir) anahtar teknik personel sayıların da ihtiyaçlara uygun bir şekilde tespit edilmesi, rekabeti engelleyici bir unsur olmaması gerekmektedir. h) Kalite belgesi: Bilgi Sistemi ihalelerinde isteklilerden, Kalite Güvence Belgesi istenebilir. Ancak, istenen belgenin ne olduğu açıkça yazılmalıdır. i) Hibe: Hizmet alımlarında, sözleşme süresinin bitiminde, hizmetin görülmesi sırasında kullanılan mal ve malzemelerin (gayr-ı maddi hak sınıfında yer alan yazılımlar dahil) idareye hibe edilmesi şeklindeki hükümlere yer verilmeyecektir. Sözleşme bitiminde yüklenici kendi isteği ile hibe etse dahi idare bu ürünleri kullanıp kullanmamakta serbesttir. j) Hizmet Alımları ve Sürekliliğin Sağlanması: Bilgi Sistemlerinin sürekliliğinin sağlanması bakımından özellikle hizmet alımlarını düzenleyen hususlar, Strateji Geliştirme Başkanlığının tarih ve 2006/80, tarih ve 2005/125, tarih ve 2005/81, tarihli ve 2005/29 nolu Genelgelerinde açıklanmış olup uygulama birliğinin sağlanması bakımından 4

5 söz konusu bu Genelgelere ait hükümler dikkate alınacaktır. Sürekliliğin sağlanması bakımından önemli teknik hususlar ise Başkanlığımızın 2006/108 sayılı Genelgesinde mevcuttur. k) Resmi tatil, bayram gibi özel günlerde eleman çalıştırılması: Şartname ve sözleşmelerde, resmi tatil ve bayram tatili günlerinde, özellikle de vardiya sistemi uygulanan hastanelerde; Veri kayıt hizmetleri ile haftanın 7 günü 24 saat (7/24) esasına göre teknik destek ve bakım hizmetlerinde çalıştırılacak personele dair düzenlemeler dikkatle yapılmalıdır. Özellikle veri kayıt hizmetlerinde çalıştırılacak personelin bu günlere ait sigorta, fazla mesai, yemek ve ulaşım gibi hakları ile vardiya saatlerindeki çalışmalarından doğabilecek hakları, temizlik ve güvenlik hizmetlerinde çalıştırılan elemanlarda olduğu gibi titizlikle gözetilmeli ve ihale dokümanlarında bu hususlara yer verilmelidir. Bilgilerinizi ve gereğini önemle rica ederim. Uzm. Dr. O. Fevzi GÜMRÜKÇÜOĞLU Bakan a. Müsteşar V. DAĞITIM : Gereği için : Bilgi için : 81 Đl Valiliğine Teftiş Kurulu Başkanlığına (Đl Sağlık Müdürlüğü) Hukuk Müşavirliğine Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Strateji Geliştirme Başkanlığı Temel Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü /09/2007 Mem. H.ÇETĐNKAYA /09/2007 Dr. M.ÜLGÜ /09/2007 Dai.Bşk.N.AKPINAR 5