AMERİKA BİRLEŞİK DEVLETLERİ NDE ALACAKLARIN TAKİBİ VE TAHSİLİNE İLİŞKİN SÜREÇLER İÇİNDEKİLER I. ÖNSÖZ 2 II. GİRİŞ 3

Transkript

1 AMERİKA BİRLEŞİK DEVLETLERİ NDE ALACAKLARIN TAKİBİ VE TAHSİLİNE İLİŞKİN SÜREÇLER İÇİNDEKİLER I. ÖNSÖZ 2 II. GİRİŞ 3 1. Kredi Şubesinin Oluşturulması 4 2. Kredi Başvuru Formu 4 3. Kredi Raporları 5 4. Kredi Limitinin Tespiti 6 5. Vadesi Gelen Ödemelerin Takibi 6 - Örnek Mektuplar ve Konuşmalar 7 6. Hesabın Alacak Takibi Firmasına Devri Alacak Takibi Firmaları Hakkında Kısa Bilgiler 15 NEW YORK TİCARET ATAŞELİĞİ EYLÜL

2 I. ÖNSÖZ Dünya mal ve hizmetleri üretiminin %22 sini tek başına gerçekleştiren, yıllık 14 trilyon dolarlık milli hasılaya ve yaklaşık dolarlık kişi başına milli gelire sahip olan ve uzun yıllardır dünyanın en büyük ithalatçısı konumundaki Amerika Birleşik Devletleri (ABD), dünyanın diğer bölgelerinde üstün başarılar gösteren Türk firmalarının aynı başarıyı tekrarlayamadıkları büyük bir pazar olarak göze çarpmaktadır. Dış Ticaret Müsteşarlığı nca 2006 yılında uygulamaya konulan Amerika Ülkeleri ile Ticari ve Ekonomik İlişkilerin Geliştirilmesi Stratejisi çerçevesinde, ülkemiz ile ABD başta olmak üzere tüm Amerika kıtası ile ticari ilişkilerimizin geliştirilmesi, ihracatımızın artırılması ve ihracatımızda pazar çeşitliliğine ulaşılması hedeflenmektedir. Türk firmalarının ve işadamlarımızın bu son derece büyük ve rekabetçi pazarda rakiplerinden geride kalmamalarını sağlamak ve alacaklarının takibi ve tahsili noktasında karşılaştıkları sorunların, mümkünse sorun ortaya çıkmadan önce bertaraf edilmesini sağlamak üzere hazırlanan bu rehberin, ihracatçılarımızın başarılarına hizmet etmesini dileriz. Firmalarımızın Alacakların Yönetimini, alacaklar daha oluşmadan önce karar alma süreçlerine dahil etmeleri ve firma içindeki yetki-sorumluluk şemalarında bu konunun da yer almasının önemini vurgularken, bu vesileyle, rehberin hazırlanmasında büyük emeği geçen Sn. Bora Özkan a teşekkür etmeyi bir borç biliriz. New York Ticaret Ataşeliği Eylül,

3 II. GİRİŞ Uluslararası ticarette, özellikle Amerika Birleşik Devletleri ile ticari ilişkilerde, açık hesap ile çalışmak her geçen gün yaygınlaşmaktadır. ABD piyasası vadeli işlemler ile çalışmaya yönelik kurgulandığı için, bu durumun ticari hayattaki yansıması da açık hesap ile çalışmak yönünde olmaktadır. Küreselleşen ticaretin zirve yaptığı ve rekabetin her geçen gün daha arttığı dünyanın bu en büyük ekonomisinde, özellikle Türk firmalarımız bir ikilem içinde kalmaktadırlar: Akreditif, peşin ödeme veya ihracat kredi sigortası gibi yöntemler kullanıp ödemeleri garanti altına almak ve bu garanti karşılığında sınırlı sayıda müşteri ile çalışmak mı, yoksa vadeli satış yapıp alacak konusunda risk altına girerken müşteri portföyünü genişletip rekabete uyum sağlamak ve hatta bir adım öne geçmek mi? Bu soruya verilecek cevap elbette firmadan firmaya değişir. Ancak firmalarımızın cevabı ne olursa olsun, riski en alt düzeye indirip, bu risk düzeyinde en yüksek seviyede kar elde etmek ticaretin altın kuralıdır. Bu rehber, ABD pazarında müşteri portföyünü genişletmek ve vadeli satış yapmak isteyen firmalarımıza, aldıkları riski azaltmak amacıyla uygulanabilecek yöntemler hakkında bilgi vermektedir. Yine bu rehberde, tüm süreçlerin işletilmesine rağmen alacaklarını tahsil edemeyen firmalarımızın, doğrudan dava açarak mahkemeye başvurmak yerine, ABD de oldukça sıklıkla kullanılan bir yöntem olan Alacak Takibi Firması ile temasa geçebilmelerine ilişkin bilgiler de bulabilirsiniz. 3

4 1. Kredi Şubesinin Oluşturulması: ABD de yerleşik firmaların iş yapma kültürüne egemen olan yaklaşım vadeli satışlar olduğu için, hemen hemen tüm firmaların bir kredi şubesi vardir. Kredi şubesinin temel gorevi, yeni bir müşterinin vadeli çalışmak istemesi veya halihazırdaki bir müşterinin vadeli hesaba dönmek istemesi durumunda söz konusu firmanın kredibilitesini inceleyip, şirket yönetimine bir kredi limiti tavsiye etmektir. Bunun dışında Kredi Şubesi, günlük olarak ödemeleri takip edip, vadesi gelen alacaklar için müşteriler ile irtibata geçmekle sorumludurlar. Kredi Şubesinin amacı firmanın nakit akışını düzenlemek ve hızlandırmaktır. 2. Kredi Başvuru Formu: Bir müşteri vadeli işlem talebinde bulunduğu anda, Satış Şubesi potansiyel müşterinin bir Kredi Başvuru Formu ( Customer Credit Application Form ) doldurmasını sağlayarak, doldurulan bu Formu Kredi Şubesine göndermelidir. Söz konusu Formun bir örneğini kitapçığın sonunda bulabilirsiniz. Bu formda müşterinin ticaret hayatı ile ilgili temel bilgiler istenmeli ve firmanın ticaret yaptığı en az üç şirketi ve çalıştıkları bankayı referans olarak göstermeleri talep edilmelidir. Daha sonra referans verilen firmalar ve banka ile irtibata geçilip firma hakkında bilgi istenmelidir. Referans istenilen firmaların kredi bölümünde çalışan kimseler, kendi müşterileri için de sıklıkla bu tür araştırmalar talep ettikleri için, kendilerine gelen bu tip bir talep karşısında, mümkün olduğunca fazla ve doğru bilgi vermek için ellerinden geleni yapacaklardır. 4

5 Bu formda firmanın ödemeleri zamanında yapmaması durumunda ceza ve faiz ödemekle yükümlü olduğunun belirtilmesi, müşteriye bir nevi uyarı olacaktır. Firmanın kredibilitesinin yeterli olmadığı durumlarda şirket yöneticilerinin ödemeleri kişisel olarak garanti etmelerini istemek çok sık rastlanan bir uygulamadır. Bu formlarda kişisel garanti kısmı da mevcuttur ve müşteri yöneticisi bu kısmı doldurup imzalar ise, borç ödenmediği takdirde kişisel malvarlığı ile bu borca kefil olmaktadır. Burada dikkat edilmesi gereken son husus ise şudur: Kişisel garanti kısmının doldurulması durumunda, imzalayan kişinin sosyal güvenlik numarasının bu kısma dahil edilmesi faydalı olacaktır. 3. Kredi Raporları: Kredi Başvuru Formu müşterinin kendisi tarafından doldurulduğu için her bakımdan doğru ve tutarlı olduklarını kabul etmek mümkün değildir. Bu bakımdan firma hakkında üçüncü şahıslardan bilgi temin etmek çok önemlidir. ABD de her firmanın üçüncü taraflardan elde edilebilecek kredi raporları mevcuttur. Bu raporlarda firma ile ilgili temel bilgilerin dışında firma ile iş yapan diğer şirketlerin olumlu vaya olumsuz olarak bildirdiği ödeme bilgilerine de ulaşabilirsiniz. Bunun dışında mahkeme kayıtları ve ipotek bilgileri gibi halka açık bilgiler ve kredi derecelendirme kuruluşunun risk unsurlarına bakarak firma hakkında verdiği kredi notunu da temin etmek mümkündür. 5

6 4. Kredi Limitinin Tespiti: Şirket hakkında yapılan ön çalışmaların ışığında, kredi şubesi firmanın kredibilitesi ve ödemelerde gecikme olma ihtimali riskini değerlendirip satış şubesine tavsiye ettiği kredi limitini bildirmelidir. Müşterinin borcu bu limitin üzerine çıktığı anda vadeli işlemler askıya alınmalı ve müşteriye, ödeme yapılmadığı sürece vadeli işlem yapılmayacagi bildirilmelidir. 5. Vadesi Gelen Ödemelerin Takibi: Müşterilerin zamanında ödeme yapmama riskini azaltmak amacıyla, vadeli satış yapan her firma bir alacak takibi prosedürü geliştirmelidir. Böyle bir prosedürün olması ve bu prosedüre uyulması halinde, borçlu firma üzerinde uygulanacak baskı yavaş ve fakat etkili olarak artacak ve dolayısıyla alacaklarınızın zamanında tahsilini ve borçlu firma sayısının azalmasını sağlayacaktır. Aşağıdaki tabloda tavsiye edilen prosedür ve zamanlamalar yer almaktadır. Söz konusu tablonun hemen ardından mektup ve konuşma örneklerini de bulabilirisiniz. Fatura ve Hesap Özetinin Gönderilmesi Fatura Günü Telefon ile Müşteriye Faturanın Hatırlatılması 15. Gün Birinci Vadesi Geçmis Fatura Yazısı 35. Gün 1. Alacak Takibi Telefon Göruşmesi 45. Gün 2. Alacak Takibi Telefon Göruşmesi 55. Gün Vadeli Islemlerin Iptali Yazısı 65. Gün 3. Alacak Takibi Telefon Göruşmesi 75. Gün Son Uyarı Mektubu 90. Gün Alacak Takibi Firmasına Hesabın Devredilmesi 100. Gün 6

7 Birinci Vadesi Geçmis Fatura Yazısı: (35. Gün) Dear. Thank you for your recent purchase. We appreciate your business and look forward to being further service to your company in the future. For your convenience, I have enclosed a copy of the statement that originally went out with your order. As you will see, your company was extended terms of Net 30 for this transaction. At present, our records indicate that we have not yet received payment from you which means your account with us is now past due. If you have any questions regarding your account balance or the product you received, please contact my office immediately. I will be happy to answer any questions you might have. Otherwise, we request that you remit the balance on your account of $. Thank you in advance for your attention to this matter. Sincerely, Credit Manager 7

8 1. Alacak Takibi Telefon Görüşmesi: (45. Gün) Hello, this is calling from. the reason for my call is that your company has a balance due to my company of $ that I just notice has gone 15 days past due. My concern is that this might be due to some level of dissatisfaction with the product/service you received from us. I m simply calling today to find out if there s a problem that I should know about? I was concerned that this invoice would reach 60 days. Our company has a strict policy about credit limits and at 60 days all accounts are automatically put on Credit Hold. I don t know if you are aware of this, but I certainly wouldn t want to see you experience the inconvenience of having your purchasing ability interrupted. Again, thank you for your time, I appreciate your help with this, and I ll note your file as to when we can expect payment. Good day. 8

9 2. Alacak Takibi Telefon Gorusmesi: (55. Gün), the reason for my call is that your company still has a balance due to my company of $. When we last spoke on, it was my understanding that payment was to be sent. While we value our business relationship, the balance has now become significantly past due, and as you may remember from our last conversation, it is our policy that credit holds be put on accounts once they reach 60 days. We would very much like to keep our credit relationship with your company and I wanted to call to see if you could get this resolved today. Again, thank you for your time. I appreciate your help with this and I ll note my file that we can expect payment. Good day. 9

10 Vadeli İşlemlerin İptali Yazısı: (65. Gün) Dear, Our company shipped your product (provided you a service) in good faith. Unfortunately, in the interim, we have not received either our payment or any notification of any problems with our product (service). Simply put, this lack of communication concerns us. The purpose of this letter is to notify you that, due to non-payment, your open credit account has been placed on credit hold status, and will remain so until such time that your balance with us has been satisfied, or until satisfaction repayment arrangements have been made. Your prompt attention to this matter is now strongly encouraged. We do not take these kinds of actions lightly. Our sincere hope is that this is just a temporary delay in payment that you will be able to remedy. We do value our relationship and its continuation is a primary goal of ours. Please call me if there is anything you would like to discuss or if there is any way I can assist in the resolution of this matter. Sincerely, Credit Manager 10

11 3. Alacak Takibi Telefon Görüşmesi: (75. Gün), I m calling today to discuss the delinquent balance your company has outstanding with us. At present, your balance here is $ and according to my records, we ve not received any kind of payment at all on this balance. The purpose for my call today,, is to find out if this is a problem that you and I can work out amongst us? I know that from time to time every company can experience a cash flow problem. If that s all it is,, I m sure the management here would be happy to work with you through this tough time. After all, we do value your business, but I need to have something to report back to them. So, let me ask you this. If you are not in a position to satisfy this entire amount right now, what kind of payments could we agree to over a short period of time?, I m glad we came to an agreement, but I hope you realize that I m up against the clock on this one. What I m going to need to do now is to restate the points of what we ve just agreed to, I ll have it typed up and I will fax it to you within 24 hours. Then, once you ve signed it, I ll take it to our management to get them to stop any further action and to see about having your account changed from credit hold to a COD basis. At least then, you ll be able to get our product again while you are making payments. Fair enough? Good? I ll have this agreement over to you as soon I can. Once you get it, please get it back to me ASAP. Thanks again, and I ll talk to you soon. 11

12 Son Uyarı Mektubu (90. Gün) Dear, The purpose of this letter is to inform you that your company has an outstanding balance of $ which is now 90 days old. Since the invoice is 60 days past the terms originally extended to you, we must now demand your immediate payment in full. Any previous agreed upon payment plans are now void. If this payment is not received in this office by close of business on, this matter will be referred to our collection agency, and you may be liable for additional charges and costs of collection (*) as provided in our original credit agreement. To avoid the loss of your standing with us, and damage to your credit ratings, I strongly urge you to resolve this matter immediately. This will be the last correspondence you receive from this office. Please act now! Sincerely, Credit Manager (*) Ekstra masrafların eklenebileceğini ancak ve ancak Kredi Başvuru Formu veya proforma fatura gibi ihracat öncesi müşteri tarafından imzalanmış bir belgede bu konuyla ilgili madde var ise bu yazıya ekleyebilirsiniz. Aksi takdirde ABD yasaları gereği bu masrafları ana borca ekleyemezsiniz. 12

13 Son uyarı mektubu müşteri ile son temasınız olmalıdır. Müşteriye birden fazla son uyarı mektubu göndermek hem sizin pozisyonunuzu zayıflatacak hem de hesabı takip etmek ile görevlendireceğiniz şirketin işini zorlaştıracaktır. 6. Hesabın Alacak Takibi Firmasına Devri: Prensip olarak vadesini 90 günden fazla geçiren şirketlere son bir uyarı yazısı gönderildikten sonra 100. günde bağımsız bir Alacak Takibi Firmasına hesabın devredilmesi tavsiye edilir. Hesabın bir alacak takibi firmasına devri aşaması, alacağa ilişkin hukuki işlemleri başlatmadan önceki son aşama olarak düşünülebilir. Alacak takibi hizmetini veren şirketler, avukatların ve hukuk bürolarının yerini almaktan ziyade, bunları tamamlayıcı bir hizmet vermektedirler. Alacak takibi şirketlerinin en büyük yaptırımı, borç ödenmediği takdirde şirketin kredi raporunda ödenmeyen bu borcun gözükmesini sağlayabilmeleridir. Amerika Birleşik Devletleri nde mahkeme kararının alınması en az 6 aylık bir zamanı ve ayrıca oldukça masraflı bir maddi süreci içermektedir. Borçlunun borca itiraz etmesi durumunda ise bu süreç çok daha uzun sürebilmektedir. Alacak takibi sonucunda alacağınız tahsil edilemez ise, alacak takibi firması sizden herhangi bir masraf talebinde bulunmayacak ve sonuçta size hukuki işlemleri başlatmanızın faydalı olup olmadığını iletecektir. Sürecin sonunda davanın mahkemeye intikal etmesi durumunda da alacak takibi firmasının anılan süreçte elde ettiği bilgiler dava esnasında avukatların işine yarayacaktır. 13

14 Dikkat edilmesi gereken diğer bir husus ise, bu hizmetten yararlanmak için ne kadar bekleneceğidir. Bir alacağın vadesi ne kadar gecikmiş ise, tahsili de o denli zorlaşmaktadır. Aşağıda yer alan Alacak Takibi Şirketleri Birliği (Commercial Collection Agency Association) tarafından hazırlanan 2006 yılı alacak sorunu istatistiklerinden de görülebileceği üzere, gecikme süresi uzadıkça alacağın tahsil edilme şansının azaldığı ortaya çıkmaktadır. COMMERCIAL COLLECTION AGENCY ASSOCIATION 2007 ALACAK TAHSİLİ ARAŞTIRMASI GECİKME SÜRESİNE GÖRE ALACAKLARIN TAHSİL EDİLME ORANI ZAMAN TAHSILAT YUZDESI Fatura Günü Gün Gün Gün Ay Ay Yıl Yıl 9.3 (2006 YILI VERİLERİ) 14

15 7. Alacak Takibi Firmaları Hakkında Kısa Bilgiler ABD de alacak takibi oldukça büyük bir sektör olup, firmalarımızın alacak takibi işlemleri ve süreci konusunda şu hususlara dikkat etmeleri gerekmektedir: Alacak takibi şirketinin lisanslı olduğundan emin olunmalıdır. Bu hususun kontrolü için Alacak Takibi Şirketleri Birliği nin (Commercial Collection Agency Association) web sitesinden üye firmalara ilişkin bilgiler ve arama yapılması mümkündür yılı Eylü ayı itibarıyla 102 üyesi olan Birliğin sayfası, web üzerinden aramalar için iyi bir kaynaktır. Tüm ABD de çalışabilen alacak takibi firmaları olduğu gibi, sadece eyaletler bazında çalışan firmalar da bulunmaktadır. Firma seçiminde, bu hususun da sorgulanmasında fayda görülmektedir. Bu Rehberin hazırlanmasında büyük emeği geçen Sn. Bora Özkan, halen Alexander&Hamilton isimli Alacak Takip firmasında Uluslararası Pazarlama Direktörü olarak görev yapmaktadır. Sn. Özkan ın iletişim bilgileri ise: Bora Özkan Director of International Marketing, Alexander & Hamilton, Inc Division St. Metairie, LA Tel: Fax: New York Ticaret Ataşeliği olarak, firmaların gerek alacakların tahsili alanındaki ve gerekse dış ticarete ilişkin tüm soru ve sorunları noktasında kendilerine yardımcı olmaya devam etmekteyiz. Saygılarımızla. 15