: Valiler, Belediye Başkanları, Ticaret ve Sanayi Odası Başkanları, İl Genel Meclisi Başkanlarıdır. : Ajans Genel Sekreteri ve Ajans personelidir.

Transkript

1 11-17 KASIM 2012 TARİHLERİ ARASINDA DÜZENLENECEK OLAN DİCLE KALKINMA AJANSI AMERİKA BİRLEŞİK DEVLETLERİ ÇALIŞMA ZİYARETİ HİZMET ALIMI TEKNİK ŞARTNAMESİ Madde 1: İşin Tanımı ve Kapsamı Bu şartname T.C. DİCLE KALKINMA AJANSI (Bundan sonra DİKA olarak anılacaktır) tarafından Kasım 2012 tarihleri arasında düzenlenecek olan AMERİKA BİRLEŞİK DEVLETLERİ ÇALIŞMA ZİYARETİ organizasyonu hizmet alımını içerir. Madde 2: Çalışma Ziyareti Katılımcı Profili DİKA olarak sorumlu olunan Mardin, Batman, Siirt ve Şırnak illerinin Valileri, Belediye Başkanları, Ticaret ve Sanayi Odaları Başkanları ve İl Genel Meclisi Başkanlarından oluşan Yönetim Kurulu Üyeleri nden, Ajans Genel Sekreteri ve personelden teşkil edilmiş olan 20 kişilik Ajans heyeti ile Çalışma Ziyareti gerçekleştirilecektir. Heyetimiz resmi niteliktedir. Katılımcılar TÜM HEYET, TEKNİK HEYET ve YÖNETİCİ HEYETİ şeklinde kategorize edilmiştir. Yönetici Heyeti Teknik Heyet Tüm Heyet : Valiler, Belediye Başkanları, Ticaret ve Sanayi Odası Başkanları, İl Genel Meclisi Başkanlarıdır. : Ajans Genel Sekreteri ve Ajans personelidir. : Yönetici Heyeti, Teknik Heyet in toplamıdır. Heyetimizde 3 kişi VIP dir. Madde 3: Çalışma Ziyareti nde Ziyaretlerin Şekli Çalışma Ziyareti nde Washington D.C. ve New York ta Ajansımız tarafından ziyaret edilecek tüm kurum ve kuruluşlar şehir merkezinde veya merkeze yakın mesafede olacaktır. Resmi Kurumlar planlanan gün ve saatlerde ziyaret edilecek ve görüşmeler gerçekleştirilecektir. Madde 4: Çalışma Ziyareti nde Uçuşlar Çalışma Ziyareti Pazar günü heyet üyelerinin İstanbul Atatürk Havalimanı na ulaşması ile başlar, Cumartesi günü İstanbul Atatürk Havalimanı na dönüşü ile tamamlanır. GİDİŞ ( Pazar ) Kalkış: İniş: 18:25 ) İSTANBUL WASHİNGTON D.C. DÖNÜŞ ( Cuma ) Kalkış: 12. İniş: (Bir gün sonra) ) NEW YORK - İSTANBUL ÖNEMLİ: Ajans iç ve dış hat uçuş biletlerini kendisi temin edecektir. Yüklenici uçuş bileti satın almayacaktır. Tüm havalimanı vergileri, yurt dışı çıkış ücreti, seyahat sigortası vs. Yüklenici firma tarafından karşılanacaktır. Madde 5: Konaklamalar ve Oteller 1

2 (Teklif edilen 4 yıldızlı ve 5 yıldızlı otellerin web sitesini, şehir merkezine uzaklığını, oda tiplerinin standartlarını belirtmeyi unutmayınız. Washington DC de tarihinde yapılacak check out saatinin da yapılacağına dikkat ediniz.) Çalışma ziyaretinde 2 gece Washington D.C. de, 3 Gece New York ta olmak üzere toplam 5 gece Yüklenici tarafından sağlanacak konaklama hizmeti alınacaktır. Çalışma Gezisine Batman, Şırnak ve Siirt il valilerinin de katılacağı dikkate alınarak 4 (dört) veya 5 (beş) yıldızlı otellerde oda- kahvaltı dâhil 5 Gece konaklama yapılması planlanmaktadır, Oteller şehir merkezinde veya şehir merkezine yakın olmalıdır. Şehir merkezi yakınında bulunmayan otel teklifleri kabul edilmeyecektir. İstekliler 4 (dört) ve 5 (beş) yıldızlı otel konaklamaları için alternatifli teklif sunacaklardır. Bununla birlikte teklif edilen otelin konum ve konaklamaya ilişkin katalog bilgileri sunulmalıdır. Otellerde internet ücretinin konaklamaya dahil olmaması durumunda 5 kişi için internet hizmeti maliyeti fiyatlara dâhil edilecektir. Teklif edilen otellerin Giriş ve Çıkış saatleri bildirilmelidir. Konaklamalarda oda dağılımı aşağıdaki gibi olacaktır. Her gün için 20 kişilik konaklama sağlanacaktır. Heyetimiz için teklif edilecek konaklama şekli aşağıdaki tabloya göre yapılmalıdır: Konaklamalar Konaklama ( Washington D.C.) Kasım tarihindeki check out en erken saat olmalıdır. Konaklama ( New York ) Kasım 2012 Kişi/Adet De- Lux Oda 3 Adet Single Oda 13 Adet Twin Oda (Odalarda 2 şer kişi konaklayacak) 2 Adet De- Lux Oda 3 Adet Single Oda 13 Adet Twin Oda (Odalarda 2 şer kişi konaklayacak) 2 Adet Konaklama tiplerinde yapılacak değişiklerden dolayı ek maliyet oluşması durumunda Ajans bu maliyetleri karşılayacaktır. New York için teklif edilebilecek otellerin lokasyon sınırları aşağıdaki haritada kırmızı çizgilerle yaklaşık olarak belirtilmiştir: 2

3 Washington DC için teklif edilebilecek otellerin lokasyon sınırları aşağıdaki haritada kırmızı çizgilerle yaklaşık olarak belirtilmiştir: 3

4 Madde 6: Rehber, Tercüman, Hizmet Görevlisi Nitelikleri (Teklif edilen rehber ve tercümanın özgeçmiş bilgilerini teklifinizle birlikte göndermeyi unutmayınız. Rehber ve Tercüman ın profesyonel olarak mesleklerini icra ettikleri belgelenmelidir. Rehber ve Tercüman) PROFESYONEL REHBER Rehber, 11 Kasım 2012 Pazar günü Washington D.C. Havaalanında olacak olan heyetimizi karşılaması ve heyetimize katılması ile birlikte görevine başlamış olacak ve 16 Kasım 2012 Cuma günü New York Havaalanında heyetimizin uçağa bindirilmesi sonrasında görevini tamamlamış olacaktır. Yüklenici tarafından sağlanacak Rehberlik hizmeti Çalışma Ziyaretimizin başarı ile tamamlanmasında önemlidir. Rehber in Heyetimiz üyeleri ile kuracağı iletişim önemlidir. Rehber in çıkabilecek sorunları çözebileceği yönünde heyet üyelerine güven vermesi önemlidir. Ajansımız oluşacak programın herhangi bir değişikliğe uğramadan uygulanmasını sağlamak niyetindedir. Ancak programda oluşabilecek değişiklerin bir an önce yerine getirilmesi ve değişen programın başarı ile uygulanmasından Rehber sorumlu olacaktır. Rehber in deneyimli ve profesyonel olması esastır. Washington D.C. ve New York ta daha önce Rehberlik hizmeti sunmuş, resmi kurum ve resmi heyetimiz genel kuralları hakkında bilgili ve bu kurallara saygılı olmalıdır. Ana dili Türkçe olmalı ve iyi derecede İngilizce bilmelidir. İstekliler teklifle birlikte Rehber in Özgeçmişi ve diğer destekleyici dokümanları sunacaklardır. Rehber, heyetimizin İngilizce bilmeyen üyelerinin ihtiyaç duyulduğunda İngilizce iletişim kurmalarına yardımcı olacaktır. Ajans, Yüklenicinin İhale komisyonuna sunduğu Profesyonel Rehberi yeterli görmediği takdirde değişiklik talebinde bulunabilecektir. Rehber çalışma ziyareti kapsamında gidilecek yerlere heyetin zamanında ve güvenle götürülmesinden sorumlu olacaktır. Rehber gidilecek adreslere hâkim olmalıdır. Rehber, heyetimiz üyeleri veya programın koordinasyonunu sağlayan Ajans Personeli tarafından sürekli ulaşılabilir olmalıdır. PROFESYONEL TERCÜMAN Bir günü Washington DC de diğer günü New York ta olmak üzere iki farklı günde gerçekleşecek ziyaretlerde birim fiyat cetvelinde belirtilen süre aralığında görev yapacaktır. İstekliler tekliflerinde 2 farklı tercüman teklif edebileceklerdir. ( Biri New York ta diğeri Washington DC de) Bu durumda her iki tercümanın da özgeçmişini vermelilerdir. Tercüman; Türkçeden İngilizceye, İngilizceden Türkçeye çeviri yapacaktır. İstekliler teklifle birlikte Tercüman ın Özgeçmişi ve diğer destekleyici dokümanları sunacaklardır. Tercüman ın profesyonel ve aktif olarak tercümanlık yapıyor olması belgelenmelidir. (ÖNEMLİ) Heyetimizin ziyaret edeceği kurumlarda yapacağı görüşmeleri tercüme edebilecek teknik ve diplomatik literatüre hâkim olmalıdır. 4

5 Ajans, Yüklenicinin İhale komisyonuna sunduğu Profesyonel Tercümanı yeterli görmediği takdirde değişiklik talebinde bulunabilecektir. Profesyonel Tercüman, görev yapacağı ziyaret günlerinde hareket saatinden önce otelde hazır bulunmalı ve kendisini heyete tanıtmalıdır. Madde 7: Şehirler Arası ve Havaalanı Transferleri ve Şehir İçi Ulaşımlar (Teklif edilen araçların marka, model, kapasite bilgileri ve fotoğraflarını teklif dosyanızla birlikte göndermeyi unutmayınız. Heyet için uygun görülmeyen araç teklifleri kabul edilmeyecektir.) Heyetin profiline uygun, konforlu şehir içi ulaşım araçları tercih edilecektir. Tüm Heyetin (20 kişi) transferi için yeterli kapasitede ve konforda 1 adet araç/otobüs, Teknik Heyetin ayrı olarak gerçekleştireceği ziyaretlerde kullanacağı en az 8 kişilik bir araç yüklenici tarafından ziyaret programına uygun olarak hazır bulundurulacaktır. Araçların iklimlendirilmesi ve temizliği her iniş ve binişlerde sağlanmalı, Araçların akaryakıt, şoför, park, otoban ücreti, vs. giderleri yükleniciye aittir. Çalışma Ziyaret inde şehirlerarası transfer Salı günü Washington D.C den New York şehrine karayolu ile hareket edilmesi ile başlayacaktır. Şehirlerarası yolculuk ve Heyet için uygun ve konforlu bir araç olacaktır. (Heyet üyelerinin bagajı hesap edilmelidir.) Belirlenecek güzergâh üzerinde duraklamalar ve ziyaretler olacaktır. Çalışma Ziyareti süresince heyetimizin bulunduğu araçlarda içme suyu bulundurulmalıdır. Madde 8: Kahvaltı, Öğle, Akşam Yemekleri, Paket Yiyecekler ve İçecekler (Teklif edilen restoranların varsa web siteleri, yemek menülerini teklifinizle birlikte göndermeyi unutmayınız.) Kahvaltıların konaklanan otellerde yapılması, otellerdeki ve dışarıda yenilecek yemeklerin ve restoranların Türk örf ve adetlerine uygun olması, özellikle etli yemeklerde Helal Yiyecek standartlarına uygun restoranların tercih edilmesi, detaylı olarak menünün belirlenmesi sağlanmalıdır. İstekliler tekliflerinde restoranlara ilişkin web sitesi, katalog, broşür v.s. sunabilir. Yüklenici tarafından görevlendirilecek personel ( Rehber, Şoför, Tercüman vs.) kişilerin yiyecek, içecek, ulaşım gibi her türlü masraflarının alınacak hizmete dâhil olduğunu ve bu tür masraflar için maliyet belirtilmemesi gerekmektedir. İstekliler katılımcı profilini göz önünde bulundurarak restoran ve menü seçimlerini yapmalıdır. Ajans Yükleniciden restoran ve menü seçimini değiştirmesini talep edebilecektir. Yüklenici, Ajans ın talepleri doğrultusunda yapacağı bu tür değişikliklerden ek maliyet belirtmeyecektir. ÖĞLE YEMEKLERİ Çalışma Ziyareti süresince heyetimiz için öğle yemeği verilecektir. Öğle yemeklerinin güzergâha yakın yerlerde olması amaçlanmaktadır. 5

6 Öğle yemeklerinin 2 tür ( Ara Sıcak Ana Yemek ) olması ve heyet için kişi başı 1 adet sıkma meyve suyu ve 1 adet meşrubat olmalıdır. Sınırsız olarak çay, kahve ve su olmalıdır. Çay ve kahve servisi gidilecek restoranda mutlaka sağlanmalıdır. Yenilecek yemeklerin ve mekânların Türk örf ve adetlerine uygun olması, özellikle etli yemeklerde Helal Yiyecek standartlarına uygun restoranların tercih edilmesi gerekmektedir. AKŞAM YEMEKLERİ Çalışma Ziyareti süresince heyetimiz katılımcıları akşam yemeği hizmeti verilecektir. Akşam yemekleri için heyetimize uygun yerlerin seçilmesine dikkat edilmelidir. Akşam yemeklerinin 4 tür ( Başlangıç Ara Sıcak Ana Yemek Tatlı ) olması ve heyet için kişi başı 1 adet sıkma meyve suyu ve 1 adet meşrubat olmalıdır. Sınırsız olarak çay, kahve ve su olmalıdır. Çay ve kahve servisi gidilecek restoranda mutlaka sağlanmalıdır. Yenilecek yemeklerin ve mekânların Türk örf ve adetlerine uygun olması, özellikle etli yemeklerde Helal Yiyecek standartlarına uygun restoranların tercih edilmesi gerekmektedir. PAKET YİYECEKLER Çalışma Ziyareti süresince heyetimiz katılımcıları için paket yiyecek hizmeti verilecektir. Paket yiyecekler heyetimize tahsis edilen araçlarda tüketilecektir. Araçta yenilmeye müsait olmalıdır. Uçak yolculuklarında yapılan ikramlara benzer olmalıdır. Kokuya yol açacak türlerden kaçınılmalıdır. Helal Yiyecek tarifine uygun olmalıdır. Sandviç gibi türler menüye dâhil edilebilir. Servis öncesi uygun sıcaklıkta veya soğukluğu sağlanmalıdır. Paket yiyeceklerde kullanılacaksa çatal, bıçak, bardak vs. uygun kalitede olmalıdır. Teklifte paket şekli ve içeriği belirtilmedir. Madde 9: Resmi Ziyaretler ve Kültürel, Turistik Geziler (Kültürel ve turistik gezi içeriklerini, her bir ziyaret için veya gezi için varsa giriş ücretini belirtmenizi teklifinizde ayrıntılı olarak belirtmeyi unutmayınız.) (İsteklilerin tekliflerinin değerlendirilmesinde/karşılaştırılmasında kültürel ve turistik gezi ek maliyetlerinde belirtilen bedeller dikkate alınmayacaktır. Her bir istekli önereceği gezi planı çerçevesinde bu rakamı oluşturabilecektir. Yüklenici ile yapılacak olan sözleşmede bu kalem üzerinde Ajans değişiklik yapabilecektir.) Resmi ziyaretler, Tüm Heyet, Yönetici Heyeti ve Teknik Heyet şeklinde kategorize edilerek gerçekleştirilecektir. Yükleniciye önceden bildirilecek ziyaret adresleri, tarih ve saatlerine göre heyetlerin güvenle ulaşımı sağlanacaktır. Gecikmeler olmaması için Yüklenici gerekli tedbirleri alacaktır. Ulaşım sağlanan aracın arızası, kazası gibi durumlarda Yüklenici önceden aldığı tedbirlerle ziyaret yerine güvenle ve zamanında ulaşımı sağlayacaktır. Kültürel ve turistik gezilerde giriş ücretleri, deniz ulaşımı, tur, panoramik tur, lokal rehber vs. veya ilave transferler Yüklenici tarafından ödenecektir. Bu tür maliyetler İstekliler tarafından Kültürel ve turistik gezi ek maliyetleri kalemine dâhil edilmelidir. 6

7 Madde 10: Ödeme Şartları Ödemelerde fatura tarihi itibari ile geçerli olan Merkez Bankası Döviz alış kuru kullanılacaktır. Ziyaret edilecek ülkelerde vergi oranlarında oluşabilecek artışlar belgelenmesi koşuluyla Ajans tarafından karşılanacaktır. Teklif fiyatları ABD Doları cinsinden hazırlanacaktır. Ödeme ziyaretin tamamlanmasından sonra fatura ve varsa ekstra gider belgelerinin tamamının Ajansa ibrazını müteakip muayene kabul işlemlerinin tamamlanmasının akabinde 5 iş günü içerisinde gerçekleştirilecektir. Ajans Yüklenicinin eksik veya hatalı belge sunmasından kaynaklı gecikmelerden sorumlu değildir. Sözleşme tarihi itibariyle hizmet alım sürecinin başlamasını müteakip idareden kaynaklanan bir nedenle Çalışma ziyaretinin ertelenmesi ve iptali söz konusu olması ve kararın yükleniciye bildirildiği tarihe kadar doğacak maddi zarar idare tarafından yüklenicinin bu durumu belgelemesi koşuluyla tazmin edilecektir. Madde 11: Teknik Değerlendirme için sunulacak belge/doküman ve bunların değerlendirmeye esas maksimum puanlar; 1-) İsteklinin teklif ettiği Rehberin/Rehberlerin ve Tercümanın/Tercüman ın yeterlilikleri Tercüman ın profesyonel mesleğini icra ediyor olması ve işi ile ilgili lisans/önlisans mezunu olduğunun belgelenmesi: (En yüksek 10 puan, En Düşük 1 Puan) Rehber in profesyonel mesleğini icra ediyor olması, işi ile ilgili lisans/önlisans mezunu olduğunun veya kokartlı rehber olduğunun belgelenmesi: (En yüksek 15 puan, En Düşük 1 Puan) 2-) İsteklinin benzer bir hizmeti sağlamış olması, (En yüksek 25 puan, En Düşük 1 Puan) Mali Değerlendirmeye esas puanlama; a).. 1. En düşük geçerli teklif : 50 puan b).. 2. En düşük geçerli teklif : 40 puan c).. 3. En düşük geçerli teklif : 30 puan d).. 4. En düşük geçerli teklif : 20 puan e).. Diğer teklifler : 0 puan 7