Marmomac 2018 Fuarı Kapsamında Özel Uçak Kiralama ve Diğer Hizmet Alımı. TEKLİF ALMA ve TEKNİK ŞARTNAMESİ

Transkript

1 Marmomac 2018 Fuarı Kapsamında Özel Uçak Kiralama ve Diğer Hizmet Alımı TEKLİF ALMA ve TEKNİK ŞARTNAMESİ

2 İşbu şartname, Eylül 2018 tarihleri arasında İtalya nın Verona şehrinde düzenlenecek olan Marmomacc 53 rd International Exhibition of Stone Design and Technology Fuarı için, İstanbul Maden İhracatçıları Birliği (BİRLİK) tarafından düzenlenecek milli katılım organizasyonuna yönelik ayrıntıları işbu şartnamede belirtildiği şekilde katılımcı firma temsilcileri için uçak kiralanması, biletleme yapılması, şehir içi transferler ve protokol ağırlama ve transfer işlemlerine yönelik alınacak hizmete ve teklife ilişkin şartları içermektedir. Bu şartnamede teklif isteyen taraf İstanbul Maden İhracatçıları Birliği (BİRLİK olarak anılacaktır) teklif veren taraf ise İSTEKLİ olarak tanımlanmıştır. 1. ÖZEL UÇAK KİRALANMASI Uçak kiralanması ile ilgili şartlar şunlardır: Özel uçak, kiralama bedeli ile ilgili BİRLİK in onayı alındıktan sonra ihaleyi kazanan İSTEKLİ tarafından THY A.O. dan kiralanacak olup THY A.O. şirketi ile sözleşme İSTEKLİ tarafından yapılacaktır. Uçak 193 Ekonomi sınıf olmak üzere 193 kişilik olacaktır. a) Gidiş dönüş uçuşlar doğrudan yapılacak olup ayrıntılar şu şekilde olacaktır; Uçak Tarihleri: Gidiş: 24 Eylül 2018 İstanbul Verona Dönüş: 29 Eylül 2018 Verona İstanbul b) Uçak seyahatlerinde orta mesafe catering hizmeti sunulacaktır. c) Biletleme hizmeti (Kontuar açılması, Atatürk Havalimanı Dış Hatlar terminalinde karşılama - uğurlama) d) BİRLİK tarafından belirlenen kişiler için gerekli hallerde, gidiş - dönüş boarding pass (biniş kartlarının) önceden hazırlanması e) Özel uçak kiralanması ile ilgili yazışmaların, yolcu isim değişikliği ve iptallerinin THY A.O. ya bildirilmesi, BİRLİK tarafından oluşturulacak oturma planının THY A.O. ya bildirilmesi f) İsim listelerinin THY A.O. yetkililerine bildirilmesi (VIP, Ekonomi) g) İhale öncesinde katılımcılardan toplanan uçak bilet bedelleri, firma adı ve kişi sayılarıyla birlikte İSTEKLİ ye iletilecektir. İhale sonrasında uçak bilet bedellerinin toplanması işine İSTEKLİ devam edecektir. Biletlerin faturalandırılması İSTEKLİ tarafından yapılacaktır. h) THY A.O. ile görüşülüp alan organizasyonunun nasıl yapılacağı hakkında bilgi alınması i) Havaalanı organizasyonunun yapılması, Grup başlangıç noktasına ulaşmadan önce alanda düzenlemelerin yapılması, grubun kontuarlara ve çıkış kapılarına yönlendirilmesi, alanda voucher ve diğer dokümanların dağıtımının sağlanması ile gerektiğinde pasaportların toplanması, dağıtımı ve yolcuların gümrük işlemlerinin yapılması, 1

3 j) Verilecek protokol listesine ve heyet listesine göre grup check-in işlemlerinin yapılması, check-in kontuarlarının açtırılması vs. k) Bagaj organizasyonunun nasıl yürüyeceği hakkında görüşmeler yapılması, kayıp veya karışan bagajların tespitinin yapılarak derhal sahibine ulaştırılması için işlemlerin yürütülmesi 2. HAVAALANI FUAR ALANI ŞEHİR MERKEZİ - OTEL TRANSFERLERİ Transfere ilişkin şartlar şu şekildedir: 24 Eylül 2018 tarihinde 1 otobüs Verona Havaalanı Fuar Alanı istikametinde 2 otobüs Verona Havaalanı Şehir Merkezi istikametinde 1 Minibüs Verona Havaalanı Principe di Lazise Wellness Hotel istikametinde; 25 Eylül 2018 tarihinde 1 minibüs Principe di Lazise Wellness Hotel Şehir Merkezi Principe di Lazise Wellness Hotel istikametinde 26 Eylül 2018 tarihinde 1 minibüs Principe di Lazise Wellness Hotel - Fuar Alanı Şehir Merkezi - Principe di Lazise Wellness Hotel istikametinde 27 Eylül 2018 tarihinde 1 minibüs Principe di Lazise Wellness Hotel - Fuar Alanı Şehir Merkezi - Principe di Lazise Wellness Hotel istikametinde 28 Eylül 2018 tarihinde 1 minibüs Principe di Lazise Wellness Hotel - Fuar Alanı Şehir Merkezi - Principe di Lazise Wellness Hotel istikametinde 29 Eylül 2018 tarihinde 2 otobüs Şehir Merkezi Fuar Alanı istikametinde 3 otobüs Fuar Alanı Verona Havaalanı istikametinde 1 minibüs Principe di Lazise Wellness Hotel - Fuar Alanı Verona Havaalanı istikametinde olmak üzere transfer organizasyonları yapılacaktır. Araçlarda tercihen Türkçe-İtalyanca veya İngilizce-İtalyanca bilen personelin görevlendirilmesi gerekmektedir. * Minibüs olarak 10 kişilik bir aracın kiralanması düşünülmekte olup güzergah olarak belirtilen "Principe di Lazise Wellness Hotel" tahminidir, değişmesi durumunda İSTEKLİ ye bildirilecek ve revize fiyat istenecektir. 2

4 3. PROTOKOL TRANSFER, ŞEHİR TURLARI VE YEMEK-TOPLANTI ORGANİZASYONU BİRLİK tarafından talep edilmesi halinde heyette bulunacak protokol için şoförlü ve rehberli ekstra araç ayarlanması, yemek toplantı organizasyonu, şehir ve çevre turu ile diğer organizasyon işleri İSTEKLİ tarafından yapılacaktır. İSTEKLİ talebi inceleyip fiyat teklifini BİRLİK e sunacak ve BİRLİK in yazılı onayına istinaden hizmet alınacaktır. 4. İSTEKLİ NİN PERSONELİNE İLİŞKİN ŞARTLAR a) Gidişte İstanbul Atatürk Havaalanında yolcuların karşılanması, biniş kartlarının verilmesi gibi sair işler için en az üç (3), İtalya Verona da organizasyon sırasında en az iki (2) personel görev yapacaktır. b) Yurtdışında görev yapacak İSTEKLİ personelinin özel uçak ile seyahati program bütçesinden BİRLİK tarafından karşılanacak olup konaklama, vize bedeli, harcırah, yurt dışı çıkış harcı, telefon faturaları vb. giderleri ödenmeyecektir. 5. TEKLİF İÇERİĞİ a) Gönderilecek olan tekliflerin; kapalı zarf içinde ve zarfın ağzı kapatılarak İSTEKLİ firma kaşesi ile kaşelenmiş ve teklif veren İSTEKLİ tarafından zarfın kapatılan kısmı imzalı olacak şekilde en son 4 Temmuz 2018 Çarşamba günü saat e kadar, Çobançeşme Mevkii, Sanayi Caddesi, Dış Ticaret Kompleksi Yenibosna Bahçelievler İstanbul A Blok 6. Kat Maden Sektörü Şubesi ne elden veya posta/kargo yolu ile teslim edilmesi gerekmektedir. Posta/kargoda yaşanan gecikmeler ve diğer nedenler ile söz konusu gün ve saatten sonra yapılacak gönderimler hiçbir surette değerlendirilmeyecektir. b) Mevzuat gereği kayıtlı olunan Ticaret ve/veya Sanayi Odası veya meslek odası belgesi ile vergi levhasının birer örneği, imza sirküleri, sahiplik ile yönetimin ayrı kişilerde bulunması halinde kurumu temsil edecek kişileri belirtir vekâletname teklif ekinde bulunacaktır. c) Teklif ile birlikte referans listesi gönderilecektir. d) Yapılacak olan teklifler KDV hariç olarak sunulacak ayrıca teklif içerisinde KDV nin hariç olduğu belirtilecektir. e) Teklifler EURO cinsinden verilecektir. f) Teklif, özet bir tablo olarak verilecek, hizmet kalemleri bazında istenen komisyon veya bedel hizmet kaleminin karşısına belirtilecektir. Tablo harici verilecek teklifler değerlendirme dışı tutulacaktır. g) İşe başlama bildiriminin İSTEKLİ ye iletilmesi akabinde, sözleşme hazırlanarak taraflar arasında imzalanacaktır. h) Yapılacak sözleşme ile ilgili damga vergisi İSTEKLİ tarafından ödenecek ve verginin ödendiğini gösteren makbuz BİRLİK e teslim edilecektir. 3

5 6. TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir. a) TİM/BİRLİK Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/BİRLİKpersoneli. b) TİM/BİRLİK ten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle, c) Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhri hısımları, d) Bu fıkranın (a), (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler, e) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen istekliler, f) Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar. 7. İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ Aşağıda belirtilen durumlardaki istekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır: a) Türkiye nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan, b) Türkiye nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan, c) İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyen 8. İHALEDEN VAZGEÇME BİRLİK gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir. Gerek olması halinde BİRLİK in bu ihaleyi gerçekleştirmeme hakkı vardır. BİRLİK in hiçbir şekilde İSTEKLİ veya başka bir kişi ile sözleşme veya anlaşma yükümlülüğü bulunmamaktadır. İSTEKLİ ler, BİRLİK in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde BİRLİK ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler 4

6 9. DİĞER ŞARTLAR a) Ödeme, fesih vs. hükümler sözleşmede belirtilecektir. b) İşi yüklenen İSTEKLİ yukarıdaki şart ve usulleri kabul etmiş sayılır. c) Bu şartnamedeki teklif, teknik şart ve hususlar İSTEKLİ tarafından, bütün olarak değerlendirilecektir. d) İşin her safhasında vuku bulacak uyuşmazlıklarda, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır 5