Anahtar Kelimeler Beyin Fırtınası, Beyin Yazma, 635 Yöntemi, Yaratıcılık Tekniği, Problem Çözme, Fikir Üretimi.

Transkript

1 4 İnovatif Çözümler Geliştirmek İçin Araçlar Yöntemi Anahtar Kelimeler Beyin Fırtınası, Beyin Yazma, 635 Yöntemi, Yaratıcılık Tekniği, Problem Çözme, Fikir Üretimi. Öğrenme Hedefi Bu bileşeni okuduktan sonra grup yaratıcılık tekniği 635 Yönteminin nasıl uygulanacağını anlayacaksınız. Bu tekniğin ne olduğunu, nasıl ve nerede kullanıldığını, özellikle de yeni ürün fikirleri üretmek, bir problem için çözümler bulmak ya da yeni bir iş yapma yolu bulmak isteyen kişiler için uygun olduğunu öğrenmiş olacaksınız. Süre Bu bileşeni okumak 20 dakika, 635 Yöntemini altı kişilik bir grupla fiilen uygulamak yaklaşık 40 ila 60 dakika sürecektir. Giriş Modül 4.2'de Beyin Fırtınasını irdelemiş ve bunun bir grup insanın bir arada çalışarak fikirler ve bir problem için potansiyel çözümler yaratmasına yönelik bir teknik olduğunu görmüştük. Bununla birlikte, beyin fırtınasının fazla muğlak bir teknik olduğunu ve ekibinizin üyelerinin daha fazla yönlendirme ya da odaklanmaya gereksinim duyduğunu düşünüyor olabilirsiniz. Ayrıca, bir grup ortamında konuşmak istemeyecekleri ya da önerilerinin değerli bulunmayacağı, takdir edilmeyeceği, hatta, daha da kötüsü, çalınacağı korkusuyla tüm üyelerin bir beyin fırtınası seansına katılmak istemeyebileceklerinden kaygı duyuyor olabilirsiniz. Bu durumda 635 Yöntemi tam da sizin aradığınız çözüm olabilir. 635 Yöntemi beyin fırtınasının yazılı biçimi olduğu için "beyin yazma" adıyla da bilinir ve esas itibariyle fikirlerin kâğıda yazılmasına dayanır. Grubun diğer üyeleri üretilen ilk fikirleri alırlar ve bunları geliştirirler Yöntemi Nedir? 635 Yöntemi, beyin fırtınasının ilkelerini geliştirmeye dayalı bir yaratıcılık tekniğidir. Genellikle beyin yazma olarak anılan 635 Yöntemi, bir grup insanın spesifik bir süreci kullanarak spesifik bir problem ya da sorun için fikirler üretmesine dayanır /10 INNOCASE

2 4. İnovatiff çözümler geliştirmek için araçlar 6 kişi 3 çözüm fikri 5 dakika Görüntü Kaynağı 1 Bu süreçte 6 kişiden 5 dakika içinde 3 çözüm fikri yazmaları istenir. Katılımcı belirlenmiş bir süreden (genellikle 5 dakika) sonra çözüm fikirlerini yanındaki kişiye verir ve bu kişi ya başlangıçtaki üç çözüm fikrini geliştirir ya y da üç yeni fikir yazar. Potansiyel çözümlerin bir sonraki kişiye verilmesi işlemi gruptaki herkes başlangıçtaki üç çözümün her birini görme ve belgeye katkıdaa bulunma fırsatını buluncaya kadar devam eder. 635 Yöntemi ilk olarak Rohrbach tarafından 1969'da geliştirilmişti Neden 635 Yöntemini Kullanalım? Pek çok başka yaratıcılık tekniği gibi 635 Yöntemi de, çok çeşitli durumlarda kullanılabilir. Örneğin: Fikir üretimi bir saatten kısa bir sürede yaklaşık 108 fikir üretilebilir. 6 kişi 3 çözüm fikri 5 dakika Bir probleme çözümler bulmak Yeni iş yapma biçimleri yeni sistemler ve süreçler bulmak Ekip/Ağ kurma süreci (çalışma arkadaşlarını tanımak, onların yetkinliklerini öğrenmek ve birlikte bir çözüm üzerinde çalışmak) /10 INNOCASE

3 Bir ekip ya da organizasyonda iletişimi iyileştirmek Fikrin kaynağı kolayca saptanabildiği için, ekip üyelerini fikirlerini ve çözümlerini açıklamaya teşvik etmek Bu teknik, daha karmaşık problemlere de uygulanabilir ve grubun odaklanmasını ve herkesin sürece katılmasını istediğinizde özellikle yararlıdır. 635 Yöntemini kullanmanın birçok avantajı ve dezavantajı vardır. Bunlar Tablo 1'de özetleniyor: Tablo 1: 635 Yöntemini kullanmanın avantajları ve dezavantajları Olanaklı avantajlar Olanaklı dezavantajlar Uygulanması çok kolay bir yöntemdir. Bu konuda özel eğitim almış bir moderatör gerekli değildir. Bir grubun (farklı bilgi alanlarında uzman kişilerin) inovatif potansiyelinden yararlanabilmesini ve bu potansiyelin kullanılabilmesini sağlar. Bilgi alışverişi (başkalarından öğrenmek) Tüm katılımcılar aktiftir (beyin fırtınası seanslarında bu her zaman başarılamaz). Grup içindeki çatışmaları ele almak açısından yararlıdır sözlü beyin fırtınasında bazı katılımcılar fikirlerini açıklamakta isteksiz olabilecekleri ya da tereddüt edebilecekleri için gruptaki çatışmalar olumsuz bir etkide bulunabilir. Yararlı bir fikrin sistemli bir şekilde geliştirilmesini sağlar. Yaratıcı bir fikrin "yazarı" saptanabilir. Bu önemli bir motivasyon faktörü olabilir. Bazı katılımcılar fikirlerini özlü bir şekilde açıklamakta güçlük çekebilirler ve bu nedenle fikir diğer katılımcılar için yeterince açık olmayabilir (el yazısının okunaklı olması da önemlidir!). Sürenin beş dakikayla sınırlı olması, katılımcıların kendilerini baskı altında hissetmelerine ve rahat düşünememelerine yol açabilir. Katkıların büyük ölçüde bireysel nitelikte olması ve grup tartışmalarının avantajından yararlanılamaması yüzünden üretilen çözümler daha az yaratıcı olabilir Yönteminin diğer beyin fırtınası tekniklerinden daha iyi olabileceği belli bir durum düşünebiliyor musunuz? 2 (Pahl ve Beitz, 1996) /10 INNOCASE

4 Yöntemi nerelerde kullanılabilir? Beyin Yazma ve 635 Yöntemi şu durumlarda beyin fırtınasının bir alternatifi olarak kullanılabilir: Bir ekip fikir üretmek için başka bir tekniğe gereksinim duyduğunda. Kişilikler farklı bir yaklaşım gerektirdiğinde. Ekip üyeleri bir organizasyonun farklı kademelerine mensup olduklarında. Katılımcıların sayısı klasik beyin fırtınasının uygulanmasını güçleştirdiğinde; kişi sayısı çok fazla olduğunda birden çok 635 grubu oluşturulabilir ya da çalışma sayfası daha az döndürülebilir Yöntemi Nasıl Kullanılır? 635 Yönteminin hedefi, fikirler ve/veya belli bir problem için çözümler bulmak ve geliştirmektir. Ön Koşullar: 6 katılımcı (farklı bilgi alanlarından). Önceden hazırlanmış formlar (bkz. aşağıdaki tablo 4.3.2). Rahatsız edilmeden çalışılabilecek bir salon. Egzersizin belli bölümleri sessizlik içinde yürütülmelidir. Yaklaşık dakika ve tartışmak için biraz daha süre. Tablo 2: Bir Önceden Hazırlanmış Form örneği Problem Tanımı: Nasıl... Ad 1. Fikir 2. Fikir 3. Fikir Ad Ad Ad Ad Ad /10 INNOCASE

5 Tablo 3: Çalışma Adımları Çözülmesi gereken bir problem söz konusudur. 1. Adım 6 katılımcı bir masada bir araya gelir. 6. Adım Her katılımcı sayfayı yanındaki katılımcıya aktarır. 2. Adım Her katılımcıya, bir başlık, satırlar ve sütunlardan oluşan bir tablo şeklinde bir form verilir. Aşağıdaki örneğe bakın. 7. Adım Her katılımcı 3 fikir / iyileştirme / çeşitleme ekler. 3. Adım Problem (çalışma grubunun lideri) tarafından sunulur ve tanımlanır. Örneğin, "... nasıl iyileştirebiliriz?" 8. Adım Sayfa bir sonraki katılımcıya aktarılır. (Son 2-3 turda sayfadaki tüm önerileri okumak daha çok zaman alacağı için 6-7 dakika ayrılmalıdır) 4. Adım Her katılımcı tablonun başlık kısmına problemi yazar. 9. Adım "Daire" tamamlandıktan sonra çalışma sayfaları analiz edilir. 5. Adım Her katılımcı 5 dakika içinde sayfanın birinci sütununa 3 önerisini yazar. Püf Noktaları En yararlı öneriler işaretlenir ve tartışılır. Kâğıt yerine tepegöz saydamları kullanılabilir. Püf Noktası 5. ila 8. Adımlar sessizlik içinde yürütülmelidir. 10. Adım Fikirlerin ve kararların tartışılması! /10 INNOCASE

6 4.3.5 Örneğin Uygulanması Tablo 4: 635 Yöntemi kullanılarak üretilen fikirler için bir örnek Problem Tanımı: Hizmet Departmanındaki çalışanların İngilizce bilgisini nasıl iyileştirebiliriz? Nikos Akşam kursları Çalışanları tatillerde yurtdışına gitmeye motive etmek Vald Aideen Linda Lalia Caron Ücreti firma tarafından karşılanan akşam kursları Akşam kursları için işten 2 saat izin Haftada 2 saat firmada bir öğretmenden ders Firmada bir öğretmen ve sınıflarla e- öğrenme Yılda iki kez, hafta sonları yoğunlaştırılmış kurs Çalışanları İngilizce yaz üniversitelerine katılmaya motive etmek Firmanın Birleşik Krallık, İrlanda ya da ABD'deki yaz üniversiteleri için çalışanlara katkıda bulunması Dil sertifikası olanlara ekstra ücret Firmada bir İngilizce "kütüphane" Sık sık İrlanda pub'larına gitmek Departmanda her haftanın bir gününü "İngilizce Konuşma Günü" olarak belirlemek Proje toplantılarının İngilizce olarak yapılması Ayda bir kez, işten sonra sohbet toplantısı Mesleki literatürün İngilizce versiyonu Firmadaki yabancı çalışma arkadaşlarımızın katıldığı sohbet toplantıları Firmadaki yabancı çalışma arkadaşlarımızla kültürler arası etkileşim akşamları Ulaşılan Sonuçlar Maksimum 6 x 3 x 6 = 108 çözüm fikri Önerilen çözümleri içeren ve odak gruplarla vb. daha ayrıntılı bir şekilde incelenebilecek bir dizi belge. Sadece online kılavuzda ulaşılabilen bir açıklama videosu mevcuttur ( ) /10 INNOCASE

7 İşyerinizdeki bazı çalışma arkadaşlarınızla 635 Yöntemini denemek istemez misiniz? Daha karmaşık bir probleme çözüm bulmaya girişmeden önce varsayımsal ya da basit bir problemi ele alın. Bir grup insandan egzersize katılmalarını ve bir saatlerini tamamen bu işe ayırmalarını isteyin. İsterseniz yöntemde bazı küçük değişiklikler de yapabilirsiniz örneğin, bir salonda toplanmak yerine e-posta, sanal derslik gibi elektronik olanaklardan yararlanmayı tercih eder misiniz? Önemli Noktaların Özeti 635 Yöntemi, spesifik bir probleme çözümler bulmak için kullanılan bir Yaratıcılık Tekniğidir. Üç temel ilkeye dayanır: 6 katılımcı bir kâğıda notlar alırlar. Fikirlerin yazılmasına 5 dakika ayrılır. Bu işlem 5 kez tekrarlanır. Bu teknik fikir üretmek, bir problem için çözümler bulmak, yeni iş yapma biçimleri bulmak, ekip kurmak, ekip üyelerinin fikirleri ve çözümleri açıklamalarını iyileştirmek ve teşvik etmek için kullanılabilir. Bu modülde bir yaratıcılık tekniği olan 635 Yöntemini, bu tekniğin nasıl ve nerede kullanıldığını, özellikle de yeni ürün fikirleri üretmek, bir problem için çözümler bulmak ya da yeni bir iş yapma yolu bulmak isteyen kişiler için uygun olduğunu öğrendiniz /10 INNOCASE

8 Test Soruları 1. Tekniğe neden "635" adı verilmiştir? Yanıt: 6 katılımcı bir kâğıda 5 dakika içinde, 5 kez 3 fikir yazar. 2. Lütfen tekniği uygulamaya koymanın bazı ön koşullarını belirtin. Yanıt: Aşağıdaki ön koşulların bazılarına değinilmelidir: 6 katılımcı (farklı bilgi alanlarından) Önceden hazırlanmış formlar (bkz. uygulama örneğinin olduğu paragraf) Rahatsız edilmeden çalışılabilecek bir salon Yaklaşık dakika ve tartışmak için biraz daha süre 3. "635 Yöntemi" ne amaçla kullanılabilir? Yanıt: Şu olanaklara değinilebilir: Yeni fikirler yaratmak Bir probleme çözümler bulmak Örtük bilgileri açık bilgilere dönüştürmek (açık bilgileri somutlaştırmak) Ekip kurma süreçleri Ağ kurma süreçleri Bilgi transferi /10 INNOCASE

9 KAYNAKÇA Method 6-3-5, InnoSupport Project Platform, 26 Mayıs 2008'de görüntülendi < Pahl ve W. Beitz (1996), Engineering Design: A Systematic Approach. Profesör Schuh, Production Management I Lecture 3 Production Planning & Engineering, şu adresten erişilebilir: < 26 Mayıs 2008'de görüntülendi. Madara Ogot ve Gul Okundan-Kremer (2004), Engineering Design: A Project-based Introduction Jack B Revelle, 2004, Quality Essentials: A Reference Guide from A-Z Brainstorming 2008, Wikimedia Foundations Inc, 26 Mayıs 2008'de görüntülendi, < Creativity Techniques 2008, Wikimedia Foundations Inc, 26 Mayıs 2008'de görüntülendi, < İlave Kaynaklar James C. Kaufman ve Robert J. Sternberg (2006), The International Handbook of Creativity Dr. Carol Kinsey Goman (1999), Creativity in Business: A Practical Guide for Creative Thinking Bjrn Andersen, Tom Fagerhaug (2006), Root Cause Analysis: Simplified Tools and Techniques Arthur B. VanGundy (2007), Getting to Innovation: How Asking the Right Questions Generates the Great Web Siteleri Google gibi arama motorlarında "method 635" ("635 Yöntemi") araması yapabilirsiniz. Farklı yazarların farklı terim tercihleri olduğu için, brainwriting ("beyin yazma"), brainwriting 635 ("beyin yazma 635") ve brainstorming 635 ("beyin fırtınası 635") alternatifleri de değerlendirilmelidir. Özellikle şu sayfalara bakabilirsiniz: /10 INNOCASE

10 Almanca Kaynaklar TERİMLER SÖZLÜĞÜ Beyin fırtınası bir problemin çözümü için çok sayıda fikir üretmek üzere tasarlanmış bir grup yaratıcılığı tekniğidir. Bu yöntem, ilk olarak, bir reklam ajansı yöneticisi olan Alex Faickney Osborn'un 1953'te yayımladığı Applied Imagination adlı kitapta tanıtıldı. Osborn, grupların beyin fırtınası yönteminden yararlanarak yaratıcı üretimlerini iki katına çıkarabileceklerini öne sürdü. Geleneksel beyin fırtınası grupların üretkenliğini artırmayabilir, ama grup çalışmasından alınan zevkin artırılması ve moralin iyileştirilmesi gibi başka potansiyel faydalar sağlar. Ayrıca, ekip kurmak için de yararlı bir egzersiz işlevi görebilir. (kaynak: Geleneksel beyin fırtınası için genellikle Klasik Beyin Fırtınası terimi kullanılır. Beyin yazma, beyin fırtınasının fikirlerin kişiler ve tartışma grupları tarafından yazıya döküldüğü bir çeşitlemesidir. Yaratıcılık teknikleri (insanların beyinlerinde sakladıkları) açık bireysel deneyimleri, bilgileri ve yaratıcı fikirleri başkalarına aktarılabilen ve yeni bilgiler yaratmak ve inovatif çözümler bulmak için kullanılabilen bir formata dönüştürmeye yönelik sistemli bir yaklaşımı kolaylaştırmak amacıyla kişiler ya da ekipler tarafından kullanılabilen çok çeşitli tekniklere ya da yöntemlere verilen genel addır. (kaynak: /10 INNOCASE