PERSONEL DOSYASI HAZIRLAMA VE TAKİBİ PROSEDÜRÜ REVİZYON DURUMU. Revizyon Tarihi Açıklama Revizyon No

Transkript

1 REVİZYON DURUMU Revizyon Tarihi Açıklama Revizyon No Madde maddeye Karakter Belgesi ifadesi 01 eklendi. İK Başkanlığı ifadesi Birimi olarak değiştirildi. Hazırlayan: Onaylayan: Onaylayan: Funda Uçar Ekrem, Çalışan Nitelikleri ve Eğitimi Kurulu Adem Aköl Kalite Konseyi Başkanı Sinan Özyavaş Kalite Koordinatörü 1/5

2 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, işe başlayacak personelin özlük dosyasının oluşturulması, denetlenmesi ve saklanması için standart bir yöntem belirlemektir. 2. KAPSAM Bu prosedür personel özlük dosyası oluşturulması, denetlenmesi ve saklanması faaliyetlerini kapsar. 3. SORUMLULAR Bu prosedürün uygulanmasından İnsan Kaynakları Birimi ve bölümlerin yöneticileri sorumludur. 4. TANIMLAR 4.1. Özlük Dosyası: İşverenin her bir çalışanı için düzenlemek zorunda olduğu, içinde her türlü belge ve kayıtların arşivlendiği ve istendiğinde yetkili makamlara gösterilmesi zorunlu dosyadır. 5. UYGULAMA Yakın Doğu Üniversitesi Hastanesi nde çalışan her peronelin İnsan Kaynakları Birimin tarafından düzenlenen ve arşivlenen bir personel dosyası bulunmaktadır İşe Giriş İşlemleri Personel İşe Alım Prosedürü doğrultusunda mülakatı yapılan ve alım onayı verilen personele İnsan Kaynakları Birimi tarafından işe başlayacağı tarih bildirilir. İşe başlamadan önce personele işe giriş belgelerini tamamlamaları gerektiği belirtilir. İnsan Kaynakları Birimi tarafından Personel Özlük Dosyası açılır ve işe alımı onaylanan personele ait elde bulunan özgeçmiş, referans doğrulama kaydı (referans olarak beyan edilen kişinin adsoyad, görüşme tarihi, kişi hakındaki profesyonel ve beşeri görüşleri vb.) ve mülakat değerlendirme formları bu dosyaya eklenir İşe Giriş Belgeleri Giriş işlemleri İnsan Kaynakları Birimi tarafından yapılır. İşe başvuru sırasında diploma fotokopisi, kimlik kartı fotokopisi, diğer ülke vatandaşları için pasaport, iki kişiden referans ve iki adet vesikalık fotoğraf istenir. İşe kabul edilen kişilerin giriş işlemlerinin yapılabilmesi için ilgili kişiye tamamlaması gereken İşe Giriş Belgeleri Listesi verilir. İşe başlayacak çalışanın tamamlaması gereken belgeler aşağıda belirtilmiştir. Diploma Fotokopisi, hekimler için uzmanlık belgesi (KKTC deki eğitim kurumlarından alınmış diplomalar için KKTC resmi makamları tarafından onaylanmış olmalıdır. Diğer ülkelerin eğitim kurumlarından alınmış dipolamalar için eğitim kurumunun resmi makamından yazılı belge) Sağlık Raporu (akciğer grafisi veya PPD, hepatit markerları) İkamet Belgesi 2/5

3 Kan grubunu gösterir belge Evli personel için evlilik cüzdanı fotokopisi (Eşin, varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri ve evlilik cüzdanı lojman talebinde bulunanlar için alınır). Sertifika ve üyeliklerinin kaydına yönelik belgeler (varsa) Askerlik durumu ile ilgili belgeler Karakter Belgesi (Adli Sicil Belgesi / Temiz Kağıdı) Türkiye vatandaşları haricindeki yabancı uyruklu olanlar için teminat mektubu Diplomaların İlk Kaynaktan Onayı Yasal olarak çalışması için diploması gerekli sağlık çalışanlarının (Hekim, hemşire, eczacı vb.) diploma doğrulaması yapılır. Çalışanların diplomaları İnsan Kaynakları Birimi tarafından personelin mezun olduğu okul ile yazışma yöntemiyle ilk kaynağından teyit edilir. Eğer doğrulama yapılacak kurumun arşivinin yangın, deprem gibi sebeplerle zarar görmesi sebebi ile bilgiye ulaşılamıyor ise bu bilgi personel dosyasında belirtilir Hizmet Sözleşmesi KKTC İş Yasası (Sayı 22 / 1992, Madde 9) uyarınca işe alınan personel ile işveren arasında 3 nüsha halinde çalışma koşullarını belirleyen yazılı akit yapılır ve ilgili personelin özlük dosyasında saklanır. Bir nüshası da ilgili personelin kendisine verilir. Diğer nüshası KKTC Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Çalışma Dairesi ne gönderilir Sigortalı İşe Giriş Bildirgesinin Hazırlanması İşe Giriş Belgeleri Listesi ile İnsan Kaynakları Birimi belgelerin tamlığını kontrol eder. Belgeleri tamamlanan personelin işe başlayacağı tarihten bir gün önce Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi ile Sigortalı Bildirim Belgesi hazırlanarak Kuruma bildirimi yapılır, onaylanan bildirgenin bir nüshası personelin özlük dosyasında saklanır Diğer Belgeler maddesinde belirtilen işe giriş sırasında alınan belgeler dışında, personel özlük dosyasında aşağıdaki belgeler saklanır. Personel İşe Alım Prosedürü doğrultusunda İş Başvuru Formu, Mülakat Değerlendirme Formu, Görev, Yetki ve Sorumluluk Tanımı (Görev yetki sorumluluk tanımının altına personelin imzası alınır.) İlk Kaynaktan Doğrulama Kaydı (Hekim, hemşire ve diploma zorunluluğu olan diğer sağlık çalışanları için), 3/5

4 Oryantasyon Prosedürü doğrultusunda oryantasyon değerlendirme kayıtları (genel oryantasyon ve spesifik oryantasyon) Personel İşe Alım Prosedürü doğrultusunda deneme süresi değerlendirme kayıtları, Performans Değerlendirme Prosedürü doğrultusunda personel değerlendirme kayıtları, Tıbbi Kadro Yetkilendirme Prosedürü doğrultusunda yetkilendirme kayıtları, Personel işe başladığı zaman İnsan Kaynakları Birimi tarafından Personel Eğitim Kayıt Formu açılır. Personel tarafından daha önce katılmış olduğu eğitimler ile ilgili sertifikalar teslim edildi ise işe başlamadan önce almış olduğu eğitimler de kayıt edilir. Oryantasyon eğitiminden başlayarak çalıştığı sürece aldığı tüm eğitimler Personel Eğitim Prosedürü doğrultusunda kayıt edilir. Personel Eğitim Prosedürü doğrultusunda tüm eğitim kayıtları (Eğitim Kayıt Formu, Eğitim Sertifikaları, Katılım Belgeleri, Başarı Belgeleri, Eğitim Değerlendirme Formları vb), Personel İzin ve Rapor Prosedürü doğrultusunda izin kayıtları, Disiplin Prosedürü doğrultusunda ödül ve ceza tutanakları, Personel Görev / Bölüm Değişikliği Prosedürü doğrultusunda görev / bölüm değişikliği kayıtları, Personel ile ilgili yazışma ve diğer belgeler, İşten Ayrılma Prosedürü doğrultusunda işten ayrılma kayıtları Personel Özlük Dosyasında tutulur Özlük Dosyalarının Arşivlenmesi Personel Özlük dosyaları çelik, yangına dayanıklı ve anahtarlı Personel dolaplarında alfabetik isim sırasıyla saklanır. İnsan Kaynakları Birimi nin görevli personeli dışında, özlük dosyası bilgilerine ulaşılması mümkün değildir Özlük Dosyalarının Güncellenmesi İşe giriş sırasında bildirilen bilgilerde (adres, medeni durum, çocuk sayısı, eğitim vb.) değişiklik olduğu zaman personel bu değişikliği en geç 1 ay içinde İnsan Kaynakları Birimi ne bildirmek ile sorumludur. Personelin bildirimi doğrultusunda İnsan Kaynakları Birimi tarafından sunulan belgelerdeki bilgiler güncellenir ve özlük dosyasında arşivlenir Özlük Dosyalarının Denetlenmesi Yılda 1 kez İnsan Kaynakları Birimi tarafından Personel Dosyası Kontrol Formu doğrultusunda dosyaların denetimi yapılır. Denetim sonucunda eksik belge bulunursa, ilgili personelin bağlı olduğu bölüm yöneticisine bilgi verilerek, İnsan Kaynakları Birimi tarafından belgelerin tamamlanması sağlanır. Eksik olan belgeler tamamlanıncaya (deneme süresi içinde) kadar personelin performans değerlendirmesi olumsuz yönde etkilenir. 4/5

5 5.5. İşten Ayrılan Personel Dosyaları İşten Ayrılma Prosedürü uygun olarak Zimmet İade Formu ve Personel İlişik Kesme Formu doldurulur. Çalışanın Hastane ile tüm ilişiğinin kesildikten sonra aktif çalışan personel dosyalarının saklandığı bölümden özlük dosyası çıkartılır. Personel Dosyası Kontrol Formu ile dosyada bulunan tüm evraklar kontrol edilir ve ayrılan personellerin dosyalarının bulunduğu dolapta arşivlenir. 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR 6.1. İşe Giriş Belgeleri Listesi 6.2. İş Başvuru Formu 6.3. Oryantasyon Prosedürü 6.4. Mülakat Değerlendirme Formu 6.5. Personel İşe Alım Prosedürü 6.6. Performans Değerlendirme Prosedürü 6.7. Tıbbi Kadro Yetkilendirme Prosedürü 6.8. Personel Eğitim Kayıt Formu 6.9. Personel Eğitim Prosedürü Personel İzin ve Rapor Prosedürü Disiplin Prosedürü Personel Görev / Bölüm Değişikliği Prosedürü İşten Ayrılma Prosedürü Zimmet İade Formu Personel İlişik Kesme Formu Personel Dosyası Kontrol Formu 5/5