ÖSYM BİNA BİLGİ KONTROL VE GÜNCELLEME YÖNERGESİ

Transkript

1 ÖSYM BİNA BİLGİ KONTROL VE GÜNCELLEME YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM GENEL HÜKÜMLER AMAÇ Madde 1- (1) ÖSYM tarafından yapılan sınavlarda kullanılan binaların bilgileri zamanla değişmektedir. Adayların daha knfrlu bir biçimde sınava girebilmeleri için bu bina bilgilerinin belli aralıklarla güncellenmesi gerekmektedir. Bu yönerge, ÖSYM sistemine kayıtlı lan binalardan hangilerinin bilgilerinin kntrl edilerek güncelleneceğini, ÖSYM sistemine yeni kaydedilecek binaların tespit edilerek bina havuzunun genişletilmesi, bu güncellemeleri yapacak lan persnelin belirlenmesini, yapılan güncellemelerin sisteme giriş yöntemlerini ve güncelleme yapacak persnelin ücret ve lması halinde ceza hükümlerine yönelik usul ve esasları belirlemektedir. KAPSAM Madde 2- (1) Bu yönerge, ÖSYM sınavlarında kullanılan binaların ve bu binalara ait salnların bilgilerinin güncellenmesi ve bina havuzuna yeni eklenecek sınav binalarının tespit edilerek uygun görülenlerin eklenmesi ile bu işlem sürecinde ÖSYM nin ilgili birimlerinin, sınav krdinatörleri ile bina güncelleme işlemi için alanda çalışacak lan görevlilerin srumluluklarının belirlenmesini kapsar. GEREKÇE ve DAYANAK Madde 3- (1) ÖSYM her yıl nlarca sınav yapmaktadır. Bu sınavlara başvuran adayların sayısına göre sınav krdinatörlükleri tarafından ÖSYM ye sınavda kullanılacak lan bina ve salnlar sağlanmaktadır. Bu bina ve saln bilgileri statik lmayıp, zaman içinde değişime uğramaktadır. Adayların daha güvenli ve knfrlu biçimde sınavlara girmeleri için bu bina bilgilerinin belli aralıklarla güncellenmesi gerekmektedir. (2) Sınav krdinatörlüğünde bulunan binaların, a) Bina bilgileri, b) Kapasite bilgileri, c) Diğer bilgiler, d) Adres bilgileri, e) Knum bilgileri, 1 / 11

2 (3) İlgili binanın salnlarının ise, a) Saln Tanım Bilgileri, b) Salnun Kullanım Özelliklerine Ait Bilgiler, c) Saln Oturma düzeni ve Kapasite, güncel larak ÖSYM Bina ve Saln Havuzunda bulundurulması gerekçesi ile bu yönerge hazırlanmıştır. TANIMLAR Madde 4- (1) Bu yönergenin uygulanmasında; a) Başkanlık: Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığını b) BGY: Bilgi Güvenliği ve Yönetimi Daire Başkanlığını c) SGY: Sınav Görevlileri Yönetimi Daire Başkanlığını d) Sınav Krdinatörü (SK): Sınavın yapıldığı krdinatörlüklerde sınavın düzenlenmesi ve uygulanmasında birinci derecede srumlu kişiyi e) Yönerge: ÖSYM Bina Bilgi Kntrl ve Güncelleme yönergesi f) GİS: Görevli İşlemleri Sistemini g) SMİS: Sınav Merkezi İşlemleri sistemini ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM SORUMLULUKLAR Madde 5- (1) Genel larak bu yönergenin yürütülmesinde srumluluklar aşağıdaki gibi dağıtılmıştır. İlgililer yönergenin içerisinde kendilerine yüklenen ancak burada bahsedilmeyen srumlulukları da yerine getirmekle yükümlüdürler. a) Başkanlık: Güncellenecek ve bina havuzuna yeni eklenecek lan binaların tespit edilmesi, güncelleme yapacak lan persnelin belirlenmesi, ilgili persnelin ödemelerinin sınav krdinatörlükleri vasıtasıyla yapılmasının sağlanması, cezai yaptırımlarının uygulanması ve bu güncellemelerin denetlenmesinden srumludur. b) Sınav Krdinatörü (SK): Merkezinde bulunan binaların tespit edilmesi, güncelleme yapılacak binalar ile irtibata geçilmesi, güncelleme yapacak persnelin görevlendirilmesi, ödemelerinin yapılması, eğitimi ve ilgili güncellemelerin sisteme aktarılmasından srumludur. 2 / 11

3 c) Bina Üst Yetkilisi (BÜY): Yetkilisi lduğu binanın güncelleme için uygun hale getirilmesi, Sınav Krdinatörü ve güncelleme yapacak persnel ile rtak çalışarak binasının dğru bir biçimde güncellenmesinin sağlanması ve güncelleme işleminden snra luşacak lan değişikliklerin sınav krdinatörlüğüne bildirilmesinden srumludur. d) Bina Bilgileri Kntrl ve Güncelleme Görevlisi (BBKGG): Güncelleme yapılacak lan binanın bilgilerinin dğru bir biçimde yerinde tespit edilmesi, bu bilgilerin yine aynı biçimde dğru bir biçimde sisteme girilmesinden srumludur. e) Bilgi Güvenliği ve Yönetimi Daire Başkanlığı (BGY): Güncelleme yapılacak lan binaların belirlenmesi, ihtiyaç halinde binalara ait evrakların luşturulması ile güncellenen bilgilerin kntrl edilmesinden srumludur. f) Sınav Görevlileri ve Yönetimi Daire Başkanlığı (SGY): Güncelleme yapacak Sınav Krdinatörlüklerinin ve görevlilerin krdinasynunun sağlanmasından srumludur. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM UYGULAMA Güncelleme Takviminin Oluşturulması ve Güncellenecek Binaların Tespit Edilmesi Madde 6- (1) ÖSYM sınavlarında kullanılacak lan binaların güncellenmesi aksi Başkanlık tarafından belirtilmediği sürece yılda bir defa lmak üzere Kasım ayında başlar ve Aralık ayının ikinci yarısından önce tamamlanır. Başkanlık istediği zaman bu güncellemeleri tekrar ettirebilir. (2) Bir sınav krdinatörlüğü, merkezinde bulunan binaların bu takvim dışında güncellenmesini istemesi halinde bu isteğini Bilgi Güvenliği ve Yönetimi Daire Başkanlığı na iletir. Takvim dışında genel bir güncelleme ancak Başkanlık luru ile yapılabilir. (3) Bina güncellemeleri yukarıdaki belirtilen tarihler dışında herhangi bir sınavdan hemen önce Başkanlık tarafından binalarda görevlendirilmiş lan Bina Denetim ve Cihaz Yöneticileri tarafından da yapılabilir. Bu güncellemenin yapılacağı sınavlar ve binalar Başkanlık tarafından belirlenir. (4) Sınav merkezlerinde bulunan binalarda, ÖSYM tarafından yapılan genel güncellemelerden snra rtaya çıkan değişiklikler ilgili binanın BÜY tarafından, SK bilgilendirilerek anlık larak da yapılabilir. Bu güncelleme esnasında BÜY e herhangi bir ödeme yapılmaz. BÜY, yapmış lduğu güncellemenin dğru larak ÖSYM Bina ve Saln Havuzuna aktarılmasında birinci derecede srumludur. 3 / 11

4 (5) Güncellenecek binalar, Sınav Krdinatörlüğü tarafından ilgili sınav merkezindeki üniversiteler, Milli Eğitim Bakanlığı na bağlı kullar ve Adalet Bakanlığı na bağlı cezaevleri ile irtibata geçilerek tespit edilir. (6) Ayrıca sisteme yeni bir bina eklenilmesi knusunda ÖSYM Sınav Binaları Yönetimi Süreci ndeki hükümler geçerlidir. (7) ÖSYM Başkanlığı yılın herhangi bir zamanında gerek görmesi halinde Sınav Krdinatörlüğü tarafından belirlenmiş lan binalar veya istediği binalar ile ilgili bu yönerge hükümlerince güncelleme işlemlerinin yapılmasını isteyebilir. Bina Güncelleme İlkeleri Madde 7- (1) Bina güncellemelerinin gerçekleştirilmesi çalışmaları aşağıdaki ilkeler çerçevesinde yürütülür. BÜY ve güncellemekle görevlendirilen persnele bu ilkeler görevleri öncesinde yazılı larak verilir ve kumaları sağlanır. a) Bina bilgilerinin kntrl edilmesi ve güncellenmesi için engelli persnel görevlendirilemez. b) Bir binanın kntrl edilmesi ve bilgilerinin güncellenmesi sadece tek bir kişi tarafından yapılır. c) Bina güncellemeleri SK nın yönetiminde yürütülür. Bina Bilgileri Kntrl ve Güncelleme Görevlisi bu knuda direkt larak SK ya karşı srumlu lup tüm iş ve işlemlerin yürütülmesinde nun bilgi ve yönlendirmesine göre hareket eder. d) Bina güncellemeleri BÜY bilgisi dâhilinde kendisi veya nun yetkilendirdiği bir görevli ile birlikte gerçekleştirilir. e) Bina güncelleme görevlisi görev kartını (Ek-3) görev byunca yakasında asılı larak bulundurur. Gerektiğinde BÜY ün incelemesine izin verir. f) Kntrl edilen bilgiler (kulun adı, adresi vb.) resmi larak kayıtlarda bulunan bilgiler lmak durumundadır. Milli Eğitim Bakanlığı veya Yükseköğretim Kurulu verileri esas alındığı için öncelikle buradaki bilgilerin güncel lması gerekmektedir. g) Bina güncelleme çalışmaları bir bütün larak yürütülür. Binanın tüm salnları, giriş ve çıkış nktaları, bu kapsamda aşağıda belirtilen bilgilerin tamamı her bina için kntrl edilir. h) Kntrl işlemlerinde öncelikle bina bilgilerine ndan snra da tek tek saln bilgilerine bakılır. Her saln bizzat gidilerek yerinde incelenir. i) Bina içerisinde sınav için uygun lduğu halde kullanılmayan salnlar var ise bu salnların da sisteme dâhil edilmesi sağlanacaktır. j) Bina Sınav Srumlusu dasının sınav evrakını muhafaza etmek ve kamera ile kayıt altına alınmak için uygun lup lmadığı incelenecek ve rapr edilecektir. 4 / 11

5 k) Binanın knum bilgisi kntrl edilecek, dğru knumu göstermiyr ise güncellenecektir. (2) Başkanlık tarafından talep edilen bina kntrl ve güncelleme çalışmalarında başka temel ilke ve prensipler luşturulabilir ve görevlilere yazılı larak duyurulur. Güncelleme ve Kntrl İşleminin Yapılacağı Bilgiler Madde 8- (1) ÖSYM Başkanlığı tarafından güncellenmesi istenilen bina bilgileri aşağıda verilmiştir. Görevliler bu bilgileri kntrl edecekleri yönünde uyarılırlar: a) Bina bilgileri Bina adı Kurum Yönetici Bilgileri Bağlı Sınav Merkezi Bina Durumu Bina Seçim Önceliği Engelli Binası larak kullanılabilir mi? YSYM Binası larak kullanılabilir mi? b) Diğer Bilgiler Tplu Taşıma ile Ulaşım Süresi (dk) Merkeze lan Uzaklık (km) Jeneratör var mı? Bina Adresi Kurum adresi ile aynı mı? c) Adres bilgileri, Adres Ülke İl İlçe d) Knum Bilgileri (2) ÖSYM Başkanlığı tarafından güncellenmesi istenilen binalara ait saln bilgileri şu şekildedir: a) Saln Tanım Bilgileri, Bina Adı 5 / 11

6 Saln Adı Saln Tipi Sıra Tipi Bulunduğu Kat Aktif mi? b) Salnun Kullanım Özellikleri, Sıra Yüksekliği (cm) Klima Var mı? Salna Merdivensiz Erişilebilinir mi? Sıra Tekerlekli Sandalyeye Uygun mu? Katta Engelli Tuvaleti Var mı? c) Salnun Oturma Düzeni ve kapasite Arka arkaya bir sıra atlatılacak mı? Yan yana bir sıra atlatılacak mı? Satır Sayısı Sütün Sayısı Sıradaki Kişi Sayısı Hesaplanan Kapasite Oturma Düzeni (Salnun krkisini temsili larak gösterir) (3) Yukarıdaki bahsedilen bilgilere detaylı bir biçimde smis.sym.gv.tr adresinden erişilebilir. Bina Bilgileri Kntrl ve Güncelleme Görevlisinin (BBKGG) Belirlenmesi ve Güncelleme İşleminin Yapılması Madde 9- (1) Bina Bilgileri Kntrl ve Güncelleme Görevlileri sınav krdinatörleri tarafından belirlenerek SGY ye bildirilir. İlgili görevliler GİS e kayıtlı lan akademisyenler, idari memurlar ve ihtiyaç lması halinde Milli Eğitim Bakanlığı nda bulunan öğretmenler labilirler. (2) Görevliler ihtiyaca göre SK tarafından atanır. Ancak, Başkanlık uygun görmesi halinde GİS e kayıtlı herhangi bir görevliyi herhangi bir sınav merkezinde BBKGG larak görevlendirebilir. (3) BBKGG larak görevlendirilenlere bir görev kartı Sınav Krdinatörlüklerince verilir. (4) BBKGG lerin güncelleme işlemlerini yapması için verilecek lan eğitimlerden ÖSYM ve Sınav Krdinatörlükleri srumludur. (5) BBKGG ler sınav krdinatörlükleri tarafından görevlendirilmiş ldukları binalara giderek 8. Maddede yer alan bilgilerin güncellenip dğruluğunun sağlanmasından srumludurlar. Bu 6 / 11

7 güncellemeler güncellenen binada BBKGG ler tarafından sisteme işlenecektir. Ayrıca krdinatörlükçe BBKGG lere ölçüm yapabilmek için lazer-metre veya GPS cihazı da verilebilir. Bu bilgilerin dğruluğundan birinci derecede BBKGG ler srumludur. Bu bilgilerin denetlenmesi sınav krdinatörleri ve ÖSYM tarafından yapılır. Yanlış Güncelleme İşleminin Yapılması ve İdari Yaptırımlar Madde 10- (1)Bina bilgilerinin dğru bir biçimde sisteme girilmesi ve güncel bilgiler ışığında sınav yapılması adaylara daha adil ve daha knfrlu bir biçimde sınava girme lanağı vermektedir. Bu bağlamda güncelleme ve kntrl işleminin yapılması sırasında sisteme girilen bilgilerin dğru lması gerekmektedir. (2) Bilgi güncelleme çalışmalarının sisteme girilmesi BBKGG tarafından güncelleme yapılan binada BÜY ile birlikte gerçekleştirilir. (3) Bu bilgilerin srumluluğu BBKGG ye ait lup yanlış, eksik veya gerçeğe aykırı larak sisteme girilmesi halinde ilgili görevlilere Sınav Görevlilerinin Sınav Kurallarına Aykırılık Teşkil Eden Fiilleri Ve Uygulanacak İdari Yaptırımlar Hakkında Yönergesine göre idari yaptırım uygulanır. Görevlendirme ve Diğer Ücretler Madde 11- (1) BBKGG larak görevlendirilen görevlendirilenlere Başkanlık Makamının tarih ve sayılı lurlarında uygun görülen sınav ücreti ödenir. İlgili Başkanlık Makamı lurunda Bina Bilgileri Kntrl ve Güncelleme Görevlilerine bir günde kaç adet sınav binası denetlenir, günceller ve sisteme dâhil edilirse edilsin en çk 6 sınav binasına yönelik güncelleme veya sisteme ekleme işlemleri için sınav ücreti ödenir. (2) Başkanlığın kararı lmadan herhangi bir sınav binası için yılda birden fazla güncelleme yapılırsa nun için ayrı bir ücret ödenmez. (3) İlgili görevlilere yukarıda bahsedilen ücrete ilave larak herhangi bir ücret ödenmez. Olağan dışı durumlar Madde 12- (1) Bina güncellemelerinin gerçekleştirilmesi sırasında lağan dışı durumların luşması halinde BBKGG tarafından geciktirilmeden ilgili SK ya bilgi verilerek çözüm üretmesi istenir. Bu kapsamda; a) Eğer söz knusu bina kntrl edilmeye gidildiğinde açık değil ise SK, BÜY ü arayarak binanın açılmasını sağlar. Eğer gerekli destek verilmiyr ise ilgili bina sınav binaları havuzundan çıkartılır. 7 / 11

8 b) Eğer söz knusu BÜY güncelleme sırasında talep edilen bilgileri vermez ise zaman durum ilgili SK ya iletilerek söz knusu BÜY uyarılır. Durumun devam etmesi halinde bina, sınav binaları havuzundan dışarı alınır ve BÜY e Sınav Görevlilerinin Sınav Kurallarına Aykırılık Teşkil Eden Fiilleri Ve Uygulanacak İdari Yaptırımlar Hakkında Yönerge hükümlerince idari yaptırım uygulanır. (2) Bunların dışında herhangi bir lağan dışı durum luşması halinde BBKGG söz knusu bilgileri önemli lup lmadıklarına bakmaksızın SK ile paylaşır. Gerek görmesi halinde ise knuyu Başkanlığa bildirmek durumundadır. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ÇEŞİTLİ VE SON HÜKÜMLER HÜKÜM BULUNMAYAN HALLER Madde 13- (1) Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde, Başkanlık luru alınarak işlem yapılır. YÜRÜRLÜK Madde 14- (1) Bu Yönerge, Başkanlık nayı ile tarihinde yürürlüğe girer. YÜRÜTME Madde 15- (1) Bu Yönerge hükümlerini ÖSYM Başkanı yürütür. 8 / 11

9 Ek-1 Bina Bilgileri Ekleme Frmu 9 / 11

10 Ek-2 Saln Bilgileri Ekleme Frmu 10 / 11

11 Ek-3 Görev Kartı Örneği 11 / 11