ETİMESGUT BELEDİYE SPOR ERYAMAN TENİS KULUBÜ DENETLEME KURULU RAPORU ( )

Transkript

1 ETİMESGUT BELEDİYE SPOR ERYAMAN TENİS KULUBÜ DENETLEME KURULU RAPORU ( ) dönemi denetimi 21 Haziran 2016 Salı günü saatleri arasında kulüp binasında Yönetim Kurulu üyelerinin katılımıyla denetleme görevi yerine getirilmiştir. Yapılan denetime Vedat BALSEVEN, Lale KÖÇMEN ve Zeki EVİN katılmıştır. A GENEL HÜKÜMLER 27 Aralık 2015 tarihinde yapılan Genel Kurulda oylanarak kabul edilen yeni tüzüğe göre denetimler gerçekleştirilmiştir. 27 Aralık 2015 tarihinde Genel Kurul yapılmış alınan kararların web sayfasında yayınlandığı görülmüştür. Söz konusu genel kurula ait orijinal kayıtların (toplantıda hazır bulunan üyelerin imza listesi hariç) muhafaza edilmediği tespit edilmiştir. İlgili kayıtlar tüzük gereği belirlenen sürelerde saklanmalıdır. Türkiye Atletizm Federasyonuna destek olmak amacıyla Göktürk kortunun bir günlük kullanımına izin verilmiştir. B-DERNEK ÜYELİK İŞLEMLERİ 1. Haziran 2016 ayında yapılan denetimde toplam 124 (113 üye, 11 aile) üye kaydının olduğu görülmüştür. 2. Yapılan denetimde yeni üye kayıtlarının tüzük esaslarına göre yapılmadığı, üye kayıt formlarının eksik olduğu görülmüştür. 3. Genel Kurulda alınan karar gereği hazırlanması gereken Üye Alım Kriterleri oluşturulmadan 2016 yılı içerisinde 31 yeni üye kaydının yapıldığı görülmüştür. Söz konusu Üye Alım Kriterleri nin bir an önce oluşturulmalı ve bu kriterlere göre yeni üye kayıtları yapılmalıdır. C-ÜYELİĞİN SONA ERMESİ Tüzük gereği üyelik kaydı silinen yoktur. 1

2 D-YILLIK ADİAT İŞLEMLERİ yılı üye aidatı Aralık 2015 tarihinde yapılan Genel Kurulda oy birliği ile 75 TL olmasına karar verilmiştir. 2. Yıllık üye aidatlarının Ocak ve Şubat 2016 aylarında toplandığı ve karşılığında makbuz kesildiği görülmüştür. 3. Üye aidatını zamanında ödemeyen 3 üye için tüzük madde-5 gereği gecikme cezası uygulandığı görülmüştür. 4. Üyelik aidatını ödemediği için tüzük gereği kaydı silinen üyenin olmadığı ancak 2016 yılı üyelik aidatını ödemeyen 41 kişinin olduğu görülmüştür. Söz konusu üyelerin üyelikleri askıya alınmıştır. E-YÖNETİM KURULU VE TOPLANTILARI Yönetim kurulu toplantı tutanaklarının kontrolü gerçekleştirilmiş olup, gerekli kayıtların kulüp binasında olduğu görülmüştür. Söz konusu yönetim kurulu karar defterinde yer alan 10 ve 11 numaralı toplantı kararları kulüp web sitesinde yayınlanmadığı ve sayfa tarih sırasına uyulmadığı görülmüştür. Yönetim kurulu karar defterinde yer alan kararlarda toplantıya katılan üyelerin eksik imzaları tamamlanmalıdır ve tarihlerinde yapılan Yönetim Kurulu kararlarının kulüp web sayfasında yayınlanmadığı görülmüştür. Yönetim Kurulu kararları tarih sırasına göre deftere yazılmalı, alınan kararlar üzerinde daha sonra düzeltme, karalama yapılmamalıdır ( tarihli karar metni). Denetleme Kurul Üyeleri tarafından Aralık 2015 tarihinde yapılan Genel Kurula teklif olarak sunulan ve oybirliği ile kabul edilen Lale KÖÇMEN ve Onur AKALIN a birer çanta hediye edilmesi kararı Yönetim Kurulu tarafından yayınlanan Genel Kurul kararları içerisinde yer almamıştır. Ayrıca; tarihli Yönetim Kurulu kararlarına ilave edildiği görülmüştür. Sonuç olarak; Genel Kurul kararları ile tarihli Yönetim Kurulu kararları ve web sayfasında yayınlanan aynı tarihli kararlar arasında tutarsızlıkların olduğu görülmüştür. Genel Kurulda Lale KÖÇMEN ve Onur AKALIN a birer çanta hediye edilmesi kararı alınmışken Yönetim Kurulu tarafından söz konusu Yönetim Kurulu üyelerine birer raket hediye edildiği görülmüştür. Kulübün gelişmesi için; Eğitim ve kurs faaliyetleri kapsamında Nisan 2016 ayında toplam TL gelir elde edildiği kayıtlarda görülmüştür. Söz konusu aylarda elde edilen kurs gelirlerinin %70 ı olan TL nin kurs eğitmenlerine dağıtıldığı ve TL kulübe gelir olarak kaydedildiği kayıtlarda görülmüştür. 2

3 Üyeler arası etkileşimi artırmak için dönem içerisinde herhangi bir sosyal faaliyet düzenlenmemiştir. Kulüp tarafından ücretli olarak personel çalıştırılmamaktadır. Ancak kurslar için görevlendirilen 4 eğitmen vardır. Görev alan eğitmenler ile yazılı olarak çalışma protokolü yapılması çalışmalarının devam ettiği yönetim kurulu tarafından belirtilmiştir Yönetim Kurulunun büyük uğraşları sonucu Ata kort ile duvar ve zemininin tadilatları yapılmış, Nuray ULUSOY kortunun tadilatına başlanması ve Göktürk kortunun ışıklandırılması için çalışmaların devam ettiği belirtilmiştir. Tüzük amaçları arasında sporcu yetiştirilmesi yer almamasına karşılık iki sporcuya antrenman yaptırılmaktadır(pelinsu ve Orhun). Bu konuyla ilgili tüzükte gerekli değişikliğin yapılması için 2016 Aralık da yapılacak genel kurulda gündeme alınmalıdır. Turnuva ücretleri belirlenirken tüm giderlerin (top, kupa ve madalya, hediyeler, ikramlar vb) turnuva gelirleri ile karşılandığı görülmüştür. Kurs saatleri genel kurulda belirlenen saatlere göre düzenlenmiş ve Nuray ULUSOY kortunun girişine asılmıştır. F-GENEL KURUL 27 Aralık 2015 tarihinde yapılan genel kurula ait orijinal kayıtlar (toplantıda hazır bulunan üyelerin imza listesi hariç) gösterilememiştir. Yönetim kurulu üyelerinden bir sonra ki denetimde genel kurula ait tutanakların gösterilmesi talep edilmiştir. Yönetim Kurulu tarafından kulüp web sayfasında yayınlanan Genel Kurulda alınan kararlardan; A. UYGULANANLAR: 1. Kulüp binasına alınan malzemelerin demirbaş listesine yazılması kararlaştırıldı. 2. Denetleme raporlarının web sayfasında yayınlanması kararlaştırıldı. 3. Turnuva ücretleri belirlenirken tüm giderlerin (top, kupa ve madalya, hediyeler, ikramlar vb) turnuva gelirleri ile karşılanmasının garanti altına alınması kararlaştırıldı. 4. Kursların iptal edilmesi değerlendirilmiş fakat devam etmesi kararlaştırılmıştır. 5. Kurs saatleri yeniden düzenlenmiştir. a. Haftasonu: b. Haftaiçi : Salı : Perşembe : Eğitim giderlerinin hocalar tarafından karşılanması uygulamasının devamına karar verilmiştir. 7. Kurs gelirlerinin %70 inin eğitmenlere, %30 unun kulübe kalması kararlaştırılmıştır. 8. Tüzük oylaması yapıldı ve kabul edildi yılı aidatlarının değişmemesi ve 75 TL ile devam etmesi kararlaştırılmıştır. 3

4 B. UYGULANMAYANLAR: 1. Lisans çıkartılacak üyelerin belirlenme usullerini kapsayan bir talimat hazırlanması kararlaştırıldı. 2. Yeni üye alım kriterlerinin belirlenmesi kararlaştırıldı. 3. Eğitmenlerin çalışma esasları, kursların nasıl yapılacağı, ücretler gibi eğitim sürecinin tümünü kapsayan bir talimat hazırlanması kararlaştırıldı. 4. Eğitmenlerle yazılı sözleşme yapılması kararlaştırıldı. G-FİNANSAL YÖNETİM Yönetim Kurulu tarafından tarihinde yapılan toplantıda üyelerden Lale KÖÇMEN ve Ufuk GÜNER kulübün Finansal Yönetimi nden sorumlu üyeler olarak belirtilmiştir tarihinde yapılan denetime kadar Lale KÖÇMEN tarafından kulübün gelir-giderinin şahsi ancak başka işlem yapmadığı (yıllık aidat ödememek için iki adet otomatik ödeme hariç) hesapta takip ettiği görülmüştür. Lale KÖÇMEN in banka ile sorun yaşayacağını değerlendirdiği için Yönetim Kurulu tarafından herhangi bir karar alınmadan kulüp parasının ( TL) başkan Vedat BALSEVEN e verildiği ve bundan sonra kulüp gelir-giderlerinin Vedat BALSEVEN tarafından takip edileceği belirtilmiştir. Bu durumda söz konusu görev dağılımı değişikliği yapılacak ilk Yönetim Kurulu toplantısında karara bağlanmalı ve kulüp web sayfasında yayınlanmalıdır. Ayrıca; yaşanan benzer sorunların tekrarlanmaması için Yönetim Kurulundan Finansal Yönetim ile ilgilenecek iki üyenin belirlenerek ortak banka hesabı açılmalı kulüp gelir ve giderleri söz konusu hesaptan yapılmalıdır. Bu konu Aralık 2015 tarihinde yapılan Genel Kurulda da gündeme gelmiştir. Kulübe gelir olarak alınan aidat, turnuva katılım ücreti ve kurs katılım ücretlerinin makbuz karşılığı yapıldığı görülmüştür. Kulüp web sayfasında yayınlanan Gelir-gider tablosunun tarih aralığını yerine Denetleme Kurulunun 4 ayda bir yapacağı denetim ile paralellik sağlaması için 4 aylık olarak yayınlaması üyeler açısından daha açıklayıcı olacaktır. Söz konusu değişikliğin tüzükte düzeltilmesi için yapılacak genel kurulda gündeme alınmalıdır. Ocak-Nisan 2016 döneminde; kulüp tarafından elde edilen gelirler-giderler rapor sonunda yer alan Gelir-Gider Tablosunda gösterilmiştir. H-KAYITLARIN YÖNETİMİ Karar defteri tüzükte belirtilen esaslara göre tutulmaktadır. Ancak; alınan kararlarda sonradan düzeltmeler yapıldığı ve üyelerin eksik imzalarının olduğu görülmüştür. Kulübe yeni alınan kort filesi ve bağış olarak alınan eğitim fileleri Demirbaş Kayıt Defterine kaydedildiği görülmüştür. Ayrıca; turnuva sonunda dağıtılan hediyeler ile yönetim ve genel kurul kararıyla 4

5 dağıtılan demirbaşlar için Demirbaş Kayıt Defterinde daha ayrıntılı not düşülmelidir (hangi turnuva, kime, karar tarihi vb.) I-KULÜP GİDERLERİ tarihleri arasında yapılan harcamalar gelir-gider tablosuna işlenmiş, alınan belgeler yerinde görülmüştür. MALİ BİLGİ Kulübün 01/01/ /04/2016 tarihleri arasındaki hesap özeti: GELİRLER GİDERLER Önceki Yıldan Kalan Nakit ,00 Önceki Yıldan Kalan Borç - Önceki Yıldan Kalan Alacaklar - Genel Giderler 780,30 Üye Aidatları 8.754,00 Bina İçin Yapılan Giderler 151,00 Cezalar 0,00 Kırtasiye Giderleri 89,80 Bağış 0,00 Faaliyet Giderleri 2.376,00 13.ETK Turnuva Katılım Ücreti (107 Üye TL+37 Misafir TL) 4.150,00 Demirbaş Giderleri 440,00 Kurs Gelirleri 5.030,00 Eğitmen Giderleri 3.520,00 Eğitim Malz. Giderleri 0,00 Kort Bakım-Tamir Gideri 0,00 Lisans Tescil 750,00 TOPLAM ,00 TOPLAM 8.107,10 KASA/BANKA MEVCUTU ,90 Müzeyyen Buzlu Baha Bayındır Yılmaz Bulut 5