KENT BİLGİ KAYNAKLARININ DİJİTALLEŞTİRİLMESİ VE DİJİTAL İÇERİK YÖNETİMİ UYGULAMALARI

Transkript

1 KENT BİLGİ KAYNAKLARININ DİJİTALLEŞTİRİLMESİ VE DİJİTAL İÇERİK YÖNETİMİ UYGULAMALARI Yrd. Doç. Dr. Özgür KÜLCÜ Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü

2 Kent Kavramı Genel olarak kentler,tarihsel bir özgünlüğe sahip yapısı olan, dönüşümü kendi mantığı içinde oluşan, kendi içerisinde belirli bir değerler, normlar ve sosyal ilişkiler sistemini oluşturmuş yerleşim yerlerdir. Kent, kente özgü kültür kavramı ile birlikte ele alınmaktadır Kentler yerel ve/veya evrensel etkilerle oluşmuş olduğuna inanılan, bu etkilerle günümüze ulaşan, mekânsal, siyasal, sosyal, kültürel ve ekonomik boyutları değişime uğrayan yerleşim yerleridir

3 Kent Bilgi Merkezleri ve Kent Arşivleri Kentlerde üretilen ve kentin tarihsel-kültürel mirası niteliğindeki her türlü bilgi ve belge kaynağı kent bilgi merkezlerinin malzemelerini oluşturmaktadır. Bu kaynaklar gerek yerel yönetimler ve çeşitli devlet organları gerekse sivil toplum kuruluşlarının çabalarıyla derlenip kent bilgi merkezlerinde hizmete sunulmaktadırlar. Yurt dışında hemen hemen tüm kentlerde kurulan kent arşivlerin ülkemizdeki ilk örneklerini İzmir ve Bursa da açılan kent müzesi ve arşivleri (Ahmet Priştina Kent Müzesi ve Arşivi-İzmir) oluşturmuştur. Günümüzde pek çok kent kent arşivi, kent kütüphanesi, kent müzesi, kent bilgi bankası adı altında bir kent bilgi merkezine sahipti.

4 Kent Bilgi Merkezlerinin Amaçları Kentin ve kentte yaşayan insanların kültürel, sosyal ve ekonomik geçmişini tanımlayan, yaşamdaki yerini daha rahat anlamalarına yardımcı olan her türlü malzemeyi toplamak, bunların kayba uğramadan korunmalarını sağlamak, Toplanan belgelerin en uygun koşullarda gerekli güvenlik unsurlarını karşılayacak biçimde yerleştirilmelerini mümkün kılmak, Tarihi öğrenmek ve anlamak isteyen araştırmacılar, ilgililer ve gezginlerin bu kaynaklardan en etkin biçimde yararlanmalarına dönük gerekli düzenlemeleri yapmak, kaynaklara erişime dönük en etkili yöntem ve teknikleri kullanmak, Dile getirilen hizmetleri etkinliğini artırmak için geliştirilen güncel bilgi teknolojisi uygulamalarını kullanmak.

5 Kent Bilgi Merkezlerinin Kaynakları Kent bilgi merkezlerinin koleksiyonları daha çok kentte yer alan yerel yönetim birimleri, çeşitli devlet organları ile kurumların idari, mali işler ile çeşitli etkinlikler sırasında ürettikleri her türlü malzeme, Bireylerin, özel kurumların, vakıf, dernek, oda gibi kamu hayatında etkin rol oynayan örgütlere ait kent kültürünün bir parçası olarak saklanmaya değer görülen bilgi kaynakları yer almaktadır. Kent bilgi kaynakları kentin tarihini oluşturan, varlık temellerine ışık tutan, köklerini ve zenginliklerini tanımlayan kısaca kentin kimliğini meydana getiren unsurlardan oluşmaktadır. Bu içerikte kaynakların korunması, kayba uğramadan gelecek kuşaklara aktarılması ve geniş kesimlerin yararlanmasına sunulması son derece önemlidir Bu kapsamda kent bilgi kaynaklarının dijitalleştirilmesi ve dijital içerik yönetimi uygulamalarının geliştirilmesi gerekli görülmektedir.

6 Dijitalleştirme Dijitalleştirme genel olarak elektronik sistemlerce algılanamayan yapılandırılmamış formdaki bilginin elektronik ortamca algılanabilecek yapılandırılmış forma çevrilmesi uygulamalarını tanımlamak için kullanılmaktadır. Dijitalleştirme, kâğıt belge, fotoğraf ya da grafik malzemeler gibi fiziksel ya da analog materyallerin elektronik ortama ya da elektronik ortamda depolanan imajlara dönüştürtmesi işlemi (United Nations, 2006) olarak tanımlanmaktadır. Dijitalleştirme, basılı ortamda tek kopya olarak üretilen bilgi kaynaklarının yedeklenmesi yanında çoklu erişiminin sağlanmasını da hedeflemektedir.

7 Dijitalleştirme Nedenleri Kağıt belge ve depolama maliyetinin azaltılması Kurumsal İçerik Yönetimi (Enterprise Content Management) Çözümlerinin Uygulanması Arşivsel Koruma

8 Dijitalleştirmede Dikkat Edilecek Unsurlar Tüm içeriğin dijitalleştirilmesi gerekli mi? Basılı kopyası pek kullanılmayan materyallere elektronik erişim yeni talepler yaratabilir mi? Dijitalleştirme özel ya da nadir eserleri hangi yönleri ile etkilemektedir?

9 Dijitalleştirmede Dikkat Edilecek Unsurlar Bilgi ve belge kaynaklarını kanıt niteliğinin sürdürülebilmesi için elektronik kopyaların özgün (authentic), bütün (complete) ve erişilebilir (accessible) olması gerekir. Öte yandan hassas ya da gizlilik değeri olan belgelerin dijitalleştirilmesi dikkatli gerçekleştirilmelidir. Özgün Bütün Erişilebilir Belgeler ve gerekli bilgi kaynakları tanımlanmış bir sistem içerisinde, gerekli yetkilendirmeler ve kayıt süreçleri çerçevesinde üretilmelidir. Dijital kayıt, içerikle ilgili basılı formda bulunan unsurlara ilişkin hiçbir kayıp olmadan tüm fiziksel ve entelektüel unsurları yansıtmalıdır. Gereksinim duyulduğu sürece erişim hakkı bulunan kişilerce erişilebilir, taranabilir ve okunabilir olmalıdır.

10 Dijitalleştirme Sürecinde Metadata Alanlarının Tanımlanması Metadata Unsurları Tanımlayıcı (identifier) kod Başlık Konu Tanımlama Üretici Zaman Adresler Belge türü İlişki Fonksiyon Seri/Fon (aggregation) Dil Yerleşim Güvenlik ve Erişim Düzenleme Format Koruma Gereklilik Zorunlu Zorunlu Opsiyonel Opsiyonel Zorunlu Zorunlu E-postalar için zorunlu Elde edilebildiğinde zorunlu Elde edilebildiğinde zorunlu Opsiyonel ancak tavsiye ediliyor Zorunlu Zorunlu Opsiyonel Zorunlu Zorunlu Zorunlu Opsiyonel (Dublin Core Metadata Initiative, 2008; ISO , 2001; United Nations Archives and Records Management Section (ARMS), 2004)

11 Dijital Ortamda Bilginin Kullanımı: Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış Dijital Dokümanlar Dijitalleştirilecek formatlara karar vermek gerekir. Elektronik sistemlerce içeriği algılanabilir dokümanlar yapılandırılmış, imaj ya da basılı dokümanlar ise yapılandırılmamış dokümanlardır. Yapılandırılmış elektronik doküman örnekleri arasında HTML, XHTML, XML, LanTeX ve Microsoft Word uygulamaları yer almaktadır. Bu uygulamalar ofis araçları, Web tarayıcılar, sunum paketleri, çevrimiçi form işleme sistemleri ve benzeri yazılım paketleri aracılığıca kullanılmaktadır. Yapılandırılmış elektronik belgeler, çizim ve fotoğrafik imajların dijital kodlarını da içerebilmektedir. Ancak yapılandırılmış dokümanların en önemli dezavantajları temsil kapasitelerinin sınırlılığında görülmektedir.

12 Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış Dijital Dokümanlar Öte yandan imaj tabanlı dokümanlar kayıtlı bilgileri piksel piksel gösterirler. Okuma düzeni ya da imaj parçalarının mantıksal işlevleri hakkında çok az ya da hiç veri içermezler. Metne erişimi kolaylaştırmaya yönelik bazı metinsel metadata verileri eklense de imaj bir bütün olarak tek bir resim dosyası olarak algılanır. Yapılandırılmış Dokümanlar Yeniden tasarlamak Düzeltme, yeniden akış Semantik İşaretleme XML,SQL Mantığa dayalı şablon HTML, LaTeX Tarama, açıklama ekleme, düzeltme, yeniden akış Fiziksel şablon PDF,HTML, WordPad İmaj Tabanlı Dokümanlar PDF formatı her ne kadar imaj tabanlı olsa da giderek daha fazla yapılandırılmış doküman özelliği taşıdığından söz edilmektedir Sıkıştırma, çoklu çözünürlükler Yapılandırılmış İmaj DjVu, PDF, PS, INK Çevrimiçi yayım Bitmap TIFF, FAX Basılı

13 İmaj Tabanlı Dokümanlarla Yapılandırılmış Dokümanlar Arasındaki İlişki Şekilde görüldüğü gibi dizgi (typesetting) çalışmaları ile yapılandırılmış doküman formatından imajlar elde edilebilmektedir. Doküman analizi imaj tabanlı dokümanlardan yapılandırılmış dokümanların oluşturulmasına dönük faaliyetleri içermektedir. Bu döngüde yapılandırılmış dokümanlar ve imaj tabanlı dokümanlar birbirlerine dönüşebildikleri görülmektedir. Yapılandırılmış Doküman HTML, XML, LaTeX, MS Word İmaj Tabanlı Doküman Faks, PDF, DJVu, TIFF Doküman Analizi Yapılandırılmış Dönüşümler İmaj Genişletme, Sıkıştırma

14 Yapılandırılmış Formatlara Dönüştürme Geleneksel olarak doküman işleme uygulamaları, basılı ortamlardan elektronik ortamlara belgelerin dönüştürülmesi üzerine yürütülmekte olan faaliyetleri kapsamaktadır. Bu uygulamalarda genellikle metin tabanlı belgeler taranarak elde edilen imaj dokümanlar, doküman şablon analizi (layout analysis) ve optik karakter tanıma (optical character recognation, OSR) olanakları ile işlenmektedir. Bu işlemlerle basılı belgelerin kelime işlemci ve benzeri elektronik araçlarca algılanabilir elektronik formlara dönüştürülmesini sağlamaktadır. Örneğin OCR sistemleri günümüzde TIFF formatındaki işlenmemiş Bitmap dosyalarını mantıksal işaretlenmiş metin dosyalarına dönüştürmeye yönelmektedir.

15 Yapılandırılmış Formatlara Dönüştürme İlk aşamada doküman imajı içerisindeki metinler metnin olmayan öğelerden ayrılmaktadır, İmaj ve karakterler ardından geometrik analiz, karakter tanıma ve dil modellemesinin konusudur, Mantıksal şablon analizini takip eden fiziksel şablon analizinin gerçekleştirilmekte, Metin analizi, içerik analizi ve bilgi çıkarma teknikleri kullanılarak ek semantik bilgiler de alınabilmektedir. Semantik işaretleme XML SQL OCR Sistemleri Mantiksal Şablon Bilginin Çıkarılması Bilginin Çıkarılması Mantıksal Şablon Analizi Web Doc Analizi MS World HTML LaTeX Fiziksel Şablon PDF HTML WordPad Yapılanmış İmaj DjVu PDF PS INK Bitmap Geometrik analiz, Dil modellemesi Karakter algılama MRC, TIFF FAX

16 Yapılandırılmış Formatlara Dönüştürme Şekil: Doküman analiz işlemlerinin çeşitli aşamaları: İmaj tabanlı gösterimden içeriğin ve şablonun yüksek düzeyde gösterimine Şekil: Stereo görüntüleme tekniği kullanılarak kamera tabanlı doküman elde etme ( Dokümanın iki farklı açıdan fotoğrafı çekilir. Stereo görüntüleme ve interpolasyon teknikleri uygulanarak üç boyutlu yüzey yeniden yapılandırılır. Özellikle bozuk ve sorunlu yüzeylerde etkili bir yöntem olarak kullanılmaktadır

17 Formata Karar Verme Yapılandırılmış ve yapılandırılmamış elektronik dokümanların kullanım alanlarına göre çeşitli avantajları olabilmektedir. Yapılandırılmış Sunum İmaj Tabanlı Sunum İmaj Tabanlı Dokümanların Avantajları Kullanıcı sunum şeklini belirleyemez İçerik işaretleme nasıl tanımlanmışsa ancak o şekilde görüntülenebilir Farklı formatlara çevirmek güçtür Doğru işaretleme yaratmak yoğun bir çaba gerektirir Tasarımda gizli metadata güvenlik ve mahremiyet unsurları içerir Yapılandırılmış Dokümanların Avantajları Sunumu değiştirmek stil dosyalarında kolaydır Kompleks taramaya olanak tanır Kullanıcı istediği biçimde dokümanı görüntüleyebilir Herhangi bir içerikte gösterilebilir Farklı formatlara çevirmek kolaydır Ekranda doğru göründüğü anda yapılabilir Görünen veriler olan tüm verilerdir Sunum değiştirmek zordur Veri bağlantıları kurmaya dönük henüz bir araç geliştirilmemiştir.

18 Kurumsal İçerik Yönetimi (KİY) Kapsamı ve Unsurları KİY yapılandırılmış (structured), yarı yapılandırılmış (semi structured) ve yapılandırılmamış (unstructured) kurumsal bilginin, içeriğe gömülmüş yazılım kodlarının ve metadata unsurlarının yönetimi, var olan içeriğin yayınlanması, depolanması, dağıtımı ve kurumsal amaçlarla kullanımı üzerine çözümleri tanımlamaktadır. Şekilde görüldüğü gibi iş süreçlerinin bir parçası olarak elde elden veri içerik yönetim sistemine korum programı ile dâhil edilmekte, ilgili iş süreçlerinde bilginin sağlanmasına ile bir döngüye dönüşmektedir.

19 KİY Süreçleri KİY uygulamalarında sisteme veri girişinden bu verilere erişime değin aşağıdaki temel süreçler gerçekleştirilmektedir. Sağlama (capture): elektronik ya da analog bilgiyi üretme /sağlama, hazırlama ve işlemeye yönelik işlevler ve unsurlarının kombinasyonu. Dijital görüntüleme, metin tanımlama ve indeksleme teknolojilerini de içermektedir. İndeksleme: İçeriğin sağlanması aşamasında indeksleme önemli bir yer teşkil etmektedir. İndeksleme işlemlerinde dokümanın daha sonra erişimi içim metadata alanlarının tamamının doldurulması oldukça önemlidir. İndeksleme anahtar kelime ya da tam metin olarak yapılabilir. Koruma: Uzun dönemli koruma, koruma koşularında güvenlik ve yetkilendirme ile yedekleme koşullarının tanımlanması gerekir. Erişim: Sistem içersinde yer alan bilginin gereksinim duyulduğu anda erişiminin mümkün kılınması gerekir

20 KİY İçerisinde İçerik Sağlama KİY İçerisine İçerik Sağlama İnsan Üretimi Ofis Dokümanları Formlar Çoklu ortam Mikrofilm Uygulama Üretimi ERP XML Mali Uygulamalar E- Fatura Algılama OCR HCR ICR OMR Barkod Form İşleme E-formlar/ Bütünleşme COLD/ERM İndeksleme Girdi Tasarımları Kategorizayon GİRDİ (Kampffmeyer, 2006, s.29). Yukarıdaki şekilde görüldüğü gibi KİY içerisine veriler insan üretimi ya da doğrudan uygulamalardan elde edilerek sağlanmaktadır. Sistemin verileri algılayabilmesi için kullanılan araçlardan geçen verilere dönük girdi aşamasında yapılan bir diğer işlem tanımlamadır.

21 KİY İçerisinde Kaynaklara Erişim Aşağıdaki şekil KİY sistemine girişi yapılan verilerin kullanımını göstermektedir. KİY Kaynaklarına Erişim Şablon Tasarım Transfor masyon Güvenlik Teknolojileri Yayım Internet, Intranet, Extranet Yayın COLD/ERM Kişiselleşrime XML PDF Sıkıştırma Birleştirme Dönüştürme Görüntüleme PKI Dijital Hak Yönetimi/ Filigranlar Sayısal İmza E- iş portallari E- posta ve faks EDI, XML vb formatlarda veri transferi CD-DVD Dijital TV Yayım Internet, Intranet, Extranet (Cimtech Ltd, 2009; Kampffmeyer, 2006, s.65). dönüke- iş ara portallari yüzlerin E- iş portallari tasarımı, E- iş portallari verinin sunulacağı formatların belirlemesi, erişime- posta ve vekısıtlamalar E- posta ile E- posta diğer ve güvenlik koşullarının tanımlanmasının Yukarıdaki şekil doğrultusunda sistemdeki verilerin erişimi ve yayımına dönük ara yüzlerin tasarımı, faks verinin sunulacağı faks formatların faks belirlemesi, erişim ve kısıtlamalar ile diğer güvenlik EDI, XML vb EDI, XML vb EDI, XML vb koşullarının tanımlanmasının ardından verinin hangi ortamda yayımlanacağına karar verme formatlarda veri transferi Yayım Yayım ÇIKTI Internet, Intranet, Extranet formatlarda veri transferi Internet, Intranet, Extranet Yukarıdaki şekil doğrultusunda sistemdeki verilerin erişimi ve yayımına ardından verinin hangi ortamda yayımlanacağına karar verme KİY sistemleri içerisinde çıktı işlemleri olarak tanımlanmaktadır. formatlarda veri transferi KİY sistemleri içerisinde çıktı işlemleri olarak tanımlanmaktadır. CD-DVD CD-DVD CD-DVD Kağıt

22 KİY İN ÇERÇEVESİ KİY, elektronik sistemlerde yer alan içeriğin yönetimine çok yönlü bir yaklaşım getirmektedir. Bu çerçevede kurumsal bilgi ve belge yönetimi uygulamaları, aşağıdaki temel başlıklarda verilen alanlarda uygulamaları içerecek biçimde yeniden tanımlanmak durumundadır. Doküman Yönetimi Giriş çıkış kontrolleri (check in/check out) Versiyon yönetimi Tarama ve navigasyon Görüntüleme (vizualization) İşbirliği (Collaboration) Çoklu ortam kullanarak yaratılan ortak içerik Karar vermeye dönük bilgi Elektronik ortamda içeriğin dönük oluşturulan whiteboard lar Bilginin bütünleştirilmesi Web içerik Yönetimi İçerik üretme Yayın süreçleri Dönüştürme (conversion) Güvenlik Web sitesi görüntüleme (visualization) Belge yönetimi Dosyalama sistematiği ve kuralları Gömü (thesaurus) Alıkoyma şemaları Metadata Arşiv yönetimi İş Akış/İş Süreç yönetimi Süreç ve yapılandırma yönetimi Süreç tasarımı Süreç görüntüleme Rotalandırma Gözetleme Paralel ve ardışık işleme Hatırlatıcı, mühletler Kontrol

23 KULLANIM Yetkilendirilmiş Sunucu (Fat client) Etkinleştirme Web İstemcisi Diğer Araçlar Yönetim Sağlama Web İçerik Yönetimi Dijital Değer Yönetimi E- posta Yönetimi Doküman Yönetimi Belge Yönetimi İndeksleme Kategorilendirme Algılama Güvenlik İşbirliği İş Süreç Yönetimi İş Akışı Güvenlik Depolama Alanları Depolama Uzun Süre Koruma Yedekleme/Kurtarma Taşınma (Migration) İçerik Entegrasyonu Tarama/Erişim Bütünleştirme Depolama Koruma Erişim Form İşleme Yerleştirme Doküman Görüntüleme Kişiselleştirme Tarama EAI Yayım Elektronik Kağıt PKI Elektronik İmza Kullanıcı Yönlendirme Kullanıcı Hakları DRM Firewall Giriş Çıkış Şekil: Kurumsal İçerik Yönetimi Binası

24 Sonuç ve Öneriler Kent hafıza merkezi ya da bilgi merkezlerinde yer alan kaynakların zaman ve mekan sınırlaması olmadan çoklu erişimlerinin sağlanması ve yıpranmadan uzunca süreler kullanılabilmesi için dijitalleştirme son derece önemli görülmektedir. Dijitalleştirme uygulamalarında önemli bir konuyu hangi materyallerin dijitalleştirileceğine karar vermek oluşturmaktadır. Bu çerçevede öncelikle değerlendirme komisyonlarının oluşturulması gerekmektedir. Dijitalleştirme işleminde kullanılacak malzemenin seçiminde bilgi kaynaklarının niteliği belirleyici olmalıdır. Dijital ortama aktarılan materyallere erişimin etkinleştirilmesi tanımlama bilgilerinin materyalin özelliğine göre belirlenmesi gerekmektedir.

25 Sonuç ve Öneriler Dijital materyallerin hizmete sunulduğu yazılım ara yüzlerinin tasarımı ve işlevselliği de son derece önemlidir. Dijital içeriğe erişimin büyük ölçüde İnternet aracılığıyla olacağı düşünülerek geliştirilen programların Web tabanlı olması gerekmektedir. Yine kaynakların Web görünürlüğünü artırmak amacıyla ulusal ve uluslararası platformlarla iletişime geçilmesi açık erişim arşiv sistemleri vb. ortamlara kayıtların yapılması önemli görülmektedir. Kent bilgi merkezlerinde dijitalleştirme uygulamaları ile kentin tarihi, sosyokültürel ve ekonomik değerleri üzerine geniş kapsamlı bir farkındalığın yaratılabileceği, Avrupa Dijital Kütüphanesini oluşturan Europena vb. büyük platformlarda temsillerin sağlanması ile dünya ölçeğinde tanıtım ve propaganda faaliyetlerinin yürütülebileceği düşünülmektedir.

26 Katılımınız İçin Teşekkür Ederim Yrd. Doç. Dr. Özgür KÜLCÜ Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü