Transkript

1 Servis Büro Hizmeti Kurumların birikmiş ve/veya arşivlerindeki dokümanlarının hızlı bir şekilde deneyimli operatörler, ekipman ve uzman ekibi ile işlenmesi hizmetidir. Günümüzde kurumlar dokümanlara güvenlik ve yetkiler çerçevesinde kolay erişmek adına Doküman/Arşiv Yönetim Sistemi kullanmaktadır. Günlük az adetteki operasyonel evrakları kurum kendi çalışanları ile ek bir yatırım gerekmeden sisteme aktarabilmektedir.

2 Servis Büro Hizmeti Geçmişe yönelik yüzbinlerce hatta milyonlarca dokümanın sisteme aktarılması ise ayrı bir uzmanlık ve altyapı gerektirmektedir. Bu işlem için her biri kendi alanında uzmanlaşmış eleman ve üst sınıf tarayıcı gerekmektedir. Taranan görüntülerin kalitesi ve girilen verilerin doğruluk oranı da bir başka uzmanlık konusudur.

3 Neden Servis Büro? Yüksek sayıda fiziksel dokümana sahip kurumlar, bu işlemler için personel ayırmaya gerek kalmadan zaman ve iş gücü tasarrufu sağlamış olurlar. Bu işlerde kullanılan donanımlar yüksek maliyetli profesyonel cihazlar olduğundan, kurumlar bu cihazlara verilecek maliyetten tasarruf etmiş olurlar.

4 Neden Servis Büro? Kurumlar bu işlemler için gerekli teknik bilgiye sahip olmadığından, servis büro hizmeti alarak işin daha önce defalarca yapmış kişiler tarafından sistemli bir şekilde gerçekleştirilmesini ve/veya varolan diğer sistemlerle entegrasyonunu sağlamış olurlar. Diğer bir seçenekle kurum servis büro hizmetinde kullanılacak donanımı ve eğitimleri iş kapsamına dahil ederek kurum sistemin devamlılığını tesis etmede hazır kurulu bir servis büro hizmeti devralmış olurlar.

5 Neden Servis Büro? Burada belirtilen sebeplerden biri veya birkaçı bir araya geldiğinde projenin dışarıdan bir firmaya yaptırılması kurum için hem işin gerçekleştirim süresi ve kalitesi hem de maliyetler açısından daha kazançlı duruma gelmektedir.

6 Verilen Hizmetler Belgelerin tarama öncesi tasnif edilmesi, Belgelerin boyutlarına göre uygun tarayıcılar ile taranması, Taranan imajların crop ve netleştirme aşamalarından geçirilerek işlenmesi, Kelime indekslemesi, Veri girişi, Kalite kontrolü ve sisteme aktarımı,

7 Verilen Hizmetler Servis büro hizmeti veren firmamız, vereceği hizmet cinsine ve şekline göre kendi yazılımını kullanır, verilecek hizmete göre donanım ve yazılımları konfigüre ve adapte ederek testlerden geçirir ve gerekirse ilave yazılımlar yazarak servis büro hizmetinin müşterilerin ihtiyacına cevap verecek bir duruma getirir.

8 Gerçekleştirim Yöntemleri

9 Operasyon Adımları Teslim Alma (Zimmet) Tasnif Tarama Teslim Etme Görüntü İyileştirme (Otomatik) OCR (Otomatik) Sunucu İsimlendirme Kalite Kontrol

10 Benzer Projeler Sağlık Bakanlığı Personel GM. ( dosya) Afet İşleri Genel Müdürlüğü ( dosya) Çevre ve Orman Bakanlığı ( sayfa) EGO Genel Müdürlüğü ( dosya) Türkiye Büyük Millet Meclisi ( sayfa) Polsan Polis Bakım Yardım Sandığı ( dosya) PTT Vakfı ( dosya) PTT Biriktirme Yardım Sandığı ( dosya)

11 EDYS Nedir? Doküman yönetimi,"kağıtsız ofis" bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorilerdeki tüm dokümanların hayat döngüleri boyunca, sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve etkin olarak yönetilmesidir. EDYS Kontrollü Erişim Güvenli Arşivleme Doküman Takibi Performans

12 EDYS Bileşenleri İş Akış Yönetimi Mesaj Yönetimi Evrak Yönetimi Arşiv Yönetimi Faks Yönetimi Karakter Tanıma E-İmza Görüntü İşleme

13 EDYS Amacı EDYS, kağıt ortamında bulunan dokümanları elektronik belge haline dönüştürmek, dönüştürülen belgelerin ve mevcut belgelerin tanımlanan iş akışları ile dolaşımını yönetmek, bu belgeleri doküman ambarları içerisinde güvenli bir şekilde saklamak ve belge/bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin ulaşım sağlamak amacı ile üretilmiştir.

14 EDYS Getirileri Doküman Yönetim Sistemi kullanıldığı kurumlarda, dokümanların oluşturulması, izlenmesi, depolanması, erişilmesi, dağıtılması gibi süreçlerde kullanılan kaynakları minimuma indirmekte ve bu konularda büyük tasarruflar sağlamaktadır. Kurum genelindeki süreç ve dokümanlarda standardın oluşmasında alt yapı oluşturmaktadır.

15 EDYS Getirileri Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır Doküman akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar Birden fazla kişinin aynı anda aynı bilgiye erişimini sağlar Yetkisiz kişilerin dokümanlara erişimini engeller Kırtasiye giderleri ortadan kalkar, iş gücü maliyeti azalır Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar Süreç ve dokümanların standartlaşmasını sağlar Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür

16 Fiziksel İşleyiş Evrak incelenir Evrak Onaya Götürülür Evrak incelenir Evrak Onaya Götürülür Evrak Hazırlanır Evrak Götürülür Evrak İncelenir Evrak Götürülür Genel Evrak Postayla Gönderilir

17 Fiziksel İşleyiş Evrak İmzalanır Evrak Paraflanır Evrak Paraflanır Evrak Hazırlanır E-Postayla Gönderilir

18 Evrak Yönetim Sistemi Kurum içerisinde evrakların, kaydı, havalesi, aranması, yetkilendirilmesi, raporlanması gibi işlemlerin yapılması amacıyla kullanılır. Evraklar kaydedildikten sonra iş akışına göre ilgili birimlere havale edilir. Evraklara ilgi bağlama Vekalet tanımlama Otomatik evrak numarası E-İmza entegrasyonu Süreli evraklarda uyarma T.C. mevzuatına uygunluk Tanımlı şablonları kullanma

19 İş Akış Yönetim Sistemi Kurum içerisinde dokümanların izleyeceği yolların ve gerçekleştirilmesi gereken görevlerin tanımlanmasını sağlar. Süreçler standartlaştırılır Onay ve red yolları tanımlanabilir Akışlar geçici olarak pasif edilebilir Akış adımlarına görev atanabilir Performans raporları alınabilir

20 Doküman Arşiv Sistemi Kurumların evraklar haricindeki diğer dokümanları arşivlemelerini sağlar. İstenilen sayıda farklı doküman türü ve veri alanları tanımlanabilmektedir. Versiyon kontrolü Tam metin arama Eş anlama göre sorgulama Tanımlanabilir veri alanları Doküman kilitleme Grup ve kullanıcı bazlı yetkilendirme Elektronik zımbalama

21 Mesaj Yönetim Sistemi Program kullanıcıları arasında mesaj yollama ve dosya transfer etme amacıyla kullanılır. Mesajlar kullanıcı ve kullanıcı gruplarına gönderilebilir. Gönderilen mesajlara dosyalar eklenebilir. Paylaşımsız dosya transferi Kriptolu dosya ve mesaj transferi Kullanıcılar arası dosya transfer etme Kullanıcılar arası mesaj ile haberleşme Gönderene okundu bilgisi ulaşması

22 Faks Yönetim Sistemi Faks sunucu entegrasyonu ile, Kuruma gelen ve kurumdan giden faksların elektronik ortamda yönetilebilmesi sağlanır. Her kullanıcı veya gruba faks numaraları atanarak, kendilerine gelen fakslardan haberdar edilebilmeleri sağlanırken, her kullanıcı kendi bilgisayarından yetkisi dahilinde faks gönderebilmektedir. Birden fazla faks hattıyla çalışabilme Faks hatlarını kullanıcı ve grup bazında yetkilendirme Gönderilen fakslar için onay raporu alabilme Telefon defteri entegrasyonu Yetkilere göre tüm kullanıcıların faks gönderebilmesi

23 İndeksleme ve Karakter Tanıma Elektronik Doküman Yönetim Sistemi içerisine aktarılmış olan resim biçimindeki belgeler içindeki metinlerin OCR/ICR motorları kullanılarak tanınmasını, metin biçimine dönüştürülmesini ve içerik arama yapılması amacıyla indekslenmesini sağlar. OCR desteği (Optik karakter tanıma) ICR desteği (El yazısı tanıma) Tam metin arama (Full Text Search) Eş anlamlı kelime arama

24 Elektronik İmza Entegrasyonu Doküman Yönetim Sistemi içerisinde hazırlanan evrakların paraf, imza ve doğrulama aşamalarının nitelikli elektronik sertifikalar ve doğrulama araçları ile gerçekleştirilmesini sağlar. Evrak Hazırlama, Gönderme, Teslim Alma ve Arşivleme İç Yazışma (e-imzalı) Evrak Hazırlama Teslim Alma Paraflar (e-imza) E-İmza Doğrulama İmza/lar (e-imza) Havale İşlemleri Evrak Kaydı Gönderme (EDYS) İşlemler E-Arşiv Evrak Hazırlama ve Gönderme Giden Evrak (e-imzalı) Evrak Hazırlama Paraflar (e-imza) İmza/lar (e-imza) Evrak Kaydı Gönderme (e-posta)

25 Yetki ve Bilgi Paylaşımı 5. Seviye Yönetici/ Full Erişim 4. Seviye Oku Ekle-Düzenle-Sil 3. Seviye 2. Seviye 1. Seviye Okuma, Ekleme ve Düzen Okuma ve Ekleme Sadece Okuma EDYS içerisindeki kayıtlar, kullanıcı ve rol bazında değişik şekillerde yetkilendirilebilmektedir.