İKİNCİ BÖLÜM ELEKTRONİK VERİ DEĞİŞİM SİSTEMİNİN (EDI) DIŞ TİCARET İŞLEMLERİNDE UYGULANIŞI VE VERİMLİLİĞİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ

Transkript

1 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 67 İKİNCİ BÖLÜM ELEKTRONİK VERİ DEĞİŞİM SİSTEMİNİN (EDI) DIŞ TİCARET İŞLEMLERİNDE UYGULANIŞI VE VERİMLİLİĞİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ

2 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi Verimlilik Ve Verimliliği Değerlendirme Ölçütleri Verimlilik, -genel bir tanımlama olarak- bir üretim ya da hizmet sürecinin belli bir dönem sonunda üretilmiş olan ürün ve hizmetlerle(çıktı) bu üretimi gerçekleştirmek amacıyla kullanılan üretim kaynaklarının (girdi) birbirine oranlanmasıyla elde edilen bir katsayı olarak tanımlanmaktadır. 187 Bu nedenle verimlilik, çeşitli mal ve hizmetlerin üretimindeki kaynakların emek, sermaye, toprak, aramalı, hammadde, enerji, bilgi vb.- etken kullanımı olarak tanımlanabilir. 188 Yüksek verimlilik, aynı miktar kaynakla daha çok üretmek ya da aynı girdi ile daha çok çıktı elde etmektir. Verimlilik = Çıktı / Girdi 189 Verimlilik, ulaşılan sonuçlarla bu sonucu elde etmek için harcanan zaman arasındaki ilişki olarak da tanımlanabilir. Bu tanımlama esas alındığında görülmektedir ki; verimlilik artışının temeli daha çok çalışmak değil, daha akılcı çalışmaktır. Verimlilik ölçümü, çeşitli ekonomik sektörler arasındaki gelir ve yatırım dağılımına etki eden faktörlerin bilinmesine ve karar almada kullanılacak önceliklerin saptanmasına yardımcı olur. 190 Sermaye yoğun sektör ve işletmelerde, verimlilik artışı, iş saati ihtiyacını azaltır ve verimlilik artışı emek girdisi ile değil, ek sabit sermaye yatırımları ile sağlanır. Burada verimlilik, yalnızca sermaye, zaman ve maliyete göre ölçülebilir. 187 Aykut TOP, Verimlilik ve Üretkenlik Üzerine Düşünceler, Öneri Marmara Üniv. Sosyal. Bil. Ens. Hakemli Derg, 17, c:5, Ocak MPM, Verimlilik Yönetimi, Milli Prodüktivite Merkezi Yayınları:476, Ankara, 1992, s Bülent TOKAT- Derya ŞERBETÇİ, İşletmecilik Bilgisi, İstanbul, MPM, a.g.e., s.41

3 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 69 Verimlilik ölçümünde üç düzeyde karşılaştırma yapılmasını içeren farklı yaklaşımlar söz konusudur. i. Mevcut uygulamaların performansı ile, daha önceki uygulamaların performansının karşılaştırılması. ii. Bir birimin, (bir birey, bir iş, bir bölüm, bir süreç vs.) performansı ile diğer bir birimin performansının karşılaştırılması, iii. Cari performans ile hedeflenen performansın karşılaştırılması. Maliyet-Fayda Analizi: Doğrudan para cinsinden ölçülemeyecek fayda ve maliyetleri de hesaba katarak, verili bir projenin faydalarının maliyetlerine oranını belirlemede kullanılan güçlü bir verimlilik artırma tekniğidir. Verimlilik artırma tekniğinin yöneldiği asıl amaç, genel olarak maliyetlerinin azaltılmasıdır. Kalite yolu ile verimliliğin artması; Kalite, gereksinimlere uygunluk olarak tanımlanabilir. Başka bir deyişle kalite, bir hizmetin veya ürünün verili bir gereksinimi karşılayabilme yeteneği ile ilgili vasıf ve kendisine has özelliklerin toplamıdır. 191 Verimlilik, yeni ekonominin koşullarında stratejik öneme sahip bir unsur olarak görülüyor. Çünkü bilgi teknolojilerinin iş verimliliğinde kullanılması çalışmaları, ağ ekonomisinin ortaya çıkışıyla birlikte farklı bir boyut kazandı. Artık web ve bilgi teknolojilerinin bütünleşmesi ile desteklenen elektronik iş yapma uygulamaları sayesinde, şirketler verimliliklerini çok geniş olanaklarla artırabiliyorlar. 192 Bilişim teknolojilerinin verimliliğe katkısı hem sermaye derinleşmesi (capital deepening) hem de toplam faktör verimliliği (TFV) büyümesi olarak gerçekleşir. Sermaye derinleşmesi, işgücü verimliliğinde, çalışan başına daha yüksek seviyede sermayeyle ilişkilendirilebilen değişim olarak tanımlanır. TFV ise sermaye ve 191 Önder ESEN, İşletme Yönetiminde Sistem Yaklaşımı, Alfa Yayınları, 1998, s Özgür KARAGÖZ, Verimlilik Yeni Ekonomide Stratejik Öneme Sahip,

4 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 70 işgücünün bir çıktı elde etmek için birleştirilmesinin verimliliğinde sağlanan iyileşme olarak tanımlanır 193 Verimlilik ölçümü ve analizi bir yandan verimliliğin araştırılması ve geliştirilmesi için temel oluşturmakta, diğer yandan da verimlilik hedeflerine, göreceli olarak başarım düzeyine ilişkin bilgi ve veri besleme için bir baz oluşturmaktadır. 194 Bilgi ve İletişim teknolojilerinin verimliliğinin değerlendirilmesinde ise; mevcut sistemin nispi verimliliği ve yeterliliğinin araştırılması esastır. Bilişim sistemlerinin verimliliğinin değerlemesinde kullanılabilecek üç önemli ölçüt belirlenmiştir. 195 Bu ölçütler; i. Maliyet Verimliliği Ölçütü ii. Zaman Verimliliği Ölçütü, iii. Kalite Verimliliği Ölçütüdür Maliyet Verimliliği Ölçütü Maliyet verimliliğinin ölçülmesinde iki farklı yaklaşım söz konusu olabilir. Bunların ilkinde önerilen yeni sisteme ilişkin maliyet, belirli bir periyoda göre belirlenir. Bu durumda ulaşılan toplam değer, maliyet hakkında en önemli kaynaktır. İkinci yaklaşımda ise, her bir kaydın işlenmesine ilişkin birim maliyetler bulunur. Her kaydın birim maliyetleri belirlenirken genel giderler ve demirbaş (makine, teçhizat, yan hizmetler ve kırtasiye vb.) maliyetleri de dikkate alınmalıdır. Böylelikle belirlenen periyot veya kayıt maliyetleri daha önceki sistem maliyetleri ile karşılaştırılarak, bilişim sisteminin verimliliği değerlendirilmesine çalışılabilir. 193 Gaye ESLEN, E-Ekonomi Nedir?, /01-e-ekonomi_nedir.doc 194 Meral AŞKINOĞLU, İnsan Kaynaklarını Verimliliğe Yönlendirme Aracı Olarak Motivasyon, Üniversite Kitapevi, İstanbul, 1996, s ESEN Önder, a.g.e., s.95

5 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi Zaman Verimliliği Ölçütü Bir bilişim sistemi için zaman verimliliği ölçütü oldukça önemli bir değerleme öğesidir. Böyle bir ölçütün hesaplanmasının temel amacı Zamanın en kısa miktarında" en düşük maliyette en fazla değerin sağlanmasıdır 196 Örneğin bir satın alma talebinin ortaya çıkıp satın alma bölümüne iletilmesinden satın alma emrinin gönderilmesi ve bir kopyasının dosyaya girmesi arasındaki süre, zaman verimliliğinin bir ölçütü olarak kullanılabilir. Analist, raporların zamanında üretilip üretilmediğini araştırmak üzere, yeteri kadar kaydın bilgi işlem sürecinde ortalama ne kadar sürede işlendiğini araştırır. Çeşitli işleme kayıtları tiplerini temsil eden örnek kütleye ilişkin olarak yapılan araştırma sonucunda raporların zamanında üretilip üretilmediği veya ne kadarlık bir süre avantajı ile rapor üretiminin gerçekleştiği yönünde karar verilebilir Kalite Verimliliği Ölçütü Kalite; kaynakların verimli kullanımını sağlayan, ürün ve hizmetlere kullanım uygunluğunu kazandıran, müşteri gereksinimlerine uygun üretim ve hizmet anlayışını egemen kılan ve böylece işletmelerin kamusal sorumluluklarını da olumlu olarak gerçekleştirmelerine olanak sağlayan bir performans boyutudur. 197 Kalite verimliliğinin ölçülmesi diğerleri arasında belki de en güç olanıdır. Bilgi sistemi bu yolla belirlendiğinde, hangi bilginin gelişmeye elverişli olduğunu veya hangi bilginin hatalara neden olduğunu belirlemek amacıyla gereksinim vardır. Ancak ne yazık ki böyle bir araştırmanın sonuçları çoğu kez mükemmel, iyi, kabul edilebilir veya zayıf gibi subjektif deyimlerle ifade edilmek zorundadır. Bu deyimler aynı zamanda mevcut sistemin kalitesini de belirlemeye yardımcı olurlar Türker SUSMUŞ-Özgür ESKİ, Zamana Dayalı Rekabetin Maliyet ve Verimlik Üzerine Etkisi Özlem İpekgil DOĞAN, Kalite Uygulamalarının İşletmelerin Rekabet Gücü Üzerine Etkisi, DEÜ. Sos. Bil. Dergisi, Cilt 2, sayı 1, Ocak Şubat Mart, 2000, s Türker SUSMUŞ, a.g.e.

6 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi Elektronik Veri Değişim (EDI) Sistemi Özel ve Kamu sektör kuruluşları gerek kurum için gerekse kurumlar arasındaki iktisadi ilişkilerinde veri (bilgi) alışının en verimli şekilde iletimini hedeflemektedirler. Bu amaçla kurumlar arası bilgi iletimini sağlayan elektronik veri değişimi sistemi en çok kullanılan yöntem olarak karşımıza çıkmaktadır Elektronik Veri Değişim (EDI) Sisteminin Genel Tanıtımı EDI, Elektronik Ticaret kavramının merkezi kısmını oluşturur. Elektronik Ticaret, ticari bilginin kağıt kullanmadan değişimi şeklinde tanımlanır. 199 EDI ilk olarak 20 yıl kadar önce taşımacılık endüstrisinde geliştirilmiştir. Amerikan taşımacılık endüstrisi kendi sektöründeki standartları tanımlamak için 1968 yılında Taşımacılık Veri Koordinasyon Komitesi'ni (TDCC-Transportation Data Coordinating Committee) kurmuştur. Komite bilgisayardan bilgisayara iletişim için 45 işlem kümesini (transaction sets) içeren ilk EDI standartları kümesini ortaya koymuştur. EDI standartları deniz, motor, hava ve demiryolunu da içeren taşımacılık nakil araçları ile komisyoncular, müşteriler,nakliyeciler ve bankacılar gibi mal ve hizmet sağlayıcılar arasında elektronik işlemlerin gerçekleştirilmesi için kullanılmıştır. 200 Elektronik Veri Değişim (EDI) Sistemi; aralarında ticari ilişki bulunan birden fazla kuruluşun, insan faktörü olmaksızın bilgisayar ağları aracılığıyla parasal işlemler dışında kalan belge ve bilgi değişimini sağlayan bir sistem olarak tanımlanabilir. 201 EDI kamu ve özel sektör kuruluşlarının etkin ve güvenilir biçimde iletişim kurmaları ihtiyacından doğmuş olup, modern bilgi teknolojilerinin araçlarından yararlanmaktadır. 199 Elektronik Veri Alışverişi, A.g.e. 201 FIPSP(Federal İnformation Processing Standards Publication), Electronic Data İnterchange (EDI), 161-2, 04,1996,

7 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 73 EDI, firma-firma arası elektronik ticaretin en eski ve en gelişmiş şekillerinden biri olarak, 1970 lerin başından beri kullanılmasına rağmen, elektronik ticaretin ve Internetin gelişimi ile yenileştirilmiştir. 202 EDI ile iki firma, önceden belirlenmiş bir mesaj formatı, bu formata yerleştirilecek veri ve bu veriyi anlamlı bir dile çeviren bir sözdizim (syntax) ile bilgisayarlar arasında bilgi değişimi yapabilir. Mesajlar veya işlem setleri, bir dizi standart iş dokümanı ile ilgilidir. Örneğin bir EDI mesajı bir alım siparişi veya müşteri faturası olabilir. EDI, bilgi transferi ve ödemeler gibi ticari işlemlerde önemli bir gerekliliktir. 203 Aşağıda, bir dokümanın EDI mesaj formatıyla formatlanmış şekline örnek verilmiştir. Bu yolla veri anlamsız bir işlem seti haline dönüşmüştür. UNB+UNOB: :01:MFGB-PO+PARTNER ID:ZZ : ORDERS UNH+1+ORDERS:S:93A:UN BGM+221+P1M24987E+9 DTM+4:980101:101 RFF+CT: RFF+CR:1 NAD+SE+8049P::92++ACMEINC UNZ Herbir segment üç harflik tanımlayıcılarla önden birleştirilmiştir. Mesela tarih segmenti DTM ile birleştirilmiştir. 204 Şirketler birbirleriyle elektronik yollarla doğrudan haberleşebilirken, bu işlemi daha da basit bir hale getirmek için Katma Değerli Ağlar (VANs-Value Added Networks) adı verilen aracı ağlar tesis edilmiştir. VAN, ticari ortaklar arasında Ersoy Zeynep, Elektronik Ticaret ve...,a.g.e. 204 Benoit MARCHAL, Electronic Data İnterchange on The Internet,

8 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 74 elektronik mesajların transferi için bir postahane gibi çalışır. VAN aynı zamanda elektronik mesajları saklar. 205 EDI için her iki ticari ortağın bilgisayarında da veriyi EDI ye ve EDI den çevirecek bir yazılım ve bir haberleşme hattı (doğrudan hat, Katma Değerli Network- VAN, Internet) olması gerekir. 206 Şekil 2.1: Alıcı ve Satıcı Arasındaki EDI İletişim Standardı Kaynak: Amerikan Ulusal Standartlar Enstitüsü (ANSI) Amerika Birleşik Devletleri'ndeki kullanılan standartların koordinasyonu ve onaylanmasından sorumlu olan kuruluştur. Bu enstitünün denetimi altında çalışan Yetkili Standartlar Komiteleri (ASCs-Accredited Standards Committess) adı verilen organizasyonlar ulusal standartları belirlemek, yazıya geçirmek ve onaylandıktan sonra yayınlamak imtiyazına sahiptir. 207 EDI standartlarını geliştirmekten sorumlu ASC'ye X12 adı verilmiştir. ASC X12 organizasyonu üyelik işlerini, standartların geliştirilmesi ve idamesini, yayınları ve 205 Elektronik Veri Alışverişi, Zeynep ERSOY, Elektronik ticaret ve...,a.g.e. 207 The Basics of Electronic Commerce and Electronic Data İnterchange, 22,05,2002

9 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 75 ANSI ile iletişim gibi işleri yürütmesi için Veri Alışverişi Standartları Birliği (DISA- Data Interchange Standarts Association, Inc.)adında kar amacı gütmeyen bir şirket kurmuştur. Taşımacılık Veri Koordinasyon Komitesi (TDCC) tarafından geliştirilen ilk EDI standartları ASC X12 komitesi tarafından geliştirilen ANSI X12 standartları için temel oluşturmuştur. Yönetim, Ticaret ve Taşımacılık için EDI (EDIFACT-EDI for Administration, Commerce and Trasport) adında ikinci bir EDI standartları kümesi Birleşmiş Milletler tarafından desteklenmiştir. EDIFACT standartı Avrupa ve Asya endüstrileri tarafından büyük oranda benimsenmiştir. Gerçekte EDI, Avrupa ticaretinde öylesine yaygın bir şekilde kullanılmaktadır ki, Avrupa ticaret pazarıyla rekabet etmek isteyen veya bu pazara girmek isteyen her şirket EDI'yi kullanma gerekliliğini duymaktadır. Birleşik Devletler şirketlerinin global düzeyde rekabet edebilmeleri için, 1997 yılının başından itibaren ANSI X12 standartları kademeli olarak kendini EDIFACT standartlarına göre ayarlamayı kabul etmiştir. 208 Yukarıda bahsedilen Elektronik Veri Değişimi kapsamındaki mesajlar Birleşmiş Milletler tarafından belirlenen UN/EDIFACT standartları kullanılarak gönderilecektir. Bu standart kapsamında çeşitli kuruluşlar tarafından kullanılmak üzere mesajlar yayınlanmaktadır. Kuruluşlar veri alışverişlerinde bu standartları kullanan yazılımlar ile kendi verilerini standart mesajlara dönüştürerek, çeşitli iletişim ortamlarından veri transferlerini yapmaktadır. Bu transferlerde kullanılan iletişim protokolleri, ISO (Uluslararası Standartlar Örgütü) tarafından onaylanan ve tanınan X25, X400 gibi protokollerdir. Fiziksel bağlantılarda ise kiralık hatlar,turpak veya Dial-Up bağlantılar tercih edilmektedir. 209 EDI uygulamaları da, bazı alt yazılımlarla yapılır. Kapalı ağ üzerinde iki işletme arasında, güvenli postane hizmeti gören bir servis sunucu vardır. Bir işletmeden diğerine gönderilen EDI mesajı önce bu servis sunucusuna gelir. Servis sunucusu, mesajı alıcı işletmenin posta kutusuna yerleştirir ve alıcıya mesajı alması gerektiğini bildirir. Alıcı mesajı kendi posta kutusundan aldığında, hem 208 Elektronik Veri Alışverişi,

10 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 76 alıcıya hem de mesajı gönderene geri bildirimle bunu bildirir. Kapalı ağdaki her işletme ancak kendi posta kutusuna erişebilir. Servis sunucu, mesajın iletimini de başından sonuna izler. Böylelikle veri iletimi güvenli bir şekilde sağlanmış olur. Alıcı ve gönderen tarafında ise, işletmelerin kullandığı uygulama yazılımları ile uyumlu bir EDI mesajlama ve EDI mesaj yollama alt yazılımları bulunur. Daha açık bir ifade ile, örneğin fatura bilgilerinin girildiği muhasebe yazılımından fatura verileri, otomatik olarak bu yazılım aracılığı ile EDI mesajına dönüştürülür ve gönderilmeye hazır hale getirilir. 210 Bir uygulama programının çıktılarını EDI standardına dönüştürmek, ve EDI standardındaki verileri alıp uygulama programının kabul edebileceği girdi şekline getirebilmek için gereken yazılımlara genel olarak EDI yazılımları denir. EDI yazılımı başlıca üç bölümde incelenebilir i. Biçimlendirme: Bu işlem ile EDI ile gönderilecek yada alınacak verilerin standarda dönüştürülmesi için gereken dönüştürme tabloları hazırlanmaktadır. EDI nın ilk kuruluşunda yapılmaktadır. ii. Dönüştürme: EDI ile gönderilen yada alınan verilerin standart biçimde uygulama programının istediği biçime dönüştürülmesi sağlanır. Dönüştürme işlemi; her iletişim sonrasında, EDI yazılımı tarafından, kullanıcıya görünmeden gerçekleştirilir. iii. İletişim: Gerçekte EDI yazılımının bir parçası olmayan iletişim yordamları, EDI yazılımının verdiği olanaklar ve desteklediği yöntemler çerçevesinde kullanılır. EDI yazılımları var olan hemen her tür iletişim standartlarını desteklemektedir A.g.e. 211 SİGURA Jack-KESİKTAŞ Hüseyin İ.Halil-SELEN Bengi, Dökümanların Elektronik Aktarımında Gelişmiş Bir Sistem Olarak EDI: Teknik, Uygulama ve Hukuksal Açılardan, Gümrük Dergisi, Haziran 1999, Sayı:28

11 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi EDI'nin Bileşenleri ve Maliyeti Elektronik veri değişim sistemi birlikte kullanılan çeşitli yazılımları gerektirmektedir. Bu yazılımların maliyetleri uygulama alanının büyüklüğüne ve yapılacak işin niteliğine göre değişmektedir EDI nın Bileşenleri EDI teknolojisi için birkaç çeşit yazılım ve donanım gereksinimi vardır. Bu yazılımlar ve gerektirdiği donanımlar aşağıda verilmiştir. EDI çeviri ve adresleme yazılımı : Üç çeşit çeviri paketi vardır. Kişisel PC'ler için olanı en düşük maliyetli seçenektir ve tek başına kullanılabilir. İkinci seçenek ise ek bir yazılımla gelen bütünleşik yazılım paketleridir. Sonuncu ve en pahalı seçenek ise çeşitli donanım platformlarına (PC, minibilgisayarlar, ve mainframler) seçenekler ve bağlantılar sunan EDI gateway/server yazılımlarıdır. İletişim yazılımı : Çoğu çeviri yazılım paketi gerekli iletişim yazılımını içerir. Bazı çeviri paketleri ise üçüncü-parti iletişim yazılımlarını gerektirir. Bir modem ve PC : Ticari işler için asgari bps hızına ihtiyaç vardır. Daha iyi iletişim için daha yüksek iletişim hızları tavsiye edilir. Katma Değerli Ağ (VAN) : VAN-EDI işlemlerini iletmesi için kurulur. İletilecek bilginin istenilen hedefe ulaşması için gerekli iletişim yolunu sağlamak amacıyla VAN'lar diğer VAN'lara gateway rolü üstlenir. Bazı şirketler EDI işlemlerini diğer Ticari Ortaklara Internet üzerinden göndererek ek maliyet getiren VAN'ları kullanmamanın yolunu bulmuşlardır Elektronik Veri Alışverişi,

12 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi EDI nın Maliyeti EDI'nin uygulanması için katlanılması gereken maliyet, uygulamanın yapılacağı firmanın hacmi, işlem hacmi, kullanılacak iletişim ağı gibi birden fazla faktöre bağlıdır. Büyük hacimli EDI dokümanları için orta büyüklükte EDI çeviri yazılımına ihtiyaç vardır. EDI yazılım maliyetinin hesaplanmasında, sistemin uygulama maliyetleri de dikkate alınmalıdır. Daha gelişmiş EDI sistemleri, yazılımın uygulanabilmesi için bir eğitim dönemi gerektirecektir. Yazılımın bakım maliyetleri de göz ardı edilmemelidir. Daha büyük EDI sistemleri için yazılım güncelleştirilmeleri ve teknik destek daha pahalı olacaktır. Katma Değerli Ağları (VANs) kullanmak iletişim maliyetleri, aylık servis ücretleri ve posta kutusu masraflarını gerektirecektir. EDI sistemini uygulamak için gerekli asgari maliyet tahmini: Sunucu sistem bazındaki yazılımlar için 10,000-20,000 kişisel bilgisayarlarda EDI çeviri yazılımı için 500 ila 2500 dolar arasında değişebilir. Katma Değer Ağ maliyeti, aylık asgari ücretlendirme baz alınırsa dolar arasında bir maliyet getirecektir. Buna dolar arasında bilgisayar ve modem maliyeti eklenmelidir. 213 Aşağıda dış ticarette kullanılan bazı programların güncel fiyatları verilmiştir Web Sipariş Modülü (İnternetten Sipariş Alma): 250 $ - Gümrükleme İthalat: 2500 $ - Gümrükleme İhracat: 2200 $ - Özet Beyan EDI Sistemi: 1500 $ - EDI Gümrük Bağlantı Sistemi: 500 $ 213 A.g.e. 214 Soft Dizayn, Ticari Programlar Fiyat Listesi,

13 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi Elektronik Veri Değişim (EDI) Sisteminin Kullanım Alanları İktisadi faaliyetlerde verimlilik artışı yaratmak amacıyla tam zamanında (Just in Time-JIT) ve hızlı yanıt (Quik Reipense QR) gibi anlayışlar geliştirilmiştir. Bu anlayışların gerçekleştirilebilmesi için iş akışında katma değer yaratmayacak çeşitli veri (bilgi) veya işlemlerin elimine edilmesi amaçlanmaktadır. Bu amaçlara ulaşmak için birçok uluslar arası kuruluş ve büyük bölgesel organizasyonlar tarafından kullanılmakta olan EDI nin ticari faaliyette bulunan tüm iktisadi birimler tarafından da yaygın olarak kullanılması önem kazanmaktadır. 215 EDI Sistemi; Ulusal veya uluslar arası ticaret yapan işletmeler, nakliyeciler, komisyoncular, barkalar, sigortacılar, gümrük idareleri, kısaca ticari faaliyette bululan tüm firmalar ile devletin tüm hizmet birimlerinin katıldığı bir süreç olarak algılanmaktadır. EDI kullanım alanlarının sistemi kullanılan geleneksel sektörler, taşımacılık, sağlık ve eczacılık, ticaret ve sanayi, dağıtım, finans kesimi ve kamu kesiminde gümrüklerdir. 216 i. Ticaret alanında; endüstri, üretim, finans, bankacılık, sigortacılık, ii. Ulaştırma alanında; kara, demir, hava, denizyolu, dağıtım, yer hizmetleri ve depolama, iii. Kamu sektöründe; gümrük, uluslararası ve ulusal ticaret, istatistik, alanlarında kullanılmaktadır. EDI sistemi günümüzde, geleneksel kullanım alanları dışında da yaygınlaşarak, çok sayıda ülkenin kamu hizmetlerinde ve özellikle büyük şirketlerin ticari EDI(Elektronik Veri Değişim Sistemi),

14 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 80 faaliyetlerinde kağıda dayalı belge değişimi yerine geçerek yaygın bir şekilde kullanılmaya başlanmıştır Elektronik Veri Değişim (EDI) Sisteminin Yararları EDI ın en genel ve klasik anlamda yararı, belgelerin varacakları yere ulaşma süreleri ve buna bağlı olarak sipariş sürelerinin azaltılması şeklinde ifade edilebilir. Bir başka anlatımla, her şeyin zamanında yapılarak hiçbir kaynağın boşa harcanmaması planlanmaktadır. 218 Elektronik doküman sistemlerinde, dokümanların arşivde bir kopyası tutulmakta ve aynı dokümana birden fazla birimin aynı anda ulaşması da mümkün olabilmektedir. Böylece birimlerin aynı dokümana ulaşmak için sırada beklemelerine gerek kalmamaktadır. 219 EDI şirketlerin müşterilerine daha fazla odaklanabilmelerine olanak sağlar. Bilginin miktarı ve kalitesindeki artış, daha iyi kararlar verebilmeyi ve artan müşteri memnuniyetini getirecektir. 220 EDI ın doğrudan sağladığı diğer bir yarar da, iletişimde insan unsuruna olan gereksinimi ortadan kaldırmasıdır. Dolayısıyla, büyük sorunlara neden olabilecek insan hataları ve diğer hatalar azaltılabilecektir. 221 EDI'nin sağladığı tam zamanında sipariş etme ile envanter maliyetleri asgari düzeye indirilebilir. Elektronik formların postalama ve dağıtım maliyetleri olmadığından posta maliyetleri azalmıştır. 222 Tüm bu yararları başlıklar halinde özetlemek gerekirse EDI ; i. Hızlı ve doğru veri akışını, ii. Daha etkin denetim yöntemlerinin geliştirilmesini, iii. Üretkenliğin ve karlılığın artmasını, iv. İş ilişkilerinin geliştirilmesini, 217 Kürşat, TÜZMEN Dış Ticarette Gündemimizde Olması Gereken Bir Konu Elektronik Ticaret İGEME den Bakış, Ekim-Aralık 1997, s Bahadır BALİBAŞA, Entegre Doküman Yönetimi, Elektronik Veri Alışveişi, Elektronik Vei Alışverişi,

15 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 81 v. Müşteri memnuniyetinin ve rekabet gücünün arttırılmasını sağlayacaktır Elektronik Veri Değişim (EDI) Sisteminin Dış Ticaret İşlemlerinde Kullanılması EDI dış ticaret işlemlerinin yürütülmesinde oldukça etkin biçimde kullanılmaktadır. 224 Dış ticaret işlemlerinin daha az formalite ve bürokrasi ile daha şeffaf yapılmasına olanak tanıyan bir girişimdir. 225 Dış ticaret işlemlerinde EDI kullanımı ile; gümrük idaresi ile gümrük partnerleri, (ithalatçı/ihracatçı şirketler, gümrük komisyoncuları) bankalar, diğer kamu kuruluşları ve uluslararası kuruluşlar arasında elektronik olarak veri alışverişi sağlanmaktadır. 226 Geleneksel ticari işlemlerde, mektuplar, notlar gibi yapılanmamış (unstructured) dokümanlarla birlikte faturalar, sipariş formları, teslim belgeleri gibi standart şekilde yapılanmış (structured) dokümanlar kullanılmaktadır. Elektronik posta ( ) yapılanmamış dokümanların iletilmesinde kullanılırken EDI yapılanmış mesaj değişimini sağlamaktadır. Böylece standart bilgilerin diğer bilgisayar sistemlerine kolayca aktarılmasını olanaklı kılmaktadır. EDI de amaç; sipariş alınması, ticari sözleşmelerin ve faturaların hazırlanması gibi işlemler ile gümrük, bankacılık ve buna benzer işlemlerin yapılmasında tekrarların önlenmesi ve böylelikle işlemleri en az hatayla en kısa sürede tamamlayarak maliyet azaltımını gerçekleştirmektir. 227 Bir malın siparişinden başlayarak, sevkıyatından, banka işlemlerine ve en son gümrük işlemlerine kadar her aşamada EDI kullanımı mümkündür. Bu kullanımı gümrük işlemleri açısından ele alırsak; EDI nin amacı, gümrük işlemlerini yapmaya yetkili gümrük komisyoncuları veya ithalatçı/ihracatçı firma temsilcilerinin beyan 223 EDI(Elektronik Veri Değişim Sistemi), A.g.e. 225 Cahit GÖKÇELİK, Dış Ticarette Bilgisayarlı Gümrük İşlemleri, Gümrük Müst. Yay., Nisan 2002, Ankara, s EDI(Elektronik Veri Değişim Sistemi),

16 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 82 bilgilerini gümrük bilgisayarına elektronik ortamda kendi bürolarından belli standartta transfer etmelerini sağlamaktır. 228 Aşağıda genel olarak dış ticaret konu olan işlemleri ve işlemlerin akışını gösteren şekil verilmiştir. Şekil 2.2: Dış Ticaret İşlemlerinin Akım Şeması Kaynak: EDI(Elektronik Veri Değişim Sistemi), EDI yöntemi bir kamu kuruluşu olan gümrük idaresinde de uygulama alanı bulmuştur. Bu yöntem sayesinde Özet Beyan veya Gümrük Beyannamesi oluşturmak isteyen yükümlüler, kendi bürolarından tescil işlemi yapabilmekte ve gümrük idaresinden on-line olarak tescil numarası alabilmektedirler. EDI sistemi, gümrük bilgisayar sistemine, network üzerinden ve gümrüğün intraneti dışından erişilmesine olanak tanıyan bir sistemdir. Bu sistem ile yükümlüler, 228 EDI(Elektronik Veri Değişim Sistemi),

17 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 83 kendi kullandıkları beyanname düzenleme yazılımları ile gümrük otomasyon sistemine erişmeleri ve beyanda bulunmaları mümkün bulunmaktadır. Yani, değişik beyanname düzenleme programlarına sahip olan yükümlü ile gümrük idaresi bu yöntemle elektronik olarak veri değişimi yapabilmektedirler. 229 EDI sistemini dış ticaret işlemlerinde kullanabilmek için genel olarak üç fonksiyona ihtiyaç vardır. Gümrük Uygulama yazılımı, EDI yazılımı ve Haberleşme kanalı. Gümrük ygulama yazılımı ile bir doküman oluşturulur. Bu veri girişi, elektronik beyanname şeklinde olabileceği gibi var olan bir veriyi/belgeyi istenilen formata sokma şeklinde de olabilir. Veri, EDI yazılımı aracılığıyla standart EDIFACT(veya kullanılıyorsa başka bir standart) mesajına dönüştürülür. Bu mesaj haberleşme kanalı ile karşı tarafa gönderilir. Karşı taraftaki EDI yazılımı ise EDIFACT mesajına dönüşen veriyi kendi yazılımına uygun hale çevirir. Gönderen Uygulama Flat File Çeviri Programı Uzak iletim X400 TCP/IP Çeviri Programı Flat File Alıcı Uygulama Şekil 2.3: EDI yazılım Formatı ile Doküman Aktarımı Kaynak: Firmaların gümrük bilgisayar sistemine erişmek için yapmaları gereken sadece bir EDI çevrimci programını sistemlerine yüklemeleri ve kendi gümrük yazılımlarını gümrük idaresinde kurulacak otomasyon sistemine entegre etmeleridir. Çünkü EDI, farklı ortamlarda çalışan uygulama yazılımları arasında belli standartlarda veri aktarılmasını, oluşturulan standartlar sayesinde mümkün kılmaktadır Cahit GÖKÇELİK, a.g.e., s A.g.e., s.32

18 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 84 Yükümlülerin gümrük otomasyon sistemine ulaşmaları için izlemeleri gereken yöntem aşağıda şekil üzerinde gösterilmiştir. Gümrük X.25(Turpak) EDI Leased Line BÜRO PC Network Bağlantısı Gateway Frame Relay Gümrük Şekil:2.4 Yükümlüden Gümrüğe EDI Yoluyla Mesaj Gönderilmesi Kaynak: Cahit Gökçelik, Dış Ticarette Bilgisayarlı Gümrük İşlemleri, Güm. Müf. Der. Yay.,8,Ankara, 2002 Yükümlüler bürolarından gümrük idaresinin bilgisayar sistemine veri gönderirken kendi oluşturdukları veya satın aldıkları yazılımı kullanarak beyanlarını hazırlarlar. Kendi PC lerinde kendi gümrük yazılımları dışında EDI Translatör (çevrimci) denilen bir yazılımda çalışmaktadır. BU EDI Translatörü kullanarak OB için CUSCAR (Customs Cargo Message)ve TCGB için CUSCED (Customs Decleration Message) mesajını, kullandıkları network bağlantısı ile Gümrük EDI Gateway in üzerinden beyanda bulunacakları gümrük idaresinin otomasyon sistemine ulaştırırlar. Kullanıcı EDI yöntemi ile beyan bilgilerini gümrük otomasyon sistemine gönderirken her işleme kendi EDI kodu ile başlayan bir referans numarası vermektedir. Kullanıcılar tarafından gümrüğe gönderilen ve gümrükten gelen mesajların, belirli standartları taşıması gerekir. CUSCAR ve CUSCED mesajları ile aşağıda bahsedilecek CUSRES (Customs Response Message) mesajları Birleşmiş Milletlerin kabul ettiği UN EDIFACT mesajlarıdır. Dış ticaret işlemlerinde kurumlararası bilgi paylaşımında belirli standartların oluşturulması gerekmektedir. 231 UN/EDIFACT mesajları içerisinde dış ticaret işlemleri ile ilgili olarak gümrük sektöründe kullanılan uluslararası mesajlar şunlardır: 231 Tülay URGANCI, Bilgi Ve İletişim Teknolojileri Işığında Dış Ticari İlişkilerin Kolaylaştırılması, Dış Ticaret Dergisi, ,

19 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 85 i. CUSCAR ( Customs Cargo Messages) : Gümrük Kargo Mesajları; Gümrük İdaresi ve taşıyıcı firmalar arasında kullanılan mesajdır. İçeriğinde taşıyıcı firma tarafından gümrük idaresine gönderilen özet beyan (manifesto) bilgileri vardır. ii. CUSDEC ( Customs Decleration Messages) : Gümrük Beyannamesi Mesajları; İthalatçı/İhracatçı ve Gümrük Komisyoncuları ile Gümrük İdaresi arasında kullanılan mesajdır. İçeriğinde gümrük idaresine verilen gümrük beyannamesi bilgileri vardır. iii. CUSRES ( Customs Response Messages) : Gümrük Cevap Mesajları; Gümrük İdarelerinden CUSDEC ve CUSCAR mesajlarına yöneltilen cevapları içeren mesajlardır. iv. CUSREP ( Customs Report Messages) : Gümrük Taşıma Raporu Mesajları; Her tür taşıma şekli için detaylı bilgileri içerir. Taşıyıcı firma ile gümrük idaresi arasında kullanılır. Her bir mesaj sadece bir taşımanın verilerini içerir ve aracın varışından sonra gönderilir. Boş konteyner ve yolcu sayısının da gümrük idaresine rapor edilmesinde kullanılır. 232 Yükümlü, gümrük otomasyon sisteminden gelen mesajları almak üzere EDI aracılığıyla Tariff Call (Tarife çağırma) işlemini gerçekleştirir. Gümrük otomasyon sisteminden gelen mesaj özet beyan ise bu mesaj CUSCAR, Gümrük beyannamesi ise e CUSDEC dir) Sistem beyan bilgilerinden hareketle tarife modülünü çalıştırır ve vergi, belge ve mesaj bilgilerini yükümlüye aynı referans numarasını kullanarak CUSRES mesajı ile gönderir. 233 Gümrük otomasyon sisteminden gelen yanıtta ödenmesi gereken vergilerin detayı, beyannameye eklenmesi gereken belgelerin detayı ile sistemin ön gördüğü ilave sorular ve hangi şekilde yanıtlanması gerektiği, yanlış beyanda bulunulması halinde 232 Cahit GÖKÇELİK, a.g.e., s A.g.e., s.34

20 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 86 yanlış doldurulan alanlara ilişkin detay da yer alır. Bu yanıtı alan yükümlü beyanında yanlışlık varsa bunu da düzeltmek suretiyle gümrük idaresine beyanını tescil etmek üzere mesajını iletir. Bu mesaj gümrük otomasyon sistemi uyumlu bulursa, yanıt olarak yükümlüye beyanname tescil numarasını gönderir. Gümrük CUSRES Gümrük EDI Büro/PC Gateway tescil Şekil:2.5 Gümrükten Yükümlünün EDI Mesajına Yanıt Verilmesi Kaynak: Cahit Gökçelik, Dış Ticarette Bilgisayarlı Gümrük İşlemleri, Güm. Müf. Der. Yay.,8,Ankara, 2002:32 EDI nın dış ticaret işlemlerinde uygulanması ile elde edilebilecek yararlar şu şekilde sıralanabilir: i. Gümrüklü sahaya eşyaların gelişi ile ithalatçı ve ihracatçılar beyanlarını hızlı bir şekilde gümrük idaresine verebilecekler ve gümrük idaresi beyanı ve gerekirse eşyayı minimum gecikme ile kontrol edebilecektir. ii. Gümrük beyannameleri gümrük idaresinin bilgisayarına yeniden veri girişi yapılmadan aktarılacak ve vergiler sistem tarafından hesaplandıktan sonra rahatlıkla kontrol edilebilecektir. iii. Daha gerçekçi istatistikler alınabilecektir. iv. İşlemler basitleşecektir. v. Gümrük Müdürlüklerinde her gün iş takip eden yüzlerce komisyoncu ve firma görevlisi sayısı EDI uygulaması ile süratle azalacak ve gümrük personeli üzerindeki fiziki iş yükü minimum seviyeye inecektir. 234 Personelin verimliliği artacaktır. vi. İşlemler basitleşip, hızlandığı için özellikle az gelişmiş ülkelerde yaygın olan komisyoncuların iş takibi ve dolayısıyla rüşvet verilerek işlemlerin tamamlatılabilmesi ihtiyacı minimize edilecektir. 234 EDI(Elektronik Veri Değişim Sistemi),

21 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi Elektronik Veri Değişim (EDI) Sisteminin Verimliliğinin Değerlendirilmesi Geleneksel yöntemlerle çalışan (bürokratik) devlet kurumları ve işletmeler üstlendikleri görevleri yerine getirmekte güçlüklerle karşılaşabilmektedirler. Görevlerin ve sunulması gereken hizmetlerin yürütülebilmesi için gerekli olan kağıda dayalı emek yoğun çalışma sistemi; -birim işlem süresinin uzun olması, -sabit ve işletme masraflarının yüksekliği ve fire oranının fazla olması nedeniyle, işletmelerde üretim maliyetlerinin, kamu kesiminde ise kamu cari harcamalarının artışına neden olmaktadır. 235 Ayrıca geleneksel çalışma sistemi kalitatif yönden değerlendirildiğinde; görevlerin ve sunulması gereken hizmetlerin yüksek kalite standartlarına ulaşmasında önemli problemlerle karşılaşıldığı görülmektedir. Elektronik veri değişim sisteminin verimliliğinin değerlendirilmesinde temel yaklaşım olarak, bilişim sistemlerinin verimliliğinin değerlendirilmesinde yararlanılan ölçütler (Maliyet Verimliliği, Zaman Verimliliği ve Kalite Verimliliği ölçütleri) kullanılabilir Maliyet Verimliliği Ölçütü Yönünden Değerlendirme Elektronik veri değişim (EDI) sisteminin temel amacı, kamusal hizmetlerin görülmesinde güvenli, hızlı ve maliyeti düşük bir iletişim sağlamaktır. Kurumlararası bilgi iletişiminde kağıda dayalı dokümanların ortadan kalkması, işlemlerin tekrarlanma ve hata yüzdelerinin azalması sistemin verimliliğini pozitif yönde etkilemektedir. Elektronik veri değişim sisteminin kullanılması sonucunda oluşacak maliyet avantajlarını, sabit ve değişken maliyetler açısından değerlendirebiliriz. 235 Murat İNCE, E-Devlet, DPT,

22 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 88 Sabit maliyetler yönünden değerlendirme i. İhtiyaç duyulan fiziki mekan daha küçüktür. ii. İşlem sayısı arttıkça fiziki mekanda önemli değişiklik gerekmemektedir. iii. Makine ve teçhizat yatırımı başlangıçta sistemi kurarken yüksek olmasına rağmen, işlem sayısına bağlı olarak sürekli azalacaktır. iv. Evrakların arşivlenmesinden kaynaklanan maliyetlerde önemli oranda tasarruf sağlanmaktadır. v. Sistemi güncelleştirme maliyeti oldukça düşüktür. Değişken Maliyetler yönünden değerlendirme i. Bilgilerin en kısa sürede düzenlemesi, iletimi ve onayı mümkün olduğu için; ii. Bilgilerin düzenlenmesi, iletimi ve onayında insan faktöründen kaynaklanabilecek hatalar ortadan kalktığı için; iii. Belgelerde standartlaşmaya gidildiğinden, yanlış belge düzenleyerek zaman ve mal kaybına neden olma olasılığı ortadan kalktığı için; iv. Elektronik Veri Değişim Sistemi içinde sadece veri değişimi değil sektör firmaları, ürünler ve özellikleri gibi ulaşmada belirli bir ilave maliyete katlanılması gereken diğer bilgilere de ulaşılabileceği için; değişken maliyetlerde azalma meydana gelecektir Zaman Verimliliği Ölçütü Yönünden Değerlendirme Elektronik veri değişim sistemi dokümanın işlem görme süresinin kısalmasını sağlamaktadır. Bilindiği gibi birçok doküman, kurum içerisinde veya kurumlar arasında, belirli bir iş akışına göre dolaşmaktadır. Bu dolaşım, dokümanların birimler arasında kağıt ortamda gidip gelmesi sırasında kaybedilen zamandan dolayı oldukça yavaştır. Birçok doküman işlem gördükten sonra bir doküman kutusunda, o dokümanı bir sonraki birime taşıyacak kişiyi beklemektedir. Ayrıca, kağıt ortamdaki dokümanlar üzerinde

23 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 89 işlem yapılması, (örneğin bazı kısımların doldurulması, kopyalanması) her bir dokümanın işlem görme süresini uzatmaktadır. Elektronik Doküman transferi ve arşiv sistemleri, doküman üzerinde yapılması gereken işlemlerin elektronik ortamda, daha kısa sürede yapılmasını sağlayarak dokümanların işlem görme sürelerini kısaltır. Ayrıca, dokümanların birimler arasında elektronik ortamda dolaşmasını sağlayarak her bir dokümanın birkaç saniye içerisinde bir sonraki birime ulaştırılabilmesini mümkün kılar. Böylece, kağıt ortamda günler süren işlemler, kurumun yapısına göre tasarlanmış bir EDI sistemi ile dakikalarla ifade edilebilecek zaman dilimlerinde bitirilebilir. Dünya çapında 10000'den fazla müşterisi, 1300 taşıma birimi olan bir İngiliz taşımacılık firması, daha önceleri faturalama işlemleri için gerekli olan bir haftalık sürenin, yeni doküman yönetimi sistemi ile %600 oranında azaltılarak bir güne indirildiğini ifade etmektedir. 236 i. Veri iletim hızı çok yüksek olduğu için; ii. Veri girişinde hata söz konusu olsa bile en kısa sürede düzeltilmesi mümkün olduğu için; iii. Belgelerin onay için fiziki olarak elden ele dolaşması söz konusu olmadığından işlemlerin tamamlanmasının çok kısa sürede gerçekleştiği için; iv. Birim zamanda geleneksel sisteme göre çok daha fazla işlem yapıldığı için; zamanın en verimli şekilde kullanımı ve bir zaman ekonomisi yaratımı söz konusudur Kalite Verimliliği Ölçütü Yönünden Değerlendirme Kağıda dayalı sistemlerinin en büyük problemlerinden birisi de kağıt ortamdaki dokümanların sık sık kaybolması veya yanlış dosyalandığı için belki de yıllarca bulunamamasıdır. Bu sebepten dolayı firmalar her yıl büyük zararlara uğramakta ve bilgilerine ulaşılamayan kızgın müşteriler yüzünden pazar paylarını kaybetmektedirler. Elektronik doküman ve arşiv sistemlerinde ise kağıt ortamdaki dokümanlar, bir defa doküman tarayıcıdan geçirilerek elektronik ortama alındıktan ve doğru olarak 236 Bahadır BALİBAŞA, a.g.e.

24 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 90 indekslendikten sonra, kaybolma, yıpranma, yanlış dosyalama gibi riskler ortadan kalkmaktadır Dokümanların işlem görme sürelerini kısaltarak, birim zamanda birim iş gücü tarafından daha çok işlemin başarılı bir şekilde bitirilebilmesine olanak verir. Böylece, firmanın üretkenliği, iş gücünü arttırmaksızın artar. Dolayısıyla kurumların hizmet kalitesinde ciddi bir artış meydana gelir. Kamu hizmetlerinde elektronik veri değişim sistemi uygulandığında: i. Kişiler ellerinde bir kayıt parçasını onaylatmak için kapı kapı dolaşmak zorunda kalmayıp, belki de evlerindeki bilgisayardan resmi işlemleri tamamlayabilecekleri için; ii. Pek çok kamu kuruluşlarında şahsen iş takibinin yapılmasında problemle karşılaşıldığından kişilerin başvurmak zorunda kaldıkları aracılara gerek kalmayacağı için; iii. Hatalı bir belge kullanılmasının söz konusu olmayacağı için; iv. Bazı kurumlarda ağır işleyen bürokratik yapı içinde işlemleri hızlandırmak amacıyla başvurulan rüşvet uygulamasına gerek duyulmayacağı için; hizmet kalitesinde artış meydana gelecektir. v. İşletmelerde elektronik veri değişim sistemi uygulaması sonucu hatasız ve hızlı veri iletimi gerçekleştiği için, özellikle hizmet işletmelerinde hizmet kalitesinde artış meydana gelecektir. İmalat işletmelerinde ise, ürün kalitesinin artırılması ve piyasa yapısındaki değişmeye uygun yeni ürünlerin geliştirilmesi mümkün olabilecektir. Elektronik veri değişim sisteminin verimliliğinin değerlendirilmesi sonucu belirlenebilen avantajların, çeşitli uygulamalarda somut olarak elde edildiği gözlenmektedir.

25 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 91 Örneğin: General Motors şirketi, posta ve materyal yerine EDI kullanarak yılda 336 milyon $ lık tasarruf sağlamaktadır. ABD gümrük işlemlerini elektronik gümrük sistemi kullanmak suretiyle hata yapma oranını % 17 den % 1,7 ye düşürmüştür. 237 Singapur, tüm ticari işlemlerini EDI kullanarak yürüten ilk ülkedir. İhracatçılar, ithalatçılar, nakliye şirketleri ve dış ticaret işlemleriyle ilgili yirmiden fazla kuruluş arasında 1989 yılında Singapur Network Sistemi (SNS) kurulmuştur. İlgili resmi kuruluşların her birine ayrı ayrı müracaat edip izin almak yerine, EDI uygulamasıyla bilgisayar ağında tek bir elektronik belge oluşmakta, SNS in kuruluşundan önce 2-3 gün süren işlemler dakika içinde tamamlanmaktadır. Halen ticari işlemlerin %98 inden fazlası bu ortamda yapılmakta ve %50 civarında tasarruf sağlanmakta, verimlilik artışının ise %20-30 arasında olduğu tahmin edilmektedir. Singapur Limanı SNS uygulaması sonucu dünyada en hızlı mal sevkıyatının gerçekleştirildiği liman niteliği kazanmıştır. 238 Elektronik Doküman Sistemlerine harcanan her bir 100 $ karşılığında, en az 89 $, en fazla 1,279 $ yatırım geri dönüşü gerçekleşmektedir. Yayınlanan bir rapora göre, yaklaşık 1 milyon civarında dokümanın, bir depolama ortamından başka bir depolama ortamına dönüştürülmesi, tipik olarak 50,000 $ ile 100,000 $ arasında bir harcama gerektirmektedir. 239 Kurumlarda elde edilecek bu boyuttaki tasarruflar günümüzün rekabet ortamında kurumların verimliliğine büyük katkılar sağlayacaktır. Buna rağmen teknolojideki hızlı değişmelere paralel olarak EDI nın yerine kullanılabilecek ve daha düşük maliyetlerle çalışmayı mümkün kılacak yazılımlar ortaya çıkmaktadır. Bu teknolojileri web tabanlı olup açık ağları kullanarak işlem yapmaktadırlar. Örneğin XML teknolojisi gibi. EDI'nin önemli kısıtları çok pahalı donanım ve yazılım gerektirmesi, uygulamada genellikle üçüncü bir VAN (Katma Değerli Ağ) ile çalışması iken, internet işletmelere çevreleriyle ilişki için sınırsız bir imkan sunmakta, bu işlem için de pahalı 237 Kürşat TÜZMEN, a.g.e., s Bahadır BALİBAŞA, a.g.e.

26 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 92 yazılımlar yerine sadece bir web tarayıcısı gerektirmektedir. Özellikle internet döneminin en önemli gelişmelerinden olan XML (Extensible Markup Language) kullanımı küçük ölçekli işletmelerin de büyük bilgi işlem departmanları olmaksızın kolaylıkla EDI uygulamaları yapmalarına imkan vermiştir. 240 EDI ve XML aynı amaca hizmet eden fakat veri yapılandırma yöntemleri açısından farklılıklar gösteren iki teknolojidir. EDI oluşturulurken ana nokta olarak, mesajların boyutu alınmıştır. Günümüzde bile EDI sistemleri için gereken bant genişliği fazladır. Bunun yanında EDI mesajları, yüksek oranda sıkıştırılmış ve karmaşık yapıda mesajlardır. Tüm bu karmaşık yapısı EDI konusunda çalışan uzman sayısının sınırlı kalmasına, uygulamaların pahalı ve değiştirilmesi zor uygulamalar haline gelmesine neden olmuştur. Ayrıca EDI sistemlerinde kullanılan kodlama yapısının karmaşıklığı da diğer bir dezavantaj olarak görülmektedir. Buna karşın XML, zengin veri yapısı ile mesajların kolaylıkla okunabilir ve değiştirilebilir olmasına imkan sağlamaktadır. XML in kolay ve anlaşılır yapısı, bu konuda çalışan kalifiye uzman sayısının artmasına ve böylelikle uygulamaların düşük maliyetli ve kolay yürütülebilir olmasına fırsat vermektedir. İşletmelerde veri değişimi teknolojilerine yapılacak yatırımlarda sistemin durumu önem kazanmaktadır. Mevcut bir sisteme sahip olmayan işletmeler, XML in sağladığı avantajlardan faydalanmak için sistemlerini XML üzerinde şekillendirmelidir. Bunun yanında EDI sistem-lerine yatırım yapan işletmeler ise, artık bir standart olan XML ile uyumlu bir yapıya kavuşmak durumundadır. 241 Bu yapının teşkil edilmesi için kısa vadede EDI-XML çevirici sistemlere ve uzun vadede ise EDI ın işletme maliyetinin yüksek olması nedeniyle açık ve kolay entegre edilebilir XML altyapısına geçmek gerekmektedir. 240 H.Bahadır AKIN, a.g.e., s Veri Teknolojileri ve Gelişim Süreci

27 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 93 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ELEKTRONİK VERİ DEĞİŞİM (EDI) SİSTEMİNİN TÜRKİYE DE UYGULAMA ÖRNEĞİ OLARAK; BİLGİSAYARLI GÜMRÜK ETKİNLİKLERİ (BİLGE) SİSTEMİ VE VERİMLİLİĞİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ

28 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi Bilgisayarlı Gümrük Etkinlikleri (BİLGE) Sistemi Bilgisayarlı Gümrük Etkinlikleri (BİLGE) sistemi Türkiye de tüm dış ticaret işlemlerini bilgisayar ortamında, Elektronik Veri Değişim Sistemi (EDI) mantığı içinde gerçekleştirmeyi hedefleyen bir uygulamadır Bilgisayarlı Gümrük Etkinlikleri (BİLGE) Sisteminin Genel Tanıtımı 1996 yılında Gümrük Birliğine geçişle, Tek İdari Belge denilen Gümrük Beyannamesi kullanılmaya başlanılmış olup eski sistem belgelerinin hepsi kullanımdan kaldırılmıştır. Dünya Bankası ndan sağlanan yüklü bir kredi ve ülke içi yazılım çalışmaları ile gümrüklerde otomasyona yönelik çalışmalar başlatılmıştır. 5 Şubat 2000 tarihinde de 1/95 sayılı kararın şartlarından biri olan Avrupa Gümrük Kanunu, ülkemizde 4458 Sayılı Gümrük Kanunu olarak kabul edilerek yürürlüğe girmiştir. Bu kanun beraberinde bir çok yenilikler getirmiştir. Getirilen bu yeniliklerle, gümrüklerde yapılan tüm işlemlerin bilgisayar üzerinden yapılması olanaklı hale gelmiştir Şubat 2000 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiş olan yeni Gümrük Yönetmeliği kapsamda, Gümrük idarelerine bilgisayar veri işleme tekniği ile hazırlanmış beyannamelerin de verilebilmesi ile Beyannamelerin tescil defteri yerine gümrük idaresinin bilgisayar kaydına alınması halinde de tescil yapılmış olacağı hususları mevzuata eklenmiştir. 243 Bilgisayarlı Gümrük Etkinlikleri Sistemi (BİLGE), gümrük işlemlerinin yaklaşık %99 unu gerçekleştiren 54 noktada 59 gümrük müdürlüğünde kullanılan ve gümrük 242 Kenan GÜLER, Gümrükler, Mehmet ÖZYAZICI, Gümrük İdaresinin Modernizasyonu,

29 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 95 işlemlerinin bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlayan, esas itibariyle 4 ana modülden oluşan gümrük bilgisayar sistemidir. BİLGE, gümrük işlemlerinin bir parçası olan beyan sahibi veya temsilcisinden gümrük memuruna, idare amirine, merkezdeki gümrük personeline her kullanıcının bir şekilde işlem yaptığı veya eriştiği entegre bir gümrük programıdır. 244 Bilgisayarlı gümrük etkinlikleri yazılımı, malların gümrük sahasına girişinden çıkışına kadar tüm gümrük işlemlerinin gerçek zamanlı olarak bilgisayar ortamında yürütülmesine ilişkin olarak kullanılan bir sistemdir. 245 BİLGE, Client/Server mimarisinde C++ programlama dili, İlişkisel Veri Tabanı Yönetim Sistemi (RDBMS) ve object-oriented Library kullanılarak geliştirilmiştir. 246 Entegrasyon yalnızca programın modülleri arasında değil, gümrük hizmetlerinde kullanılan başkaca yazılımlarla da kurulmuştur. BİLGE yalnızca gümrük personelinin işlem yaptığı bir platform değildir; 247 Gümrüklerde çalışan personel ve dış ticaret işlemi yapan veya bu işlemlerle ilgilenen herkes BİLGE sistemine erişebilmekte ve tanımlı kullanıcıları ise işlem yapabilmektedir. 248 BİLGE sistemi, Türkiye de ilk kez 1998 yılı başlarında Atatürk Havalimanı Gümrük Müdürlüğü nde uygulanmaya başlanmıştır. Bu sisteme bürolarından erişmek isteyen firmaların talepleri ise; 1998 yılı ikinci yarısında EDI sisteminin devreye alınmasıyla karşılanabilmiştir. Özellikle AB ile Gümrük Birliği anlaşmasının uygulaması ve Türkiye deki gümrük sisteminin Avrupa Birliği Gümrük mevzuatına entegre hale getirilmesi çalışmaları kapsamında; BİLGE sistemi uygulamasına hız verilmiştir. Tüm Gümrük İdarelerinin modernizasyonuna ve Otomasyonuna yönelik çalışmalar içeren proje için Dünya Bankasından mali kaynak sağlanmış ve proje Dünya 244 Cahit GÖKÇELİK, a.g.e., s A.g.e. 247 Cahit GÖKÇELİK, a.g.e., s

30 Elektronik Ticaretin Dış Ticaret İşlemlerinde Uygulanması ve Verimlilik Analizi 96 Bankasının Kamu Mali Yönetimi projesine dahil edilmiştir. Dünya bankası ile yapılan çalışmalarda, Fransız Gümrük İdaresinin de ortak olduğu Douan Export tarafından geliştirilen SOFIX Gümrük yazılımı önerilmiş ve kredinin ikraz şartı öngörülmüştür. SOFIX yazılımının Türkiye deki gümrüklerde karşılaşılabilecek özel durumlar dikkate alınarak, kullanıcı istekleri doğrultusunda adaptasyonu yapılmış ve BİLGE adı verilmiştir. BİLGE yazılımındaki ilaveler, TIR-Transit Kontrol, Teşvikler, Kaçak Bilgi Bankası, Yolcu İşlemleri ve Dış Ticaret İstatistikleridir. 249 İlgili kişi veya kurum temsilcileri BİLGE Sistemi ne, Gümrük İdaresi nde bulunan veri giriş salonlarındaki bilgisayarlardan veri girişi yapabilecekleri gibi EDI (Elektronik Data İnterchange) aracılığıyla kendi bürolarından veya internet üzerinden de veri girişi gerçekleştirebilmektedirler. BİLGE sistemi gerçek zamanlı olarak çalışmaktadır. Yani BİLGE sisteminde bilgisayar üzerinde işlem hangi anda yapılıyorsa, gümrük işlemi gerçekte o anda yapılmaktadır. Yükümlüden başlayan süreçte girilen bir veri gümrük işleminin bütün süreçlerinde kullanılmakta, böylece her işlem yapanın tekrar veri girmesi gibi zaman kaybettirici bir süreç yaşanmamaktadır. 250 Yazılım; i. Özet Beyan Modülü (ambar yönetimi de dahil) ii. Detaylı Beyan Modülü (giriş, çıkış transit ve antrepo beyannameleri, ekonomik etkili rejimlere ilişkin takip ve kapatma işlemleri) iii. Muhasebe Modülü (transit ve ödeme işlemleri, vezne ve menkul kıymet alındıları, tahsilat bordrosu ve kasa işlemleri) iv. Tarife (ithalat rejimi vergi ve fon oranları, ithalat ve ihracat tebliğleri, serbest ticaret anlaşmaları, standardizasyon tebliğleri ulusal ve uluslararası muafiyetler ve işlemleri) v. Referans Tabloları (ülke ve döviz kodları, gümrük kodları, banka kodları, belge kodları, ölçü birimleri v.b.) 249 A.g.e. 250 Cahit GÖKÇELİK, a.g.e., s.21