İLKADIM KAYMAKAMLIĞI AVRUPA BİRLİĞİ ve PROJE ARAŞTIRMA GELİŞTİRME MERKEZİ (APAM) YÖNERGESİ

Transkript

1 İLKADIM KAYMAKAMLIĞI AVRUPA BİRLİĞİ ve PROJE ARAŞTIRMA GELİŞTİRME MERKEZİ (APAM) YÖNERGESİ 1

2 İLKADIM KAYMAKAMLIĞI AVRUPA BİRLİĞİ ve PROJE ARAŞTIRMA GELİŞTİRME MERKEZİ APAM) YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Genel Esaslar Amaç, Kapsam, Süre, Hukuki Dayanak, Tanımlar, Sorumluluk, Logo Amaç Madde 1- Bu yönergenin amacı, aşağıdaki maddeleri kapsar. a. İlkadım ilçesi ile AB ye üye ülke kentlerinin karşılıklı bilgi, deneyim ve birikimlerini paylaşmak, tanıtmak, yaymak ve benzeri faaliyetlerde bulunmak. b. Kamuda ve sivil toplumdaki yeni gelişmeleri ve Avrupalılık boyutunu ilçemize taşımak. c. Yurt dışı, AB fon ve kaynaklarını kullanarak ilçeye yönelik projeler yapmak. d. Yurtiçi Kamu, Özel Sektör, Yerel fon ve kaynaklarını kullanarak ilçeye yönelik proje yapmak. e. Üniversiteler, yerel yönetimler, özel sektör ve sivil toplum kuruluşları arasında proje işbirliğini geliştirmek. f. Yerel potansiyeli harekete geçirmek suretiyle mevcut sorunların çözümüne yönelik projeler üretmek. g. Proje üretmek isteyen kamu, yerel, özel sektör vesivil toplum kuruluşlarıyla işbirliği yapmak. h. İlgililere proje eğitimi vermek. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge, İlkadım Kaymakamlığına bağlı, kurum ve kuruluşlar ile yerel yönetim kuruluşlarının, sivil toplum kuruluşlarının ve proje yapan ilgili kişilerin AB ve proje hizmetlerini kapsar. Bu Yönerge, kamu kurum ve kuruluşlarınakanun, tüzük ve yönetmelik ve genelgelerle getirilen veya üst makamlarca AB (Avrupa Birliği) mevzuatı gereği emredilen görev, yetki ve sorumluluklarının uygulanmasını kapsar. Hukuki Dayanak Madde 3- Bu yönerge; a Sayılı İl İdaresi Kanunu, b Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun, c Sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun, d- 17 Aralık 2001 Tarihli Türkiye İçin Katılım Öncesi Mali Yardıma Dair Çerçeve Tüzük, e- 4 Şubat 2003 Tarihli Merkezi Finansman ve İhale Birimi ile Ulusal Fonun Kuruluşuna İlişkin Avrupa Birliği İle İmzalanan Anlaşma, f- 22 Aralık 2003 Tarih ve 2003/61 Sayılı Yüksek Planlama Kurulu Kararıyla Kabul Edilmiş Olan Ön Ulusal Kalkınma Planı, g- 26 Ocak 2010 Tarih ve 2010/6 Sayılı İçişleri Bakanlığı Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Dairesi Başkanlığının Genelgesine, istinaden hazırlanmıştır. 2

3 Süre Madde 4- APAM süresizdir. Tanımlar Madde 5- Bu yönergede yer alan, a. Yönerge: APAM Yönergesini, b. APAM:İlkadım Kaymakamlığı Avrupa Birliği ve Proje Araştırma Geliştirme Merkezini, c. Kaymakamlık: İlkadım Kaymakamlığını d. Proje Kurulu: Kaymakamlığa bağlı birim ve müdürleri, proje paydaşları ve görevli koordinatörleri e. Danışma Kurulu: Üniversite, STK ve ilgili kurum ve kuruluş yetkililerinden oluşan kurulu, f. Yürütme Kurulu: Kaymakamlığa bağlı müdürlüklerde görevli proje sorumlularından ve koordinatörlerden oluşan kurulu g. Koordinatör: Merkezin çalışma ve koordinasyonundan sorumlu kişiyi h. Proje Uzmanı: APAM Proje Bürosunda görevli uzmanları i. Proje Sorumlusu:Kurum ve kuruluşların proje çalışmalarından sorumlu kişileri j. Proje Bürosu: APAM Bürosunu k. Bilişim Bürosu:Kaymakamlığın Bilişim Bürosunu l. Proje ilgilisi: Ulusal ve uluslararası alanlarda Yerel düzeydeki kamu kuruluşları, üniversiteler, yerel yönetimler, özel sektör, STK ların ve proje hazırlama konum ve yetkinliğinde olan, projeyle ilgili kişileri ifade eder. Sorumluluk Madde 6- Bu Yönergenin uygulanmasından Kaymakam, hizmetlerin yerine getirilmesinden Koordinatör, ilgili kurum ve kuruluşların proje çalışmalarından ilgili kurum ve kuruluşlarının amir ve proje görevlileri sorumludur. Logo Madde 7- AB İşleri, proje çalışmaları, yazışmalar ve işlemlerde kullanılır. APAM logosu İKİNCİ BÖLÜM Kuruluş, Yürütülecek Hizmetler, Çalışma Programı, Toplantı, Bütçe Kuruluş Madde 8-İlkadım İlçesinde Avrupa Birliği (AB) iş ve hizmetlerini yürütmek ile YurtdışıAB ve Yurtiçi fonlardan yararlanmak, yerel potansiyeli harekete geçirerek ihtiyaç duyulan alanlarda proje yapmak, uygulamak, yönetmek amaçları ile AB ve Proje Araştırma Geliştirme Merkezi (APAM) kurulmuştur. 3

4 Yürütülecek hizmetler Madde 9- a. Yönerge hükümlerinin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren kurum, kuruluşlar, yerel yönetim, STK, ve ilgili kişiler tarafından yapılan projelendirme faaliyetlerinin yönetim, koordinasyonu, izlenmesi ve değerlendirilmesini sağlamak b. İlkadım ilçesinde bulunan Kamu, kurum ve kuruluşları, yerel yönetimler, üniversiteler, meslek ve sivil toplum kuruluşları ve diğer kuruluşların, ilçenin yaşam kalitesini yükseltmek, gelişmesini sağlamak, ihtiyaç ve sorunlarını çözmek amaçlı proje üretmelerini sağlamak c. Proje üretiminde teşvik, bilgilendirme, tanıtım, rehberlik, bilgi kaynakarına ulaşım ve benzeri konularda danışmanlık yapmak d. AB tarafından ilan edilen ve Ülkemizin yararlanabileceği tüm programların ilçe içinde tanıtılması ve bu kapsamda projelerin hazırlanmasına yardımcı olmak e. Yurtiçi fon ve kaynaklarla proje üretmek, Kalkınma Ajansları ve ilgili Bakanlıklar ile programın gerçekleştirilmesi ve işbirliği kurulması konusundaki ilişkileri yürütmek, f. Oluşturulacak proje bankası ile ileride yapılması planlanan yeni projelere ışık tutmak, ortaya çıkan deneyimden yeni proje ekiplerinin yararlanmasını sağlamak g. Proje hazırlamak isteyen kurum ve kuruluşlara teknik ve idari yardım yapmak, gerektiğinde proje liderliği ve danışmanlığı görevlerini yerine getirmek, proje eğitimi vermek, verdirmek h. Proje çağrılarını takip etmek, uygun ortak olabilecek potansiyel kamu kuruluşları, okullar, sivil toplum kuruluşları veya özel firmalara, bu teklifleri yönlendirmek, i. Kamu kuruluşları ve sivil toplum örgütleri tarafından iletilen uygun ortak bulma taleplerini değerlendirmek ve imkânlar ölçüsünde bu kuruluşlara uygun ortak bulma konusunda yardımcı olmak j. İlkadım Kaymakamlığı bünyesindeki kamu kurum ve kuruluşlarının kurumsal kapasitenin artırılması için AR-GE faaliyetleri gerçekleştirmek k. İlkadım ilçesinin, Ulusal kalkınma planları ile uyumlu olarak sosyal refahın arttırılmasına yönelik proje çalışmaları yapmak, ilgili projeleri desteklemek l. Görev alanına giren konularda yerel, ulusal ve uluslararası kongre, seminer ve benzeri toplantılara katkı sağlamak, toplantılar düzenleyerek katılım sağlamak m. Proje ilgililerine proje eğitimi vermek n. İlkadım Kaymakamlığına bağlı birimlerde sürdürülen projeleri takip etmek, arşivlemek, kaymakamlık internet sitesinde yayınlamak ve duyurmak ve izlemek o. İlçe Kaymakamı tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek Çalışma Programı Madde 10- APAM yıllık çalışma planı hazırlar. Buna uygun olarak, yıllık bütçe - yıllık çalışma takvimi ve yıllık performans programı hazırlar. Plan ve Programlar APAMProjekurulunun onayından sonra kesinleşir. Ayrıca APAM ın kabul ettiği her proje için proje organizasyonu, bütçesi, iş ve çalışma takvimi hazırlanır. Toplantı Madde 11- APAM toplantıları aşağıdaki şekilde yürütülür a- APAM Proje kurulu iki ayda bir toplanır. 4

5 b- APAM yürütme kurulu on beş günde bir düzenli toplanır. c- APAM Danışma Birimi yılda iki kez ve gerekli hallerde toplanır. d- APAM ın birim ve kurullarıprojeye bağlı olarak veya proje sürecinde ihtiyaç duyulması halinde toplanır. e- APAM toplantılarıkaymakamın veya Koordinatörün çağrısı üzerine yapılır. Bütçe Madde 12- APAM görev ve sorumluklarını yerine getirmek için mal ve hizmet alımı yapabilir. Bu çalışmaların yürütebilmesi için gerekli olan harcamalar,ilkadım Kaymakamlığı nın uygun göreceği birimlerce karşılanır. Teşkilat ve Kurullar ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Teşkilat ve Kurullar, Yerleşim Madde 13- APAM Merkezi Teşkilat Şeması aşağıdaki şekildedir. 5

6 Madde 14 APAM aşağıdaki organlardan oluşur. a- APAM Proje Kurulu b- APAM Yürütme Kurulu c-apam Danışma Kurulu c- APAM Koordinatörlüğü d- APAM Proje Bürosu e-kaymakamlık Bilişim Bürosu Madde 15 - a- APAM Proje Kurulu: Kurul, kaymakamlığa bağlı birim müdürleri, proje paydaşları ve görevli koordinatörlerden oluşur. Kurula Kaymakam başkanlık eder. Kurul 2 ayda bir mutat toplanır. Kurul APAMın Yıllık Çalışma Planı, bütçe, çalışma takvimi, performans programını hazırlar. Kurul, Proje önerilerini değerlendirir, projelere karar verir, projelerin koordinasyon ve işbirliğini sağlar. Kurumlar, APAM a personel, araç-gereç vb. destek sağlar. b- APAM Yürütme Kurulu: Kurul, proje hazırlama, uygulama, yürütme, koordinasyon, işbirliği, izleme, yönlendirme, eğitim vb. faaliyetler yapar. KurulKaymakam, Koordinatör, Proje uzmanları ve Kaymakamlığa bağlı müdürlüklerde görevli proje sorumlularından oluşur. Kurula Kaymakam başkanlık eder.gerektiğinde koordinatöre yetki devreder. Bu toplantılar en az on beş günde bir yapılır. Kurul, gerekli görülen hallerde de toplantıya çağrılabilir. Toplantı sonrası proje sorumluları kendi kurum amirlerini bilgilendirir. c- APAM Danışma Kurulu: APAM da hazırlanan projelerin uygulanabilirliğini, doğru ve etkin olarak sürdürülebilmesini sağlamak amacıyla Danışma Kurulu'ndan destek alınır. Kurul, proje içeriğine ve uygun olarak belirlenen Üniversite, STK ve ilgili kurum ve kuruluş yetkililerinden oluşur. Kurul, yılda iki kez toplanır. Proje fikir ve önerileri değerlendirilir, beyin fırtınası yapılır. d- Koordinatör: İlkadım Kaymakamı tarafından APAM ı yönetmek, AB işleri ile proje işlerini yürütmek, işbirliği ve koordinasyonu sağlamak üzere Kaymakam tarafından Koordinatörgörevlendirilir. e- Proje Bürosu: Proje Bürosu, Koordinatör ile Kaymakamlık tarafından görevlendirilen diğer uzmanlardan oluşur. APAM Bürosu mesai saatlerinde ve AB İşleri ile Projelerin gerektirdiği zamanlarda çalışır. 6

7 f- Bilişim Bürosu Proje faaliyetlerinin etkili uygulanması, saklanması, internet ortamında paylaşılması, projelerin görünürlüğünün sağlanması ile ilgili çalışmalarda, kaymakamlık Bilişim Bürosu destek sağlar. Yerleşim Madde 16- APAMfaaliyetlerini İlkadım İlçe Kaymakamının, Kaymakamlık binasında belirlediği mekânda yürütür. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM APAM Çalışma Usulleri Koordinatörün Görev ve Sorumlulukları, Proje Sorumlularının Görev ve Sorumlulukları APAM Çalışma Usulleri Madde 17 a. Her kurum kendi çalışma alanında olduğu gibi diğer kurumlarla birlikte de proje yürütebilir. b. Proje oluşturma faaliyetlerinde ilçemizdeki tüm resmi kurumlar STK lar üniversite ve özel sektör kuruluşları ile bilgi alışverişinde bulunulabilir. Proje oluşturma esaslarına uygun talep ve önerileri APAM tarafından değerlendirmeye alınır. c. Proje faaliyetleri hakkında bilgilendirme Kaymakamlık web sitesi içerisinde bulunan projeler linkinden yapılır. d. Proje faaliyetleri, web sitesi, basın ve yayın araçları ve yazışmalar ile ilgili kurumlara ve halka duyurulur. e. Proje ofisi ile iletişimde proje ofisi adına oluşturulacak e-posta adresi kullanılır. f. Projelerin belirlenen zamanda uygulamaya konulması için gerekli görüldüğü hallerde ilgili personelin mesai saatleri dışında da çalışması talep edilebilir. g. Belirlenen maddelerde gerekli gördüğü hallerde İlkadım Kaymakamlığıgüncelleştirme ve değişiklik yapabilir. Koordinatörün Görevleri; Madde 18 a. AB projelerinin, nitelikleri gereği belli bir sürede tamamlanıp, ilgili kuruma sunulmasını sağlar. b. Merkez görevlileri arasında görevlilerin yetenek ve becerilerini dikkate alarak, iş bölümü ve görevlendirme yapar. c. İlçemizde bulunan tüm resmi kurumları, eğitim ve öğretim kurumlarını, sivil toplum kuruluşlarını, üniversite ve özel işletmeleri hedef kitle kabul ederek, başta AB Eğitim ve Gençlik programları olmak üzere, diğer tüm AB, Kalkınma Ajansı ve sair fonlarından yararlandırmak eğitici ve yönlendirici çalışmaları planlar. 7

8 d. İlçe Proje Koordinatörü proje çalışmalarının verimli,uygulanabilir, ölçülebilir olması ve zaman kaybını önlemek için ihtiyaç duyulan her türlü bilgi ve belgeleri ilgili kurum ve kuruluşlardan doğrudan talep edebilir. e. Merkezde AB Projeleri ve diğer proje detaylarının yer aldığı Bilgi Tabanı oluşturulmasını sağlar. f. Gerektiğinden, mesai saatleri dışında ve tatil günlerinde de çalışılmasını sağlar. g. Proje faaliyetlerini Bilişim Bürosu ile ilgili kurumlara, sivil toplum örgütlerine ve tüm vatandaşlara duyurur. Proje Sorumlularının Görev ve Sorumlulukları Madde 19 a- Proje Sorumluları, çalışmalarındanapam Proje Kuruluna ve Kurum üst yöneticilerine karşı sorumludur. b- Yürütme Kurulu toplantılarında her kurumun proje sorumlusu kendi birimlerindeki proje çalışmalarını tanıtır. c- Proje sorumluları kurumlarının planladıkları projeler ile ilgili olarak APAM Yürütme Kuruluna bilgi verir. d- Projelerde diğer kurumlarla ortak hareket etme gerekliliği durumunda projeyi ortak yürütmek üzere çalışmalar yapar. e- Kurumlar tarafından hazırlanan projelerin bir kopyası proje sorumluları tarafından APAM a sunulur. f- APAM Proje sorumluları, on beş günde bir yapılacak Yürütme Kurulu toplantısına katılmakla görevlidir. Yürürlük BEŞİNCİ BÖLÜM Yürürlük, Yürütme Madde 20- Bu yönerge hükümleri İlkadım Kaymakamlığı tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme Madde 21- Bu Yönerge hükümleri İlkadım Kaymakamı tarafından yürütülür. 8