Eczanede Gelir ve Giderlerin Muhasebeleştirilmesi/Stok Yönetimi. Serbest Eczacılar İçin Hasta Odaklı Yaz Okulu

Transkript

1 Eczanede Gelir ve Giderlerin Muhasebeleştirilmesi/Stok Yönetimi Serbest Eczacılar İçin Hasta Odaklı Yaz Okulu

2 TANIŞMA

3 EĞİTMENİMİZ Merve EMEK 21 Aralık İstanbul doğumludur. İstanbul Bilgi Üniversitesi International Finance and Banking Yüksek Lisans programından mezundur. Şişli Bölgesinde Bağımsız Denetçi ve Mali Müşavir/Bağımsız Denetçi olarak faaliyetini sürdürmektedir. İstanbul Ticaret Odası ve İstanbul mahkemelerinde bilirkişilik yapmaktadır. İSMMMO Şişli İlçe sekreteryasında ve MMMB Derneği Şişli Şubesinde yöneticilik yapmış olup, İstanbul Bilirkişiler Derneği Kurucu üyesi ve ilk saymanıdır. İstanbul Bilirkişiler Derneği Yönetim Kurulu ndaki görevine, Yönetim Kurulu Başkanı olarak devam etmektedir. Türkiye genelinde muhtelif ilaç firmaları adına Eczacılara yönelik eğitimler vermektedir. İstanbul Bilgi Üniversitesi ve Gelecek Daha Net Projesi kapsamında mentor olarak görev yapmaktadır.

4 ECZANELERDE STOK YÖNETİMİ

5 Stok Yönetimi Nedir? Stoğu planlama, organize etme ve kontrol etme işlemidir. Bu sayede stok yönetimi kârımızı artırmaya yardımcı olur. Eczanede Stok Yönetiminde İki Önemli Sorun: 1. Eczanelerde çok çeşitli stok kaleminin olması, stokları takip edebilmek açısından zorluk yaratmaktadır. 2. Eczanelerde stokların maliyetinin hesaplanması uzun zaman almaktadır.

6 Eczanelerde Stok Yönetiminin Amaçları Nelerdir? Eczane için gerekli olan stoğun miktar ve zamanlamasının etkin olarak yapılması, Stok maliyetlerinin düşürülmesi, Eczanenin kârlılığının arttırılması, Eczanenin değerinin arttırılması.

7 Eczanelerde Stok Yönetimi Neden Önemlidir? Eczanelerde stoklar toplam varlıkların önemli bir bölümünü oluşturmaktadır. Stokların likiditesi diğer dönen varlıklara göre daha düşük olduğu için stok yönetiminde yapılan hataların düzeltilmesi zaman alabilir ve pahalıya mal olur.

8 Eczanelerde Stok Bulundurmanın Nedenleri Nelerdir? Hastaya yapılacak satışı gerçekleştirebilmek (ecza depolarının arzı yetmediği ya da geciktiği zamanda bile satışa devam edebilmek), Belirsizliği azaltmak için güvenlik stoğu oluşturabilmek, Esnekliği arttırmak, Fazla miktarda satın alma indiriminden yararlanmak, Yatırım yapmak.

9 Stok Türleri: Eczanelerde Stok Yönetimi Dönen Stok Güvenlik Stoğu Mevsimsel Stok Spekülatif Stok Promosyon Stoğu Transit (yoldaki) Stok Ölü Stok

10 Eczanelerde Stok Yönetimi Stoklarla İlgili Maliyetler: Stok Fiyatları Stok Tedarik Maliyeti Stok Bulundurma (Elde Tutma) Maliyeti Depolama maliyetleri (kira, çeşitli vergiler, ısıtma ve aydınlatma, soğutma, steril ortam sağlama, güvenlik giderleri), Sigorta primleri, Stok personelinin maliyeti,

11 Stoklarla İlgili Maliyetler (devam): Hasar, bozulma, kırılma riskleri, Talep azalmaları riski, Eskime, demode olma riski, Fiyat düşmelerinden doğan risk, Küçük hırsızlıklar, Paranın zaman değeri (faiz) Stok Bulundurmama Maliyeti Yeterli stok bulunmaması nedeniyle kârlı satış fırsatlarının kaçırılması, Hastaların güveninin yitirilmesi. 11

12 Eczane Tedarik Zinciri Yönetimi Stok seviyelerini optimize eder (Stokta ve maliyette azalma) Stock-out ları azaltma İsrafı azaltır (Son kullanma tarihi kontrolü, Az satılanların tarihinin geçmesinin önlenmesi) Zamandan tasarruf (Raflar arasında dolaşıp stok durumunu kontrol etmeye gerek yok)

13 Stok Yönetiminde Dikkat Edilmesi Gereken Faktörler Stok miktarının azaltılması Eczacı ön planda az ürün tutarak stok miktarını azaltmak isteyebilir. Ya da her markanın her ürünü yerine sadece belli ürünleri stoğunda tutabilir. Açığı takip etmek Stok açıkları mağaza hırsızlığı, çalışan hırsızlığı ve soygundan dolayı gerçekleşebilir. Satışların %0.7 ila %4.5 i bu sebepten kaybolur.

14 İade Edilen Ürünler Politikası En önemli kısımlardan biri iade malların nasıl değerlendirileceğine karar verilmesi Çoğu üretici ve toptancı geri dönebilecek ürünler için stratejiye sahiptir. Geri dönen satılamayacak ürünler karşılığında ileriye dönük alışveriş çeki, değişim yada nakit ödeme seçenekleri sunulabilir.

15 Tedarik Katma-Değer Değerlendirmesi Geleneksel (İşlem) Tedarik : Fiyata göre satın alma, siparişin hazırlanması, hedef fiyat belirleme, birden fazla tedarikçi, kontrat hazırlama, sipraiş takip, fatura mutabakatı Taktiksel(En iyi fiyat) Tedarik : Birden çok tedarikçi için kaldıraç hacmi, fiyat, kalite ve teslimat amaçlı, tedarikçi azaltma programları, tedarikçi toplantıları, pazarlıklar için teknik planlamalar, pazarlıklar, fonksiyonel beceri geliştirme

16 Tedarik Katma-Değer Değerlendirmesi Stratejik (Birleştirilmiş) Tedarik : Toplam maliyet, toplam değer, stratejik tedarikçiler, tedarik bazlı optimizasyon, iş stratejileri ile dengelemek, organizasyonel stratejiler geliştirerek gelecekteki beklentileri ve ihitiyaçları karşılama, tedarikçi performansı ve ilişkileri yönetimi

17 Stok Devir Oranı (ITOR) ITOR = Satılan ürünlerin maliyeti ortalama stok değeri (maliyet üzerinden) ITOR = Satılan ürünlerin maliyeti [(başlangıç stok değeri+ bitiş stok değeri) 2] Satılan ürünlerin maliyeti eczanenin gelir tablosundan bulunabilir. Ortalama stok değeri ise periyodun başlangıç ve bitiş tarihleri için bilanço tablosundan bulunabilir.

18 Stok devir Hızı Stok devir hızı oranı, eczanenin stoklarını ne kadar bir süre içinde sattığını gösterir. Başka bir anlatımla, eczanenin stoklarının bir dönemde kaç defa yenilendiğini gösterir. Stoklar = > 1 olması stok devir hızı düşük demektir. Satışlar (Maliyet bedeli) Bu durumda stokların elden çıkarılma müddeti uzar, sermaye o oranda bağlı kalır, yeni mallar satın alınamaz anlamına gelir. Sermaye yeniden işletmeye girmez, zamanla da zarar unsuru haline gelir.

19 Mal Fazlası Alışa Mal Fazlası Üretici satışında ana mal ile birlikte verir v.s Depoda aynı oranda eczaneye yansıtır. Eczacı da oran katlarında alırsa MF den faydalanır. Depo oran katlarının altındaki satışlardan fayda sağlar. Çıkışa Mal Fazlası Üreticiler belirledikleri dönemlerde MF oranlarını belirleyip, depoya bildirirler. 5+1; 10+3; v.s Genelde ayın son haftasında, bu tip aksiyon yapılır. Üretici ay sonunda depo ile mutabakat yapıp hak edişlerini öder. Jenerik üreticilerin tercihidir. 19

20 MF nin İSKONTO ya çevrilmesi MF/(MF+ANA MAL) 1/(1+10)= 9,09% 2/(2+10)= 16,67% 10/(10+100)= 9,09% 20/(20+100)= 16,67% 50/(50+100)= 33,33% 20

21 İSKONTO nun MF ye Çevrilmesi İSKONTO/(100-İSKONTO) 10/(100-10)= 0,11 15/(100-15)= 0,17 20/(100-20)= 0,25 25/(100-25)= 0,33 45/(100-45)= 0,81 21

22 Bazı Giderler Finans Giderleri (Uzak dur) Banka faizleri, kredi faizleri, cezalar, gecikme faizleri Yapılması satışı etkilemeyen giderler (Azalt ) Maaşlar, kira Yapılınca satışları artıran giderler (Artır) Prim, aydınlatma, tanzim-teşhir

23 Stok Yönetiminde 3 Metod 1. Görsel Metod 2. Periyodik Metod 3. Aralıksız Metod

24 Görsel Metod Eczacı yada görevli personel depodaki ilaç sayısını kontrol etmeli. Bunu Gözle kontrol metodu olarak da adlandırabiliriz Ve bunu kaç tane lazım olduğu ile karşılaştırmalı Eğer bu sayı belli bir miktarın altına düşerse, sipariş geçilir.(kritik Stok Seviyesi)

25 Periyodik Metod Belirli bir liste için işler ve personel haftalık stok durumu incelemesi ve aylık son kullanma tarihi geçen ürün kontrolü yapar.bunun dışında siparişleri geçer ve stoğu belirli bir seviyede tutar. Bu metod satın alma personelinin arz talep dalgalanmalarını hesaba katmasını sağlar. El cihazı ile ölçülür.

26 Aralıksız Metod Bilgisayarlı stok kontrol sistemi sürekli olarak stok durumunun kontrol edilmesini sağlar. Tüm stok tek bir bilgisayara girilerek reçeteler dolduruldukça stok durumunun otomatik olarak güncellenmesi sağlanır. Herhangi bir ürün için, herhangi bir zamanda stok durumunu tam olarak gösterebilir.

27 Stok Yönetimi Raporları Satınalma-trendi Raporu: Aylık yada çeyreklik reçeteli ve reçetesiz ürünlerden ne kadar satın alındığını gösterir. Satış-analiz Raporu: 12 aylık periyodik sipariş miktarı, kargolanmış ürün miktarı, bulunmayan ürün miktarı, iadeler, krediler, ve harcanan miktarı içerir. Ürün Satış Performans Raporu: Hangi ürünlerin en çok sattığını gösterir

28 Eczanelerde Stok Kontrolü Stok Sayımı Sürekli Envanter Yöntemi uygulanamıyorsa, belirli periyotlarla stokların tamamı veya bir kısmı sayılmalıdır. Özellikle A sınıfı stoklar daha sık sayılmalıdır. (İşletmede hırsızlıklar söz konusu olabilir, söz konusu sayım ile doğru ve güvenilir stok kayıtları sağlanır.) Stok sayımı stok hatalarının bulunmasına ve önlem alınmasına olanak sağlar.

29 Eczanelerde Stok Kontrolü Stok Kontrolde ABC Yöntemi Stokları A, B, C olarak sınıflandırır. Genellikle kıyaslama için yıllık değer alınır. Yıllık değer = yıllık talep x birim maliyet. A sınıfı stok malları daha önemli. Önemli kalemleri daha sıkı kontrol etmeli.. A sınıfı stoklara olan ihtiyacı daha dikkatli tahmin etmeli.. Stok Kalem Stok Değeri A sınıfı: %5-10 %75-80 B sınıfı: %20-25 %10-15 C sınıfı: %60-65 %5-10

30 Birikimli stok yatırımının yüzdesi Eczanelerde Stok Kontrolü B türü stok kalemleri (orta değerli kalemler) C türü stok kalemleri (düşük değerli veya önemsiz kalemler) A türü stok kalemleri (hayati veya yüksek değerli kalemler) Stok kalemlerinin sayıca yüzdesi ABC sınıflamasına göre birikimli stok yatırımının dağılımı

31 Eczanelerde Stok Kontrolü Etkin Bir Stok Kontrolü İçin: 1. Muhasebe ile entegre bir bilgisayar sistemi 2. Faturalama sisteminin yeniden gözden geçirilmesi 3. Stok kontrolü ile ilgili çalışacak bir kişinin istihdam edilmesi

32 Eczanelerde Stok Kontrolü Stoklar optimum düzeyde olmalı! Alt sınır: Yok satmak.. Üst sınır: Fazla stok bulundurmak Kâr marjı yüksek olan ilaçları bulundurmak. Stok devir hızı yüksek olan ilaçları bulundurmak.

33 Eczanelerde Stok Planlama Sipariş Verme Teknikleri Ekonomik Sipariş Miktarı Modeli Sabit Sipariş Periyodu Modeli

34 Sabit Sipariş Periyodu Modeli Belli zaman aralıklarında sipariş verilir. Sipariş verilirken stok seviyesi belirli bir üst seviyeye kadar doldurulur. Sipariş miktarı her seferinde değişir. Sürekli stok sayımı (kontrolü) yoktur. Bu nedenle, periyotlar arası stoksuz kalma riski vardır.

35 Fazla Stok Bulundurmak Neden Yanlış? Gereksiz yere kaynak kullanımına neden olur (insan, yer, zaman). İlaçlar kaybolabilir, karışabilir. Kutular devrilip altta kalanlar ezilebilir, kırılabilir. Yer kaplayıp diğer ilaçların akışını engeller. Fiyat düşüşlerinde ciddi zararlar doğabilir. Sorunları görmemizi engeller.

36 İlaç alımında birkaç önemli nokta Yüklü İlaç Alımının Taşıdığı Riskler: İlacın elde kalma riski. 1. Hasta azalması, 2. Doktorun tayininin çıkması, 3. Hastanenin alımını değiştirmesi. İhaleyle içeriden satış yapılması riski. Fiyat düşüşlerinden azami ölçüde etkilenme riski. SGK ödemelerinde sıkıntı yaşama riski.

37 Stok Değerleme Yöntemleri 1. Ortalama Maliyet Yöntemi 2. İlk Giren İlk Çıkar (FIFO) 3. Son Giren İlk Çıkar (LIFO)

38 Temel Mesajlar İyi ve etkin bir stok yönetimi: Gerçek değerleriyle stoklarımızda yer alan ilaçlar, Stoklar için en uygun değerleme yöntemini uygulayarak gerçek olmayan kârlar üzerinden vergi ödenmesinin önlenmesi. Satışlarda esneklik kazanılması, Dış şartlardan daha az etkilenilmesi, Yatırımların çeşitlendirilmesi ve etkinliği Yatırımların kârlılığının artması, Satışların artması, Kârlılığın artması, Nakit yönetiminde etkinlik sağlanması, Müşteri bağlılığının artması, Eczanenin değerinin artması.

39 Tahminlerini geliştirmek için talebi iyi anla. Teslimatı geliştirmek için performansı ve stok maliyetlerini hesapla. Stoğu katmanlara ayır ki büyük resmi daha iyi görebilesin. Bütün potansiyel fırsatları anlamak için kategori bazlı hedefler geliştir Hedeflerden sapmaları özenle takip et ve bu sayede işindeki açıkları kapatma imkanın olsun. Daha ileri geliştirmeler için süreçleri düzenle ve hedeflerini iyileştir 39

40 Satış konforunu bozmadan eczanede tasarruf edilebilir mi? Eczanenin işleyişine, bulunduğu konuma ve eczacının sosyal anlayışına bağlıdır Kiradan tasarruf Personel maaşlarından tasarruf Elektrik maliyetlerinden/ Yakıt giderlerinden tasarruf Yazın klima giderlerinden tasarruf Personele verilen yol yemek giderlerinden tasarruf İyi bir stok takip sistemi(kırılan, dökülen,tarihi geçen, çalınan stokların takip edilebileceği, muhasebe ile entegre olabilecek bir sistem) kurarak stok maliyetlerinden tasarruf sağlanabilir.

41 Kredi Kartı ile tahsilatın gerçek maliyeti Kredi Kartı ile yapılan satışın gerçek maliyeti; satılan malın maliyetine ödenen kredi kartı komisyon bedelinin (POS Masraflarının) ve varsa bankanın ödemeyi zamana yaymasından kaynaklanan nakit akışındaki gecikme nedeni ile uğranılan (paranın zaman değeri/faiz açısından oluşan) zararın toplamından oluşur. POS masrafları İşletmede Gider olarak kayıt altına alınır..

42 Takas Ürünlerin Durumu Eczacının eczacıya verdiği ürünlerde (Takas) verilen ürünlerin KDV si aynı ise başa baş olur ve KDV kimsede kalmaz. Oranlar farklı ise yüksek KDV li ürün kime verildi ise KDV onda kalır. Örn. A. B ye % 18 li ürünü B de A ya % 8 li aynı tutardaki ürünü versin arada faturalaşma olmadığı için % 10 KDV B de kalır. Bunun önüne fatura keserek (Takas Faturası) kolaylıkla geçilebilir haftalık periyotlar ile takip etmek en uygun yöntemdir. Takas yoluyla faturasız satış da zarar karşılıklıdır. herkes faturasını kesmediği mal üzerindeki KDV tutarı kadar zarar eder.

43 Yemek çeki ile yemek ödemesi yapmak Çalışana iş yerinde veya yemek çeki ile yemek verilmesi durumunda bu maliyetler ticari kazancın tespiti açısından doğrudan gider olarak dikkate alınır, Yemek çeki faturasındaki KDV den de yararlanılır. Bunun yerine ücretine eklenerek yapılan ödeme durumunda, ücret giderleri olarak ticari kazancın tespitinde indirim konusu yapılabilecek ancak Gelir Vergisi ve SSK açısından işletmemize maliyet oluşturacaktır. Ayrıca yemek çeki veriyorsak, çalışanlarımızla bu konuda muhatap olmayız, bizim yerimize şirket muhatap olur. Hizmet alınan yerlere ödemeyi zamana yayarak bizim paramızdan para kazanır.

44 Belgesiz Satışın Sonuçları Belgesiz satışlarda kısa vadede KDV maliyetimiz olmayacaktır, fakat uzun vadede eczane stokları açısından kaydi stok ve fiili stok farkı doğacaktır. Yüksek stok da kar marjını artırarak fazla kar çıkmasına ve fazla vergi yüküne yol açabilir. Belgesiz satışın gelir İdaresi tarafından tespiti ekonomik yıkıma yol açacak vergi ve cezalarla karşılaşmamıza sebebiyet verebilir.

45 E-Arşiv e- Arşiv Uygulaması Hakkında; 433 Seri Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-arşiv Uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır. e-arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.

46 İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler, en geç 1/1/2016 tarihine kadar e-arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır. Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) kapsamında faturalarını elektronik ortamda oluşturma ve muhafaza izni almış olan mükellefler, 1/4/2015 tarihinden geç olmamak üzere Başkanlığın kendilerine yazıyla bildireceği bir tarihe e-arşiv Uygulamasına geçmek zorundadırlar.

47 İşletmeler zorunluluk gerektiren koşulları taşımasalar da ihtiyari olarak e-arşiv uygulamasını kullanabilirler 1.adım Mali Mühür Başvurusu ; Mali Mühür Sertifikası ve e- Fatura Uygulamasına başvurmak için, adresinden başvuru linkine tıklanır ya damportal.kamusm.gov.tr/bp/mm.go adresine gidilir. Açılan sayfada ilgili alanları doldurarak başvuru gerçekleştirilir. Başvuru esnasında E-Fatura yöntemi seçilir. Portal yöntemini tercih edenler adresinden Elektronik faturalarını gelir idaresinin sistemine yükleyebilirler.

48 Entegratör firmayı tercih edenler ise Gelir İdaresi Başkanlığının yetkili kıldığı firmalarla anlaşma yapabilir. Bu entegratör firmalar aracılığı ile faturalarını gönderip alabilirler. İlave olarak Kabul, Red, İade gibi işlemlerini de yapabilirler. Başvuru neticesinde hem e-fatura hem de Mali Mühür Sertifikası kullanıcısı olursunuz

49 2.Adım Özel Entegratör Başvurusu; Elektronik Fatura yöntemi olarak özel entegratör seçildiyse, Entegratör firma ile bir sözleşme imzalanır. Mali Mühür sözleşme ile birlikte Entegratör firmaya gönderilir. Entegratör firma, Gelir İdaresi Başkanlığına firma adına E-Fatura süreçlerini yapacağını beyan eder ve firmanın mali mührünü firmaya iade eder. Firma Mali Mühürü ile E-Defter işlemlerini uygulamaya devam eder. Entegratör firma olarak İşNet firması tercih edildiyse adresinden firma ile irtibata geçilebilir.

50 e-fatura Hakkında E- Fatura kullanma zorunluluğu ve sorumluluklar 397 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile düzenlenmiştir. Yıllar itibariyle belirtilen limitleri aşan ciro tutarlarına erişen mükellefler e- defter ve e-fatura uygulamasına geçer. 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflere ilave olarak aşağıda sayılan mükelleflere elektronik defter tutma ve e-fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir.

51 Elektronik Defter ve Elektronik Fatura Kullanma Zorunluluğu Getirilen Mükellefler a) 2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler. Örnek 1: (A) 2015 hesap dönemi sonu itibarıyla 10 Milyon TL brüt satış hasılatını aşmıştır. Bu durumda (A) 'nın 31/12/2016 tarihine kadar (bu tarih dahil) gerekli başvuruları yapıp hazırlıklarını tamamlayarak 1/1/2017 tarihinden itibaren elektronik defter tutmak ve e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır.

52 TEŞEKKÜRLER...