İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ ZAMAN YÖNETİMİ YAŞAMA GÜZEL BİR PENCEREDEN BAKMAK PROF. DR. NİLÜFER PEMBECİOĞLU

Transkript

1 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ ZAMAN YÖNETİMİ YAŞAMA GÜZEL BİR PENCEREDEN BAKMAK PROF. DR. NİLÜFER PEMBECİOĞLU

2 İçindekiler Zaman Önemlidir Zaman Nedir? Hangi Alana Daha Fazla Zaman Ayırmalı? Zaman Bir Değerler Dizgesidir Zaman Yönetimi Nedir? Zaman Yönetimin Neden Gereklidir? Zamanla Yarışıyor Musunuz? Zaman Kavramı Zamanın Dönüşümü Zaman = Başarı mı? Zaman Yönetimi Bireyseldir Zaman Yönetimi Kurumsaldır Zaman Yönetimi Toplumsaldır Zaman Yeniden Yaşanabilir Zamanı Yönetebilmek Etkin Zaman Yönetimi Etkin Zaman Yönetiminin Engelleri Zamanın Dönüşebilmesi Gerekli 1

3 Zaman Önemlidir! Zamanınız Çalındığında Ne Kadar Sinirlenirsiniz? Ne Yaparsınız? Karşınızdakini cezalandırır mısınız? 2

4 ÇOCUKKEN İSTEDİĞİNİZ ÜÇ ŞEY ŞU ANDA İSTEDİĞİNİZ ÜÇ ŞEY YAKIN GELECEKTE İSTEDİĞİNİZ ÜÇ ŞEY

5 Yalnızca Birini Seçmeniz Gerekseydi OKUMAK YAZMAK DİNLEMEK KONUŞMAK İZLEMEK 4

6 Hangi Alana Daha Fazla Zaman Ayırmalı? Erdem, Yaratıcılık, Doğallık, Sorun Çözme, Önyargısız olma, Gerçeklerin Kabulü, Yardım Etme, Kendini Gerçekleştirme Kendine Saygı, Güven, Başarı, Diğerlerinin Saygısını görme, Başkalarına Saygı Arkadaşlık, Aile, Cinsel Yakınlık, Kabul görme Beden, Barınma, İş, Kaynak, Etik, Aile, Sağlık, Mülkiyet Güvenliği Nefes, Besin, Fiziksel, Uyku, Denge, Sindirim, Dolaşım 5

7 ZAMAN NEDİR Zaman bir değerler dizgesidir. Zaman yaşamımızda hangi değerin bir diğerinden daha üstün olduğuna, neden, hangi şartlarda ve ne kadar daha değerli değersiz olduğuna karar verme biçimini ifade eder. Zaman; yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır. Başarılı insanların bizden daha fazla zamanı yoktur, bu kişiler zamanı etkili kullandıkları için başarılıdırlar. Zaman diğer kaynaklardan farklı olarak; alınıp satılamaz, biriktirilemez, başkasına aktarılamaz, depolanamaz, üretilemez, çoğaltılamaz ve değiştirilemez. Ancak zaman tasarruflu kullanılabilir. 6

8 ZAMAN NEDİR Zaman, bekleyen için çok yavaş, korkan için çok hızlı, yas tutan için çok uzun, keyif alan için çok kısadır. Ama sevmeyi bilene zaman sonsuzluktur. HENRY VAN DYKE Hiçbir şey için zaman bulamazsın. Zaman istiyorsan, onu yaratmalısın. CHARLES BIXTON Zamanı iyi kullanmak valiz toplamaya benzer. İşin sırrı, küçük yerlere küçük şeyler sığdırmayı başarabilmektir. SIR HENRY HADDOW 7

9 ZAMAN NEDİR Sokrates Öğretmenlere der ki, öğrencilerinize bir şey öğretmeyin. Onların düşünmesini sağlayın. Çünkü onlar düşünmeye başlarsa, zaten kendi çabalarıyla öğrenirler. Bir çaba sonucu öğrenilen bilgi, en kalıcı bilgi olur. Asla silinmez. Zaman büyük bir öğretmendir ne yazık ki bütün öğrencilerini öldürür CURT GOERTZ Hissettiğimiz her şey zamana dairdir. Hayatın bütün güzelliklerine şekil veren zamandır. PETER SHAFFER 8

10 ZAMAN BİR DEĞERLER DİZGESİDİR 9

11 ZAMAN SEÇİM YAPMAK DEMEKTİR 10

12 ZAMAN YÖNETİMİ NEDİR Zaman Yönetimi zamanın AMAÇLAR SORUMLULUKLAR ZEVKLER HOBİLER arasında dengeli bir biçimde paylaştırılması, ÖZEL YAŞAM SOSYAL YAŞAM AİLE YAŞAMI İŞ YAŞAMI ile ilgili etkinliklerin etkili ve verimli bir biçimde planlanması ve gerçekleştirilmesi demektir. 11

13 NEDEN ZAMAN YÖNETİMİ VERİMLİLİK HEDEFLERE ULAŞMA KARİYER GELİŞİMİ BAŞARI 12

14 ZAMAN ACIMASIZDIR Zamanı yönetmek her zaman mümkün değildir. Zaman acımasızdır ve mutlaka intikam alır. 13

15 ZAMANLA YARIŞIYOR MUSUNUZ? 14

16 ZAMAN KAVRAMI HER SAAT BAŞKA BİR ZAMAN GÖSTERİR Salvador Dali Belleğin Azmi Sürrealizm Düşle Gerçek Arasında Biraz Romantik Biraz Nostaljik Biraz Distopik Biraz Eklektik 15

17 ZAMAN KAVRAMI GERÇEK ZAMAN PSİKOLOJİK ZAMAN BİYOLOJİK ZAMAN YÖNETSEL ZAMAN KENDİ ZAMANINI YÖNETMEK BAŞKASININ ZAMANINI YÖNETMEK 16

18 ZAMAN KAVRAMI GERÇEK ZAMAN Objektif zaman denilebilir. Saatin gösterdiği zaman. Değişmez ölçütlerle herkes tarafından aynı şekilde ölçülebilir 17

19 ZAMAN KAVRAMI PSİKOLOJİK ZAMAN Subjektif zaman da denilebilir. Kişiden kişiye değişebilir Hissedilen zaman 18

20 ZAMAN KAVRAMI BİYOLOJİK ZAMAN Alışkanlıklara göre kurulur, düzenlenebilir Yaşanan coğrafya, iklim, yaşam stresi biyolojik zamanı değiştirebilir Biyolojik zaman bizi yönetir Uyuma uyanma saatlerinin düzenlenmesi, yeme içme zamanlaması İçimizdeki zaman 19

21 ZAMAN KAVRAMI YÖNETSEL ZAMAN Kendi zamanımızın dışında birlikte zaman geçirdiğimiz kişiler Birden fazla kişinin ortak zamanı Belli bir amaç / hedef çerçevesinde adanmışlık Planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon, denetim, yönetim Sürdürülebilirlik 20

22 Zamanın Dönüşümü Zaman Zaman içinde Eriyip Gider 21

23 SİZE İSTEDİĞİNİZ KADAR ZAMAN 22

24 ZAMAN = BAŞARI MI? BAŞARI NEDİR? Köylü bir delikanlı genç dünyanın en büyük alışveriş merkezine İş başvurusu yaptı Dünyanın bu en büyük mağazasında herşey satılmaktaydı. Personel müdürü gence; Daha önce hiç satıcılık yaptın mı? Evet, köyümde bu işi yaptım. Personel müdürünün gözü çocuğu tuttu. İyi, yarın başlıyorsun dedi. Akşam ilk günü değerlendiririz. Ertesi akşam Personel müdürü, çocuğu karşısına aldı. Evet, bugün kaç satış yaptın? diye sordu. Bir. Ne bir mi? Öteki arkadaşların otuzdan fazla satış yaptılar. Sen nasıl yalnızca bir satış yapabilirsin? Kaç dolar tuttu peki? 320 bin dolar Personel müdürü şaşırdı ve bunu nasıl becerebildiğini sordu. Adama önce küçük boy bir olta, sonra orta boy bir olta ve daha sonra da büyük bir olta sattım. Dedi genç satıcı. Adama nerede balık tutacağını sordum, Kıyıda deyince bir tekneye gereksinimin olduğunu söyledim. Tekne bölümüne indik ve çift motorlu yelkenli lüks bir yat sattım. Vosvosuyla bunu çekemeyeceğini belirtince de son model bir 4 4 cip sattım. Personel müdürü kendinden geçti: Ne diyorsun, tüm bunları bir küçük olta almaya gelen adama mı sattın? Çocuk yanıtladı: Yoo, aslında eşinin migreni tutmuş, buraya ilaç almaya gelmişti dedi. Hafta sonunun mahvolduğunu görünce adama bunu açık açık söyledim ve balığa gitmesini önerdim. 23

25 ZAMAN YÖNETİMİ BİREYSELDİR ZAMAN kavramı bireysel bir kavramdır Dolayısıyla, zaman kimseye ait değildir, her bireyin kendine aittir. Bireyler bedensel, zihinsel, duygusal yapıları, ilgileri ve yetenekleri ile birbirlerinden farklıdır. Bir bireyin severek, isteyerek ve kolaylıkla yaptığı bir eylemi bir başkası istemeyerek ve zorlanarak gerçekleştirebilir. Bu yüzden aynı eylemin gerçekleştirilmesi kimi insan için az, kimisi için ise çok zaman alabilir. Bu yüzden, algıların, kavramların gelişmesi ve devinimi için her bir bireyin zamanını kendi ilgi, gereksinim ve hızına göre ayarlaması durumu ortaya çıkabilir. Bunun anlayışla karşılanması gereklidir. 24

26 ZAMAN YÖNETİMİ KURUMSALDIR Çalıştığınız iş yerin ZAMANın nasıl geçeceği, neye dönüştürüleceği konusunda bir kavram alanı sunar. Eğer bu kavram alanı sizin bireysel seçimlerinize, karakterinize, değerlerinize uymuyorsa, o kurum ve o iş size göre değildir. Belli kurumsal kültürlerin farklı dengeleri ve dinamikleri vardır, buna uyum sağlayacak şekilde esnek bireyler ve yönetim biçimleri gerekir. Geç kalana nasıl bir yaptırım uygulandığı, zamanında yetişemeyen işler için nasıl değerlendirmeler yapıldığı, zamanı iyi kullananlar için nasıl bir takdir kullanıldığı önemlidir. 25

27 ZAMAN YÖNETİMİ TOPLUMSALDIR ZAMAN kavramı toplumsal bir kavramdır Toplumların kendilerine ait zaman geçirme biçimleri ve bilindik eylemleri, ritüelleri vardır. Belli kültürlerde ya da kültürün farklı katmanlarında günlük zaman dilimlerinin nasıl değerlendirileceği, yıllık zaman dilimlerinde neler yapılacağı son derece önemlidir. Farklı mevsimlerde farklı işlerle uğraşılması gerekebilir. (Hasat, düğün) 26

28 ZAMAN YENİDEN YAŞANABİLİR ZAMAN kavramı belleğimizde oluşturduğumuz bir kavram olduğu için, aynı zaman dilimini dilediğimiz kez yineleme olanağımız da vardır. Zamanın farklı bir bölümüne geri dönüp neyi yanlış ya da farklı yaptığımızı yeniden değerlendirebiliriz. Zamanın belli bir noktasında ne düşünüp ne hissettiğimizi yaşam boyu anımsayabiliriz. Zamanın belli bir biçimde neleri değiştirdiğini üzerinden ancak zaman geçtikten sonra farkedebiliriz. Zamanda ileri gidip olasılıkları görebilmek de olasıdır. Böylelikle riskleri, olumsuzlukları da önceden görüp önlem alabiliriz. 27

29 ZAMANI YÖNETİRKEN Yapılmasını düşlediğim x x x x x x x x x X Yapılmasını istediğim x x x x x x x x X Yapmak istediğim x x x x x x x X Yapılması gereken x x x x x x X Yapılabilecek olan x x x x x X Yapabileceğimi düşündüğüm x x x x X Yapabileceğim x x x X Yapılmasına izin verilen x x X Yapmama izin verilen x X Yaptığım X 28

30 ZAMAN YENİDEN YAŞANABİLİR İçinde olduğumuz anı, bugünü en iyi en doğru şekilde değerlendirebiliyorsak, en doğrusunu yapıyoruz demektir. Geçmişin üzüntülerini duymanın, gelecek endişesi ile hayatı zehir etmenin anlamı yoktur. En değerli zaman şu andır! 29

31 ZAMANI YÖNETEBİLMEK Zaman kavramı özellikle sanayileşme sonrası toplumların temel basamaklarından biri haline gelmiştir. Zaman = PARA Zaman = KAR Zaman = VERİMLİLİK Olarak görülmeye başlanmıştır. 30

32 ZAMANI YÖNETİRKEN 31

33 ETKİN ZAMAN YÖNETİMİ Zamanınızı nasıl geçirdiğinizle ilgili ayrıntılı bir günlük çıkarın Önceliklerinizi belirleyin Ziyaretleri düzenleyin Çalışma sisteminize göre etkili bir masa düzeni oluşturun Gerekmedikçe toplantı düzenlemeyin Hayır demesini bilin Zor ve sevimsiz işleri öncelikle bitirin Mükemmeliyetçilikten kaçının Yorucu ve zor işleri sabah saatlerinde yapın İş yaparken konsantre olun İşinize olduğu kadar, kendinize ve ailenize de zaman ayırın Mutlaka kendinize zaman ayırın ve formda kalabilmek için keyifli zaman geçirin 32

34 ETKİN ZAMAN YÖNETİMİNİN ENGELLERİ Acelecilik ve kararsızlık Telefonun / Medyanın Kötü Kullanımı / Gereksiz Aşırı İletişim Ayrıntılarla uğraşıp büyük resmi görememek Planlanmamış zaman kullanımları / Ani ziyaretler / Arkadaşlık Önceliklerin belirlenmemiş olması Hedeflerin belirsizliği Ekip çalışmasındaki eksikler Yetersiz ve gereksiz toplantılar Dağınık yerleşim ve masa düzeni Hayır diyememek Her şeyi okumaya çalışmak ve hızlı okumayı bilmemek Delege etme kaygısı 33

35 ZAMANIN DÖNÜŞEBİLMESİ GEREKLİ Zaman akıp giden bir niteliğe sahip. Zamanı dönüştürüp kendimize katabilmeliyiz. Bir eylem, bir beceri, bir duygu, bir ürün olarak bize geri dönmediği sürece zaman kaybedilmiş demektir. Zamanın bizi dönüştürmesine izin verebiliriz Zamanın bizi dönüştürmesine izin vermeyebiliriz Neyin değişip neyin değişmeyeceğine karar vermek bizim elimizde Zamanı yönetmek bizim elimizde Ömrünüzün sonuna geldiğinizde zamanınızı nasıl geçirmiş olduğunuzu görmek istersiniz? 34

36 ZAMANIN DÖNÜŞEBİLMESİ GEREKLİ Sıradan İnsanlar Düşünür ve Bunun Ancak Bir Kısmını Eyleme Dönüştürebilir İz Bırakanlar Düşüncelerini Eyleme ya da Ürüne Dönüştürebilen İnsanlardır 35

37 ZAMANIN DÖNÜŞEBİLMESİ GEREKLİ Zamanla Sınırlı Mıyız? Sosyal Gelişim Özgüven Bellek Görsel Algılama Çözüm Yöntemi Geliştirme ve Kullanma Dikkat Yoğunlaştırma Parça Bütün İlişkisi Kurma Çözümleme Analiz Etme Tasarlama Dil Gelişimi ve Dil Kullanımı Zihinde Canlandırma İnce Motor Becerileri Strateji Düşünme Öngörme 36

38 ZAMANIN DÖNÜŞEBİLMESİ GEREKLİ Bana Karşı Ben Tek Kişilik Yarış Başkalarına Karşı Ben Oyun/Rekabet Başkalarına Karşı Biz - Üstünlük 37

39 TEŞEKKÜRLER 38

40 39