ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ Arş. İsmail Ünlü

Transkript

1 ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ Arş. İsmail Ünlü Zaman; hayattaki en acımasız, en katı elementtir. Chaplin Tyler Hepimiz, günü bitirip de hiçbir şey yapmadığımız hissine kapılmanın ne demek olduğunu biliriz. Oysa ki işimizin başındayken, işlerin yetişmeyeceği telaşının yanında, neredeyse nefes alacak vaktimiz dahi yoktu (Allen; 1999; 35). Zamanın yeterli olmadığı hissine kapılmak tedirgin edici bir durumdur. Aslında hepimizin sahip olduğu zaman aynıdır. Hepimiz güne aynı yirmi dört saatle başlarız. Ancak öyle bir olgudur ki; kullanılmadan önce ve kullanıldıktan sonra hiçbir değeri yoktur (Mackenzie; 1989; 13). Missouri Gazetecilik Okulu eski dekanı Walter Williams öğrencilerine şöyle söylemiştir: Hepimizin eşit olarak sahip olduğu bir tek şey vardır: Zaman! Bundan dolayıdır ki zaman sorunun kendisini teşkil etmez. Sorun onu etkili ve verimli kullanamayan bizlerde (Joseph;1992; 7)... Başka bir deyişle, sorun ne kadar zamanımız olduğunda değil, sahip olduğumuz zaman içerisinde neler yaptığımızdadır. Zaman son derece değerli, eşsiz bir kaynaktır. Ancak para gibi biriktirilemez, hammadde gibi depolanamaz.öyle yada böyle onu harcamak zorundayız. Bir makine gibi onu durdurup başlatamayız. Fakat onu nasıl harcayacağımıza karar verebiliriz. Diğer kaynaklar gibi, zaman da efektif olarak kullanılabilir yada boşa harcanabilir. Peter Drucker ın dediği gibi; Zaman en az bulunan kaynaktır. Eğer o doğru yönetilemiyorsa, hiçbir şey yönetilmiş sayılmaz. (Mackenzie;1989; 14) 1. ZAMAN KAVRAMI VE ÖNEMİ Zaman kavramı, bir eylemin geçtiği süredir. Bir başka deyişle, eylem yoksa zaman da yoktur. Bir an için yeryüzünde ve evrende hareket halinde olan her şeyin durduğu düşünülürse, böyle statik bir ortamda zaman olgusundan söz edilemez (Sabuncuoğlu ve Tüz; 1995; 191). Zaman kantitatifleştirilmiştir ve zamanın yerini alabilecek ikame bir mal bulunamamıştır. Zaman, dünden bu güne gelen ve yarına giden, sürekli, geri dönmeyen, tek yönlü akıştır (Şimşek;1996; 114) Her şeyden önce saatin gösterdiği zamanla hissedilen zaman birbirinden farklı şetlerdir. Bazen bir kaç dakikayı bitmez-tükenmez bir uzunlukta hissederken, bir başka zaman birkaç saatin bir saniye gibi kısa bir sürede geçiverdiğini görürüz (Sabuncuoğlu ve Tüz; 1995; 192). Bu duruma Albert Einstein, İzafiyet (görelilik) Teorisi nde değinmiştir. Toriye göre; bir gözlemci için iki olay eş zamanlı gözükürken, farklı ortamlarda farklı hızlarda hareket eden gözlemciler için bu iki olay eş zamanlı gözükmeyebilir (Ana Britanica; 1988; 605). Bir karşılaştırma sisteminde,

2 farklı yerlerde aynı anda oluşan iki olay, farklı karşılaştırma sistemlerinde aynı anda oluşmaz (Büyük Larousseİ; 19992; 4693). Literatürde zaman, algılanma durumlarına göre sınıflara ayrılmıştır. Buna göre zaman çeşitleri şunlardır ( Sabuncuoğlu ve Tüz, 1995, 193; Şimşek, 1996, 115); - Gerçek Zaman: Objektif zaman olarak da adlandırılır. Saatin gösterdiği zamandır. Bu zaman izlenebilir bazı değişmelerle ölçülebilir. Yıldızların hareketi, dünyanın dönmesi gibi düzenli olarak izlenen bazı fiziksel olaylar; veya bir saatin çalışması gibi suni olarak yapılan bazı düzenli hareketler esas alınır. - Psikolojik Zaman: Subjektif zaman da denir. Hissedilen zamandır. Saatin neyi gösterdiğine bakılmaksızın bir olayda geçen süreyi kısa veya uzun hisseder ve buna göre kısa veya uzun süre diye karar veririz. Saat zamanı çok kesin birimlerle ölçülürken, subjektif zamanın anlaşılması güçtür. - Biyolojik Zaman: Yaşayan tüm varlıkların kurulu bir biyolojik saate sahip olduğu görülür. Biyolojik saat, alışkanlıklara göre kurulur. Çoğu zaman uyanmak için kurduğumuz saatin alarmı çalmadan biraz önce uyanırız. Bir biyolojik saat, bize kalkma zamanının geldiğini söylemiştir. Biz derece derece uyuma ve uyanma saatlerini değiştirirsek, biyolojik saatte yeni proğrama kendisini ayarlayacaktır. - Yönetsel Zaman: Yönetsel zaman, birden çok insanı bir araya getirebilecek nitelikteki bir amaç belirlemesi ile bu amaca ulaşmak için yerine getirilen planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon, denetim ve yönetici eğitimi faaliyetlerinin gerektirdiği işgören ve makine zamanı toplamıdır. 2. ZAMAN TUZAĞI Sorunlarımızın benzersiz olduğuna inanma eğilimi hepimizde vardır. Oysa, hemen hemen her ülkede, her şirkette ve yönetimin her düzeyinde zamanla ilgili sorunlar arasında çarpıcı benzerlikler vardır. Zaman kaybına neden olan belli başlı öğeleri belirtmeleri istendiğinde çoğu yönetici önce telefon, toplantı, ziyaretçi, erteleme gibi dış kaynak ve nedenleri sayar. Oysa zaman yönetiminin sorunları ve kuralları tartışıldıktan sonra ortaya yeni bir neden çıkar: İçimizdeki düşman! Önceliklerin eksikliği, yetki devrinin olmayışı, sürüncemede bırakmada, plansızlık ve benzerleri... (Mackenzie, 1989, 18) Yönetim verimini zaman açısından olumsuz etkileyen, zaman tuzağı denilen etmenler incelendiğinde ön plana çıkanlar şunlardır (Şimşek, 1996, 116); - Acelecilik vekararsızlık. - Telefonun kötü kullanımı.

3 - Ayrıntılarla uğraşma. - Planlanmamış ve ani ziyaretler. - Öncelikleri blirlememek. - Hedeflerin belirsizliği. - Yetersiz ve yeteneksiz personel. - Verimsiz ve gereksiz toplantılar. - Dağınık masa düzeni. - Yarım bırakılan işler. - Hayır diyememek. - Herşeyi okumaya çalışmak ve hızlı okumayı bilmemek. - Aşıtrı iletişim. - Yetki devrinden kaçınma ve detaylara uğraşma. Randall (1997, 122), zaman tuzağına yakalanmış, kendini işine kurban etmeye hazır, tek adam olduğuna inanan yöneticiyi tanıma yollarını şöyle tanımlıyor; Böyle biri, kendisini ıstırap ve acıya adamış, feragat etmesi gerektiğine inanan, sorumluluklarını bilen bir kişiliğe sahiptir. Onu üstü kalabalık masasından (çok işi olduğu için düzenlemeye vakit bulamaz), sekreteri tarafından getirilen ve alelacele yenen sandviçlerden, eve geç geldiğinde karısına baştan savarcasına gülümseyip sabırsızlıkla Yemek neden hazır değil? diye soruşundan (önemli kişiler bekletilmemelidir), on beş yıldır yapılmayan tatilden, acil seyahatlere panik halinde çıkmasından ve işlerini zamanında bitirememesinden tanıyabilirsiniz. 3. ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ İşleri halletmek asil bir sanattır, ama bunun yanında işleri yarım bırakmak da asil bir sanattır. Hayatın hikmeti, önemsiz olanları bertaraf etmekte yatar! Çin Atasözü Dünyanın en yoğun insanlarından bazıları, yalnız yüksek kariyerlerini geliştirmekle kalmazlar, aynı zamanda iş dışı faaliyetlere de zaman ayırabilirler. Peki sırları nedir? Yanıt, yapılması gereken işin en kısa zaman da ve en az çabayla nasıl yapılacağını öğrenmektir. Böylece daha fazla değil, daha zekice çalışmış oluruz (Joseph, 1992, 6). Ancak zamana hükmetmek, güçlü olmayı gerektirir. Telefon gibi bir diktatöre, üstü kalabalık bir masaya ve bitip tükenmeyen ziyaretçilere esir olmuşsanız; üstelik bunları yöneticinin yaşam biçimi olarak kabul ediyorsanız bu, yapılacak pek bir şey yok demektir (Mackenzie, 1989, 9). Literatürde zamana yenik düşmemize neden olan etkenleri ortadan kaldırmamızda, başka bir deyişle zamana hükmetmemizde bize yardımcı olabileceği düşünülen birçok faktör mevcuttur. Etkin zaman yönetimi için gerekli görülen bazı etmenler şunlardır (Joseph, 1992; Mackenzie, 1989; Allan, 1999);

4 4. SONUÇ - Zamanınızı nasıl geçirdiğinizle ilgili çok ayrıntılı bir günlük çıkarın. - Önceliklerinizi belirleyin. - Ziyaretleri düzenleyin. - Telefonun size hakim olmasına izin vermeyin. - Çalışma sisteminize göre etkili bir masa düzeni oluşturun. - Gerekmedikçe toplantı düzenlemeyin. - Hayır demesini bilin. - Dinlenmek için zaman ayırın. - Zor ve sevimsiz işleri öncelikle bitirin. - Mükemmelcilikten kaçının. - Televizyonun esiri olmayın. - Yorucu ve zor işleri sabah saatlerinde yapın. - Gelecekte yararlı olabilecek bir kitabı, şimdi okumayın. - İşte değişiklik arayın. - İş yaparken konsantre olun. - İşinize olduğu kadar, kendinize ve ailenize de zaman ayırın. - Yıllık tatillerinizi işletmeye hediye etmeyin; formda kalabilmek için tatile her zaman ihtiyacınız vardır. Sonuç olarak diyebiliriz ki; sahip olduğumuz zamanı verimli bir şekilde kullanıp kullanmamak büyük ölçüde bizim elimizdedir. Zamanı bir yerde durdurmak ve tekrar başlatmak gibi bir lükse sahip değiliz. Öyle ise yapmamız gereken, bu durduramadığımız ve akıp giden zamanı, kendimiz ve içinde faaliyet gösterdiğimiz organizasyonumuz için en faydalı ve en optimum şekilde değerlendirmektir. Bunu başarabilmek için ilk önce hayatımızdaki zaman tuzaklarını tesbit etmeliyiz. Ancak bu zaman tuızaklarıyla mücadele etmek ve zamanın bizi değil, bizim zamanı yönetmemiz büyük bir irade ve kararlılık gerektirir. Kararlılık göstermek, zaman yönetiminin en önemli aşamasıdır. Sonraki aşamada, zamanımızı nasıl kullandığımızı gözlemlemeli; gözlemlerimizi, zamanımızı nasıl değerlendirmemiz gerektiği ile ilgili öngörülerimizle ve amaçlarımıza uygunluğu ile karşılaştırmalıyız. Son olarak, karşılaştırmalarımız sonucu elde ettiğimiz veriler doğrultusunda, değiştirilmesi gereken alışkanlık ve davranışlarımızı değiştirerek, amaçlarımızıgöz önünde bulundurarak oluşturacağımız plan doğrultusunda, zaman tuzaklarına dikkat ederek iş yaşamımızı etkinleştirmeliyiz. Ray Joseph in dediği gibi: Harcayacak zamanınız olduğu sürece, bunu daha akılcı kullanmak için asla geç değildir...

5 KAYNAKÇA ALLAN, JANE; Zaman Yönetimi; Hayat Yayınları; İstanbul, JOSEPH, Ray; Zaman Yönetimi; Epsilomn Yayıncılık; İstanbul, MACKENZİE, R. Alec; Zaman Tuzağı; İlgi Yayıncılık; İstanbul, RANDALL, Clarence; Bir Yöneticiden Tavsiyeler; Çağ Yayıncılık; İstanbul, SABUNCUOĞLU, Zeyyat ve Melek TÜZ; Örgütsel Psikoloji; Ezgi KitapeviYayınları; İstanbul, ŞİMŞEK, M. Şerif; Yönetim ve Organizasyon; Damla Matbaacılık; Konya, 1996.