ORGANİZASYON EL KİTABI DOKÜMAN NO : GT.01 - GT.11

Transkript

1 ORGANİZASYON EL KİTABI DOKÜMAN NO : GT.01 - GT.11

2 Doküman No EK.OEK.01 ORGANİZASYON ŞEMASI Yayın Tarihi Revizyon No 02 RevizyonTarihi MESLEK KOMİTELERİ MECLİS DİSİPLİN KURULU YÖNETİM KURULU GENEL SEKRETER KALİTE BİRİMİ BASIN YAYIN DANIŞMANI DIŞ TİCARET DANIŞMANI GENEL SEKRETER YARDIMCISI HUKUK DANIŞMANI KADIN GİRİŞİMCİLER ÇALIŞMA GRUBU TİCARET SİCİL MÜDÜRLÜĞÜ BİLGİ İŞLEM BİRİMİ MUHASEBE BİRİMİ SANAYİ VE DIŞ TİCARET BİRİMİ ODA SİCİL BİRİMİ ARAŞTIRMA VE İSTATİSTİK BİRİMİ MUAMELAT BİRİMİ YARDIMCI HİZMETLER BİRİMİ Hazırlayan Onaylayan Kalite Yönetim Temsilcisi Yönetim Kurulu Başkanı

3 Dok.No GT.01 Rev.Tarihi Rev.No 01 BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM Kalite Politikası ve Kalite Hedeflerinin belirlenmesi doğrultusunda yol göstericidir. 2. Oda Yönetim Kurulunu sevk ve idare etmek, Yönetim kurulu toplantılarını yönetmek, 3. Oda Yönetim kurulu toplantısının gündemini hazırlamak, toplantı günleri ve saatlerini tespit etmek, 4. Oda Yönetim Kurulu Üyelerini toplantıya davet etmek, 5. Oda Yönetim Kurulu toplantı tutanaklarının düzenli olarak tutulmasını sağlamak, 6. Oda Yönetim Kurulunca alınan kararların uygulanmasını kontrol ve takip etmek, 7. Yönetim Kurulunca görüşülen Oda bütçesini Meclis Başkanına havale etmek, 8. Yönetim Kurulu Başkanının bulunmadığı durumlarda Yönetim Kurulu Başkan Yardımcıları sıra ile Yönetim Kuruluna başkanlık eder.bu sıra en yaşlı Başkan Yardımcısından başlamak üzere yapılır.yönetim Kurulu Başkanına ait bütün görevleri yaparlar ve yetkilerini kullanırlar, 9. Oda Muamelat Yönetmeliğinin 25.maddesi gereği toplantılara katılmayıp görevi sona erenlere ve yedek üyenin çağrılmasında Yönetim Kurulu Başkanınca yazılacak bir yazı ile personel vasıtasıyla bildirim yapmak, 10. Resmi veya özel toplantılarda, devlet, vilayet veya diğer resmi kuruluşlarca düzenlenen toplantı, tören ve davetlerde Odayı protokolde temsil etmek. Bu göreve atanacakların yeterlilikleri Organ seçimleri hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

4 Dok.No GT.02 Rev.Tarihi Rev.No 02 GENEL SEKRETERLİK BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM YÖNETİM KURULU GENEL SEKRETER YETKİ VE SORUMLULUK 1. Odanın hizmetlerinin genel politikalara ve mevzuata uygun olarak yapılması, oda meclisi ve yönetim kurulu tarafından verilen görevlerin yerine getirmek. 2. Odanın faaliyetlerini etkileyebilecek politik, ekonomik ve sosyal gelişmelerin izlenmesi, yönetim kurulunun onayı ile gerekli tedbirlerin alınmasının sağlamak. 3. Oda faaliyetlerinin etkinliği ve verimliliğin artırılması için yöntemler belirlenmesi, bu konulardaki prosedür değişikliklerinin gerçekleştirilmesinin sağlanılmak. 4. Oda organları ile yönetim kurulu arasında bilgi akışının ve değerlendirmelerin yapılmasının sağlamak. 5. Oda tarafından sunulmakta olan hizmetlerin ilgili tüm üyelere ulaştırılmasını ve kontrolünü gerçekleştirmek. 6. Üyelerin ihtiyaçlarını belirlemeye yönelik araştırmalar yaptırılması, araştırma sonuçlarının değerlendirilmesi, raporlanması ve yönetim kuruluna sunmak. 7. Üyelerin ve iş âleminin taleplerine cevap verecek, katma değere sahip bilgi ve danışmanlık hizmetlerinin belirlenmesi ve bu hizmetlerden üyelerin yararlanmalarının sağlamak. 8. Diğer kurumlardan istenen bilgi ve görüşlerin zamanında verilmesinin sağlanması, bu konuda yönetim kuruluna bilgi vermek suretiyle her türlü çalışma ve hazırlıkların düzenlenmek ve denetlemek. 9. Odanın faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında ilgili kurum ve kuruluşlarla koordinasyon içinde çalışılmasını sağlamak. 10. Odanın görevler dahilinde temsil edilmesi; oda üyeleri, devlet yetkilileri, resmi ve özel kurumlarla iyi ilişkiler geliştirilmesinin sağlamak. 11. Odanın politikaları, stratejileri ve hedefleri çerçevesinde, yönetimi altındaki faaliyetlere ilişkin uygulamaların izlemek ve geri bildirim yapılmasını sağlamak. 12. Genel sekreterliğin altındaki bağlı birimler tarafından yürütülen faaliyetlerin, kendi aralarında koordine ve entegre edilmelerini sağlamak. 13. Bağlı bölümlerin faaliyetlerini değerlendirebilecek ölçütlerin standartlarının oluşturulması, bu yolla değerlendirmelerin yapılarak faaliyetlerindeki gelişmelerin belirlenmesi, gerektiğinde yol gösterici veya düzeltici önlemler alınmasını sağlamak 14. Oda personelinin mesleki, teknik ve sosyal gelişimlerini sağlamak üzere eğitim ihtiyaçları araştırmalarının düzenli aralıklarla yaptırılması. Kurum içinde ve dışında hizmet içi eğitim programlarının hazırlanmasının ve uygulanmasını sağlanmak. 15. Değişen koşullara göre, odanın yeni personel gereksiniminin belirlenmesi. Onaylanan kadrolara ve belirlenen politikalara uygun olarak, organizasyonun çeşitli kademelerindeki personelin işe alınma, yer değiştirme, terfi, işten çıkarma, ödüllendirme, cezalandırma gibi işlemlerinin ilgili yöneticinin önerileri doğrultusunda incelenmesi, değerlendirilmesi ve bu konudaki önerilerin yönetim kuruluna sunmak. 16. Kalite yönetimi ile ilgili çalışmaların koordine edilmesi, yükümlülüklerin yerine getirilmesinin sağlamak ve sonuçlara göre yol göstermek sayılı Kanun ile kendisine verilen görevleri; işlerin yürütülme şekil ve usullerinin, temsil ile imza yetkilerinin belirtildiği ve işleyişe ilişkin esasların yer aldığı iç yönergesi (TOBB tarafından tarih ve sayı ile onaylı), TOBB Akreditasyon Kılavuzu ve İSO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri kriterlerine göre yerine getirmektedir. Bu göreve atanacakların yeterlilikleri Personel hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

5 Dok.No GT.03 Rev.Tarihi Rev.No 02 MUHASEBE BİRİMİ BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM GENEL SEKRETER MUHASEBE MÜDÜRÜ 1. Odanın yıllık gelir ve gider dengesinin sağlanması 2. Üye aidat ve munzam aidatlarının muhasebeleştirilmesi 3. Oda muhasebe kayıtlarının tutulması 4. Bütçe gelir ve giderlerine ilişkin evrakların hazırlanması 5. Bütçe dahilinde harcamaların kontrolünün sağlanması 6. Yıl sonu muhasebe verilerinin hazırlanması 7. Muhasebe ile ilgili yapılan işlemlerin kayıt edilmesi 8. Tahsilat, tediye ve mahsup işlemlerinin yürütülmesi ve bu işlemlerle ilgili evrak ve belgelerin temin edilerek yasal süreleri sonuna kadar saklanması 9. Banka ve diğer firmaların işlemlerinin takip edilmesi, gerektiğinde banka ve ilgili firmaların ekstrelerinin temin edilmesi ve gerekli mutabakatın sağlanması 10. Odanın mali birikimlerinin yönetim kurulu kararlarına göre çeşitli finansal araçlar kullanılarak değerlendirilmesi 11. Personelin maaş, ikramiye, fazla mesai, vergi iadesi gibi alacaklarını hesaplanması, sağlık ile ilgili faturalarının kontrol edilmesi ve ödenmesi, meclis ve yönetim kurulu ve diğer komisyon üyelerinin huzur haklarının, harcırah bordolarının tanzimi ve ödenmesi 12. Vezne işlemlerinin yürütülmesi yönetim kurulu tarafından belirlenen miktardan fazla paranın kasada bulundurulmamasının sağlanması,günlük alındı makbuzlarının günlük olarak muhasebe kayıtlarına işlenmesi,kasa defterinin tutulması 13. Vezne hesapların kontrol edilmesi 14. Odanın ihtiyaçlarına göre satın alma işlemlerinin yürütülmesi 15. Oda birimlerinin kaynak ve malzeme ihtiyaç taleplerinin tespiti 16. Üyelerin vergi matrahlarının Vergi dairesinden tespiti,tahakkuku.yıllık aidatların tahakkuku, üye aidatlarının tahsili için üyelere yapılan bildirimler,icra işlemlerinin yürütülmesi 17. Bina, demirbaş ve tesisatların kayıtlarının tutulması 18. Seçimler ile ilgili işlemlerin yürütülmesi 19. Hizmet binası ve kaloriferin denetimini sağlamak. 20. Rekabetin korunması işlemlerini yürütmek 21. İlçe alt komite işlemlerini yürütmek. 22. Hakem ve bilirkişi işlemlerini yürütmek sayılı Kanun ile kendisine verilen görevleri; işlerin yürütülme şekil ve usullerinin, temsil ile imza yetkilerinin belirtildiği ve işleyişe ilişkin esasların yer aldığı iç yönergesi (TOBB tarafından tarih ve sayı ile onaylı), TOBB Akreditasyon Kılavuzu ve İSO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri kriterlerine göre yerine getirmektedir. Bu göreve atanacakların yeterlilikleri Personel hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

6 Dok.No GT.04 Rev.Tarihi Rev.No 03 TİCARET SİCİL MÜDÜRLÜĞÜ BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM G.SEKRETER YRD. TİCARET SİCİL MÜDÜRÜ 1- Defter tasdik işlemleri. 2- Mahkeme yazışmalarını hazırlama ve imzalamaya yetkilidir. 3- Seçimlerle ilgili hususların yürütülmesi. 4- SGK belgeleri düzenlemek. 5- Hakiki ve hükmi şahısların kayıtlarının tescilinin yapılması 6- Hakiki ve hükmi şahıslara ait değişikliklerin tescilinin yapılması 7- Hakiki ve hükmi şahıslara ait değişikliklerin tescilinin kayıtlarının tutulması 8- Hakiki ve hükmi şahıslara ait değişikliklerin tescilini Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi 9- Şirket ortaklarının kuruluş ve kapanışlarda ilgili kurumlara bildirilmesi 10- Şirket kuruluşlarının bildirimlerinin ilgili kurumlara yapılması 11- Şirket yetkililerinin, istek dahilinde, tespitini yapmak ve belgelendirmek 12- Kayıtlı hakiki ve hükmi şahıslar ile ilgili diğer kurumlarla bilgilendirme yazışmaları yapmak. 13- Oda organ seçimleri ile ilgili işlemleri yürütmek. 14- Görevlerini Türk Ticaret Kanunu,Ticaret Sicil Nizamnamesi ve Harçlar Kanunu, TOBB Akreditasyon Kılavuzu ve İSO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri kriterlerine göre yerine getirmektedir. Bu göreve atanacakların yeterlilikleri Ticaret Sicili Tüzüğü hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

7 Dok.No GT.05 Rev.Tarihi Rev.No 02 ODA SİCİL BİRİMİ BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM G.SEKRETER YRD. ODA SİCİL MEMURU 1. Üyelerin sicil dosyalarının düzenlenmesi ve saklanması, sicil defterlerinin tutulması, üyelerin durumlarındaki değişikliklerin takip ve tespit edilerek usulüne göre defterlere işlenmesi 2. Üyelere ilişkin bilgilerin düzenli aralıklarla güncellenmesi 3. Üyelerin gruplandırılması ve derecelendirilmesi için her türlü hazırlık çalışmasının tamamlanması, bu konuda yönetim kurulunca alınan kararlara göre gerekli işlemlerin yapılması 4. Kayıtları veya borçları silinmesi gereken üyelerin tespitinin yapılması 5. Resmi ve özel kurumlara verilen hakiki/hükmi şahısların ticari bilgilerini içeren belgelerin düzenlenmesi Sayılı Kamu İhale Kanununun10. maddesi (g) bendinde yer alan yönetmelik gereğince, mesleki faaliyetten men olan üyelerin tespitinin yapılması Sayılı Kamu İhale Kanunu 53. maddesine göre çıkarılan yönetmeliklere göre,şirketlerin yerli sermayeden oluştuğunun tespitinin yapılması 8. Müracatta bulunan üyenin, devlet ihalelerinden yasaklı olup olmadığının tespitinin yapılması 9. Üyelerin vize talepleri için ticari durumlarının tespitinin yapılması 10. İhaleler için üyelerin ticari adresinin tespitinin yapılması 11. Odanın anlaşmalı olduğu bankalardan kredi talep başvurusu yapan üyelerin sicil bilgilerine ulaşılmasının sağlanması 12. Üyenin ticari durumunun(iflas/konkordato) tespitinin yapılması 13. Üyelerin istekleri dahilinde imzalarının teyidinin yapılması 14. Sosyal Güvenlik Kurumu na üyelerin ortaklık ve kayıt durumlarının bildirimi 15. Odamız üyelerinin ticari faaliyetlerini artırmak ve üyelerimiz arasındaki dayanışmayı sağlamak için belge düzenlenmesi 16. Üyelerin ihtiyaç duydukları, kefillik amacı ile düzenlenmiş bulunan, sicil kaydını gösterir belgenin hazırlanması 17. Bir emtia için, alıcı veya satıcının odaya başvurması üzerine bu emtia ile ilgili numunelerin vasıflarının, teknik özelliklerinin ortaya konulması 18. Sigortacılık faaliyetine yeni başlayan acentelerin başvurularının alınması 19. Yeni açılmış veya yer değiştirmiş, sigortacılık işleri ile uğraşan işletmelerin fiziki şartlarının kontrolü 20. Acentelerin değişen durumlarının TOBB a bildirilmesi 21. Sigortacılık mesleği ile ilgili değişen şartlar hakkında üyelerin bilgilendirilmesi 22. Üyelerin çalıştırmakta olduğu elemanlar için düzenlenen formlarda odamız üyesi olduğunun tespiti 23. Seçimler ile ilgili hususlarda yardımcı olmak 24. Tenzilatlı satışlar. 25. Tüketicinin korunması. 26. Çıraklık ve meslek eğitimle ilgili işleri yürütmek sayılı Kanun ile kendisine verilen görevleri; işlerin yürütülme şekil ve usullerinin, temsil ile imza yetkilerinin belirtildiği ve işleyişe ilişkin esasların yer aldığı iç yönergesi (TOBB tarafından tarih ve sayı ile onaylı), TOBB Akreditasyon Kılavuzu ve İSO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri kriterlerine göre yerine getirmektedir. YETERLİLİK Bu göreve atanacakların yeterlilikleri Personel hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

8 Dok.No GT.06 Rev.Tarihi Rev.No 02 MUAMELAT BİRİMİ BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM GENEL SEKRETER YARDIMCISI MUAMELAT MEMURU 1. Yönetim kurulu, hesapları inceleme komisyonu toplantıları için gerekli hazırlığın yapılması,karaların yazılması,imzalattırılması ve saklanmasının sağlanması 2. Meclis, meslek komiteleri, disiplin kurulu toplantıları için gerekli hazırlığın yapılması,karaların yazılması,imzalattırılması ve saklanmasının sağlanması 3. Meslek komiteleri toplantılarında raportörlük yapılması 4. Odaya gelen ve giden evrakın kaydına ilişkin giriş çıkış defterinin tutulması, ilgili yerlere dağıtımının yapılması ve arşivlenmesinin sağlanması 5. Adresinde bulunamayan üyelerin adreslerinin araştırılarak tespit edilmesinin sağlanması 6. Genel sekreterliğin emir ve talimatlarının ilgili servislere intikal ettirilmesi, gereğinin yapılıp yapılmadığının izlenilmesi sayılı Kanun ile kendisine verilen görevleri; işlerin yürütülme şekil ve usullerinin, temsil ile imza yetkilerinin belirtildiği ve işleyişe ilişkin esasların yer aldığı iç yönergesi (TOBB tarafından tarih ve sayı ile onaylı), TOBB Akreditasyon Kılavuzu ve İSO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri kriterlerine göre yerine getirmektedir. YETERLİLİK Bu göreve atanacakların yeterlilikleri Personel hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

9 Dok.No GT.07 Rev.Tarihi Rev.No 03 BİLGİ İŞLEM BİRİMİ BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM G.SEKRETER YRD. BİLGİ İŞLEM MEMURU 1- Yayınlar, toplantılar, basın bültenleri, üyelerimizi odanın politikalarından ve faaliyetlerinden sürekli olarak haberdar kılan haberleşme işlemlerinin yürütülmesi 2- Bölgenin iktisadi ve sınai durumu hakkındaki yıllık raporun tanzimi hususunda gerekli hazırlıkların yapılması 3- Ulaşılamayan üyelerin listesinin oluşturulması 4- Yönetim kurulu başkanının odayı temsilen katılacağı etkinliklerin protokol listesinin hazırlanması ve onay için genel sekretere sunulması, onay aldıktan sonra gereken davetlerin yapılması 5- Odanın domain name ve hosting hesaplarının takip edilmesi ve yenileme işlemlerinin yapılması 6- Güncel, ekonomik, sosyal ve kültürel raporlar hazırlanması 7- Web sitelerinin düzenli olarak güncellenmesi 8- Bilgi Edinme Kanunu işlemlerinin yürütülmesi 9- Spesifik konularda oluşturulmuş çalışma, danışmanlık ve görev gruplarının, komitelerin ve diğer danışma mekanizmalarının oda üyeleri ile yaptıkları çalışmaların kayıtlarının tutulması 10- Üyelerin yayınlanan duyurulardan veya yapılacak toplantılardan haberdar edilmesi 11- Mevcut veri bankasına erişim ve onun etkili kullanımının sağlanması 12- TOBB-Net projesi kapsamında programların güncelleştirilmesinin sağlanması 13- Oda bilgisayarlarının bakım ve onarımının yapılması, bilgisayarlarda bulunan bilgilerin muhafazasının sağlanması 14- Meclis, yönetim kurulu ve meslek komite üyelerinin bilgilerinin düzenli şekilde yenilenmesi 15- Odaya gelen kitap, gazete, dergi vs. yayınların genel sekreterin talimatına uygun olarak saklanması ve ilgili servislere iletilmesi 16- Odanın organ toplantılarının kayıt altına alınarak CD ye aktarılarak muhafazası 17- Düzenli aralıklarla sektörel nitelikli toplantıların düzenlenmesi ve toplantılara ilgili sektörde faaliyet gösteren tüm üyelerin davet edilmesi 18- Yerel ağ bağlantısı (LAN) sisteminin çalışmasının denetlenmesi ve olası ağ bağlantısı ya da internet erişimi problemlerinin giderilmesi 19- Yönetim kurulu başkanının randevularının düzenlenmesi ve kaydının tutulması 20- Yönetim kurulu başkanına katılacağı toplantılar ve buralarda odayı temsilen yapacağı konuşmalar için bilgi notları ve konuşma planı taslağının hazırlanması 21-Ulusal ve yerel basının sürekli takip edilerek, odanın ve yönetim kurulu başkanlığının etkinliklerinin basına yansımasının izlenmesi, yayınlananların yönetim kurulu başkanının bilgisine sunulması ve arşivlenmesi 22- Basın bildirilerinin hazırlanması 23- Oda ile ilgili haberlerin takibinin ve dosyalama işlemlerinin yapılması 24- Odanın, web sitesi ve üye katalogları da dahil olmak üzere, farklı haberleşme mekanizmalarını entegre eden, yazılı bir haberleşme stratejisinin oluşturulması ve uygulanması 25- İnsan hakları işlemlerini yürütmek sayılı Kanun ile kendisine verilen görevleri; işlerin yürütülme şekil ve usullerinin, temsil ile imza yetkilerinin belirtildiği ve işleyişe ilişkin esasların yer aldığı iç yönergesi (TOBB tarafından tarih ve sayı ile onaylı), TOBB Akreditasyon Kılavuzu ve İSO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri kriterlerine göre yerine getirmektedir. Bu göreve atanacakların yeterlilikleri Personel hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

10 Dok.No GT.08 Rev.Tarihi Rev.No 03 KALİTE BİRİMİ BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM G.SEKRETER 1- Kalite Politikası ve Kalite Hedeflerinin belirlenmesi doğrultusunda yol göstericidir. 2- TS-ISO 9001 standardına uygun olarak Kalite sisteminin kurulması, uygulanması ve devam ettirilmesini sağlamak. 3- Yürürlüğe giren dokümanların dağıtımı sağlar. 4- Yönetimin gözden geçirme toplantılarının yapılmasını sağlamak. 5- Eğitim alacak kişinin isimlerini tespit ederek zamanında eğitim alabilmelerini sağlamak. 6- Gerek yazılı gerek sözlü olmak üzere herhangi bir birime gelen şikayetler ile birimlerin isteklerinin tespit edilerek düzeltici ve önleyici faaliyetleri yapmak. 7- Sistem denetimi / değerlendirmeleri ile eksiklik ve zayıflıkları saptar, kalite geliştirici ve düzeltici çalışmalar başlatır, bu çalışmaları izler, sonuçlandırılmasını sağlar. 8- Bafratso yu kalite konusunda temsil eder, Toplam Kalite felsefesinin yaygınlaştırılması konusunda çalışmalar yapar. 9- Kaliteyi olumsuz yönde etkileyen sorunların ortadan kaldırılması için gerekli önlemleri belirleyerek üst yönetime sunar. 10- İç Kalite Tetkiklerinin etkin olarak uygulanmasını sağlar. 11- Gözden geçirme ve kalite sisteminin iyileştirilmesi amacıyla kalite sisteminin performansı konusunda gerektiğinde üst yönetime rapor verir. 12- Üye şikâyetlerinin izlenerek giderilmesi için bir sistem oluşturur, bunların düzenli olarak raporlanmasını sağlar. 13- Üye memnuniyeti araştırmalarını ve iyileştirme çalışmalarını izler. 14- Hazırladığı yıllık eğitim planında yer alan konularda ilgili eğitim toplantılarını organize eder kurum içinden veya kurum dışından eğitmenler bulur, eğitim faaliyetlerinin yıllık eğitim planı doğrultusunda işlemini sağlar. 15- Ticaret Odası personelinin tamamının tüm eğitimlerinin zamanında verilmesini sağlar. 16- Kalite hedeflerinin takibini yapar. 17- Meclise Sunulmak üzere yönetim kurulu tarafından hazırlanacak odanın bir yıl içindeki faaliyeti ve bölgesinin iktisadi ve sınai durumu hakkındaki yıllık raporun tanzimi hakkındaki gerekli hazırlıkları yapmak. ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi eğitimi almış, İnsan ilişkilerinde başarılı.

11 Dok.No GT.09 Rev.Tarihi Rev.No 03 İÇ HİZMETLER BİRİMİ BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM GENEL SEKRETER YRD. YARDIMCI HİZMETLER 1. Mesai saatlerinde oda binasını açık bulundurmak, Mesaiden evvel her türlü temizlik işlerini yapmak, 2. İç ve dış hizmetler. 3. Dosyalama işleri, Evrak getirip götürmek, oda tebligatlarını yapmak, 4. Fotokopi işleri. 5. Çay ocağı sorumluluğu ve hizmetleri. 6. Kalorifer dairesinin kontrolü. 7. Arşiv ve arşiv deposu tertibi, bakımı, ve demirbaşların muhafazası. 8. Mesai saati sonunda bütün personelin binayı terkini mütakip yangın, hırsızlık ve sair tehlikeler bakımından her türlü tedbiri almak.hizmet motorsikletini ve hizmet aracını şöför olarak kullanmak. 9. Oda Kütüphanesini tanzim ve muhafazasını sağlamak sayılı Kanun ile kendisine verilen görevleri; işlerin yürütülme şekil ve usullerinin, temsil ile imza yetkilerinin belirtildiği ve işleyişe ilişkin esasların yer aldığı iç yönergesi (TOBB tarafından tarih ve sayı ile onaylı), TOBB Akreditasyon Kılavuzu ve İSO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri kriterlerine göre yerine getirmektedir. Bu göreve atanacakların yeterlilikleri Personel seçimleri hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

12 Dok.No GT.12 Yay.Tarihi Rev.Tarihi Rev.No İÇ HİZMETLER BİRİMİ BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM GENEL SEKRETER YRD. BÜRO HİZMETLERİ 1. Kırtasiye ve matbua muhafazası 2. Hizmet motorsikletini ve hizmet aracını şoför olarak kullanmak. 3. Üyelere gönderilen evrak ve dökümanlarının ulaşılamayaların listesinin oluşturulması ve bilgi işlem memurluğuna bilgi verilmesi 4. Odaya gelen ve giden evrakın kaydına ilişkin giriş çıkış defterinin tutulması, ilgili yerlere dağıtımının yapılması ve arşivlenmesinin sağlanması 5. Aylık piyasa fiyat istatistiklerinin hazırlanması ve imzalanması 6. TOBB Akreditasyon Kılavuzu ve İSO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri kriterlerine göre yerine getirmek. 7. Odaya gelen kitap, gazete, dergi vs. yayınların genel sekreterin talimatına uygun olarak saklanması ve ilgili servislere iletilmesi 8. Yönetim kurulu başkanının randevularının düzenlenmesi ve kaydının tutulması 9. Ulusal ve yerel basının sürekli takip edilerek, odanın ve yönetim kurulu başkanlığının etkinliklerinin basına yansımasının izlenmesi, yayınlananların yönetim kurulu başkanının bilgisine sunulması ve bilgi işlem memurluğuna bilgi verilmesi 10. Fotokopi, Telefon ve fax sorumluluğu ve hizmetlerini yürütmek. 11. Toplantı davetiyelerinin ve gündeminin üyelere zamanında gönderilmesini sağlamak, karar özetlerini organ üyelerine imzalatmak 12. Mesai ve mesai dışı saatlerinde oda binasını açık bulundurmak, gerektiğinde genel sekreter yardımcısından ayrılmadan önce izin almak 13. İç ve dış hizmetler. 14. Dosyalama işleri, Evrak getirip götürmek, oda tebligatlarını yapmak, 15. Fotokopi işleri. 16. Arşiv ve arşiv deposu tertibi, bakımını sağlamak 17. Mesai saati sonunda bütün personelin binayı terkini mütakip yangın, hırsızlık ve sair tehlikeler bakımından her türlü tedbiri almak. 18. Oda Kütüphanesini tanzim ve muhafazasını sağlamak 19. Bu Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde Meclis, Yönetim Kurulu veya Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısı, Ticaret sicil müdürlüğünce verilecek görevleri yapmak 20. Evrak ve dergi ile diğer postaların ilgili kurum veya üyelere dağıtımını yapmak 21. Ticaret Sicil Gazetesi ayrımı, üyelere dağıtımını yapmak, üye dosyalarına kaldırmak. Bu göreve atanacakların yeterlilikleri Personel seçimleri hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

13 Dok.No GT.09 Rev.Tarihi Rev.No 03 İÇ HİZMETLER BİRİMİ BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM GENEL SEKRETER YRD. YARDIMCI HİZMETLER (Büro Hizmetleri, Şoför, Hizmetli) 1. Mesai saatlerinde oda binasını açık bulundurmak, Mesaiden evvel her türlü temizlik işlerini yapmak, 2. İç ve dış hizmetler. 3. Dosyalama işleri, Evrak getirip götürmek, oda tebligatlarını yapmak, 4. Fotokopi işleri. 5. Çay ocağı sorumluluğu ve hizmetleri. 6. Kalorifer dairesinin kontrolü. 7. Arşiv ve arşiv deposu tertibi, bakımı, ve demirbaşların muhafazası. 8. Mesai saati sonunda bütün personelin binayı terkini mütakip yangın, hırsızlık ve sair tehlikeler bakımından her türlü tedbiri almak.hizmet motorsikletini ve hizmet aracını şöför olarak kullanmak. 9. Oda Kütüphanesini tanzim ve muhafazasını sağlamak sayılı Kanun ile kendisine verilen görevleri; işlerin yürütülme şekil ve usullerinin, temsil ile imza yetkilerinin belirtildiği ve işleyişe ilişkin esasların yer aldığı iç yönergesi (TOBB tarafından tarih ve sayı ile onaylı), TOBB Akreditasyon Kılavuzu ve İSO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri kriterlerine göre yerine getirmektedir. Bu göreve atanacakların yeterlilikleri Personel seçimleri hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

14 Dok.No GT Rev.Tarihi Rev.No 03 İÇ HİZMETLER BİRİMİ BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM GENEL SEKRETER YRD. HİZMETLİ 1. Mesai saatlerinde oda binasını açık bulundurmak, Mesaiden evvel her türlü temizlik işlerini yapmak, 2. İç hizmetler. 3. Çay ocağı sorumluluğu ve hizmetleri. 4. Mesai saati sonunda bütün personelin binayı terkini mütakip yangın, hırsızlık ve sair tehlikeler bakımından her türlü tedbiri almak sayılı Kanun ile kendisine verilen görevleri; işlerin yürütülme şekil ve usullerinin, temsil ile imza yetkilerinin belirtildiği ve işleyişe ilişkin esasların yer aldığı iç yönergesi (TOBB tarafından tarih ve sayı ile onaylı), TOBB Akreditasyon Kılavuzu ve İSO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri kriterlerine göre yerine getirmektedir. Bu göreve atanacakların yeterlilikleri Personel seçimleri hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

15 Dok.No GT Rev.Tarihi Rev.No 03 İÇ HİZMETLER BİRİMİ BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM GENEL SEKRETER YRD. BÜRO HİZMETLERİ 1. Kırtasiye ve matbua muhafazası 2. Hizmet motorsikletini ve hizmet aracını şoför olarak kullanmak. 3. Üyelere gönderilen evrak ve dökümanlarının ulaşılamayaların listesinin oluşturulması ve bilgi işlem memurluğuna bilgi verilmesi 4. Odaya gelen ve giden evrakın kaydına ilişkin giriş çıkış defterinin tutulması, ilgili yerlere dağıtımının yapılması ve arşivlenmesinin sağlanması 5. Aylık piyasa fiyat istatistiklerinin hazırlanması ve imzalanması 6. TOBB Akreditasyon Kılavuzu ve İSO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri kriterlerine göre yerine getirmek. 7. Odaya gelen kitap, gazete, dergi vs. yayınların genel sekreterin talimatına uygun olarak saklanması ve ilgili servislere iletilmesi 8. Yönetim kurulu başkanının randevularının düzenlenmesi ve kaydının tutulması 9. Ulusal ve yerel basının sürekli takip edilerek, odanın ve yönetim kurulu başkanlığının etkinliklerinin basına yansımasının izlenmesi, yayınlananların yönetim kurulu başkanının bilgisine sunulması ve bilgi işlem memurluğuna bilgi verilmesi 10. Fotokopi, Telefon ve fax sorumluluğu ve hizmetlerini yürütmek. 11. Toplantı davetiyelerinin ve gündeminin üyelere zamanında gönderilmesini sağlamak, karar özetlerini organ üyelerine imzalatmak 12. Mesai ve mesai dışı saatlerinde oda binasını açık bulundurmak, gerektiğinde genel sekreter yardımcısından ayrılmadan önce izin almak 13. İç ve dış hizmetler. 14. Dosyalama işleri, Evrak getirip götürmek, oda tebligatlarını yapmak, 15. Fotokopi işleri. 16. Arşiv ve arşiv deposu tertibi, bakımını sağlamak 17. Mesai saati sonunda bütün personelin binayı terkini mütakip yangın, hırsızlık ve sair tehlikeler bakımından her türlü tedbiri almak. 18. Oda Kütüphanesini tanzim ve muhafazasını sağlamak 19. Bu Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde Meclis, Yönetim Kurulu veya Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısı, Ticaret sicil müdürlüğünce verilecek görevleri yapmak 20. Evrak ve dergi ile diğer postaların ilgili kurum veya üyelere dağıtımını yapmak 21. Ticaret Sicil Gazetesi ayrımı, üyelere dağıtımını yapmak, üye dosyalarına kaldırmak. Bu göreve atanacakların yeterlilikleri Personel seçimleri hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

16 Dok.No GT Rev.Tarihi Rev.No 03 İÇ HİZMETLER BİRİMİ BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM GENEL SEKRETER YRD. ŞOFÖR 1. Mesai saatlerinde oda binasını açık bulundurmak, Mesaiden evvel her türlü temizlik işlerini yapmak, 2. İç ve dış hizmetler. 3. Evrak getirip götürmek, 4. Çay ocağı sorumluluğu ve hizmetleri. 5. Kalorifer dairesinin kontrolü. 6. Arşiv ve arşiv deposu tertibi, bakımı, ve demirbaşların muhafazası. 7. Mesai saati sonunda bütün personelin binayı terkini mütakip yangın, hırsızlık ve sair tehlikeler bakımından her türlü tedbiri almak. 8. Makam aracını,hizmet motorsikletini ve hizmet aracını şöför olarak kullanmak. 9. Bu Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde Meclis, Yönetim Kurulu veya Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısı tarafından verilecek görevleri yapmak Bu göreve atanacakların yeterlilikleri Personel seçimleri hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

17 Dok.No GT.10 Yay.Tarihi Rev.Tarihi Rev.No 0 ARAŞTIRMA VE İSTATİSTİK BİRİMİ BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM GENEL SEKRETER YARD. ARAŞTIRMA VE İSTATİSTİK MEMURU 1. Aylık fiyat tahmin ve tespitlerine ilişkin muamelelerle ilgili piyasa derlemesi yapılması, yönetim kurulu ve gerekli kuruluşlara sunulması 2. Kamu kurum ve kuruluşlarının isteğine göre fiyat araştırması yapılması 3. İhale faturalarının, sağlık faturalarının güncel fiyatlara uygunluğunun tespitinin yapılması 4. Belirlenecek mal ve hizmetlerin azami fiyat tarifelerinin kendi üyelerimizle ilgili olanlarının meslek komitesinin görüşü alınarak yönetim kuruluna teklifi ve oda meclisinin onayına sunulması 5. Resmi Kurum ve kuruluşların veya özel/tüzel kişilere ait taşınmazların rayiç bedel bedelinin tespitinin yapılması sayılı Kanun ile kendisine verilen görevleri; işlerin yürütülme şekil ve usullerinin, temsil ile imza yetkilerinin belirtildiği ve işleyişe ilişkin esasların yer aldığı iç yönergesi (TOBB tarafından tarih ve sayı ile onaylı), TOBB Akreditasyon Kılavuzu ve İSO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri kriterlerine göre yerine getirmektedir. YETERLİLİK Bu göreve atanacakların yeterlilikleri Personel hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.

18 Dok.No GT.11 Yay.Tarihi Rev.Tarihi Rev.No 0 Sayfa 1 / 2 SANAYİ VE DIŞ TİCARET BİRİMİ BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM G.SEKRETER YRD. SANAYİ VE DIŞ TİCARET MÜD. SANAYİ 1. Bölgemizin ekonomik potansiyelini oluşturan sektörlere destek verilmesi ve gelişiminin sağlanması 2. Üyelerin gelişen ve farklılaşan piyasa koşullarına göre ticaret ve üretimlerinin desteklenmesi 3. Bölgemizde yaşayan işsiz insanların veya çalışanların niteliklerinin artırılması ve geliştirilmesi için meslek kursları düzenlenmesi 4. Üyelerin devlet teşviklerinden daha etkin faydalanmaları için çalışmalar yapılması 5. Düzenli aralıklarla üyeler ile ilgili ekonomik etütler (araştırmalar) yapılması 6. Her türlü sınai ve imalat konularında, faaliyet gösteren tüm kamu ve özel sektör kuruluşlarının genel bilgilerinin ve üretim gücünün ortaya çıkarılması 7. Gıda sektöründe imalatçı olan (kapasite raporu verilemeyen) firmalar için, resmi kurumlara verilmek üzere, iş yerindeki makine ekipman güç tespitinin yapılması ve çalışan personel sayısının belirlenmesi. 8. Odamıza kapasite tespiti yaptırmış olsa da, olmasa da, firmaların belirli miktardaki iş ve hizmeti, belirli bir zamanda, mevcut olanakları ile yapmaya yeterli olup olmadıklarının tespiti 9. İlgili mercilere ibraz edilmek üzere firmaların sanayici-imalatçı olduklarının belgelenmesi 10. Üretim esnasında ham ve yarı mamul maddelerde meydana gelen fire ve zayiat oranları ile ilgili randıman tespiti 11. Kapasite raporu sahibi olan firmaların, üretimleri devlet kontrolünde olan hammadde taleplerinin karşılanması için, kapasite raporlarındaki tahsise göre, firmanın bir önceki yıl almış olduğu hammaddeden ne kadar ne üreterek nerelere sattığının tespiti 12. Üye firmaların; grev, lokavt, yangın, su baskını, savaş hali vb. beklenmeyen hallerin ortaya çıkmasından dolayı ihracatlarının aksaması veya kanuni süreleri içinde mal bedellerini yurda getirememelerinin tespiti 13. İhracatçısı tarafından düzenlenen ve malın üretildiği ülkeyi gösteren ve en az % 51 i Türk Menşeli olan ürünler veya ithal edildiği fasıladan, yapılan yurt içi katkı ve imalat nedeniyle, farklı bir fasıl hüviyeti kazanan malların tespitinin yapılması 14. KOBİ lere eğitim, danışmanlık, yatırım, tanıtım, fuar, organizasyon, bilgi teknolojileri alanında ihtiyaç duyacakları hizmetlerin; fon ve destek sağlayan kurum ve kuruluşlardan temini için danışmanlık ve destek hizmeti verilmesi 15. Yurt içi ve yurt dışı fuarlara katılıma yönelik organizasyonlar düzenlenmesi 16. Seferberlik ve yurt savunması ile ilgili olarak ülke içinde mevcut iş makinelerinin potansiyelinin bilinmesi ve izlenmesi için, trafik kaydı olmayan özel ve tüzel kişilere ait iş makinelerinin 2918 sayılı Karayolları Trafik Kanununa göre tescilinin yapılması

19 Dok.No GT.11 Yay.Tarihi Rev.Tarihi Rev.No 0 Sayfa 2 / 2 SANAYİ VE DIŞ TİCARET BİRİMİ BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM G.SEKRETER YRD. SANAYİ VE DIŞ TİCARET MÜD. DIŞ TİCARET 17. Üyelerimizin Avrupa Birliğine üye ülkelere ihraç ettikleri ürünlerde gerekli gümrük muafiyetlerinin sağlanması 18. Türkiye'nin Türk mallarını teşvik amaçlı Serbest Ticaret Anlaşması imzaladığı ülkelere yönelik ihracatlarda, Avrupa Birliği'ne üye ülkelere Tarım Ürünleri Listesi kapsamına dahil ürünlerin ihracatında, Avrupa Birliği'ne üye ülkelere Avrupa Kömür Çelik Topluluğu Ürün Listesi kapsamına dahil ürünlerin ihracında; malın, gümrük indiriminden yararlanmak amacıyla oda tarafından onaylanması 19. Genelleştirilmiş Tercihler Sistemi çerçevesinde tercihli rejimden faydalanması talep edilen eşyanın GTS ülkesi menşeli olduğunun ispatı için kullanılan FORM A belgesinin hazırlanması 20. Yurt dışından odamızı ziyaret eden heyetlerin üyelerimiz ile yapacakları temasların organize edilmesi 21. Dışarıdan gelen ve dışarıya gönderilen ticaret heyetleri için ortam hazırlanması sayılı Kanun ile kendisine verilen görevleri; işlerin yürütülme şekil ve usullerinin, temsil ile imza yetkilerinin belirtildiği ve işleyişe ilişkin esasların yer aldığı iç yönergesi (TOBB tarafından tarih ve sayı ile onaylı), TOBB Akreditasyon Kılavuzu ve İSO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri kriterlerine göre yerine getirmektedir. Bu göreve atanacakların yeterlilikleri Personel hakkındaki Yönetmelik de belirtilmektedir.