ENERJİ VE TABİİ KAYNAKLAR UZMANLARI DERNEĞİ Yönetim Kurulu İç Çalışma Görev Planlaması

Transkript

1 Tarih: ENERJİ VE TABİİ KAYNAKLAR UZMANLARI DERNEĞİ Yönetim Kurulu İç Çalışma Görev Planlaması AMAÇ Madde 1 Derneğin Yönetim ve Denetim Kurulu üyelerinin seçimi mevcut tüzüğe göre belirlenmiş olup, kurullar içindeki görev dağılımı seçilen kişilerin kendi aralarında belirlenmektedir. Bu anlamda söz konusu planlama, gelecekte dernek tüzüğünde yapılabilecek Yönetim Kuruluna girmek isteyen adaylar hangi göreve talip olduklarını başvuru yaparken seçebilirler ve her bir kurul üyesinin görevleri ana hatları ile tanımlanacaktır gibi örnek değişiklikler için hazırlık niteliğinde olacaktır. Temel olarak bu planlama mevcut tüzüğe aykırı olmayacak şekilde Yönetim Kuruluna seçilen adayların görevlerini ayrıntılı olarak tanımlayarak Yönetim Kurulu faaliyetlerindeki görev paylaşımının net olarak belirlenmesi, herkesin aktif katılımının sağlanması ve görev alanlarındaki olası örtüşmelerin giderilmesini amaçlamaktadır. KAPSAM Madde 2 Bu plan Yönetim Kurulu yapısında yer alan yedi Yönetim Kurulu üyeliği ile onlara bağlı faaliyet gösteren/gösterecek olan çalışma gruplarının ilişkilerini kapsamaktadır. DAYANAK Madde 3 Bu plan Dernek Tüzüğünün 11. maddesinde belirtilen hususlar temel alınarak hazırlanmıştır. YÖNETİM KURULU YAPISI VE BAŞKANIN SEÇİMİ Madde 4 1. Dernek Tüzüğü nde yer alan hususlara göre Yönetim Kurulu 7 üyeden oluşmaktadır. Bu 7 üyenin görev dağılımı, tüzükte yer alan Yönetim Kurulu görevleri kapsamında bu planlamayla şu şekilde belirlenmiştir. a. Başkan b. Başkan Yardımcısı ve Dış İlişkiler Sorumlusu, c. Kâtip d. Sayman e. Eğitim Sorumlusu f. Yayın Sorumlusu g. Hukuk Sorumlusu 1

2 2. Yönetim Kurulu Başkanlığı, Yönetim Kurulu tarafından Genel Kurulda en çok oy almış kişiye teklif edilir. Teklif, en çok oy alan üye tarafından kabul edilmezse genel kuruldaki oy sıralamasına göre Başkanlık diğer üyelere teklif edilerek Yönetim Kurulu Başkanı belirlenir. Diğer Yönetim Kurulu organları Yönetim Kurulu üyelerinin müzakeresi ile belirlenir ve alınan kararlar karar defterine yazılır. 3. Yönetim Kurulunda Başkanlık dışında kalan üyeliklerde istifa veya başka sebeplerden dolayı boşalma olduğu takdirde, yedek üyeler Genel Kurulda aldığı oy sayısına göre sırayla göreve çağrılır. Yönetim Kurulu Başkanının istifası durumunda yerine geçen Yönetim Kurulu üyesinden boşalan üyeliğe aynı şekilde yedek üyeler arasından Genel Kurulda alınan oy sayısına göre sırayla çağrı yapılır. YÖNETİM KURULU ÜYELERİNİN GÖREVLERİ Madde 5 1. Başkan: a. Derneğin tüzel kişiliğini yurtiçi ve yurtdışında temsil eder. b. Genel kurulca yapılan seçimi izleyen otuz gün içinde, yönetim ve denetim kurulu organlarına seçilen asıl ve yedek üyeler ile Dernek organlarında ve yerleşim yerinde meydana gelen değişiklikleri mülki idare amirliğine bildirilmesini sağlar. c. Yönetim Kurulu toplantılarını organize eder ve Yönetim Kurulu toplantılarına, dernek tarafından kurulacak komisyonlara (çalışma gruplarına) veya organize edilecek toplantılara başkanlık yapar. d. Alınan kararları uygular ve uygulatır. e. Başkan dernek çalışmalarının yürütülmesinden sorumludur ve bu amaçla Yönetim Kurulu üyelerini ve dernek üyelerini çeşitli görev ve konular için görevlendirebilir, çeşitli konularda Yönetim Kuruluna önerilerde bulunabilir. f. Yönetim Kurulu üyelerinin bazı görevlerini ilgili sorumlu üyeyle istişare ederek ortak veya tek üstlenebilir ve uygulayabilir. g. Yönetim Kurulunun onayı ile istediği özel çalışma gruplarını kurabilir. h. Dernek yazışmalarını Yönetim Kurulu Kararı ile ihtiyaç oluşması halinde, idari konularda kâtiple, mali konularda ise saymanla birlikte imzalayabilir. 2

3 2. Başkan Yardımcısı ve Dış İlişkiler Sorumlusu: a. Başkan Yardımcısı olarak Başkanın bulunmadığı veya görevi kendisine devrettiği durumlarda başkanlık yetkilerini kullanır. b. Başkanla eş güdüm halinde birlikte çalışır. Başkanın yazılı bilgi vermesi dâhilinde başkanın görevlerini yapmakla yetkilidir. c. Başkanlığın herhangi bir nedenle boşalması halinde ilk Genel Kurula kadar Başkanlık görev ve yetkilerini doğrudan üstlenir. d. Derneğin faaliyet alanı ile ilgili çeşitli kurum/kuruluşlarla ilişkilerin yürütülmesinden, geliştirilmesinden ve Başkanın imzalaması için protokollerin hazırlanmasından görev kapsamı bakımından ilgili Yönetim Kurulu Üyesi(Üyeleri) ile beraber sorumludur. e. Dış ilişkilerin fırsatlar ve sorunlar açısından koordinasyonu ve geliştirilmesi için önerilerde bulunur. f. Yurt içi ve yurt dışı enerji ve tabii kaynaklar sektöründe düzenlenen seminerlerden, toplantılardan, çalıştaylardan ve kongrelerden dernek üyelerinin haberdar edilmesini yayın sorumlusu koordinasyonunda sağlar. g. Şehir dışından gelen konuşmacılara, eğitimcilere vb. ihtiyaç oluşması durumunda destekte bulunur (otel ayarlaması, transfer). İhtiyaç duyulması halinde bu durumu diğer üyelerden talep edebilir. 3. Kâtip a. Dernekle ve Yönetim Kurulu çalışmaları ile ilgili gereken koordinasyonu sağlar. b. Üyelerden gelen şikâyetleri raporlayıp Yönetim Kuruluna iletir. c. Yönetim Kurulu toplantı gündemini Başkanın bilgisi dâhilinde hazırlar ve Yönetim Kurulu üyelerine sunar. d. Yönetim Kurulu Kararlarını karar defterine kaydeder. Dernek adına yapılacak resmi yazışmaları hazırlar, gelen yazışmaların takibini sağlar. e. Diğer derneklerle olan ilişkileri takip eder ve olası işbirliği ve çatışma konularında bilgi toplar, araştırma yapar ve öneriler geliştirir. Bu konuda gruplar kurulmasını Yönetim Kurulu onayına sunabilir ve gruplar kurabilir. f. Bir sonraki seçilen Yönetim Kuruluna elindeki bütün bilgi ve belgeleri aktarır ve talep gelmesi halinde derneğin faaliyet ve sorumlulukları hakkında bilgi verir. 3

4 g. Dernek üyelerinin kayıtlarını tutar ve üye bilgilerini günceller. Yeni üye başvurularını 30 gün içinde sonuca bağlanması için Yönetim Kuruluna sunar. Üyeliğe kabul edilen üyelere kabul evrakını elden teslim eder. h. Dernek faaliyetlerini geliştirecek, yeni üye kaydını arttıracak fikir ve projeler hakkında Yönetim Kuruluna rapor hazırlar. i. Yönetim Kurulu Kararı ile Kurum/Kuruluş ve Makam ziyaretlerini ihtiyaç olması halinde Başkan ile beraber ayarlanmasını ve düzenlenmesi sağlar. 4. Sayman: a. Derneğin gelir gider hesaplarını kontrol eder (Derneğin gelir-gider defteri, bütçe kesin hesap bilanço defteri). Derneğe ait makbuz, fatura, gelir-gider dosya ve defterlerini tutar. b. Bir sonraki mali yıl için tahmini bütçeyi hazırlar. c. Dernek harcamaları için Yönetim Kurulu Kararı ile belirlenecek diğer bir üye ile beraber para çekme yetkisini kullanır. d. Derneğin parasal varlıklarını en kârlı şekilde değerlendirecek, derneğin gelir kaynaklarını arttıracak çalışmalar yapar ve Yönetim Kurulu onayına sunar. e. Derneğin demirbaş ve ayniyat işlerine bakar (Demirbaş defteri). f. Dernek tarafından düzenlenebilecek sosyal faaliyetlerle ilgili planları hazırlar ve Yönetim Kurulu onayına sunar. g. Dernek üyeleri ile ilgili sosyal gelişmeleri takip eder; Yönetim Kurulunun bilgisi dâhilinde Yönetim Kurulu adına tebrik, kutlama vb. faaliyetleri gerçekleştirir. 5. Yayın Sorumlusu: a. Dernek internet sayfasının (gerekirse profesyonel bir aracı kurum vasıtası ile) düzenlenmesinden, yenilenmesinden, geliştirilmesinden, interaktif uygulamalar için kullanılmasından (anket, forum, tartışma grupları, bloglar, vb.), dernek logosunun geliştirilmesinden, internet sayfasında yapılan paylaşımlardan Başkanın bilgisi dâhilinde Yönetim Kuruluna karşı sorumludur. b. Dernek resmi e-posta grubunun işletilmesini ve moderatörlüğünü Başkanla iletişim halinde yapar ve yönetir. c. Dernek tarafından çıkarılacak basılı ve elektronik kaynaklı yayınların oluşturulmasına yönelik insan kaynağı planlamasını hazırlar, Yönetim Kurulu onayına sunar ve söz konusu yayınların editörlüğünü yapar. d. Derneğin Bilimsel Yayın Yönergesini hazırlar ve Yönetim Kurulu onayına sunar. 4

5 e. Derneğin Sosyal Medya stratejilerini belirler ve yönetir. f. Resmi kurum/kuruluşların kütüphanelerinden, veri tabanlarından, yayım ve bültenlerinden derneğin faydalanabilmesi için araştırmalar yapar ve sözlü veya yazılı protokolleri hazırlar. g. Derneğin resmi web sitesinin ve e-posta adresinin yıllık aidatlarının takibini yapar ve gerekli ödemelerin yapılması için Saymanı bilgilendirir. 6. Eğitim Sorumlusu: a. ETK Uzman ve Uzman Yardımcılarının kariyer gelişimlerine yönelik ilgili makamlara sunulabilecek eğitim programlarını Başkan ve Başkan Yardımcısı ile hazırlar ve Yönetim Kurulu onayına sunar. b. Dernek tarafından düzenlenebilecek eğitim faaliyetleri ile ilgili planları Başkan ile beraber hazırlar ve Yönetim Kurulu onayına sunar. c. Dernek tarafından çıkarılacak basılı ve elektronik kaynaklı yayınların oluşturulmasına yönelik insan kaynağı planlamasının hazırlanması için Yayın Sorumlusu ile beraber çalışabilir. d. Söyleşi, konferans, seminer, bilgi şöleni, panel gibi toplantılar düzenlenmesi için Başkanla beraber çalışır ve Yönetim Kurulu onayına sunulması için bir plan hazırlar. e. Dernek üyelerinin ve ETK Uzman ve Uzman Yardımcılarının dernek faaliyetlerine yönelik eğilimlerini ölçmek için anket uygulamaları hazırlar ve Yönetim Kuruluna sunar. f. Yurt içi ve yurt dışı enerji ve tabii kaynaklar sektörünü yakından ilgilendiren eğitim faaliyetleri (yüksek lisan, doktora vb.) ile ilgili rapor hazırlar ve Yönetim Kuruluna sunar. Bu faaliyetlerin dernek üyelerine duyurulmasını Yayın Sorumlusu ile beraber sağlar. 7. Hukuk İşleri: a. Dernek organlarının ihtiyaç duyduğu alanlarda mevzuat çalışmaları yapar, ETK Uzman ve Uzman Yardımcılarının özlük hakları ile ilgili rapor hazırlayarak Yönetim Kuruluna sunar. Söz konusu mevzuat çalışmaları için Yönetim Kurulu onayı ile Yönetim Kurulu üyeleri ve dernek üyeleri ile beraber çalışma grubu kurabilir. b. ETK Uzman ve Uzman Yardımcılarını ilgilendiren Mevzuatların yorumlamasında ve uygulamasında ortaya çıkan tereddütleri gidermek üzere rapor hazırlar, mevzuat çalışması yapar ve Yönetim Kurulu onayına sunar. c. Dernek tüzel kişiliğinin ve dernek üyelerinin hukuki işlerinde hukuk danışmanlığı yapar veya yapılmasını sağlar. 5

6 d. Dernek tüzel kişiliğinin her türlü idari ve adli işlemlerinde gerekli hukuk hizmetinin sağlanması için gerekli girişimleri yapar, bilgi ve belgelerin toplanarak ilgili yerlere iletilmesini sağlar. e. Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ile kanunların tanıdığı hakları usulüne uygun olarak kullanılması konusunda dernek organlarını ve üyelerini bilinçlendirir ve yol gösterir. f. İçişleri Bakanlığına ait Dernekler Tüzüğünün mevzuatsal yapısının takibini yapar. TOPLANTILARA DEVAMLILIK Madde 6 Üç ay içinde peş peşe 3 toplantıya katılmayan, Yönetim Kurulunda alınan kararların yapısını olumsuz yönde etkileyecek hareketlerde bulunan Yönetim Kurulu Üyesi/Üyeleri uyarılır. Bu durumların devamı halinde o Üyenin/Üyelerin Yönetim Kurulu Karar alma sayısıyla Yönetim Kurulu üyeliğinden istifası kendisinden istenebilir. YÜRÜRLÜK Madde 7 Bu Plan ETK Uzmanları Derneği Dönemi Yönetim Kurulu üyelerinin görev tanımlarını belirtmekte olup, Yönetim Kurulu üyelerinin tamamının imzalı onayı ile kayıt altına alınır. Dernek tüzüğü dikkate alınarak Yönetim Kurulunun çalışma verimliliğini arttırmak için hazırlanmış olan bu plan, Yönetim Kurulu üyeleri arasındaki iyi yönetişim protokolü hürriyetinde olup hukuksal anlamda bir bağlayıcılığı bulunmamaktadır. 6