TÜRKİYE GÜÇSÜZLER VE KİMSESİZLERE YARDIM VAKFI

Transkript

1 TÜRKİYE GÜÇSÜZLER VE KİMSESİZLERE YARDIM VAKFI ŞUBE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ Şube Çalışma Yönetmeliği Yönetim Kurulunun Görevleri Gönüllü Yönetmeliği Hizmet Komitelerinin Oluşumu ve Görevleri GENEL MERKEZ:Fatih Cad. Tepebaşı Durağı Keçiören / ANKARA TEL: (0312) FAKS:(0312)

2 TÜRKİYE GÜÇSÜZLER VE KİMSESİZLERE YARDIM VAKFI ŞUBELERİ ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ 1.BÖLÜM KAPSAM-AMAÇ-DAYANAK KAPSAM MADDE I-Bu yönetmelik Türkiye Güçsüzler ve Kimsesizlere Yardım Vakfı Yönetim Kurulu tarafından hazırlanmıştır. Bu yönetmelik Türkiye Güçsüzler ve Kimsesizlere Yardım Vaklı Şubelerini kapsar. AMAÇ MADDE 2-Bu yönetmeliğin amacı Türkiye Güçsüzler ve Kimsesizlere Yardım Vakfı şubelerinin çalışma esaslarına düzenlemektir. DAYANAK MADDE 3-Vakıf senedinin 3.maddesine göre hazırlanmıştır." Genel Merkezi Keçiören Tepebaşı Durağı Türkiye Güçsüzler ve Kimsesizlere Yardım Vakfı Ankara'dadır. Vakıflar Genel Müdürlüğünün izni ile yurt içinde şubeler açabilir." ŞUBELERİN AÇILMA ŞARTLARI, ADLANDIRILMASI, GÖREV VE YETKİLERİ, ŞUBELERİN AÇILIŞI MADDE 4-Bir il veya ilçede vakıf şubesinin açılabilmesi için o il veya ilçede genel merkez tarafından kurucu şube başkanı olarak görevlendirilen kişi kurucu olarak tüm üyelerin listesini hazırlayarak Genel Merkeze müracaat eder. Üyelerin adları soyadları, açık adresleri, telefon numaralan, tahsil durumları varsa mesleklerini genel merkeze bildirerek onay alınır. Bu müracaat Genel Merkez tarafından incelenip karar alındıktan sonra şube açılması için Vakıflar Genel Müdürlüğüne bildirilir. Şube kurucu başkanı tespit ettiği üyelerle geçici Yönetim Kurulunu kurar. Şube kurucu başkanın ve yönetim kurulunun görevi ilk Genel Kurula kadardır. " Şubeler açma izinlerini aldıkları tarihten itibaren 6 ay içerisinde genel kurullarını yapmak zorundadırlar. Geçici başkanın ve Yönetim Kurulunun her türlü yetkisi ilk Genel Kurulda düşer. 2

3 ŞUBELERİN ADI MADDE 5-Vakıf şubeleri her türlü işlerinde Türkiye Güçsüzler ve Kimsesizlere Yardım Vakfı ile birlikte bulunduğu il veya ilçenin adını kullanır. HABERLEŞME MADDE 6-Şube başkanları, genel merkez ve yönetim kurulu başkanı ile aracı kullanmaksızın doğrudan doğruya haberleşir. Veya genel başkanın görevlendirdiği kişilerle haberleşir. Şubeler yönetim kurulunda aldıkları kararları Genel Merkeze bildirmek zorundadırlar. Şube başkanları şubenin yazılarını şube yönetim kurulu başkanı veya vekili imzalar. Şube başkanları bulunduğu il ve ilçelerde ki her türlü yazışmayı vakıf adına ve yaparlar. Yapılacak resmi yazışmalar Genel Merkeze bildirilir. Bunun dışında yapılacak yazışmalar "Bakanlık, genel müdürlük vb." Genel Merkeze bildirilerek Genel Merkezin onay yazısı ile birlikte ilgili yere gönderilir. ŞUBELERİN GÖREV VE YETKİLERİ MADDE 7-Şubeler bulundukları il ve ilçelerde vakfı 903 sayılı kanun ve vakıf senedi amaçlarına uygun olarak temsil ederler. Bölgelerinde vakıf senedindeki gayeyi gerçekleştirmek üzere vakıf senedi ve bu yönetmelikle tespit edilen esaslar genel merkezince çıkarılan diğer yönetmelik, talimat, genelge ve direktifler çerçevesinde faaliyette bulunurlar. Şubelerin vakıf dışında ayrı bir tüzel kişilikleri yoktur. Faaliyetlerine TÜRKİYE GÜÇSÜZLER VE KİMSESİZLERE YARDIM VAKFI adına yürütürler. Şubelerin her türlü mal ve paraları TÜRKİYE GÜÇSÜZLER VE KİMSESİZLERE YARDIM VAKFI 'na aittir. Şubeler kendi başlarına gerek bağış alma, gerekse satın alma yoluyla gayrimenkul ve menkul edinemezler. Vakfın gayrimenkulleri üzerindeki tasarrufları genel merkezden alacakları yetki ile sınırlıdır. Şubeler kendi çalışmaları ve vakıf senedinde yer alan hizmetleri için gerekli sarf malzemesi, demirbaş eşya ve diğer malzemeleri "kağıt, kalem, sandalye vb." bağış yada genel merkez tarafından her yıl için tespit edilen harcama sınırları içinde kalmak şartı ile satın alma yoluyla edinebilirler. 3

4 ŞUBELERİN GEÇİCİ OLARAK FAALİYETLERDEN MEN EDİLMESİ VEYA KAPATILMASI MADDE 8-Faaliyetleri yetersiz görülen veya denetimler sonunda faaliyetlerinde usulsüzlük veya yolsuzluk tespit edilen şubelerin durumları vakıf genel merkezi yönetim kurulu tarafından değerlendirilir. Yapılan değerlendirme sonucuna göre şube geçici olarak faaliyetten alıkonur veya temelli kapatılır. Kapatma işlemi bir yazı ile Vakıflar Genel Müdürlüğü'ne bildirilir. Ayrıca usulsüzlük ve yolsuzlukları tespit edilen şube sorumluları hakkında tespit edilen fiilin mahiyetine göre kanuni takibat yapılır. Geçici olarak faaliyetten men edilen bir şubenin çalışmalarında görülen eksiklikler giderildiği veya faaliyetten geçici olarak men sebebinin ortadan kalktığı genel merkez tarafından tespit edildiği ve yönetim kurulu tarafından da uygun görüldüğü takdirde o şubenin faaliyetine tekrar izin verilir. Kapatılan bir şubenin tekrar açılabilmesi için ilk defa açılış izni alınırken yapılan işlemlerin yeniden yapılması gerekir. VAKIF ŞUBELERİNİN ORGANLARI MADDE 9- Vakıf şubelerinin organları şunlardır: a- Genel Kurul b- Yönetim kurulu c- Denetim kurulu d- Disiplin kurul c- Onur kurulu f- Doğal üye GENEL KURUL MADDE 10-Genel kurul, vakıf şubesinin en yetkili organıdır. Vakıf şubesinin kurcuları ve sonradan vakıfa üye olan kişilerden oluşur. Olağan genel kurul üyeleri yandan bir fazlasının katılması ile toplanır. Vakıf şubelerinin Genel Kurul toplantılarında aşağıda ki yöntemler uygulanır: a-mali Genel Kurul her yıl Ocak ayında yapılır b-olağan Genel Kurul üç yılda bir Ocak ayında yapılır. Üye aidatlarını ödemeyen üyeler Genel Kurula katılma ve oy kullanma hakkına sahip değildir. c-şubeler yönetim kurulu kararı ile kendi aidatlarını ve ödeme tarihlerini tespit eder. 4

5 1 -KATILMA ŞARTI: Yönetim Kurulu üye listesini düzenler. Ve tüm aidat borçlarını en geç Genel Kurul toplantı gününde ödenmesi için uyarır. Aidat borcu olan üyeler genel kurulda seçme ve seçilme hakkına sahip olamazlar. 2- ÇAĞRI USULÜ Genel kurula katılacak üyelere yazılı olarak çağrı yapılır. Ayrıca toplantının gündemi, yeri, tarihi ve saati toplantı gününden on beş gün önce mahalli bir gazete ile ilan edilir. a-üye sayının yarısından bir fazlasının olmadığı zaman birinci toplantı yapılamadığı takdirde bir tutanakla tespit edilir. İkinci toplantı on beş gün sonra üyelere çağrı yapılmaksızın ve Çoğunluk aranmadan yapılır. b-ikinci toplantıda çoğunluk aramaksızın hazır bulunan üyelerle açılış yapılır ve genel kurul Çalışmalarına başlanılır. 3-TOPLANTININ YAPILIŞI VE USULÜ a-genel Kurul toplantısı ilanda belirtilen gün, saat ve yerde yapılır b-genel Kurula katılacak üyeler yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adlarının karşısını imzalayarak toplantı salonuna girerler. c- Toplantıda yeter sayı sağlanmışsa, durum bir tutanakla tespit edilerek, yönetim kurulu başkanı yada yardımcısı tarafından açılır. d-başkanlık divanı için divan başkanı, yardımcısı ve sekreter seçilir. 4-GÜNDEM a-genel Kurulda gündemdeki maddeler görüşülür. Ancak, hazır bulunan üyelerin beşte biri tarafından görüşülmesi istenen maddelerin gündeme alınması zorunludur b-genel Kurulda karar, katılan üyelerin salt çoğunluğu ile alınır. OLAĞAN ÜSTÜ GENEL KURUL MADDE 11 -Olağanüstü genel kurul aşağıdaki durumlarda yönetim kurulu tarafından en geç bir ay içerisinde toplantıya çağrılır. a-üye sayısının beşte birisinin memnuiyetsizlik yaratan konu üzerinde hem fikir olarak başvuruda bulunmaları üzerine olağanüstü genel kurula gidilir. Genel kuruldaki gibi gazete ilanı verilir. 5

6 b-yönetim kurulunun genel konularla ilgili olarak salt çoğunlukla alması gereken kararlar olduğunda, c-denetleme kurulunun yazılı isteği üzerine,olağanüstü genel kurul toplantısında, genel kurul toplantılarımdaki kural ve yöntemlere uyularak, sadece toplantıya neden olan konu üzerinde görüşülüp karar alınır. YÖNETİM KURULU MADDE 12- Vakıf şubeleri, vakıf yönetim kurulu tarafından yönetilir. Başkanlıktan veya görevden feragat yazılı bir dilekçe ile verilir. Yönetim kurulu üye sayısı otuza kadar olan şubelerde beş asil, üç yedek otuzdan fazla üyeye sahip şubelerde yedi asil dört yedek üyeden oluşur. Yönetim kurulu üyeleri üç yıl için genel kurul tarafından seçilir. Bu üyelerin şube belediye hudutları içinde oturmaları şarttır. Ancak, şube yönetim kurulu kararı ile bu hüküm uygulanmayabilir. Bu durumda genel merkeze bilgi verilir. Genel kurul tarafından seçilen yönetim kurulunda en çok oy alan üye yönetim kurulu başkanı olur. En çok oy alan yönetim kurulu üyesi başkanlıktan feragat ederse, yönetim kurulu üyeleri kendi aralarında başkanı seçerler. Başkan, yönetim kurulu içerisinden olmak üzere başkan yardımcısı, bir sekreter ve bir sayman üye seçer. Yönetim kurulunu başkan yönetir. Yönetim kurulunun toplanabilmesi için salt çoğunluğunun bulunması şarttır. Toplantı başkan olmadığı zaman başkan yardımcısı tarafından yönetilir. Toplantıda alınan kararlar noterden tasdikle karar defterine yazılır. Karar oylamalarında eşitlik olduğu takdirde başkanın olduğu tarafın kararma itibar olunur. Verilen karara muhalif olan üyeler muhalefet şerhlerine gerekçeli olarak karar defterine yazıp imza ederler. Mali konularda çift imza ile işlem görülmesi zorunludur. Yönetim kurulu ve yasal toplantılar ayda en az iki defa yapılır iki defada komite toplantısı yapılır. Şube yönetim kurulu ve yasal toplantı günlerine genel merkezin bilgisi doğrultusunda tespit eder. Şubelerin yapmış olduğu faaliyetler ve alınan yönelim kurulu kararları ayın sonunda faks, posta veya elden genel merkeze ulaştırılır. Etkinlikleri fotoğraf ile belgelenmesi arşivleme açısından önem taşıdığından özen gösterilmesi gerekmektedir. Şube yönetim kurulu, başkan ve üyeleri ile şube personeli vakıf senedi ve bu talimattaki hükümlerle, yürürlükteki kanun ve nizamlara uyarak kararlı ve azimli olarak hareket etmek zorundadırlar. 6

7 DENETLEME KURULU MADDE 13-Vakıf şubesinin denetleme kurulu genel kurul tarafından üç yıl için seçilen üç asil ve iki yedek üyeden oluşur. Altı üyeden cn çok oyu alan üç üye asil, diğer üç üyede yedek üye olarak seçilir. ŞUBE DENETLEME KURULUNUN GÖREV VE YETKİLERİ MADDE 14-Denetleme kurulu ilk toplantısında en çok oy alan başkan olur. Başkan kendisine bir raportör seçer. a-vakıf şubesinin hesaplarını en az üç ayda bir defa düzenli olarak inceler. b-bütçe uygulamasını kontrol eder c-yıl içerisinde gördükleri aksaklıkları tespit eder, düzeltilmesi için yönetim kuruluna yazılı olarak bildirir, d-yapılan yıllık çalışmalar ile o yıla ait mali bilançoyu bir rapor halinde genel kurul'a sunar. e-kurul üyeleri isledikleri takdirde yönelim kurulu toplantılarına iştirak ederler, ancak oy kullanamazlar. f-yönetim kurulu tarafından düzenlenen gelecek çalışma dönemine ait çalışma programı ve bütçenin görüşüleceği toplantıda hazır bulunarak önerilerini belirtirler. DİSİPLİN KURULU MADDE 15-Disiplin kurulu, genel kurul tarafından seçilen şubenin bulunduğu il veya ilçe sınırlan içerisinde oturan üç asil ve üç yedek üyeden teşekkül eder. En çok oy alan üyeler asil, diğerleri de yedek olur. Asil üyelerin en çok oy alanı başkan olur. Disiplin kurulunda görev süresi üç yıldır. Kararlarını üye tamsayısı çoğunluğu ile alır yönetim kurulunun vereceği. görev ile toplanır. DİSİPLİN KURULUNUN GÖREVLERİ a) Üyelerden Vakıf senedi ile şube çalışma talimatı hükümlerini yerine getirmeyenler, vakfın sahip olduğu mal ve tesislere zarar verenler vakfı herhangi bir suretle maddi ve manevi zarara uğratanlar, üyelik vasıfları dışında hareket edenler ve onur kırıcı tutum içinde bulunanlar hakkında yazılı rapor hazırlayıp yönetim kuruluna sunar, 7

8 b) Disiplin kurulu karara bağladıkları konulan gerekçeleri ile yazılı olarak 15 gün içerisinde yönetim kuruluna bildirir. c-yönetim kurulu,disiplin kurulu tarafından kendisine sunulan raporu en geç on beş gün içinde karara bağlar ve uygular. TAMAMLAYICI OLUŞUMLAR VE GÖREVLER MADDE 16- Vakıf şubesi: Gönüllüler temsil eder. Genel toplantılar üyeler arasındaki yakınlık ve arkadaşlığı sağlamak, şubenin amaç ve gayelerini görüşmek için vakıf şubesinin yönetim biçimlerine uygun olarak ayda iki kez yapılır. Genci toplantılarda,üyelere Yönetim Kurulu tarafından alman kararlarla yapılacak hizmet ve yardımlar hakkında bilgi verilerek üyelerinde önerileri dikkate alınır. Şubenin amaç ve çalışma konuları ile uygulamaları hakkında görüşmeler yapılır. Yönetim kurulunda alınan kararların uygulanması için ilgili komiteler oluşturularak görevlendirilir. Komitelerde görev alacak üyeler,yönetim kurulu tarafından atanır. Bu komiteler Genel Merkez tarafından hazırlanan komiteler yönetmeliği doğrultusunda şube faaliyetleri ile yeni projelerin hazırlanmasında ve uygulamalarında özen gösterirler. Komitelerin çalışma ve önerileri yönetim kuruluna sunacakları raporların onayı ile uygulamaya girer. VAKIF ŞUBESİ ÜYELİĞİ MADDE 17-On sekiz yaşını bitirmiş, medeni haklarını kullanma ehliyetine haiz, vakfa hizmet vermek isteyen herkes üç yasal toplantıya katılmış olmak ve üyelerden iki kefil göstermek suretiyle yönetim kurulu kararı ile vakfa üye olabilir. (Başkanın onayından geçeceği için başkan doğal kefildir.) Yönetim kurulu uygun görmediği müracaatları kabul etmemek hakkına sahiptir. ÜYELİĞE GİRMEK MADDE 18-Aşağıda belirtilen kurallar çerçevesinde üyeliğe kabul yapılır. A-Her yeni üye 1. Nüfus cüzdanı örneği 2. İkametgah örneği 3. Savcılık kağıdı 8

9 4. Dört adet fotoğraf 5. Eğitim Durumunu gösteren Belge (Diploma) Özgeçmişlerini içeren müracaat dilekçesini şubelere teslim ederler B- Üye olmak isteyen kişiyi gönüllü, üyelik komitesine önerebilir. Üyelik komitesi yazılı veya sözlü olarak aday üyeyi misafir olarak vakfın toplantılarına ve çalışmalarına davet eder, her gönüllü yasal toplantılarda misafir davet etmek hakkına sahiptir. Aday üye en az üç genel toplantıya katılır. Aday'a vakfın amacı, çalışma koşullan ve üyelik konusunda yeterli bilgi verilmesinden sonra ; vakfa üye olma arzusunun devam etmesi durumunda, aday üyenin yazılı dilekçesi, öneren iki üyenin de önerileri ile başvuru yapılır. Adayın başvurusu Yönetim Kurulunda görüşülerek üyeliğinin kabulüne karar verildikten sonra kendisine tebliğ edilerek, iade-i ziyaret gerçekleştirilir. Ziyaretten sonra ki ilk toplantıda üyeliğe kabul töreni yapılır. C-Üyeliği yönetim kurulu kararı ile onaylanan aday üye, katıldığı ayda ki aidatını tahsili ile çalışmaya başlamış olur. D-Üyelik ilk bağışı ile üye aidatları yönetim kurulunun önerisi ve genel kurulun onayı ile belirlenir. Üyelik aidatları miktarı ve ödeme tarihleri şube tarafından tespit edilir. E--Üyeliğe kabul edilenler ile üyelikten çıkarılacaklar mutlaka genel merkeze bildirilecektir. F-Her yeni üye "A" şıkkında 'ki belgeleri getirecektir. ÜYELİK TÜRLERİ MADDE 19- A-GERÇEK ÜYELER: İyi durumda gerçek üye nitelikleri zorunluluğunda olup, yasaların, vakıf senedinin ve bu talimatın tanıdığı tüm hak ve yükümlülüklere sahiptirler. B-ONURSAL ÜYELER:Çevresinde ya da vakıf amaç ve konularında belirli, önemli büyük hizmet ve faydası bulunan kişilerle vakıfın yaşamında önemli görevleri olmakla birlikte, başarılı çalışmaları ile büyük katkıları olan üyelere yönetim kurulu kararı ve genel kurulun onayı ile verilen üyeliktir. Onursal üyeler seçme, seçilme ve oy haklarına sahip değildirler. Vakıf onuruna düzenlenen her türlü faaliyetlerde ki masrafları vakıf tarafından karşılanır. 9

10 C- Şubelerin bulundukları il ve ilçelerin en büyük mülki amirleri "vali, belediye başkanı ve kaymakam" vakıf şubelerinin doğal üyeleridir. Vakıf onuruna düzenlenen her türlü faaliyetlerde masrafları vakıf tarafından karşılanır. İZİNLİ ÜYELER MADDE 20- A-Sağlık durumları uygun olmayan ve geçerli özürleri nedeniyle geçici olarak toplantıya katılamayan, bununla birlikte üyeliklerini korumak isteyen vakıf üyelerinin yazılı dilekçesi. B-Her üye oyunu bizzat kullanmak zorundadır. "Geçerli mazeretleri varsa yazılı vekalet verdiği üye tarafından kullanılır. " C-Üyeler, Atatürk ilkelerine, yasalara, vakıfın amaç ve törelerine senet ve yönetmelik hükümlerine bağlı kalmak, insanlara hiçbir karşılık bekle meden yardım için hizmete hazır bulunmak, tüm toplantılara katılmak, görev üstlenmek, hizmet çalışmalarında etkin olmak ve aidatlarını zamanında ödemekle yükümlüdürler. ÜYELİKTEN AYRILMA MADDE 22-Üyelik ölüm veya üyenin isteği üzerine sona erer A-Her üye istediği zaman yönetim kurulu başkanlığına yazılı olarak ayrılma isteğinde bulunabilir. B-Ayrılmak isteyen üye üstlenmiş olduğu bütün mali sorumlulukları yerine getirmekle yükümlüdür. C-Üyelikten ayrılan kişi hiçbir hak talep edemez. D-Vakıf tan geçerli nedenlerle ayrılmak zorunda kalan üyenin altı ay içerisinde yeniden başvurusu halinde üyelik kabulü ile ilgili işlemler uygulanmadan yönetim kurulu kararı ile tekrar üyeliğe alınır. E- Üyelikten çeşitli nedenlerle ayrılanlar vakıfa ait kimlik, isimlik, rozet, kokart vb. vakıfı simgeleyen malzemeleri iade etmekle yükümlüdürler. ÜYELİKTEN ÇIKARILMA MADDE 23- Üyelikten çıkarılma aşağıdaki nedenlerle yapılır; A-Güvenilir ve belirli özrü yazılı olarak bildirmeden peş peşe üç toplantıya katılmamak, B-Sekreterliğin çağrı mektuplarına cevap vermemek, 10

11 C-Yönetim kurulu tarafından verilen görevleri yapmamak, D-Görev almaktan çekinmek, dolayısıyla vakfın amaçlarına ilgi göstermemek, E-Özel ya da iş yaşantısında ki tutum ve davranışları ile vakıfı maddi ve manevi itibarını zedeleyici tutumlarda bulunmak, F-Saymanlığın otuz gün ödeme süreli bildirisine rağmen aidatlarını ödememek, G-Vakfa iki dönem aidatını ödemeyenler yönetim kurulu kararı ile üyelikten çıkarılır H- İzinli üyeler ile onursal üyelere A ve C şıkları hükümleri uygulanmaz I- Üyelikten çıkarılma disiplin kurulunun önerisi ve yönetim kurulunun kararı ile uygulanır J- Şubelerde üyelikten çıkarılmak istenen gönüllüler hakkında genel merkeze bilgi verilerek, genel merkezin kararı doğrultusunda uygulamaya geçilir. ŞUBELERİN GÖREV VE YETKİLERİ MADDE 24-A-Kendi il ve ilçelerinde vakıf senedine ve bu talimata uygun her türlü şube faaliyetlerini düzenler, karar verir ve uygular, B-Şubelere genel merkezden verilen yetki belgesi, verildiği tarihten itibaren bir yıl geçerlidir. C -Şube şubeye yapılan ayni ve nakdi bağışları kabul eder. Bu nevi bağışları sağlamak için gerekli her türlü çalışmayı yapar. Yurt dışından temin edilecek nakdi bağış faaliyetleri ancak genel merkezin izni ile yapılabilinir. D-Satın alınacak ve bağış suretiyle intikal edecek taşınmazların, genel merkezden alınacak yetkiye göre vakıf mülkü haline gelmesini sağlayacak, bürokratik işlemleri hazırlar ve genel merkeze bildirir. E-İşe alınacak şube personeline ve bu personele ödenecek ücreti tespit eder personel çalışmaları ile ilgili esasları düzenler. Çalışmalarında kusur görülen personelin ilgili mevzuat hükümlerine göre işten çıkartılması ile ilgili işlemleri yürütür. Her iki durumda da genel merkeze bilgi vermek zorunluluğu vardır. F-Gerek kadrolu, gerek muvakkat olarak çalıştırılacak şube personeline her türlü sözleşme işe giriş ücreti, ücrete ait kanuni kesintileri "vergi, SSK pirimi gibi", ve işten ayrılış - işlemlerini, ilgili kanun hükümleri ile Türkiye Güçsüzler ve Kimsesizlere Yardım Vakfı personel yönetmeliği doğrultusunda takip eder. G-Şubeye gelen ve şubeden giden her evrakın, evrak kayıt defterine kaydı ile bunların Türkiye Güçsüzler ve Kimsesizlere Yardım Vakfı'nın dosyalama sistemine göre 11

12 muhafazasını sağlar. H-Her şube fon geliştirmek amacı ile yaptığı faaliyetler neticesinde elde ettiği gelirini en verimli şekilde değerlendirir. ŞUBE YÖNETİM KURULU BAŞKANI MADDE 25- Şube yönetim kurulu başkanı şubeyi temsil eder. Ve şube çalışmalarından birinci derecede sorumludur. Başkan, genel merkezden gönderilen talimat ve genelgeleri titizlikle uygular ve uygulatır. Şubenin haberleşme evrakını imza eder. Şubeden çıkan ve şubeye gelen evrakın dosyalama sistemine göre dosyalanmasını sağlar. Şube personelini sürekli şekilde takip eder,denetler. Görevlerinde kusurlu görülenler hakkında ilgili talimat uyarınca gerekli işlemleri yapar. Şube personelinin birinci sicil amiridir. İş kanunu ve Türkiye Güçsüzler ve Kimsesizlere Yardım Vakfının personel talimatını titizlikle uygular. Şube harcamalarında ita amiridir. Şube gelir ve giderlerinin muhasebeleştirilmesine dair mahsupları şube başkanı ve ita amiri sıfatıyla imza eder. Ancak iki kişinin imzası ile para çekilir ve kullanılır. Şubenin bankalarda vakıflar yasasında yapılan değişikle tüm özel veya kamu bankalarıyla çalışabilir. Kamu bankalarında açtıracağı hesaplarda imza sahibidir. Şube gelirinin tahsilinde kullanılan her türlü makbuzların muhafazasından birinci derecede sorumludur. YÖNETİM KURULU BAŞKAN YARDIMCISI MADDE 26-Başkanlık görevi, şube yönetim kurulu başkanı geçici veya kısa sürelerle görevinde bulunamadığı zamanlarda başkan yardımcısı tarafından yürütülür. Başkan yardımcısı, başkan olduğu zamanlarda ast durumundadır. Başkan olmadığı zamanlarda üst durumuna geçerek, başkanı temsil eder. ŞUBE SAYMANI "MUHASİP" MADDE 27-Şube muhasip - saymanı varsa şube memurundan da faydalanarak şubenin bütün hesap işlerini yürütür. Muhasebe evrakını, makbuzları, her türlü gelir ve gider belgelerini muhafaza eder. Muhasebe ve demirbaş eşya defterini düzenli bir şekilde tutulmasını sağlar. Yönetim kuruluna, müfettiş ve denetçilere.şube muhasebesi hakkında bilgi verir. Şube gelir ve giderlerinin muhasebeleştirilmesini dair mahsupları şube başkanı ile imza eder. Şubenin harcamalarında ikinci derece imza sahibidir. 12

13 VAKIF ŞUBE MÜDÜRÜ MADDE 28- Şube müdürü şube yönetim kurulunun emrinde çalışır. Şubenin bütün işleri ile yazışma ve hesap işlerine bölgesinde ki evrakın Emlak beyannamelerinin verilmesine ve kira gelirlerini takip eder. Bu konularda şube yönetim kuruluna karşı sorumlu olup, şube başkanına, şube sekreterine, muhasip veznedarın işlemine de yardım eder. İşe alınanlarla ilgili olarak yapılacak işlemleri tamamlar. MADDE 29-Şubenin emrine atanan personel SSK ve iş hukuku hükümlerine tabidir. Bu sebeple sigortasız personel çalıştırılamaz. Şubelerde işe alınan personel daha önce bir iş yerinde çalışmamış ve ilk defa vakıf şubesinde işe başlamış ise, işveren sıfatı ile şubelere örneği SSK tarafından hazırlanmış "işe giriş bildirgesi " düzenlenir. Ve en geç bir ay içinde o yerin bağlı bulunduğu SSK şubesine verilir. SSK şubesince gerekli işlemler yapıldıktan sonra bildirgenin bir nüshası vakıf şubesince geri alınır ve ilgili personelin dosyasında muhafaza edilir. İşe alınan personelin daha önce başka bir işyerinde çalışmış ve sigorta sicil numarası alınmış ise bunlar içinde işe giriş belgesi düzenlenir. Yerin bağlı olduğu SSK şubesine verilir. İşe alınan ve işten çıkartılan personel ayrıca o yerin bağlı olduğu Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Bölge Çalışma Müdürlüklerine bildirilmelidir. ŞUBELERDE DEVİR TESLİM İŞLERİ MADDE 30-Şube yönetim kurulu başkanı ve üyeler ile şube personeli şube ye ait zimmetlerinde bulunan para, çek karnesi, banka cüzdanı, defter, dosya, makbuz gibi eşyayı şubece yetkili kılınanlara devir teslim etmeden görev yerinden ayrılamazlar. Aksi halde daha sonra doğabilecek her türlü zarardan sorumlu tutulurlar. HARCAMALARDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR MADDE 31- A-Yönetim kurulu kararı olmaksızın şubenin banka hesabından para çekilemez. Bütün harcamalar mevzuat hükümlerine uygun olarak düzenlenmiş harcama belgelerine "fatura, perakende satış fişi, gider pusulası, müstahsil makbuzu, bordro, vb." göre yapılır. B-Şubelerin harcama yetkilerinin sınırları her yıl Genel Merkezce tespit edilerek şubelere bildirilir. Şubelerin bu sınırı aşan harcamaları için "şartlı bağış ile ilgili harcamalar dahil" 13

14 önceden Genel Merkezden yetki istemeleri şarttır. Aksi halde yetkisiz harcama yapanlar hakkında Genel Merkezce soruşturma yapılabilinir. C-Şubeler, kıymetli evrak ihtiyaçlarını Genel Merkeze yazı ile bildirecek, Genel Merkezin onayı ile bölgelerindeki Vakıf Bölge Müdürlüklerinden temin edeceklerdir. Buna imkanı olmayan şubelerin makbuzları Genel Merkezce temin edilecektir. D-Genel Merkezin şubelere gönderdiği malzemeler karşılığı para ödenmesi, yapılması gerekiyorsa, şubece Ankara Vakıf Bank Keçiören nolu hesaba yada Ankara T.C.Ziraat Bankası Keçiören şubesi nolu hesabına yatırılacak ve yatırıldığına dair Genel Merkeze bilgi verilecektir. E-İhtiyaç duyulan her türlü demirbaş eşya üyeler tarafından temin edilmeye çalışılacaktır. Temin edilemediği takdirde yazılı olarak Genel Merkeze bildirilecek,genel Merkezin onayından geçtikten sonra şube tarafından satın alınacaktır. F-Vakıf giderleri ile ilgili fatura vermeyen şahıs ve kuruluşlara mutlaka gider makbuzu kullanılacaktır. ŞUBE ÇALIŞMALARI İLE İLGİLİ ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER MUHTAÇ KİŞİLERİN YARDIM TALEPLERİ MADDE 32-Yardım talebinde bulunan kişiden önce fakirliğini belgeleyen bir dilekçe alınır. Dilekçe de ilginin adı soyadı ve adresinin olmasına dikkat edilir. Yapılacak yardımın cinsi ve miktarı, şube imkanı ve yetki sınırları dikkate alınarak, yönetim kurulunca tespit edilip, yönetim kurulu kararı doğrultusunda ayni ve nakdi yardımlar yönetim kurulu defterine yazılır. Bu maddeye göre yapılacak yardımlar da yardım talep dilekçesine mahsup fişi de eklenmelidir. Mahsup fişinin ilgili bölümleri dilekçe sahibi ve fişleri imzalamaya yetkili kişiler tarafından ismi yazılarak imzalandıktan sonra gerekli ödeme yapılır. Ayni yardımlar ilgiliye imza karşılığında teslim edilir. Müracaat eden kişi hakkında araştırma yapılarak, bir tutanak ile tespit edilmesi zorunludur. İNŞAAT VE ONARIM HARCAMALARI MADDE 33-Şubeler vakıf amacı için kullanılmak üzere Yönetim kurulu kararı ile gerekil gördükleri yerde onarım ve inşaat harcamalarında bulunabilirler. Ancak, bunun için Genel Merkezden yetki almaları gerekir. 14

15 ŞUBELERCE VERİLECEK BURSLAR MADDE 34-Şubeler, bölgelerinde ki fakir öğrencilere aşağıdaki hususlara göre burs verebilirler. A- Burs almak isteyen öğrenciler özgeçmişlerini ve aile sosyal durumlarını anlatan açık adresli, resimle bir dilekçe ile şubelere bizzat başvururular. B- Burs almak isteyen öğrencilerin derslerindeki başarı ve ahlaki durumu öğrencinin kayıtlı bulunduğu okul idaresinden de yazılı olarak istenir. C- Vakfın burs yönetmeliği şubeler tarafından aynen uygulanır. ÖĞRENCİ YURTLARI MADDE 35-Vakıf şubeleri, öncelikle fakir öğrencileri barındırmak için öğrenci yurtları açabilirler. Bu yurtların açılması ve işletilmesi Genel Merkez Yönetim Kurulunca hazırlanan yönetmelik hükümlerine göre yürütülür ŞUBELERİN MUHASEBE İŞLEMLERİ MADDE 36- A-Şubeler muhasebe işlemlerini Genel Merkezce uygulanan tek düzen muhasebe hesap planına uygun olarak yürütürler. B-Şubeler kendi muhasebelerini bir muhasebeci marifetiyle yürütür, bu mümkün olmadığı takdirde, aylık işlemlerini "Evrakı müsbite'lerini" bir sonraki ayın ilk haftası içinde Genel Merkez muhasebe müdürlüğüne göndererek Genel Merkez muhasebe müdürlüğünce muhasebeleştirme işlemi yapılması sağlanır. C-Şubeler, tahsilat ve tediye mahsup fişlerini dayanak olmak üzere tahsilat, bağış, ayniyat ve gider makbuzlarını Vakıflar Genel Müdürlüğü'ne bağlı Bölge Müdürlüklerinden temin edeceklerdir. "Genel Merkezin onayı ile" Buna imkanı olmayan şubelerin makbuzları Genci Merkezce temin edilecektir. Şubeler Vakıflar Genel Müdürlüğü makbuzlarının dışında hiçbir makbuz bastıramaz, hazır alamaz ve kullanamaz. D-Şubeler, kullandıkları makbuzlar üzerinde silinti, kazıntı yapamaz. En ufak bir değişiklik yapılması zaruri olduğunda o makbuz iptal edilerek yenisi uygun şekilde düzenlenir. İptal edilen makbuzun birinci sureti kopyasına eklenir ve makbuz üzerine "İPTAL" ibaresi 15

16 yazılır. Her cins makbuzlar iki sahifeden ibaret olup tahsil, bağış ve ayniyat makbuzlarının birinci sahifesi para veya eşyayı verene verilir. Sureti ise muhasebe işlemine eklenir. Gider makbuzlarına ise ödeme yapılanların nüfus bilgileri yazılır ve imzalan alınır. E-Muhasebelerini kendileri tutan şubeler yıllık bilanço ve gelir tablolarını her yılın en geç 15 Ocak tarihine kadar Genel Merkeze gönderir. Diğer evrakı müsbitelerini teftişe sunulmak üzere muhafaza ederler. Muhasebeleri Genel Merkezce yürütülen şubelerin bilanço ve gelir tabloları yine en geç 15 Ocak gününe kadar Genci Merkezce çıkartılarak şubelere gönderilir. F-Genel Merkez muhasebe müdürlüğü şubelerin ve Genel Merkezin bilanço ve gelir tablolarını konsolide "birleştirme" ederek Türkiye Güçsüzler ve Kimsesizlere Yardım Vakfı'nın yıllık faaliyetini çıkarır. ŞUBELERİN BANKA HESAPLARI VE HARCAMA USULLERİ MADDE 37-Şubeler paralarını tüm özel ve kamu bankalarında açtıracakları hesaplar da muhafaza ederler. Her türlü banka işlemleri için bankalardan dekont ve ay sonlarında hesap ekstresi alınır ve muhasebe işlemi için bir fotokopisini Genel Merkeze gönderirler. GAYRİMENKULLERDE TASARRUF YETKİSİ MADDE 38- Şubeler satın alma, bağış, vasiyet ve zilliyet'lik devri gibi usuller de gayrimenkul edinemezler. Vakıf için ancak Genel Merkez adına ve Türkiye Güçsüzler ve Kimsesizlere Yardım Vakfı unvanı ile gayrimenkullerinin ifraz, tevhit satışı, kiraya verilmesi, tahsisi veya bu gayrimenkuller üzerinde bir hak tesisi gibi işlemler Genel Merkezce veya Genel Merkezden alınacak yetkiye istinaden yapılabilir. GAYRİMENKUL YAZIŞMALARI MADDE 39-Şubeler gayrimenkuller ile ilgili her türlü yazışmalar da o gayrimenkullerin bulunduğu il, ilçe veya köyün adını, mevkiini, paftasını, adasını, parsel ve yüzölçümünü ve bildirirler. Kadastro ve tapulaması yapılmayan yerlerdeki gayrimenkullerin pafta, ada parsel nosu bu tür gayrimenkullerin eski tapu senedindeki hudut komşularını gösterir durumları I belirtilerek, mahallesi ve yüzölçümü bildirilir. 16

17 GAYRİMENKUL BAĞIŞI VE ZİLLİYETİLİĞİN KABULU MADDE 40-Şartlı ve şartsız gayrimenkul bağışların veya tapu da kayıtlı olmayan gayrimenkullerin zilliyetliğinin kabulü şubenin aracılığı ile Genel Merkez yönetim kurulunca yapılır. GAYRİMENKUL SATIN ALMA İŞLEMLERİ MADDE 41 -Şubeler vakıf adına satın alınacak gayrimenkullerle ilgili olarak şube işlemleri yapacaklardır. A- Satın alınacak gayrimenkulün sahibi şahıs ise, şahısla satış bedeli üzerinde mutabakat sağlanır. Bundan sonra satıcıdan satış bedelini içeren bir dilekçe alınır. Satıcı Hazine ise Maliye Bakanlığının, Vakıf ise Vakıflar Genel Müdürlüğü' ünün Belediye ise Belediye Encümenin, Özel İdare ise Özel İdare yönetiminin, Köy tüzel kişiliği ise Köy Derneği'nin, Dernek ise Dernek Genel Kurulunun satış kararı alması gereklidir. B-Vakıflar Genel Müdürlüğü'ne 903 sayılı kanun gereğince tespit edilmiş kuruluşlar tarafından satın alınacak gayrimenkuller için ekspertiz yaptırılır. C-Gayrimenkul hisseli ise önce sahibi tarafından hisseye isabet eden, yerin ibrazının yaptırılıp müstakil tapu halinde getirilmesi istenir. D-Yukarıda ki belgeler şubece yazılan gerekçeli bir üst yazı ekinde Genel Merkeze gönderilerek gerekli işlemin yapılması istenir. E-Vakıflar Genel Müdürlüğünce düzenlenen yetki belgesi ile müşteriden satın alınacak gayrimenkul Vakıf adına tescil edilir. Tapu senedi alınır. Tapuı senedinin aslı Genel Merkez'e gönderilir. Bir örneği şubede kalır. Her türlü satın alma işlemlerinde Vakıflar Genel Müdürlüğü tarafından yetki belgesi sadece Genel Başkana verilmiştir. GAYRİMENKULLERİN YÖNETİMİ VE KİRA İŞLERİ MADDE 42-Vakfın mülkiyetinde bulunan bir gayrimenkul, hangi şubenin bölgesinde ise o şube tarafından Genel Merkezin kontrolünde yönetilir. Şubeler bu gayrimenkullerle ilgili olarak kira sözleşmesi yapabilirler. Kira işlemine esas olmak üzere Belediye'den Ticaret odasında oluşacak bir komisyon, aylık veya yıllık kira bedeli belirlenerek rapor edilir. 17

18 Ancak şubeler bir hakkın tapu siciline tescili ile ilgili işlemler yapamazlar. Vakfa ait gayrimenkullerin kullanılmasında dikkat edilecek hususlar şunlardır: A-Vakfa ait gayrimenkul şartlı olarak bağışlanmış ise o gayrimenkulü bağışlayanın ileri sürdüğü şartlara uygun hizmetlerde kullanılması şarttır. Böyle bir durura yoksa kiraya verilebilir. Kiradan elde edilen gelirler vakıf senedine uygun hizmetler de sarf edilir. B-Vakfa ait bir gayrimenkul kiraya verilirken vakfın ihale ve satın alma talimatına göre işlem yapılır. Vakfın gayrimenkullerine vakıf senedindeki gayeye aykırı işlemlerde kullanmak isteyenlerle en yüksek kirayı teklif etseler dahi sözleşme yapılamaz. C-Kira gelirleri ile gayrimenkullerinden elde edilen nakdi gelirler Genel Merkezin banka hesabına yatırılır. D-Kıra sözleşmesinin her türlü masrafları kiracı tarafından karşılanır. Kira sözleşmelerinin bir nüshası Genel Merkez'e gönderilir. E-Her kıra sözleşmesinde kiracı ile birlikte iki kefil bulundurulur ve imzalanır. "Bir tanesi memur, bir tanesi esnaf' F-Gayrimenkul kiralarında Yargıtay'ın tespit edeceği nispetler kadar yada anlaşma şartlarına göre her yıl kira artışı yapılacağı kira sözleşmesinin özel hükümler bölümünde gösterilerek taraflarca imza edilir. G-Genel Merkez gerekli hallerde gayrimenkulün yönetimi ve kira işlemlerini üstlenir. EML AK VER GİS İ BEYANNAMEL ER İ MADDE43- Vakfın mülkiyetinde bulunan gayrimenkullerin Emlak beyannameleri şubelerce ilgili yerlere verilir. İNŞAAT İŞLERİ MADDE 44-Bina inşaatı veya onarımını yapan şubeler şu hususları göz önünde bulundururlar. Genel Merkez'den yapımla ilgili izin belgesinin alınması zorunludur. A-Üzerine inşaat yapılacak arsanın vakfa ait olması veya uzun süreli tahsis edilmiş olması imar durumuna göre proje yaptırılması ve ilgili Belediye'den inşaat ve tamirat ruhsatının alınması 18

19 B-Yapılacak inşaatın genel sorumluluğunun bir teknik eleman marifeti ile Bayındırlık Bakanlığı Kontrol Yönetmeliği esaslarına göre denetletmek. C-Şubece, inşaat ve onarım işi emanet usulü ile yaptırılıyor ise araya müteahhit girmeksizin şube veya şube adına kurulacak sorumlu bir heyet tarafından yaptırılır. Bu komisyonda en az bir teknik eleman bulundurulmalıdır. İNŞAATIN İHALE USULÜ İLE YAPTIRILMASI MADDE 45- Vakıf ihale ve satın alma talimatı esaslarına göre ihale kapalı zarf usulü ile yapılır. İşin miktar ve nevisine göre davet gönderilmek suretiyle teklif alma esasına göre yapılması tercih edilmelidir. Ayrıca büyük ihaleyi gerektirecek konularda Vakıf inşaat şirketi tercih edilir. Güç-Vak LTD.ŞTİ. belirtilen talimattaki ihale usullerinden birisi ile yapılması için yönetimden karar alınır. DEMİRBAŞ KAYITLARI MADDE 46-Gerçek satın alma gerekse bağış yoluyla komisyon marifetiyle fiyat belirlenerek vakıf şubesine mal olan her türlü demirbaş eşya demirbaş kütüğüne kayıt edilir. Kütükteki sıra numarası demirbaşın üzerine de yazılır. Vakıf şube demirbaşının diğer kurum demirbaşları ile karışmaması için demirbaşların görülen yerlerine Türkiye Güçsüzler ve Kimsesizlere Yardım Vakfı ibaresi yazılır. Şubece satın alınarak diğer kurumlara bağışlanan demirbaşların uygun yerlerine "Türkiye Güçsüzler ve Kimsesizlere Yardım Vakfının bağışıdır" ibaresi yazılır. AMBAR DEFTERİ 'STOK DEFTERİ" MADDE 47-Şubeler satın aldıkları veya bağış yoluyla temin ettikleri her türlü tüketim maddeleri için bir ambar defteri tutarlar. Ambar defterleri şubelerde kullanılan bütün tüketim maddelerinin giriş ve çıkışlarını takip için tek defter olarak tutular. DENETİM MADDE 48-Vakıf şubelerinin hesap ve işlemleri Vakıflar Genel Müdürlüğü ile Vakıf Genel Merkezinin denetimine tabidir. Bu denetimler periyodik olarak ve gerek duydukça yapılır. Denetim sonuçları Genel Merkez tarafından şubelere gönderilir. Tespit edilen aksaklıkların 19

20 giderilmesi istenir. Şubeler görülen aksaklıkları süratle gidermek ve sonucu Genel Merkeze bildirmekle yükümlüdürler. A-İç denetim her yıl Vakıf Denetim Kurulu tarafından yılda en az bir kere denetim yapılır. B-Kamu ve kamu kuruluşlarının denetimi her şube vakıf senedinde belirtildiği üzere Kamu kurum ve kuruluşları tarafından görevlendirilmiş olan elamanlara yapmış oldukları işlemle ilgili olarak bilgi vermek zorundadır. C-Vakıflar Genel Müdürlüğü Teftiş ve Denetimi: Şubeler, Vakıflar Genel Müdürlüğünce görevlendirilmiş müfettişlere istedikleri her konuda bilgi vermek ve evrakları sunmakla yükümlüdürler. GÖREVLERİNDE KUSURLU GÖRÜLENLER MADDE 49- Yapılan denetimler sonunda kusurlu görülen Vakıf Şube Yönetim Kurulu ile Vakıf memurları tespit edilen suçun derecesine göre Genel Merkezce cezalandırılırlar. Gerektiğinde görevlerine son verilir. Herhangi bir yolsuzluk tespit edildiğinde sorumlular hakkında adli soruşturma yapılır. SON HÜKÜMLER MADDE 50-Türkiye Güçsüzler ve Kimsesizlere Yardım Vakfı Merkez ve şubelerin elindeki mal varlığı, Yüce Türk Milletinin ve hayırsever vatandaşların bu vakfa bir emanetidir. Bu emanetlerin ehil kişiler tarafından yönetimi ise bir borçtur. Vakıf Merkez ve şube yöneticileri vakıf malları üzerinde her türlü tasarruf ve işlemi yaparken kendi mallan üzerinde gösterdikleri hassasiyetin daha fazlasını göstermek zorundadırlar. MADDE51- Bu yönetmelik Türkiye Güçsüzler ve Kimsesizlere Yardım Vakfı Genel merkezinde hazırlanmış olup, şubeler tarafından aynen tatbik edilecektir. Ayrıca Genel Merkez yönetim kurulunca zaman zaman yürürlüğe konulan diğer yönetmeliklerinde şubelerce aynen tatbik edilmesi zorunludur. YÜRÜRLÜK Madde 52-Bu yönetmelik yönetim kurulunca kabulü tarihinde yürürlüğe girer. YÜRÜTME Madde 53-Bu yönetmelik hükümleri şubelerce yürütülür. 20

21 2. BÖLÜM ŞUBE YÖNETİM KURULU ÜYELERİNİN GÖREVLERİ 1) Yönetim kurulu üyesi, Genel Kurulun kararı ile bu yüce göreve layık görülmüştür. Üstlendikleri sorumlulukları nedeniyle diğer gönüllü üyelerden daha aktif, hoş görülü ve örnek bir çalışma içerisinde olmalıdır. 2) Şube Başkanın talimatları doğrultusunda yapılması gereken bütün çalışmalarda ona yardımcı ve destek olmak zorundadırlar. 3) Yönetim kurulu üyeleri gönüllüler ve aday üyelere örnek olmaları gerektiğinden yönetim kurulu, yasal toplantılara, komite toplantılarına ve şubece yapılan tüm aktivitelere düzenli olarak katılmak; önlük giyme, rozet takma kurallarına uymak zorundadırlar. 4) Kendilerine bağlı komitelerin çalışmalarını yakından takip ederek çalışmalarına yardımcı olurlar. Komitelerin konuları ile ilgili yazılı önerilerini yönetim kuruluna sunarlar. 5) Kendilerine bağlı komitelerin aylık faaliyet raporlarının düzenli bir şekilde hazırlanmasını takip ederek yönetim kuruluna sunar, aktiviteler hakkında bilgi verirler. 6) Yönetim kurulunda kendi komiteleri ile ilgili alınan kararları komitelere duyurarak hazırlık çalışmalarına başlarlar. 7) Kendilerine bağlı komitelerle yapılacak çalışmalarda bulunamayacağı zaman şube başkanına mazeretleri ile ilgili bilgi verirler. 8) Şube çalışmalarının sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için şube başkanın tüm faaliyetlerini yakından takip etme zorunlulukları vardır. 9) Yönetim kurulunda alınan kararlarda kendisine bağlı olan komitelere düşen görevleri de üzerine görev olarak alır ve çalışır. 10) Yapılan tüm çalışmalar hakkında şube başkanına bilgi verir. 11) Vakfın gelirini arttırıcı çalışmalar yaparlar, Şube başkanı tarafından verilecek diğer görevleri de yaparlar. Çalışmalarınızda başarılar diler, gönül dolusu saygı ve sevgiler sunarım. Gülgen DURAL GENEL BAŞKAN 21

22 ŞUBE BAŞKANININ GÖREVLERİ 1) Şube başkanı bulundukları il vc ilçelerde vakfı 903 sayılı kanun ve vakıf senedi amaçlarına uygun olarak, Genel Merkez adına temsil eder. 2) Tüm faaliyetlerini Türkiye Güçsüzler ve Kimsesizlere Yardım Vakfı adına ve Genel Merkezden alacağı yetki sınırları içerisinde yürütür. 3) Şube başkanı, Genel Merkez ile doğrudan lıaberleşir. 4) Şube başkanları, faaliyetlerini aylık raporlar halinde Genel Merkeze bildirir. 5) Şube yönetim kurulu üyelerinin dağıtımını yapar, bağlı komiteleri tespit eder, çalışmalarını denetler, 6) Her türlü şube yazışmalarında imza yetkisi vardır. Resmi yazışmalarda Genel Merkeze bilgi verir. 7) Şube gönüllüleri arasında birlik beraberlik içerisinde vakıf hizmetlerinin devamı için çaba sarf eder 8) Genel Merkez talimatları ve yönetmelik hükümlerine şube gönüllüleri ile birlikte uygun hareket eder, vakfın amaçları doğrultusunda kalıcı hizmetler üretecek hoşgörülü çalışma ortamları yaratır. 9) Genel Merkezce verilen diğer görevleri yapar. 10) Çalışmalarınızda başarılar diler, sevgi ve saygılarımı sunarım. Gülgen DURAL GENEL BAŞKAN 22

23 ŞUBE BAŞKAN YARDIMCILARININ GÖREVLERİ 1) Başkan yardımcıları aldıkları sorumlulukları icabı diğer gönüllü üyelerden daha aktif, hoş görülü ve örnek bir çalışma içerisinde olmalıdırlar. 2) Şube başkanının talimatı doğrultusunda yapılması gereken bütüıı çalışmalarda ona yardımcı ve destek olmak zorundadırlar. 3) Gönüllüler ve aday üyelere örnek olmaları gerektiğinde, yasal toplantılara, komite toplantılarına ve şubece yapılan bütün çalışmalara düzenli katılmak; önlük giyme, rozet takma gibi kurallara uymak mecburiyetindedirler. 4) Kendilerine bağlı komitelerin çalışmalarını yakından takip ederek, onlara yardımcı olurlar. Komitelerin aktivite ile ilgili yazılı önerilerini yönetim kuruluna sunarlar. 5) Kendilerine bağlı komitelerin aylık faaliyet raporlarının muntazam bir şekilde hazırlanmasını, takip ederek yönetim kuruluna sunar, çalışmaları hakkında bilgi verirler. Komitelerin hizmetleri ile ilgili raporlarının hazırlanmasından sorumludurlar. 6) Yönetim kurulunda kendi komiteleri ile ilgili alınan kararları komitelerine duyurarak hazırlık çalışmalarına başlatırlar. Bağlı komitelerle yapılan çalışmalarda bulunamayacağı zamanlarda şube başkanına bilgi vererek mazeretlerini bildirirler. 7) Şube Başkanın bulunmadığı zamanlarda gönüllülerle hoşgörü ve uyum içerisinde çalışmaları devam ettirerek, yasal toplantıları ve yönetim kurulu toplantılarını başkanlık sırasına göre idare ederler.şubc başkanının bulunmadığı her aktivitenin devam ettirilerek neticelendirilmesinden başkan yardımcıları sorumludurlar. Bunun içinde şube başkanın tüm çalışmalarını sağlıklı bir şekilde ve yakınen takip etmeleri gerekir. 8) Vakfın amaçları doğrultusunda yıl içerisinde yapılacak olan aktiviteler belli bir sırayı takip ettiğinden başkan yardımcıları daha önceden komitelerini harekete geçirerek çalışmaların düzenli bir şekilde neticelenmesine yardımcı olurlar. 9) Şubenin gelirini artırıcı çalışmalar yaparlar. 10) Tüm yapılan çalışmalar hakkında şube başkanına bilgi verirler. 11) Yönetim kurulunda alınan kararlarda kendisine bağlı olan komitelere düşen görevleri de üzerlerine görev olarak alırlar. 12) Görev ile ilgili hususlarda şube başkanın talimatı geçerli olacaktır. Çalışmalarınız da başarılar diler, gönül dolusu saygı ve sevgiler sunarım. Gülgen DURAL GENEL BAŞKAN 23

24 ŞUBE SEKRETERİNİN GÖREVLERİ 1) Yönetim kurulu ve yasal toplantıların gündemlerini hazırlar, tutanaklarını tutar. 2) Şubeye ait karar defterinin zamanında ve düzenli bir şekilde tutulmasını sağar. 3) Yönetim kurulunun yasal toplantılarda okunaeak aylık raporunu hazırlar. 4) Genel kurulda okunacak yıllık faaliyet raporunu hazırlar 5) Şubeye gelen ve giden yazıları hazırlatıp takibini yapar. 6) Şubeye yardım yapan kişi ve kuruluşlara teşekkür mektuplarının gönderilmesini sağlar. 7) Atamalarda yada görev değişikliği olan makamlara kutlama telgrafı, çiçek v.b. gönderilmesini sağlar. 8) Üyelerin adres değişikliğini yasal toplantılarda diğer üyelere duyurur. 9) Ziyaret edilmesi gereken makamlardan randevu alınmasını sağlar. 10) Özel günlerde(bayram, yılbaşı, vakıf haftası v.s.) kutlama kartlarının düzenlenmesini ve mevcut protokola göre yerlerine ulaştırılmasını sağlar. 11) Vakfa katkıda bulunan kişi, kamu kurum ve kuruluşlarına verilecek hediye, plaket ve şükran belgelerinin hazırlanmasını sağlar. 12) Şube içi veya dışında yapılan her türlü ziyaret, toplantı ve etkinliklerde Şube Başkanı yada onu temsil eden başkan yardımcıları ile birlikte olur. Varsa aksaklıkları tesbit eder, tekrarlanmaması için önlemler alır. 13) Şube başkanın bulunduğu veya bulunamadığı her türlü ziyaret, toplantı ve etkinliklerde hazır bulunur. Daha sonra şube başkanına gerekli bilgileri verir. 14) Üye devam komitesiyle işbirliği içerisinde çalışır. Devamsız üyelerin sözlü ve yazılı olarak ikaz edilmelerini sağlar. 15) Komitelerin aylık raporlarının bir nüshasını kendi dosyasında saklar bu raporların yasal toplantılarda ilgili komite tarafından okunmasını sağlar. 16) Şubenin gelirlerini artırıcı çalışmalar yapar. 17) Yönetim kurulu veya yasal toplantılara katılamayacak olan üyelerin şube başkanına mazeretlerini şube sekreterine bildirir. Şube sekreteride 24

25 mazeretleriyle birlikte katılmayacak olan üyelerin şube başkanına üye devam komitesini ve toplantı yönetmenine bildirerek üye devam çizelgesine işlenmesini sağlar. 18) Şubenin amaçları doğrultusunda yapılan tüm aktivitelere katılır ve bütün gönüllülerinde katılımını sağlayacak önlemler alır. 19) Şube başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yapar. Çalışmalarınızda başarılar diler gönül dolusu saygı ve sevgiler sunarım. Gülgen DURAL GENEL BAŞKAN 25

26 ŞUBE SAYMANININ GÖREVLERİ 1) İmkan sağlanan kaynaklardan gelen paraların teslim alınarak tesbit edilmiş olan bankalara yatırılmasını sağlar. 2) Giriş aidatlarını ve üyelerin her türlü ödentilerini yönetim kurulunca belirtilen tarihlerde eksiksiz olarak toplanmasını sağlar. 3) Ödemelerde şube başkanın onayı olup olmadığını kontrol eder. 4) Yapılan bütün ödemelerin fatura, makbuz veya tutanak karşılığı yapılmasınısağlar. 5) Toplanan bütün paraları toplanış şekline göre (bağış veya tahsilat) mutlaka makbuz karşılığı olmasını sağlar. Yemek, kermes, eşantiyon satışı v.s. gibi elde edilen gelirlere de tahsilat makbuzu kesilmesini sağlar. 6) 3 ayda bir mali rapor hazırlayarak şubenin mali durumunu yönetim kuruluna ve denetleme kuruluna sunar. 7) Şubenin kasa defterinin günlük olarak tutulmasını sağlar. Periyodik olarak şubenin mali durumu hakkında şube başkanına bilgi verir. 8) Şubeye gelir sağlamak ve var olan gelirleri artırmak için çalışmalar yapar. 9) Şubeye ait bankaya yataıı paraların kısa vadelerle de olsa faiz gelecek şekilde tahvil, repo gibi şube yararına kaynak sağlanacak şekilde değerlendirilmesini sağlar. 10) Şubenin tüm muhasebe işlerinin işletme muhasebesine uygun şekilde tutulmasını sağlar. 11) Görevle ilgili hususlarda şube başkanının talimatı geçerli olacaktır. Çalışmalarınızda başarılar diler, gönül dolusu saygı ve sevgiler sunarım. Gülgen DURAL GENEL BAŞKAN 26

27 3.BÖLÜM GÖNÜLLÜ YÖNETMELİĞİ 1) Vakıf gönüllüsü, gönüllü andına sadık kalarak vakfın amaçları doğrultusunda hizmet etmekle yükümlüdür. 2) Gönüllü insan sevgisiyle ve hiç bir menfaat gözetmeden içtenlikle hoş görüyle çalışır. 3) Vakfın ayın 1 ve 3. çarşamba günleri saat de yapılan yasal toplantılarına önemli bir mazeretleri olmadığı takdirde katılmaya özen gösterir. Katılmadığı toplantılar hakkında bilgi alır. 4) Toplantıya katılamayacağı takdirde mazeretini genel sekreter ve üye devam komitesine bildirir. 5) Her ayın 2 ve 4. Çarşamba günleri yapılan koınite toplantılarına katılmak zorundadır. 6) Vakfın amaçları doğrultusunda yapılan bütün aktivitelere katılmaya özen göstermelidir. 7) GöııüIlü her üye haftanın kendisi içiıı müsait ve komitelerce tesbit edilen bir günde sabah saat daıı akşam ya kadar nöbet tutmak zorundadır. 8) Nöbete gelecek üyeler bir gün önceden vakıf büro sekreterliğine haber verdikleri takdirde araç durumu mıısait ise evlerinden vakıf aracı ile alınabilecektir. 9) Nöbete gelen her gönüllü mutlaka sabah ve öğleden sonra katlara çıkarak yaşlılarla ilgilenecek ve ihtiyaçlarını tespit edecektir. İhtiyaç hissedilen ve depolarda bulunmayan malzemelerin temini için Sosyal İşler Komitesine bilgi verir. 10) Nöbet günü yapılan bütün çalışmalar günlük nöbet defterine maddeler halinde işlenir. 11) Yaşlılara verilen malzemeler yaşlı özel kartlarına işlenir. 12) İhtiyaç sahibine yapılan yardımları mutlaka belgeler. (Fakirlik ilmuhabiri, ikametgah kağıdı v.s)yapılan bu yardımlar için vakfımıza teşekkür mektuplarının yazdırılmasına özen gösterir. - 13) Gönüllü mazereti dolayısıyla nöbetten erken ayrılacaksa diğer nöbetçi arkadaşlarına bilgi vermek suretiyle günlük nöbet defterine not eder. 27

28 14) Vakfa hangi sebeple olursa olsıııı gelen ziyaretçileri ağırlar ve vakıf çalışmaları hakkında bilgilere vererek onları aydınlatır. 15) Gönüllü nöbete gelmediği günlerde yerine bir arkadaşını bulmakla yükümlüdür. 16) Nöbete gelmediği günlerin yerine müsait olduğu bir gün gelmek ve nöbetini tamamlamak zorundadır. 17) Cumartesi ve Pazar nöbetleri de üyeler arasında münavebeli olarak yerine getirilir. 18) Nöbetçi üyeler ertesi güne kalan görevlerle ilgili yerine getirilmek üzere günlük nöbet defterine not ederek bilgi verir. 19) Yaşlılar için yapılan özel gün ve gezilerde nöbetçiler ve diğer gönüllüler yaşlıların kıyafetleri ve diğer ihtiyaçları ile ilgilenerek lıcrzaman derli toplu olmalarına özen gösterirler. 20) Gönüllü üyeler yıllık aidatlarını en geç Haziran ayı sonuna kadar, aylık çay parasını da lıer ayın ilk toplantısında ödemek zorundadırlar. 21) Üyeler yaptığı ödemeleri vakıf muhasebesine makbuz mukabilinde yaparak takip etmek zorundadırlar. 22) Üye, vakıf tanıtımı, bağış toplama, yardım alma konularında elinden gelen çabayı gösterir. Aldığı görevlerin takibi ve neticelenip neticelenmediği hususunda mutlaka komite başkanlarına veya başkan yardımcılarına bilgi vermek zorundadır. 23) Vakıf için yapılan hizmetlerde gerekli yerlere teşekkür, bayram ve yılbaşı tebriklerinin gönderilmesi konusunda vakıf genel sekreterliğini bilgilendirir. 24) Vakfın gelir sağlamak amacıyla satışa çıkardığı malzemelerin ve özel gün davetiyelerinin kısa zamanda satılmasına özen gösterir. 25) Vakıf çalışmalarını tanıtmak amacıyla yasal toplantılara vc vakfa gerekli gördüğü kişileri davet eder, üyeliğe aday gösterir. 26) Misafırlerinde bulunduğu yasal toplantılarda söz alan gönüllü üyeler tenkit ve önerilerinde vakıf amacına uygun vc yapıcı olmaya özeıı göstermeli; toplantının akışı içerisinde tereddüt ettiği konuları not alarak genel başkana iletmeli, uygun görülürse duyuruda bulunmalıdır. 28

29 27) Yasal toplantılarda vakfımızın amaçlarının misafırlerce saptırılmaması için toplantının ciddi vc uyum içinde devam etmesine özeıı göstermelidir. 28) Toplantılarda yapılan ikramlar toplantı yönetmeni tarafından tespit edilen göııüllülerce belli bir sara takip edilerek yapılır. 29) Gönüllü üye toplantılarda ve vakıf hizmetlerinde görevli olduğu zamanlarda vakıf anblenıli ve rozetli gönüllünün isim ve soyadını taşıyan önlükleri yada takını elbiselerini giymek mecburiyetindedirler. Bunları yerine getirmeyen gönüllülerden TL alınır. 30) Gönüllü üyelere ait önlük, ro/.cl, tukım elbise v.s. hiç bir şekilde üye olmayan kişiler tarafından kullanılamaz.(aday üyeler hariç) 31) Gönüllü üyeler vakıf araçlarını hiç bir şekilde özel işlerinde kullanamaz 32) Vakfa ait demirbaşlarının vc vakıf mallarının korunmasından bütün gönüllüler sorumludur. 33) Vakıf gönüllü odası, mutfak, toplantı salonlarının tertip ve düzenine gönüllülerce gerekli özen gösterilecektir. 34) Vakıf ve yurt personeli ile münasebetlerde gerekli titizlik gösterilecektir. 35) Üyeler kendi aralarında hoş görü ve uyum içinde çalışacak icabında gerekli gördükleri hususlarda bir birlerine yapıcı uyarıda bulunabilirler. 36) Vakfa gelen bağışlardan gönüllüler hiç bir şekilde istifade edemezler. Çalışmalarınızda başarılar diler, gönül dolusu saygı ve sevgiler sunarını. Gülgen DURAL GENEL BAŞKAN 29